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Modelagem de Processos com BPMN

Dácio de Castro

2022
Modelagem de Processos com BPMN
Dácio de Castro
© Copyright do Instituto de Gestão e Tecnologia da Informação.
Todos os direitos reservados.

2
Sumário

Capítulo 1.Introdução ao Módulo de Modelagem de Processos com


BPMN…………….. .................................................................................................................7

1.2. A ABPMP.............................................................................................. 8

1.3. O que é negócio?................................................................................. 8

1.4. O que é instância? ............................................................................... 9

1.5. Os tipos de processos .......................................................................... 9

As visões BPM ................................................................................................. 9

1.7. O gerenciamento do negócio ............................................................ 10

Capítulo 2. Conceitos Notação BPMN ..........................................................12

2.1. O que é BPMN? ...................................................................................... 12

Quem é a OMG? ........................................................................................... 12

2.3. Especificações de uso ............................................................................ 13

2.4. Outras notações ..................................................................................... 14

2.5. UML ........................................................................................................ 14

2.6. EPC – Event-driven Process Chain ......................................................... 15

Value Stream Mapping ................................................................................. 16

2.8. IDEF – Integrated Definition Language .................................................. 17

2.9. Fluxograma ............................................................................................ 18

2.10. Por que BPMN?.................................................................................... 19

Capítulo 3. Modelagem de Processos ..........................................................21

3
3.1. O que é modelagem? ............................................................................. 21

3.2. Diagrama, mapa e modelo .................................................................... 21

3.3. Níveis de modelagem ............................................................................ 23

3.4. Modelagem descritiva ........................................................................... 23

3.5. Modelagem analítica ............................................................................. 24

3.6. Modelagem de execução ....................................................................... 24

3.7. Abordagens de modelagem ................................................................... 24

3.8. Abordagem Bottom-Up ......................................................................... 25

3.9. Abordagem Top-Down........................................................................... 25

3.10. Técnicas para modelagem ................................................................... 25

3.11. Abordagens especializadas .................................................................. 26

3.12. Cadeia de valor .................................................................................... 26

3.13. SIPOC.................................................................................................... 27

3.14. System Dynamics ................................................................................. 28

3.15. Problemas com a modelagem ............................................................. 28

3.16. Ferramentas para modelagem ............................................................ 29

3.17. Plataformas BPMS ............................................................................... 29

3.18. Bizagi Modeler ..................................................................................... 30

3.19. Plataforma Heflo .................................................................................. 30

Capítulo 4. Elementos BPMN........................................................................31

4.1. As Piscinas (Pool) ................................................................................... 31

4.2. As Raias (Lanes) ..................................................................................... 32

4.3. Eventos (Início) ...................................................................................... 32

4
4.4. Eventos (Fim) ......................................................................................... 33

4.5. Eventos (Intermediários) ....................................................................... 35

4.6. Sequência do fluxo................................................................................. 36

4.7. Atividades .............................................................................................. 37

4.8. Os desvios (Gateways) ........................................................................... 39

4.9. Artefatos ................................................................................................ 41

Capítulo 5. As Regras de Negócio .................................................................43

5.1. Conceitos ............................................................................................... 43

5.2. Algumas considerações ......................................................................... 44

Capítulo 6. As Boas Práticas em BPMN ........................................................46

6.1. Alguns cuidados ..................................................................................... 46

6.2. Algumas regras ...................................................................................... 46

6.3. Sobre os desvios .................................................................................... 46

6.4. O caminho Default ................................................................................. 48

6.5. O Looping ............................................................................................... 48

Capítulo 7. Melhorias nos Processos de Negócio .........................................50

7.1. Coletando informações ......................................................................... 50

Capítulo 8. Indicadores de Desempenho......................................................54

8.1. Medida e métrica................................................................................... 54

8.2. Dimensões de métrica ........................................................................... 54

8.3. Característica SMART dos Indicadores .................................................. 55

5
8.4. Tipos de Indicadores .............................................................................. 55

8.5. Outras características ............................................................................ 56

8.6. Registrando os indicadores.................................................................... 56

8.7. Painéis de Controle - Dashboards.......................................................... 57

Capítulo 9. Estudo de Caso ...........................................................................59

9.1. O enunciado ........................................................................................... 59

9.2. Diretrizes para o redesenho .................................................................. 59

9.3. Descrição do processo ........................................................................... 59

9.4. Oportunidades de melhoria .................................................................. 60

9.5. Matriz GUT ............................................................................................. 60

9.6. Indicador de desempenho ..................................................................... 61

9.7. Confecção do Mapa To-Be..................................................................... 61

Referências ........................................................................................................62

6
Capítulo 1. Introdução ao Módulo de Modelagem de Processos com BPMN

Neste capítulo, serão apresentados os conceitos fundamentais da disciplina


BPM e as premissas necessárias à compreensão de suas diretrizes.

1.1. O que é BPM

BPM é a sigla para Business Process Menagement (Gerenciamento de


Processos de Negócio), uma disciplina gerencial que traz uma quebra de paradigma na
maneira da organização enxergar seus processos de trabalho, indo além das estruturas
funcionais tradicionais.

Figura 1 – Capa do livro CBOK

Fonte: ABPMP – BPM CBOK

Apesar de já haver ocorrido o lançamento da versão 4 em português do CBOK,


ainda não se encontra disponível seu download para os associados no site da ABPMP
internacional (mas já está disponível para compra nas livrarias virtuais). Diversas

7
referências foram usadas nesta apostila utilizando a versão 3 do CBOK e todas elas foram
mantidas, uma vez que os conceitos e premissas fundamentais da disciplina se mantêm
os mesmos.

1.2. A ABPMP

A instituição formal que coordena os esforços de divulgação e manutenção da


disciplina BPM é a ABPMP, que possui seus capítulos em diversos países (no Brasil,
temos a ABPMP Brasil) e em cada país sua descentralização em diversas regionais.

Informações sobre filiação, certificação e aquisição do CBOK podem ser


encontradas no endereço abaixo:

• https://www.abpmp-br.org/.

Figura 2 – Logo ABPMP

Fonte: https://www.abpmp-br.org/

1.3. O que é negócio?

Negócio abrange todos os tipos de organizações, de produtos ou serviços,


públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos de qualquer porte e segmento.

Uma organização é composta de pessoas que se organizam para realizar


atividades que vão entregar valor a seus clientes e produzir o retorno esperado aos seus
responsáveis.

8
1.4. O que é instância?

Do Guia da ABPMP (CBOK – 2013): “Instância de processo é cada execução de


um processo”. Por exemplo, um processo que permita que uma pessoa consulte o prazo
de entrega de um produto. Cada consulta feita é uma instância de processo.

1.5. Os tipos de processos

Existem basicamente três tipos de processos em uma organização, e a


compreensão de suas características é fundamental para uma boa gestão.

 Processos primários: Conjunto de atividades interfuncionais ponta a ponta


que entrega valor diretamente ao cliente.

 Processos de suporte: Provê suporte aos processos primários ou a outros


processos de suporte ou gerenciamento.

 Processos de gerenciamento: Possuem o propósito de medir, monitorar,


controlar e administrar o estado atual e futuro do negócio.

As visões BPM

 A visão ponta a ponta: A visão do trabalho ponta a ponta interfuncional é a


chave da gestão por processos, pois visualiza da demanda à entrega,
atravessando todas as áreas funcionais necessárias para entregar o valor
esperado a seus clientes.

 A visão do cliente: Mais do que a percepção da organização daquilo que o


cliente espera como resultado, ou seja, a visão NO cliente, procura-se ter a
percepção DO cliente como um valor percebido entregue.

 A visão horizontal: Uma vez que o foco está na entrega, deixa de fazer
sentido a visão departamental (vertical) e passa-se a adotar uma visão
horizontal da organização, onde os setores e departamentos passam a serem
vistos como unidade de negócio com funções de negócio definidas.

Figura 3 – Funções do negócio

9
Função Recurso Gerenciado

Suprimentos Materiais e insumos

Recursos Humanos Profissionais

Patrimônio Bens

Jurídico Leis

1.7. O gerenciamento do negócio

Os processos de uma organização precisam ser gerenciados de forma cíclica


para garantir sua integridade e sua transformação. É baseado no mesmo ciclo PDCA,
onde P = Planejamento, D = Fazer, C = Checar e A = Ajustar.

Figura 4 – Ciclo da Gestão por Processos

10
Na correspondência com o PDCA, o P = Planejamento, Análise e Desenho, o D
= Implementação, o C = Monitoramento e Controle e o A = Refinamento.

Dentro desse ciclo da Gestão de Processo, deve ser garantido que um processo
é:

 Definido.

 Controlado.

 Passível de repetição.

 Gerenciado.

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Capítulo 2. Conceitos Notação BPMN

Neste capítulo, será apresentada uma breve história do surgimento da notação


BPMN, assim como o órgão que a mantém e o consórcio de empresas que participaram
de sua criação e desenvolvimento, além de outras notações que podem ser utilizadas na
modelagem de um processo.

2.1. O que é BPMN?

BPMN é a sigla para Business Process Model and Notation (Notação e


Modelagem de Processos de Negócio), desenvolvido pela OMG ® (Object Management
Group) como um padrão para a representação do fluxo de atividades de um processo.

É uma especificação que define uma notação gráfica para representar


processos de negócios em diagramas de processos e um metamodelo, que forma a base
para representar o fluxo de atividades de um negócio em arquivos legíveis por máquina.

O principal uso desses diagramas gráficos é a compreensão pelos profissionais


do negócio, enquanto o principal uso de modelos legíveis por máquina (ou seja,
arquivos) é a automação do processo.

Quem é a OMG?

A Object Management Group® (OMG®) foi fundada em 1989 e é um consórcio


internacional de padrões de tecnologia sem fins lucrativos, de associação aberta,
fundada em 1989. Os padrões OMG são orientados por fornecedores, usuários finais,
instituições acadêmicas e agências governamentais.

A OMG desenvolve padrões de integração empresarial para uma ampla gama


de tecnologias e uma gama ainda mais ampla de setores. Os padrões de modelagem da
OMG podem ser vistos na próxima figura.

12
Figura 5 – Notações mantidas pela OMG

Fonte: https://www.omg.org/about/index.htm

O consórcio das empresas que participaram do desenvolvimento da notação


BPMN, incluindo a OMG, permite a livre distribuição e cópia da documentação incluindo
modificações. Permite, também, a criação e a distribuição de softwares que foram
desenvolvidos baseados nas especificações apresentadas na documentação.

A documentação BPMN pode ser encontrada no endereço abaixo:

 https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0.2/PDF.

2.3. Especificações de uso

Uma parte que cabe ressaltar sobre a notação BPMN e pode ser vista nos
Termos, Condições e Notas do documento, é que: “(...) não representa um
compromisso de implementar qualquer parte desta especificação em produtos de
qualquer empresa”.

Em outras palavras, significa que pode ser verificado diferenças de


implementação de determinadas representações em diferentes ferramentas.

13
A notação BPMN é um padrão ISO, o ISO/IEC 19510:2013 - Information
technology – Object Management Group Business - Process Model and Notation
(BPMN).

Ele representa uma versão ISO do BPMN e é idêntico ao BPMN 2.0.1 da OMG,
cuja documentação foi citada anteriormente. Foi lançado em 15 de julho de 2013.

2.4. Outras notações

Apesar da notação BPMN ser a mais aderente à disciplina BPM, outras notações
podem ser utilizadas de maneira complementar em diversas situações. De acordo com
o Guia da ABPMP (CBOK – 2013), “Notação é um conjunto padronizado de símbolos e
regras que determinam o significado desses símbolos”.

A seguir alguns padrões de notação que podem também ser utilizados na


modelagem de processos.

2.5. UML

Mantido também pela OMG, a UML é um padrão de símbolos técnicos para


diagramação, que procura descrever requisitos dos sistemas de informação.

Quando utilizar:

 Desenvolvimento de casos de uso.

 Captura ou desenho de estruturas de dados.

 Para descrever requisitos de sistemas de informação.

 Para representar fluxos de atividades de negócio em níveis mais detalhados.

Figura 6 – Exemplo de uso da notação UML

14
Fonte: https://support.bizzdesign.com/display/knowledge/Modeling+with+UML

2.6. EPC – Event-driven Process Chain

Foi criado para ser parte da estrutura de representação ARIS, utiliza eventos
como gatilhos ou resultados em uma porção de fluxos de atividades. Muito utilizado
para a representação de processos complexos.

Quando utilizar:

 Para modelar processos para importação para sistemas ERP.

 Para construir modelos de simples entendimento de forma rápida.

 Modelagem de conjuntos complexos de processos, com várias interfaces.

 Para descrever detalhes do fluxo de atividades.

Figura 7 – Exemplo de uso da notação EPC

15
Fonte: https://www.visual-
paradigm.com/support/documents/vpuserguide/285/2144/56976_creatingepcd.ht
ml

Value Stream Mapping

São utilizados símbolos não padronizados, de maneira intuitiva, para


apresentar a eficácia de processos representando a utilização de recursos e figuras de
tempo.

Quando utilizar:

 Para ajudar na autoidentificação de oportunidades para otimização do


processo.

 Para engajar os executores na fase de análise.

 Quando não obrigar o uso de ambientes de modelagem completos.

 Em ambientes onde os custos e requisitos são facilmente identificados.

Figura 8 – Exemplo de uso da notação VSM

16
Fonte: ABPMP – CBOK

2.8. IDEF – Integrated Definition Language

Ponto de partida para uma visão corporativa da organização. De acordo com o


Guia da ABPMP (CBOK – 2013), destaca as “...entradas, saídas, mecanismos, controles
de processo e relação dos níveis de detalhe do processo superior e inferior.

Quando utilizar:

 Para qualquer nível de modelagem de atividades.

 Em Manufatura Integrada Auxiliada por Computador (ICAM).

 É o padrão da Federal Information Processing Standard dos EUA”.

Figura 9 – Exemplo de uso da notação VSM

17
Fonte: https://www.researchgate.net/figure/News-production-hierarchy-level-1-
of-IDeF-notation_fig1_280316638

2.9. Fluxograma

Sua utilização facilita o entendimento rápido do fluxo de atividades em um


processo. Utiliza um agrupamento simples de símbolos com pouca padronização.

Quando usar:

 Para representar rapidamente um fluxo de processos, sem se ater na


documentação de seus detalhes.

 Quando ainda não está definido qual será a ferramenta tecnológica que será
utilizada em um projeto, ou não existe recursos para a utilização de uma.

 Em diagramas detalhados para o uso em codificação tradicional de sistemas.

Figura 10 – Exemplo de uso da notação fluxograma

18
Fonte: https://www.visual-paradigm.com/tutorials/flowchart-tutorial/

2.10. Por que BPMN?

A notação BPMN é hoje adotada como a representação gráfica que mais se


aproxima das boas práticas da Gestão de Processos de Negócio.

De fácil leitura tanto pelo mundo dos negócios quanto pelos profissionais da TI,
e com símbolos padronizados e reconhecidos por grandes empresas do mundo da
tecnologia e dos negócios (Gartner), conseguiu encurtar a distância entre esses dois
universos.

Mas atenção, pois um mapa de processo elaborado na notação BPMN


responde às perguntas QUEM faz O QUE, e deixa sem respostas diversas outras
questões, como ONDE, QUANDO, POR QUE, COMO etc.

19
Por isso, modelar um processo usando somente uma notação, ou sem
documentos complementares que respondam às demais questões do processo, é um
fator de risco para seu entendimento.

20
Capítulo 3. Modelagem de Processos

Neste capítulo, serão apresentados os conceitos de modelagem de processos,


suas características e níveis de modelagem que devem ser considerados ao se
representar processos de negócio.

Serão vistas as possíveis abordagens e técnicas para a modelagem, assim como


os cuidados que devem ser observados para seu sucesso.

Será visto, também, o tipo de ferramenta utilizada para dar suporte à


modelagem de processos.

3.1. O que é modelagem?

De acordo com o Guia da ABPMP (CBOK – 2013): “Modelagem de processos de


negócio é o conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de processos
de negócio existentes ou propostos”.

3.2. Diagrama, mapa e modelo

Apesar de muitas vezes serem usados como sinônimos, diagramas, mapas e


modelos possuem diferentes propostas de aplicações e propósitos.

Em termos práticos, diagramas, mapas e modelos correspondem a diferentes


estágios do desenvolvimento, apresentando níveis de detalhamentos à medida que se
evolui na modelagem para o entendimento, análise e desenho de processos.

 Diagrama: Representa os elementos-chave de um fluxo de atividades, porém


não apresenta os detalhes de entendimento dos fluxos de trabalho, ajudando
a rapidamente identificar e entender as principais atividades do processo.

Figura 11 – Exemplo de diagrama

21
Fonte: https://blog.iprocess.com.br/2014/02/modelagem-de-processos-de-
negocio-diferencas-entre-diagrama-mapa-e-modelo-de-processos/

 Mapa: Um mapa irá apresentar um maior número de detalhamento que o


diagrama, se valendo de elementos da notação como gateways, atores e
eventos intermediários.

Figura 12 – Exemplo de mapa

Fonte: https://blog.iprocess.com.br/2014/02/modelagem-de-processos-de-
negocio-diferencas-entre-diagrama-mapa-e-modelo-de-processos/

22
Modelo: Um modelo apresenta um determinado estado do negócio, atual
(também chamado de As-Is) ou futuro (conhecido como To-Be). Precisa de mais dados
sobre o processo e das questões que afetam seu comportamento, pois representa com
mais detalhes o processo modelado.

Figura 13 – Exemplo de modelo

Fonte: https://blog.iprocess.com.br/2014/02/modelagem-de-processos-de-
negocio-diferencas-entre-diagrama-mapa-e-modelo-de-processos/

3.3. Níveis de modelagem

O critério para o nível de detalhamento na modelagem é um dos problemas


comuns que ocorrem nesta atividade. Uma modelagem com muito detalhes ou com
escassez de informações podem levar à criação de modelos que impedirão uma análise
adequada do processo.

3.4. Modelagem descritiva

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É o nível mais comum usado pelos consultores. Neste nível, são ignoradas todas
as regras de validação do diagrama BPMN. O objetivo é apresentar o processo em seu
mais alto nível.

Também chamada de nível estratégico, normalmente são usados diagramas


para este nível de modelagem, com subprocessos representando os conjuntos de
atividades de cada ator.

3.5. Modelagem analítica

É mais detalhada, apresentando os passos, incluindo os caminhos de exceção


necessários tanto para a realização de simulação quanto para criar alguns detalhes de
requerimentos para a implementação de TI.

É também chamada de nível tático, e normalmente são usados mapas para esse
nível de modelagem com os símbolos de eventos intermediários e gateways da notação
BPMN.

3.6. Modelagem de execução

Neste nível de modelagem, o BPMN é parte da implementação do processo


executável, o que torna esta capacidade do BPMN a maior razão de sua adoção. É o nível
necessário para a automação do processo.

É também chamado de nível operacional e são usados modelos para a


representação dos processos nesse nível de detalhamento. Aqui, entram também as
regras de negócio e as expressões que determinam os caminhos alternativos do fluxo
do processo.

3.7. Abordagens de modelagem

24
Para definir a abordagem correta em uma modelagem de processo, é
fundamental definir seu propósito e, então, aplicar a melhor estratégia para atingi-lo.

Uma vez que a abordagem é definida, podem ser utilizadas mais de uma
estratégia para a comparação de resultados.

3.8. Abordagem Bottom-Up

As abordagens de baixo para cima, focada no fluxo das atividades, geram bons
resultados se o desejo é identificar como funcionam as áreas da organização, buscando
um maior detalhamento de suas operações.

3.9. Abordagem Top-Down

Uma abordagem de cima para baixo pode ser indicada em projetos de


transformação que são iniciados já com o estado futuro do processo, e posteriormente
identificar o que precisará ser feito para implementar este modelo.

3.10. Técnicas para modelagem

Para realizar a modelagem de um processo, é necessário colher todas as


informações necessárias para representá-lo graficamente no nível de detalhamento
definido, e para colher essas informações, diversas técnicas podem ser utilizadas,
incluindo combinações delas para registrar o funcionamento de um processo de
negócio.

Das diversas técnicas para capturar as informações para a modelagem,


podemos citar:

 Observação direta.

 Entrevistas individuais.

 Reuniões estruturadas.

25
 Questionários.

 Videoconferência.

 Outras técnicas combinadas.

3.11. Abordagens especializadas

O guia CBOK apresenta três abordagens especializadas de processos. Cada uma


dessas abordagens especializadas proporciona uma análise de perspectiva
organizacional.

3.12. Cadeia de valor

Criada por Michael Porter em 1985, a Cadeia de Valor apresenta o conjunto de


processos que entrega valor ao cliente, considerando os elos primários, de suporte e em
diversos casos de monitoramento.

Quando utilizar:

 Na identificação de tipos e níveis de processos.

 Para permitir o desdobramento dos elos em macroprocessos e processos


para apresentar aqueles que estão diretamente ligados à entrega de valor
para o cliente.

Figura 14 – Cadeia de Valor de Porter

26
Fonte: https://www.portal-gestao.com/artigos/6991-o-modelo-de-cadeia-de-valor-
de-michael-porter.html

3.13. SIPOC

Sigla para Supplier, Process, Output and Customer (Fornecedor, Entrada,


Processo, Saída e Consumidor).

Um estilo de documentação de processos usado na metodologia Lean Six Sigma


representando as entradas e as saídas do fluxo de atividades de um processo.

Quando utilizar:

 Quando é preciso analisar o volume de entradas e saídas do processo,


permitindo identificar gargalos e valor agregado ao próximo processo.

 Em projetos de melhoria de processos.

 Pode ser utilizado como um documento que antecede a modelagem mais


detalhada em outra notação (como a BPMN, por exemplo).

 Para facilitar a conclusão sobre o escopo da modelagem.

Figura 15 – SIPOC

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3.14. System Dynamics

A Dinâmica de Sistemas representa uma percepção do negócio de maneira


dinâmica, e é bastante útil no desenvolvimento de modelos dinâmicos para representar
o desempenho geral de sistemas.

Quando utilizar:

 Na representação de um nível macro de detalhamento, onde irá simular o


desempenho organizacional de uma maneira geral.

 Na comparação de possíveis impactos quando houver mudanças em diversas


variáveis de um processo.

3.15. Problemas com a modelagem

A seguir, serão apresentados diversos problemas que ocorrem na atividade de


modelagem de processos de negócio:

 Problemas de comunicação: As informações transmitidas precisam ser


plenamente compreendidas pelas partes interessadas, do contrário, poderão
gerar registros incorretos de dados.

 Modelar sem objetivo: Ao modelar sem um objetivo claro, a falta de


definição de um propósito leva a modelos sem conexão com as diretrizes e
prioridades da organização.

28
 Comunicação de processos: Antes de representar as atividades de um
processo, é necessário conhecer seus propósitos e objetivos para identificar
seu contexto de comunicação.

 Nível de detalhamento: A modelagem realizada com um detalhamento


inadequado faz com que a análise fique comprometida, seja por excesso de
informações desnecessárias ou pela ausência de dados importantes.

 Entendimento x Padronização: Modelar um processo não significa que suas


atividades passarão a estar todas padronizadas. Modela-se um processo para
obter-se o conhecimento de seu funcionamento, e não para definir um
padrão de trabalho.

3.16. Ferramentas para modelagem

Para se modelar o processo, pode ser usado desde flip-chart, post-its, quadros
brancos até ferramentas tecnológicas avançadas.

Uma prática comum é capturar as informações em dinâmicas, usando quadro


branco, canvas e post-its, e posteriormente transcrever os resultados para uma
ferramenta de modelagem, como um BPMS (Business Process Management Suite), por
exemplo.

3.17. Plataformas BPMS

Business Process Management Suite permite modelar o fluxo de trabalho,


definir as regras do negócio, simular as operações de negócio, automatizar os processos
e acompanhar, monitorar e controlar suas atividades.

Existem diversas BPMS no mercado. Proprietários, de código aberto gratuitos,


como plataformas web, desktops e como os mais diversos recursos e funcionalidades. A
escolha de um BPMS pela organização deve atender a seus propósitos, infraestrutura e
recursos, não só para sua aquisição, mas para mantê-lo operacional.

29
Para este módulo, foram sugeridas duas opções: uma para instalação e outra
para uso direto na web.

3.18. Bizagi Modeler

A versão Modeler do Bizagi é uma das que integra o pacote studio, composto
ainda pelas versões Studio e Engine, que torna o Bizagi uma solução completa para
apoiar todo o ciclo de gerenciamento de processos.

A versão Modeler permite realizar uma modelagem abrangente do processo,


possuindo recursos colaborativos, gerador de documentação, simulação, publicação dos
mapas e está completamente integrado às outras versões do pacote studio.

Seu download pode ser feito no seguinte endereço:


https://www.bizagi.com/pt/plataforma/modeler.

3.19. Plataforma Heflo

Com o HEFLO, não é necessário a instalação de nenhum aplicativo, todos os


seus diagramas de processos são armazenados na nuvem.

Você acessa de qualquer lugar, a qualquer momento. Tudo o que necessita é


um navegador e conexão internet, sendo que ele gera uma documentação do processo,
permite o download do fluxo como figura, exportação e controle de versões. É possível
criar uma conta gratuita em seu endereço:

 https://www.heflo.com/pt-br/

30
Capítulo 4. Elementos BPMN

Neste capítulo, serão apresentados os elementos que compõem a notação


BPM, as boas práticas de sua utilização e os cuidados que devem ser tomados na
representação gráfica de um processo.

4.1. As Piscinas (Pool)

Uma piscina representa um processo e é composta por um conjunto de raias,


onde são localizadas as atividades realizadas no processo. Um mapa de processo pode
conter mais de uma piscina para facilitar a análise quando um processo comunicar com
outro processo externo à organização.

Figura 16 – Piscinas
Piscinas

31
4.2. As Raias (Lanes)

As raias são utilizadas para organizar as atividades e definir os papéis (roles) dos
executores dessas atividades.

Uma raia é um título ou uma função executada por um participante do


processo. Por exemplo, uma raia pode ser nomeada como Supervisor ou Administrador
Financeiro.

As raias são linhas horizontais, onde todo o fluxo dos objetos do processo está
posicionado.

Figura 17 – Raias

4.3. Eventos (Início)

32
Os eventos de Início são objetos de fluxo BPMN, que definem o ponto de início
de um processo. Existem diferentes tipos de eventos Início, que determinam como as
instâncias dos processos são criadas.

 Início (Start): É usado quando nenhum acionamento de instância é definido.


São sempre usados para definir o início de um subprocesso.

Figura 18 – Evento de início Start

Fonte: Bizagi Modeler

Os demais eventos de início são usados quando um evento específico inicia o


fluxo de um processo. Fluxo de processos automatizados utilizam muitos os eventos
Temporizador (Timer) e Mensagem (Message) para iniciar processos.

Figura 19 – Evento de início Start

Fonte: Bizagi Modeler

4.4. Eventos (Fim)

33
Os eventos de Fim são usados para marcar o fim de um caminho do processo.
Se não existirem outros símbolos de evento fim, a instância está completa. É usado
quando o processo não requer a execução de nenhuma ação após ser finalizado.

 Fim (End): É usado para finalizar o processo do fluxo principal.

 Fim (Terminate): É usado para finalizar um caminho alternativo do processo.

Figura 20 – Eventos de Fim

End Terminate

Fonte: Bizagi Modeler

Outro evento muito usado é o de Mensagem (Message), para envio de


mensagens de um processo para outro ao fim de um caminho alternativo do processo.
Demais eventos de fim podem ser vistos na imagem abaixo:

Figura 21 – Eventos de Fim

34
Fonte: Bizagi Modeler

4.5. Eventos (Intermediários)

Os eventos intermediários são objetos de fluxo BPMN, que definem que algo
aconteceu em algum lugar entre o início e o fim do processo. Eles afetam o fluxo, mas
não iniciam (diretamente) ou finalizam o processo.

 Temporizador (Timer): Permite controlar o fluxo do processo usando a


condição de tempo. Muito usado para configurar um prazo para uma
atividade.

Figura 22 – Eventos de Fim

Fonte: Bizagi Modeler

Outro evento muito usado é o de Mensagem (Message), para envio de


mensagens de um processo para outro. Demais eventos intermediários podem ser vistos
na próxima imagem.

Figura 23 – Eventos Intermediários

35
Fonte: Bizagi Modeler

4.6. Sequência do fluxo

4.6.1. Transição

Define a ordem ou a sequência em que as atividades são executadas dentro de


um processo. Transição conecta os objetos dentro do processo e determina o caminho
que uma instância de processo deve seguir através do processo. Com exceção dos
eventos Start e End, todos os objetos possuem dois fluxos de transição, um de entrada
e um de saída.

Figura 24 – Fluxo de Transição

4.6.2. Mensagem

É usado para apresentar o fluxo de Mensagens entre duas entidades, que estão
preparadas para enviá-las e recebê-las.

Em BPMN, duas piscinas separadas no diagrama representam duas entidades.

36
Figura 25 – Fluxo de Mensagem

Figura 26 – Exemplos de Fluxos de Sequência

4.7. Atividades

37
O símbolo de atividade da notação BPM representa uma tarefa atômica (não é
divisível) incluída dentro de um processo. Genericamente, é realizada por um usuário
ou um sistema/aplicação.

 Atividade abstrata (None task): É usada nos primeiros mapeamentos.

 Atividade Interativa do Usuário (User Task) : É usada quando o usuário


utiliza uma ferramenta de sistema para realizar a atividade.

 Atividade do Sistema (Service Task): É usada quando o sistema realiza a


atividade. Permite a comunicação com outros processos e serviços.

 Atividade Manual (Manual Task): A atividade manual representa uma tarefa


executada por um participante que não é gerenciada pelo mecanismo de
execução do BIZAGI (assim como a abstrata).

Figura 27 – Exemplos de fluxos de sequência

Atividade Atividade Atividade Atividade


Abstrata Interativa do Sistema Manual
do Usuário

 Subprocessos: São atividades que representam um conjunto de atividades.


Muito usado no primeiro mapeamento de nível Estratégico, ou quando se
deseja agrupar um conjunto de atividades que será detalhado/analisado
posteriormente.

O símbolo subprocesso representa, então, um conjunto de atividades


realizadas por um determinado ator.

Figura 28 – Exemplos de fluxos de sequência

38
Fonte: Bizagi Modeler

4.8. Os desvios (Gateways)

Os gateways, ou desvios, são utilizados para controlar como o fluxo de


sequência interage quando converge ou diverge no processo. Se o fluxo não precisa ser
controlado, um desvio (gateway) não é necessário.

Existem diversos gateways e suas implementações podem ser diferentes


dependendo da ferramenta que está utilizando.

Figura 29 – Exemplos de fluxos de sequência

Fonte: Bizagi Modeler

 Desvio exclusivo (Exclusive Gateway): Permite que você divida o fluxo de seu
processo em dois ou mais caminhos. Contudo, o processo somente
continuará em um desses caminhos.

Figura 30 – Exemplo de desvio exclusivo

39
 Desvio Inclusivo (Inclusive Gateway): Permite que você divida o fluxo de seu
processo em dois ou mais caminhos. Contudo, diferentemente do Desvio
Exclusivo, a instância pode seguir um ou mais desses caminhos.

Figura 31 – Exemplo de desvio inclusivo

 Desvio Paralelo (Parallel Gateway): Permite que o fluxo do processo seja


dividido em dois ou mais caminhos quando se deseja que esse fluxo percorra
todos os caminhos simultaneamente.

40
Figura 32 – Exemplo de desvio paralelo

4.9. Artefatos

Algumas ferramentas possuem artefatos disponíveis para inserir informações


adicionais no mapa do processo.

No BIZAGI, podem ser informados os recursos de sistemas e documentos


gerados através dos componentes de Dados (Data) que são conectados às atividades
envolvidas através de linha pontilhada.

Não se deve representar um sistema como um ator do processo – para isso,


usa-se o objeto de dados.

 Objeto de Dados (Data Object): Usado para representar documentos criados.

 Armazenamento de Dados (Data Storage): Usado para representar qual o


sistema utilizado para armazenar o resultado da atividade.

Figura 33 – Artefatos

41
Data Object Data Storage

Fonte: Bizagi Modeler

Figura 34 – Artefatos: exemplo de utilização

42
Capítulo 5. As Regras de Negócio

Neste capítulo, serão apresentados os conceitos das regras de negócio, suas


características e importância na modelagem de um processo.

5.1. Conceitos

De acordo com o Guia da ABPMP (CBOK – 2013): “Regras de negócio impõem


restrições e direcionam decisões que impactam a natureza e o desempenho do processo.
Frequentemente, as regras de negócio são criadas sem suficiente compreensão dos
cenários que a organização pode encontrar”.

As organizações entregam valor a seus clientes por meio de seus processos e a


forma como esses processos funcionam são determinados pelas regras de negócio.

Figura 35 – As regras e as atividades

É comum que as expressões criadas para definir qual caminho alternativo uma
instância deve seguir sejam chamadas, também, de regras do negócio. Porém, o correto
seria tratá-las como condições que fazem com que uma instância deva seguir por um ou
outro desvio encontrado no processo. Uma condição usada em um desvio é algo
parecido com a expressão abaixo:

If Valor >5.000,00 is equal to true.

43
5.2. Algumas considerações

Ao analisar as regras de negócio do processo, algumas considerações devem


ser feitas:

 As regras estão condizentes com os objetivos organizacionais?

 As regras que existem nos processos da organização estão sendo


obedecidas?

 Existem pontos contraditórios nas regras de negócio dos processos?

 Processos que são dependentes ou interrelacionados a outros processos são


regidos por regras consistentes?

 O que aconteceria se fossem eliminadas determinadas regras de negócio?

 Existem regras ausentes que garantem a conformidade do processo?

 Existe processo para fazer o gerenciamento da mudança de regras?

5.2.1. Regras de negócio em sistemas

Os aplicativos informatizados incorporam, implícita ou explicitamente, as


regras de negócio em suas organizações ou algoritmos codificados. Nas organizações
que não atingiram maturidade da documentação do processo e controle de mudanças,
o conhecimento das regras está nas pessoas e será perdido quando forem substituídas.
Restarão somente as regras existentes em códigos de sistemas.

5.2.2. A análise de Conformidade Legal

Tem por objetivo padronizar a prática de modelagem dos procedimentos


necessários para que os requisitos legais do processo sejam cumpridos.

44
Essa compreensão é fundamental para identificar as necessidades de se
gerenciar os requisitos legais e as regras de negócio que regem as atividades do
processo.

5.2.3. Resposta às perguntas da modelagem:

O Guia da ABPMP (CBOK – 2013) diz que: “Se os dados são o sangue que dá
vida à operação, flui e mantém tudo vivo, regras de negócio, são o cérebro do grupo”. E
ainda: “As regras definem o que será feito, quando será feito, onde será feito, por que
será feito, como será feito e como tudo será gerenciado e governado”. O que mostra a
importância das regras de negócio nas atividades de um processo.

45
Capítulo 6. As Boas Práticas em BPMN

Neste capítulo, serão apresentados diversos cuidados, regras e boas práticas na


utilização dos símbolos em BPMN que devem ser observados para estar de acordo com
o que está definido no padrão mantido pela OMG.

6.1. Alguns cuidados

 Evite o cruzamento ou sobreposição de linhas no mapa.

 Não numerar as atividades para não gerar retrabalho em atualizações


posteriores.

 Evitar nomes de atividade compridos.

 Evitar a utilização de mais de dois verbos dentro da mesma ação.

 A posição dos objetos no mapa será sempre abaixo/acima à direita, após o


objeto anterior, com a linha de fluxo saindo da lateral direita do objeto e
entrando na lateral esquerda do próximo objeto.

 Iniciar com letra maiúscula. Usar nomes de resultados e/ou documentos


também em maiúsculas.

6.2. Algumas regras

 Utilizar verbo sempre no infinitivo para nomear as atividades.

 Não use verbos que não expressem ações, tais como “aguardar”, “esperar”
etc.

 Cada atividade deve estar relacionada na raia referente ao seu executor.

 A raia do evento Início deve ser a primeira.

 Para as demais raias, a recomendação é que sigamos a ordem que o processo


acontece.

6.3. Sobre os desvios

46
A boa prática na utilização dos desvios é representar bem a atividade que
precede o símbolo do desvio. É seu resultado que determinará por qual caminho do
processo a instância deverá seguir.

Ao desenhar um gateway, a notação BPMN recomenda uma atividade anterior


que indique a ação do desvio, permitindo que se escreva uma resposta em cada fluxo
de saída. É recomendável que usemos este padrão e não uma pergunta com sim e não
como resposta.

Ao combinar dois ou mais caminhos alternativos em um único, deve-se usar a


representação indicada pela OMG. Veja na figura:

Figura 36 – As regras e as atividades

Fonte: OMG

Ao dividir um fluxo principal com o desvio paralelo, “juntar” os fluxos de


caminhos criados em outro desvio paralelo.

Figura 37 – As regras e as atividades

47
Fonte: OMG

6.4. O caminho Default

Para os desvios Exclusivos e Inclusivos, um tipo de transição é o fluxo de


condição padrão. Esse fluxo será usado apenas se todos os outros fluxos condicionais
não forem verdadeiros no tempo de execução do processo.

Esses fluxos de sequência padrão terão uma barra diagonal que será adicionada
ao início do conector.

Figura 38 – O caminho padrão

Figura 39 – Exemplos de uso do caminho padrão

Fonte: OMG

6.5. O Looping

48
Os loops podem ser criados conectando um fluxo de sequência a um objeto
“upstream”.

Um objeto é considerado upstream quando possui um fluxo de sequência de


saída que leva a uma série de outros fluxos de sequência em que o último é um fluxo
sequência de entrada para o objeto original.

Figura 40 – Exemplos de uso do looping

Fonte: OMG

Uma outra maneira de representar os loopings é através de atividades com suas


propriedades alteradas de acordo com o tipo de resultado que se deseja.

Figura 41 – Exemplos de uso do looping

Fonte: BIZAGI

49
Capítulo 7. Melhorias nos Processos de Negócio

Neste capítulo, será apresentada uma sequência de documentos que podem


ser utilizados na modelagem de um processo.

Serão vistos os documentos Diretrizes para Redesenho, Mapa de Contexto,


Oportunidades de Melhoria e Matriz GUT.

7.1. Coletando informações

Diretrizes para o Redesenho

Em diversos momentos, chamou-se atenção para a importância dos objetivos,


propósitos e diretrizes da organização que devem orientar diversas decisões na
modelagem. Um documento que permite agrupar a visão do futuro, as premissas para
o redesenho e o resultado esperado de um projeto de transformação de processos é o
Diretrizes para o Redesenho.

Na imagem abaixo, em cada coluna está um texto em azul com a explicação do


preenchimento de cada coluna e abaixo dois exemplos de preenchimento.

Figura 42 – Diretrizes para o Redesenho

50
7.1.1. Mapa de contexto

O Mapa ou Diagrama de Contexto é um excelente documento para iniciar o


entendimento do processo que será modelado e, até mesmo, para ter um entendimento
simplificado de uma organização.

Em uma dinâmica rápida, é possível finalizar com essa compreensão colhida e


registrada de forma visual.

Figura 43 – Mapa de Contexto

7.1.2. As Oportunidades de Melhoria

Como já foi dito, modelar um processo é representá-lo para tomar


conhecimento de seu estado atual ou futuro, e isso é feito para que possam ser
identificados os problemas, gargalos, atividades desnecessárias e todas as
oportunidades de melhoria do processo, sempre associada à visão de futuro e premissas
definidas pela organização.

51
Com isso, o registro dessas oportunidades deve ser feito de forma organizada
que facilite sua análise e priorização.

Seu preenchimento é praticamente autoexplicativo e pode ser visto na imagem


abaixo:

Figura 44 – Mapa de contexto

7.1.3. A Matriz GUT

É muito usual, no registro das oportunidades de melhorias, serem identificados


diversos problemas originados das mais diversas causas e não é incomum se perder
registrando problemas que não estão associados às diretrizes dadas.

Por isso, classificar as demandas encontradas não só é importante para colocá-


las em ordem de prioridades para a implantação, mas também para identificar aquelas
que não necessitam ser implementadas no atual projeto.

Para isso, a Matriz GUT permite atribuir uma pontuação para cada um dos três
itens (gravidade, urgência e tendência), e aquele que possuir maior pontuação terá
prioridade em sua implantação.

Figura 45 – Matriz GUT

52
53
Capítulo 8. Indicadores de Desempenho

De acordo com o Guia da ABPMP (CBOK – 2013), indicadores de desempenho


são “uma representação de forma simples ou intuitiva de uma métrica ou medida para
facilitar sua interpretação quando comparada a uma referência ou alvo”.

A informação resultante de um indicador pode tratar da qualidade ou da


produtividade de um processo.

8.1. Medida e métrica

Segundo o Guia da ABPMP (CBOK – 2013): “Medida é a avaliação de uma


grandeza por meio da comparação com outra grandeza da mesma espécie tomada como
unidade. Quando se mede o comprimento de um material ou peça, por exemplo, pode-
se utilizar o metro como unidade, isto é, o objeto medido é representado como uma
fração (ou múltiplo) do metro”.

Medida representa um dado.

Métrica, segundo o mesmo Guia (CBOK – 2013): “é uma extrapolação de


medidas, isto é, uma conclusão com base em dados finitos”.

Assim, métrica pode ser conceituada como uma relação entre duas grandezas
iguais ou diferentes. Um exemplo seria o número de defeitos identificados em um lote
de produtos finalizados. Exemplo:

(defeitos [número] / total do lote [número])

Métrica representa uma informação.

8.2. Dimensões de métrica

Extraído do Guia da ABPMP (CBOK – 2013):

54
 “Tempo de ciclo: mede o tempo que leva entre o início e o fim do processo.

 Custo: métrica do valor monetário associado a um processo.

 Custo de recurso: métrica de valor monetário associado com os recursos


necessários para completar um processo.

 Custo de oportunidade: é o valor que é perdido pelo fato de um processo não


produzir o resultado esperado.

 Capacidade: é o montante ou volume de uma saída, produto ou serviço viável


associado a um processo.

 Qualidade: geralmente expressa um percentual do real em relação ao ótimo


ou máximo em termos de processo”.

8.3. Característica SMART dos Indicadores

 Specific (Específicos): Devem ser claramente definidos e compreendidos.

 Measurable (Mensuráveis): Devem ser quantificáveis e passíveis de


documentação.

 Achievable (Alcançáveis): Devem ser alcançáveis, considerando as restrições


existentes.

 Relevant (Relevantes): Devem agregar valor e estar alinhados à estratégia.

 Time-bound (Atrelado a Prazo): Devem indicar uma janela temporal para o


alcance das metas.

8.4. Tipos de Indicadores

Indicadores podem ser divididos em dois tipos:

 Direcionadores - drivers: Fazem um monitoramento do processo em tempo


real permitindo que sejam feitos ajustes para garantir o resultado esperado.

55
 De resultado - outcome: Fazem um monitoramento após o resultado, não
permitindo que nada seja feito para modificá-lo.

8.5. Outras características

Para que se estabeleçam indicadores de desempenho, estes precisam ter


outras características fundamentais. De acordo com o Guia da ABPMP (CBOK – 2013),
eles devem ser:

 “Simples com facilidade de entendimento.

 Sólidos e com confiabilidade.

 Comparáveis com referências adequadas.

 Baixo custo de implementação.

 Sistematizáveis para coleta de dados.

 Rastreáveis, permitindo registro e recuperação de dados atualizados.

 Importantes para o negócio da organização.

 Baseados nos requisitos das partes interessadas”.

8.6. Registrando os indicadores

Ao criar os indicadores de desempenho, é importante estar atento a alguns


detalhes que precisam ser apontados e registrados:

 Em qual processo ele será inserido.

 De que tipo será o indicador (qualidade ou produtividade).

 Qual será o nome utilizado (ex.: “prazo médio de entrega”).

 A utilização de uma sigla para o indicador.

 Descrever seu objetivo de forma clara.

56
 Qual a frequência em que ele será coletado, calculado e analisado.

 Qual será a fórmula utilizada para a criação do indicador.

Veja abaixo o exemplo de uma tabela de registro dos dados de um indicador:

Indicador do Processo

Processo Processo de atendimento de chamadas

Tipologia Produtividade

Nome do indicador Capacidade Média de Chamadas por Hora

Sigla do Indicador CMCH

Apresentar a quantidade média de atendimento


Objetivo
por hora ao fim de cada mês

Coleta mensal, cálculo e análise a cada 1º dia


Periodicidade
útil de cada mês (outcome)

Fórmula do Indicador Número de atendimentos / Horas trabalhadas

8.7. Painéis de Controle - Dashboards

Os Painéis de Controle, ou dashboards, são recursos visuais alimentados pelas


informações obtidas pelos indicadores de desempenho e devem ser elaborados
somente com as informações necessárias para as tomadas de decisão e da maneira mais
adequada ao público-alvo de destino.

Figura 46 – Exemplos de Dashboards

57
58
Capítulo 9. Estudo de Caso

Neste capítulo, será replicado o Estudo de Caso apresentado nas aulas gravadas
para facilitar a sua prática e a elaboração de seu resultado.

Se desejar, pode substituir o processo de exemplo do enunciado por um


processo de sua organização ou outro de sua escolha, desde que as diretrizes estejam
claras e consiga obter as informações quanto ao fluxo de atividades.

9.1. O enunciado

Imagine que uma organização possui um processo de Pedido de Férias, cujo


escopo é o controle das solicitações de férias da organização desde a solicitação inicial
até sua aprovação ou rejeição.

O objetivo deste exercício é pôr em prática o ciclo visto na modelagem de


processos com o propósito de sua melhoria/transformação.

9.2. Diretrizes para o redesenho

A diretriz definida pela organização possui a visão de ter todas as suas


atividades dentro das regulamentações vigentes, de que o processo seja automatizado
e que reduza seu tempo de aprovação.

Com base nisso, produza o documento Diretrizes para o Redesenho.

9.3. Descrição do processo

Com a descrição do processo em mãos, já é possível construir o Mapa de


Contexto e elaborar o Mapa As-Is. Uma organização deseja implementar melhorias (ou
transformação) em seu processo de Pedido de Férias, que possui a descrição dada
abaixo:

59
 O processo de solicitação de férias começa quando um funcionário da
organização preenche de próprio punho, com redação própria, uma
solicitação de férias.

 Uma vez que a solicitação é registrada, o pedido é recebido


pelo supervisor imediato. O supervisor deve aprovar ou rejeitar a solicitação
e informar ao Recursos Humanos de sua decisão.

 Se a solicitação for rejeitada, o pedido é devolvido ao funcionário, com


carimbo e assinatura do supervisor, que pode rever os motivos da rejeição.

 Se a solicitação for aprovada, o RH irá confirmar a disponibilidade dos dias


em seu sistema e será gerada uma notificação ao representante de Recursos
Humanos, que deverá preencher os respectivos procedimentos
administrativos.

Claro que existirá uma série de pontos que poderão trazer dúvidas sobre como
a atividade é feita, mas lembrem-se que isso é um exercício, então, poderão preencher
estas lacunas da maneira como acharem mais coerente.

Ao elaborarem o Mapa As-Is, procurem já identificar, a cada atividade


representada (e desvio, se existir), uma oportunidade de melhoria que atenda às
diretrizes dadas.

9.4. Oportunidades de melhoria

Na documentação sobre Oportunidades de Melhoria, apontem ao menos 3


pontos que podem ser melhorados no processo, preenchendo todas as colunas
apresentadas na tabela vista neste módulo.

9.5. Matriz GUT

Na documentação da Matriz GUT, vocês serão responsáveis por identificar a


gravidade, a urgência e a tendência para pontuar e colocar em ordem de prioridade as
melhorias que serão implementadas.

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9.6. Indicador de desempenho

Crie um indicador de desempenho que colete o tempo médio de cada atividade


do processo informando seu resultado total no vigésimo dia do início do processo, de
forma que permita fazer o ajuste necessário para cumprir o prazo estabelecido.

9.7. Confecção do Mapa To-Be

Ao desenhar o Mapa To-Be, represente todas as oportunidades de melhoria


identificadas modificando-o para representar como o processo passará a funcionar.

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Referências

ABPMP – Associationof Business Process Management Professionals. BPM CBOK: Guia


para o Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento.
Versão 3. ed. 1. Brasil: ABPMP, 2013.

CAPOTE, Gart. Guia Para Formação de Analistas de Processos. Business Process


Management. 1. ed. 1. v. Rio de Janeiro. 2011.

OMG – Object Management Group. Business Process Model and Notation (BPMN).
Version 2.0. OMG. 2011. Disponível em: https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0. Acesso
em: 17 ago. 2021.

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