MANUAL DO FORMANDO

UFCD 3839 – Documentação Comercial e

Circuitos de Correspondência
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Comercial e Circuitos de
Correspondência

FICHA TÉCNICA

Tipologia de Recurso: Manual do Formando

Curso: UFCD 3839 - Documentação Comercial e Circuitos de Correspondência

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CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO
O presente manual destina-se ao curso de UFCD 3839 - Documentação Comercial e Circuitos de
Correspondência
O Manual está estruturado de acordo com o índice e os conteúdos inseridos estão adaptados em função dos
objetivos /competências do curso e do público-alvo, sendo um instrumento de apoio à realização da ação de
formação.

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ÍNDICE
1. Documentação…………….…………………………………………………………………………………. 3
1.1. Documento………………………………………………………………………………………………………………….. 3

1.2. Tipo de Documentos……………………………………………………………………………………………………. 3

1.3. Documentos Normalizados………………………………………………………………………………………….. 4

1.4. Partes Constituintes de um Documento………………………………………………………………………..4

1.5. Memorando…………………………………………………………………………………………………………………. 7

2. Circuito da Correspondência …………………………………………………………………………..8

2.1. Correspondência Interna……………………………………………………………………………………………… 8

2.2. Correspondência Externa………………………………………………………………………………………………9

2.3. Circuito de Tratamento da Correspondência……………………………………………………………….. 10

2.4. Correspondência Recebida…………………………………………………………………………………………… 11

2.5. Correspondência Expedida…………………………………………………………………………………………… 12

2.6. Tipos de Comunicação na Empresa………………………………………………………………………………. 12

2.7. Aprovisonamento na Empresa……………………………………………………………………………………… 13

3. Anexos …………………………………………………………………………………………………………… 43

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DOCUMENTAÇÃO
DOCUMENTO
É qualquer objeto elaborado por uma pessoa com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa,
coisa ou facto.
Os documentos podem ser ESCRITOS ou NÃO ESCRITOS (fotografia, filme, gravação áudio).
Os documentos mais utilizados nas operações comerciais são os DOCUMENTOS ESCRITOS porque
oferecem maior segurança em caso de conflito.
Há situações em que os DOCUMENTOS ESCRITOS são OBRIGATÓRIOS – caso de compra e venda
de casas que devem ser celebrados em ESCRITURA PÚBLICA.

TIPOS DE DOCUMENTOS

AUTÊNTICOS – Documentos elaborados pelo notário e que fazem prova plena dos factos.
PARTICULARES – Documentos elaborados pelas partes, não pelo notário, e que não fazem
prova plena dos factos.
AUTENTICADOS – Documentos particulares confirmados pelo notário.

Os documentos podem ser ORIGINAIS ou CÓPIAS:

Cópias de 1º grau – as que são tiradas do documento original
Cópias de 2º, 3º ou 4º grau – as que são tiradas da 1ª, 2ª ou 3ª cópias

As CÓPIAS podem ser fotográficas (fotocópias) ou não fotográficas (cópias manuscritas ou

dactilografadas).

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DOCUMENTOS NORMALIZADOS
São aqueles que obedecem a uma idêntica estrutura, idêntico conteúdo e dimensão.
Exemplo: cheque
Os documentos processados por computador devem conter a expressão PROCESSADO POR
COMPUTADOR.

PARTES CONSTITUINTES DE UM DOCUMENTO

CONTRATOS:
Nome do contrato
Identificação das partes: nome, estado civil, domicílio, número data e local do BI/Cartão
Cidadão, número de contribuinte
Cláusulas descritivas de um contrato
Local e data da celebração do contrato
Assinatura sobre o selo branco

REQUERIMENTOS:
Tipo de requerimento
Identificação da entidade a quem o requerimento é dirigido
Identificação do requerente: nome, estado civil, domicílio, número data e local do BI/Cartão
de Cidadão, número de contribuinte
Descrição daquilo que se requer
Local e data do requerimento
A frase:”Pede deferimento”
Assinatura precedida da expressão “O Requerente”

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ATAS:
Número da ata
Dia, mês ano e hora da realização
Local
Menção das características da reunião
Nome do presidente da mesa e dos secretários
Ordem de trabalhos
Lista de presenças
Nome dos intervenientes e resumo das intervenções
Resultado da votação se a houver
Acontecimentos relevantes passados na reunião
Menção de que a ata foi lida e aprovada
Assinatura de todos os presentes depois do presidente e secretários

ATA
A ata regista os assuntos discutidos, as ocorrências e decisões que tiveram lugar numa reunião,
constituindo uma memória viva, para os participantes e um relato fiel para os ausentes.
Neste sentido a ata constitui uma prova disponível para ser utilizada em ações legais.

O registo dos elementos para a elaboração da ata pode ser feito num bloco notas, durante a reunião,
sendo mais tarde escrito em livro próprio que será assinado pela pessoa que presidiu à reunião,
assim como pelos participantes a quem posteriormente se deverá fornecer uma cópia.

Outro meio de registo dos elementos da ata é a gravação áudio. O registo áudio é posteriormente
transcrito – manuscrito – no livro de atas. As atas são depois guardadas em lugar próprio.

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A ata deve obedecer às seguintes regras:

Na primeira linha, centrado, por extenso e em maiúsculas, indicação do número de ordem
da ata – os algarismos devem ser escritos por extenso.
O primeiro parágrafo da ata deve situar a reunião no tempo – dia, mês, ano e hora – e no
espaço – local da reunião – e mencionar o tipo de reunião, grupo que se reúne e ordem de
trabalhos.
No parágrafo seguinte far-se-á a constatação das presenças e ausências, mencionando-se
neste caso a justificação das ausências.
Em parágrafos devidamente separados apresentar-se-ão, de modo resumido e por ordem
porque foram tratadas, as intervenções, as deliberações, as votações.
O último parágrafo conterá uma fórmula de encerramento.

A elaboração da ata deve respeitar determinados requisitos:

Não deve haver espaços em branco – eliminando-se sempre que existirem, por meio de
traços paralelos à linha de escrita.
Não se deve prolongar a escrita para além das margens que constam do respetivo livro de
atas.
Não se fazem rasuras nem emendas. Todas as alterações têm de ser ressalvadas no fim ou,
se detetadas atempadamente, coloca-se a palavra “digo” à frente da palavra a alterar e a
seguir a palavra correta. Exemplo: “Perspetiva, digo, perspetiva”.
A ata só deve ser passada para o respetivo livro de atas após a sua leitura e aprovação por
todos os presentes (ou pela sua maioria).

Em reuniões que sucedem periodicamente – reuniões ordinárias – a aprovação da ata anterior faz-
se no início da reunião seguinte.

Quando as reuniões são extraordinárias a aprovação da ata pode fazer-se no final dos trabalhos, na
presença de todos os participantes. Os procedimentos referidos dizem, essencialmente, respeito às
atas formais.

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Porém o ritmo de trabalho atual ditou algumas alterações relativamente à redação das atas.

Para reuniões que acontecem com alguma periodicidade torna-se extremamente demorado o
registo manuscrito das atas. Como tal, existem hoje formulários que já possuem determinados
elementos impressos, o que vem facilitar o registo dos elementos necessários à elaboração da ata.
Por outro lado, este tipo de atas é digitado diretamente no computador, agilizando a sua elaboração
e ultrapassando também os problemas de correção de erros, sem haver necessidade de fazer
ressalvas.

As atas deste tipo (informais) são arquivadas sequencialmente pelo seu número de ordem devendo
a paginação ser ininterrupta.

MEMORANDO
DEFINIÇÃO E FINALIDADE

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo

órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se,
portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter carácter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos,
ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado sector do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve

pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar
desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser
dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse
procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior
transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada
no memorando.

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FORMA E ESTRUTURA

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu
destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

PRAZO DE CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Os documentos devem ficar arquivados durante 10 anos.

CIRCUITO DE CORRESPONDÊNCIA
Todos os dias e mesmo várias vezes por dia, a informação escrita chega às organizações sob diversas
formas: cartas comerciais, circulares, ofícios, memorandos, faxes, convocatórias, comunicações
internas, E-mails e tantos outros.
É fundamental que o processo de divulgação destes documentos se processe para que a receção
destes documentos chegue aos recetores.
É extremamente importante, em qualquer empresa, a circulação da correspondência, quer a nível
de comunicações internas, quer a nível das comunicações externas – recebidas e expedidas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA
Todos temos consciência da importância deste tipo de comunicação para o bom funcionamento da
empresa. Para que o seu circuito seja eficiente é necessário que lhe seja dado um tratamento atento
por parte dos funcionários encarregues desta função. Assim, devemos ter em atenção os seguintes
pontos:

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1. Afixar os avisos de carácter geral em locais apropriados, para que todos os interessados
tenham acesso a essa informação.

2. Reduzir a escrito e em impresso próprio as mensagens telefónicas recebidas e fazê-las

chegar de imediato aos destinatários.

3. Fazer circular as ordens de serviço acompanhadas de uma folha que os destinatários

rubriquem a fim de confirmar a receção das mesmas.

NOTA: Geralmente utilizam-se envelopes específicos de formato A4, com a indicação do

sector/emissor para o sector/destinatário, que por sua vez o envia para conhecimento de um outro
sector/destinatário e assim sucessivamente. Estes envelopes podem ser utilizados diversas vezes,
para tratamento do mesmo assunto ou de outros.

CORRESPONDÊNCIA EXTERNA
A correspondência externa pode ser classificada da seguinte forma:
Recebida:

Comercial/Oficial:
1. Patente – cartas, comerciais, recibos faturas

2. Confidencial – assuntos sigilosos (o envelope tem carimbada essa indicação)

3. Pessoal

Expedida

Existem diversas formas de tratar os diferentes tipos de correspondência.

Relativamente à correspondência recebida há que fazer cuidadosamente uma triagem, ou seja, a
separação da correspondência. Tanto a correspondência confidencial como pessoal não devem ser
abertas, mas sim dirigidas de imediato aos destinatários.
A correspondência patente vai entrar no circuito de tratamento bem como a correspondência
expedida.

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CIRCUITO DE TRATAMENTO DA CORRESPONDÊNCIA

(Patente e Expedida)
Registar em livro próprio:
Patente (recebida):
Nº de entrada

Data

Emissor

Endereço

Assunto

Anexos

Data de resposta

Observações

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Expedida:
Nº de saída

Data

Registo

Destinatário

Endereço

Assunto

Anexos

Data da resposta

Observações

CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA

Triagem – Seleção da correspondência

Abertura – Apenas de correspondência patente. Verificar se a carta está datada e se contém o
nome/endereço do remetente (emissor), excecionalmente se isto não acontecer torna-se
imprescindível agrafar o envelope
Registo de Entradas – Verificação e registo dos dados considerados importantes (em livro próprio)
Distribuição – Reencaminhamento para o destinatário (recetor) que acusa a sua receção rubricando
o envelope próprio para o efeito ou de um livro de protocolo
Arquivo – Depois de dar seguimento ao assunto a correspondência deve ser devidamente arquivada
em local próprio e segundo as normas da empresa.

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CORRESPONDÊNCIA EXPEDIDA

Realização da carta – Seguindo os requisitos para a execução da mesma

Assinatura – Depois de elaborada, a carta deve ir a despacho, ou seja, deve ser verificada, aprovada
e assinada pelo responsável do sector ou departamento
Registo de Saídas – Verificação da existência de anexos ou instruções especiais para a sua expedição
(enviada com conhecimento para diversos destinatários, registada, correio azul, etc.). Todos estes
dados devem ser registados em livro próprio.
Arquivo – Deve ser feita uma cópia de toda a correspondência emitida, para posteriormente se
proceder ao seu arquivo.

TIPOS DE COMUNICAÇÃO NA EMPRESA

Na sua aceção mais rudimentar, entende-se por comunicação o processo de transmitir uma
informação de um indivíduo para outro e conseguir que ambos se compreendam.

Os elementos básicos: Emissor – entidade que obviamente emite/envia (pessoa ou empresa)

Recetor – destinatário da comunicação

Meio – suporte utilizado para que o emissor possa comunicar
Código – composto por símbolos e sinais formando uma linguagem, que tornará
compreensível qualquer ideia que se pretenda transmitir
Mensagem – aquilo que é transmitido através do meio, sendo resultante da codificação de
uma ideia

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A COMUNICAÇÃO PODE SER:

Interna – Quando o emissor e o recetor se situam no interior da empresa

Externa – Quando o emissor se situa na empresa e o recetor no exterior, ou vice-versa.

Oral – Quando esta se desenvolve via telefone ou presencialmente.

Escrita – Quando fica registada em memorando, carta, fax, nota interna, etc.

A COMUNICAÇÃO PODE SER DESENVOLVIDA DE UMA FORMA:

Informal – É aquela que utilizamos no nosso quotidiano.

Formal – Obedece a critérios de linguagem cuidada, de respeito mútuo entre as partes, com postura
adequada ao grau de exigência.

A COMUNICAÇÃO INFORMAL PODE TER 4 FORMAS:

Comunicação descendente – A comunicação que desce do topo à base

Comunicação horizontal – A comunicação faz-se entre iguais ou pares do mesmo nível

hierárquico

Comunicação ascendente – É a que segue a escala hierárquica

Comunicação lateral – A que se processa entre elementos de diferentes níveis de hierarquia

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Aprovisionamento na Empresa
Seja qual for a área de atividade económica a empresa necessitará de certos meios e instrumentos
que lhe serão fornecidos pelo seu fornecedor.
Ou seja, a empresa tem de fazer compras, isto é tem de realizar o seu aprovisionamento.
Para o efeito a empresa tem de:

Contactar fornecedores

Encomendar bens e serviços de que necessita

Proceder à respetiva receção e controlo de qualidade

Proceder ao armazenamento criando e gerindo os seus stocks (existências)

Elaborar e verificar os documentos de controlo das aquisições efetuadas

Proceder à escrituração e registo contabilístico das operações realizadas.

PROCESSO DE COMPRA
É o conjunto de atos destinados ao aprovisionamento.
O primeiro passo é uma implementação de uma política de fornecedores:

Estudo de mercado de fornecedores

Contato com potenciais fornecedores

Criação de sistemas de avaliação e seleção de fornecedores

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Escolhidos os fornecedores deve-se elaborar uma ficha de fornecedor, com a seguinte

informação:
Nome, firma ou denominação social

Sede ou domicílio

Número de Identificação Fiscal

Artigos comercializados ou serviços prestados

Preços praticados

Nota: Igual procedimento em relação aos clientes.

Outras fichas que contribuem para o controlo das encomendas (e existências) são:
Ficha de controlo das necessidades a curto, médio e longo prazo

Ficha de controlo de entradas e saídas de armazém

Ficha de controlo das disponibilidades em stock

Mapa de aprovisionamento

O passo seguinte será a execução das encomendas (nota de encomenda).

A encomenda pode resultar de necessidades identificadas pelo sistema central (informatizado) da
empresa, o qual controla os níveis de existências e/ou ser traduzida numa requisição feita por um
dos serviços ou departamentos da empresa ao serviço encarregue das compras.
Ao conjunto das encomendas efetuadas e das encomendas recebidas dá-se o nome de carteira de
encomendas.
A etapa seguinte será a receção dos bens comercializados.
Estes serão acompanhados por uma Guia de Remessa elaborada pelo fornecedor que deverá
sempre ser assinada pelo comprador confirmando a boa receção dos bens.

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Ocorrida a entrega dos bens o fornecedor procederá à sua faturação, emitindo a Fatura.
Com o pagamento da Fatura deverá ser emitido o Recibo.
Todos os bens em circulação devem ser acompanhados de 2 exemplares do documento de
transporte.
Documento de Transporte – Fatura, Guia de Remessa, Guia de Transporte, Nota de Venda a
Dinheiro, Nota de Devolução, etc.
Os documentos de transporte que não sejam processados por computador deverão conter,
impressos tipograficamente a referência à autorização ministerial relativa à Tipografia que os
imprimir, bem como os elementos identificativos da mesma:
Firma (nome)

Sede social

Número de Identificação Fiscal

As transmissões de bens e as prestações de serviços estão sujeitas ao IVA (Imposto sobre o Valor
Acrescentado).
Anualmente as empresas devem remeter aos serviços do IVA mapas com a Identificação dos seus
Clientes e Fornecedores onde deve constar o montante total das operações realizadas, por cada um
deles, respeitantes ao ano anterior, desde que superior a 5000 euros.
Obrigação de Identificação – A segurança nas transações comerciais obriga à correta identificação
de todos os intervenientes no negócio.

Identificação das empresas:

Firma

Tipo de Sociedade

Sede Social

Montante do Capital Social

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As empresas devem solicitar aos seus clientes:

Cópia de certidão do registo comercial

Cópia do cartão de pessoa coletiva

Referências bancárias quanto à situação patrimonial

CONTRATO DE FORNECIMENTO:

Em termos de documentação o processo de compra inicia-se com o Contrato de fornecimento.

Qualquer empresa pode ser ao mesmo tempo cliente (de um fornecedor) e fornecedora (de
um cliente).

Em qualquer contrato de fornecimento as partes envolvidas têm necessidade de

escrituração comercial e deveres contabilísticos e fiscais a cumprir

Assim os contratos de fornecimento deverão mencionar os seguintes elementos:

Elementos de identificação do fornecedor e do cliente

Objeto do contrato, suficientemente especificado

Prazo com indicação do início e do fim

Garantias financeiras oferecidas à execução do contrato

A forma, os prazos e demais aspetos respeitantes ao regime de pagamentos

NOTA DE ENCOMENDA
Se o fornecimento de uma empresa se efetua sem contrato, tudo se inicia com a Nota de
Encomenda.
A Nota de Encomenda não é um documento normalizado, ou seja, as partes são livres para estipular
o respetivo conteúdo.

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Elementos necessários:
Nome, firma, sede ou domicílio, nº de identificação fiscal de quem faz a encomenda

Nome, firma, sede ou domicílio, nº de identificação fiscal do fornecedor

Especificação dos bens e quantidades

Nº e data da encomenda

Preço dos bens

Condições de pagamento

Data da entrega

Indicações relativas ao transporte

Assinatura

O número de cópias da Nota de Encomenda depende da organização da empresa.

GUIA DE REMESSA
A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer.
Isto não significa que o Documento de Entrega não se possa apresentar sob outra forma; por
exemplo, o fornecedor ao entregar os bens pode solicitar que a receção dos mesmos lhe seja
confirmada na Nota de encomenda.

Ainda assim, a guia de remessa é o documento específico a utilizar para esta finalidade.

Por vezes também se fala em guias de entrega/receção; trata-se de documentos com a mesma
função das guias de remessa e que, portanto, deverão ter o mesmo conteúdo.

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As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes elementos:

Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação fiscal do
remetente;
Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação fiscal do
destinatário ou adquirente;
Número e data da guia;
Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem utilizadas
como documento de transporte.

As guias de remessa serão substituídas por guias ou notas de devolução, quando se trate de
devoluções de mercadorias anteriormente transacionadas entre as mesmas pessoas.

A emissão das guias ou notas de devolução processar-se-á, o mais tardar, no 5.º dia útil seguinte à
data da devolução.

GUIA DE TRANSPORTE
A expedição dos bens objeto do contrato de compra e venda pode ser feita:

Pelos próprios vendedores ou compradores;

Por outras pessoas especialmente contratadas para o efeito.

Neste último caso, existirá um contrato de transporte.

A guia de transporte é o documento entregue pelo transportador ao expedidor, através do qual o

expedidor prova que entregou ao transportador as coisas a transportar.

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A guia de transporte é feita e assinada em duplicado, ficando a cópia na posse do transportador.

O duplicado da guia de transporte deve acompanhar o transportador pois é esse o documento que
lhe permite fazer prova da legitimidade que tem para transportar os bens em causa.

A guia de transporte deve conter, pelo menos, as seguintes indicações:

Nome e domicílio (ou firma e denominação) do expedidor;
Nome e domicílio (ou firma e denominação) do transportador;
Nome e domicílio (ou firma e denominação) do destinatário;
Designação da natureza, peso, medida ou número dos objetos a transportar, ou, achando-
se estes enfardados ou emalados, da qualidade dos fardos ou malas e do número, sinais ou
marcas dos invólucros;
Indicação do lugar no qual deve fazer-se a entrega;
Indicação da importância do frete, com a declaração de se achar ou não satisfeito, bem como
de quaisquer verbas de adiantamentos a que o transportador se houver obrigado;
Determinação do prazo dentro do qual deve efetuar-se a entrega e também, havendo o
transporte de fazer-se por caminho-de-ferro, declaração de o dever ser pela grande ou
pequena velocidade;
Fixação da indemnização por que responde o transportador, se a tal respeito tiver havido
convenção;
Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte;
Outras cláusulas acordadas entre expedidor e transportador.

Deve realçar-se que todas as questões acerca do transporte serão decididas tendo em consideração
o conteúdo da guia de transporte, pelo que o seu verdadeiro e correto preenchimento é muito
importante.

FATURA
Os fornecedores de bens e serviços são obrigados a emitir uma fatura por cada transmissão de bens
ou prestação de serviços realizados.

A fatura é, assim, o documento contabilístico de venda enviado pelo vendedor ao cliente.

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As faturas devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos:

Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou

prestador de serviços e do destinatário ou adquirente;

Os números de identificação fiscal dos sujeitos acabados de mencionar;

A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com
especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de imposto aplicável;

Nota: as embalagens não efetivamente transacionadas deverão ser objeto de indicação separada
e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;

O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

Nota: no caso de a operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem bens ou

serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os dados relativos às quantidades, preço, taxas e
imposto desses bens ou serviços devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável;

O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem utilizadas
como documento de transporte.

As faturas podem conter quaisquer outras referências acordadas entre o fornecedor de

bens/prestador de serviços e o destinatário/adquirente, bem como quaisquer referências que o
emissor da fatura entenda dever nelas inscrever.
As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por
computador, e devem ser:
Datadas;

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Numeradas sequencialmente;
Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a fatura for utilizada como documento
de transporte), destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor (e,
quando exista, o triplicado às entidades fiscalizadoras).

Além disso, as faturas devem ser emitidas:

Em geral, até ao 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o IVA é devido;

Em caso de pagamentos antecipados, no momento em que o pagamento seja recebido.

O original da fatura destina-se ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.

Este aspeto é essencial: só mediante a apresentação do original da fatura é que o cliente tem direito
à dedução do IVA.

Por essa razão, em caso de extravio de uma fatura o procedimento correto é emitir uma nova
fatura e anular a anterior, referindo expressamente que se trata de fatura em substituição e nunca
emitir uma 2ª via da fatura.

A violação do dever de emitir ou exigir faturas, ou a sua emissão fora de prazo, está sujeita à
aplicação de coimas, para além das consequências nefastas que pode ter em sede de relações com
a Administração Fiscal.

NOTA DE DÉBITO

A aquisição dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a despesas
adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu seguro, despesas
alfandegárias, etc.

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Em muitos casos, estas despesas já estarão incluídas no preço acordado entre as partes.

Porém, pode acontecer que tais despesas não tenham sido previstas. Nessa situação, não se
encontrando incluídas na fatura, o fornecedor emitirá uma nota de débito, através da qual cobra ao
comprador o montante dessas despesas.

Uma outra situação que pode justificar a emissão de notas de débito é aquela em que a empresa
pretende praticar atos não incluídos no seu objeto social.

Pode ocorrer, por exemplo, que uma empresa que se dedica à atividade de fornecimento de bens
informáticos, pretendendo renovar o seu mobiliário de escritório, decida vender o mobiliário
existente.

Trata-se de uma venda de peças de mobília (em 2ª mão), ato que não cabe na previsão do seu objeto
social razão pela qual a empresa não pode cobrar o preço através da emissão de fatura. Neste caso,
o documento apropriado é a nota de débito.

À nota de débito aplicam-se as regras e requisitos estudados a propósito das faturas.

NOTA DE CRÉDITO

Por sua vez, as notas de crédito são utilizadas para titular um movimento de sentido inverso. Ou
seja, não se trata aqui de debitar (cobrar) uma importância ao comprador mas sim de lhe creditar
(devolver) um determinado montante.

A emissão de uma nota de crédito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao emitir a fatura
o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a pronto e em dinheiro.

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Neste caso, a emissão da nota de crédito, a favor do comprador, permitirá regularizar a conta
corrente entre ambos.

NOTA DE LANÇAMENTO

Por vezes utiliza-se a expressão «nota de lançamento» no mesmo sentido de nota de crédito ou
nota de débito. Tal identificação não é correta.
Na verdade, enquanto as notas de débito e de crédito são documentos que titulam relações entre
o fornecedor e o comprador, permitindo a ambos realizar o controlo e gestão da conta corrente, a
nota de lançamento é um documento interno.

Através da nota de lançamento o fornecedor, ou o comprador, realiza o lançamento do movimento

nela titulado nas fichas ou mapas correspondentes.

CONTA CORRENTE

A conta corrente é, na sua formulação mais simples, uma forma de apresentar graficamente uma
sucessão de actos. A conta corrente não está limitada às relações bancárias: pode existir conta
corrente entre quaisquer duas entidades, designadamente entre dois comerciantes.

Em geral, a conta corrente pode ter:

Uma mera função de simplificação contabilística;

Uma função de segurança;

Uma função de crédito.

Tem uma função de simplificação porque as partes acordam expressar as relações entre elas
existentes sob esta forma.

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Correspondência

Tem uma função de segurança, porque permite ao credor satisfazer os seus créditos com base nos
seus débitos para com o seu devedor, desde que tanto os créditos como os débitos em causa se
encontrem inscritos na conta corrente.

Tem uma função de crédito porque, normalmente, em dado momento uma das partes terá saldo
positivo e a outra saldo negativo: uma é credora a outra é devedora.

Em geral, o lançamento de bens diferentes de dinheiro presume-se feito com a cláusula «salva
cobrança»: significa isto que esse lançamento só é efetivo depois de ter ocorrido a boa cobrança
e a consequente transformação do bem em dinheiro.

Em conclusão, a conta corrente é uma figura essencialmente contabilística que possibilita a gestão
e o controlo da relação existente entre o credor (fornecedor) e o devedor (cliente), e vice-versa, a
qual se manifesta através dos movimentos de conta (lançamentos a débito e a crédito).

CARTA DE RECLAMAÇÃO DE CRÉDITOS

Numa situação infelizmente bastante usual entre nós, é bastante frequente os compradores não
procederem ao pagamento atempado das faturas na sua posse.

Nestes casos, o fornecedor deve agir de imediato, exigindo ao comprador em falta o cumprimento
das suas obrigações.

A forma inicial apropriada para a realização desta diligência é a carta de reclamação de créditos.

Esta carta destina-se a servir de prova da insistência feita pelo que deve sempre ser registada com
aviso de receção. Para o efeito é necessário preencher o impresso de registo, do qual constam os
nomes e moradas do remetente e do destinatário da carta, guardando cuidadosamente o talão que
lhes será devolvido pelos Correios.

MOD.FP.076.01 25
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Correspondência

Quanto ao conteúdo da carta propriamente dita esta deve conter:

Nome ou denominação completa e morada ou sede do remetente (o fornecedor);

Nome ou denominação completa e morada ou sede do destinatário (o comprador em falta);

A indicação de que a carta segue registada com aviso de receção;

Local e data em que é escrita;

Identificação do assunto da carta com referência ao número da fatura;

Exposição dos factos, feita de forma clara, breve e precisa com referência a todos os
elementos identificativos da fatura que se encontra a pagamento;

Assinatura.

No caso de a carta levar anexo algum documento, deve sempre mencionar-se essa circunstância no
próprio texto.

DOCUMENTAÇÃO
RECIBO

Paga a fatura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitação do
pagamento. A quitação é, precisamente, o ato pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a
sua obrigação de pagamento para com o fornecedor.

Habitualmente, a propósito da quitação, usa-se a expressão «passar recibo».

Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento. Por exemplo, o fornecedor pode
escrever no exemplar da nota de encomenda ou da fatura que fica em poder do comprador que a
encomenda se encontra paga.

MOD.FP.076.01 26
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Em muitos casos o próprio exemplar da fatura que é enviado ao comprador já contém a indicação
de que a mesma servirá de recibo após boa cobrança (trata-se de prática habitual no domínio dos
contratos de seguro).

Apesar disso é obviamente possível emitir recibos através de documentos especialmente

configurados para esse objetivo.

Esses documentos, que conterão a palavra recibo, deverão conter as mesmas indicações das faturas
ou, em alternativa, a referência à fatura a cujo pagamento conferem a respetiva quitação.

DOCUMENTÇÃO BANCÁRIA

ABERTURA DE CONTA

Contrato de abertura de conta

Aquilo a que habitualmente chamamos “abertura de conta” pode ser considerado na sua dupla
natureza:
Contrato, e
Ato efetivo de abertura de conta.

A abertura de conta é
Contrato, celebrado entre o Banco e o seu cliente, que está na origem de todas as
subsequentes operações bancárias entre ambos desenvolvidas.

No momento da abertura de conta o cliente é confrontado com um formulário do qual constam

Condições gerais, e
Condições especiais.

MOD.FP.076.01 27
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As condições gerais respeitam à abertura, à movimentação, à manutenção e ao encerramento das

contas.
As condições especiais referem-se a certos atos ou negócios específicos como, por exemplo:
Depósito inicial (quando o haja, já que a conta pode ser aberta sem depósito na sequência
da concessão de crédito pelo Banco);
Contrato de cheque;
Emissão de cartões (de débito e de crédito);
Concessão de crédito por descobertos em conta.

Quando não concorde com alguma das cláusulas apresentadas pelo Banco o cliente deve apresentar
as suas razões e tentar obter, por acordo, que a cláusula seja retirada ou que passe a ter uma
redação diferente (a cláusula terá de ser escrita no contrato). Para além da assinatura do contrato,
o cliente terá ainda de preencher uma ficha de abertura de conta.

Ficha de abertura de conta

O aspeto essencial da ficha de abertura de conta reside no facto de esta conter, para além dos
dados pessoais dos titulares da conta, as suas assinaturas escritas em local perfeitamente
determinado. A importância deste aspeto está no facto de essa assinatura (e só essa) passar a ser
válida para todas as comunicações e atos que o cliente preste perante o Banco e, designadamente,
para a assinatura de cheques. Naturalmente que este procedimento determina a identificação, aliás
obrigatória, do cliente.

MOD.FP.076.01 28
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Para o efeito, devem ser apresentados;

No caso das pessoas singulares o bilhete de identidade (ou documento equivalente) e o

cartão de contribuinte

No caso das pessoas coletivas escritura de constituição da sociedade (ou documento

equivalente) certidão do registo comercial confirmativa da inexistência de alterações ao
pacto social (ou confirmativa do teor dessas alterações) ata de nomeação dos
administradores competentes para abrirem e movimentarem a conta (se a identidade dos
mesmos não resultar do pacto social), cartão de pessoa coletiva, o bilhete de identidade (ou
documento equivalente) e o cartão de contribuinte das pessoas que obrigam a sociedade.

Em conclusão, é através da ficha de abertura de conta que se determina:

A identidade dos titulares da conta;
O tipo de conta;
As condições especiais de movimentação da conta, caso existam;
O desenho da assinatura original dos titulares da conta (sem a qual não é possível
realizar a sua movimentação).

Modalidades de conta

Em primeiro lugar, a conta pode ser:

Individual - aberta em nome de uma única pessoa (singular ou coletiva);
Colectiva - aberta em nome de diversas pessoas (singulares ou coletivas).

Por sua vez, a conta coletiva pode ser:

Solidária - qualquer dos titulares pode, pessoal e isoladamente, movimentar a
conta;
Conjunta - só pode ser movimentada com a assinatura de todos os seus titulares;

MOD.FP.076.01 29
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Mista - alguns dos titulares podem movimentar a conta, pessoal e isoladamente,

enquanto que outros titulares só o podem fazer em conjunto com outros.

GUIA DE DEPÓSITO

O depósito bancário

O depósito bancário aparece habitualmente, mas não obrigatoriamente, associado à abertura de

conta. Através do depósito, o cliente entrega os seus fundos à guarda de um determinado Banco e
recebe, em contrapartida, uma remuneração (o juro) que dependerá do tipo de depósito efectuado.
É a diferença entre o total dos depósitos bancários e os créditos que o Banco tenha sobre o cliente
que nos dá o saldo da conta corrente bancária.
É importante distinguir:
O depósito de dinheiro;
O depósito de valores.

Quando o cliente entenda, por razões de segurança, guardar no Banco um determinado bem (joias,
objetos de arte, uma coleção de moedas, títulos nominativos, outros documentos, etc.), ele
pretende que lhe seja devolvido exatamente esse bem. E o Banco, naturalmente, não pode usar
esse mesmo bem na sua atividade.

Diferentemente, quando o cliente deposita uma determinada soma em dinheiro, apenas pretende
que, quando assim o entender, lhe seja devolvida igual importância em dinheiro: ele não espera,
por exemplo, que lhe sejam devolvidas exatamente as mesmas notas ou cheques que depositou.

Neste caso, o Banco pode utilizar o capital depositado pelos clientes na sua própria atividade. O
nosso estudo refere-se exclusivamente ao depósito em dinheiro.

MOD.FP.076.01 30
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Modalidades de depósito

Os depósitos podem ser:

À ordem;
Com pré-aviso;
A prazo;
A prazo não mobilizáveis;
Em regime especial.

Analisemo-los.
Nos depósitos à ordem, o dinheiro depositado pode ser retirado pelo cliente em qualquer
momento. Em princípio, os depósitos à ordem vencem juros anualmente, a taxas bastante baixas.
Note, contudo, que os Bancos não são obrigados a pagar juros pelos depósitos à ordem.

Nos depósitos com pré-aviso, o cliente só pode retirar o seu dinheiro após o decurso de um período
de pré-aviso acordado com o Banco.

Nos depósitos a prazo, o cliente apenas pode movimentar o seu dinheiro no fim do prazo acordado;
em certas situações os Bancos podem autorizar o levantamento antecipado do dinheiro mas, nesse
caso, o cliente será obrigado a pagar as correspondentes taxas de mobilização (importâncias
cobradas pelo Banco em virtude do reembolso antecipado do dinheiro depositado). Em princípio,
só pode realizar depósitos a prazo o cliente que já possua, no mesmo Banco, um depósito à ordem.
O depósito a prazo pode ser realizado diretamente ou por via de transferência de fundos da conta
à ordem.

A remuneração (juro) do depósito a prazo depende do prazo e das características do depósito

(designadamente, de ser mobilizável antecipadamente ou não).

Os depósitos a prazo não mobilizáveis são, precisamente, aqueles nos quais não se admite a
antecipação do levantamento em relação ao prazo previsto.

MOD.FP.076.01 31
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Além destes, podem ainda existir depósitos com um regime diferente (regime especial) desde que
autorizados pelo Banco de Portugal.

Exemplos de depósitos com regime especial são:

Contas poupança-habitação;
Contas poupança - reformados;
Contas poupança - condomínio;
Contas de emigrantes.

Guia de depósito

Para cada uma das modalidades de depósito indicadas pode existir uma diferente guia de depósito.
A guia de depósito é: O documento, impresso em duplicado, através do qual o cliente realiza a
entrega do dinheiro ao Banco; e do qual constam, obrigatoriamente, pelo menos as seguintes
menções:
Número da conta e nome do balcão onde se efetua o depósito;
Nome e morada (ou denominação e sede) do titular da conta;
Data do depósito;
Número, balcão de origem, número de conta e montante dos cheques
depositados, se for caso disso;
Montante total dos cheques depositados, se for caso disso;
Valor em numerário a depositar;
Montante total do depósito escrito em algarismos e por extenso;
Assinatura do depositante.

O cliente fica sempre com o duplicado da guia de depósito, o qual, depois de corretamente
autenticado pelo Banco, funciona como comprovativo da realização do depósito.

MOD.FP.076.01 32
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No caso específico dos depósitos a prazo (mobilizáveis ou não mobilizáveis), o Banco é ainda
obrigado a entregar ao cliente um outro documento: trata-se do título nominativo representativo
da existência do depósito e do qual devem constar:
O valor do depósito, em algarismos e por extenso;
O prazo por que foi constituído o depósito e a data do vencimento;
As condições em que o depósito pode ser mobilizado antes do vencimento, se for
caso disso;
A taxa de juro convencionada, incluindo a taxa aplicável nas situações de
reembolso antecipado, se for caso disso;
A forma e o calendário do pagamento dos juros;
As condições em que o depósito pode ser renovado, se for caso disso.

Transferência bancária

O depósito bancário pode ser realizado através de uma transferência bancária. Na sua forma mais
simples, a transferência bancária é uma mera deslocação de fundos de uma conta bancária para
outra conta bancária.

Mas, podem igualmente existir transferências bancárias internacionais, caso em que os fundos são
transferidos de um Banco nacional para um Banco no estrangeiro.

Em qualquer dos casos, as transferências bancárias podem traduzir pagamentos ou cobranças.

Nos pagamentos, o cliente manda pagar uma determinada dívida através da sua conta bancária.

Nas cobranças, o cliente realiza os seus créditos através da conta bancária.

Exemplo destas situações é o pagamento mediante transferência bancária das faturas de

fornecimento de água, eletricidade ou telefone: através da transferência bancária a entidade
fornecedora do serviço realiza a cobrança e o cliente concretiza o pagamento.

MOD.FP.076.01 33
 UFCD 3839: Documentação
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CADERNETA DE CHEQUES

A matéria respeitante ao cheque encontra-se já suficientemente estudada. Neste momento importa

apenas realçar alguns aspetos.

Em princípio, com a abertura de conta, o Banco entrega ao cliente um conjunto de cheques sob a
forma de:
Módulos individuais numerados em sequência;

Livro/caderneta contendo um determinado número de cheques (e seus duplicados)

em páginas de três cheques cada.

A entrega de módulos individuais constitui a prática normal relativamente aos clientes particulares.

A entrega do livro/caderneta constitui a prática normal relativamente aos clientes comerciais

(empresas, individuais ou coletivas), o que lhes permite um controlo mais efetivo e imediato
(através dos duplicados que mantêm na sua posse) do seu movimento de emissão de cheques.

MOD.FP.076.01 34
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CONTA CORRENTE BANCÁRIA E EXTRACTO DE CONTA

Noção

Já sabemos que, em geral, o lançamento em conta corrente de bens diferentes de dinheiro se

presume feito com a cláusula «salva cobrança»: significa isto que esse lançamento só é efectivo
depois de ter ocorrido a boa cobrança e a consequente transformação do bem em dinheiro.

Este problema não se põe no caso específico da conta corrente bancária, pois nesta os movimentos
são sempre em dinheiro.

Pela sua própria natureza, a conta corrente bancária implica a emissão contínua de saldos (sempre
que ocorra qualquer movimento na conta do cliente), sob a forma de extractos de conta.

Em princípio, o saldo é sempre favorável ao cliente ou, na pior das hipóteses, igual a zero.

Nos casos em que o saldo se altere e passe a ser favorável ao Banco entramos no campo da
concessão de crédito.

Em conclusão, a conta corrente é uma figura essencialmente contabilística que possibilita a gestão
e o controlo da relação existente entre o Banco e o cliente, a qual se manifesta através dos
movimentos de conta (lançamentos a débito e a crédito).

Concessão de crédito em conta

Já vimos que o Banco pode conceder crédito aos seus clientes através da operação de desconto de
títulos de crédito.

Vamos agora analisar, numa perspetiva mais geral, os modos de concessão de crédito.

MOD.FP.076.01 35
 UFCD 3839: Documentação
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Fala-se em abertura de crédito para significar a situação na qual o Banco coloca ao dispor de um
seu cliente, por certo período de tempo, os capitais necessários, ou até determinado limite, para
provir ao auxílio financeiro deste.

No respeito pela lei, os Bancos têm a liberdade de ajustar com cada cliente as condições que melhor
se adaptem ao caso concreto em análise, atendendo às garantias que lhe são oferecidas pelo cliente
e assim definindo o crédito que este merece.

Normalmente, a concessão de crédito implica o preenchimento de fichas respeitantes a dados

relativos ao património e rendimentos dos clientes, podendo ainda os Bancos solicitar
demonstrações fiscais e contabilísticas que confirmem a veracidade das informações produzidas.

Crédito em conta

A primeira modalidade a referir é a do crédito em conta.

Nesta forma de concessão de crédito o Banco coloca à disposição do cliente, através da sua conta
bancária, um determinado montante que o cliente poderá usar, ou não, de acordo com as condições
acordadas.
Tradicionalmente esta situação dependia de um pedido expresso feito pelo cliente. Hoje em dia,
porém, fruto da grande competitividade e da política comercialmente agressiva das instituições de
crédito, tornou-se prática corrente os Bancos disponibilizarem certas verbas (não muito elevadas)
aos seus melhores clientes, independentemente de qualquer pedido por parte destes.

Em qualquer dos casos, naturalmente, a utilização do crédito implicará o pagamento de um certo

valor (o juro) ao Banco.

MOD.FP.076.01 36
 UFCD 3839: Documentação
Comercial e Circuitos de
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Crédito em conta corrente

Normalmente, o crédito em conta é um crédito de conta corrente. Ou seja, o Banco disponibiliza

os fundos na conta bancária do cliente e este procede à sua utilização, movimentando livremente
os fundos de acordo com as suas necessidades e até ao limite da importância estipulada pelo Banco.
No limite, se o cliente não chegar a usar esses fundos, ele poderá não ter de pagar qualquer
remuneração ao Banco (se bem que, nesse caso, normalmente ser-lhe-á pedida uma comissão de
imobilização do capital).

A concessão deste tipo de crédito poderá ou não ficar dependente da prestação de garantias pelo
cliente. Nos casos em que a concessão de crédito parta da iniciativa do Banco tais garantias não
deverão ser pedidas já que o crédito é concedido com base na confiança de que o cliente se mostrou
merecedor perante o Banco (é o caso das chamadas contas-ordenado).

Já nos casos de solicitação de crédito por parte do cliente (e, designadamente, a partir de certos
montantes de crédito), é normal que lhe seja solicitada uma garantia (por exemplo, a emissão de
uma livrança em branco).

Além disso, o Banco pode ainda exigir a assinatura de outras pessoas ou entidades (avalistas ou
fiadores) de forma a melhor acautelar a reposição do crédito concedido.
Caso utilize o crédito (no todo ou em parte), o cliente deverá depois devolvê-lo, no prazo acordado,
acrescido dos juros devidos ao Banco, face ao caso concreto. Em princípio, esse reembolso deve
ocorrer numa única operação; mas, em certos casos o Banco pode aceitar que a devolução do capital
se faça em “prestações”.

Crédito em conta empréstimo

A concessão de crédito pode ter por base a celebração de um contrato de mútuo no qual se estipula
um montante fixo de capital a emprestar e um plano financeiro dos pagamentos (incluindo a
referência da taxa de juros) a realizar pelo cliente.

MOD.FP.076.01 37
 UFCD 3839: Documentação
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A principal diferença desta forma de concessão de crédito decorre do facto de, ao contrário do que
acontecia com a conta corrente, o cliente não poder movimentar livre e diretamente a conta.

Não é o cliente que decide, em cada momento, qual o montante a utilizar ou, inclusivamente, a não
utilização do capital; é o Banco que lhe entrega o capital o qual terá de ser reembolsado nas
condições e prazos previstos, independentemente de ser utilizado ou não.

Esta forma de crédito está, praticamente sempre, sujeita a garantias (designadamente, hipotecas
de bens imóveis).

Normalmente, o reembolso é feito em “prestações” /amortizações, mensais (é o mais habitual),

trimestrais ou semestrais.

Crédito por descoberto bancário (autorizado)

Referimos atrás que, em princípio, o saldo da conta bancária é sempre favorável ao cliente ou, na
pior das hipóteses, igual a zero.

Quando assim não acontece, e o saldo é negativo, dá-se o chamado descoberto: os fundos do
cliente não são suficientes para cobrir os débitos realizados na conta.
Esta situação constituirá, na maior parte dos casos, uma ilegalidade: o cliente não pode (não deve)
utilizar dinheiro que não tem.

Porém, em certos casos, o descoberto pode ser autorizado.

O crédito a descoberto, apesar de poder estar previsto logo no contrato de abertura de conta,
dependerá, em regra, de uma decisão do Banco, face ao caso concreto.

MOD.FP.076.01 38
 UFCD 3839: Documentação
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Assim, o Banco autoriza o cliente a realizar débitos em valor superior ao saldo existente na conta,
com a condição de no prazo acordado (normalmente, muito curto) o cliente repor o dinheiro em
falta.

O crédito a descoberto pode ser remunerado ou não. Tudo depende da decisão do Banco que tem
o direito de cobrar juros, mas, em muitos casos, tratando-se de situações excecionais ou de clientes
especiais, poderá não o fazer.

Crédito por assinatura

Por vezes os Bancos são solicitados por alguns clientes a emitirem declarações que aumentem a
confiança e a credibilidade que o mercado concede a estes clientes.

Nestes casos, ao menos num momento inicial, o Banco não entrega quaisquer fundos ao cliente,
limitando-se a “emprestar-lhe” o seu bom nome.

Nessa situação pode ser emitido (citamos apenas os mais relevantes):

Aval bancário;
Garantia bancária;
Declaração de capacidade financeira.

Recordando o que se disse a propósito do aval nas letras, é fácil compreender o aval bancário.

Trata-se de um caso específico de aval (de um qualquer título de crédito) em que o avalista é o
Banco.

Como também já havíamos mencionado, o aval do Banco confere ao título uma maior credibilidade
(e circulabilidade) pois o seu desconto bancário fica muito facilitado pela circunstância de um dos
obrigados ser uma entidade que, sem dúvida, cumprirá com o pagamento.

MOD.FP.076.01 39
 UFCD 3839: Documentação
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O aval é dado nos termos já estudados a propósito da letra.

A garantia bancária é solicitada através do preenchimento de um impresso fornecido pelo Banco.

Através dela o crédito concede um crédito eventual: o Banco garante que se o seu cliente não
cumprir uma certa obrigação, ele, Banco, cumpri-la-á.
A título de exemplo, a garantia bancária é muito usada na celebração de contratos de empreitadas:

se o empreiteiro não cumprir o plano de trabalhos acordado, ficando obrigado a indemnizar a outra
parte, o pagamento do montante dessa indemnização está garantido pelo Banco (através da
garantia bancária).

Na declaração de capacidade financeira, o Banco emite uma declaração confirmando a situação

patrimonial do seu cliente, num determinado momento, mas não se responsabiliza por qualquer
pagamento a efetuar pelo cliente.

EXTRACTO DE CONTA

O extrato de conta é o documento que o Banco envia ao cliente, para efeitos de conferência, e no
qual inscreve todos os movimentos realizados na conta durante um determinado período.

O cliente deve proceder à análise cuidada do extrato, contactando o Banco em caso de dúvida ou
reclamação.

Normalmente os documentos de extrato contêm, no verso, uma cláusula do tipo «as reclamações
relativamente aos movimentos lançados no extrato de conta, devem ser apresentadas no prazo de
x dias contados da data de receção do extrato» ou equivalente.

MOD.FP.076.01 40
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Na falta de reclamação dentro do prazo previsto, os movimentos constantes do extrato

consideram-se consolidados, circunstância que, no caso de erro, pode causar graves problemas ao
cliente.

EMISSÃO DE CARTÃO BANCÁRIO

Generalidades

O contrato de emissão de cartões bancários pode constar do próprio formulário de abertura de

conta ou, o que é mais normal, de formulário autónomo, com diferentes cláusulas conforme o tipo
de cartão que estiver em causa.

O cartão bancário assume-se, em primeiro lugar, como um importante meio de pagamento, nessa
medida se afirmando como futuro e provável sucessor natural dos cheques.

O cartão bancário consiste num retângulo de plástico, normalizado, com 86 por 54 mm e 0,76 mm
de espessura que, para além dos elementos identificativos do Banco emissor, identifica o nome e o
número do cliente e deve ser por este assinado no verso (nalguns casos, o cartão apresenta no verso
a fotografia do cliente).

O cartão bancário é ainda constituído por uma faixa magnética (no seu verso), na qual se encontram
inseridos elementos como:
O nome do cliente;
O número de conta;
O PIN (no inglês original, personal identification number, o PIN constitui o
código de acesso, composto por 4 números, conhecido apenas do cliente
e que este deve memorizar pois sem o PIN o cartão não funcionará nas
máquinas automáticas).

MOD.FP.076.01 41
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Modalidades de cartões bancários

A distinção fundamental faz-se entre:

Cartões de levantamento;
Cartões de crédito.

Cartão de levantamento

O cartão de levantamento é utilizado nas máquinas automáticas ATM (automated teller machine,
no inglês original, terminais de pagamento automático ou TPA, em português), as mais habituais
entre nós e que além dos levantamentos permitem realizar outras operações, e CD (cash dispenser),
apenas para levantamentos.

O cartão é simplesmente introduzido na ranhura da máquina, após o que as instruções para o

momento inicial da relação entre o Banco e o cliente ocorre no momento da abertura de conta.

MOD.FP.076.01 42
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ANEXOS
FORNECEDOR DOCUMENTO

NºCONTRIBUINTE DATA NOTA DE ENCOMENDA

Exmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Local de entrega

Data de entrega

Transporte

RUBRICA

MOD.FP.076.01 43
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CLIENTE DOCUMENTO
NºCONTRIBUINTE DATA GUIA DE REMESSA

Exmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Carga: data, hora, local

Descarga: data, hora, local

RUBRICA

MOD.FP.076.01 44
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CLIENTE DOCUMENTO
NºCONTRIBUINTE DATA FACTURA

Exmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Sub - total
VALOR DO IVA
VALOR LIQUIDO

RUBRICA

MOD.FP.076.01 45
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CLIENTE DOCUMENTO
NºCONTRIBUINTE DATA NOTA DE CRÉDITO

Exmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Sub-total
VALOR DO IVA
VALOR LIQUIDO

RUBRICA

MOD.FP.076.01 46
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CLIENTE DOCUMENTO
NºCONTRIBUINTE DATA NOTA DE DÉBITO

Exmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Sub-total
VALOR DO IVA
VALOR LIQUIDO

RUBRICA

MOD.FP.076.01 47
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CLIENTE DOCUMENTO
NºCONTRIBUINTE DATA RECIBO

VALOR:

Exmos. Senhores:

RECEBEMOS QUANTIA DE:

PARA PAGAMENTO DE:

RUBRICA

MOD.FP.076.01 48
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CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA

Correspondência Registo de Entrada

Separação Patente

Particular ou Pessoal
Abertura

Confidencial
Registo

Registo em Livro próprio

Distribuição

Resposta Arquivo

Assinatura

Registo de saída

Expedição e Arquivo

MOD.FP.076.01 49
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REGISTO DE CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA

N.º DATA REMETENTE ASSUNTO Secção Destinatária OBS
100 05.04.2011 XPTO.LDA Orçamento Secção Compras
101 05.04.2011 Zé dos Anzóis Envio de cheque Tesouraria
102 05.04.2011 Seg. Social Solicitação de Recursos Humanos
dados

102 06.04.2011 Finanças Impostos Contabilidade

REGISTO DE CORRESPONDÊNCIA ENVIADA

N.º DATA DESTINATÁRIO ASSUNTO Secção remetente OBS
100 10.04.2011 XPTO.LDA Orçamento Secção Compras
101 10.04.2011 Zé dos Anzóis Envio de cheque Tesouraria
102 15.04.2011 Seg. Social Solicitação de Recursos Humanos
dados

102 26.04.2011 Finanças Impostos Contabilidade

MOD.FP.076.01 50
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Comercial e Circuitos de
Correspondência

BIBLIOGRAFIA

SANTOS, Fernando; Saber Escrever – A Arte e a Técnica da Escrita, Edições Chambel, 1998

SEQUEIRA, Arminda Sá Moreira; Correspondência em Português – Comunique de Forma

Eficiente, Porto Editora, 2005

LAMPREIA, J. Martins; Comunicação Empresarial, Texto Editora, 1998

FIGUEIREDO, Olívia e FIGUEIREDO, Eunice; Prontuário Actual da Língua Portuguesa – Guia

Alfabético, Edições Asa, 2005

IEFP, Documentação Comercial, 2004

MOD.FP.076.01 51