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EFICÁCIA NAS COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

Eficácia Nas Comunicações Administrativas

A comunicação é um meio de troca de informações que, mal interpretadas, poderão causar sérios
prejuízos financeiros, desencontros de execução de tarefa assim como constrangimento pessoal e
organizacional. É neste contexto que se baseia a pesquisa sobre comunicação interna e a sua impor-
tância para o desenvolvimento organizacional.

Qual é, pois, a importância da comunicação para o desenvolvimento organizacional?

Nos dias de hoje, podemos ver que é importante ter pessoas capacitadas para exercer o seu papel, a
sua função dentro de uma doutrina correta, por isso é necessário ser um líder que compreenda as si-
tuações, saiba se comunicar bem para que não seja mal interpretado.

A comunicação eficiente é um grande processo para a qualidade e a compreensão do propósito soli-


citado.

O objetivo geral de trabalho é focalizar a importância de uma comunicação eficiente para o desenvol-
vimento e interação organizacional.

Os objetivos específicos são: 1) discutir o processo de comunicação na empresa como fator funda-
mental para o sucesso a comunicação eficiente; 2) analisar o processo comunicativo, sua eficácia 3)
discutir a utilização das ferramentas de comunicação na empresa geradoras de maior efeito na
equipe.

O trabalho teve como foco principal a importância da comunicação interna na empresa e para sua
execução será utilizada pesquisa bibliográfica indireta como livros, revistas e internet.

O Processo De Comunicação Dentro Da Empresa

Atualmente a comunicação é conhecida como um dos fatores mais importante dentro de uma em-
presa, isso porque qualquer ação começa com comunicação. A falha em um processo de comunica-
ção pode causar perdas financeiras além de mal estar entre os funcionários de uma organização.
Num primeiro momento a perda financeira parece ser o principal problema que um processo ineficaz
de comunicação pode gerar, porém, quando se põe em risco o clima organizacional é muito difícil re-
cuperá-lo.

A comunicação está diretamente ligada a cultura organizacional, os meios escolhidos para a dissemi-
nação das informações, de maneira geral, fazem parte de todo planejamento. É preciso que se leve
sim em consideração a cultura, os valores, missão e objetivos das empresas, mas o mais importante
é que a informação consiga contribuir para melhorias e para o alcance dos ideais da empresa, senão
de nada adianta dizer que a empresa age conforme os fatores citados acima.

Não se pode dizer que exista uma coesão entre opiniões sobre o cenários das empresas brasileiras,
portanto ainda é preciso estudar muito os elementos simbólicos e o que eles significam para as orga-
nizações no país, a cultura organizacional é um desses fatores simbólicos.

São eles elementos simbólicos que guiam as empresas, são eles que criam as esferas de poder e os
processos empresariais e isso tudo depende da comunicação.
Praticamente todas as empresas possuem um departamento de comunicação e cabe aos profissio-
nais desse departamento elaborar a política de comunicação, assim como atividades com indicadores
mensuráveis que consigam medir a eficácia e eficiência da comunicação empresarial. De uma ma-
neira simples, esses profissionais precisam fazer com que toda empresa fale a mesma língua.

A comunicação ajuda a entender a cultura organizacional que é o que vai guiar a empresa no mundo
dos negócios, por isso tem uma comunicação coesa se tornou essencial para o sucesso futuro.

A empresa só será um grupo humano na medida em que é percorrida pela informação. Mas as infor-
mações só podem circular se os elementos constitutivos da empresa formar uma rede bem estrutu-
rada de comunicação.

Os problemas das estruturas e das comunicações encontram-se de tal maneira interligados que não
é possível dissociá-los e devem ser objeto de estudo.

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A Comunicação Nas Empresas Em Um Mundo Globalizado

A comunicação é hoje uma das principais preocupações das empresas num mundo globalizado, pois
todas elas hoje para terem sucesso devem trabalhar em equipe.

O líder tomou o lugar do chefe. E não há mais ''ilhas'', onde cada funcionário cuida apenas de deter-
minadas tarefas, as empresas hoje trabalham com todos os seus departamentos interagindo entre si,
trocando informações o tempo todo, ou seja, um sistema integrado.

Quando a comunicação é ineficaz, problemas acontecem. É o caso de uma grande indústria paulista
Jofel do Brasil Indústria e Comércio Ltda.

Seu departamento de marketing correu contra o tempo para preparar o lançamento de uma novidade
na data determinada. Faltavam poucos dias quando se descobriu que estava tudo pronto, menos o
produto. A área de marketing não havia sido avisada que componentes da embalagem do produto,
importados, estavam retidos na alfândega.

A empresa teve de adiar o evento e as campanhas de divulgação.

Desperdiçou tempo, dinheiro e ainda sofreu arranhões em sua imagem junto a fornecedores e clien-
tes.

A história é real e serve de exemplo de como a falha de comunicação é um problema grave. Se não
for encarada de frente, pode impedir a empresa de atingir metas e até levá-la à falência.

Formas de comunicação na empresa

A comunicação é sempre um fenômeno tão essencial e imprescindível, frequentemente mal compre-


endido que se torna um problema ainda mais crucial à medida que as organizações aumentam de im-
portância. O enfraquecimento na comunicação numa empresa é, provavelmente, indicativo da sua
política pessoal, pois é através da comunicação que os subordinados ficam sabendo como tudo está
estruturado na empresa, o que se espera deles, e o dirigente põe-se a observar sugestões, informa-
ções, queixas, comportamento do pessoal, etc.

A comunicação como poder nas organizações

A comunicação passou, nos últimos anos, a desempenhar um papel preponderante na vida das orga-
nizações. Tanto é verdade que vemos seu deslocamento de vias secundárias para o próprio staff das
empresas, que passam a tê-la mais perto de si, prova da assunção de sua importância estratégica.

O poder, assim, serve-se das vias de comunicação para criar maiores vínculos com o público interno
da organização, de modo a influenciar favoravelmente a formação da opinião pública, valorizando a
participação do público nos processos decisórios.

Mais uma vez a sintonia entre o poder e as lideranças é fundamental no sentido de efetivar positiva-
mente o processo de formação da opinião, do fluxo de duas etapas, em que os líderes ou formadores
de opinião influenciam a forma de absorção das informações dos grupos sobre os quais têm influên-
cia. Cabe à comunicação, instrumento de aproximação do poder da organização de sua base e tam-
bém de acompanhamento da realidade cultural da empresa, mediar os processos dentro da organiza-
ção.

A comunicação organizacional ou empresarial, assim, tem por fim ser o elemento de equilíbrio e
transformação nos processos sociais internos das organizações. Trabalhando os diversos públicos,
prioritariamente interno e externo, a comunicação deve possibilitar à organização o equilíbrio nas re-
lações do público interno de modo a repercutir nas relações com o público externo, consumidor da
imagem da organização, a qual é o reflexo do ambiente organizacional.

No Brasil, a partir de experiências de algumas organizações, programas de portas abertas à comuni-


cação passaram a desempenhar um papel muito mais expressivo no tocante à política de transmis-
são de informações, fazendo com que estas passassem a operar sistematicamente em favor das cor-
porações.

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A eficácia das comunicações

Torna-se necessário melhorar a comunicação e torná-la eficaz para que haja cooperação e coordena-
ção, sempre imprescindíveis ao incremento da produtividade nas empresas.

Os problemas de comunicação numa organização não podem ser separados de outros problemas
como compensação, condições de trabalho, qualidade de supervisão, estrutura organizacional e mé-
todos de trabalho.

Torna-se, pois, indispensável à elaboração de uma estratégia de comunicação eficiente que leve em
conta as variáveis internas e externas da empresa.

Para que realizem as reformas que se afiguram úteis, é preciso fazer um diagnóstico prévio dos siste-
mas de comunicação.

Procura-se confrontar o sistema de comunicação que a direção da empresa crê manter com as comu-
nicações tal qual se dão na realidade e situá-las, umas e outras, por analogia a um modelo ideal que
se poderá estabelecer sem ter em conta a história da empresa e as pessoas que a ela estão ligadas.

Torna-se, muitas vezes, indispensável uma modificação das estruturas organizacionais. O arranjo das
estruturas verticais quer descendentes, quer ascendentes, consistirá principalmente em simplificar as
redes inutilmente complexas; em fazer com que, nas obrigatoriamente complexas, cada um possua
um perfeito conhecimento e uma boa compreensão do sistema de conjunto e das razões que fazem
com que o mesmo seja mantido.

Convém que o emissor e o receptor tenham um mesmo interesse pelo conteúdo da mensagem, a ca-
pacidade de emitir no emissor e a receptividade sejam ótimas e impliquem uma disponibilidade men-
tal satisfatória por parte do receptor.

Para que possa ocorrer uma perfeita integração dos trabalhadores em qualquer empresa, torna-se
absolutamente necessário que eles deixem de ser simples receptores e se tornem também emisso-
res. Só assim se poderá afirmar que existe uma comunicação válida e eficaz.

A comunicação ascendente é, muitas vezes, difícil de realizar, é sempre indispensável ao bom anda-
mento da empresa.

Canais de comunicação na empresa

A comunicação na empresa tem por fim encaminhar as informações, quer dizer, transmitir o pensa-
mento. Os suportes desse pensamento, os seus modos de expressão acontecem por meio de lingua-
gem. A informação oral é mais viva e também mais humana, a informação escrita, por sua vez, apre-
senta a vantagem de deixar um traço. A palavra é a forma de comunicação mais rápida e, por isso, a
mais utilizada na indústria, como na vida corrente.

Segundo Silva (1983, p. 102-119), há vários canais através dos quais a comunicação pode ocorrer:

canais descendentes;
canais descendentes – orais e visuais;
discurso anual;
reuniões;
entrevistas;
relação direta;
rádios;
alto-falantes;
telefones;
semáforos;
indicadores por números;
informação anual;
jornal da empresa;
cartas diretas ao pessoal;
manual de recepção;
circulares, panfletos;

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boletins murais.

Intranet como meio de comunicação?

Dentro de uma empresa todos os departamentos possuem alguma informação que pode ser trocada
com os demais departamentos, ou então cada departamento pode ter uma forma de comunicação di-
reta com os colaboradores. Acredito que com alguns exemplos, pode ficar mais claro. Então, vejamos
alguns exemplos de uso de uma Intranet:

Departamento de Tecnologia disponibiliza aos colaboradores um sistema de abertura de Chamado


Técnico;

Departamento de Marketing divulga informações sobre as promoções da empresa, uso da marca etc;

Departamento de Pessoal disponibiliza formulários de alteração de endereço, alteração de vale trans-


porte etc;

Departamento de RH anuncia vagas internas disponíveis;

Departamento Financeiro disponibiliza um sistema para os demais departamentos informarem despe-


sas etc.

Esses são apenas alguns exemplos de uso de uma Intranet. Cada responsável por departamento
deve saber o que publicar para os demais colaboradores.

A Intranet é o veículo de comunicação inicial para melhorar a comunicação dentro de uma empresa.
Melhorando essa comunicação ela poderá ser expandida para fornecedores, criando uma Extranet,

Uma Extranet garante a comunicação entre a empresa e o "mundo exterior". Esta comunicação se-
gura acontece em tempo real, e pode contar com tipos de acesso diferenciados como, por exemplo,
para: fornecedores, funcionários, ou vendedores (que passam a maior parte do tempo fora da em-
presa). Estas informações são interligadas aos sistemas internos da empresa (ERP, CRM, etc...),
para garantir que todas estejam sempre atualizadas.

Ferramentas De Comunicação Para Ajudar A Motivar Equipes

A comunicação pode ser definida como o processo pelo qual a informação é trocada e entendida por
duas ou mais pessoas, normalmente com o intuito de motivar ou influenciar o comportamento.

A comunicação eficiente é fundamental para o sucesso da organização, é um fator humanizador das


relações de trabalho e consolida a identidade da organização junto ao seu público.

A comunicação interna deve permitir que os membros da organização consigam se comunicar entre
si. Hoje, com o avanço da tecnologia, os meios de comunicação na empresa são inúmeros: e-mail,
telefone, rádio, Bip, circular, etc.

É necessária uma atenção especial com os meios de comunicação, pois um recado mal interpretado
poderá causar distorções, resultando em grandes perdas tanto pessoais como organizacionais. Para
isso, muitas empresas usam o método de "recebido" nas circulares, para que a pessoa, ao receber a
mensagem, esteja ciente de sua obrigação e conhecimento do assunto, assumindo total responsabili-
dade pela mensagem.

A qualidade da comunicação interna

Para que a comunicação interna atinja seus objetivos, é necessário que seja transparente e tenha
credibilidade. Se um receptor compreende adequadamente a mensagem do originador, mas, em se-
guida, se comporta contrariamente ás intenções do originador, foi eficaz a tentativa do originador em
comunicar-se com o receptor, mas ineficaz a compreensão do receptor.

Comunicação é diferente de informação, neste caso houve informação, mas não comunicação. A boa
qualidade da comunicação interna também requer veículos e instrumentos adequados.
Por mais que haja canais de comunicação entre a organização e o público interno e por melhor que

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sejam seus conteúdos, formatos e frequência, o impacto e eficiência ficarão limitados se os emprega-
dos não ajudarem a fazer com que as informações e conhecimentos circulem, da alta diretoria aos
operários da fábrica, todos devem ser responsáveis pela comunicação.

Habilidades e competências comunicativas

Para se lidar com o processo total da comunicação, no entanto, precisamos modificar esse modo tra-
dicional de encarar as habilidades comunicativas. O treinamento em habilitação, em si, constitui ape-
nas uma parte daquilo que é necessário para melhorar as aptidões para comunicação de uma pes-
soa.

Aquilo que um indivíduo comunica não pode ser em qualquer grau. As aptidões precisam também ser
desenvolvidas e treinadas. Esse treinamento é indispensável para os profissionais da área de venda
que, muitas vezes, perdem vendas por não saber se comunicar com o cliente, ou por não ter tido co-
municação eficiente na descrição do produto, não podendo assim transmitir ao seu cliente.

Até negócios podem ser desfeitos porque o vendedor não passa corretamente o prazo de entrega, ou
o cliente compra o produto com defeito e não tem como reclamar porque o 0800 que seria um canal
de comunicação não funciona adequadamente.

Para isto é necessário que a empresa dê treinamento a todos os seus funcionários sobre comunica-
ção para poder atender bem aos clientes interno e externo.

Uma das coisas mais importantes e buscadas dentro das organizações empresariais é uma comuni-
cação eficaz. Diferente do que muitos acreditam, a comunicação não está ligada apenas ao fato de
saber dizer algo a outras pessoas. Ela consiste em fazer com que o outro lado – no caso, o receptor –
entenda aquilo que é dito, sem que haja qualquer tipo de má interpretação.

É dever de quem está se comunicando assegurar que sua mensagem será compreendida de forma
clara e objetiva. Mas, porque isso é tão importante para as organizações? Quais os prejuízos que
uma comunicação pouco eficiente podem causar para as empresas? Para saber mais sobre esta e
outras questões, convido você a me acompanhar e continuar a leitura deste artigo!

É necessário assertividade para que a comunicação em uma organização se torne eficaz. Confira
esse conteúdo que irá ajudar você a desenvolver essa habilidade.

O que é comunicação eficaz?

Uma comunicação eficaz no cenário organizacional pode ser entendida como aquela que transforma
a atitude das pessoas. Se a comunicação apenas muda suas ideias, mas não provoca nenhuma mu-
dança de comportamentos, então ela não atingiu seu resultado.

Assim, quando falamos em comunicação eficaz, estamos falando daquela que atinge com efetividade
seu objetivo, que é transmitir uma mensagem com clareza, utilizando os mais diversos tipos de canais
de comunicação para isso. Ou seja, basicamente é quando o emissor passa uma informação ao seu
receptor e este entende a mensagem exatamente como ela foi transmitida, sem acrescentar nada a
mais ou a menos à sua interpretação.

Veja que neste parágrafo eu falei sobre os elementos que compõem a comunicação eficaz, aos quais
vou ressaltar mais uma vez, para que fique claro o que é necessário para que se estabeleça um pro-
cesso comunicacional:

Emissor: responsável por transmitir a mensagem, com todas as informações necessárias para que
haja o entendimento assertivo e efetivo desta;

Receptor: trata-se de quem recebe a mensagem e faz a sua interpretação;

Linguagem: aqui estamos falando dos códigos de linguagem que são utilizados para que haja a trans-
missão correta das informações;

Mensagem: por fim, a mensagem é basicamente o conjunto de informações que são transmitidas

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A junção de todos estes elementos, faz com que a comunicação aconteça, de forma verdadeiramente
eficaz, nos mais diversos contextos, principalmente no empresarial.

E por falar em mundo corporativo, é necessário lembrar que a boa comunicação neste ambiente é
bastante dinâmica. Ela não é realizada apenas por meio de conversas, formais e informais, telefone-
mas e reuniões. Ela está presente desde a pausa do café até a emissão de documentos importantes.
Além disso, há também a utilização de ferramentas de comunicação escrita – como e-mail, memoran-
dos e circulares, por exemplo – que fazem parte do dia a dia de qualquer organização atualmente.

Por isso, saber escrever de forma clara e objetiva, assim como se comunicar de forma geral, utili-
zando todos os meios, é fundamental para o desenvolvimento das demandas. Neste sentido, investir
em uma comunicação eficaz não é somente investir em comunicações verbais, uma vez que esta en-
volve também as comunicações não verbais.

Lembre-se sempre que um bom profissional deve saber planejar e esquematizar suas ideias para
transmiti-las de forma eficiente e serem entendidas com assertividade por aqueles que receberem es-
tas mensagens.

Porque é importante investir em uma comunicação eficaz?

É importante que as empresas entendam o quão valioso é ter uma comunicação eficaz, que seja
clara e direta entre todos aqueles que fazem parte dos negócios. É essa comunicação que garante o
bom andamento dos processos, a execução das atividades e o alcance de resultados extraordinários.

Pode soar como exagero, querida pessoa, mas não é. Quando uma mensagem ou uma informação
relevante para a equipe é mal transmitida ela, consequentemente, será mal compreendida. Essa falha
na comunicação – que impactará o andamento das atividades de toda uma equipe – poderá afetar
negativamente o ambiente de trabalho e trazer diversos outros prejuízos para os negócios.

Uma informação mal transmitida poderá impactar negativamente o atendimento aos clientes e forne-
cedores, por exemplo, além de interferir nas relações interpessoais de colegas de trabalho.

Diante disso, é essencial que você, seja empreendedor, empresário ou colaborador de uma empresa,
perceba como é importante garantir que a comunicação dentro das organizações seja realmente efi-
caz, pois ela contribui de maneira positiva com o equilíbrio organizacional.

Continue a leitura e veja quais outros motivos temos para considerar importante que a comunicação
dentro de uma organização seja, efetivamente e na prática, eficaz:

Assertividade nos processos

Todos sabemos que um dos maiores gaps existentes nos mais diversos ambientes corporativos é a
falha na comunicação. Isso acontece, pois, em grande parte dos casos, as pessoas que fazem parte
da empresa e dos negócios, de uma forma geral, não têm a consciência de que é necessário transmi-
tir informações com clareza e objetividade, para que assim, a execução dos processos organizacio-
nais sejam o mais assertivos possíveis.

Assim, criar esta consciência e este hábito em todos, independentemente dos cargos ocupados, faz
com que os processos tenham um bom andamento e as demandas sejam executadas com muito
mais facilidade, tornando, assim, muito mais fácil, também, o alcance dos objetivos e resultados ex-
traordinários.

Engaja e motiva os colaboradores

Quando existe uma comunicação eficaz nas empresas, os colaboradores que dela fazem parte sen-
tem-se altamente satisfeitos. Isso acontece, pois eles enxergam que estão em um lugar onde existe
transparência, objetividade e espírito de cooperação na forma de se comunicar.

A consequência disso é um ambiente em que as atividades são realizadas com muito mais fluidez, o
que traz resultados positivos para todos. Além disso, quando observam que a comunicação é eficaz
na empresa, ou seja, que o que cada um diz verdadeiramente importa e é levado em consideração,

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aumenta a sensação de pertencimento destes colaboradores, fazendo com haja um aumento signifi-
cativo de seu engajamento e motivação.

Diminuição de conflitos

A partir do momento que uma empresa investe em comunicação eficaz, ela evita a incidência de con-
flitos entre seus colaboradores. O motivo disso se dá pelo fato de que todos têm a grande preocupa-
ção de transmitirem suas mensagens com o maior número de informações possíveis, que facilitem a
interpretação do colega que irá recebê-la e que, por ventura, executará determinada tarefa.

Com isso, ocorre uma diminuição considerável de discussões desnecessárias, que surgem por sim-
ples falhas que acontecem na comunicação, seja por parte do emissor, ou por parte do receptor, situ-
ações estas que, infelizmente, ainda são bastante corriqueiras nos mais diversos ambientes organiza-
cionais.

Além disso, por tornar o ambiente organizacional o mais transparente possível, caso ocorram confli-
tos, estes logo são resolvidos entre todos os envolvidos, uma vez que, através da comunicação efi-
caz, estes tornaram-se maduros o suficiente, para, em um conversa amigável, sentarem-se e resolve-
rem suas diferenças, sem que ninguém saia ofendido ou prejudicado com isso.

Melhora o clima organizacional

Como um dos benefícios trazidos pelo investimento em uma comunicação assertiva e eficaz nas em-
presas é a transparência, o clima organizacional melhora de forma considerável com isso.

Isso acontece, pois os gestores, principalmente, fazem questão de compartilhar todas as informações
necessárias com seus colaboradores, o que tem como resultado uma equipe mais motivada e alta-
mente valorizada, pois se sente parte dos processos, bem como a diminuição de fofocas e especula-
ções, que geralmente são os motivos mais recorrentes dentro de uma empresa, que fazem com que
o seu clima seja prejudicado, assim como o trabalho de todos.

No vídeo abaixo, eu falo um pouco mais sobre a importância da comunicação eficaz nas organiza-
ções, confira:

Dicas para desenvolver a comunicação eficaz na sua organização

Agora que conseguimos entender o quão importante é ter uma comunicação cada vez mais eficaz no
ambiente corporativo, vou compartilhar com você algumas dicas para que você consiga desenvolver
e acelerar este processo em seus negócios. Continue a leitura e confira:

Avalie o cenário

No dia a dia das organizações é muito importante que os colaboradores e a empresa estejam alinha-
dos quanto aos objetivos a serem alcançados, para que assim, todos caminhem juntos em direção
aos resultados extraordinários. Sendo assim, é através da comunicação eficaz que a organização
conseguirá criar uma cultura corporativa, onde cada membro da equipe entende quais são os valores,
crenças e regras de conduta da empresa.

Neste sentido, para iniciar o processo de desenvolvimento de uma comunicação assertiva e transpa-
rente em seus negócios, é primordial que o seu primeiro passo a ser dado seja reunir os gestores e
líderes da sua empresa, para avaliarem se a comunicação existente contribui positivamente com a
cultura corporativa e também com todos os processos que citei nos parágrafos anteriores deste texto.
Caso a resposta não seja satisfatória, vejam o que pode ser feito, levando em consideração o cenário
da organização em si, buscando e pesquisando ferramentas que lhes ajude a reverter esse quadro.

Conheça o seu receptor

Quando se diz que cada indivíduo é único não é algo dito aleatoriamente. Cada pessoa tem a sua
própria construção de significados, que é pautada por toda uma carga cultural adquirida durante toda
a sua existência. Ou seja, as pessoas não agem igual, pois suas formas de pensar são embasadas
em questões culturais e particulares.

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Com isso, a forma de se expressar, a escolha das palavras, o tom da voz ou o meio utilizado na co-
municação influencia tanto na maneira como o ouvinte interpretará a mensagem recebida quanto na
forma que esta mensagem será transmitida.

Devido a isso, é importante entender quem é o seu receptor, para que assim você consiga se comuni-
car com ele, de uma maneira que seja mais fácil para que ele compreenda e também para que a sua
mensagem seja recebida exatamente da forma como você transmitiu, sem interpretações dúbias no
futuro.

Invista na cultura de feedbacks

O processo de comunicação deve estar em evolução contínua, sendo aperfeiçoado todos os dias.
Para isso, o feedback é uma ferramenta de suma importância, pois ele dá a oportunidade de conver-
sarmos com nossos receptores, no sentido de entender se a mensagem que transmitimos foi bem
compreendida, se eles necessitam de mais informações, entre outros pontos, assim como eles tam-
bém podem nos ajudar com sugestões, dizendo de que forma podemos melhorar estes processos
dentro da empresa, para que se tornem verdadeiramente eficazes e contribuam com o trabalho de
todos.

Dessa maneira, assegure-se do retorno da mensagem que foi transmitida, certifique-se se ela cum-
priu com o objetivo e, de fato, gerou a atitude esperada. Caso isto não ocorra, o que você pode fazer
é passar a informação novamente, porém, dessa vez, utilizando mecanismos que a deixem mais
clara, usando outros meios e palavras, por exemplo.

O ideal aqui, na implementação da cultura de feedback, é que todos procurem entender quais são as
dúvidas, a fim de esclarecê-las, e melhorar cada vez mais a comunicação existente entre cada um
que faz parte da organização.

Atente-se para o uso da língua portuguesa

Umas das situações, que ainda observamos bastante nos mais diversos tipos de empresas, é o uso
incorreto da língua portuguesa, seja de forma falada ou escrita. Por mais que tenhamos acesso à
uma infinidade de informações, bem como facilidade para aprimorar nossos conhecimentos, muitos
de nós ainda comete inúmeros pecados linguísticos, o que acaba por prejudicar consideravelmente a
comunicação no ambiente organizacional.

Sendo assim, é essencial que antes de falarmos algo ou, principalmente, de escrevermos um e-mail
ou ainda aquela mensagem no bate-papo do trabalho, independentemente das pessoas com as quais
estejamos conversando, nós façamos o exercício de nos certificamos se estamos nos comunicando
corretamente, ou seja, se as palavras estão ortográfica e gramaticalmente certas, se cada uma delas
está transmitido a mensagem com o sentido que queremos transmitir, entre outros cuidados, que fa-
rão com que a comunicação seja de fato eficaz e alcance o seu objetivo, que é passar informações,
sem que haja erros de interpretação, tanto decorrentes de nossa parte, quanto do receptor.

Cultive o hábito de, sempre que tiver em dúvida sobre como dizer ou escrever isso ou aquilo, pesqui-
sar antes, seja na internet ou em um dicionário, pois isso não é vergonha nenhuma e vai te ajudar no
aprimoramento de seus conhecimentos e em seu repertório com o passar do tempo.

Os Elementos do Processo de Comunicação

A comunicação acompanha o ser humano desde seu nascimento, sendo processada em todo tempo,
independentemente da forma ou da localização. O sucesso de toda a atividade profissional é uma co-
municação eficaz.

Comunicar significa transmitir e receber mensagens e pode ser realizada por meio de:
-Linguagem falada ou escrita,
-Linguagem de sinais,
-Ideias,
-Comportamentos e atitudes.

No entanto, a comunicação jamais poderá ser compreendida como um fenômeno isolado, pois ela so-
mente será efetiva, se outros elementos estiverem presentes nessa dinâmica.

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Os elementos essenciais para que ocorra uma comunicação eficiente são:


Emissor = É aquele que dá início ao processo comunicativo, pois transmite a mensagem.
Receptor = É o alvo do emissor, sendo quem recebe a mensagem.
Mensagem = Pode ser um fato, ideias ou até mesmo, emoções, ou seja, é o conteúdo contido na co-
municação.
Canal = É o meio pelo qual a mensagem é enviada do emissor para o receptor.

Entende-se que a organização deve estar atenta ao que vai além das palavras no processo de comu-
nicação. É preciso focalizar também os gestos, as expressões e atitudes. Ao mesmo tempo, ressalta-
se que o mais importante é ter capacidade de uma escuta atenta ao que diz o cliente, pois ele repas-
sará para a empresa o feedback de todo o investimento realizado em sua direção.

O maior cuidado deve estar em não produzir “ruídos” ao realizar a comunicação. Isso quer dizer ter
certeza de que a mensagem emitida foi corretamente recebida e interpretada pelo público-alvo.

É preciso ter o conhecimento das técnicas e dos conceitos para colocar as palavras certas em função
da comunicação certa.

Barreiras à comunicação

Informações que chegam incompletas, decisões que não são conhecidas por todos dentro da organi-
zação, departamentos que não conseguem alinhar demandas importantes. Estes são alguns dos mui-
tos frutos das barreiras da comunicação empresarial.

Uma empresa que se comunica de maneira eficiente tem resultados extraordinários pois a comunica-
ção faz com que todos os departamentos trabalhem em unidade. Um estudo realizado pela Harvard
Business School apontou que cerca de 70% dos problemas existentes nas empresas possuem liga-
ção direta ou indireta com as falhas na comunicação.

Lidar com estas barreiras de comunicação dentro das organizações requer estudos para identificá-las
de maneira precisa e segura. Com base nesta análise é possível buscar ferramentas de comunicação
que possam contribuir positivamente com o processo de comunicação dentro da organização.

É importante salientar que os processos de comunicação precisam estar alinhados com a estrutura
organizacional. Muitas vezes, as barreiras da comunicação estão em questões ligadas a esta estru-
tura. Por isso, é de extrema importância que os líderes estejam envolvidos e comprometidos com o
rompimento destas barreiras de comunicação.

Assim como todas as mudanças, está também requer paciência por parte dos envolvidos no pro-
cesso. Nenhuma mudança verdadeira e positiva acontece de um dia para o outro, lembre-se disso.

Existem várias barreiras de comunicação presentes no ambiente organizacional. As mais comuns


são:

1- Barreiras Mecânicas: estas são causadas por aparelhos e máquinas que não funcionam adequa-
damente. Telefones com chiados, computadores com defeitos, sistemas operacionais falhos, podem
comprometer a comunicação empresarial.

2- Barreiras psicossociais: aqui entram os preconceitos (homofobia, racismo, machismo, entre outros)
e também os estereótipos que prejudicam a comunicação pelo constrangimento que estes podem
promover. Tais questões criam barreiras na comunicação pois causam dores e constrangimentos, so-
bretudo para os interlocutores.

3- Barreiras pessoais: no ambiente empresarial encontramos uma gama infinita de personalidades.


Encontramos pessoas que possuem maior facilidade para se comunicar e outras que são mais intros-
pectivas. Além disso, tem pessoas que não estão dispostas a se comunicar em virtude de suas emo-
ções ou vivências pessoais.

4- Barreiras burocráticas: muitas vezes, as empresas possuem processos de gestão que dificultam a
comunicação entre os departamentos, compromete a partilha de informações e até mesmo a tomada

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de decisões por parte dos gestores. Até mesmo a hierarquia se transforma em uma barreira de comu-
nicação pois ela contribui para que haja um distanciamento entre o líder e seus liderados.

Como superar as barreiras de comunicação

Para lidar com as dificuldades causadas por estas e outras barreiras da comunicação empresarial,
preparei uma lista com algumas dicas poderosas. Vamos a elas, querida pessoa?

1- Invista em melhorias físicas

Para garantir que a comunicação ocorra sem barreiras e ruídos, é importante que todos tenham os
mesmos meios para se comunicar. Computadores com sistemas operacionais atualizados, aparelhos
novos e em bom estado de conservação são alguns dos investimentos que contribuirão com o fim de
algumas barreiras de comunicação.

2- Incentive práticas saudáveis e atos de gentileza

Como disse anteriormente, o envolvimento dos gestores neste momento de transformação é muito
importante. Por isso, cabe a eles dar os primeiros passos deste processo. Um simples “bom dia” ao
chegar na empresa pode ser um aliado poderoso. Agradeça quando alguém fizer algo para você, tire
uns minutos para lanchar com a sua equipe, converse mais com quem está com você a maior parte
do seu dia. Outra boa forma de superar as barreiras de comunicação é promover campanhas motiva-
cionais destinadas a criar novos hábitos entre as pessoas.

3- Faça campanhas de conscientização

Racismo, homofobia e outros preconceitos são nocivos em todos os ambientes. No ambiente de tra-
balho, estes criam verdadeiras barreiras na comunicação da empresa. Campanhas de conscientiza-
ção são importantes para que estas barreiras não sejam cada vez mais fortes. Datas comemorativas
como o Dia da Consciência Negra e o Dia Internacional da Mulher são boas oportunidades para pro-
mover estas campanhas.

4- Amplie os canais de comunicação

As inovações tecnológicas nos proporcionam outras formas de comunicar com as pessoas. Temos
várias alternativas para transmitir informações e isso é maravilhoso! Grupos no WhatsApp, bate-papo
no HangOuts, tv corporativa são alguns dos muitos meios de comunicação que a sua empresa pode
utilizar para romper as barreiras da comunicação.

5- Ouça e envolva os colaboradores

Um erro muito comum de gestores e líderes é tomar decisões sem envolver os colaboradores no pro-
cesso. Antes de tomar decisões que vão afetar o cotidiano de todos, tire um tempo para obter feed-
backs dos colaboradores a respeito da comunicação empresarial. Veja se eles possuem sugestões
que podem contribuir com o processo e os deixe cientes do processo que virá.

3 problemas que geram problemas na comunicação

Uma comunicação completa e eficaz – entendida como o fornecimento ou troca de informações,


ideias e sentimentos, através de palavras, escrita ou oral, ou de sinais – é vital para o ajustamento
das pessoas em uma organização.

Uma boa empresa deverá possuir um sistema de comunicação eficiente e adaptado as necessidades
de nosso mundo atual. Por meio da comunicação é possível definir objetivos da equipe ou da organi-
zação, avaliar progressos, observar a existência de falhas, e integrar pessoas.

Essa teoria é linda, serve de instrumento para a concretização de planejamentos e provavelmente


você deve saber; contudo, o que muita gente não entende é que todo problema que enfrentamos na
empresa começa pela comunicação. Ai você pode me perguntar: todo? Sim.

De alguma maneira, direta ou indiretamente, a comunicação é responsável por todo o problema que a
empresa passa no momento, seja ele de pequena ou grande de medida.

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EFICÁCIA NAS COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

Quando a comunicação não se estabelece ou não se realiza entre as pessoas que estão juntas, ou
entre equipes, é possível afirmar que existe três possíveis problemas:

Filtragem: Quando uma mensagem é recebida apenas em parte, a comunicação existe, mas há o que
se chama de filtragem. As pessoas, por conta de sua experiência de vida, religião, modo de criação
ou perspectiva de ver o mundo, filtram as mensagens, interpretando como querem ou selecionando o
que querem.

Bloqueios: Há bloqueio na comunicação entre duas pessoas quando a mensagem não é captada e a
comunicação, interrompida. Neste caso, a mensagem é até enviada, mas a comunicação não estabe-
lecida porque não há compreensão dos fatos.

Ruídos: Chama-se ruído o tipo de comunicação entre duas pessoas ou em grupo quando a mensa-
gem é distorcida ou mal interpretada. Exemplos práticos deste tipo de problema é a brincadeira do
telefone sem fio e as fofocas dentro das empresas: uma determinada informação é repassada, só que
ela é distorcida, e muitas vezes mal interpretadas, e com caráter proposital.

Eliminar esses problemas não é fácil, especialmente devido a personalidade das pessoas e a quanti-
dade das mesmas nas empresas. No entanto, é possível amenizar o impacto de tais problemas
quanto a empresa investe em treinamentos cujo o foco é a comunicação e a integração da informa-
ção, e quando a cultura do feedback se estabelece como algo real – e não somente como algo utó-
pico e sem resultados práticos. Dialogar custa tempo, muitas vezes é estressante, mas pode trazer
resultados no médio e longo prazos satisfatórios aos objetivos da empresa.

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