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Manual de Procedimentos – Gestão de Imobilizado Data:

ACES AVE-FAMALICÃO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
GESTÃO DE IMOBILIZADO

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01 00 Implementação do Manual de UAG – Gestão de Património

Procedimentos

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Índice
Glossário de Siglas e Abreviaturas ..................................................................................................................... 4
1. Objetivo ........................................................................................................................................................... 5
2. Âmbito ............................................................................................................................................................. 5
3. Competências e atribuições dos Intervenientes............................................................................................ 5
4. Gestão de Imobilizado .................................................................................................................................... 6
4.1. Circuito para o Plano Anual de Investimento ......................................................................................... 6
4.2. Circuito para aquisição de bens não previstos no PAI ........................................................................... 9
4.3. Circuito para a receção e integração no inventário de bens adquiridos no próprio ano .................... 11
4.4. Circuito para a transferência interno de bens de imobilizado ............................................................. 13
4.5. Circuito do abate de bens de imobilizado ............................................................................................ 16
4.6. Circuito para avarias e reparação de bens ............................................................................................ 19
4.7. Circuito para a conferência Física de bens ............................................................................................ 22
4.8. Circuito para as doações de bens às Unidades Funcionais/ACES ........................................................ 25
5. Bibliografia .................................................................................................................................................... 27
6. Anexos ........................................................................................................................................................... 27

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Glossário de Siglas e Abreviaturas

ACES – Agrupamento de Centros de Saúde

ARSN, IP – Administração Regional Saúde Norte, Instituto Público
CCP – Código dos Contratos Públicos
CD – Conselho Diretivo
CIBE – Cadastro e Inventário dos Bens do Estado
DE – Diretor Executivo
DGAG – Departamento de Gestão e Administração Geral
DGF – Divisão de Gestão Financeira
GR – Guia de Remessa
GT – Guia de Transporte
NE – Nota de Encomenda
PAI – Plano Anual de Investimento
RFM – Regulamento do fundo de Maneio
SAP – Serviço de Aprovisionamento – Património
UAG – Unidade de Apoio à Gestão
UF – Unidade Funcional

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Gestão de Imobilizado

1. Objetivo
Pretende-se com o presente documento estabelecer linhas de orientação no que respeita ao registo,
conferência, controlo e atualização do inventário de todos os bens móveis que constituem o património de
ACES Ave – Famalicão. Estabelece também os princípios gerais de aquisição, reparação, transferência,
alienação e abate dos bens móveis.

Considera-se como gestão patrimonial do ACES a afetação dos bens às diversas Unidades funcionais e Serviços
de Apoio, tendo em conta não só as necessidades existentes, como também a sua utilização do modo mais
eficiente e eficaz, sem descurar a conservação e manutenção dos mesmos.

2. Âmbito
O manual de gestão de imobilizado é aplicável a todo o ACES, abrangendo apenas os bens móveis, desde a sua
receção até à sua desafetação e consequente destino final, nomeadamente no que respeita à sua afetação,
controlo de mobilidade interna, bem como a responsabilização daqueles que os detêm à sua guarda.

3. Competências e atribuições dos Intervenientes

Competências dos colaboradores da UAG afetos à gestão do património:

 Assegurar a gestão e controlo do património;

 Proceder pelo menos uma vez por ano, por amostragem, à conferência e verificação da localização e
operacionalidade dos bens;
 Manter um registo específico para bens abatidos, roubados, alienados ou em qualquer outra situação
especifica;
 Providenciar as reparações e manutenções dos bens móveis;
 Proceder ao registo das alterações ocorridas nos bens afetos ao património;
 Executar todos os mapas inerentes ao património, sua impressão e arquivo;
 Manter atualizada a base de dados do Inventário de ACES;
 Executar e acompanhar todos os processos de abate de imobilizado;
 Remeter as Notas de Transferência de equipamentos para a UA da ARSN, IP até ao dia 8 do mês
seguinte;
 Reportar mensalmente ao DE/RUAG, até ao dia 10 do mês seguinte, as transferências de equipamento
ocorridas entre centros de custo;

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Atribuições e responsabilidades dos colaboradores das UF`s/Serviços:

 Disponibilizar todos os elementos ou informações, referentes aos bens, que lhe sejam solicitados pelo
SAP;
 Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens afetos;
 Informar o SAP, através dos procedimentos instituídos, de quaisquer alterações que implicam
alterações aos registos, nomeadamente aquisições, permutas, transferências, ofertas;
 Informar o SAP sempre que se verifique uma avaria;
 Informar o SAP, sempre que se verifique uma intervenção de manutenção e conservação

4. Gestão de Imobilizado

4.1. Circuito para o Plano Anual de Investimento

A previsão anual das necessidades de equipamento para o ACES e as suas Unidades Funcionais permite
programar a sua aquisição, tendo como objetivo racionalizar recursos, custos e ganhos em economia de
escala, possibilitando um planeamento e execução de procedimentos mais eficazes e para um fornecimento
atempado às UF´s. Assim, anualmente, no início do último trimestre, as UF´s e serviços de apoio do ACES,
devem elaborar o plano de investimento estimado para o ano seguinte.

Desta forma, para a agregação anual de necessidades de equipamentos para o ACES, será considerado o PAI
indicado pelas UF´s no plano de ação da Unidade Funcional (PAUF).

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No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para o Plano Anual de Investimentos:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 No início do último trimestre, as UF´s/serviços

remetem para SAP:
Coordenador da  o PAI estimado para o ano seguinte;
UF/ Responsável  as previsões de produção.
serviço

 Análise crítica das estimativas apontadas,

confrontando-as com o histórico de investimento e
Serviço com a previsão de atividades por UF/serviços;
Aprovisionamento
Património  Elabora o PAI consolidado do ACES e remete-o ao
CCS/RUAG com o mapa resumo dos ajustamentos
efetuados e das respetivas justificações.

 Análise crítica dos documentos;

Conselho Clínico  Contacto com o SAP via e-mail, de forma a obter

de saúde/RUAG esclarecimentos adicionais;

 Se necessário, procede à revisão do plano.

 Se não existirem reservas, é aprovado o PAI

consolidado do ACES, sendo impresso e assinado
Diretor Executivo formalmente pelo DE e remetido ao SAP;
 Se não for aprovado, é emitido um parecer
justificativo da decisão e efetuado um pedido via e-
mail ao SAP de elaboração de novo/alteração do PAI.
 Dentro dos prazos estabelecidos pela ARSN, o SAP
remete para as compras da ARSN, o PAI consolidado
do ACES;
Serviço  Aguarda pela notificação de envio do orçamento
Aprovisionamento atribuído ao ACES;
Património  Após notificação do recebimento do orçamento
individual de investimento atribuído é feita
verificação do orçamento de investimento do ACES;
 Em caso de dúvidas, contacta via e-mail a ARSN, para
esclarecimentos adicionais;
 De seguida, procede à alocação dos orçamentos de
investimento individuais atribuídos a cada
UF/serviço.

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Processo para Plano Anual de Investimentos:

•No início do último trimestre, as UF´s/serviços remetem para SAP:

Elaboração PAI •o PAI estimado para o ano seguinte;
Individual •as previsões de produção.
(Coordenador da
UF/ Responsável
serviço)

•Análise crítica das estimativas apontadas, confrontando-as com o histórico de investimento e com a previsão de
atividades por UF/serviços;
Elaboração PAI •Elabora o PAI consolidado do ACES e remete-o ao CCS/RUAG com o mapa resumo dos ajustamentos efetuados e
Consolidado das respetivas justificações.
(SAP)

•Análise crítica dos documentos;

•Contacto com o SAP via e-mail, de forma a obter esclarecimentos adicionais;
Análise PAI
•Se necessário, procede à revisão do plano.
Consolidado
(CCS/RUAG)

•Se não existirem reservas, é aprovado o PAI consolidado do ACES, sendo impresso e assinado formalmente pelo
DE e remetido ao SAP;
•Se não for aprovado, é emitido um parecer justificativo da decisão e efetuado um pedido via e-mail ao SAP de
Aprovação PAI elaboração de novo/alteração do PAI.
Consolidado (DE)

•Dentro dos prazos estabelecidos pela ARSN, o SAP remete para as compras da ARSN, o PAI consolidado do ACES;
•Aguarda pela notificação de envio do orçamento atribuído ao ACES;
•Após notificação do recebimento do orçamento individual de investimento atribuído é feita verificação do orçamento de
Gestão investimento do ACES;
Orçamentos de •Em caso de dúvidas, contacta via e-mail a ARSN, para esclarecimentos adicionais;
Investimento •De seguida, procede à alocação dos orçamentos de investimento individuais atribuídos a cada UF/serviço.
(SAP)

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4.2. Circuito para aquisição de bens não previstos no PAI

O processo de aquisição dos bens móveis é da competência da ARSN, IP, no entanto é indispensável
implementar medidas de análise e avaliação de necessidades e assegurar que os bens adquiridos e
inventariados pelos serviços centrais da ARSN, IP, constem do Mapa de Gestão de Inventário do ACES e assim
permitir a gestão eficaz e eficiente destes bens.

As necessidades relativas à aquisição de bens necessários para o ano económico seguinte devem constar do
PAI. No entanto, durante o ano económico podem ocorrer situações não previstas, nomeadamente a avaria
irrecuperável de um bem, a destruição de um bem, entre outras, podendo nestes casos, a UF/serviço requisitar
a aquisição do bem.

No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para a aquisição de bens:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Identifica a necessidade de equipamento;

Unidade  Elabora a requisição, onde deve conter informação minuciosa

Funcional/Serviço e explicita necessária para a correta satisfação do pedido;

 O coordenador da UF/serviço valida a necessidade.

 Analisa o pedido tendo em conta a justificação para a

necessidade;

 Verifica a existência do bem em armazém do ACES/UF/ARSN

ou a necessidade de aquisição do mesmo;
Serviço
Aprovisionamento  No caso de existir o bem, segue o procedimento "Transferência
Património Interna de Imobilizado";

 No caso de não existir o bem, avalia o custo/benefício e remete

requisição para validação pelo DE;

 Se parecer desfavorável, devolve requisição à unidade

requisitante para conhecimento.

 Emite parecer:
Diretor Executivo  Se favorável, a requisição é encaminhada para a U.A. da ARSN,
para decisão pelo CD;
 Se desfavorável, a requisição é devolvida ao SAP com a devida
fundamentação. O SAP arquiva a requisição e informa a
unidade requisitante.

 Se existe o bem em armazém no ACES/UF/ARSN é transferido

Serviço pelo SAP e segue o procedimento "Transferência Interna de
Aprovisionamento Imobilizado";
Património  Se existe o bem em armazém da ARSN, providencia a
transferência do imobilizado;
 Se o bem é adquirido, segue procedimento "Receção de
Imobilizado".

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Processo para aquisição de bens não previstos no PAI:

•Identifica a necessidade de equipamento;

•Elabora a requisição, onde deve conter informação minuciosa e explicita necessária para a correta satisfação
Abertura Processo do pedido;
Compra (Unidade •O coordenador da UF/serviço valida a necessidade.
Funcional/Serviço)

•Analisa o pedido tendo em conta a justificação para a necessidade;

•Verifica a existência do bem em armazém do ACES/UF/ARSN ou a necessidade de aquisição do mesmo;
•No caso de existir o bem, segue o procedimento "Transferência Interna de Imobilizado";
Análise •No caso de não existir o bem, avalia o custo/benefício e remete requisição para validação pelo DE;
Contextual da
Compra •Se parecer desfavorável, devolve requisição à unidade requisitante para conhecimento.

(SAP)

•Emite parecer:
•Se favorável, a requisição é encaminhada para a U.A. da ARSN, para decisão pelo CD;
•Se desfavorável, a requisição é devolvida ao SAP com a devida fundamentação. O SAP arquiva a requisição e
Emissão Parecer informa a unidade requisitante.
(DE)

•Se existe o bem em armazém no ACES/UF/ARSN é transferido pelo SAP e segue o procedimento
"Transferência Interna de Imobilizado";
•Se existe o bem em armazém da ARSN, providencia a transferência do imobilizado;
Finalização •Se o bem é adquirido, segue procedimento "Receção de Imobilizado".
Processo Compra
(SAP)

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4.3. Circuito para a receção e integração no inventário de bens adquiridos no próprio ano

O suporte documental para a receção é o “Auto de Receção”, constante do Anexo I:

No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para a receção e integração de imobilizado no inventário.

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Após envio da NE ao fornecedor, a U.A. da ARSN remete

"Auto de Receção" para SAP do ACES;

Serviço  O SAP do ACES verifica se o equipamento que consta no

Aprovisionamento "Auto de Receção" confere com a requisição;
Património
 Se confere, remete o documento através de e-mail para a
unidade requisitante, com o conhecimento do
coordenador da UF/Serviço;

 Se não confere, devolve à U.A. da ARSN para correção.

 O responsável designado em cada unidade, após descarga

do bem:
Unidade  Confere o "auto de Receção" com a GT/GR do
Funcional/Serviço fornecedor;
 Procede à conferência física do bem;
 Comunica ao SAP, o local de afetação do bem,
através do mapa previamente remetido pelo SAP;
 Procede à afixação das folhas de carga, após
colocação do nº de inventário no bem;
 Atualiza o mapa de gestão de inventário da
unidade.

 Valida os documentos originais remetidos pela unidade

requisitante:
 Se em conformidade, digitaliza documentos e
Serviço remete para U.A. da ARSN;
Aprovisionamento  Se não, devolve à unidade requisitante para
Património correção.

 Gera nº de inventário;

 Procede à etiquetagem do bem;

 Atualiza mapa de gestão de inventário.

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Todas as receções de bens de imobilizado são devidamente suportadas por auto de receção e guia
de remessa/guia de transporte do fornecedor:

 Após a descarga, o responsável pela receção de imobilizado na unidade confere com o auto de receção, a
guia de transporte/guia de remessa do fornecedor;
 Se a guia de transporte/remessa conferir como auto de receção, procede à conferência física dos
volumes;
 Se a guia de transporte/remessa não conferir com o auto de receção e a entrega foi parcial,
procede igualmente à conferência dos volumes;
 Se não conferir e a entrega não foi parcial, procede à devolução da encomenda.

 A conferência física do imobilizado é feita manualmente pelo responsável pela receção de imobilizado da
unidade e de um assistente operacional:
 Se existir correspondência entre a contagem, a guia de transporte/remessa e o auto de receção
procede à confirmação da entrega da encomenda nos documentos referidos;
 Caso os equipamentos rececionados não correspondam à designação do auto de receção devem,
de imediato, entrar em contato com a Unidade de Aprovisionamento da ARSN, IP, via e-mail
equipamentos@arsnorte.min-saude.pt, dando conhecimento ao interlocutor para o património do
ACES.

 Após conferência, o responsável pela receção de imobilizado do ACES/UF remete de imediato ao

interlocutor para o património da ACES designado:
 O auto de receção e a guia de transporte/guia de remessa (documentos devidamente assinados e
datados pelo responsável pela receção de imobilizado do ACES/UF e pela entidade distribuidora)
par ao endereço: inventario……………….
 O interlocutor do ACES remete os documentos à ARSN, via e-mail: equipamentos@arsnorte.min-
saude.pt;
 O auto de receção é provisório, tornando-se definitivo, após 30 dias decorridos da entrega, pelo
que no decurso deste prazo, se se verificarem defeitos no equipamento, devem contatar de
imediato a U.A. da ARSN, IP e o interlocutor para o património do ACES designado.

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4.4. Circuito para a transferência interno de bens de imobilizado

As transferências de bens entre gabinetes/salas dentro da mesma Unidade ou entre as UF´s e/ou serviços do
ACES, são total e corretamente registadas, cabendo ao SAP supervisionar todo o processo. Mensalmente, o
SAP produz informação sobre as transferências efetuadas entre centros de custo, e distribui pelas
UF´s/serviços do ACES, as quais devem ser validadas pelo coordenador da UF/Responsável dos serviços.

Cabe ainda ao SAP, remeter mensalmente à UA da ARSN, IP os originais das notas de transferência de
equipamento entre UF´s e/ou serviços, até ao dia 8 do mês seguinte.

No âmbito do controlo interno e de acordo com o Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
conexas do ACES, as UF´s e Serviços são responsáveis pelos equipamentos à sua guarda. Neste sentido, ficou
definido no referido documento, como medida preventiva, que semestralmente as listas de inventário por
sala/gabinete devem ser validadas e assinadas pelo Coordenador/Responsável do Serviço. Assim, o Mapa de
Gestão de Inventário da UF/serviço e as “folhas de Carga” por sala/gabinete, são registos que devem manter-
se atualizados, sendo atribuição dos referidos responsáveis assegurar a sua atualização.

O suporte documental é a “Nota de Transferência”, constante do anexo II:

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No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para transferência de imobilizado entre unidades.

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Emite o documento "Nota de Transferência";

 Remete ao SAP para validação e autorização do DE;

Unidade  Assina em evidência da entrega;

Funcional/Serviço
 Entrega o bem, contra recebimento da cópia do
documento de movimentação do imobilizado
assinado em evidência da receção;

 Atualiza e afixa a folha de carga;

 Atualiza mapa de gestão de inventário.

 Recebe a "Nota de Transferência";

 Analisa a sua validade (descrição do bem transferido,
indicação de alteração de afetação, justificação);
 Remete o documento ao DE para decisão;
Serviço  Se despacho favorável, remete o documento para
Aprovisionamento unidade de origem do bem;
Património  Colabora na transferência física do bem;
 Após receção do documento assinado por ambas as
partes, atualiza o mapa de gestão de inventário e
arquiva documento em dossier adequado;
 Se despacho desfavorável, informa os intervenientes
e arquiva documento em dossier adequado;
 Mensalmente, até ao dia 8 do mês seguinte, informa
o património da ARSN das atualizações efetuadas,
através do envio dos originais das "Notas de
Transferência"

Diretor Executivo
 Decisão.

 Recebe e confere o bem e "Nota de Transferência";

 Assina em evidência da receção e entrega cópia à

unidade de origem do bem;

Unidade  Arquiva cópia e envia documento original ao SAP;

Funcional/Serviço
 Atualiza e afixa a "Folha de Carga";

 Atualiza mapa de gestão de inventário.

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Processo para transferência de imobilizado entre unidades:

•Emite o documento "Nota de Transferência";

•Remete ao SAP para validação e autorização do DE;
•Assina em evidência da entrega;
•Entrega o bem, contra recebimento da cópia do documento de movimentação do imobilizado
assinado em evidência da receção;
Início Transferência •Atualiza e afixa a folha de carga;
(UF/Serviço ORIGEM) •Atualiza mapa de gestão de inventário.

•Recebe a "Nota de Transferência";

•Analisa a sua validade (descrição do bem transferido, indicação de alteração de afetação, justificação);
•Remete o documento ao DE para decisão;
•Se despacho favorável, remete o documento para unidade de origem do bem;
•Colabora na transferência física do bem;
•Após receção do documento assinado por ambas as partes, atualiza o mapa de gestão de inventário e arquiva
documento em dossier adequado;
Análise Transferência •Se despacho desfavorável, informa os intervenientes e arquiva documento em dossier adequado;
(SAP) •Mensalmente, até ao dia 8 do mês seguinte, informa o património da ARSN das atualizações efetuadas, através
do envio dos originais das "Notas de Transferência"

•Decisão.

Decisão
(DE)

•Recebe e confere o bem e "Nota de Transferência";

•Assina em evidência da receção e entrega cópia à unidade de origem do bem;
•Arquiva cópia e envia documento original ao SAP;
•Atualiza e afixa a "Folha de Carga";
•Atualiza mapa de gestão de inventário.
Finalização Transferência
(UF/Serviço DESTINO)

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No caso de movimentações dentro da mesma Unidade funcional/Serviço, podem utilizar o mesmo suporte
documental, e as mesmas devem ser autorizadas pelo coordenador da UF/Responsável do Serviço:

1. O responsável pelo local de origem do bem preenche a Nota de Transferência, e remete para
autorização;
2. Após autorização, procede-se à transferência do bem (se necessário solicitar colaboração ao SAP);
3. Os responsáveis do bem (local de origem do bem/local de destino do bem) assinam em evidência da
entrega/receção do bem na referida ficha;
4. O coordenador da unidade remete a Nota de Transferência ao SAP, devidamente preenchida e garante
que as folhas de carga são atualizadas e afixadas;
5. O SAP, atualiza o Mapa de Gestão de Inventário da UF/serviço.

4.5. Circuito do abate de bens de imobilizado

De acordo com a delegação de competências, é da competência do DE do ACES autorizar a alienação de bens
móveis e o abate dos mesmos, nos termos do Decreto-Lei nº 307/94, de 21 de dezembro.

No âmbito do CIBE, as situações suscetíveis de originarem abate são as seguintes:

 Alienação a título oneroso;

 Alienação a título gratuito;
 Furto/roubo;
 Destruição/demolição;
 Transferência, troca ou permuta;
 Devoluções ou reversões;
 Sinistro ou incêndio;
 Outros (para desmantelamento, tendo em vista o aproveitamento de peças; disponibilização, tendo
em vista a sua reafectação a outros serviços; permanência no serviço, por ter interesse artístico,
histórico ou outro, etc.).

Perante o final de vida útil dos bens, ou da ocorrência de situações que afetem a capacidade dos mesmos
produzirem benefícios pela sua utilização, tais como as situações supra referidas, verificadas pelo SAP ou
comunicadas pelo responsável do bem, o SAP diligencia no sentido do seu abate.

Os suportes documentais são os seguintes:

 Nota de Abate – Participação de Inutilização, constante do anexo III;

 Auto de Ocorrência, constante do anexo IV;
 Auto de Verificação de Incapacidade/Proposta de Abate, constante do anexo V.

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No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para o abate:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Cabe ao responsável do bem a participação da

ocorrência;

 No caso de necessidade de abate por furto, extravio,

destruição, etc., o responsável do bem emite de imediato
Unidade o "Auto de Ocorrência";
Funcional/Serviço
 Envia ao coordenador da UF/ Responsável do serviço
para confirmação;

 Após comunicação de autorização do abate, atualiza a

"Folha de Carga" emitida pelo responsável pelo
inventário designado na unidade.

 Análise crítica das possibilidades: destruição ou alienação

dos bens;
Serviço
Aprovisionamento  Elabora proposta de abate/alienação.
Património

Unidade de
Aprovisionamento  Emite parecer.
da ARSN, IP

 Decisão.
Diretor Executivo

 Após a aprovação da proposta de abate/alienação pelo

DE, remete documentos originais à U.A. da ARSN, IP;

 Regista o abate/alienação e atualiza o mapa de gestão de

Serviço inventário;
Aprovisionamento
Património  Comunica o abate/alienação do bem ao responsável pelo
inventário na UF/serviço e ao coordenador da
UF/Responsável do serviço.

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Procedimento para Abate:

•Cabe ao responsável do bem a participação da ocorrência;

•No caso de necessidade de abate por furto, extravio, destruição, etc., o responsável do bem emite de
imediato o "Auto de Ocorrência";
•Envia ao coordenador da UF/ Responsável do serviço para confirmação;
Abertura Processo •Após comunicação de autorização do abate, atualiza a "Folha de Carga" emitida pelo responsável pelo
Abate inventário designado na unidade.
(UF/Serviço)

•Análise crítica das possibilidades: destruição ou alienação dos bens;

•Elabora proposta de abate/alienação.
Análise Processo
Abate (SAP)

•Emite parecer.
Validação (U.A. da
ARSN, IP)

•Decisão.
Decisão
(DE)

•Após a aprovação da proposta de abate/alienação pelo DE, remete documentos originais à U.A.
da ARSN, IP;
•Regista o abate/alienação e atualiza o mapa de gestão de inventário;
Finalização
•Comunica o abate/alienação do bem ao responsável pelo inventário na UF/serviço e ao
Processo Abate
(SAP) coordenador da UF/Responsável do serviço.

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4.6. Circuito para avarias e reparação de bens

Quando se verifica que um bem se encontra avariado, deve ser comunicado ao SAP, através do e-mail
avarias.@.......... e de suporte documental, para que se proceda à sua reparação.

Os suportes documentais são os seguintes:

 Auto de Ocorrência – constante do anexo IV;

 Ficha de Reparação de Imobilizado – constante do anexo V.

Compete ao SAP informar as UF´s/serviços, sobre o estádio da reparação/manutenção requerida,

nomeadamente a data provável de resolução da avaria e a empresa adjudicada, através de e-mail.
Deve ainda monitorizar o processo e informar a UF/serviço sempre que a reparação /manutenção não ocorra
em tempo útil.

O SAP deve manter um registo informático de todas as reparações e manutenções efetuadas, o qual deve
conter informações que permitam monitorizar o processo e apoiar a decisão, nomeadamente, a descrição do
equipamento, número de inventário, tipo de intervenção, empresa adjudicada, custo de
reparação/manutenção, prazo de execução, prazo de resposta dos serviços, entre outras. Este registo deve
encontrar-se devidamente atualizado e disponível para consulta do RUAG.

No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento para avarias e reparações de bens:

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Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

Unidade  Comunica ao SAP através do e-mail avarias---- a

Funcional/Serviço necessidade de intervenção técnica (manutenção
preventiva ou reparação);
 Emite "Auto de Ocorrência" devidamente
preenchido, que acompanha o bem;
 Receciona o bem e confirma no documento de
reparação, a receção e operacionalidade do bem
(nome, nº mecanográfico e carimbo UF/serviço);
 Devolve documento original ao SAP.

 Receciona o "Auto de Ocorrência";

 Confirma se existe garantia ou contrato de
assistência em vigor para proceder à intervenção
requisitada;
Serviço  Se sim, aciona a garantia ou contrato;
Aprovisionamento  Se não, verifica se a despesa se enquadra no RFM;
Património  Verifica se exequível a reparação interna e toma as
diligências necessárias para garantir a reparação;
 Se não for exequível a reparação interna, executa
a consulta ao mercado para obtenção de
orçamentos;
 Avalia se a reparação é economicamente viável:
 Se não, remete e-mail para a U.A. da
ARSN para que se pronuncie sobre a
reparação;
 Se sim, elabora processo de aquisição de
acordo com CCP.

Serviço  Cabimento Orçamental.

contabilidade
Despesa

 Decisão antecedida de cabimento prévio;

Diretor Executivo  Se a reparação não autorizada, segue o circuito
para abate de bens.

 Receciona o bem e confere a sua operacionalidade

(nome, nº mecanográfico, carimbo do serviço);
 Preenche "ficha de reparação do bem";
Serviço  Remete o documento referido juntamente com o
Aprovisionamento bem para a unidade requisitante para validação;
Património  Remete o documento ao setor SF juntamente com
os restantes documentos referidos no RFM;
 Arquiva cópia do documento junto ao processo.

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Processo para avarias e reparações de bens:

•Comunica ao SAP através do e-mail avarias---- a necessidade de intervenção técnica

(manutenção preventiva ou reparação);
•Emite "Auto de Ocorrência" devidamente preenchido, que acompanha o bem;
•Receciona o bem e confirma no documento de reparação, a receção e operacionalidade do bem
Abertura Processo (nome, nº mecanográfico e carimbo UF/serviço);
Reparação •Devolve documento original ao SAP.
(UF/Serviço)

•Receciona o "Auto de Ocorrência";

•Confirma se existe garantia ou contrato de assistência em vigor para proceder à intervenção requisitada;
•Se sim, aciona a garantia ou contrato;
•Se não, verifica se a despesa se enquadra no RFM;
•Verifica se exequível a reparação interna e toma as diligências necessárias para garantir a reparação;
•Se não for exequível a reparação interna, executa a consulta ao mercado para obtenção de orçamentos;
Análise Contextual da •Avalia se a reparação é economicamente viável:
Reparação •Se não, remete e-mail para a U.A. da ARSN para que se pronuncie sobre a reparação;
(SAP) •Se sim, elabora processo de aquisição de acordo com CCP.

•Cabimento Orçamental
Análise Financeira
Reparação
(Serviço contabilidade -
Despesa)

•Decisão antecedida de cabimento prévio;

•Se a reparação não autorizada, segue o circuito para abate de bens.
Decisão
(DE)

•Receciona o bem e confere a sua operacionalidade (nome, nº mecanográfico, carimbo do

serviço);
•Preenche "ficha de reparação do bem";
•Remete o documento referido juntamente com o bem para a unidade requisitante para
validação;
Finalização Processo •Remete o documento ao setor SF juntamente com os restantes documentos referidos no RFM;
Reparação (SAP)
•Arquiva cópia do documento junto ao processo.

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4.7. Circuito para a conferência Física de bens

A conferência física dos bens deverá ocorrer pelo menos uma vez no ano civil e consiste na verificação da
existência, localização e operacionalidade dos mesmos. De notar que as contagens físicas deverão ser feitas
periodicamente (trimestralmente por amostragem), e não apenas no final do ano. É realizada tendo por base
uma listagem (não quantificada) de todos os bens que se encontram registados no “Mapa de Gestão de
Inventário” do ACES, com informação do código, descrição e localização do bem.
Devem ser definidas pelo responsável da UAG as equipas de contagens e a respetiva alocação por
zonas/unidades.
As funções e as responsabilidades de cada membro da equipa (que asseguram uma adequada segregação de
funções), bem como as regras inerentes à contagem, são formalizadas no relatório de contagens (devidamente
aprovado pelo responsável da UAG), sendo comunicadas e fornecidas à equipa em reunião antes do início dos
procedimentos.

No fluxograma abaixo apresenta-se o procedimento parar a conferência física de bens:

1. O SAP gera listagem (não quantificada) de todos os bens que se encontram registados no “Mapa de
Gestão de Inventário” por centro de custo;

2. As equipas de contagens, na posse da listagem anterior, procedem à conferência física e verificação

da operacionalidade de todos os bens constantes da listagem. No final das contagens as equipas
introduzem os resultados no Mapa de Gestão de Inventário.
O SAP, efetua o registo das inconformidades detetadas, devidamente justificadas e integradas no
mapa de reconciliação agregado de imobilizado, referenciando as seguintes situações:
a) Bens que constando da listagem, não se encontrem no local;
b) Bens que não constando da listagem se encontrem no local;
c) Bens que se verifiquem inoperacionais;

3. Após verificação e conferência no terreno, o SAP procede ao tratamento da informação:

a) O SAP informa as necessidades de reparação de bens considerados economicamente
viáveis;
a.1) As situações de reparação são encaminhadas para autorização do DE e seguem o
procedimento de reparação de bens;
a.2) Caso se trate de uma reparação que não se enquadre no RFM, o SAP remete ao DE para
apreciação e posterior envio à ARSN, IP.

b) Remete listagem à comissão de abates sobre os bens passíveis de serem abatidos. Se não for
possível a formação de uma comissão de abates, este procedimento é desencadeado pelo
SAP/SP;
b.1) A comissão de abates produz relatório com os bens passíveis de serem abatidos,
acompanhado de toda a informação considerada importante para a tomada de decisão;
b.2) Remete o relatório ao DE que se pronunciará sobre o abate dos mesmos, seguindo o
procedimento de abate dos bens;
b.3) Caso o DE opte por não abater os bens, nenhuma alteração será efetuada nos registos,
sendo todo o processo arquivado em dossier adequado pelo SAP/SP.

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4. No final de todo o procedimento é elaborado pelo SAP o inventário final de imobilizado agregado, que
envia para aprovação do DE, juntamente com o mapa de reconciliação.
Setor Património/Colaboradores Diretor Executivo Comissão de Abates

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Procedimento para a conferência Física de bens:

•Na posse da listagem, procedem à contagem, à conferência física e verificação da operacionalidade de

todos os bens constantes na listagem;
•No final da contagem introduzem os resultados no "Mapa de Gestão de Inventário"
Execução Conferência
(Equipa de contagem)

•Efetua o registo das inconformidades, nomeadamente:

•Bens que constem da listagem e não se encontrem no local
•Bens que não contem da listagem e se encontrem no local
•Bens inoperacionais
•Verificação e conferência no terreno seguida de tratamento da informação:
•A) As necessidades de reparação de bens que considere economicamente viáveis são enviadas para
DE para autorização
•A.1) Se as situações de reparação enquadradas no RFM, seguem procedimento "Reparação de
bens"
•A.2) Se as situações de reparação não enquadradas no RFM, são enviadas ao DE para apreciação e
Análise da Conferência posterior envio para ARSN, IP
e Elaboração IF •B) Uma listagem dos bens passiveis de abate é remetida à comissão de abates. Caso não seja possível
formar uma comissão de abates, este procedimento é desencadeado pelo SAP
(SAP)
•B.1) A comissão de abates produz relatório com os bens passíveis de serem abatidos, acompanhada
de toda a informação importante para a tomada de decisão
•B.2) Remete relatório ad DE que se pronunciará sobre o abate dos mesmos, seguindo o
procedimento de abate de bens
•B.3) Caso o DE opte por não abater os bens, nenhuma alteração será efetuada nos registos, sendo
todo o processo arquivado em dossier adequado pelo SAP
•Elaboração do Inventário Final de Imobilizado Agregado, que envia para aprovação pelo DE

•Aprovação do Inventário Final de Imobilizado Agregado

Aprovação IF
(DE)

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4.8. Circuito para as doações de bens às Unidades Funcionais/ACES

As doações de equipamento, com carater definitivo e a custo zero, efetuadas por outras instituições ou
empresas externas às UF´s/ACES, cuja aceitação é da competência dos respetivos dirigentes máximos,
considerando-se sempre feitas a favor do estado.

O fluxograma para efeitos de comunicação de doações de bens é o seguinte:

Responsabilidade Fluxograma Tarefa a executar

 Toma diligências para inicio do processo de doação
através de informação dirigida ao DE, na qual devem
constar as seguintes informações:
 Nome da entidade ou da(s) pessoa(s) que
pretendem doar o bem;
Unidade  Unidade que vai receber o bem;
Funcional/Serviço  Identificação do bem e quantidade;
 Informação sobre se a oferta ocorre no âmbito
de algum protocolo ou se se trata de uma
doação;
 Documento emitido pela entidade/pessoa que
pretende efetuar a doação sobre o valor do
bem;

 Após aprovação, atualiza a folha de carga do local de

afetação do bem e o mapa de gestão de inventário;

 Informa o SAP sobre o local (sala, gabinete, etc) onde fica

alocado o equipamento
 Recebe os documentos e verifica se se encontram em
conformidade:
 Se conforme, remete ao DE para apreciação;
 Se não conforme, remete à unidade para
Serviço
Aprovisionamento retificação.
Património  Quando aprovada a doação:
 Informa a unidade interessada do despacho;
 Arquiva o processo;
 Regista a doação e atualiza o mapa de gestão de
inventário.
 Se despacho do CD desfavorável:
 Informa a unidade interessada do despacho;
 Arquiva o processo

 Após emitir parecer, remete o processo à U.A. da ARSN,

Diretor Executivo IP

Unidade  Instrução do processo e remete decisão do CD para DE

Aprovisionamento
da ARSN, IP

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Processo para as doações de bens às Unidades Funcionais/ACES:

•Toma diligências para início do processo de doação através de informação dirigida ao DE, na qual
devem constar as seguintes informações:
•Nome da entidade ou da(s) pessoa(s) que pretendem doar o bem;
•Unidade que vai receber o bem;
•Identificação do bem e quantidade;
•Informação sobre se a oferta ocorre no âmbito de algum protocolo ou se se trata de uma doação;
Abertura Processo •Documento emitido pela entidade/pessoa que pretende efetuar a doação sobre o valor do bem;
Doação •Após aprovação, atualiza a folha de carga do local de afetação do bem e o mapa de gestão de
(UF/Serviço) inventário;
•Informa o SAP sobre o local (sala, gabinete, etc) onde fica alocado o equipamento.

•Recebe os documentos e verifica se se encontram em conformidade:

•Se conforme, remete ao DE para apreciação;
•Se não conforme, remete à unidade para retificação.
•Quando aprovada a doação:
•Informa a unidade interessada do despacho;
•Arquiva o processo;
Validação Processo
Doação •Regista a doação e atualiza o mapa de gestão de inventário.
•Se despacho do CD desfavorável:
(SAP)
•Informa a unidade interessada do despacho;
•Arquiva o processo

•Após emitir parecer, remete o processo à U.A. da ARSN, IP

Parecer
(DE)

•Instrução do processo e remete decisão do CD para DE.

Decisão
(U.A. da ARSN, IP)

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5. Bibliografia

Documentos

Manual de Controlo Interno – Manual de Gestão de Imobilizado da ARSN, IP – Ed: 01 Ver:01

Regulamento de Fundo Maneio da ARSN, IP – ACES – Versão nº 8 -2017.01

Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações conexas, 2017

Legislação

Decreto-Lei nº 307/94, de 21 de dezembro – Estabelece os princípios gerais de aquisição, gestão e alienação

dos bens móveis do domínio privado do estado.
Deliberação nº 1623/2015, DR 2ª série, de 19 de agosto – Delegação de competências nos Diretores Executivos
Portaria nº 671/2000, de 17 abril – Cadastro de Inventário de Bens do Estado (CIBE)
Portaria nº 1152-A/94, de 27 de dezembro – Regulamenta os princípios gerais de aquisição, gestão e alienação
dos bens móveis do domínio privado do estado.

6. Anexos
Anexo I – Auto - Receção (Modelo da ARSN, IP)

Anexo II – Nota de Transferência (Modelo da ARSN, IP)

Anexo III – Nota de Abate – Participação de Inutilização (Modelo da ARSN, IP)

Anexo IV – Auto de Ocorrência (Mod.1.0/ACESSP)

Anexo V – Auto de Verificação de Incapacidade/Proposta de Abate (Mod.2.0/ACESSP)

Anexo VI – Ficha de Reparação de Imobilizado (Mod.3.0/ACESSP)

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