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Como delegar? Por que delegar?

O tempo um recurso escasso, assim limitado. Voc no pode comprar ou guardar o tempo. Conseqentemente voc precisa priorizar. Uma ferramenta fcil que pode lhe ajudar a matriz de Eisenhower. Importante: Planeje (No urgente) Faa agora (Urgente) No importante: Esquea Delegue (Urgente) Delegar pode requerer mais tempo no comeo, mas deixar mais tempo livre no final. Voc aumenta as habilidades dos membros da sua equipe. Delegando voc investe em futuros lderes. Voc e sua equipe podem aprender a ter novos hbitos de trabalho e experimentar novas idias. Mais pessoas so envolvidas em seu projeto e voc se beneficia da criatividade delas. Alm disso mais pessoas se identificam com seu projeto e decises. Todos querem receber responsabilidade e vibram com as realizaes. Delegando, voc aumenta a satisfao da sua equipe. O que significa delegar? Delegar : Confiar uma tarefa a algum; Autorizar algum a executar uma tarefa; Delegar aumenta a responsabilidade. Voc responsvel por conseguir o resultado final e tambm responsvel pelos membros da equipe. Sua carga de trabalho no pode diminuir muito, mas muda para ser a de coordenar, motivar, controlar e gerenciar a equipe. Como delegar? Defina tarefas dividindo seu trabalho em tarefas menores. As peas menores so mais fceis de delegar. Defina objetivos para cada tarefa; Escolha a pessoa a mais apropriada para cada tarefa. "O mais apropriado" no significa que essa pessoa necessita j possuir todas as habilidades requeridas, mas deve poder aprender e adquirir estas habilidades durante a execuo da tarefa delegada. Planeje a tarefa junto com a pessoa escolhida, certifique-se de que ela compreenda inteiramente e aceite a tarefa; d toda a informao de fundo necessria e o objetivo da tarefa alm de dizer como se relaciona ao projeto inteiro. Certifique-se de que voc delega no somente a responsabilidade, mas

tambm a autoridade. Defina os objetivos operacionais junto com seus membros da equipe. Estabelea acordos com relao ao follow-up e os relatrios. D feed-backs construtivos (positivo e negativo), recompense e valorize resultados alcanados. Certifique-se de que toda Equipe est informada sobre as diferentes tarefas e os seus responsveis. Quando difcil delegar Se ns no confiarmos em cada um de ns ou se acreditarmos somente em ns mesmos; Atitude errada para delegar: manter hbitos antigos; Medo do aumento das responsabilidades; Medo de perder poder e posio/cargo; Medo da competio; Ceticismo com relao s idias de outras pessoas; Medo do sucesso de outra pessoa; Se voc interferir continuamente no trabalho delegado; Pessoas quem no esto dispostas ou prontas para trabalhar de forma autnoma; Falta de autoconfiana. Medo de falhar; Falta de prioridade no seu trabalho; Falta da viso geral; Sonegao de informao; Se voc delegar somente o lado negativo do trabalho. Quando fcil delegar Confiana mtua; Reconhecimento do sucesso, recompensa, elogio; Habilidade de dar aos membros da equipe a liberdade para realizar o trabalho da sua maneira, mas tendo um bom sistema de controle ao mesmo tempo; Delegar a responsabilidade inteira; Conhecer o potencial dos membros da equipe (habilidades, experincia, instruo, conhecimento, atitude, criatividade); Conhecer seu prprio estilo da liderana, habilidade em comunicar-se, experincia de delegao; Compreender diferentes estilos de trabalho e as preferncias da equipe; Honestidade. Feedback construtivo (feedback sobre o desempenho que est relacionado aos objetivos); Oferecer ajuda e suporte sem tomar o controle; Cuidar da auto-estima dos membros da equipe. Assegurar que cada pessoa seja valorizada, respeitada e ouvida; Permitir que erros aconteam, incentivando a aprendizagem atravs dos erros; A balana do Investimento vs. Recompensa INVESTIMENTO Necessidades da organizao:

Tempo e esforos Habilidades e conhecimentos Criatividade Assumir riscos RECOMPENSA Necessidades pessoais: Reconhecimento e valorizao Crescimento e desenvolvimento Percepo de significado Percepo de comunidade mais provvel que as pessoas comprem seu projeto quando as recompensas so iguais ou maiores que o investimento que esto fazendo, no curto e no longo prazo. A relao entre o investimento e a recompensa diferente para cada indivduo. Tarefas que voc no deve delegar Decises estratgicas de longo prazo; Questes confidenciais. As perguntas que voc deve se fazer quando for delegar uma tarefa a um membro da equipe Esta pessoa compreende o objetivo? Esta pessoa concorda com o objetivo? Eu estou disposto a deixar esta pessoa decidir como atingir o objetivo? Esta pessoa pode conseguir o objetivo por ela mesma? Se no, esta pessoa necessita de informao, recursos, habilidades, conhecimento, prtica ou feedback? Esta pessoa est disposta a atingir o objetivo? Como eu posso usar o reconhecimento, o incentivo, escutar, empatia ou a confiana para aumentar a sua motivao? Que outros obstculos existem? Como eu posso ajudar esta pessoa a super-los? Que mais pode ser feito para apoiar esta pessoa? O que eu posso fazer para no ficar no caminho desta pessoa? Os obstculos Como tudo na vida, a delegao de tarefas tem os seus custos e obstculos. Os gestores mostram-se por vezes relutantes em relao delegao, baseados em sentimentos de desconfiana e insegurana. Provavelmente, um gestor mais rpido e eficiente a desempenhar uma determinada tarefa do que o seu pessoal. Mas ao tentar abraar todas as tarefas por essa razo, ir sentir-se sobrecarregado. Assim, no ter tempo para se dedicar s tarefas que lhe so especficas e que mais ningum pode realizar, para alm de que o pessoal no pode tornar-se mais eficiente se no lhe for dada a oportunidade de aprender e executar mais tarefas.

O receio de sobrecarregar o pessoal tambm um argumento usado pelos gestores para adiar as tarefas e realiza-las eles mesmos. Quando o pessoal parece estar no limite das suas capacidades deve ser motivado a analisar a distribuio que faz do tempo e a capacidade de realizar mais trabalho. Por vezes a soluo passa mesmo pela contratao de mais pessoal. A ideia da perda de controlo tambm um motivo de insegurana para o gestor. Embora a delegao apenas provoque um perda do controlo directo, uma vez que a responsabilidade da realizao da tarefa passa para o delegado, este facto um potencial obstculo. No entanto, quem delega retm a responsabilidade e o controlo globais nomeando o delegado, dando instrues sobre a evoluo da tarefa e trocando reaces regulares. Um outro obstculo reside na agenda apertada do gestor. Planear a agenda diria e semanal uma prioridade para a delegao de funes de modo a evitar um ciclo vicioso. Se voc tiver uma agenda sobrecarregada e desorganizada no ter tempo para delegar e acompanhar os seus delegados, portanto estar sempre ocupado com tarefas que poderiam ter sido delegadas, o que significa falta de tempo para delegar e assim sucessivamente. A delegao demora tempo a organizar, mas os custos a no fazer so elevados. Um gestor que evita a delegao no pode estar espera de completar com eficcia todas as tarefas que se encontram na sua secretria. O relacionamento A franqueza, a sinceridade e a comunicao so as bases para um delegao bem sucedida. Seja leal com o pessoal e ele tambm o ser consigo. Para ser um bom comunicador, exprima as suas ideias claramente e desenvolva a sua capacidade de escutar, tendo em vista levar os outros a partilharem as suas ideias e opinies consigo. Deixe claro ao seu pessoal que espera que lhe dem opinies honestas sobre o seu estilo de delegao de funes. Quanto mais perceberem que tm uma responsabilidade real e que no sero subestimados, melhor desempenho tero os seus subordinados .

Dica de liderana: Como delegar tarefas


A dica de hoje foi dada por Marshall Goldsmith no blog da Harvard Business Review

Seguem algumas sugestes para compartilhar a liderana e estimular os talentos da sua empresa
D

autoridade para os mais qualificados para fortalecer suas os limites que cada pessoa tem para tomar decises um clima em que as pessoas se sintam livres para ter

competncias
Defina Cultive

iniciativa sobre suas tarefas

a autonomia e os recursos para as pessoas mais qualificadas questione a deciso das pessoas que voc deu autoridade

e estimule que elas usem essas ferramentas


No Se

para tomar decises considere uma fonte de recursos ao invs de um gerente reunies de acompanhamento apropriadas para analisar
Marque

o progresso das tarefas e tomar aes caso necessrias Se voc delegar tarefas para as pessoas que esto perto do cliente e permitir que elas peguem tarefas desafiadoras, voc perceber que tem mais tempo do que imagina. Voc ir gastar menos tempo conduzindo seus projetos e poder at desenvolver um senso de satisfao por resultados que no so diretamente seus. Melhor do que isso, seus liderados podero aumentar o sentimento de parceria e se tornarem mais engajados pelo sucesso da empresa, do time e deles prprios.