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Manual de Procedimentos – Gestão de Aprovisionamento Data:

ACES AVE-FAMALICÃO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
GESTÃO DE APROVISIONAMENTO

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Ed. Rev. Data Descrição Autor Aprovação

01 00 Implementação do Manual de UAG –Serviço de


Procedimentos Aprovisionamento

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Índice
Glossário de Siglas e Abreviaturas ..................................................................................................................... 4
1. Objetivo ........................................................................................................................................................... 5
2. Âmbito ............................................................................................................................................................. 5
3. Competências e atribuições dos Intervenientes............................................................................................ 5
4. Circuito para o processo de aquisição de materiais ...................................................................................... 6
5. Circuito para a receção de materiais nos armazéns avançados .................................................................. 10
6. Monitorização de existências ....................................................................................................................... 12
7. Abate / Transferência de existências ........................................................................................................... 13
8. Circuito para a conferência física e inventariação dos materiais ................................................................ 16
9. Circuito para as reparações e manutenção das instalações ........................................................................ 19
10. Bibliografia .................................................................................................................................................. 22

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Glossário de Siglas e Abreviaturas

ACES – Agrupamento de Centros de Saúde


ARSN, IP – Administração Regional Saúde Norte, Instituto Público
CCP – Código dos Contratos Públicos
CCS – Conselho Clínico de Saúde
DE – Diretor Executivo
FEFO – First Expire First Out
FIFO - First In First Out
GD – Guia de Devolução
GIE – Gabinete de Instalações de Equipamento
GR – Guia de Remessa
GT – Guia de Transporte
NE – Nota de Encomenda
RFM – Regulamento do Fundo de Maneio
RUAG – Responsável da Unidade de Apoio à Gestão
SA – Serviço de Aprovisionamento
UA – Unidade de Aprovisionamento
UAG – Unidade de Apoio à Gestão
UF – Unidade Funcional
VECCS – Vogal Executivo do Conselho Clínico de Saúde

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Gestão de Aprovisionamento

1. Objetivo
O presente manual visa servir de referência ao serviço de Aprovisionamento, bem como a todos os serviços e
utilizadores internos, relativamente aos procedimentos realizados no âmbito das competências acometidas e
esse serviço.

Tem por objetivo identificar e estabelecer os circuitos processuais e como elementar princípio enformador o
enquadramento legal aplicável aos processos de natureza vária cuja condução é atribuição do serviço de
Aprovisionamento.

2. Âmbito
O Manual de Gestão de Aprovisionamento é aplicável a todas as unidades e serviços do ACES Ave – Famalicão,
abrangidos pelos procedimentos constantes no presente documento.

3. Competências e atribuições dos Intervenientes


Competências dos colaboradores afetos à gestão de aprovisionamento:

 Garantir o reabastecimento de stocks, nomeadamente quando existam rutura dos armazéns


centrais;
 Satisfazer as necessidades de bens e serviços das Unidades Funcionais e Serviços de ACES, em tempo
útil e na sua máxima eficiência;
 Proceder à análise dos consumos das UF/Serviços;
 Controlar as movimentações de existências;
 Acompanhar e verificar se os gastos estão em conformidade com os valores previstos no orçamento
económico e efetuar o reporte da informação ao RUAG, com periodicidade trimestral;
 Garantir a correta manutenção dos bens em armazém, respetiva contagem física e inventariação e
manutenção dos níveis ótimos de stock;
 Garantir a reparação e manutenção das instalações.

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Atribuição dos responsáveis pelo Logibérica nas UF´s / Serviços:

 Disponibilizar todos os elementos ou informações, referentes aos materiais, que lhe sejam solicitados
pelo ACES/ARSN, IP;
 Registar semanalmente os consumos de forma a evitar ruturas prejudiciais ao normal funcionamento
dos serviços e consequente apresentação de pedidos extraordinários para reposição de stock;
 No caso das vacinas, deve proceder diariamente ao registo das saídas no sistema informático
Logibérica das vacinas administradas;
 Acompanhar regularmente os níveis de stock e ajusta-los de acordo com as necessidades, no sentido
de assegurar uma gestão de stocks mais eficiente;
 Verificar os prazos de validade dos produtos com uma periodicidade adequada (no mínimo semestral);
 Devolver à ARSN, IP, acompanhados da guia de devolução, os produtos em que se verifique que o
prazo de validade é superior a 90 dias e que seja previsível que não serão consumidos naquele prazo;
 Nas situações em que o prazo de validade expire nos 90 dias seguintes, deve comunicar ao VECCS e
ao serviço de aprovisionamento, conforme a natureza dos produtos, para que possam ser distribuídos
por outras UF´s/Serviços;
 Para além da contagem física dos produtos efetuada no final do ano, deve implementar práticas
regulares de verificação entre as existências reias e as constantes no aplicativo.

4. Circuito para o processo de aquisição de materiais


O processo de compra de produtos no ACES corresponde à aquisição de bens necessários à prestação de
cuidados de saúde. O regulamento do Fundo de Maneio dos ACES define em que condições podem ser
efetuadas estas compras, resultando em regra do não fornecimento pela Unidade de Aprovisionamento da
ARSN, IP, de produtos farmacêuticos, material de consumo clínico, consumo hoteleiro e consumo
administrativo, produtos estes que são geridos no aplicativo informático Logibérica.

A aquisição destes materiais só pode ser efetuada no ACES, desde que:

 O material faça parte do formulário de Medicamentos e Dispositivos Médicos da ARSN, IP, e dos
anexos integrantes da Circular Normativa em vigor;
 O armazém central da ARSN, IP, e as UF´s / Serviços não tenham o produto em existência;
 A sua aquisição seja urgente.

De forma a acautelar as ruturas de stock prejudiciais ao normal funcionamento dos serviços, e consequentes
pedidos extraordinários para reposição dos materiais com encargos inerentes, é fundamental que as unidades
procedam com regularidade, no máximo semanal, ao registo dos consumos dos materiais.

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No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para o processo de Compra:


Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Identifica a necessidade do material;


Unidade  Elabora a requisição, que deve conter informação minuciosa e
Funcional/ Serviço explicita necessária para a correta satisfação do pedido;
 Caso a necessidade de aquisição se prenda com a rutura do
material no armazém central da ARSN, IP, a UF/Serviço deve
reencaminhar o e-mail da ARSN, IP com a devida informação.

 Analisa o pedido tendo em conta a justificação para a


necessidade;
 Verifica a existência do material no armazém do ACES e/ou
armazém de outra UF com material em excesso;
Serviço  No caso de existir o material no armazém do ACES e/ou
Aprovisionamento armazém de outra UF, providencia o fornecimento do material;
 No caso de não existir o material no armazém do ACES e/ou
armazém de outra UF, inicia o processo de aquisição com base
no CCP, atribuindo-lhe a numeração correspondente;
 O processo é enviado para o serviço SF para cabimento da
despesa;
 Se a decisão do DE for desfavorável, informa a UF da decisão e
arquiva o processo.

 Verifica a existência de cabimento orçamental;


 Remete o processo de aquisição para decisão;
Serviço  Se decisão desfavorável, anula cabimento e remete processo
Financeiro para SA

RUAG  Valida processo;


 Se processo com inconformidades, devolve ao SA.

Diretor Executivo  Toma decisão.

 Formaliza o compromisso com emissão da NE (nota de


encomenda);
 Recebe e confere o material;
 Caso não sejam detetadas diferenças, confirma na GR (guia de
Serviço remessa) que o fornecimento está em conformidade - coloca na
Aprovisionamento GT a data, a assinatura legível e carimbo da UF/serviço;
 Se material não conforme com a NE, devolve material ao
fornecedor;
 Atualiza o stock na aplicação --------;
 Emite GT para envio do material à unidade requisitante.

 No momento da entrega, receciona material e confere os dados


Unidade da Requisição com os da GT emitida pelo SA;
Funcional/ Serviço  No momento da receção, devolve a GT original devidamente
datada, assinada com assinatura legível e carimbada com
carimbo da UF/serviço;
 Se existirem inconformidades regista-as na GT.
 Verifica se os documentos recebidos do fornecedor são
originais;
 Regista o centro de Custo associado à fatura;
Serviço  Caso não sejam detetadas diferenças com a GR, confirma a
Aprovisionamento fatura/Nota de crédito;
 Arquiva cópia dos documentos e envia processo de aquisição
para o serviço de contabilidade - despesa (documentos previstos
no art.º. 2º, nº6 do RFM).

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Processo para procedimento de compra:

•Identifica a necessidade do material;


•Elabora a requisição, que deve conter informação minuciosa e explicita necessária para a correta
satisfação do pedido;
Abertura Processo •Caso a necessidade de aquisição se prenda com a rutura do material no armazém central da ARSN, IP, a
Compra UF/Serviço deve reencaminhar o e-mail da ARSN, IP com a devida informação.
(UF/Serviço)

•Analisa o pedido tendo em conta a justificação para a necessidade;


•Verifica a existência do material no armazém do ACES e/ou armazém de outra UF com material em excesso;
•No caso de existir o material no armazém do ACES e/ou armazém de outra UF, providencia o fornecimento do
material;
•No caso de não existir o material no armazém do ACES e/ou armazém de outra UF, inicia o processo de aquisição com
Análise Contextual base no CCP, atribuindo-lhe a numeração correspondente;
Compra •O processo é enviado para o serviço SF para cabimento da despesa;
(SA) •Se a decisão do DE for desfavorável, informa a UF da decisão e arquiva o processo.

•Verifica a existência de cabimento orçamental;


•Remete o processo de aquisição para decisão;
Análise Financeira •Se decisão desfavorável, anula cabimento e remete processo para SA
Compra
(SF)

•Valida processo;
•Se processo com inconformidades, devolve ao SA.
Validação
(RUAG)

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•Toma decisão.

Decisão
(DE)

•Formaliza o compromisso com emissão da NE (nota de encomenda);


•Recebe e confere o material;
•Caso não sejam detetadas diferenças, confirma na GR (guia de remessa) que o fornecimento
está em conformidade - coloca na GT a data, a assinatura legível e carimbo da UF/serviço;
•Se material não conforme com a NE, devolve material ao fornecedor;
Tratamento •Atualiza o stock na aplicação --------;
•Emite GT para envio do material à unidade requisitante
Processo Compra
(SA)

•No momento da entrega, receciona material e confere os dados da Requisição com os da GT


emitida pelo SA;
•No momento da receção, devolve a GT original devidamente datada, assinada com assinatura
legível e carimbada com carimbo da UF/serviço;
Assessorar •Se existirem inconformidades regista-as na GT.
Processo Compra
(UF/Serviço)

•Verifica se os documentos recebidos do fornecedor são originais;


•Regista o centro de Custo associado à fatura;
•Caso não sejam detetadas diferenças com a GR, confirma a fatura/Nota de crédito;
•Arquiva cópia dos documentos e envia processo de aquisição para o serviço de contabilidade -
Finalização despesa (documentos previstos no art.º. 2º, nº6 do RFM).
Processo Compra
(SA)

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5. Circuito para a receção de materiais nos armazéns avançados


No âmbito das compras das ARSN, IP / ACES, a receção de materiais pode ser realizada pelo serviço de
aprovisionamento, no caso de aquisições efetuadas ao abrigo do RFM da ARSN, IP, ou pelas UF´s e serviços do
ACES, no âmbito dos fornecimentos efetuados pela Unidade de Aprovisionamento (UA) da ARSN, IP.

No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para receção do material nas UF´s/Serviços, fornecidos
pela UA da ARSN, IP:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 O responsável designado na UF/Serviço para receção dos


materiais, no dia anterior à receção dos mesmos, imprime o
mapa de distribuição no aplicativo Logibérica (mapa com a
descrição dos artigos e quantidades a receber);
 Se no mapa constarem estupefacientes, psicotrópicos ou
hemoderivados, o referido responsável deve solicitar a presença
do responsável de enfermagem da UF/Serviço, para a receção
dos materiais;
 Os materiais são distribuídos acompanhados de GT e
Unidade descarregados na zona de receção pelo assistente operacional e
funcional/Serviço pelo responsável da empresa transportadora;
 Após descarga, o responsável designado pela UF/Serviço para a
receção dos materiais faz a conferência da GT com o mapa de
distribuição da ARSN, IP, assinando-as caso não existam
incorreções;
 A conferência física de volumes é da responsabilidade do
responsável pela receção de materiais da UF/Serviço, apoiado,
caso necessário, por um assistente operacional e deve ser
realizada logo após ser feita a conferência entre a GT o mapa de
distribuição;
 Se não houver diferenças, confirma valores e procede ao
armazenamento;
 Se houver diferenças nas contagens, procede à comunicação das
diferenças, solicitando à UA da ARSN, IP a alteração do mapa de
distribuição.

UA ARSN, IP  Procede à correção do mapa de distribuição

 Procede ao armazenamento na zona respeitante a cada


Unidade material, conforme boas prática e respeitando a regra FEFO
funcional/Serviço (First Expire First Out) para os fármacos e o critério FIFO (First In
First Out) para os restantes materiais;
 Arquivo de documentos (GT e mapa de distribuição com as
respetivas assinaturas).

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Processo para a receção de materiais nos armazéns avançados:

•O responsável designado na UF/Serviço para receção dos materiais, no dia anterior à receção dos
mesmos, imprime o mapa de distribuição no aplicativo Logibérica (mapa com a descrição dos artigos e
quantidades a receber);
•Se no mapa constarem estupefacientes, psicotrópicos ou hemoderivados, o referido responsável deve
solicitar a presença do responsável de enfermagem da UF/Serviço, para a receção dos materiais;
•Os materiais são distribuídos acompanhados de GT e descarregados na zona de receção pelo assistente
operacional e pelo responsável da empresa transportadora;
•Após descarga, o responsável designado pela UF/Serviço para a receção dos materiais faz a conferência
da GT com o mapa de distribuição da ARSN, IP, assinando-as caso não existam incorreções;
•A conferência física de volumes é da responsabilidade do responsável pela receção de materiais da
Início Receção UF/Serviço, apoiado, caso necessário, por um assistente operacional e deve ser realizada logo após ser
feita a conferência entre a GT o mapa de distribuição;
(UF / serviço) •Se não houver diferenças, confirma valores e procede ao armazenamento;
•Se houver diferenças nas contagens, procede à comunicação das diferenças, solicitando à UA da ARSN, IP
a alteração do mapa de distribuição.

•Procede à correção do mapa de distribuição

Correção Mapa Distribuição (UA


ARSN, IP)

•Procede ao armazenamento na zona respeitante a cada material, conforme boas prática e


respeitando a regra FEFO (First Expire First Out) para os fármacos e o critério FIFO (First In
First Out) para os restantes materiais;
•Arquivo de documentos (GT e mapa de distribuição com as respetivas assinaturas).
Finalização receção
(UF / serviço)

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6. Monitorização de existências
Na gestão de stocks devemos procurar utilizar o potencial da plataforma disponível para uma gestão mais
eficaz e eficiente dos consumos das UF´s /Serviços.

Desta forma, cabe ao gestor de existências do serviço de aprovisionamento proceder à monitorização de


consumos dos armazéns do ACES e UF´s, extraindo, para o efeito, da plataforma informática Logibérica um
relatório de consumos. No caso dos produtos farmacêuticos e de consumo clínico, o gestor de existências do
serviço de aprovisionamento, se necessário, solicita colaboração à Direção de Enfermagem. Esta análise
permite:

 Identificar variações no consumo de materiais, que potenciem uma alteração dos níveis mínimos e
médios definidos de stock;
 Apurar o histórico de consumos (comparação com o mês anterior e com o período homólogo) e as
expetativas de consumo face ao previsto;
 Identificar materiais sem movimentação por período considerado alargado e/ou cujo prazo de
validade se encontra a expirar.

No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para a monitorização de existências:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 O gestor de existências designado extrai o relatório mensal de


consumos dos armazéns;

Serviço de  Procede à análise dos consumos;


Aprovisionamento
 Elabora relatório com propostas de medidas preventivas e/ou
corretivas, se aplicável, o qual deve ser remetido para o RUAG/
Direção de Enfermagem, até ao dia 15 do mês seguinte.

 Analisa a informação;

RUAG/  Promove reunião com as UF´s/serviços para discussão de


Direção de medidas/resultados;
Enfermagem
 Valida medidas propostas e/ou propõe medidas preventivas e/ou
corretivas;

 Remete relatório para decisão, até ao dia 30 do mês seguinte.

Diretor Executivo  Toma decisão.

Serviço de  Divulga relatório pelas UF´s/serviços, depois de aprovado pelo DE.


Aprovisionamento

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Processo para monitorização de existências

•O gestor de existências designado extrai o relatório mensal de consumos dos armazéns;


•Procede à análise dos consumos;
Pré-Análise •Elabora relatório com propostas de medidas preventivas e/ou corretivas, se aplicável, o qual deve ser
remetido para o RUAG/ Direção de Enfermagem, até ao dia 15 do mês seguinte.
Existências
(SA)

•Analisa a informação;
•Promove reunião com as UF´s/serviços para discussão de medidas/resultados;
Análise •Valida medidas propostas e/ou propõe medidas preventivas e/ou corretivas;
Existências •Remete relatório para decisão, até ao dia 30 do mês seguinte.
(RUAG/ Dir.
Enfermagem)

•Toma decisão.
Decisão
(DE)

•Divulga relatório pelas UF´s/serviços, depois de aprovado pelo DE.


Divulgação
(SA)

7. Abate / Transferência de existências


Sempre que se verifique que um produto em armazém se encontra danificado, obsoleto ou que o prazo de
validade tenha expirado, é necessário proceder ao registo do movimento, na plataforma informática
Logibérica.

No entanto, algumas destas situações são evitáveis, cabendo ao responsável pelo Logibérica cumprir os
seguintes procedimentos:

 Monitorizar os produtos com prazo de validade, regularmente;


 Armazenar corretamente os produtos, respeitando a regra FEFO (First Expire First Out);
 Devolver à ARSN, IP, os produtos em que se verifique que o prazo de validade é superior a 90 dias e
que seja previsível que não serão consumidos naquele prazo, acompanhados da Guia de Devolução;
 Nas situações em que o prazo de validade expire nos 90 dias seguintes, deve comunicar ao VECCS ou
ao SA, conforme a natureza dos produtos, para que possam ser escoados para outras UF´s/serviços.

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No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para o abate de existências:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Avalia as expectativas de consumo e/ou capacidade de


escoar na UF/serviço os materiais em vias de
obsolescência;
 Se prazo de validade superior a 90 dias e não for
previsível consumir o produto, devolver à ARSN, IP,
Unidade acompanhado de GD;
Funcional/  Se prazo de validade expira nos 90 dias seguintes,
Serviço comunica aos responsáveis (SA/VECCS) a fim de avaliar a
possibilidade de escoar os produtos para outras
UF´s/serviços;
 Caso identifique materiais danificados, regista a quebra
no aplicativo e informa devidamente a ocorrência, por
escrito, ao coordenador/responsável de serviço. O
documento deve ficar arquivado em local adequado.

 Avalia a possibilidade de escoar os materiais para outras


UF´s/serviços e procede ao contacto com as unidades;
 No caso da possibilidade de transferir materiais, o SA
Serviço de programa a referida transferência;
Aprovisionamento/  No caso de impossibilidade de transferência, informa a
VECCS UF/serviço.

 Caso seja possível escoar o produto para outra


Unidade UF/serviço regista o movimento no aplicativo Logibérica;
Funcional/  Caso expire a validade, regista o movimento no
Serviço aplicativo, e justifica o abate do produto fora de validade.

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Processo para Abate / Transferência de existências:

•Avalia as expectativas de consumo e/ou capacidade de escoar na UF/serviço os materiais em vias


de obsolescência;
•Se prazo de validade superior a 90 dias e não for previsível consumir o produto, devolver à ARSN,
IP, acompanhado de GD;
•Se prazo de validade expira nos 90 dias seguintes, comunica aos responsáveis (SA/VECCS) a fim
de avaliar a possibilidade de escoar os produtos para outras UF´s/serviços;
Inicío
•Caso identifique materiais danificados, regista a quebra no aplicativo e informa devidamente a
Abate/Transferência ocorrência, por escrito, ao coordenador/responsável de serviço. O documento deve ficar
Existências arquivado em local adequado.
(UF/Serviço)

•Avalia a possibilidade de escoar os materiais para outras UF´s/serviços e procede ao contacto


com as unidades;
•No caso da possibilidade de transferir materiais, o SA programa a referida transferência;
Avaliação
•No caso de impossibilidade de transferência, informa a UF/serviço.
Abate/Transferência
Existências
(SA/VECCS)

•Caso seja possível escoar o produto para outra UF/serviço regista o movimento no aplicativo
Logibérica;
•Caso expire a validade, regista o movimento no aplicativo, e justifica o abate do produto fora de
Finalização
validade.
Abate/Transferência
Existências
(UF/Serviço)

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8. Circuito para a conferência física e inventariação dos materiais

No final do ano, para dar início à inventariação de materiais, o responsável pelo Logibérica do ACES / UF /
Serviço, extrai uma listagem de inventário de todos os materiais que se encontram registados no aplicativo,
com informação do código, descrição, unidade de medida, quantidade e localização do material.

Deste modo, até ao final do ano, as UF / Serviços, devem efetuar todos os registos de consumos necessários
para garantir a autenticidade do stock físico e informático.

As equipas de contagem são definidas pelo responsável da UF/serviço, caso a contagem física ocorra no final
do ano e/ou ao longo do ano, por iniciativa da própria UF/serviço.

Para contagens físicas efetuadas, no âmbito do controlo interno do ACES, as equipas de contagem são
definidas pelo RUAG em articulação com o VECCS e aprovadas pelo DE.

As funções e as responsabilidades de cada membro da equipa (que asseguram uma adequada segregação de
funções), bem como as regras inerentes à contagem, são formalizadas no relatório de contagens (devidamente
aprovado pelo responsável da UF/serviço), sendo comunicadas e fornecidas à equipa em reunião antes do
início dos procedimentos.

De notar que as contagens físicas deverão ser feitas periodicamente (como exemplo-trimestralmente por
amostragem), e não apenas no final do ano.

As unidades de medida dos materiais devem ser o mais desagregadas possível (ou seja, em x embalagens de
y unidades) pelo que a equipa de contagem deve verificar se o conteúdo corresponde ao número de materiais
e à descrição contida na embalagem.

Todos os eventos adversos devem ser assinalados, tais como:

 Artigos parcialmente utilizados (embalagens unitárias abertas, embalagens incompletas ou com


artigos diversos);
 Artigos incorretamente armazenados ou acondicionados;
 Artigos modificados;

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No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para a conferencia física do material:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

Responsável da  Define equipas de contagem, assegurando uma adequada


UF/Serviço/RUAG/VE segregação de funções;
CCS  Define regras inerentes à contagem as quais são comunicadas e
fornecidas a todos os elementos designados.

Unidade  O responsável do Logibérica, gera listagem de inventário, com as


Funcional/Serviço seguintes informações: código, descrição, quantidade, unidade de
medida e localização do material.

 Procede às contagens;

 Regista as quantidades armazenadas;

 Analisa as diferenças entre a listagem de inventário emitida


informaticamente e os registos das contagens;

Equipa de contagem  verifica os registos de consumo-saída de armazém;


do ACES /UF/Serviço
 Verifica as guias de entrada e saída de materiais bem como as
respetivas requisições / NE que lhe deram origem;

 Elabora mapa de reconciliação de existências, sendo as justificações


integradas em anexo;

 Elabora inventário final de existências devidamente fundamentado;

 Caso a conferência seja efetuada no âmbito do controlo interno do


ACES, os documentos são remetidos ao RUAG e VECCS para
conhecimento e validação.

RUAG/VECCS  Validação da informação.

Coordenador da UF /  Aprovação do inventário final de existências.


Responsável Serviço /
DE

Unidade  O responsável do Logibérica, procede aos registos na plataforma


Funcional/Serviço informática, conforme procedimentos instituídos da ARSN, IP.

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Processo para a conferência física e inventariação dos materiais:

•Responsável da UF / Serviço / RUAG / VECCS


•Define equipas de contagem, assegurando uma adequada segregação de funções;
Definição •Define regras inerentes à contagem as quais são comunicadas e fornecidas a todos os elementos designados.
Parâmetros
Conferência

•O responsável do Logibérica, gera listagem de inventário, com as seguintes informações: código, descrição,
quantidade, unidade de medida e localização do material.
Impressão Listagem
(UF/serviço)

•Procede às contagens;
•Regista as quantidades armazenadas;
•Analisa as diferenças entre a listagem de inventário emitida informaticamente e os registos das contagens;
Execução •verifica os registos de consumo-saída de armazém;
Conferência •Verifica as guias de entrada e saída de materiais bem como as respetivas requisições / NE que lhe deram origem;
•Elabora mapa de reconciliação de existências, sendo as justificações integradas em anexo;
(Equipa de
contagem do ACES •Elabora inventário final de existências devidamente fundamentado;
•Caso a conferência seja efetuada no âmbito do controlo interno do ACES, os documentos são remetidos ao RUAG e VECCS
/UF/ Serviço)
para conhecimento e validação.

•Validação da informação
Validação
(RUAG/VECCS)

•Aprovação do inventário final de existências.


Aprovação
(coordenador
/responsável
seviço/
DE)

•O responsável do Logibérica, procede aos registos na plataforma informática, conforme procedimentos


instituídos da ARSN, IP.
Finalização
Conferência
(UF/serviço)

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9. Circuito para as reparações e manutenção das instalações


No âmbito do RFM da ARSN, IP, podem ser pagas pelo FM do ACES, as despesas com reparações e manutenção
de instalações desde que não excedam os 15.000€ (s/IVA) por ano, no total das intervenções realizadas no
ACES e que, individualmente a reparação e/ou intervenção não ultrapasse os 5.000€(s/IVA).

Enquadram-se nas intervenções realizadas através do FM, as reparações que se relacionem com questões
elementares de segurança e/ou funcionamento normal das unidades funcionais/ serviços, nomeadamente:

 Reposição de telhas partidas ou deslocadas;


 Reparação e/ou desentupimento de caleiras e condutores;
 Reparação de portas, janelas, portões, móveis fixos;
 Reparações e/ou desentupimentos de canalizações e instalações sanitárias;
 Pequenas reparações elétricas, tais como: substituição de material de manobra (tomadas,
interruptores), lâmpadas, arrancadores, etc.;
 Modificações/complementos de sinalética (não inventariável)

Todas as reparações e intervenções nas instalações do ACES que não se enquadrem nas situações supra
referidas são da responsabilidade do Gabinete de Instalações de Equipamento (GIE), da ARSN, IP, pelo que
estas necessidades devem ser comunicadas pelo SA, via e-mail, ao referido gabinete. A seguir exemplificam-
se algumas situações:

 Reparação/manutenção do sistema de climatização;


 Reparação/manutenção do sistema de aquecimento;
 Manutenção dos edifícios (humidades, infiltrações, caixilharias, etc.);
 Reparações elétricas, tais como avarias de quadro elétrico, iluminação exterior;
 Qualquer reparação, quando o edifício ainda se encontra dentro do prazo de garantia;

Compete a este serviço informar as UF´s/ serviços sobre o estádio da reparação/manutenção, nomeadamente
a data provável de resolução da avaria e a empresa adjudicada, através de e-mail. Quando não cumprido o
prazo provável de execução da reparação/manutenção, o SA deve informar a UF.

No âmbito do controlo interno, o SA deve garantir o registo informático de todas as reparações e manutenções
efetuadas, independentemente de a despesa se enquadrar ou não no RFM, o qual deve conter informações
que permitam monitorizar o processo e apoiar a decisão, nomeadamente, o tipo de intervenção, empresa
adjudicada, custo de reparação/manutenção, prazo de execução, prazo de resposta dos serviços, entre outras.

Este registo deve encontrar-se devidamente atualizado e disponível para consulta do RUAG.

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No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para o Processo de Conservação e Reparação das


Instalações:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Comunica ao SA a necessidade de intervenção técnica


(manutenção preventiva ou reparação) através do e-mail
Unidade -------;
Funcional/Serviço  A referida comunicação, deve conter informação
minuciosa e explicita para a correta satisfação do pedido.

 Analisa o pedido tendo em conta a justificação para a


necessidade;
 Verifica, através do GIE, se existe garantia ou contrato de
assistência em vigor para proceder à intervenção
requisitada;
 Se sim, o GIE aciona a garantia ou contrato de assistência;
Serviço  Se a reparação não se encontra enquadrada no RFM, a
Aprovisionamento reparação é da competência do GIE:
 Se a reparação se encontra prevista no RFM, toma as
diligências necessárias para garantir a reparação;
 Verifica se a reparação é exequível internamente;
 Elabora processo de aquisição, nos termos do CCP, e
remete para cabimento orçamental;
 Se a decisão for desfavorável o SA informa a unidade
requisitante para conhecimento e arquiva o documento.

 Verifica a existência de cabimento;


Serviço Financeiro  Anula cabimento, se a reparação não autorizada pelo DE;
 Devolve processo ao SA.

RUAG  Emite parecer;


 Se existirem inconformidades, devolve o processo ao SA.

 Decisão antecedida de cabimento prévio;


Diretor Executivo  Se a reparação não autorizada, devolve processo ao SF
para anulação de cabimento.

 Formaliza pedido (emite NE ou documento equivalente);


 Procede à conferência quantitativa e qualitativa da
prestação do serviço ou assegura esta confirmação junto
Serviço da unidade requisitante, com identificação clara do
Aprovisionamento colaborador, nº mecanográfico e carimbo do local;
 Arquiva processo e remete documentos previstos no
RFM para o SF.

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Processo para as reparações e manutenção das instalações:

•Comunica ao SA a necessidade de intervenção técnica (manutenção preventiva ou reparação) através do e-


mail -------;
Abertura Processo •A referida comunicação, deve conter informação minuciosa e explicita para a correta satisfação do pedido.
Reparação
(UF / Serviço)

• Analisa o pedido tendo em conta a justificação para a necessidade;


• Verifica, através do GIE, se existe garantia ou contrato de assistência em vigor para proceder à intervenção requisitada;
• Se sim, o GIE aciona a garantia ou contrato de assistência;
• Se a reparação não se encontra enquadrada no RFM, a reparação é da competência do GIE;
• Se a reparação se encontra prevista no RFM, toma as diligências necessárias para garantir a reparação;
Análise Contextual • Verifica se a reparação é exequível internamente;
da Reparação • Elabora processo de aquisição, nos termos do CCP, e remete para cabimento orçamental;
• Se a decisão for desfavorável o SA informa a unidade requisitante para conhecimento e arquiva o documento.
(SA)

•Verifica a existência de cabimento;


•Anula cabimento, se a reparação não autorizada pelo DE;
Análise Financeira •Devolve processo ao SA.
Reparação
(SF)

•Verifica a existência de cabimento;


•Anula cabimento, se a reparação não autorizada pelo DE;
•Devolve processo ao SA.
Validação
(RUAG)

•Decisão antecedida de cabimento prévio;


•Se a reparação não autorizada, devolve processo ao SF para anulação de cabimento.
Decisão
(DE)

•Formaliza pedido (emite NE ou documento equivalente);


•Procede à conferência quantitativa e qualitativa da prestação do serviço ou assegura esta confirmação
junto da unidade requisitante, com identificação clara do colaborador, nº mecanográfico e carimbo do
local;
Finalização Processo
Reparação •Arquiva processo e remete documentos previstos no RFM para o SF.
(SA)

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10. Bibliografia

Manual de Controlo Interno – Manual de Gestão de Existências, ARSN, IP – Ed:01 REV:01

Manual de Controlo Interno – Manual de Compras e Contas a Pagar, ARSN, IP – Ed:02 REV:00

Regulamento do Fundo de Maneio: ACES-ARSN, IP – Versão 8_2017.01

Circular Normativa nº 5, ACES, de 9 de maio – Registos de consumos, alteração e atribuição de níveis de


stock e controlo dos respetivos prazos de validade no Logibérica

Circular Normativa nº 1/2013, ARSN, IP, de 23 de janeiro – Medicamentos e Dispositivos médicos não
ativos, material de consumo administrativo e hoteleiro

Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de julho – Estabelece o regime administrativo e financeiro do Estado

Circular Série A nº 1368 da DGO – Instruções sobre, cabimentos, compromissos e pagamentos em atraso

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