Contenido

1. Planteamiento Metodolgico ................................ ................................ .............. 2 1.1. 1.2. 1.3. Definicin del problema ................................ ................................ .................. 2 Anlisis de la Situacin Actual ................................ ................................ ........ 2 Procesos ................................ ................................ ................................ ........ 3 Proceso de Venta y Facturacin ................................ ......................... 3 Proceso de Reservacin de Pasajes ................................ .................... 4 Proceso de compra ................................ ................................ ............... 4 Proceso de Comunicacin de Interconexin de Sucursales .............. 4 Proceso de venta y facturacin ................................ ............................ 4 Proceso de Reservacin ................................ ................................ ....... 6 Proceso de Compra ................................ ................................ ............... 7 Proceso de Comunicacin de Interconexin de Sucursales .............. 8 Descripcin de Aplicaciones Existentes. ................................ ............ 8 Sistema de Ventas y Reservacin de Pasajes. ................................ .... 8 Descripcin del Entorno Informtico ................................ ................... 9

1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.4. 1.4.1. 1.4.2. 1.4.3. 1.4.4. 1.5. 1.5.1. 1.5.2. 1.5.3. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10.

Diagrama de Flujo de los Procesos ................................ ................................ 4

Anlisis y Diagnostico del Desarrollo Informtico ................................ ............ 8

Formulacin del Problema ................................ ................................ .............. 9 Propuesta ................................ ................................ ................................ ....... 9 Justificacin y Alcance................................ ................................ .................. 11 Indicadores de Gestin ................................ ................................ ................. 12 Indicadores de xito................................ ................................ .................. 12

1. Planteamiento Metodolgico 1.1. Definicin del problema El sistema de la empresa de AVISA el cual engloba a las reas de Ventas, Logstica, Recursos Humanos y Administracin ; no cuenta con un Sistema de Informacin que las integre, la cual les permita agilizar sus procesos. Anlisis de la Situacin Actual 1.2.1. Estructura

1.2.

1.2.2. Personal Actualmente el personal que labora, no se encuentran actualizados en lo que respecta las nuevas Tecnologas de Informacin y Comunicacin, se podra decir que estn acostumbrados a realizar sus procesos de una manera desfasada y poco confiable.

1.2.3. Funciones Esta empresa de transportes no tienen Documentos Nor mativos de funcionamiento como son: MOF, ROF; por lo que los trabajadores hacen sus operaciones de manera general sin documento alguno que los gue o en otros casos los respalde. 1.3. Procesos Los procesos que se realizan en dicha rea existen pero la demora qu e tiene cada proceso muchas veces escapa de los objetivos de los respectivos jefes de reas. 1.3.1. Proceso de Venta y Facturacin Vender a los clientes pasajes con los destinos ofrecidos, al momento de la venta este recibe el monto del pasaje y emite boleto de viaje al cliente respectivamente. La venta se da de dos formas: Venta al Contado: Dirigido a cualquier cliente que lo solicite. Venta al Crdito: Empresas: Se otorga el crdito de 15 hasta 30 das de pago, previo convenio u contrato justificado con la admi nistracin de ventas. Este crdito incluye una mora de 3%. Personas Naturales: Se otorga el crdito hasta 30 das, previo convenio justificado en el rea de ventas, por modalidad de viajero frecuente. Incluye una mora de 8%. La empresa emite una promocin para el proceso de venta, consiste en, por la compra de cinco pasajes, la empresa le adiciona uno de regalo. En este proceso, muchas veces la venta al crdito no est contemplada en el sistema y no es exacto al momento del cobro, esto origina espera inapropiada por falta de control de deudas.

1.3.2. Proceso de Reservacin de Pasajes La reservacin de un pasaje, lo realiza un cliente previa identificacin, y solo se reserva durante 8 a 10 horas previas. Este pasa a un estado de reserva. 1.3.3. Proceso de compra El rea de logstica procede a la compra de insumos, previa solicitud del rea de administracin, para la operatividad de la empresa y razn de ser. Muchas veces este rea reporta gastos excesivos porque no hay un control exacto de lo que se compra y repara. 1.3.4. Proceso de Comunicacin de Interconexin de Sucursales Actualmente la interconexin con las sucursales es va RPM u telfono, Cada sucursal cuenta con uno u mas vendedores solicita al vendedor del otro sucursal si el pasaje ha sido vendido en otra sucursal, sino es as lo vende y lo confirma la venta a la otra sucursal y as sucesivamente. Este proceso no es eficiente debido a que puede existir duplicidad de datos, redundancia de infor macin u incomodidad a los clientes. Dicho proceso hace tambin que se entorpezca muchas operaciones. 1.4. Diagrama de Flujo de los Procesos 1.4.1. Proceso de venta y facturacin

CLIENTE Solicita comprar pasajes. Ventanillas de Venta: Solicita al cliente su destino de viaje y el horario. CLIENTE Verifica en el sistema actual Si Emite su peticin. Ventanillas de venta: Recepciona la peticin e informa, adems solicita al cliente, si va a ser pago efectivo o crdito, CLIENTE Si Crdito No Ventanillas de venta: Recepciona la peticin e informa, muestra los asientos disponibles y solicita datos. CLIENTE Emite su respuesta

Ventanillas de venta.

Existen pasaje s No

Ventanillas de venta: solicita que tipo de deudor ha de ser, y el convenio.

CLIENTE

Emite su peticin. Elige el nmero de asiento, emite sus datos completos y realiza el pago previo.

Ventanillas de venta: Recepciona la peticin, llena los datos, recibe el dinero u firma, imprime la boleta y entrega al cliente CLIENTE Recepciona el boleto.

FIN de la VENTA

Ilustracin 1: Proceso 5 Venta y facturacion de

1.4.2. Proceso de Reservacin CLIENTE Solicita reservar pasaje. Ventanillas de Venta: Solicita al cliente su destino de viaje y el horario. CLIENTE Verifica en el sistema actual Si Emite su peticin. Ventanillas de venta: Recepciona la peticin e informa, adems solicita al cliente sus datos e informa que la reservacin es un mximo de 10 horas. CLIENTE Emite su respuesta

Ventanillas de venta.

Existen pasaje s No

Si

Acepta

Ventanillas de venta: Registra en el sistema sus datos del cliente.

No

CLIENTE Recepciona confirmacin.

FIN de la RESERVACION

Ilustracin 2: Proceso de Reservacion

1.4.3. Proceso de Compra Personal o Logstica Solicita realizar Administracin: Verifica en el sistema actual

Logstica: Recepciona el pedido y contrasta falta y emite su peticin. Proveedor: Recepciona la peticin e informa, lo precios y la calidad Logstica: Recepciona la informacin y emite una respuesta.

Si

Existen fondos

Si No Proveedor: Realiza la compra, y va por la entrega.

Acepta

No Logstica: Recepciona la compra. FIN de la COMPRA.

Ilustracin 3: Proceso de Compra

1.4.4. Proceso de Comunicacin de Interconexin de Sucursales Personal de Venta Solicita confirma r venta Personal de Venta: Verifica en el sistema actual, realiza una llamada y informa que pasajes se estn vendiendo.

Personal de venta de otra sucursal: Recepciona la llamada y hace el llenado previo de los pasajes. Personal de venta: Recepciona la confirmacin y emite informacin de otros pasajes vendidos o sin vender.

Personal de venta de otra sucursal: Recepciona la informacin. si

Existen pasaje s No

FIN de la COMUNICACIN.

Ilustracin 4: Proceso de Comunicacin de Interconexin de Sucursales

1.5.

Anlisis y Diagnostico del Desarroll o Informtico 1.5.1. Descripcin de Aplicaciones Existentes. Actualmente, la empresa cuenta con un sistema de ventas y facturacin de pasajes. 1.5.2. Sistema de Ventas y Reservacin de Pasajes. Este sistema cuenta en la actualidad con varios mdulos, pero aun no beneficia en la totalidad a la empresa, porque existen algunos procesos que no son sustentados en el sistema existente. Mdulo de Pasajes y Asientos, registra los pasajes y asientos a ser vendidas. Mdulo de Clientes, registra los clientes existentes. 8

Mdulo de Deudores, registra a todos los clientes suscritos. Mdulo de Vendedores, registra los vendedores que laboran para la institucin. Mdulo de Ventas, registra las ventas realizadas por la institucin. Mdulo de Facturacin, registra las facturas emitidas ya sea esta al contado o por crdito. Mdulo de Reservacin, registra a los clientes que reservan sus pasajes en el transcurso del da. 1.5.3. Descripcin del Entorno Informtico En la actualidad la empresa de transportes AVISA S.A, se encuentra trabajando en una PC. Pentium IV, el sistema est diseado en el lenguaje de programacin Visual FOXPRO. 1.6. Formulacin del Problema El problema principal de la empresa es que no cuenta con un sistema generalizado que abarque todas las reas de la organizacin para que esta pueda cumplir sus objetivos y dejar de tener necesidades de negocio. Como son la incapacidad de interconexin de sucursales, Incremento y fidelizacion de los clientes y Reduccin de Costos Operativos excesivos. 1.7. Propuesta Despus del anlisis de la emp resa hemos deducido que lo necesario para cubrir todas las necesidades de negocio seria: Implementar un Sistema de Informacin para Agencia de Transporte para el mejoramiento de la calidad de servicio de la empresa. Para que un sistema de informacin sea como tal debe contar con lao siguientes elementos. Hardware: 4 computadoras, 1 servidor, 3 routers, 3 swicht, cables de red, etc. Ver anexo Ilustracin 5: Arquitectura Tentativa.

Software:

Sistema de Control de Inventarios: Permitir tener control eficiente de las cosas existentes en la empresa y por verificar las necesidades de cada rea. Sistema de Ventas de Pasajes: El cual permitir vender pasajes en lnea de manera transaccional y se actualizara la venta en cada sucursal cada cierto tiempo (Aprox 3 minutos). El sistema contara con los siguientes mdulos: Mdulos de Reservacin, de Postergacin, de ventas, de Ingresos, de Egresos, de facturacin, etc. Sistema de Recoleccin de Datos: Su objetivo principal ser el de generar la informacin necesaria en cuanto a datos, hechos y medidas registradas de ciertos fenmenos, donde la informacin que se requiera se encuentre en un conjunto o cuerpo de hechos los cuales se vacen en formato adecuado para la prctica de tomar de decisin. Y as generar informacin pertinente, objetiva y veraz la cual ha menudo se requiera para la recopilacin de datos convenientes, oportunos y exactos. El sistema de recopilacin de datos tendr como funciones principales las de: Registros y Reportes Internos: Est compuesto por informacin que se obtiene de fuentes de la empresa para evaluar el desempeo de la mercadotecnia y para detectar problemas y oportunidades en esta rea. Inteligencia de Mercadotecnia: Es una red de fuentes y un juego de procedimientos regulares que proporcionan a los gerentes de mercadotecnia informacin cotidiana respecto a cambios en el ambiente externo de su organizacin. Investigacin de Mercados: Funcin que vincula al consumidor, al cliente y al pblico con el me rcadlogo, por medio de informacin, esta informacin se usa para identificar y definir oportunidades y problemas de mercado, para generar, afinar y evaluar actos de mercadotecnia (promociones, regalos, etc.). Este sistema permitir determinar si es necesario o no incrementar buses y promociones. Metodologas: Gua tcnica para el diseo de sistemas de informacin. Metodologa para la elaboracin de un plan de sistemas de informacin Compendio de normas tcnicas informticas Metodologa XP y RUP, para la elaboracin del software. Base de Datos:

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Diseo de una Base de Datos para el Sistema de Control de Inventarios. Diseo de una Base de Datos para el sistema de ventas de pasajes. Redes Recursos Humanos Capacitacin al Personal, de las nuevas tecnologas. Recursos Econmicos El financiamiento, ser propia para la mejora de la empresa. 1.8. Justificacin y Alcance El plan tiene como objetivo restablecer las necesidades de negocio y depurarlas por completo para lograr una mejor calidad de servicio en la empresa de transportes AVISA S.A. Actualmente la empresa cuenta con un software de manejo de ventas y reservaciones de pasajes, pero el manejo de esta informacin es neutro, porque existen muchas funcionalidades que son necesarias para la empresa, pero no existen y esto hace que incremente el nmero de necesidades de negocio. Asimismo de ello la empresa cuenta con sucursales en distintas ciudades del pas, pero no existe conexin via sistema solo mediante llamadas telefnicas se emite la actualizacin de datos. El excesivo reporte de gastos, y costos operativos, hace que se desconozca el estado de la empresa, Se lograra un mejor control tanto de gastos y de clientes , mayor interconexin y mejora en la calidad de servicios con la implantacin de este sistema. De este modo no habr molestias que causa la interconexin, la rentabilidad y manejo de la empresa se incrementar para el bien de los distintos actores que laboran en la empresa. Los costos de operacin y mantenimiento disminuirn con el proyecto, a la vez que se incrementan los de comercializacin y control, resu ltando una disminucin promedio considerable en el horizonte de planeamiento, principalmente por concepto de: Ahorro de recursos en reparaciones sistemas. Ahorro de llamadas de telefona fija y mvil . Mejor calidad de venta a la poblacin objetivo. Disminucin de los problemas por equivocaciones u redundancia de datos del sistema. Reparacin de conexiones;

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El alcance del proyecto est destinado a la empresa AVISA S.A, a los que laboran y sus clientes. 1.9. Indicadores de Gestin

KPI: Indicadores Claves de Desempeo Verificacin de datos en modo a prueba. Disminucin de Molestias de los Clientes. Reporte de Ventas diarios, mensuales. Reporte de Ingresos y Egresos Diarios, mensuales. Reporte del Sistema de Recoleccin de Datos. Reporte del Control de Inventarios. 1.10. Indicadores de xito KSS: Reportes de los sistemas. Contrastacin de Eficiencia con el personal. Verificacin de actualizacin de datos.

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ANEXOS

Ilustracin 5: Arquitectura Tentativa

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