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O quadro Kanban básico é um ótimo começo para times iniciantes no conceito Kanban.
Ele geralmente é composto por 3 ou 4 colunas.
Este quadro Kanban simplificado é uma ótima maneira para iniciantes visualizarem seu
trabalho e estabelecerem as fundações de fluxos de trabalho altamente eficientes. Aqui,
o Kanban encontra sua aplicação na maneira mais orgânica.
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Exemplo de Quadro Kanban Diário
Este modelo pode servir bem times com trabalhos em cronogramas rígidos (por
exemplo, suporte ao cliente, suporte técnico etc.).
Quadros Kanban diários podem ser úteis quando há várias pequenas tarefas planejadas,
que não exigem muito esforço e passam intensivamente pelo fluxo de trabalho.
Eles são uma solução perfeita para um fluxo de trabalho que possui tarefas rápidas com
tempos de ciclo curtos.
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O modelo de quadro Portfólio Kanban é parecido com o anterior, no entanto,
é adequado para o planejamento de suas atividades de longo prazo e estratégias gerais.
Por exemplo, é uma ótima maneira de visualizar a evolução estratégica de uma empresa,
um departamento ou um time.
Dependendo do tamanho de uma empresa/departamento ou do foco do trabalho, os
quadros de portfólio podem variar. Aqui estão alguns exemplos que você pode usar em
diferentes situações.
Quadro Portfólio de Desenvolvimento de Produto
Como você pode ver, este quadro o ajuda a visualizar, gerenciar acompanhar todos os
aspectos importantes do processo de desenvolvimento de produto. Esta é uma ótima
maneira para todos verem a direção que a empresa segue com relação ao
desenvolvimento do produto.
Você pode simplesmente priorizar todas as iniciativas ao usar duas raias, conforme é
mostrado na imagem abaixo, e seguir o processo.
A raia superior é para o trabalho que deve ser entregue, o que significa que ele é crucial
para o sucesso do produto. A raia inferior é para o trabalho opcional, que é bom ser
entregue, mas não é crítico para o desenvolvimento do produto.
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Quadro Portfólio Estratégico
O quadro portfólio pode ser aplicado no nível global e serve como um roadmap
estratégico. Aqui você pode acompanhar as principais iniciativas que trazem valor
tangível para sua empresa
A seção de pedidos do seu quadro pode começar com uma coluna para ideias que ainda
precisam ser divididas em itens de trabalho práticos (neste caso, chamados de
OPTIONS). Ao seu lado, você pode adicionar uma coluna para projetos que estão no
processo de clarificação e delegação entre seus times (PROBE / Prova).
O primeiro estágio “Em Progresso” pode ser dedicado para rodar um teste piloto da
iniciativa (PILOT). Se os resultados forem otimistas, você pode proceder para uma
execução total em uma coluna separada (BUILD/UPDATE).
Antes de passar qualquer iniciativa para DONE, é importante certificar-se de que todas
as partes do projeto foram finalizadas, de acordo com seus padrões. Nós recomendamos
uma coluna chamada SIGN OFF como uma etapa final antes de considerar a iniciativa
como completa.
Se você decidir abandonar uma iniciativa por qualquer razão, mova seu cartão para a
última raia (DISCARDED).
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Quadro Portfólio de Operação de TI
Este quadro portfólio é aplicável para empresas pequenas e de médio porte, onde é
mais fácil para executivos ficarem de olho em vários times ao mesmo tempo.
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Como você pode ver na imagem acima, as etapas do fluxo de trabalho são básicas e as
raias são usadas classificar o trabalho de diferentes times.
Isto é muito simples, mas pode ajudá-lo a ver o que está acontecendo em diferentes
departamentos da sua empresa com um simples olhar.
Kanban Ajuda Empresas no nível de Portfólio a:
• Alcançar um alto nível de transparência
• Organizar e acompanhar todas as iniciativas e projetos
• Adquirir relatórios de status precisos, entregues em tempo real
• Usar previsões baseadas em dados
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Quadro para Pequeno Time de Desenvolvimento
Este quadro é apropriado para pequenos times ou aqueles que são relativamente novos
no método Kanban.
Como você pode ver, o fluxo de trabalho consiste de etapas básicas de processo para
um time de desenvolvimento de software típico, como design, desenvolvimento, revisão
de código, teste & lançamento.
É comumente aceitado que tais times devem ter uma coluna de Revisão para
estabelecer padrões de alta qualidade.
Também, é uma prática comum implementar uma raia de Urgência para diferenciar
tarefas urgentes do trabalho planejado.
Quadro de Time de Desenvolvimento de Software com QA Incluso
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Você pode querer implementar duas ou mais colunas para o time de QA, dependendo
da complexidade dos processos do seu time.
Tipicamente, você teria que colocá-los logo após o estágio “em progresso” do time de
desenvolvimento de software e eles serviriam como um filtro que assegura os padrões
de alta qualidade, antes que os itens de trabalho entrem em produção.
Para tais cenários, também é comum usar raias para separar diferentes tipos de trabalho
como Defeitos/Bugs, Recursos etc.
Quadro Kanban Front-end/Back-end
Este quadro consiste dos passos mais comuns para um time de desenvolvimento de
software. É bastante parecido com o exemplo para times de desenvolvimento pequenos
mostrado acima.
No entanto, neste caso, raias são usadas para separar bugs e tarefas de front-end dos
itens de trabalho de back-end. Aqui, o truque é que você pode usar dependências de
tarefas entre as duas raias para evitar desentendimentos.
Por exemplo, imagine que você possui uma tarefa de front-end que deve ser iniciada
somente quando uma tarefa de back-end relacionada é concluída. Neste caso, você deve
usar dependências de tarefas que permitirão que você bloqueie visualmente a tarefa de
front-end até que a tarefa de back-end seja finalizada. Esta prática comum ajuda times
a estarem cientes do que precisa ser feito a seguir e melhora a colaboração.
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Quadro Kanban de Software com Teste de Aceitação
Assim como o exemplo de quadro anterior, este segue a lógica de visualização de alguns
estágios básicos do processo de desenvolvimento de software. As raias também são
utilizadas para estruturar tipos comum de trabalho para tais times, como defeitos,
recursos e tarefas urgentes.
A diferença aqui está na coluna de Aceitação do Usuário. O teste de aceitação do usuário
(USER ACCEPTANCE) é a última fase do processo de teste do software.
Alguns times pulam este passo, mas muitos preferem fazê-lo para obter críticas valiosas
de consumidores reais. Durante o USER ACCEPTANCE, usuários reais testam o software
para definir se as exigências dos clientes em cenários reais foram supridas.
O passo USER ACCEPTANCE pode ser crítico se você possui muitos usuários. Você pode
usar grupos pequenos para testar e validar certos recursos antes de uma implementação
ampla. Ele também é aplicável se você entrega o software para clientes externos, eles
podem testar o produto antes da etapa final de produção.
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Quadro Kanban para Times de Desenvolvimento de Software Avançados
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Exemplos de Quadros Kanban para Times de Marketing
Os times de marketing possuem uma ampla variedade de tarefas e seu fluxo de trabalho
é bastante dinâmico. Portanto, vários marqueteiros já estão aproveitando as vantagens
do uso dos quadros Kanban ágeis.
Se você é um marqueteiro, você pode utilizar raias Kanban para dividir tarefas de acordo
com seu foco no quadro. Por exemplo, você pode possuir diferentes raias para
conteúdo, mídia tradicional, marketing digital e tarefas de design.
Na verdade, dependendo do tamanho do seu time, cultura interna ou qualquer outro
fator específico, você pode estruturar um quadro Kanban de maneira diferente, para
melhor atender suas necessidades.
Aqui estão alguns exemplos de quadros Kanban que podem ser utilizados por times de
marketing.
Quadro para Pequeno Time de Marketing
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Se você é relativamente novo no Kanban ou seu time é pequeno, você pode começar
com este quadro simples. É fácil visualizar e organizar seu fluxo de trabalho para
acompanhar suas tarefas.
A divisão da seção de progresso pode ser uma ajuda inestimável para o
acompanhamento do avanço de cada tarefa no seu processo. Desta maneira, você pode
adquirir uma melhor visão geral daquilo que resta ser feito.
Para diferenciar tarefas urgentes, você pode usar raias, conforme é mostrado na
imagem acima. É uma prática comum implementar uma raia de Urgência. Para ali você
pode mover os itens de trabalho que precisam ser processados sem atrasos, por
exemplo, preparar um comunicado de impressa para lidar com uma crise de PR.
Quadro de Agência de Marketing
Caso se trate de uma agência de marketing, você provavelmente trabalha com vários
clientes. A imagem acima mostra um cenário que pode ser aplicado neste caso.
Geralmente, o processo de marketing pode incluir passos como criação de conteúdo,
design, promoção, entre outros. É por isso que você deve usar estes passos para nomear
os estágios do seu fluxo de trabalho, que serão as colunas no seu quadro.
Por outro lado, se você colocar todas as informações para diferentes clientes em um
local, em algum momento isso se tornará confuso e desorganizado.
É por isso que você pode usar raias (conforme mostrado na imagem acima) para separar
as tarefas dedicadas a cada cliente. Desta maneira, as informações não serão misturadas
e o trabalho será estruturado e visível.
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Quadro do Time Interno de Marketing
Se você possui um time interno de marketing, você sabe que podem haver vários
estágios diferentes no processo de trabalho. Portanto, o uso de um quadro Kanban é
uma ótima maneira de organizar as tarefas do time de uma maneira eficiente.
Você pode utilizar as duas primeiras colunas para priorizar tarefas que serão resolvidas
com prioridade ou no futuro próximo. Naturalmente, o passo a seguir deve ser uma
coluna de IN PROGRESS. Os cartões serão puxados para esta coluna quando estiverem
prontos para serem executados.
É uma boa prática implementar uma coluna “REVIEW” para indicar que uma tarefa está
sendo avaliada antes de ser considerada como concluída ou retornar para ser
retrabalhada.
Além disso, no processo, poderíamos ter diferentes colunas, dependendo do time, mas
é uma boa ideia ter um estágio onde os cartões podem permanecer enquanto esperam
por ações de partes externas.
Por exemplo, WAITING ON 3RD PARTGY (Esperando por Terceiros). Outras colunas
podem incluir nos seus processos de marketing são EXPERIMENTS, onde você pode
acompanhar todos os testes, e READY FOR DELIVERY.
Por última, mas não menos importante, você pode usar raia para separar diferentes
tipos de trabalho, como CONTENT, Design, etc.
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Quadro de Time de Conteúdo de Marketing
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Exemplo de Quadro Kanban para Operações de TI
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Quadro de Operações de TI para Iniciantes
Se o seu time é novo no Kanban, você pode começar com esta abordagem simples.
Mapeie seu fluxo de trabalho no quadro, sem quaisquer complicações.
Inicie com a coluna Pronto para Começar e então, visualize os passos significantes do
processo que uma tarefa deve passar até atingir DONE. É uma boa ideia usar raias para
priorizar o trabalho e lidar com problemas urgentes.
Quadro Principal de Operações de TI
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Este é o momento certo para usar raias separadas para seus sub-times. Desta maneira,
você poderá acompanhar tudo que está acontecendo no seu departamento de TI com
facilidade.
Por outro lado, pode se tornar uma grande dor de cabeça manter todo o trabalho em
um único lugar, se sua unidade de TI expandir. Portanto, é melhor você ir mais adiante
e construir quadros separados para cada time de TI.
Quadro de TI DBA
Administradores de base de dados (DBAs) também podem ter seus próprios quadros.
Não só para ter um, mas porque se tornará muito mais fácil para eles domarem o caos
e acompanhar seu trabalho em um quadro separado.
Como todos sabemos, quando times crescem, os processos se tornam mais complexos.
Portanto, possuir seu próprio quadro ajudará os times DBA a acompanharem as tarefas
com prioridades e escopos diferentes. Por exemplo, o gerenciamento de VLBDs, o
carregamento eficiente do armazém de dados com informações extraídas dos múltiplos
sistemas de produção e outros.
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Quadro Principal dos Processos de TI
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Exemplo de Quadro Kanban do Time de QA
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Quadro do Time de QA com Tipos de Trabalho
Neste caso, você puxa os cartões, que representam recursos que precisam ser testados.
As raias são usadas para separar os itens de trabalho relacionados a diferentes produtos.
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Se a execução de uma teste de regressão é sua garantia final de que o recurso está
pronto para lançamento, certifique-se de que seja o último passo no seu processo.
Caso contrário, você poderia adicionar uma última coluna chamada Regressão Final,
antes da coluna Concluído, para clarificar a diferença entre trabalho em teste e trabalho
que passou pelo teste, mas ainda precisa da regressão final.
Kanban Ajuda Times de QA a:
• Eliminar expectativas irreais
• Acompanhar tarefas
• Definir a capacidade real do time
• Priorizar o trabalho
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Quadro do Primeiro Nível de Suporte
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A segunda linha é um nível de suporte mais aprofundado, onde os membros do time são
mais experientes e possuem um conhecimento extensivo de um produto ou serviço em
particular. Devido a estas mesmas razões, suas tarefas são de maior importância para o
negócio.
Portanto, as raias podem ser usadas para diferenciar tarefas de alto valor de negócios
dos tickets de suporte regulares. Como de costume, raias de Incidentes/Urgência pode
ser usadas no topo do quadro para alertar sobre tarefas urgentes.
Quadro de Suporte Combinado
Como você pode ver, este quadro é uma combinação dos dois exemplos anteriores.
Aqui, as raias podem ser usadas para a priorização precisa do trabalho e gestão de
tempo.
No geral, este quadro poderia ajudar diferentes linha de suporte a colaborar
eficientemente e manter o controle sobre diferentes problemas do cliente, sem
importar o nível de complexidade.
Kanban Ajuda os Times de Suporte a:
• Organizar uma grande quantia de trabalho
• Acompanhar cada ticket de suporte
• Ter um melhor controle do processo de trabalho
• Manter um curto tempo de ciclo na resolução de problemas dos consumidores
Um Conselho
Você pode estruturar quadros Kanban de várias maneiras diferentes, dependendo do
foco do trabalho, funcionalidade do time, fatores externos, etc. A construção da versão
ótima do seu quadro é um processo contínuo e deve refletir todas as dinâmicas no
ambiente de trabalho.
1. Comece com o que você já faz. Mapeie seu fluxo de trabalho atual. Não caia na
tentação de fazer reestruturações fundamentais do processo. Elas são
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demoradas e custosas. Seu processo de trabalho pode precisar somente de
pequenas melhorias.
2. Preste atenção quando usar modelos prontos. Todos os exemplos de quadros
Kanban são construídos para suprir as necessidades de times específicos.
Descubra quais são as necessidades do seu time e construa o quadro ao redor
delas.
3. Busque uma mudança evolucionária. Você deve melhorar constantemente seus
quadros Kanban para encontrar a melhor estrutura que se encaixa nos processos
de trabalho do seu time. Mas mesmo se encontrá-las, você não deve para,
porque há sempre espaço para melhorias.
Em resumo
O quadro Kanban é uma ferramenta que mapeia e visualiza seu fluxo de trabalho e é um
dos principais elementos do método Kanban. Você já deve ter entendido que:
• Não há problema em começar com um modelo de quadro Kanban básico, mas
certifique-se de personalizá-lo mais tarde.
• Os quadros Kanban são diferentes para todos, dependendo do tamanho e
processos do seu time.
• Os quadros Kanban melhoram tremendamente a transparência entre times.
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