Laboratório e HOSPITAL GERAL DA POP-SQ.

074
Análises Clínicas MACHAVA
Controlo dos Registos Nº de revisão: 02
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ÍN DICE
Capítulo Título Página
1 Objectivo 2
2 Campo de aplicação 2
3 Responsabilidades pelo documento 2
4 Definições e síglas 2
5 Prrocedimento 5
6 Matriz de Responsabilidades 6
7 Bibliografia 6
8 Anexos 6
9 Histórico 7

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1. Objectivo
Identificar os registos da qualidade, assim como os registos dos Laboratórios e repartições do
INS descrevendo os métodos para a identificação, manutenção/arquivo, protecção e
eliminação desses registos.

2. Campo de Aplicação
Aplica-se a todos os processos do Laboratório do Hospital Geral da Machava, no qual deve se
evidenciar a efectividade de alguma actividade.

3. Responsabilidade pelo documento

A Repartiçãoda Qualidade e os pontos focais da qualidade têm a responsabilidade de
controlar e disponibilizar todos os registos da qualidade nos sectores envolvidossejam internos
ou externos oriundos do Sistema de Gestão da Qualidade. Os registos dos sectores como, por
exemplo, “registos de entradas de amostras”; “registos de propostas”, são de responsabilidade
dos responsáveis dos sectores ou funcionários por eles indicados se for o caso.

4. Definições e Siglas
4.1. Definições

O controlo de registos é a acção que permite assegurar que os registos sejam identificados,
armazenados, protegidos, recuperados, arquivados e descartados.

Registo da Qualidade

Fornece evidências objectivas sobre a extensão do atendimento aos requisitos para qualidade,
ou eficácia de funcionamento de um elemento do Sistema da Qualidade.

Registos dos Sectores

Fornece evidências objectivas sobre todos os registos realizados, controlados e monitorados

pelos Sectores. Estes registos podem ter ou não a participação efectiva da Repartição da
Qualidade, sendo da responsabilidade dos responsáveis dos Sectores.

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Evidência objectiva

Informação cuja veracidade pode ser comprovada com base em factos obtidos através de
observação, medição, ensaio ou outros meios.

Formulário

Local onde são colocados os dados dos registos ou evidências.

4.2. Síglas

POP: Procedimento Operacional Padrão.

PSQ: Procedimento do Sistema da Qualidade.

RS: Responsavel do Sector

Lab: Laboratório

PF: Ponto focal

5. Procedimento
5.1 Identificação

Os registos do Sistema da Qualidade, Procedimento do Sistema de Qualidade, Procedimento

Operacional Padrão e dos Sectores são identificados por um título descritivo e também
recebem um código, conforme o POP-SQ-002. Cada sector/repartição deverá manter
actualizado o formulário FM-SQ-..., com indicação da origem interna ou externa.

5.2 Indexação

Todos os registos devem ter um código e único número, para os distinguir. A descrição do
código facilita a busca de registos arquivados por isso devem ser identificados no formulário

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FM-SQ-003. Neste formulário está indicado como estão organizados, isto é, por data ou
número crescente ou por nº de documento crescente.

5.3 Armazenamento/arquivo

Todos os registos da Qualidade e dos sectores tanto físico como eletrónico devem estar
arquivados conforme definido no formulário FM-SQ-.... Estes deverão ser arquivados de
forma a assegurar sua acessibilidade e identificado por um funcionário através do uso de
código nas pastas de arquivo e bem como a indicação da sua localização.

Assim, o arquivo também assegura a manutenção da integridade do registo:

 Indexação: de que forma devem ser procurados e resgatados;

 Local: onde está guardado;
 Responsável: quem é o responsável pelo arquivo;
 Tempo de retenção: qual é o tempo de retenção no serviço, no sector ou
Laboratório.

5.4 Acesso

Os registos podem estar em suporte papel ou informático, competindo ao sector em causa, a

decisão deste suporte. No presente procedimento, está identificado o local de arquivo.

Os registos devem estar prontamente acessíveis para as pessoas que necessitam das
informações contidas neste, também devem estar disponíveis para os usuários, por exemplo,
parceiros, que estiverem de acordo com esta condição.

Se os documentos estiverem em suporte papel, devem ser guardados em lugar onde só o RS e

PF têm acesso.

Se os documentos estiverem em suporte electrónico, o seu acesso deve ser restrito através de
uma palavra passe e no formato PDF e estarão disponíveis num computador designado do
Sector para a sua consulta.

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O Responsável do sector ou PF deve informar os seus funcionários em reunião, a

disponibilidades dos documentos em suporte electrónico.

5.6. Retenção

Os registos da qualidade devem ser retidos / mantidos na origem onde são gerados pelo
tempo de retenção definido no formulário e apôs este período descartar conforme a descrição
feita no PSQ-002.O tempo de retenção é definido conforme a legislação ou Guia
Interpretativo da Norma ISO 15189, sempre que aplicável ou de acordo com o que está
definido internamente, Gestor de Qualidade, Responsável do Laboratório ou mesmo pelo
Responsável do sector designado para o efeito.

5.7. Manutenção

São armazenados de modo a garantir as condições que evitem a sua deterioração e acessíveis
para todos os funcionários que deles necessitem para o desempenho das suas funções.

Os registos são preenchidos de modo legível e em todos os campos definidos, não podendo
ser utilizado lápis ou realizar rasuras.

5.8. Eliminação

Os registos que excedem o tempo definido, nos sectores ou nos laboratórios que os retém,
deverão ser descartados nos locais de utilização, conforme estabelecido no PSQ-002.

5.9 Back-ups (Actualização)

A Repartição da Qualidade em colaboração com os pontos focais da qualidade têm a

responsabilidade de realizar mensalmente a actualização de todos os arquivos do Sistema de
Gestão da Qualidade. Independentemente disto, cada responsável do sector realiza a

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actualização semanalmente de toda a rede de dados do sistema e deve ser guardado em local
seguro.

A sua aprovação quando imprimidos obedecerá ao POP controlo dos documentos

6. Matriz de Responsabilidades
Repartiçã Ponto
Responsáve
o da focal da Funcionário
l do sector
quaidade qualidade

Elaboração de registos X X x x

Indexação de registos X X x x

Arquivo de registos X X x

Eliminação de registos X X

actualização X X x

7. Referências Bibliográficas
Norma ISO 15189

8. Anexos
Tempo
Responsáve
Local de de
Indexaçã Pasta l pelo
Identificação Arquivo Arquiv
o Arquivo
o

FM-SQ-003- Tabela de 1,2 RLab GQ 3 anos

Controlo dos Registos PMF01

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INDEXAÇÃO
1 – Por nº crescente

2 – Por data crescente

3 – Por nº documento crescente

Responsável
Local de Tempo de
Tipo de Registo Pasta pelo
Indexação Arquivo Arquivo
Arquivo
Formulário da
Gabinete Documentos
Qualidade Para o 1 GQ 5
de RL PQ
Controlo dos Registos

9. HISTÓRICO

Edição nº Resumo da revisão Data:

00 Emissão do Actual documento 22/05/2013

01 Inserção do Logotipo, Acréscimo das siglas 22 /05/2019
Mudança da matriz e do nome da responsável do
02 02 /08/2019
laboratório

Elaborado Por: Yolanda RevistoPor: Aprovado Por: Paula Leite

Dengo. ..................................... .....................................
..................................... / / 2019 / / 2019
22 /05 / 2013

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Função:Gestora da Qualidade Função: ............................. Função: Responsável do

..... Laboratório.

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