Qu es la ofimtica?

Dentro del campo de las herramientas informticas existen grupos de programas con diferentes fines; estn aqullos que sirven para el diseo y el manejo de imgenes o, por ejemplo, aqullos que buscan facilitar la creacin de nuevos programas. Hay un grupo de programas que pretenden facilitar las tareas cotidianas en una oficina y se conocen como ofimtica (una combinacin entre las palabras oficina e informtica). Estos programas pueden ser procesadores de texto, hojas de clculo, editores de presentaciones, software para bases de datos, editores de publicaciones impresas, bases de correos electrnicos y agendas virtuales, entre otros. Uno de los paquetes de ofimtica ms popular es Office, un grupo de programas desarrollado por Microsoft. Aunque es desarrollado para correr en Windows, tambin existen versiones para MacOS; Macintosh tiene un paquete de ofimtica denominado iWork, pero no ha obtenido el xito comercial que tiene el paquete de Microsoft. Office, como todos los productos Microsoft, es un software con licencia, es decir, debe comprarse para poder usarse. Ahora hay un paquete de ofimtica que se conoce como OpenOffice.org; ste puede ser descargado de manera gratuita en la red y es una muy buena alternativa libre frente a los programas Office.

Cules son los programas Office?

El paquete ofimtico de Office (en su versin Ultimate-2007) se compone de nueve programas: Word, para el diseo de diferentes documentos de texto; Excel, para la administracin de datos y de frmulas matemticas; PowerPoint, para el diseo de presentaciones de diapositivas virtuales; Publisher, para diseo de diferentes publicaciones impresas; Outlook, para administracin de cuentas de correo y agendas; OneNote, para toma de notas en texto, imagen, video y sonido; Access, para manejo de bases de datos empresariales; Groove, para el manejo de entornos virtuales de trabajo compartido; e InfoPath, para manejo de formularios y aplicaciones XML. Groove, Access e InfoPath estn dirigidos principalmente a organizaciones o empresas pequeas. El resto de programas Office ofrecen diferentes utilidades como veremos a continuacin. MS-OneNote: Este programa est diseado para facilitar la toma de notas en una reunin o como preparacin para un proyecto. Permite aadir texto en cualquier parte de la pgina con la posibilidad de moverlo independientemente. Por otro lado, pueden crearse varias pginas de notas en un mismo block y clasificarlas con etiquetas. Adems de texto, pueden incluirse dibujos a mano alzada, con formas determinadas, fotos o imgenes que se encuentren en la pantalla del computador provenientes de otros programas.

MS-Outlook: Este programa busca concentrar varias tareas de planeacin, comunicacin y almacenamiento. Aqu pueden concentrarse varias cuentas de correo y administrarlas desde la misma ventana. Los mensajes de correo pueden guardarse y clasificarse. Adems, pueden programarse los eventos y compromisos en un calendario, con el fin de que el programa enve avisos recordatorios.

MS-Publisher: Este programa busca facilitar la creacin y diseo de publicaciones impresas como invitaciones, folletos, afiches, calendarios, entre otros. Cuenta con una serie de plantillas que contienen esquemas para la edicin de publicaciones. Incluye una serie de herramientas de dibujo y estilo que permiten complementar la estructura del documento.

MS-PowerPoint: Este programa permite disear presentaciones de diapositivas virtuales para diferentes tipos de exposiciones. Tiene muchas posibilidades para el diseo y composicin de las diapositivas en lo que se refiere a textos e imgenes. Tambin pueden incluirse videos y pistas musicales para enriquecer las presentaciones. El programa tiene la opcin de hacer una presentacin de diapositivas que cambien automticamente asemejndose a un video de una sola imagen.

MS-Excel: Este programa se compone de un grupo de hojas de clculo que permiten hacer una serie de operaciones matemticas, desde las ms simples hasta las ms complejas. Tiene la posibilidad de manejar una gran cantidad de datos numricos y de frmulas aritmticas, trigonomtricas y estadsticas. Ofrece la posibilidad de hacer grficos con base en tablas de datos diseadas en el programa. Adicionalmente, puede ser una opcin ms sencilla para elaborar bases de datos personales.

Cules son las funciones de Word?

Word es, quiz, el programa que ms utilidad presentar en nuestra vida cotidiana debido a que con l podemos hacer cartas, trabajos escolares, documentos laborales o, tambin, recopilar informacin que encontremos en Internet. Contrario al procesador de textos de Windows, Wordpad, Word trae un nmero ms amplio de herramientas y posibilidades de modificar el texto y estructurar los documentos. Como toda aplicacin Windows, Word cuenta con una barra estndar. Pero esta barra, despus de la versin 2007 de Office, cambi de apariencia y ahora se compone de una serie de pestaas en donde los diferentes comandos se organizan en forma de botones. Adems de la barra de pestaas, en la parte superior encontramos una barra de botones de acceso rpido, que puede ser modificada por el usuario; y, en la parte inferior, una barra de estado en donde se presenta informacin general del documento. Por ltimo, el botn de Office se ubica en la esquina superior izquierda y funciona como el comando Archivo de la barra estndar; all encontraremos los comandos Nuevo, Abrir, Guardar como, Configurar pgina, Vista preliminar e Imprimir.

Imagen 4: Word: barras de ventana

En la barra de pestaas, las pestaas que contienen los comandos ms usados son las tres primeras: Inicio, Insertar y Diseo de pgina. En la pestaa Inicio encontraremos todos los botones que permiten modificar el texto en su apariencia.

Imagen 5: Word: barra de pestaas Inicio

Hay cuatro recuadros importantes en la pestaa Inicio; Portapapeles (a), donde se encuentran los comandos copiar un texto seleccionado o pegar un texto copiado. Fuente (b) contiene todos los botones que definen la fuente, tamao, color y caractersticas (negrita, cursiva, subrayado) de la letra nueva o seleccionada. Prrafo (c) contiene los comandos que afectan la apariencia del texto nuevo o seleccionado, como es su alineacin (izquierda, centrada, derecha o justificada, interlineado, vietas y numeracin). Por ltimo, el recuadro Estilos (d) que permite dar al texto nuevo o seleccionado un formato preestablecido.

En la pestaa Insertar encontraremos todos los comandos que permiten agregar objetos de imagen, marcas, tablas y cuadros de texto al documento.

Imagen 6: Word: barra de pestaas Insertar

Hay, igualmente, cuatro recuadros importantes en la pestaa Insertar: Tabla (a) donde hay un botn que permite insertar tablas segn especificaciones particulares; Ilustraciones (b) donde podemos agregar formas grficas dibujadas por nosotros, imgenes que estn en un archivo, imgenes prediseadas de Office o grficos estadsticos; Encabezado y pie de pgina (c) que hace posible agregar el mismo texto al principio o final de cada hoja, como el nmero de pgina, el nombre o alguna marca especial; y, por ltimo, Texto (d) donde podemos insertar cuadros de texto independiente, textos con diseos llamativos o la fecha y hora del momento de creacin del documento. En la pestaa Diseo de pgina encontraremos los comandos para editar la hoja en la que se escribe el texto. En esta pestaa hay un recuadro importante: Configurar pgina; all podemos cuadrar las mrgenes, la orientacin y el tamao de la hoja.

Imagen 7: Word: barra de pestaas Diseo de pgina