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ESTRATEGIA DE DESCARTE DE LIBROS Y REVISTAS EN EL CENTRO DE INFORMATICA Y DOCUMENTACION EN SALUD PBLICA CIDSP Departamento de Salud Pblica Centro Universitario de Ciencias de la Salud

Mtro. Alfonso Ruiz Gmez Mtro. Juvenal Guevara Mtro. Igor M. Ramos Herrera
Centro de Informtica y Documentacin en Salud Pblica

Junio, 2003

Estrategias para el descarte de material del CIDSP

Junio, 2003

2 Estrategia de descarte de libros y revistas en el centro de informtica y documentacin en salud pblica.

CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI. VII. JUSTIFICACIN CONCEPTO DE DESCARTE RAZONES PARA EL DESCARTE ORGANIZACIN DEL DESCARTE CATEGORIAS DE LIBROS CANDIDATOS A DESCARTE FACTORES QUE INFLUYEN EN EL DESCARTE SUGERENCIAS PARA EFECTUAR EL DESCARTE

I. JUSTIFICACION Toda biblioteca necesita retirar peridicamente de sus estanteras aquella parte de sus colecciones que deja de cumplir una funcin de utilidad para sus usuarios, o se encuentra en grave estado de deterioro. Esta labor, sin embargo, debe hacerse cuidadosamente en atencin a principios generales que se aplican a todas las bibliotecas y otros que corresponden a las caractersticas particulares de cada una de ellas, pero nunca de manera improvisada o subjetiva. Debe suponerse que las colecciones se han integrado al paso del tiempo con base en una mnima coherencia y racionalidad. Por ello no deben ser desmembradas sin analizar las razones que dan validez a los descartes y a las consecuencias que stos puedan traer sobre los usuarios. Tampoco debe olvidarse que toda obra o material existente en las bibliotecas, ha sido previamente registrado e inventariado, de manera que su descarte, transferencia, o cualquier otra forma de exclusin por razones valederas, debe igualmente registrarse como desincorporacin en todos los instrumentos de control que la biblioteca posea (topogrfico, catlogo pblico o base de datos, kardex, listado, etc.). II. CONCEPTO DE DESCARTE Se entiende por descarte, la remocin de una unidad de la coleccin activa de la biblioteca, con el propsito de desincorporarla o de enviarla a un depsito. Puede el descarte servir tambin para transferir las unidades a otras bibliotecas del Sistema, o donarlas a otro tipo de institucin que la requiera. III. RAZONES PARA EL DESCARTE a. El contenido(por su fecha o por prdida de inters) b. Condiciones fsicas (deterioro general, roto o rayado, prdida de hojas o de encuadernacin, etc.). c. Patrones de uso (declinacin o no existente). Material poco utilizado o de inters limitado. Puede ser enviado a un depsito o a otro lugar para almacenamiento, cuyo costo de mantenimiento sea menor. d. Una combinacin de los 3 anteriores. e. Necesidad de mejorar el uso de los recursos de la biblioteca (espacio en los estantes, personal para el mantenimiento de las estanteras).

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3 f. Mejoramiento del servicio a los usuarios, en tanto que alivia problemas de espacio y hace ms fcil el servicio de la coleccin respectiva. As, la clientela puede revisar con ms comodidad las estanteras y encontrar con ms facilidad materiales atractivos y actualizados. El aspecto general de la biblioteca tambin se mejora. El caso de este Centro. IV. ORGANIZACIN DEL DESCARTE a. La planeacin y conduccin del descarte depende de la biblioteca: o De las caractersticas de sus usuarios o De sus objetivos o De sus facilidades fsicas y su personal o De la edad y tipo de la coleccin b. El descarte debe ser un proceso regular y continuo. c. Maneras de realizarlo: o La manera de realizarlo ser dedicando una SEMANA en el mes de Junio del ao en curso para revisar una parte de la coleccin. Los bibliotecarios responsables de esa parte estudiarn el grupo de libros que han perdido utilidad, especialmente si han llegado nuevos ttulos que reemplazan o sobreseen a los ms viejos. o Puede dedicarse una semana distinta a cada rea del conocimiento, para que no se complique mucho la prestacin del servicio. o Esta podr ser una buena oportunidad para los selectores de considerar nuevos ttulos en relacin con el descarte de otros que estn en los estantes. ESTO SIGNIFICA QUE LOS SELECTORES DEBEN PARTICIPAR EN LOS PROCESOS DE DESCARTE. o Si un nuevo ttulo realmente reemplaza y sobresee material ms viejo, ste ltimo no debe ser retirado de los estantes hasta el recibo del nuevo. d. Otra manera de efectuar el descarte es aprovechando la poca de INVENTARIO, cuando puede realizarse un descarte general, teniendo cuidado de no causar perjuicio a los usuarios del servicio, al extraer material que no tiene sustitucin. V. CATEGORIAS DE LIBROS CANDIDATOS A DESCARTE a. Ttulos duplicados que fueron comprados en algn momento de alta demanda y despus de un tiempo no se necesitaron de la misma manera. En este caso se dejan unos dos ejemplares y los dems pueden sacarse de la coleccin activa. b. Ediciones sobresedas. (Sustituidas por otras ms completas y actualizadas). Si a la biblioteca no le interesa mantener una coleccin histrica de todas las ediciones de un ttulo dado. c. Material sobre- usado. Libros que por excesivo uso lucen sucios, feos, rotos. Deberan ser reemplazados si su contenido es an significante. d. Errores de seleccin. Libros que se consideraron de inters pero que nunca fueron usados y solo ocupan sitio en los estantes. e. Libros obsoletos. Libros cuya informacin no est actualizada en contenido, en estilo o tema, deberan ser eliminados por bibliotecas cuyo fin es construir colecciones vitales y tiles.

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4 Sin embargo, para las bibliotecas pblicas puede ser importante mantener colecciones especiales, de historia local por ejemplo, en la cual se incluiran diversas ediciones de material. VI.- FACTORES QUE INFLUYEN EN EL DESCARTE El descarte de ttulos individuales no debe hacerse aisladamente, enfrentando un libro con algunos principios del descarte. Hay varios factores que influyen en la decisin: a. Relacin del libro con otros libros de la misma materia. b. Dinero disponible para libros ms satisfactorios (si lo que se tiene es lo nico que se puede, es mejor actuar sobre la base de que algo es mejor que nada). c. Hasta qu grado la biblioteca quiere disponer de material ms viejo. d. Posible utilidad del ttulo particular para algn grupo o individuo especial de la comunidad. e. Otros factores que pueden ser mejor conocidos por el Director y el personal de la biblioteca. Los lineamientos o principios de la seleccin deben ser interpretados y adaptados para el TIPO DE BIBLIOTECA Y TIPO DE MATERIAL por el Biblioteclogo o Director. VII. SUGERENCIAS PARA EFECTUAR EL DESCARTE Obras generales de referencia Bibliografas y enciclopedias son de poco uso despus de diez (10) aos, sin embargo, pueden hacerse excepciones, almanaques y anuarios deben ser descartados cuando estn sobresedos. Ciencias sociales Requiere revisin frecuente porque gran parte de este material trata problemas de inters temporal que puede ser reemplazado ms tarde por una cobertura histrica de esos tpicos; economa, inversiones, impuestos, etc., necesitan cuidadosa observacin. Trabajos histricos sobre economa, ciencias polticas, educacin, transporte, etc., deberan ser mantenidos si existe demanda. Por lo general, deben mantenerse materiales bsicos sobre folklore y costumbres; guiarse por el uso. Ciencias y tecnologa Deben descartarse los libros con informacin o teoras obsoletas ; as como todas las obras generales que han sido sobresedas, a menos que sean libros clsicos en la materia. TODOS LOS TEXOS ORDINARIOS pueden generalmente ser descartados despus de cinco (5) aos. Botnica e Historia Natural deberan ser inspeccionadas cuidadosamente antes de eliminarlas. Astronoma pierde actualidad rpidamente. Hay que tratar de mantener esta seccin ACTUALIZADA, descartando el material ms viejo. Cinco (5) diez (10) aos son suficientes para la desactualizacin de material, en campos como medicina, invenciones, radio, televisin y negocios. Para economa domstica, libros de cocina, jardinera y algunos materiales sobre artesana, hay que observar los patrones de uso. El ndice de obsolescencia de los materiales que tratan temas sobre tecnologas de punta (Informtica) es alto, por lo que resulta difcil debido a lo vertiginoso de los cambios, mantener en rigor una coleccin actualizada. Pero dada la perspectiva del descarte deben excluirse materiales de ediciones anteriores a 5 aos con la salvedad de algunos textos tericos que abordan tpicos generales sobre el conocimiento de la Informtica.
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Materias a revisar cuidadosamente para posible descarte Versos impresos en forma privada, memorias y ensayos, materias no populares en la actualidad, volmenes no usados o no necesitados que forman parte de un juego o coleccin; algunas publicaciones peridicas incompletas o no indexadas. VII. PLAN DE TRASLADO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO DEL CIDSP El traslado del material antiguo del CIDSP es tarea necesaria para actualizar nuestro acervo bibliogrfico y prepararnos para modernizar el servicio mediante el auto acceso a la informacin. La transferencia deber ser gil, dinmica y sin daar a los usuarios y sustentada en las siguientes condiciones: 1. Libros: se quedan los ms recientes, es decir los que tengan 10 aos o menos de antigedad, excepto aquellos que haya sido comprobado que son muy solicitados por los usuarios. a. Para este ltimo aspecto, se har una consulta general a los acadmicos del Departamento de Salud Pblica, en la que se pedir que acudan al CIDSP y sealen los libros que desea permanezcan en la coleccin. b. Adems, se publicar una Circular dirigida a todo el personal de Departamento de Salud Pblica invitndolos a participar en el proceso, adems de informar el fin que se dar al material que sea descartado. 2. Revistas: se utilizar el mismo criterio que para los libros. 3. Boletines y trpticos informativos: Ser descartado todo el material a excepcin de aquel que sea sealado por el personal del Departamento para que permanezca en la coleccin. 4. Diccionarios: Todos permanecern en la coleccin. 5. Enciclopedias: Se usar el mismo criterio que para los libros a excepcin de las que sean especializadas. 6. El proceso de descarte ser repetido con una frecuencia de 5 (cinco) aos. 7. El proceso de descarte servir para verificar de forma simultnea que todo el material que quede en la coleccin sea registrado en el sistema ALEPH de la Red de Bibliotecas de la Universidad de Guadalajara, de forma que quede disponible para su consulta en toda la red universitaria. 8. El material que sea descartado ser almacenado adecuadamente hasta que sea colocado en el Archivo Histrico del Departamento de Salud Pblica que est siendo proyectado en conjunto con el Laboratorio de Salud Pblica. O bien, en el Archivo Histrico del CUCS, que est siendo proyectado con CEDOSI.

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