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A teoria dos arquivos e a gesto de documentos

por Arquivar ltima modificao 12/09/2007 10:54 registrado em: Gesto de Documentos, Arquivos, GED Apresenta os principais conceitos da arquivologia, a fim de discutir como eles podem orientar a elaborao de uma metodologia de gesto dos documentos de arquivo, bem como a identificao dos principais problemas a serem superados para o acesso informao arquivstica. A atividade denominada records management, originalmente cunhada em ingls e posteriormente traduzida como gesto de documentos, no surgiu da prtica ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administrao pblica. Jardim (1987) esclarece: [..] as instituies arquivsticas pblicas caracterizavam-se pela sua funo de rgo estritamente de apoio pesquisa, comprometidos com a conservao e acesso aos documentos considerados de valor histrico. A tal concepo opunha-se, de forma dicotmica, a de documento administrativo, cujos problemas eram considerados da alada exclusiva dos rgos da administrao pblica que os produziam e utilizavam1 (p.36). A partir da segunda metade do sculo passado, h uma reorientao da profisso dos arquivistas diante do volume documental produzido: entra em pauta, mais especificamente na Amrica do Norte, de onde repercute para os demais pases ocidentais, a eliminao de documentos antes de serem recolhidos para guarda permanente. formulado o conceito de ciclo de vida2 dos documentos de arquivo. Em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu Arquivos modernos princpios e tcnicas no qual dedica toda a Parte II Administrao de arquivos correntes onde se encontram os captulos: Controle da produo de documentos, Princpios de classificao, Sistemas de registro, Sistema americano de arquivamento e Destinao dos documentos. Com esta publicao abre-se a discusso sobre os arquivos correntes e a sua gesto. Isso no significa que, na prtica, os arquivos correntes tenham passado a ser tratados com base nos preceitos da arquivologia. As instituies arquivsticas continuaram a tratar apenas os documentos do arquivo permanente e com o objetivo primeiro de atender pesquisa acadmica. Essa tradio promoveria o distanciamento da prtica da gesto de documentos arquivsticos da teoria dos arquivos. No Brasil, em 1991, a promulgao da Lei 8.159, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e estabelece as suas competncias, vem reforar a necessidade de um maior envolvimento do arquivista com as questes relacionadas gesto dos arquivos correntes, pois ela estabelece que a gesto dos documentos pblicos correntes de competncia das instituies arquivsticas.

Nessa perspectiva, pretende-se, aqui, identificar quais so os preceitos da arquivologia e o seu significado nos processos de gesto de documentos arquivsticos e as principais dificuldades para o acesso informao arquivstica. A arquivologia no um corpo terico consolidado. Existem abordagens distintas tanto de um pas para outro quanto de uma linha de pensamento para outra. Como as dimenses desse artigo no permitem um aprofundamento da discusso sobre essas tenses, tentar-se- expor os principais conceitos privilegiando a abordagem jenkinsoniana de Luciana Duranti. O resgate de Jenkinson por Duranti vem opor-se perspectiva schellenbergiana de que os documentos correntes so distintos dos documentos de guarda permanente (TSCHAN, 2002), o que leva Schellenberg a propor que o valor secundrio dos documentos, valor para a pesquisa acadmica, dever ser a referncia nos processos de eliminao de documentos, por parte dos arquivistas, com vistas ao recolhimento para a guarda permanente. Jenkinson considera o arquivo de guarda permanente uma continuidade do arquivo corrente, condenando a eliminao de documentos por parte do arquivista, pois esta atividade, segundo este autor, deve ficar a cargo exclusivamente do prprio produtor dos documentos. Jenkinson se orienta pelo valor administrativo e entende que os documentos nunca perdem o valor de informao e prova para o seu criador. O valor secundrio dos documentos acidental, como o prprio Schellenberg enxerga, e portanto ele no deve ser referncia para eliminaes. Essa percepo conduz Jenkinson formulao das qualidades dos archives de Imparcialidade e Autenticidade. 1 Na lngua inglesa, apenas os documentos de guarda permanente so chamados de archives, os de uso corrente recebem a denominao de records. 2 O ciclo de vida dos documentos de arquivo composto por trs fases: corrente, intermediria e permanente. A passagem dos documentos de uma fase para outra determinada por um instrumento denominado Tabela de Temporalidade que estabelece, referendando-se num processo de avaliao dos documentos, os prazos de permanncia nas fases corrente e intermediria e a sua destinao final: eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. H aqueles documentos que s saem do mbito do seu produtor quando este encerra suas atividades ou quando as altera significativamente. Seriam os documentos que provam a sua existncia e definem suas atividades alm de outros que contribuem para isso. Diferentemente de Jenkinson e Duranti, busca-se, aqui, considerar todo e qualquer arquivo, incluindo o produzido por pessoa ou famlia, e no apenas os administrativos e institucionais. Privilegiar a abordagem de Duranti significa, acima de tudo, compreender o arquivo como evidncia dos atos do seu criador, sendo os documentos a prova desses atos, sejam eles de uma entidade coletiva, pblica ou privada, sejam de uma pessoa. Alm disso, adota-se a perspectiva de Terry Cook, chamada de pscustodial, que considera o arquivo alm da sua materialidade, identificando a provenincia dos documentos mais nas aes que os geraram do que no local onde eles foram produzidos ou de onde foram recolhidos, conforme se pretende que ficar explcito ao longo da

exposio que se segue. Cabe ressaltar que, sob o ponto de vista conceitual, os documentos arquivsticos eletrnicos tm as mesmas caractersticas dos documentos tradicionais. O que arquivo Ao longo da histria, a conceituao de arquivo mudou em conformidade com as mudanas polticas e culturais que as sociedades ocidentais viveram; os arquivos so um reflexo da sociedade que o produz e o modo de interpret-lo tambm acompanha as mudanas que ocorrem. Fatores tais como a finalidade dos arquivos ou os suportes utilizados j foram considerados como definidores do arquivo e, hoje, no o so mais. Menne-Haritz (1994), por exemplo, aponta o surgimento dos documentos eletrnicos como o evento que permitiu ao arquivista entender que o que o motiva a avaliar os documentos3 no so problemas de espao ou custo para o armazenamento, mas, segundo a autora, a redundncia de informaes (p. 530). Assim, no h uma conceituao de arquivo que seja definitiva. Alguns autores, como Rousseau e Couture (1994, p. 284), tm definido arquivo como um conjunto de informaes, e no como um conjunto de documentos. Mesmo que no haja dvidas de que arquivo um conjunto de informaes, entende-se que o termo informao no esclarecedor quando se deseja conceituar arquivo. Entende-se que a informao arquivstica no prescinde do seu suporte, mesmo que ele no seja passvel de leitura a olho nu. Dentre outras justificativas para isso, tem-se que a Autenticidade da informao arquivstica depende de um conjunto de referncias dentre as quais estaria o suporte que contm a informao. Elege-se aqui a seguinte definio: Arquivo um conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das aes necessrias para o cumprimento da misso predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia. Esquematicamente tem-se: O que ao, no processo de realizao da misso, passa a ser o sujeito no processo de criao do arquivo. O arquivo , ento, o resultado de dois processos integrados. O processo de produo e recepo de documentos resulta do processo de realizao da misso4. Na perspectiva jenkisoniana, essa concepo do que arquivo, ancorada na origem dos documentos, torna-se referncia para o tratamento do arquivo em suas trs fases. Os princpios arquivsticos A histria da teoria dos arquivos comea em 1841, meio sculo aps a criao dos Archives Nationales de Paris (Schellenberg, 1973, p. 4), com a publicao de algumas instrues aos arquivistas, onde aparece pela primeira vez o respect des fonds. Em Silva et al. (2002) encontra-se a transcrio de um trecho das instructions pour la mise em ordre et le classement des archives dpartementales et communales5 :

1 Rassembler les diffrents documents par fonds, cest--dire former collection de tous titres qui proviennent dun corps, dun tablissement, dune famille ou dun individu, et disposer daprs un certain ordre les diffrents fonds ;[...]6. E depois : A lgard des fonds, il importe de bien comprendre que ce mode de classement consiste runir tous les titres qui taient la proprit dun mme tablissement, dun mme corps ou dune famille, et que les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pas tre confondus avec le fonds de cet tablissement, de ce corps, de cette famille7. (p. 107). 4 A misso da entidade ou pessoa que produz um arquivo seria tanto o resultado das suas atividades quanto o seu objetivo. 5 Instrues para a ordenao e classificao dos arquivos departamentais e comunais (municipais). 6 Re-ajuntar os diversos documentos por fundo, ou seja, formar coleo de todos os ttulos que provm de uma corporao, de uma instituio, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor, segundo uma certa ordem, os diversos fundos; [...]. (Traduo do autor). 7 Com relao aos fundos, importa bem compreender que seu modo de classificao consiste em reunir todos os ttulos que foram propriedade de uma mesma instituio, de uma mesma corporao ou de uma famlia, e que os registros que apenas se relacionam a estes no devem ser confundidos com o fundo dessa instituio, dessa corporao, dessa famlia. (Traduo do autor). At a edio dessas instructions, o arranjo dos fundos de arquivo nos Archives Nationales era estruturado em sees baseadas nos seguintes temas: Seo Legislativa, Seo Administrativa, Seo Histrica, Seo de Propriedade, Seo Judicial (SCHELLENBERG, 1973, p. 208). Isso significava mesclar documentaes provenientes de rgos diversos em um mesmo conjunto chamado seo. A introduo da noo de respeito aos fundos se propunha a possibilitar a recuperao das informaes originadas de um mesmo produtor de documentos, ou seja, se propunha contextualizar as informaes no universo da sua criao. Duchein (1982, p.15) utiliza-se da imagem de stio arqueolgico para fazer uma comparao didaticamente interessante para a compreenso da importncia do respeito aos fundos. Ele se apia na evoluo sofrida pelo tratamento dos stios arqueolgicos: at uma determinada poca, um stio encontrado era desfeito e suas peas retiradas e levadas para os museus. Era a poca dos grandes sistemas de classificao cientfica. Hoje, procura-se manter o stio tal qual ele foi encontrado de maneira a ser possvel identificar como e porque aquelas peas esto ali. A visualizao da noo de stio arqueolgico ajuda a perceber que, ao se retirar peas documentais do seu lugar original, pode-se destruir a informao do significado das peas no seu contexto e, portanto, destruir a possibilidade de plena compreenso dos documentos.

Mas o respeito aos fundos, editado nas instrues francesas, no foi devidamente entendido e cumprido naquele momento. Mais tarde, os alemes definiram dois outros princpios que refletem o respect des fonds: o princpio de provenincia, que costuma ser tratado como sinnimo do princpio de respeito aos fundos, e o de manuteno da ordem original. Mais recentemente definido como o princpio de integridade ou indivisibilidade. As bases tericas para se trabalhar os arquivos tm como eixo os trs princpios mencionados cujas definies podem ser consideradas como se segue. Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas Brasileiros (1996), o princpio de provenincia o Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa (p. 61). Este princpio o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais so colees de itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulao, a partir do fluxo da sua produo/recepo por um nico sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa. Os documentos so acumulados medida que so produzidos em decorrncia de atividades que so necessrias para a realizao da misso do seu produtor. Quanto ao princpio de manuteno da ordem original8, Duranti (1994b) o considera como um princpio de provenincia sob o ponto de vista interno do arquivo (p. 57). A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam. Se o documento a corporificao de aes que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondncia com o fluxo das aes torna-se indispensvel para a compreenso dessas aes e, conseqentemente, para a compreenso do significado do documento. 8 Esse princpio tambm se aplica quando se trata de documentao eletrnica. primeira vista, o nome sugere um pressuposto relativo ordenao fsica dos documentos e, inicialmente, o foi. Mas, ao examinar o seu significado, possvel desvincul-lo do suporte e entender que a ordem original , antes de tudo, o modo como se estrutura o acesso aos documentos. 9 Sousa (2003) discute o papel dos princpios de provenincia e de manuteno da ordem original na classificao de arquivos de uso corrente: Podemos [...] entender os princpios de respeito aos fundos e o da ordem original como princpios de diviso ou de classificao naturais, pois so atributos essenciais e permanentes ao conjunto (arquivo) a ser dividido. [...] a origem [do] conjunto de documentos sua marca indelvel, inseparvel, o que lhe d inteligibilidade e identidade. (p .251). E mais adiante: O outro princpio que fundamenta as aes de classificao de informaes arquivsticas o princpio da ordem original. Para Rousseau e Couture (1998, p .83), essa vinculao representada, inclusive, na denominao adotada para os princpios: primeiro grau do

princpio da provenincia e segundo grau do princpio da provenincia. Este ltimo visa o respeito ou a reconstituio da ordem interna do fundo. (p. 257). Sendo assim, o princpio de manuteno ou reconstituio da ordem original est no princpio de provenincia de segundo grau, ou seja, a provenincia do item documental, que a ao que o gerou, oferecer sua identidade. O princpio de indivisibilidade ou integridade sempre esteve implcito ao princpio de respeito aos fundos, mas em uma das publicaes recentes da brasileira Heloisa L. Bellotto (2002) que encontramos sua definio moldada: os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida .... (p. 21). Considerando-se o respeito provenincia do conjunto documental e ordem original (provenincia de cada documento) como imprescindveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a disperso de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo. As caractersticas intrnsecas ao arquivo Os princpios arquivsticos estabelecem trs caractersticas intrnsecas ao arquivo que podem ser assim designadas: a singularidade do produtor do arquivo, a filiao dos documentos s aes que promovem a misso definida9 e a dependncia dos documentos dos seus pares. A singularidade do produtor do arquivo d-se em funo do respeito provenincia. Tem-se que um conjunto de documentos que foram produzidos e recebidos por sujeitos distintos no se constitui em um arquivo. A relao entre o produtor - entidade, pessoa ou famlia - e o arquivo fornece a identidade do conjunto de documentos e sua singularidade indispensvel. A singularidade do produtor determina, tambm, a singularidade do prprio arquivo. Mesmo que hajam duas entidades com a mesma misso e cujas funes atividades tarefas sejam definidas da mesma forma, elas no geraro arquivos idnticos. O manual publicado pela Associao dos Arquivistas Holandeses fornece um postulado que corrobora essa perspectiva: Cada arquivo possui, por assim dizer, personalidade prpria, individualidade peculiar, com a qual mister se familiarizar o arquivista antes de proceder sua ordenao (1960, p.13). Ressalva-se que o prprio resultado da misso muitas vezes torna-se documento do arquivo quando lhe dado, pelo produtor, o carter de amostra ou modelo para futuras aes. Como exemplo, pode-se citar os livros de uma editora ou os produtos de uma indstria de bens de consumo no perecveis. A literatura arquivstica no discute esses documentos, mas os arquivistas, de maneira geral, entendem que a partir do momento que o produtor do arquivo atribui valor de referncia a itens que se originaram na realizao da sua misso, esses itens tornam-se documentos do seu arquivo. O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a norma para descrio de arquivos ISAD(G), indica procedimentos baseados nos princpios arquivsticos sem determinar uma estrutura fixa de organizao ou estabelecer cdigos e ttulos. Cada arquivo merecer sempre uma anlise, planejamento e tratamento prprios sua conformao.

A filiao do documento ao que o produziu ou recebeu d-se em funo do respeito manuteno da ordem original ou o respeito provenincia interna. Tem-se que um documento adquirido ou produzido recebido por motivos alheios s funes atividades tarefas do sujeito que o acumula, no se define como documento de arquivo. Essa filiao do documento atividade que o gerou fornece identidade a ele individualmente e em pequenos grupos. O documento corporifica a ao e, portanto, o que o identifica a ao que o gerou. A dependncia do documento dos demais criados em prol da mesma misso que o gerou baseia-se no princpio de integridade ou indivisibilidade. Tem-se que a realizao da misso de uma entidade, pessoa ou famlia um processo constitudo por diversas aes que geram documentos. Caso se mantivesse apenas um ou outro documento e se eliminassem os demais, esse documento seria apenas um documento que pertenceu ao arquivo daquele produtor, no se poderia consider-lo o arquivo do seu produtor. Mas no seria a multiplicidade de documentos o fator determinante para que o arquivo fornea o seu significado. Exemplificando, caso uma entidade iniciasse a realizao de uma misso e se interrompesse com a produo/recepo de apenas um documento, este documento poderia ser dito que o arquivo da entidade encerrou suas atividades. Assim, o que permite que um documento isolado seja considerado um arquivo o fato de no terem sido eliminadas informaes relacionadas a ele contidas em outros documentos, o fato do arquivo no ter sido mutilado, o fato de o documento no ter sido separado dos demais originados da realizao de uma mesma misso. Consideram-se essas trs caractersticas como condio para se definir um conjunto de documentos como arquivo e para definir um documento isoladamente como sendo arquivstico. As qualidades do arquivo e seus documentos As chamadas qualidades do arquivo assumem o papel de orientadoras no tratamento dos arquivos. So qualidades desejadas em um arquivo, mas no determinantes, como o so as trs caractersticas intrnsecas, para se definir um conjunto de documentos como arquivo. Luciana Duranti (1994b) define cinco qualidades do arquivo ou dos seus documentos. So elas: unicidade, cumulatividade, organicidade, imparcialidade e autenticidade. Verifica-se a seguir, atravs tambm de outros autores, como essas qualidades so definidas e sua justificativa. Unicidade - no obstante forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados no so necessariamente o mesmo. A Unicidade refere-se relao de cada documento com a ao que o gerou. Sua especificidade seria o enfoque em documentos duplicados (cpias) encontrados dentro de um mesmo arquivo, mas em subconjuntos documentais distintos porque produzidos ou recebidos no exerccio de aes distintas. Se a filiao dos documentos s aes

indica que a ao que d identidade ao documento, tem-se que o contedo do documento no deve ser levado em considerao para a sua identificao dentro de um conjunto documental, e sim o contexto da sua produo. Cumulatividade10 - Bellotto (2002) assim define a Cumulatividade que ela chama de qualidade de Naturalidade na acumulao: os documentos no so colecionados e sim acumulados, naturalmente, no curso das aes, de maneira contnua e progressiva. (p. 25). Os itens documentais de um arquivo no so escolhidos previamente para serem acumulados, eles se acumulam medida que so produzidos. Mas uma boa Cumulatividade, aquela que promove a perfeita organicidade do arquivo, se realiza quando os documentos so organizados de acordo com o desenvolvimento das aes; quando o fluxo de acumulao acompanha o fluxo das aes que criam os documentos. Isso dificilmente se realiza perfeitamente sem que haja uma ao orientada para esse fim. O que orientar essa ao ser o chamado Plano de Classificao que se constitui na principal atividade da gesto de documentos de uso corrente. Organicidade - Se um arquivo formado por um conjunto de documentos que se originam de aes articuladas em prol da misso de uma entidade, tem-se que ele resulta em um todo orgnico cujas partes so interrelacionadas de modo a fornecer o sentido do conjunto. A Organicidade do arquivo realiza-se atravs da acumulao dos documentos. Um arquivo sempre tem alguma Organicidade, as prprias atividades acabam por impor alguma ordem aos documentos gerados. Mas a acumulao com base em um Plano de Classificao, de modo correspondente ao fluxo do desenvolvimento das aes, de modo que as inter-relaes existentes entre as funes atividades tarefas reflitam-se nos documentos, essa acumulao faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a misso realizada. Imparcialidade - Jenkinson foi quem a definiu. Sua perspectiva dos arquivos produzidos por entidades da administrao pblica ou privada O conceito de Imparcialidade sugere que o documento nasce por uma imposio da natureza das atividades de uma instituio, e no porque houve uma escolha de ter-se um documento para essa ou aquela finalidade. A imparcialidade dos documentos refere-se capacidade dos documentos de refletirem fielmente as aes do seu produtor. O autor enfatiza a verdade administrativa do documento e no a verdade do seu contedo. O motivo da criao de um documento, independentemente do seu contedo ser ou no, suponhamos, uma fraude, seria legtimo no que se refere sua relao com as atividades da entidade que o criou. Conclui-se que a Imparcialidade dos documentos est intrinsecamente relacionada Organicidade do arquivo. A boa Oganicidade promove os seus subconjuntos de documentos a espelhos fieis s atividades e promove, o arquivo como um todo, a espelho da misso realizada pelo produtor do arquivo. Autenticidade - Num primeiro momento, o termo Autenticidade leva a pensar que ele refere-se veracidade do contedo de um documento de arquivo como prova perante a

lei. Contudo, ao analisar melhor esse conceito, entende-se que se trata, antes de tudo, de uma questo arquivstica, pois nela est implcita a manuteno da integridade do fundo de arquivo. 10 necessria uma transposio desse conceito para os documentos eletrnicos pois sua acumulao se traduz na forma estabelecida de acesso ao documento e no na ordenao fsica dos documentos. Jenkinson foi quem formulou a proposio da Autenticidade tambm na perspectiva das administraes pblicas e privadas e tendo em vista, como todo arquivista do seu tempo, os arquivos de guarda permanente. Desde que se entenda que a Imparcialidade diz respeito verdade administrativa dos documentos, ou seja, ao fato de os documentos constiturem-se num reflexo fiel das atividades desenvolvidas, v-se que a Autenticidade depende da manuteno dessa Imparcialidade. Jenkinson identifica a possibilidade dessa garantia no continuum da criao, manuteno e guarda pelo seu produtor. J em meados do sculo passado, Schellenberg afirma que no possvel manter a custdia ininterrupta dos arquivos modernos. Contudo, importa entender que os arquivos esto sujeitos a perder sua Organicidade, Imparcialidade e Autenticidade se tratados e preservados de maneira pouco rigorosa. Camargo (2003) assim aponta o perigo da perda das inter-relaes dos documentos: Se os documentos de arquivo so desprovidos de autonomia, isto , retiram sua autenticidade das relaes que mantm com as demais unidades que integram o conjunto, dentro do princpio de consignao que o rege, qualquer interveno no sentido de romper seu equilbrio originrio acaba por implodir o prprio arquivo. A falta de autonomia do documento, a qual a autora se refere, diz respeito dependncia do documento de arquivo dos demais que esto relacionados a ele e da sua filiao s atividades que o gerou. Cada documento encontrar seu significado dentro do conjunto ao qual pertence desde que mantida a Organicidade do arquivo. A gesto de documentos arquivsticos Na perspectiva da arquivologia, gesto de documentos um conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos (DICIONRIO de terminologia arquivstica, 1996). Sousa (2003, p. 240) entende a classificao como a medida crucial dentro da gesto dos arquivos. A classificao do documentos determina e determinada pelas demais atividades que compem a Gesto de Documentos. Convencionou-se, entre os autores da arquivologia, que a classificao dos documentos de carter permanente denomina-se Arranjo. Quando se o utiliza o termo classificao, ele se refere aos arquivos correntes. Seguindo esta orientao, para melhor delimitar a discusso que se segue, discutir-se- a gesto de documentos arquivsticos com enfoque na sua classificao. Segundo o Dicionrio... (1996), classificao a Seqncia de

operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo (p.16). Schellenberg, em 1956, definiu os trs elementos da classificao dos documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem; b) a estrutura do rgo que os produz; e c) o assunto dos documentos (2004, p. 84). O autor explica cada uma delas: Uma ao pode ser tratada em termos de funes, atividades e atos (transactions) (p. 84). E O segundo elemento a ser observado na classificao de documentos a organizao da entidade criadora. [...] A estrutura que se imprime a um rgo [...] (p. 86). Schellenberg trata separadamente da classificao por assunto pois ela refere-se a documentos no arquivsticos identificveis dentro de arquivos de rgos pblicos. Considera-se que as recomendaes do autor podem ser aplicadas tambm aos arquivos de entidades privadas ou de uma pessoa: Conquanto os documentos pblicos, geralmente, devam ser agrupados segundo a organizao e funo, far-se- exceo a essa regra para certos tipos de documentos, tais como os que no provm da ao governamental positiva ou no esto a ela vinculados. Incluem-se nesses documentos as pastas de referncia e informaes. [...] s em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. (p. 92). A interpretao de que o significado do documento se encontra no contexto da sua criao reforado por A. C. Rodrigues (2005), ao discutir o tratamento de documentos arquivsticos: [...] Os arquivos conservam registros de aes e de fatos como prova da gesto que os produziu, dos quais so produtos naturais. [...] o arquivo se forma por um processo de acumulao natural, o que significa dizer que tem o atributo especial de ser um conjunto orgnico e estruturado, onde seu contedo e significado s podem ser compreendidos na medida em que se possa ligar o documento ao seu contexto mais amplo de produo, s origens funcionais (p. 5). Sousa (2003) aponta muitos problemas nos arquivos correntes da administrao pblica brasileira derivados da falta de uma metodologia bem delineada para a classificao. Citam-se alguns trechos do seu trabalho, buscando identificar os princpios arquivsticos que esto implcitos s observaes do autor: Os arquivos montados nos setores de trabalho so acervos arquivsticos constitudos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passveis de eliminao e a documentos no orgnicos, que no so considerados de arquivo e que so produzidos ou recebidos fora do quadro das misses de uma organizao (p. 258). A referncia inicial ausncia de transferncia e recolhimento de documentos relacionada ao conceito de ciclo de vida dos documentos que, na verdade, no encontra respaldo nos princpios arquivsticos apesar de ser amplamente aceito pelos autores de manuais de tratamento de arquivo. Em seguida, o autor faz referncia presena de documentos no orgnicos misturados aos demais. Esta situao contraria o prprio conceito de arquivo e o princpio de manuteno da ordem original ou de procedncia

interna. Ou seja, o documento que no resultou de atividades que compem a misso do seu produtor no tem relao orgnica com os demais e, portanto, no um documento arquivstico. Ele no possui a caracterstica de filiao s aes. E mais adiante: A organizao, quando existe, fundamenta-se no empirismo e na improvisao. Os mtodos oscilam entre a fragmentao dos dossis de assunto, o arquivamento por espcie documental11, por ato de recebimento e expedio, pela numerao etc. [...] H casos em que esse trabalho feito por bibliotecrios. Eles criam cdigos de classificao baseados na lgica e na metodologia da sua profisso. Em geral dispem os documentos por assuntos ou pelo nome pelos quais so conhecidos e aplicam a codificao decimal extrada do mtodo de Mevil Dewey. Uma das principais caractersticas desses instrumentos a fragmentao das unidades documentais. Dessa forma, tratam os documentos individualmente, como se fossem livros ou peridicos. (p. 259). O autor identifica a imploso do arquivo, como diz Camargo citada nas linhas anteriores. A Organicidade perdida com a fragmentao das unidades documentais. Identifica-se neste relato o desrespeito ao princpio de integridade e tambm qualidade de cumulatividade, pois a organizao por espcie documental ou por ato de recebimento e expedio, fatalmente, tira os documentos da sua ordem natural. Perde-se a referncia que explicita a inter-relao dos documentos, descontextualiza-se o documento ignorando-se a sua dependncia dos demais para oferecer significado. Sousa prossegue: Nos ltimos anos, com o avano e a banalizao da microinformtica, tem aumentado sensivelmente o nmero de documentos em suportes informticos. [...] Normalmente, eles no so considerados documentos de arquivo, apesar de terem sido produzidos ou recebidos no quadro das funes e das atividades dos rgos. Permanecem, geralmente, nos setores que os acumularam. Em alguns casos, recebem a denominao de tcnicos e so enviados a bibliotecas e a centros de documentao (p. 261-262). V-se aqui tambm a no observncia dos princpios de provenincia interna e de integridade ou indivisibilidade. Mesmo que o armazenamento fsico de alguns documentos seja feito em local separado, por exemplo, por questes de conservao, a dependncia desses documentos dos demais que foram produzidos e recebidos no curso das atividades em prol da misso dever ficar explicitada em um instrumento de pesquisa de modo a no se perder a organicidade do arquivo. Quando se retiram documentos do conjunto ao qual eles pertencem, altera-se o significado desses documentos e dos demais produzidos conjuntamente a eles. E ainda: [...] A disposio da documentao existente nos setores de trabalho dos rgos invariavelmente abandonada nesses depsitos de massas documentais acumuladas. [...] As solues encontradas resumem-se, em muitos casos, na microfilmagem sem critrios predefinidos. Transfere-se para outros suportes a desorganizao existente nos suportes originais. Observa-se, hoje, a substituio desse processo pelo de digitalizao (p. 264).

Essa questo aponta para um equvoco freqente: providenciar meios de preservar a documentao supondo que o problema arquivstico seja assim resolvido. Documentos cujas informaes contidas e relacionadas a eles no esto representadas em um instrumento de pesquisa podem ser considerados inexistentes, pois no possvel examinar item por item. 11 Espcie documental: Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes (1) nele contidas. (DICIONRIO de terminologia arquivstica, p. 34). V-se que muitos problemas podem ser evitados caso os princpios arquivsticos sejam observados na organizao dos arquivos. Apresenta-se como urgente definir claramente uma metodologia consistente que possa organizar qualquer arquivo corrente, independentemente das peculiaridades de cada um, seja ele pblico ou privado. Ao lado da demanda por uma metodologia mais consistente para a gesto de documentos em entidades coletivas, os tericos da arquivologia so solicitados a repensar seus desenvolvimentos de modo a dar respostas s questes que surgem com o advento da chamada era da informao. Acredita-se que a partir da definio de arquivo pode-se chegar definio de informao arquivstica: informao arquivstica aquela passvel de ser extrada de um conjunto de documentos desde que estes tenham sido produzidos ou recebidos no decurso das aes necessrias para a realizao da misso predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia. Sendo assim, identificam-se dois nveis de informao no arquivo que, conforme Jardim e Fonseca (1998) afirmam, seriam: a informao contida no documento de arquivo, isoladamente; e a informao contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio ou sobre a pessoa que o criou (p. 371). Reconhecer dois nveis de informao arquivstica significa que, para a elaborao de um Plano de Classificao de documentos, necessrio priorizar uma delas: ou o contedo ou a provenincia dos documentos. Respeitando-se os princpios arquivsticos, a viabilizao do acesso s informaes contidas nos documentos arquivsticos no dever prejudicar o acesso informao sobre a origem do documento. A partir de Schellenberg, os manuais tm orientado a organizao dos documentos de uso corrente em uma estrutura que espelhe o desenvolvimento das funes, atividades e tarefas que geram documentos. Em entidades coletivas, identifica-se, de maneira geral, uma srie de funes que so realizadas atravs de certo nmero de atividades as quais se concretizam na execuo de um conjunto de tarefas. Sendo assim, o plano de classificao dos documentos estruturado em uma cadeia hierrquica de modo que os nveis superiores reflitam as funes desenvolvidas para o cumprimento da misso da entidade; os segundos nveis, as atividades necessrias para a realizao de cada funo do primeiro nvel; e os terceiros nveis, as tarefas relativas a cada uma das atividades. Dentro destes terceiros nveis so ordenados os documentos sob o critrio mais adequado quele tipo12 de documento. Essa classificao chamada funcional.

E a orientao para a organizao com vistas ao acesso aos documentos de guarda permanente estruturada tambm em uma cadeia hierrquica cujo primeiro nvel identifica o produtor do arquivo; o nvel ou nveis seguintes correspondem estrutura organizacional, quando ela existe; e os nveis subseqentes reproduzem a classificao recebida na fase de uso corrente. Essa organizao recebe o nome de Arranjo e sua classificao chamada organizacional/funcional. Rodrigues, baseando-se na proposta de Luciana Duranti, tende a considerar como mais adequado partir-se da identificao das tipologias documentais para se proceder a classificao. Diz a autora: A correta delimitao da tipologia documental, considerada em funo do seu contexto de produo, de fundamental importncia para definir sua classificao, valor para preservao ou eliminao e utilizao. Na perspectiva tradicional da arquivstica, para o conhecimento da gnese do documento, devemos partir da anlise do geral para o particular, do rgo para o resduo material do exerccio de suas competncias, que o documento que circula e acumulado no arquivo. Este um axioma arquivstico para um segmento de tericos na rea, mas que vem se tornando objeto de reflexo entre os profissionais que estudam as questes de naturezas tericas metodolgicas propostas pela diplomtica contempornea, tambm chamada de tipologia documental. (2002, p. 47). Essa metodologia parte do exame de cada documento ou conjunto de documentos j produzidos para, ento, examinar-lhe a gnese. Aponta-se como possvel conseqncia da aplicao dessa metodologia, o risco da no observncia da qualidade de Unicidade dos documentos. Uma cpia de um documento produzido por um certo departamento de uma entidade que seja recebida por um outro departamento, pode assumir novo significado e receber uma classificao diferente do documento original. Proceder ao exame das funes, atividades e tarefas para elaborar-se a classificao dos documentos por elas produzidos, pode ser a postura mais segura para garantir a representao de todas as aes do produtor dos documentos. Nos arquivos de guarda permanente, nas instituies arquivsticas pblicas, a demanda por contedos de documentos descontextualizados, ou seja, por informaes contidas em documentos independentemente da ao que os gerou, comum e freqente. A prtica tem sido, por exemplo, no Arquivo Pblico da Cidade de Belo Horizonte, uma seleo baseada no Arranjo organizacional, feita com o auxlio do atendente da sala de consultas, e a busca pela informao, documento a documento. 12 Tipo documental: Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. (DICIONRIO de tipologia arquivstica, p. 74). Promover o fcil acesso aos contedos descontextualizados tem se mostrado como uma meta inatingvel. Os manuais para organizao de arquivos tratam dos ndices, por exemplo, como um recurso para o acesso aos contedos dos documentos. Contudo, o volume documental dos arquivos permanentes sempre de dimenses gigantescas. Promover o seu acesso atravs do Arranjo, que a prioridade, tarefa que tem demandado muito tempo e recursos humanos, pois, normalmente, a documentao que recolhida s instituies arquivsticas no recebeu, na origem, uma classificao

funcional. Nos arquivos de uso corrente, de uma maneira geral, os documentos so buscados pelo seu carter de evidncia dos atos. Pode-se dizer que apenas potencialmente h demanda por contedos descontextualizados. Isso no significa que a busca por recursos que promovam o acesso a informaes descontextualizadas seja uma preocupao menor entre os arquivistas. V-se o dilogo com a cincia da informao como o caminho para a arquivologia desenvolver estes recursos. Fonseca (2005) se manifesta em relao a essa questo: A falta de percepo das relaes interdisciplinares entre essas duas reas do conhecimento instigante, na medida em que tais relaes parecem bastante bvias, quando se identifica a informao como elemento central do conjunto de objetos de que ambas se ocupam. (p.10). Buscando-se entender essa dificuldade, aponta-se, inicialmente, que cada uma delas tem questes prprias, de fundo, a serem resolvidas. Por exemplo, o seu objeto. Mas isso no tem impedido que elas se desenvolvam enquanto reas de conhecimento. Vale, ento, verificar a principal diferena de enfoque para a gesto. Tal como foi exposto, a arquivologia parte do motivo da criao do documento para elaborar os instrumentos de acesso informao. J para cincia da informao, como se encontra em Marchiori (2002), o ponto de partida para a gesto da informao a demanda (p. 75). Avaliar como essas duas perspectivas podem se integrar parece crucial para se promover a cooperao desejada. Dentro do exposto, identifica-se que a arquivologia tem recursos tericos que podem servir de base para a elaborao de uma metodologia de classificao de documentos arquivsticos que possibilite o fcil acesso informao arquivstica contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio ou sobre a pessoa que o criou. Essa classificao permite tambm o acesso informao contida no documento a partir de uma seleo com base no contexto de produo do arquivo. Por outro lado, os princpios, caractersticas e qualidades dos arquivos no se prestam como base para a construo de um sistema de pesquisa que permita a seleo de documentos por contedos descontextualizados, embora esses construtos devam ser neste caso considerados, a fim de que os sistemas de pesquisa por contedos no promovam a perda da referncia origem dos documentos.