Plano de Gerenciamento do Projeto

Nome do Projeto: Tranformação de Processos da Empresa XPTO Prazo: 31/03/2023

Gerente do Projeto: Genildo Braga Orçamento: R$ 80.000,00
Setor Responsável: Escritório de Processos Classificação: Projeto de Melhoria
TAP - TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Descrever o OBJETIVO (situação futura desejada), a JUSTIFICATIVA (motivação), a DESCRIÇÃO (O que faz parte)

O objetivo do projeto de transformação de processos é redesenhar os processos do setor financeiro, devido aos erros de pagamentos duplicados, aumento do pagamento de
juros e atrasos no fechamento dos caixas, logo o projeto será composto de 5 etapas: Desenho da situação atual, análise de GAP, Redesenho, Documentação e Treinamento
dos usuários.
EAP - ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO

Descrever a estrutura ou colocar como anexo. A EAP é

como um organograma que mostra as macroetapas do
projeto e seus entregáveis.

REQUISITOS PREMISSAS RESTRIÇÕES RISCOS

Parte do produto ou serviço que será Informações necessárias, mas não Informações disponíveis que limitam o Qualquer coisa, desconhecida ou incerta,
entregue disponíveis projeto que possa impedir o sucesso
A documentação deve ser feita com prints Os usuários só dipõem de 2h diárias para Falta de apoio da Diretoria

COMUNICAÇÃO

RECURSOS
Nome Função Assinatura Gestor Imediato Atribuições no Projeto
Carlos Usuário Camila Será usuário chave do processo de pagamento
Genildo GP Terceiro Realizar a gstão do projeto
Camila Patrocinadora Camila Patrocinadora do projeto e responsável por liberar a equipe para o projeto
André Usuário Camila Será usuário chave do processo de recebimento

CRONOGRAMA E ORÇAMENTO
Nº ATIVIDADE / ETAPAS RESPONSÁVEL CRONOGRAMA ORÇAMENTO STATUS
1 Entrevistas Talita 31/10/2022 Não definido por tarefa Não Iniciado

2 Desenho André 15/11/2022 Não definido por tarefa Não Iniciado

3 Análise de GAPs Camila 30/11/2022 Não definido por tarefa Não Iniciado

Legenda:
Não Iniciado
Em execução
Atrasado
Finalizado
 PLANO DE AÇÃO - 5H2W
QUANDO?
Nº O QUÊ? POR QUÊ? COMO? QUEM? COMO? QUANTO? ANDAMENTO
INÍCIO FIM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
 ACOMPANHAMENTO DO PLANO DE AÇÃO

RELATÓRIO 0; 0% Atividades em
Total de Atividades 0 Andamento

ATIVIDADES Nº %
Atividades em Andamento 0 Atividades
Concluídas
Total de Atividades 0 #DIV/0!
Atividades Concluídas 0
Atividades em Andamento 0 #DIV/0! Atividades Não
Iniciadas
Atividades Concluídas 0 #DIV/0! Atividades Não Iniciadas 0
Atividades
Atividades Não Iniciadas 0 #DIV/0! Atividades Canceladas 0 Canceladas

Atividades Canceladas 0 #DIV/0! Atividades

Atividades Atrasadas 0
Atrasadas
Atividades Atrasadas 0 #DIV/0!
 Cadeia de Valor

PROCESSOS GERENCIAIS

PROCESSOS PRIMÁRIOS

PROCESSOS DE SUPORTE

Genildo M Braga V1
 MATRIZ GUT
Nº Processo Descrição Setor Gravidade Urgência Tendência Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

Legenda:
Gravidade: Qual o impacto para as atividades? Legenda: 3 (Muito grave), 2 (Grave), 1 (Pouco grave)
Urgência: Pode esperar? Legenda: 3 (Não pode esperar), 2 (Pode esperar um pouco), 1 (não é urgente)
Tendência: O problema tende a piorar com o passar do tempo? Legenda: 3 (irá piorar rapidamente), 2 (irá piorar no
médio prazo), 1 (não irá piorar)
 FORMULÁRIO DE ENTREVISTA
DEPARTAMENTO DATA:

PONTO FOCAL: GERÊNCIA:

HORÁRIO DE INÍCIO: HORÁRIO FIM:

PROCESSOS IDENTIFICADOS:

FORNECEDOR (ES) INPUTS PROCESSOS OUTPUT(S) CLIENTE (S)

DOCUMENTOS COLETADOS:

OBSERVAÇÕES:

PONTOS DE ATENÇÃO:

Genildo M Braga V1 – 12/07/2018

DIAGRAMA DO ESCOPO DO PROCESSO
NOME DO PROCESSO: CONTAS A PAGAR DONO DO PROCESSO Camila

OBJETIVO CLIENTES INDICADORES REGULADORES

Realizar o pagamento de todas as Contabilidade, Fiscal Prazo Médio de Pagamento. Não identificado
obrigações da empresa em tempo
hábil, não gerando juros, multas e
registrando tudo de forma correta no
ERP.

EVENTO INICIAL Recebimento da NF RESULTADO

INTERFACES DE Suprimentos
ENTRADA

ENTRADAS NF

ETAPAS Preparar Documento

SAÍDAS Pagamento Realizado

INTERFACES DE SAÍDA Contabilidade/Fiscal

EXECUTORES: SISTEMAS E EQUIPAMENTOS:

Setor Financeiro – Contas a Pagar – João da Silva ERP Protheus / Internet Banking Bradesco

Sobre a notação BPMN 2.0
A notação BPMN 2.0 (Business
Process Modelling Notation) é um
padrão criado pela Business
Process Mangement Initiative,
agora fundido com o Object
Management Group (OMG), um
grupo de definição de padrões de
sistemas de informação. O BPMN
tem crescente aceitação como
padrão a partir de muitas
perspectivas, o que resultou em sua
inclusão em várias ferramentas de
modelagem mais usadas. Ele
fornece um conjunto de símbolos
robustos para modelar diferentes
aspectos dos processos
negócios. Como a maioria das
notações modernas, os símbolos
descrevem relacionamentos
definidos como workflow e ordem
de precedência.
NOTAÇÃO BPMN 2.0
Objeto de Fluxo - Eventos Objeto de Fluxo - Atividades Objeto de Fluxo - Gateways
Simples: Indica uma Gateway Exclusivo: Indicam a
tarefa do processo no bifurcação do processo,
Início seu menor nível. podendo seguir apenas por um
caminho por vez.
Tempo: O processo é Mensagem: O Gateway Paralelo: Indicam a
Início de processo processo é iniciado
iniciado por uma Usuário: Indica uma bifurcação do processo, devendo
simples. com a chegada de
condição de tempo. tarefa executada por seguir todos os caminhos ao
uma mensagem. mesmo tempo.
um usuário.
Gateway Inclusivo: Indicam a
Intermediário bifurcação do processo, podendo
Manual: Indica uma ou não seguir todos os caminhos
Evento intermediário Tempo: Quando no Mensagem: Quando tarefa executada de ao mesmo tempo.
simples. meio das atividades no meio das forma manual.
ocorre algum intervalo atividades ocorre
de tempo. algum envio de Objeto de Conexão
mensagem.
Script: Indica uma
Indica o fluxo de sequência de
tarefa executada
atividades
de Fim através de script.
Evento final simples. Mensagem: Evento Indica o fluxo mensagens entre duas
final com envio de entidades (ex: pools)
Subprocessos: É uma
mensagem.
atividade que contém
outras atividades.
Indica associação de informações entre
Artefatos com Objetos de Fluxo

Swimlanes Artefatos

Piscinas (pools): Indica um

participante do processo, seja
uma entidade, ou uma função.

Objeto de dados: Armazenamento de Anotações: São Grupo: O objeto de

Raias (lanes)Indica uma
subpartição da piscina.
Marcos (milestones): Indica
uma subpartição de um
processo.
Fornecem informações dados: Um depósito mecanismos para que grupo é um
sobre como os de dados oferece às um modelador forneça mecanismo visual
documentos, dados e atividades um informações para agrupar
outros objetos são usados mecanismo para adicionais para o leitor elementos de um
e atualizados durante o resgatar ou atualizar de um diagrama diagrama
processo. informações BPMN. informalmente.
armazenadas que irão
persistir além do
escopo do processo.
 QUICK WINS
Nº Processo Ganho Esforço Classificação
1 Preparação da documentação de suporte Maior Maior Projeto
2 Contas a Pagar Maior Menor Quick Wins
3 Contas a Receber Menor Menor Outros
4 Baixa de Títulos Menor Menor Outros
5 Conciliação Menor Maior Outros
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

Classificação:
Quick Win: Maior Ganho e Menor Esforço
Projeto: Maior Esforço e Maior Ganho
 MATRIZ DE INDICADORES
Nome do Unidade de Frequência da
Nº Processo Descrição Quem mede? Fórmula Base de Dados Meta
Indicador Medida medição
Mede a geração de João -
1 Gerir Financeiro Margem Ebtida % Mensal Ebtida/Receita DRE >=70%
caixa operacional Controladoria
(Entradas –
Mede a rotatividade Relatório de
2 Gerir RH Turnover % Mensal Pedro - RH Saídas)/Total de <3%
dos colaboradores HeadCount
pessoas
Mede a quantidade
Total de
de propostas
3 Gerir Vendas Taxa de Conversão % Semanal Mariana - Comercial Vendas/Total de Relatório Comercial 60%
convertidas em
Propostas
vendas
Mede o preço Faturamento/Qtd Relatório de
4 Gerir Vendas Ticket Médio Nº Mensal Camila - Comercial <80,00>
médio de vendas de vendas Faturamento
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
 FORMULÁRIO DE MODELO DE DOCUMENTAÇÃO
MACROPROCESSO: PROCESSO:

SOBRE O PROCESSO:

Objetivo – Qual o objetivo desse processo;

Pré-condições – Há alguma característica, ou pré-requisito necessário para que esse processo se realize;

Responsável – Quem é o responsável por esse processo (cargo ou função);

Origem dos Dados – As informações desse processo, vem de que origem? onde são extraídas as informações
desse processo;

Validações dos Dados – Informações que validam esse processo, regras de negócio;

Saídas (relatórios) - Quais são os relatórios necessários desse processo, colocando em anexo um exemplo de
cada relatório;

Expectativa de melhoria – O que vc espera que seja melhorado, em relação a esse processo (rotina atual).
Qual sua experiência em outras empresas e/ou outros softwares, que pode trazer para melhorar seu processo
atual;

Informações adicionais – Qualquer informação adicional que julgue necessário apresentar nesse documento.

ATIVIDADE:

O que – Explique o que é essa atividade;

Quem – Quem é o responsável por essa atividade;

Por que - Porque essa atividade é feita;

Onde - Onde ela é realizada (software, local de trabalho, sistema etc.);

Quando - Em que momento essa atividade é realizada, se é cíclica, qual o ciclo/período?

Como faço hoje – Como realiza essa atividade hoje, com exemplos e se necessário, prints de tela, exemplos
de tabelas, sites de consulta etc.

Genildo M Braga V1 – 12/07/2018

 STATUS REPORT OPERAÇÃO ASSISTIDA
Nome do Processo: Data da Validação:
Gerente do Projeto: Situação do Processo: De 1 à 5...sendo 1 ruim e 5 ótimo: ( )
Setor Responsável: Nº de Controle exemplo 02/2022
ANOMALIAS IDENTIFICADAS

Informar problemas, causas e efeitos relativos ao processo e que possam impactar na sua execução.

INTERVENÇÃO CORRETIVA

Descrever as intervenções corretivas a serem aplicadas ao processo.

PRÓXIMOS PASSOS

Informar as próximas tarefas que serão realizadas e ações para mitigar os riscos e problemas identificados

PLANO DE AÇÃO
Nº ATIVIDADE RESPONSÁVEL PRAZO OBSERVAÇÃO STATUS

Auditor Responsável pelo Processo

 RELATÓRIO DE CONCLUSÃO DO PROJETO

Nome do Projeto Data de Início e Fim

Motivação Principal

Apresenta os objetivos que culminaram na realizaçãodo projeto em questão.

Etapas do Trabalho

Descreve as etapas ou fases realizadas durante operíodo de projeto.

Abordagem adotada

Descreve a estratégia adotada para desenvolvimentodo projeto.

Abordagem para implantação de processos

Descreve a estratégia adotadapara implantação dos processos modelados.

Objetivos inicialmente estabelecidos

Lista os objetivos a seremalcançados, estabelecidos no início do projeto de modelagem de processos.

Objetivos estabelecidos x Resultados Alcançados

Estabelece um comparativoentre os objetivos inicialmente planejados e os resultados obtidos, apontandoos ganhos alcançados durante o projeto.

Melhorias adicionalmente propostas

Relaciona as melhoriasadicionalmente propostas e os resultados obtidos com sua implantação.

Ações adicionalmente propostas

Aponta recomendações de melhorias“além do escopo”, necessárias para garantir a continuidade do sucesso doprojeto em futuras fases ou etapas.

Lições aprendidas

Apresenta os aspectos negativos identificados, de formaaberta e transparente, para servir de balizador e aprendizado na ocorrência deprojetos semelhantes no futuro.

Próximos Passos

Apresenta as próximas etapas ou fases do projeto a seremexecutadas, estabelecendo uma continuidade além do escopo inicial.

Gerente do Projeto