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So deveres da recepcionista...

pontualidade; uso do uniforme fornecido pela empresa diariamente, e sempre estar atenta a sua aparncia; ser discreta no trato com clientes, gerentes e funcionrios; evitar uso de grias em conversa com clientes, gerentes e funcionrios; manter-se sempre em seu posto, exceto em sadas rpidas ao banheiro ou cozinha; ser gentil, amvel e prestativa

proibido que...
a recepcionista utilize o PABX para ligaes particulares; que faa refeies em sua mesa de trabalho; que converse em voz alta com outros funcionrios ou conhecidos pessoais; que oua msica alta no computador da recepo; que utilize o computador da recepo para armazenar arquivos pessoais (como fotos, msica, vdeos) a recepcionista saia de seu posto de trabalho para entregar documentos em outros departamentos;

Devem fazer parte da rotina da recepcionista...


ao chegar na empresa, a recepcionista deve ligar as luzes dos corredores do escritrio, organizar as salas de reunio e o controlar os agendamentos de uso; no trmino da reunio, a copeira dever ser avisada para que recolha as louas e faa a limpeza, antes da prxima reunio; diariamente deve ser visto se h necessidade de materiais na salas de reunio (blocos de anotao e canetas) no final do expediente, a recepcionista deve desligar todas as luzes e aparelhos de ar condicionado, bem como verificar se todas as janelas esto fechadas. Na sada do escritrio a recepcionista deve ser fechar a porta e acionar o alarme.

Informaes adicionais:
caso a recepcionista esteja doente e impossibilitada de trabalhar, deve avisar seu superior com mxima urgncia, devendo apresentar atestado mdico quando retornar ao trabalho; em caso de troca de horrio de trabalho, o superior deve ser avisado com antecedncia;

O USO DO TELEFONE A imagem da sua empresa passada para seus clientes de acordo com o seu atendimento O atendimento padro feito da seguinte forma: O nome da empresa + o nome de quem atende + saudao (bom dia, etc.). Identifique-se tanto ao receber como fazer uma ligao. Atenda o telefone antes do terceiro toque. Procure chamar o cliente pelo nome. Use sempre Senhor ou Senhora. Procure falar pausadamente e no tom certo, nem muito alto e nem muito baixo. D total ateno ao interlocutor. Jamais converse simultaneamente com outra pessoa quando estiver ao telefone. Evite intimidades tipo Querida, Tio, Filha etc. Evite comer, fumar, chupar balas durante a ligao. Agradea os clientes no final de cada ligao recebida, mesmo quando ligarem para reclamar. Deixe o cliente desligar primeiro.

A QUALIDADE NO ATENDIMENTO No aceite os pequenos erros. Procure sempre se superar. Evite erros por desateno. Procure fazer certo da 1 vez. Jamais se irrite quando um cliente interromper seu trabalho. Lembre-se, ele quem paga o seu salrio. Se a mesma pergunta for feita 5 ou 6 vezes, lembre-se de que so clientes diferentes. Responda com o mesmo entusiasmo da 1 vez. Quando estiver na frente de atendimento, voc representa a prpria empresa.

PROCURE SE ORGANIZAR A desorganizao um sintoma claro da ineficincia das pessoas. Mantenha seu local de trabalho limpo e bem iluminado. Organize sua mesa, no acumule papis ou outros objetos.

COMO OUVIR CORRETAMENTE Prepare-se para ouvir. Mantenha a mente aberta as idias dos outros. D total ateno ao que o cliente lhe diz. No interrompa o cliente quando ele estiver falando. Preste ateno nas perguntas e respostas. Mantenha contato visual, procure olhar nos olhos de quem fala. Faa perguntas para melhor entender o que est sendo dito. Caso no entenda o que o interlocutor lhe diz, desculpe-se e pea-o para repetir.