Universidade Católica de Moçambique

Instituto de Educação à Distância

Tema:
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

Nome: Quisito Leonardo Código: 708190819

Curso: Licenciatura em Administração Pública

Disciplina: Gestão Documental
Ano de frequência: 4o ano

Pemba, Julho de 2022

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Bibliográfica 6ª edição em das 4.0
s citações e citações/referência
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 bibliografia s bibliográficas

Índice

Introdução...................................................................................................................................3

1.Plano de Classificação e Tabela De Temporalidade................................................................3

1.1.Tabela De Temporalidade.....................................................................................................6

Conclusão....................................................................................................................................8

Referências bibliográficas...........................................................................................................9

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Introdução

O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade tem, por função, identificar os

documentos de tal forma a determinar dúvidas quanto à sua descrição, e visam localizá-los a
qualquer momento, controlar o fluxo do processo, conhecer o tempo de guarda de cada
documento e a partir de qual data seria permitida sua eliminação, além de preservar e garantir
a memória institucional.

Por um lado, o Plano de Classificação está estruturado de modo a representar as grandes

funções exercidas em comum pelos órgãos e secretarias e deverá ser utilizado no ato da
produção documental, de modo a garantir o correto fluxo desses documentos, independente
do suporte. Já a Tabela de Temporalidade atribui a esses documentos os prazos de guarda em
cada fase e determina a destinação final adequada aos registos produzidos e recebidos no
exercício das funções dos órgãos.

Objectivo geral:

 Conhecer o plano de classificação e tabela de temporalidade;

Objectivo específico:

 Descrever o plano de classificação e tabela de temporalidade;

 Caracterizar o plano de classificação e tabela de temporalidade;
 Explicar o plano de classificação e tabela de temporalidade.

Para que fosse possível a execução do trabalho, teve como metodologia de trabalho a consulta
bibliográfica. No que diz respeito, o trabalho obedece a seguinte estruturação: introdução,
desenvolvimento, conclusão e a respectiva referência bibliográfica, que desde já deseja-se
uma boa leitura e esperançosos das observações e criticas para o seu enriquecimento.

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 1. Plano de Classificação e Tabela De Temporalidade

Os Planos de Classificação também são conhecidos por Códigos de Classificação na

literatura. Segundo Arquivo Nacional (2005), em seu conceito de Plano de Classificação:

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de

arquivamento específicos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de
uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente
adoptada em arquivos correntes, (p. 132).

Em conformidade com Faria (2006, p. 35), “o instrumento de gestão que organiza, em um

plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios
definidos pela classificação documental adoptada e os organiza de forma hierárquica por meio
das unidades de classificação”.

“A Classificação em arquivos tem como resultado um produto: o instrumento de classificação

(plano de classificação). E é nele que deverão estar representadas as equivalências
hierárquicas”, (Sousa, 2008).

Os Planos de Classificação são utilizados nas fases corrente, intermediária e permanente dos
documentos. No cenário arquivístico, os Planos de Classificação são elaborados e empregados
de modo a racionalizar os procedimentos na gestão documental e integrar a política de
informação da Instituição, seja pública ou privada, (Rios & Cordeiro, 2010).

Descrevem Rios e Cordeiro (2010, p. 126), os Planos de Classificação têm como objectivo
“[...] agrupar documentos sobre um mesmo assunto, representado por uma notação
(codificação) e, também, implica na organização física dos documentos arquivados para a sua
busca (recuperação) notacional”.

Para Rios e Cordeiro (2010) mencionam que a expressão assunto deva ser considerada a partir
de um conceito partindo do conteúdo do documento, descrito por termos ou notações que
surgiriam nos planos de classificação. Porém, de acordo com as autoras, essa ideia de assunto
em Planos de Classificação precisa ser vista de modo lato, isso porque os assuntos estão
presentes em cada classe, de acordo com a disposição hierárquica da cadeia que reflecte as
funções e actividades da instituição. O assunto poderá ser visto tanto de modo primário: uma
disciplina, período, como de modo secundário: completado com a indicação de uma forma
intelectual, de apresentação e física.

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Uma das dificuldades de se elaborar um Plano de Classificação recai sobre a realocação
adequada das funções e actividades do órgão produtor com relação aos documentos. Nesse
sentido, Lopes (1996, p. 92) menciona que “[...] em muitos países é comum o abismo entre
“funções” e “actividades”. A primeira é abstracta, definida na formalidade dos documentos de
uma organização. A segunda é concreta; conhece-se uma organização pelo que efectivamente
realiza”.

Por um lado, um dos primeiros passos a se seguir acerca da elaboração dos Planos de
Classificação está no conhecimento da estrutura organizacional em âmbito geral no que
concerne ao seu contexto perante a instituição. Isso significa conhecer, primeiramente, a
organização/criador e, num segundo momento, conhecer as actividades e funções
desempenhadas, as atribuições e finalidades alcançadas em torno dos processos no decorrer
das actividades realizadas na Instituição. De acordo com Sousa (2008), a base de classificação
em arquivos está no princípio da proveniência em seus dois níveis: respeito aos fundos e a
ordem original, que traz a ideia de conhecer o criador do arquivo seja pessoa física ou
jurídica.

No entanto, é uma ideia interessante de se analisar, pois para classificar é preciso

compreender as funções e actividades, bases de sustentação para a elaboração e aplicação dos
Planos de Classificação.

Segundo Rios e Cordeiro (2010), “[...] o plano de classificação fornece a prova tangível da
aplicação do princípio de respeito aos fundos de arquivos”.

Para Sousa (2008) aponta que o primeiro nível de divisão em um Plano de Classificação é em
todo caso a missão do produtor. As funções viriam a ser o segundo nível de divisão. Por fim,
nas demais divisões surgem diferentes princípios de divisão, como actividades, tipologia
documental etc.

No entanto, após a discussão sobre a adopção do princípio de divisão e a estruturação das

classes, a acção recai sobre a criação de um método que indique as ordens estabelecidas,
podendo ser entendido como notação, codificação ou mais comummente conhecido por
código de classificação, que seria o instrumentalizador das actividades anteriores: as de
classes e princípios.

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A notação e seu carácter revelador da estrutura do Plano de Classificação, em razão da busca
da simplicidade e flexibilidade, isto é, não precisa ser engessada a ponto de não permitir
novas classes subclasses em sua estrutura, a fim de abrigar novos documentos de natureza
variáveis. É necessário ater-se, principalmente, em torno da organicidade, sendo assim:

[...] a notação facilita a reconstituição dos dossiês, sobretudo aqueles que são
compostos de documentos de formas variadas ou registados sobre diversos suportes de
informação. Como o mesmo código deve ser utilizado por documentos que se
reportam ao mesmo assunto, mas conservados em diferentes suportes [...], é mais fácil
recuperar os componentes de um dossiê, (Piaf, 2008, p. 9, apud Rios & Cordeiro,
2010).

Segundo Sousa (2008), é possível encontrar, também, as informações necessárias para a

elaboração dos planos de classificação documental, a partir de sua missão, estrutura, funções,
actividades e procedimentos formais e informais, e levantamento dos documentos acumulados
– condições de produção e acumulação e criação de tipologias documentais.

Contudo, o plano de classificação é um esquema hierarquizado no qual as relações existentes

entre o documento, a estrutura administrativa da qual emana e respectiva organização do
trabalho são evidenciadas. Consequentemente, devem levar em conta os factores de
determinação e dependência entre os diferentes elementos constituintes do documento. Pois,
garante a organização lógica e física dos documentos, recuperando as informações em seu
contexto original de produção e visualizado as funções, subfunções e actividades do órgão
produtor.

1.1. Tabela De Temporalidade

A Tabela de Temporalidade é um importante instrumento de gestão documental que consolida

o estudo dos valores de cada tipo documental produzido, recebido ou acumulado pelo órgão
ou entidade no exercício de suas actividades e que, uma vez devidamente oficializada,
permitirá ao órgão ou entidade preservar os documentos que possuam valor probatório,
informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar
com segurança e dentro da legalidade documentos públicos que sejam desprovidos de valor,
sem que haja prejuízo à Administração ou à memória, (Bellotto, 2005).

As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade serão

obtidas por meio da avaliação de documentos. Trata-se de um trabalho multidisciplinar que
consiste em identificar valores (primário e secundário) para os documentos e analisar seu

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ciclo de vida, com vistas a estabelecer sua temporalidade e destinação final que poderá ser
guarda permanente ou eliminação, (Bernardes, 2008).

No entanto, com base na análise e acompanhamento do ciclo vital dos documentos, cuida de
estipular prazos de guarda (vigência, prescricional, precaucional) e destinação (transferência,
eliminação ou recolhimento) para os documentos, conforme os valores que lhes são atribuídos
ao longo do tempo. Entre os inúmeros benefícios da avaliação documental, aplicada a partir
da tabela de temporalidade, destaca-se a eficiência administrativa e a garantia de preservação
do património documental.

Com a Tabela de Temporalidade de Documentos registar-se os resultados da avaliação

documental, isto é, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos: guarda
permanente ou eliminação.

Portanto, os Planos de Classificação e tabela de temporalidade necessita-se observar os

procedimentos específicos para cada instituição. Dessa maneira, buscou-se esclarecer quais os
tipos, características e procedimentos de Planos de Classificação arquivística podem ser
utilizados, não somente em instituições públicas, seja de carácter público e privado, expondo
as características inerentes e suas facetas, (Bernardes, 2008).

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Conclusão

Em suma, o trabalho em menção, tem por referência as abordagens acima citadas, com intuito
de transmitir informações acerca da matéria em estudo que é plano de classificação e tabela de
temporalidade, onde, o método para elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de
Temporalidade de Documentos das actividades dos órgãos e entidades da Administração
Pública, prevê a execução de etapas sucessivas, cuja complexidade está em relação directa
com a estrutura organizacional e o funcionamento do órgão ou entidade, com as actividades
que precisa desempenhar para realizar suas atribuições legais, bem como com a variedade de
sua produção documental. De qualquer forma, em estruturas complexas ou simples, é
necessário que o planeamento e a execução do trabalho sejam realizados por equipes
multidisciplinares.

Portanto, a classificação por assuntos é utilizada com o objectivo de agrupar os documentos

sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, selecção, eliminação, transferência, recolhimento
e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no
conteúdo do documento, o qual reflecte a actividade que o gerou e determina o uso da
informação nele contida.

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Referências bibliográficas

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). (2005). Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário

brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: CONARQ.

Bellotto, H. L. (2005). Arquivos permanentes: tratamento documental. 3. ed. Rio de Janeiro:

FGV.

Bernardes, I. P. (Coord.). (2008). Manual de elaboração de planos de classificação e tabelas

de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo:
actividades-fim. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Faria, Wadson Silva. (2006). A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no

Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da
Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de
Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação.
Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB),
Brasília.

Lopes, Luís Carlos. (1996). A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói: EDUFF;
São Carlos: EDUFSCar.

Rios, Elaine Rosa. Cordeiro, Rosa Inês Novais. (2010). Plano de classificação de documentos
arquivísticos e a teoria da classificação: uma interlocução entre domínios do conhecimento.
Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 15, n. 2, p. 123-139.

Sousa, Renato Tarciso Barbosa de. (2008). A classificação como função matricial do que-
fazer arquivístico. In.: SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI, Humberto Celeste;
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de (Orgs). Arquivística: temas contemporâneos:
classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. 2. ed. Distrito Federal: SENAC,.
p. 77-172.