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O objetivo do projeto de transformação de processos é redesenhar os processos do setor financeiro, devido aos erros de pagamentos duplicados, aumento do pagamento de
juros e atrasos no fechamento dos caixas, logo o projeto será composto de 5 etapas: Desenho da situação atual, análise de GAP, Redesenho, Documentação e Treinamento
dos usuários.
EAP - ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
COMUNICAÇÃO
RECURSOS
Nome Função Assinatura Gestor Imediato Atribuições no Projeto
Carlos Usuário Camila Será usuário chave do processo de pagamento
Genildo GP Terceiro Realizar a gstão do projeto
Camila Patrocinadora Camila Patrocinadora do projeto e responsável por liberar a equipe para o projeto
André Usuário Camila Será usuário chave do processo de recebimento
CRONOGRAMA E ORÇAMENTO
Nº ATIVIDADE / ETAPAS RESPONSÁVEL CRONOGRAMA ORÇAMENTO STATUS
1 Entrevistas Talita 31/10/2022 Não definido por tarefa Não Iniciado
3 Análise de GAPs Camila 30/11/2022 Não definido por tarefa Não Iniciado
Legenda:
Não Iniciado
Em execução
Atrasado
Finalizado
PLANO DE AÇÃO - 5H2W
QUANDO?
Nº O QUÊ? POR QUÊ? COMO? QUEM? COMO? QUANTO? ANDAMENTO
INÍCIO FIM
1
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ACOMPANHAMENTO DO PLANO DE AÇÃO
RELATÓRIO 0; 0% Atividades em
Total de Atividades 0 Andamento
ATIVIDADES Nº %
Atividades em Andamento 0 Atividades
Concluídas
Total de Atividades 0 #DIV/0!
Atividades Concluídas 0
Atividades em Andamento 0 #DIV/0! Atividades Não
Iniciadas
Atividades Concluídas 0 #DIV/0! Atividades Não Iniciadas 0
Atividades
Atividades Não Iniciadas 0 #DIV/0! Atividades Canceladas 0 Canceladas
PROCESSOS GERENCIAIS
PROCESSOS PRIMÁRIOS
PROCESSOS DE SUPORTE
Genildo M Braga V1
MATRIZ GUT
Nº Processo Descrição Setor Gravidade Urgência Tendência Total
1
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Legenda:
Gravidade: Qual o impacto para as atividades? Legenda: 3 (Muito grave), 2 (Grave), 1 (Pouco grave)
Urgência: Pode esperar? Legenda: 3 (Não pode esperar), 2 (Pode esperar um pouco), 1 (não é urgente)
Tendência: O problema tende a piorar com o passar do tempo? Legenda: 3 (irá piorar rapidamente), 2 (irá piorar no
médio prazo), 1 (não irá piorar)
FORMULÁRIO DE ENTREVISTA
DEPARTAMENTO DATA:
PROCESSOS IDENTIFICADOS:
DOCUMENTOS COLETADOS:
OBSERVAÇÕES:
PONTOS DE ATENÇÃO:
Realizar o pagamento de todas as Contabilidade, Fiscal Prazo Médio de Pagamento. Não identificado
obrigações da empresa em tempo
hábil, não gerando juros, multas e
registrando tudo de forma correta no
ERP.
INTERFACES DE Suprimentos
ENTRADA
ENTRADAS NF
Setor Financeiro – Contas a Pagar – João da Silva ERP Protheus / Internet Banking Bradesco
NOTAÇÃO BPMN 2.0
Objeto de Fluxo - Eventos Objeto de Fluxo - Atividades Objeto de Fluxo - Gateways
Sobre a notação BPMN 2.0
Simples: Indica uma Gateway Exclusivo: Indicam a
tarefa do processo no bifurcação do processo,
A notação BPMN 2.0 (Business Início seu menor nível. podendo seguir apenas por um
Process Modelling Notation) é um caminho por vez.
padrão criado pela Business Tempo: O processo é Mensagem: O Gateway Paralelo: Indicam a
Início de processo processo é iniciado
Process Mangement Initiative, iniciado por uma Usuário: Indica uma bifurcação do processo, devendo
simples. com a chegada de
agora fundido com o Object condição de tempo. tarefa executada por seguir todos os caminhos ao
uma mensagem. mesmo tempo.
Management Group (OMG), um um usuário.
grupo de definição de padrões de Gateway Inclusivo: Indicam a
sistemas de informação. O BPMN Intermediário bifurcação do processo, podendo
tem crescente aceitação como Manual: Indica uma ou não seguir todos os caminhos
padrão a partir de muitas Evento intermediário Tempo: Quando no Mensagem: Quando tarefa executada de ao mesmo tempo.
perspectivas, o que resultou em sua simples. meio das atividades no meio das forma manual.
ocorre algum intervalo atividades ocorre
inclusão em várias ferramentas de
de tempo. algum envio de Objeto de Conexão
modelagem mais usadas. Ele mensagem.
fornece um conjunto de símbolos Script: Indica uma
Indica o fluxo de sequência de
robustos para modelar diferentes tarefa executada
atividades
aspectos dos processos de Fim através de script.
negócios. Como a maioria das
notações modernas, os símbolos Evento final simples. Mensagem: Evento Indica o fluxo mensagens entre duas
descrevem relacionamentos final com envio de entidades (ex: pools)
Subprocessos: É uma
mensagem.
definidos como workflow e ordem atividade que contém
de precedência. outras atividades.
Indica associação de informações entre
Artefatos com Objetos de Fluxo
Swimlanes Artefatos
Classificação:
Quick Win: Maior Ganho e Menor Esforço
Projeto: Maior Esforço e Maior Ganho
MATRIZ DE INDICADORES
Nome do Unidade de Frequência da
Nº Processo Descrição Quem mede? Fórmula Base de Dados Meta
Indicador Medida medição
Mede a geração de João -
1 Gerir Financeiro Margem Ebtida % Mensal Ebtida/Receita DRE >=70%
caixa operacional Controladoria
(Entradas –
Mede a rotatividade Relatório de
2 Gerir RH Turnover % Mensal Pedro - RH Saídas)/Total de <3%
dos colaboradores HeadCount
pessoas
Mede a quantidade
Total de
de propostas
3 Gerir Vendas Taxa de Conversão % Semanal Mariana - Comercial Vendas/Total de Relatório Comercial 60%
convertidas em
Propostas
vendas
Mede o preço Faturamento/Qtd Relatório de
4 Gerir Vendas Ticket Médio Nº Mensal Camila - Comercial <80,00>
médio de vendas de vendas Faturamento
5
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FORMULÁRIO DE MODELO DE DOCUMENTAÇÃO
MACROPROCESSO: PROCESSO:
SOBRE O PROCESSO:
Pré-condições – Há alguma característica, ou pré-requisito necessário para que esse processo se realize;
Origem dos Dados – As informações desse processo, vem de que origem? onde são extraídas as informações
desse processo;
Validações dos Dados – Informações que validam esse processo, regras de negócio;
Saídas (relatórios) - Quais são os relatórios necessários desse processo, colocando em anexo um exemplo de
cada relatório;
Expectativa de melhoria – O que vc espera que seja melhorado, em relação a esse processo (rotina atual).
Qual sua experiência em outras empresas e/ou outros softwares, que pode trazer para melhorar seu processo
atual;
Informações adicionais – Qualquer informação adicional que julgue necessário apresentar nesse documento.
ATIVIDADE:
Como faço hoje – Como realiza essa atividade hoje, com exemplos e se necessário, prints de tela, exemplos
de tabelas, sites de consulta etc.
Informar problemas, causas e efeitos relativos ao processo e que possam impactar na sua execução.
INTERVENÇÃO CORRETIVA
PRÓXIMOS PASSOS
Informar as próximas tarefas que serão realizadas e ações para mitigar os riscos e problemas identificados
PLANO DE AÇÃO
Nº ATIVIDADE RESPONSÁVEL PRAZO OBSERVAÇÃO STATUS
Etapas do Trabalho
Abordagem adotada
Estabelece um comparativoentre os objetivos inicialmente planejados e os resultados obtidos, apontandoos ganhos alcançados durante o projeto.
Aponta recomendações de melhorias“além do escopo”, necessárias para garantir a continuidade do sucesso doprojeto em futuras fases ou etapas.
Lições aprendidas
Apresenta os aspectos negativos identificados, de formaaberta e transparente, para servir de balizador e aprendizado na ocorrência deprojetos semelhantes no futuro.
Próximos Passos
Apresenta as próximas etapas ou fases do projeto a seremexecutadas, estabelecendo uma continuidade além do escopo inicial.
Gerente do Projeto