MANUAL RUC

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Este documento es propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., y est protegido por las leyes de derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organizacin tiene autorizacin para la utilizacin con fines laborales de este documento, prohibida la reproduccin total y/o parcial de su contenido salvo autorizacin explcita escrita por parte de la Gerencia. Declaracin: Este Documento est firmado digital mente cualquier alteracin anulara las firmas y carecer de valor alguno ante el Sistema de Gestin Integral de la Organizacin. RESPONSABLE REVISO APROBO : : : COORDINADOR SISTEM DE GESTION INTEGRAL DIRECTOR ADMINISTRATIVO GERENTE

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FECHA 02/11/2007 11/11/2007 07/07/2008 Creacin

CAMBIO

AUTOR Virginia Rozo Ral Avellaneda Ral Avellaneda

Anulacin de codificacin, anulacin del formato control de registros Cambio de ARP, se elimina 3.1, 3.2 control y distribucin , modificacin poltica de SSOMA

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1 PRESENTACION DE LA ORGANIZACIN 2.1 RESEA HISTORICA

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PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA, fue constituida mediante Escritura Pblica No. 0003228 del ocho (8) de octubre de 1997, otorgada por la Notaria Tercera (3) del Circulo Notarial de Villavicencio; inscrita en la Cmara de Comercio de Villavicencio el 12 de Diciembre de 1997 bajo el No. 14.517; como proyecto de desarrollo profesional de sus socios, que despus de trabajar durante mucho tiempo para otras firmas, sintieron la necesidad de evolucionar, de ah nace este proyecto que se este ao cumple su primera dcada de trabajo, por y para la regin y su gente, hemos venido surgiendo y abriendo mercados gracias a la gran calidad de nuestros trabajos, y sobretodo al alto grado de profesionalismo de todas las personas que nos han acompaado durante esta dcada. Su duracin inicial fue de 10 aos, renovndose en el 2006 a 10 aos ms. Sus socios son VIRGINIA ROZO GARCIA y MONICA ANDREA NEIRA, Actualmente, la Gerencia es ocupada por Virginia Rozo Garca, socio fundador. Hemos venido creciendo da a da; ofrecido un servicio con estndares de calidad, excelencia y eficiente, todo ello con Profesionales capacitados, serios, responsables e idneos Desde su creacin hasta la fecha la empresa ha venido desarrollando Proyectos con ECOPETROL S.A.

2.2

PLANIFICACION

Ver Poltica de gestin integral, misin, visin y objetivos Integrales. 2.6. ESTRATEGIAS DE LA GESTIN DE SALUD OCUPACIONAL

El programa de salud ocupacional y medio ambiente se plantea como un esfuerzo global de la Organizacin, que moviliza sus estructuras para que participen activamente en el logro de los objetivos. Por lo tanto, se establecern prioridades para iniciar actividades en las reas que se identifiquen como crticas. Las actividades sern de carcter permanente, y tendrn un enfoque interdisciplinario para combinar diferentes estrategias preventivas para la solucin de cada problema especfico. Se har nfasis en el factor humano y la prevencin primaria. Las actividades educativas sern una de las bases primordiales del programa, buscando siempre mantener las mejores relaciones en el mbito laboral.

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Como mecanismos para la implementacin de la Poltica de SSOMA y el desarrollo del programa de Salud Ocupacional y Medio Ambient se plantean las siguientes estrategias: 2.6.1. Participacin de la Gerencia El compromiso y participacin de la alta gerencia para la implementacin del programa de salud ocupacional y medio ambiente es primordial debido a que la actividad permanente de vigilancia y control para disminuir o eliminar los riesgos, mejorar las condiciones de salud y trabajo requiere aplicar procesos administrativos y decisiones de la direccin de la Organizacin. As mismo se realizaran reuniones periodicas para hacer seguimiento y control a dicho programa. 2.6.2. Entrenamiento Los procesos de entrenamiento del personal en todas las reas, secciones y departamentos de la Organizacin deben estar orientados al cambio de actitud, comportamiento individual y grupal hacia el autocuidado, con nfasis en la prevencin y manejo de los principales riesgos ocupacionales e aspectos ambientales de la Organizacin. 2.6.3. Trabajo en equipo La gestin de salud ocupacional y medio ambiente debe abordarse dentro de la Organizacin con un enfoque interdisciplinario con la participacin y trabajo en equipo de las diferentes reas para evitar duplicidad de esfuerzos. 2.6.4. Cobertura del Programa El programa de salud ocupacional y medio ambiente cubrir a todo el personal de la Organizacin, en todos sus centros de trabajo. Adems se elaborarn de requerirse instrucciones de trabajo seguro especficas de Salud ocupacional y Medio para los contratistas que desarrollen labores permanentes u ocasionales en las instalaciones de la Organizacin cuando estas sean requeridas. 2.6.5. Participacin de los Funcionarios Para lograr el mejoramiento de las condiciones de salud, ambiente y trabajo, es necesario que los funcionarios identifiquen los riesgos ocupacionales, los aspectos ambinteles reales y potenciales, desarrollando actitudes de promocin, prevencin y seguridad tendientes al autocuidado y la preservacin del medio ambiente. Para ello se debe promover una participacin crtica, reflexiva y activa del personal. En el caso especfico de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., la salud ocupacional est incluida en el segundo nivel y est en la cabeza del Director Administrativo. Para el desarrollo de las actividades necesarias, se cuenta con el activo apoyo de la GERENCIA y del Comit Paritario de Salud Ocupacional.

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Gerencia

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Formular, divulgar y asumir una poltica explcita del programa de salud ocupacional y medio ambiente que considere conveniente para la Organizacin. Garantizar condiciones de trabajo seguras que protejan a los trabajadores de los riesgos reales y/o potenciales presentes en el medio ambiente laboral y que contribuyan al bienestar fsico, mental y social de los mismos. Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y el medio ambiente. Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional y medio ambiente de la Organizacin asegurando su financiacin. Estudiar la factibilidad tcnica y econmica de las medidas de control y en casos necesarios de alternativas eficaces. Destinar los recursos humanos, tcnicos y financieros indispensables para el desarrollo del programa de salud ocupacional segn la actividad econmica, magnitud y severidad de los riesgos y el nmero de trabajadores expuestos. Llevar a cabo el seguimiento y control en Salud Ocupacional y medio ambiente a fin de realizar los ajustes administrativos, presupuestales y tcnicos operativos que exija su desarrollo. Vigilar el cumplimiento de la legislacin vigente.

Directores y Coordinadores. Cumplir y hacer cumplir las polticas, objetivos y normas establecidos con relacin al programa de salud ocupacional y medio ambiente. Motivar y fomentar la prctica de mtodos seguros de trabajo. Responsabilizarse por la seguridad integral del rea y el personal a su cargo. Participar activamente en tareas de induccin y entrenamiento permanente de los empleados. Facilitar y estimular la asistencia de los trabajadores a las reuniones de entrenamiento. Velar porque todos los accidentes e incidentes sean reportados, registrados e investigados en forma adecuada. En caso de accidente de trabajo, asegurar la atencin inmediata y el traslado a un centro asistencial del lesionado. Participar en la ejecucin de auditoras internas de gestin integral e inspecciones.

Coordinador del Programa (Director Administrativo)

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Asumir la direccin del programa, formulando los objetivos, metas y procedimientos administrativos adecuados a la Organizacin en materia de prevencin de riesgos ocupacionales y aspectos Ambientales. Divulgar las normas expedidas por las autoridades competentes y promover su cumplimiento. Mantener constante comunicacin con entidades asesoras en el tema y tomar parte activa en las actividades programadas por dichas organizaciones. Promover la formacin y funcionamiento del comit paritario. Definir los sistemas de control necesarios. Elaborar y actualizar el programa de salud ocupacional y el panorama de riesgos. Notificar a la ARP a la que se encuentre afiliada la Organizacin los accidentes y enfermedades profesionales dentro de los dos das hbiles siguientes y registrar las actividades desarrolladas dentro del programa. Ejecutar el presupuesto de Salud Ocupacional de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Direccin y al cronograma del Programa Formar y coordinar las brigadas de emergencia. Evaluar y ajustar en forma peridica la gestin del programa de salud ocupacional y medio ambiente.

Auxiliar HSE Apoyar a la direccin del Programa en la gestin de salud ocupacional, asesorndola en la formulacin de polticas, objetivos, metas, procedimientos administrativos y tcnicos relacionados con el rea. Informar a la Direccin sobre la gestin de salud ocupacional en la Organizacin, coordinar su desarrollo y vigilar su cumplimiento. Verificar el cumplimiento de la poltica por parte de los miembros de la Organizacin, prestndoles apoyo para que cumplan con las responsabilidades establecidas respecto al programa de salud ocupacional. Realizar visitas peridicas a las diferentes reas de trabajo para supervisar los mtodos de trabajo y las medidas implementadas. Elaborar y actualizar las normas de trabajo seguro y fichas de seguridad. Adelantar estudios de control y valoracin de riesgos, proponiendo medidas de control especficas y velando por su aplicacin. Promover campaas de sanidad e higiene en trabajadores. Realizar actividades de capacitacin y educacin para empleados de todos los niveles de la organizacin. Promover el registro y anlisis actualizado del personal empleado, accidentalidad, ausentismo, programas que se siguen, distribucin de elementos de seguridad y control, asegurndose que se cuenta con elementos de registro suficientes y adecuados. Recopilar, analizar y difundir la informacin suministrada por los trabajadores respecto a las actividades adelantadas en el cumplimiento del programa.

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Analizar los exmenes de ingreso, egreso y peridicos de acuerdo a los objetivos del programa, evaluando la pertinencia de pruebas realizadas. Proponer y desarrollar programas especficos de vigilancia epidemiolgica segn los riesgos presentes y potenciales.

Comit Paritario de Salud Ocupacional Velar porque la promocin en salud ocupacional se lleve a cabo en forma permanente para lograr el compromiso y la participacin activa de todas las instancias de la Organizacin. Conocer los puestos de trabajo y los riesgos propios de cada uno de ellos. Conocer el Programa de Salud Ocupacional y medio ambiente para controlar el cumplimiento del cronograma del mismo. Participar en la evaluacin de las actividades de Salud Ocupacional. Velar porque la eleccin de los nuevos miembros del Comit Paritario se realice en forma democrtica, asegurando que todos los trabajadores tengan derecho a elegir y ser elegidos. Velar para que el empleador realice ante la ARP el reporte oportuno y veraz de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y participar en la investigacin de los mismos, adems de proponer medidas preventivas o correctivas. Participar en la planificacin y la organizacin del trabajo en la Organizacin y la introduccin de nuevas tecnologas. Colaborar en la divulgacin del Programa y las actividades del mismo para lograr una participacin activa de los trabajadores.

Trabajadores Procurar el cuidado integral de su salud. Participar en la prevencin de los riesgos profesionales a travs del Comit paritario de salud ocupacional. Suministrar informacin clara, veraz, oportuna y completa sobre su estado de salud. Informar inmediatamente la ocurrencia de un accidente o incidente. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del programa de salud ocupacional de la Organizacin. Informar oportunamente a sus superiores la presencia de condiciones de trabajo que resulten peligrosas para la salud y la seguridad. Conservar el orden y aseo en los diferentes sitios de trabajo. Utilizar adecuadamente las instalaciones, elementos de trabajo y de proteccin personal as como de los dispositivos de control asignados por la Organizacin para el desarrollo de sus labores. No operar sin la debida autorizacin los vehculos o equipos diferentes a los que les han sido asignados.

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No introducir bebidas alcohlicas o sustancias alucingenas a los lugares de trabajo. Comportarse en forma responsable en la ejecucin de sus labores. Colaborar con el cumplimiento de las obligaciones contradas por los empleadores Participar activamente en la eleccin del Comit Paritario de Salud Ocupacional Hacer adecuado uso de las instalaciones de trabajo

2.7

ACTIVIDAD ECONOMICA

PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA : Presta los servicios de Asesoras, Interventoras y Consultoras en las siguientes reas: Contables y Financieras, en Revisora Fiscal, en Auditorias; en Tributaria, en Comercio Exterior; en todos los ramos de las Ingenieras, en Economa, en Administracin, en Proyectos de Inversin, Gerenciales y de Ingeniera, en Psicologa, en Trabajo Social y Comunitario

2.8

UBICACIN GEOGRAFICA DE LA ORGANIZACIN

PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA, Tiene su oficina principal en la carrera 43 No. 26C 71 barrio el buque en la ciudad de Villavicencio Departamento del Meta; telfono 8 6727252, su nmero de identificacin tributaria es 822.001.710-8, su ARP: COLMENA La cotizacin a la ARP est dividida en dos, segn los centros de trabajo. CENTRO DE TRABAJO: Los trabajadores que laboran en la sede Villavicencio, estn clasificados como Grado I, cuyo aporte es 0,525% CENTRO DE TRABAJO: Las personas que laboran en campo en labores de interventoria estn clasificados como grado Riesgo I, y su aporte es de 0,522%, segn nueva clasificacin de riesgos dado por el decreto 1067 de agosto 2002.

2.9

ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Los trabajadores al servicio de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA estn vinculados a travs de contratos a trmino indefinido, por trmino fijo o por labor contratada, de acuerdo con la legislacin vigente y se encuentran amparados por la Seguridad Social, la organizacin no cuenta dentro de su personal con menores de 18 aos.

3.

CONTROL DEL MANUAL DEL RUC

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El Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente; hace parte de nuestro Sistema de Gestin Integral y su documentacin a la estructura jerrquica establecida en la planeacin Organizacional, y est alineado especficamente con el Plan Estratgico de la Organizacin tal como se muestra en la figura 1.

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL CONTROL DOCUMENTAL POLITICA INTEGRAL PLAN ESTRATEGICO POLITICA Y OBJETIVOS DE SSOMA MANUAL DEL RUC PROCEDIMIENTOS DOCUMENTOS Instructivos, Guas, Documentos Externos, Flujogramas REGISTROS El Manual del RUC es parte fundamental de la estructura documental del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente; a su vez del Sistema de Gestin Integral.

3.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

El control de la informacin est constituido por el control de documentos, control de los registros y comunicaciones y en cada procedimiento se especifica la metodologa para el logro de cada objetivo.

4.

DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

4.1.

POLITICA DE HIGIENE, SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

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PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., Soportada en su Sistema de Gestin Integral y tomando como base su Poltica Integral, direcciona sus esfuerzos en la prevencin de incidentes, lesiones personales, enfermedades ocupacionales, daos a la propiedad e impacto socio ambiental, a travs del cumplimiento y mantenimiento de sus procedimientos y del Programa de Salud Ocupacional y Medio Ambiente que implementa en todos sus centros de trabajo para la identificacin precoz, evaluacin y control oportuno sobre los factores de riesgo que nos aplican. La Gerencia de la Organizacin comprometida con el bienestar mental, fsico y social de su equipo de trabajo y la prevencin de la contaminacin del medio ambiente, destinar todos los recursos financieros, fsicos, humanos y tcnicos, para el desarrollo de las actividades de promocin, control y mitigacin establecidas. Igualmente se dar cumplimiento a la legislacin vigente colombiana en seguridad, salud ocupacional, ambiente y otros requisitos que la Organizacin suscriba. A travs de la direccin administrativa, la jefatura de gestin humana y el comit paritario de salud ocupacional se promover la capacitacin, participacin y concertacin de los trabajadores en todas las actividades tendientes establecidas dentro de la Organizacin, as como la atenuacin del impacto sociocultural que llegase a ocasionar el desarrollo de las actividades productivas de la Organizacin, tambin se compromete a disminuir los impactos ambientales muy significativos identificados a continuacin: Consumo de agua Consum de madera Generacin de residuos slidos

As mismo exigir a sus contratistas y subcontratistas la realizacin de actividades de Salud Ocupacional y Medio Ambiente de acuerdo a la labor contratada y los riesgos que ella implique. Firmado en Villavicencio a los 7 das del mes de julio de 2008, comunquese y cmplase.

VIRGINIA ROZO GARCA Gerente.

Firmado digitalmente

RAUL AVELLANEDA Director Administrativo

Firmado digitalmente

4.2

OBJETIVO GENERAL

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Generar un ambiente laboral adecuado, condiciones de trabajo seguro y garantizar la proteccin al medio ambiente, con el fin de dar cumplimiento a la poltica de la Organizacin.

4.3.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Se establecen los siguientes Objetivos de SSOMA: 1. 2. Garantizar la participacin de la direccin en la definicin de poltica, objetivos y metas del programa, as como en el seguimiento de su cumplimiento. Elaborar y mantener actualizado el panorama de factores de riesgo para adoptar los mecanismos de control necesarios; estableciendo programas de promocin y prevencin en salud, haciendo diagnstico y seguimiento del estado de la poblacin de trabajadores. Establecer actividades de prevencin de accidentes, enfermedades de origen profesional tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, salud y calidad de vida del personal de la Organizacin. Establecer actividades de conservacin del medio ambiente, para mitigar los impactos ambientales significativos identificados por la organizacin. Controlar el ausentismo por enfermedad comn y profesional. Controlar la accidentalidad en desarrollo del trabajo.

3.

4. 5. 6.

4.4 4.5

METAS SEGUIMIENTO Y MEDICION DE OBJETIVOS Y METAS

Cada programa de gestin en SSOMA establece tanto el responsable, como la frecuencia del seguimiento del cumplimiento de las tareas y plazos establecidos en el mismo. Durante las reuniones peridicas de seguimiento se estudia el avance de los programas, objetivos y metas adoptando medidas oportunas en caso necesario. A la finalizacin del programa se recoge una valoracin final y el grado de cumplimiento de los objetivos y metas fijados inicialmente.

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