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Onboarding de

colaboradores
Tudo o que você precisa saber
Sumário
Passe pelos capítulos clicando nos círculos abaixo:

1 2 3 4 5

Introdução O que é? Benefícios O processo Jornada do


colaborador

6 7 8 9

Jornada do Resultados Tecnologia Conclusão


gestor
Introdução
O processo de Onboarding tem recebido cada vez
mais atenção das melhores companhias. No Brasil,
estima-se que:

R$ 30 bilhões
São gastos em ineficiência dos primeiros passos dos
colaboradores nas empresas.

A área de talentos (o RH) entendeu que pode ter um


papel estratégico, auxiliando não só nos processos
burocráticos, mas auxiliando diretamente nos
resultados da companhia.

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À medida que conseguimos acompanhar
melhor os resultados de nossas ações no
setor de recursos humanos, conseguimos
medir o quão eficientes estes processos estão
sendo, e como podemos melhorá-los.

Deste racional surgiram temas como people


analytics, RH ágil e, principalmente,
employee experience (experiência do
colaborador).

Onboarding tem tudo a ver com employee


experience, e é isso que vamos descobrir
neste ebook.

Uma ótima leitura!

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O que é onboarding
de colaboradores
Onboarding, ou integração de colaboradores é o
processo de receber, informar e capacitar os novos
integrantes da equipe, garantindo que eles tenham todas
as informações que precisam para se sentirem
confortáveis com o novo trabalho e possam atingir seu
máximo potencial o mais rápido possível.

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O processo de onboarding começa antes do
primeiro dia de trabalho. Assim que recebe a
notícia de que foi aprovado, o novo
colaborador já cria diversas expectativas a
respeito de seus próximos passos. Informá-lo
de como tudo vai correr o tranquiliza, além de
permitir que os processos internos sejam
garantidos.

Mesa de trabalho, acessos, apresentações da


equipe, diversos aspectos devem ser
considerados ao recebermos um novo
integrante.

Já pensou chegar no seu primeiro dia e


ninguém estar te esperando?

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Benefícios
O onboarding te ajuda a desenvolver um colaborador mais engajado, transmitindo para ele
a sua marca, seus valores organizacionais e alinhando as expectativas, resultando em
queda do turnover da empresa, consequentemente aumentando a retenção de talentos e
reduzindo custos operacionais.

Retenção de Talentos

Bons salários e benefícios são atrativos, mas são os elementos “abstratos” como um bom
relacionamento com os gestores, alinhamento com os objetivos e cultura da empresa é que
fazem a diferença na hora do profissional escolher entre permanecer ou sair da empresa.

Redução do Turnover

Um processo bem executado de onboarding reduz a rotatividade dos colaboradores pelo


fato de que a empresa deixa claro ao recém contratado sua cultura, o dia a dia no trabalho,

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quais serão as métricas, os processos, entre Motivação
outras informações relevantes.
Colaboradores que passam por um
O early turnover, ou seja, a rotatividade de processo de integração bem estruturado
funcionários nos primeiros 90 dias impacta iniciam o trabalho mais motivados, pois
diretamente a produtividade da empresa. deixam a insegurança de lado, não
sobrando lugar para a ansiedade e
aumentando o desejo de iniciar sua
Employer branding
jornada na nova empresa.

Garantir que os colaboradores estão Redução de Custos


"vivendo" o que a empresa diz que é é um
processo complexo. A metrificação que O turnover dos colaboradores chega a ser
acontece no onboarding ajuda no people 11% menor nas empresas que possuem
analytics da empresa, pois pode medir boas propostas de valor (EVP). Se repor
engajamento dos novos colaboradores, um colaborador custa em média 3x seu
assim como fazer perguntas estratégicas e salário anual, uma redução no turnover
acompanhar resultados ao longo do tempo, pode economizar grandes quantias para a
como o eNPS. empresa.

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Ao receber novos colaboradores com um processo eficiente, certamente a empresa otimiza
o tempo gasto com treinamentos de integração, além de evitar novos gastos com reposição
de vagas que foram abertas devido ao early turnover.

Aqui vamos te dar alguns dados que enfatizam a importância e os benefícios de um


bom processo de onboarding e melhorias no EX (employee experience):

Investimento em EX Aumento da competitividade


Dobram as chances da empresa Um EVP (Employee Value
entrar na lista Forbes de companhias Proposition) bem desenvolvido
mais inovadoras. aumenta em

Fonte: SHRM 75%

a competitividade do negócio.
Fonte: Gartner

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Lealdade à empresa Programas formais Medição do ROI

Somente Somente
75%

Dos colaboradores
32% 20%
satisfeitos com a
experiência de
Das empresas têm Das empresas têm
onboarding afirmam
programas formais de métricas para medir o
que são leais à
onboarding. ROI do onboarding.
empresa

Fonte: Onboardia

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Treinamento personalizado

48%

Dos empregados gostariam de ter um treinamento


personalizado para suas funções

Menos de
91% 12%

Dos colaboradores podem


Dos gestores consideram que suas
acessar materiais e documentos
organizações não possuem um
de onboarding pelo celular.
bom programa de integração
Fonte: Onboardia

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Boas experiências dos colaboradores ajudam na marca empregadora. Como sua
empresa é vista pelos outros, e se ela age no dia-a-dia conforme ela diz que age.

Segundo o Linkedln, empresas que possuem forte posicionamento de marca


empregadora possuem até 3,5x mais aplicações nas suas oportunidades de
trabalho.

Com onboarding você tem a chance de mapear o que seus profissionais esperam da
empresa. Entendê-los e conduzi-los aos seu sucesso pessoal é parte fundamental
de uma boa experiência.

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O processo
A ideia de você ter um processo é
simples: otimização. Quanto mais
padronizadas e automatizadas as ações,
menos tempo você gasta, e mais
dedicação você pode ter para atividades
mais específicas e menos escaláveis.

Veja algumas dicas para a


implementação de um bom processo:

Preencha o gap de engajamento

Falta de informação causa ansiedade,


então o que você menos quer é perder o

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contato com o seu novo colaborador, certo?

Pense numa régua de conteúdo. Quais são


os pontos de contato que seu colaborador
espera?

Hoje é normal que o colaborador seja


aceito e, desde o momento do ok até o
primeiro dia, ele só receba um e-mail com
um caminhão de instruções.

Com qual facilidade ele consegue receber e


executar estas instruções? O que acontece
nos outros dias de espera? Quais canais ele
mais usa no dia-a-dia, para que possa
manter contato com ele?

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Foco no cliente

Neste ponto é importante pensar como um time de vendas: o foco é o cliente, não o
vendedor. Ou seja, veja quais são as aflições de seu colaborador, e não somente
quais informações você gostaria de dar em cada momento.

Um processo pensado na jornada do colaborador é o grande segredo de uma


excelente experiência do mesmo.

Personalize o máximo que conseguir

Dependendo do volume de pessoas que


você lida a cada mês, personalizar a
experiência é um enorme desafio.

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Mesmo assim, dedique um tempo planejando o que você pode fazer para o novo
colega se sentir especial. Bilhetes de boas-vindas, vídeos da equipe o
recepcionando, e dele contando um pouco sobre si mesmo.

Familiarize o time com o novo colega, e o colega com o novo time. Lembre-se: todo
mundo gosta de se sentir especial, e o onboarding é uma excelente oportunidade
para demonstrar isso.

Da porta pra dentro

Lembre-se que o onboarding é um


processo conjunto entre o novo
colaborador, o time de talentos e o
gestor responsável pela vaga que foi
aberta.

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Mapeie quais atividades pertencem a cada ator do processo, e quais os prazos
esperados de cada um. Por exemplo:

Colaborador

Enviar fotos dos documentos para admissão em até 2 dias após receber o pedido

Talentos

Elaborar o relatório de engajamento de onboarding em d+5 da data de admissão

Gestor

Requerimento de notebook para colaborador em até d-7 da data de admissão.

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Ultimamente o time de talentos está aumentando a responsabilidade dos gestores
no onboarding. Isso porque é bem comum o colaborador não ter a mesma
experiência dentro da equipe, após o processo formal de recepção.

Dar mais responsabilidade no processo ajuda a manter a coerência do discurso,


impactando diretamente na experiência dos novos colegas.

Comece a interação antes do primeiro dia de trabalho

Existe um gap de engajamento entre o momento do aceite da proposta de trabalho


e o primeiro dia do novo colaborador. Cubra este intervalo com dados relevantes
para seu início. Uma dica é: como você pode diminuir a ansiedade dele? Descreva
exatamente como serão seus primeiros dias na empresa, quais atividades estão
programadas, etc.

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O RH é o dono do processo, mas conte com a ajuda de outras áreas
para executá-lo

Empodere as pessoas! Muitas vezes os gestores de área não engajam porque não
têm acesso fácil à informação, ou não entenderam os reais benefícios de ajudar
neste processo. Aqui você precisará de muita conversa, materiais de apoio e
formas fáceis deles entenderem o que precisa ser feito e quando.

Não espere para definir expectativas

Quanto antes você explicar sua metodologia de avaliação de desempenho, metas


a serem atingidas e pontos de apoio, mais cedo a pessoa poderá pensar em como
te ajudar e tirar suas dúvidas.

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Se atente às diferenças de perfil entre os novos colegas

Quem são as pessoas que estão entrando na empresa? Certamente elas têm vieses
diferentes sobre a mesma empregadora, e experienciam o onboarding com visões
distintas. É um colaborador operacional? É um gestor? De que área? Quais os seus
anseios, quais as suas expectativas? Algumas ferramentas podem te ajudar neste
processo de descoberta, como o mapa da empatia.

Use a criatividade

Mude a dinâmica, mude os conteúdos, mude a forma de entrega. Cada aspecto


diferente tem um impacto no engajamento. Aplique conceitos como microlearning,
por exemplo, onde você pode entregar pequenas pílulas de conhecimento ao longo
do tempo, associadas a pequenas atividades.

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Garanta um processo homogêneo

Apesar das diferenças entre os diferentes públicos, garanta que todos tenham
acesso às informações importantes.

Conecte as etapas

Falamos sobre integrar todas as áreas no processo de onboarding, mas como fazer
isso sem atrito?

Alinhando todas as áreas, quantas vezes for preciso. Cada um sabe exatamente o
que fazer e quando fazer? Quais ferramentas você usa para garantir um processo
sem conflitos para o novo colaborador?

Faça um checklist incluindo todos os responsáveis por este processo, incluindo


cada um dos acessos que a pessoa precisará ter e como obtê-los. Uma experiência
fluida aumenta bastante o engajamento.

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Garanta que eles não vão parar de aprender no fim do onboarding

Quanto tempo dura o processo de onboarding na sua empresa? E depois que ele
termina, quais são os próximos passos?

Tenha uma infraestrutura de treinamentos interessante, e se possível, tão


escalável quanto o onboarding. Crie gatilhos para esta passagem de bastão, com
seus responsáveis bem alinhados.

Amarre o conhecimento adquirido no processo à estratégia de


offboarding também

Quando um colaborador entra por um processo bem estabelecido, ele se identifica


rapidamente com a marca e ao mesmo tempo pode contar quais são suas
expectativas também. Isso te permite proporcionar uma ótima jornada para ele
durante seu período na empresa. Quando ele sai, você pode perguntar quais
pontos destas expectativas definidas lá atrás foram ou não atendidas.

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Jornada do colaborador
Como um benchmark, vamos dar uma lista de atividades que os novos
colaboradores podem receber desde o momento de aceite:

Vídeo do CEO recebendo o novo colaborador

Pode ser um vídeo mais genérico e informal. Leva pouco tempo para ser feito e
traz um impacto muito grande quando veiculado individualmente.

História da empresa/Institucional

Vídeo ou infográfico contando como foi fundada, fatos relevantes como mudanças
de nome, aquisições etc.

Missão, Visão, Valores

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Qual o propósito do negócio? Para onde estamos indo? Quais são as características
essenciais e inegociáveis dos colaboradores da empresa?

Entendimento da indústria

Como a nossa indústria funciona? Quais temas são mais relevantes para todo
saber? Onde podemos buscar boas informações a respeito?

Entendimento do negócio

Como a empresa ganha dinheiro? Quais os impactos socioambientais de nossas


atividades?

Exame médico

O que o colaborador precisa fazer? Como agendar a avaliação? Onde será? Qual
documento precisa entregar, e até quando?
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Admissão

Quais documentos ele precisa entregar? Como os entrega? Até quando?

Papel que terão que desempenhar

Líder da área explicando um pouco sobre as atividades da área e como ela se


relaciona com o negócio como um todo.

Colegas da área

Vídeo ou bilhete dos colegas contando quem são e dando as boas-vindas ao novo
colega do time.

Comidinhas e café

Alguma dica de comida? Existem frutas durante a tarde? Carrinho de Guloseimas?

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Existem restaurantes com desconto na região? E o café, onde fica? Dicas, muitas
dicas porque com fome não se brinca.

Dress code

Como ir vestido? Quais as regras? Alguma foto para exemplificar?

Agenda onboarding

Agenda descrevendo quais eventos ocorrerão nos primeiros dias dos


colaboradores.

Caminho ao trabalho

Onde fica o local de trabalho? Alguma dica especial? Como funciona o


estacionamento? Sugerimos mandar um link do Maps para a pessoa se planejar.

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Código de ética e conduta

Enviar um documento ou infográfico com as principais regras. Salientar pontos importantes,


validar o entendimento do colaborador

Impressora

Como usar a impressora? Algum código que ele deva conseguir com a TI?

Telefones úteis

Quais ramais são mais importantes para ele? TI, DP, expedição etc. E mais, como se usa o
telefone? Alguma regra especial para transferir chamadas, por exemplo?

Material de escritório

Como solicitar materiais de escritório? Algum link de sistema?

Correspondência
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Como funciona o envio de malotes e correspondências?

Contatos do time de gente

Lista de telefones e e-mails que os colaboradores podem recorrer se tiverem dúvidas ou


problemas durante o onboarding.

Salas de reunião

Como reservar salas de reunião? Alguma regra especial que ele deva seguir?

Expectativas da empresa

Quais as expectativas da empresa em relação a ele? Alguma meta que já foi definida? Alguma
regra especial para a avaliação de desempenho? Qual a frequência deste acompanhamento?

Expectativas do colaborador

Quais são suas expectativas aqui no curto, médio e longo prazos?

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Acessos e sistemas

Quais acessos ele vai precisar? Com quem ele consegue estes acessos? Quem vai ajudá-lo a se
familiarizar com estas ferramentas?

Acesso no primeiro dia

Como ele precisa fazer para entrar no primeiro dia? Quem procurar, que horas chegar, o que
precisa trazer?

Gestão de talentos

Como serão as reuniões de rotina, tanto de talentos, quanto operacionais? Qual a frequência
destas reuniões? Já é possível agendá-las todas para ele?

Por que escolheu a gente?

O que te fez escolher a gente, e não outras empresas que poderia estar hoje? O que te chamou
a atenção em nós?

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Atividades que contribuem para a marca empregadora:

Avaliação no Glassdoor

O que seus colaboradores acharam do processo seletivo? E o que eles estão achando após as
primeiras semanas? Incentive as pessoas a compartilhar essas experiências em canais relevantes
de procura pelos candidatos.

Imagens para as mídias sociais

A empresa possui imagem de capa para o Linkedln? Quais mídias você pode disponibilizar para as
pessoas divulgarem sua marca?

Links das mídias

A empresa possui redes sociais? Incentive as pessoas a seguir e interagir com as redes da
empresa, aumentando a projeção da marca empregadora.

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Veja a seguir um exemplo de uma jornada do colaborador genérica e seus pontos
de relacionamento:
R&S glassdoor
Vídeo do Benefícios Contatos do
Carta para o eNPS d30
CEO time de gente
futuro
Admissão Código de ética e Canais de
conduta comunicação

cio
iní
Apresentação
Institucional p/ equipe Agenda
onboarding eNPS d90
LGPD Vídeos da
Diversidade e família
Boas-vindas eNPS d7
Inclusão
1°dia
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OBS: No caso da jornada do colaborador do setor operacional algumas
sugestões são:

Concentrar os pontos de contato com o colaborador;

Falar sobre segurança do trabalho;

Usar um canal que eles engajam mais, como por exemplo o Whatsapp.

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Colha os feedbacks dos colaboradores:

eNPS de diferentes etapas da jornada. Dê uma nota de 0 a 10, e explique o por quê
desta nota.

NPS do processo seletivo;


NPS do processo de integração;
NPS de 30 dias;
NPS de 60 dias;
NPS de 90 dias.

Monitoramento:

Dentro destes 90 dias, pode ser preciso perguntar ao colaborador se ele já está
com VR e VT, uniforme e outros materiais;
Acompanhar se já conhece o gestor, supervisor etc;
Definir os dias que faz mais sentido enviar estas informações pra ele.

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Jornada do gestor
Não é só o colaborador que tem atividades a fazer ou a receber. É importante que a
empresa esteja devidamente preparada para recebê-lo da melhor forma possível.

Veja uma sugestão de atividades que podemos fazer, do ponto de vista da


empresa:

Preparar a equipe

Todos já sabem quem vai chegar? Sabem qual a função que ele vai desempenhar?
Sabem como podem ajudá-lo nos seus primeiros dias?

Materiais para serem enviados antes da chegada

O que acha de mandar vídeos, cartas escritas à mão pela equipe, recepcionando o
novo colega?

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Kit boas vindas

Existe algum kit que você mande na casa dele, ou que precise solicitar para estar
na mesa no primeiro dia?

Mesa, notebooks e outros acessórios

Já solicitou todos os equipamentos (e espaços) que ele precisa?

Acessos e senhas

Já solicitou todos os acessos de sistema que ele precisa?

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Comunicação interna

Existe algum processo de divulgação interna? E-mails, cartazes, TV Corporativa...


Como a empresa fica sabendo do novo colega?

Definir o buddy

Quem será o mentor desta pessoa nos primeiros meses? É importante ter alguém
específico para que ele possa procurar ajuda facilmente.

O buddy em geral é alguém mais experiente, que sabe os atalhos da organização e


pode ajudar em muitas situações.

Agenda dos primeiros dias

Qual é o plano de atividades para o colega? Já sabe quais são as principais


entregas que ele deverá fazer? Compartilhar um calendário com
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ele no primeiro dia, ou antes, é uma ótima forma de diminuir a ansiedade dos
primeiros dias.

Não se esqueça que o acompanhamento do gestor também é importante:

Mensagem em d-5

Apresentar a equipe para o novo colaborador;


Preparar a agenda da primeira semana.

Mensagem em d+7

Lembrete do primeiro 1:1 (enviar algumas dicas para o gestor)

Mensagem em d+75

Final do período de experiência (enviar formulário de avaliação do colaborador).

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Resultados
Já temos o que é importante prestar
atenção, já sabemos quais
informações devemos enviar para
todos os envolvidos... E agora, como
medir os resultados deste trabalho?

No geral, as métricas deste trabalho


sintetizam 4 pontos importantes:

Aderência à cultura da empresa;


Habilidades técnicas adquiridas;
Sentimento de propósito;
Engajamento.

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Em cada um dos 4 aspectos você vai medir variáveis, eliminando um pouco o viés
subjetivo do processo.

Dar diferentes pesos à estas variáveis e obter um índice geral pode te ajudar a
propagar os resultados deste trabalho de uma forma que todos entendam.

Aderência à cultura

Quais são os valores da empresa? Como você os verifica no dia-a-dia?

Por exemplo, se “engajamento” e “vontade” é um valor importante para você,


verificar se ele participou e se interessou por todo o processo é um ponto
importante.

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Habilidades técnicas

Quais entregas são esperadas nos primeiros dias? Muitos aspectos já foram
validados no recrutamento (ufa!), agora é hora de observá-los na prática.

O gestor já precisa entrar mostrando certas habilidades de gestão? O analista vai


completar algum curso antes de por a mão na massa? O desenvolvedor vai aplicar
uma melhoria em algum módulo do sistema?

Combine as entregas em cada etapa e avalie, não somente se a entrega foi feita,
mas a qualidade do trabalho.

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Sentimento de propósito

A forma mais fácil de entender se o novo colega se sente parte da equipe e se seu
trabalho está aderente às suas expectativas é através de índices como: eNPS e
CSAT

São índices simples, mas percebem valores quantitativos e qualitativos da


experiência do colaborador.

Questionários para mensurar diferentes momentos ao longo do primeiro ano do


colaborador. Estes questionários podem ser através de frases em que a pessoa dá
uma nota de 1 a 5 para determinados temas de interesse da empresa.

Conversas 1:1 também ajudam muito neste mapeamento, e vários métodos


quantitativos podem ajudar neste caso.

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Engajamento

Percentual de atividades realizadas até o primeiro dia;


Percentual total de atividades realizadas;
Percentual de colaboradores que já aderiram à trilha de onboarding;
Tempo médio até o inicio da trilha;
Tempo médio de resposta em cada atividade.

Obs: medidas de engajamento como estas acima provavelmente exigirão uma


ferramenta que ajude a medir as diferente etapas do processo. A Botnicks é um
bom exemplo de ferramenta para isso.

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Tecnologia
Ok, agora você já sabe o que é
importante, quais informações enviar
e coletar, e o que medir... Mas como
você pode dar escala e eficiência a
este processo?

O que mais se escuta nas empresas é


que a ideia do onboarding excelente
exige um time grande, mudança de
processos e mindset das pessoas
responsáveis, ou seja, falta “braço” e
força para a tomada de decisões
estratégicas.

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A tecnologia existe para dar escala e
confiança a estes processos. Com rotinas
automatizadas fica mais fácil entrar em
contato com os envolvidos, gerar
relatórios de acompanhamento, medir
engajamento e garantir que a operação
seja mais eficiente.

Quando se fala de escala, entende-se que


você pode automatizar rotinas e mudar
processos sem necessariamente aumentar
seu time e os custos para que tudo seja
executado.

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Existem diversas HR Techs (startups de tecnologia para o RH) no mercado, nos
mais diversos temas: recrutamento, treinamento, departamento pessoal,
benefícios, gestão de pessoas e, mais recentemente, experiência dos
colaboradores.

Com produtos e serviços dos mais variados, todas buscam dar acesso às práticas
das empresas mais conceituadas do mercado à times e empresas que estão
começando a implementar estas práticas, como o onboarding estruturado e
atendimento aos colaboradores.

Réguas de conteúdo, inteligência artificial, aplicativos móveis, integração com


sistemas legados... são várias as ferramentas que usamos para tornar o serviço
mais rápido e essencialmente mais barato do que jamais pudemos ter.

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A tecnologia conecta as pessoas, potencializa as relações humanas, garantindo que
todos sejam incluídos com os mesmos padrões de qualidade, e tenham tempo para
se dedicar a atividades mais importantes e estratégicas para o negócio e, por que
não, para suas vidas e carreiras.

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Conclusão
Neste ponto já entendemos como é importante receber e orientar os novos
colaboradores, certo?

Quando vamos explicar a razão do onboarding de qualidade para a alta gestão, é


melhor focarmos em dois pontos principais: experiência do colaborador e eficiência
da operação.

Aqui temos números que mostram que colaboradores mais engajados são melhores
para a saúde financeira da empresa, aumentando consideravelmente seu resultado.

Da mesma forma, uma máquina de talentos bem “azeitada” garante que não
estamos desperdiçando esforços (tempo e dinheiro) no processo de trazer, treinar
e manter os melhores talentos.

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Esperamos que tenha gostado e que possamos ter ajudado nos desafios de fazer
um onboarding incrível!

Gostaria de se aprofundar um pouco mais no assunto? Separamos para você alguns


conteúdos do nosso blog.

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