MANUAIS COMPACTOS DE GESTÃO Nº 9

Políticas organizacionais

Núcleo Soluções Contábeis Ltda Belo Horizonte

Julho/2008 Conteúdo • • • • • • Introdução O que são políticas organizacionais? Por que definir políticas? Uso inadequado das políticas internas. Como desenvolver suas políticas Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas pela direção da empresa 2 .

3 .

Loen (Administração Eficaz” – Ed. “Parâmetro ou orientação para a tomada de decisão. Tanto podem subordinar estratégias a si como a elas se subordinar. Definição dos níveis de delegação. • • • Elas são elaboradas para se dar parâmetros às operações diárias da empresa. Para se evitar que erros sejam cometidos mais de uma vez. o façam de maneira coerente. • • • “Política. inclusive no caixa. faixa de valores e/ou quantidades limites e de abrangência das ações para a consecução dos desafios e objetivos. Geralmente.” Vamos iniciar com algumas definições técnicas e especificações: • “Políticas de negócios: regras para escolher determinadas alternativas de ação nos negócios. Zahar). Uma orientação geral para tomar decisões e agir. e com visão das possíveis consequências. mas nunca explicaram exatamente o que é isso. este pequeno manual. Daí. “As políticas são. ou simplesmente políticas). Atlas. estratégias formuladas e do momento econômico. As políticas.Introdução As políticas organizacionais não são elaboradas porque é chique. as políticas 4 • . está?).“Planejamento Estratégico” – Ed. mas sim para que quando sejam necessárias decisões diferentes das recomendadas por elas. que sejam feitas de forma analítica. como os objetivos. Nem para alguém aparecer.” Raymond O. Marcelo Pereira da Fonseca Moacir Rodrigues Reis Filho O que são políticas organizacionais? Calma! Não se exalte! Eu sei que você está cansado de ouvir pessoas falando em políticas organizacionais (ou políticas empresariais.” Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira . Políticas são diretrizes de ação que orientam a direção da empresa na conduta de suas atividades operacionais em função dos objetivos definidos. não existem para engessar as empresas.”Luis Gaj – “Administração Estratégica” – Ed. que procurará explicar “o que você deveria aprender sobre políticas e mamãe nunca lhe ensinou. Para que pessoas diferentes que participam de uma mesmo operação. Ática. Nem porque está na moda (por sinal. com conhecimento de todas as pessoas envolvidas no processo. por outro lado. em regra geral. elaboradas para facilitar a conquista dos objetivos da empresas.

Atlas) • “Fontes das políticas: incluem a administração da empresa. Stepeh R. O seu grau de sucesso como administrador depende diretamente das decisões que você e seus subordinados tomam. as decisões sobre as queixas dos clientes são erradas. “há pelo menos três razões por que você deve ter políticas definidas: • Para melhorar decisões. Antonio Carlos F. Se.Makron Books). As políticas definidas ajudam-no a delegar por que dão ao seu pessoal os mesmos tipos de orientação que você usaria se estivesse tomando as decisões. Loen (Administração Eficaz”– Ed. Atlas) Por que definir políticas? • De acordo com Raymond O. e regras administrativas (por exemplo: limitações para a produção e venda de alimentos. não desejam poupar tempo fazendo com que seu pessoal tome mais decisões. As políticas estipulam “o que” será feito sob certas condições. Contudo. Marques (Deterioração Organizacional – Ed.provavelmente não estão claramente formuladas ou escritas. assim apresenta um deles conforme abaixo: 5 . você é o tipo de administrador que tem coisas mais construtivas a fazer. Quanto mais responsabilidade seus subordinados têm de tomar decisões. Alguns administradores se atolam nas decisões rotineiras – muitas vezes inconscientemente – porque querem estar envolvidos na ação. explicando sobre problemas organizacionais. são instruções de trabalho. na realidade. Para poupar tempo. por outro lado. e recomendações das associações de classe referente à ética profissional. Por outro lado. definiu suas políticas sobre horas extras. Se. políticas definidas sobre como tratar de queixas dos clientes ajudarão seu pessoal experiente e novo a tomar decisões firmes.” Stepeh R. contratos coletivos. • • • Já. Zahar). Michael – “Avaliação na Administração – Ed. seu desempenho sofre. por exemplo. mas eles devem depender de si mesmos e mais se desenvolvem para lidar com maior responsabilidade. leis federais. por exemplo. bebidas e drogas). Eles afirmam que não podem definir suas políticas porque cada decisão é diferente e têm de ter flexibilidade. em geral esses administradores têm dedicado muito pouco tempo à tentativa para definir suas políticas e. Se. coerentes e imediatas. incoerentes ou atrasadas. estaduais e municipais. Michael – “Avaliação na Administração – Ed. a definição de suas políticas é um modo de se libertar da necessidade de tomar decisões rotineiras. Para desenvolver seu pessoal. seus supervisores de primeira linha serão capazes de tomar suas próprias decisões sobre quando autorizar horas extras.

repetidas vezes. sem necessidade de consultar alguém. Ninguém tem interesse de formalizar uma diretriz ou praticar um exercício. em nível organizacional. o Tê-las à mão. o Facilidade para avaliar os parâmetros que conduziram a empresa até o presente momento. substancialmente. o O fato de ter suas políticas definidas por escrito. Em nível individual. merece cuidado e atenção para que não seja propagada. são descritos abaixo. reduz. Mas tarde. o mesmo erro é cometido. o mesmo problema sendo resolvido de forma centralizada ou descentralizada. isto e. 6 .• Memória organizacional pouco difundida É uma doença típica da organização que não consegue aprender com seus erros e fracassos. de forma sistemática. • Podemos citar mais algumas razões: o Criar parâmetros para monitorar o ambiente. • O alto turnover na cúpula gerencial provoca descontinuidade administrativa geradora de limitação de tecnologia organizacional. o Inconsistência na prática da descentralização. corrigido. o Facilita a análise para definir novas políticas em casos de mudanças no mercado. um erro é detectado. que apenas resolvem temporariamente algumas disfunções. muitas vezes. mas a solução encontrada fica retida somente na memória de quem aprendeu. muito comuns. sem um referencial de política formal de decisão. deixando intactas as patologias e doenças que são verdadeiras causas de deterioração. Mesmo nos casos em que essa descontinuidade é necessária. formando o Manual de Políticas Internas. • A tecnologia da organização retida na cabeça de algumas poucos pessoas é uma variante dessa perigosa doença organizacional. a memória de acertos e desacertos. facilitará as revisões mensais (ou quando necessário) e dará a você uma sensação de tranqüilidade e controle. Alguns exemplos dessa doença. • Reestruturações superficiais ou reformas administrativas. A falta de hábito de praticar coletivamente. por outros indivíduos que não participaram das experiências anteriores. a capacidade de aprendizagem da organização.

• Serve de padrão de procedimentos. análises. pesquisas. O problema com estas é que. com os fundamentos da administração. • Não permite a pressão e influência dos interessados diretamente no resultado. 7 . Ao rever suas políticas. • Serve como “proteção” aos funcionários. melhorando o seu atendimento ao cliente e. o Ocorre que. o Quando você se prepara para estabelecer as políticas do negócio terá uma boa oportunidade para repensar nos vários aspectos do mesmo.o Para definição das políticas você se envolverá com reflexão. mesmo. • Facilita a decisão. organização. demorem por serem entendidas. não sendo necessário defini-los a cada situação nova. direção. podem trazer sérios problemas para a empresa: • Não devem engessar a empresa e nem ser as únicas fontes de referência. considerando que os padrões já foram previamente definidos. sua competitividade. Uso inadequado das políticas internas Políticas são. muitas vezes. • Reduz os riscos de desvios por falta de comunicação. mudando as condições que as geraram e pelo fato de não serem formalizadas. • Reduz a confusão. quando necessário. planejamento. portanto. • Facilitar o acesso. o Refletir sobre as variáveis importantes de seu negócio: • Quais são elas? • Como o mercado atua nessas variáveis? • O que você pode fazer para aprimorar e agilizar a sua empresa com relação a elas. enfim. acarretando prejuízos. no mês seguinte. • Algumas das políticas elimina a confusão. não sendo necessário definilos a cada situação nova. reformadas ou. conseqüentemente. Mas. você avalia os resultados das aplicações e novamente reflete sobre o seu negócios e os rumos que está seguindo. considerando que os padrões já foram previamente definidos. • Facilita a revisão. eliminadas. referenciais e como tal devem ser vistos. se usadas inadequadamente. controle. as operações do dia-a-dia acabem por gerar políticas informais.

etc. o eliminar a criatividade. • Medidas para o desenvolvimento de políticas: • Defina a missão da empresa o Consiste na razão de existência da organização e na delimitação de suas atividades dentre do espaço que deseja ocupar em relação às oportunidades de negócio. As políticas devem ser revistas periodicamente ou quando houver mudanças significativas no mercado. marketing. devem ser tomadas em consenso com seus principais funcionários.).corra! E nem são eternas – cada época com seus problemas.).• Não abrangem todas as situações empresariais ou de vida: se jogarem bombas nas redondezas de sua empresa. o deixar a empresa “bitolada” nos parâmetros definidos pelas políticas. Como se disse acima. são parâmetros que devem ser considerados nas decisões diárias dos problemas comuns. Criar dependência do pessoal em relação e elas: o medo de correr riscos. produção. Desrespeitá-las sem qualquer justificativa. Corresponde ao enunciado do papel que a organização pretende desenvolver em torno do 8 . Se desconsideradas sem motivos aparentes. • As políticas podem ser classificadas: • • • por área funcional (ex. a própria discussão do assunto com os principais funcionários da empresa é positiva no sentido de trazer novas idéias (mais cabeças pensantes). Se não fizer isso você poderá estar conduzindo sua empresa em décadas diferentes da realidade. perderão sua principal utilidade: servir de parâmetros. cobrança. • • • • Como desenvolver suas políticas • Defina suas políticas de modo que seu pessoal possa tomar a maior parte das decisões. Aliás. As políticas. etc. sentimentos de participação grupal. estoque. o perder oportunidades por não verem além das políticas.) por assunto (crédito. finanças. etc. não fique buscando saídas no manual de políticas . bem como alterações delas. por unidade das da organização (divisão. caso contrário farão tudo para detoná-las. departamento.

Entretanto. quer admitamos ou não. Isso quer dizer que você precisa de um objetivo superior ao de ganhar dinheiro.. Assim.. três perguntas devem ser respondidas:  Quem somos?  O que fazemos?  Por que estamos fazendo isso? o Lembre-se que. seja administrativa ou não. Muito pouca gente lhe dará dinheiro a menos que você satisfaça as suas necessidades. acaba por seguir as mais populares. isso da forma mais simples possível. pegando pra capar”. em resumo. amanhã é outro dia. e outras. todos temos uma forma de olhar e lidar com a realidade que nos cerca. Você acha que não segue nenhuma filosofia. o objetivo de sua atuação. para a determinação da missão. Jamil Moysés Filho em Planejamento e Gestão Estratégica.  “O que importa é faturar”.negócio.  “Tosquiando o cliente”.  “O importante é ganhar hoje.Loen Administração Eficaz” – Ed. o Para determinação da missão da empresa. “o que pensa o dono do botequim da esquina”. E. Podem fazer parte de sua filosofia administrativa itens como:  Desenvolvimento dos funcionários  Centralização e descentralização das decisões  Gestão participativa  Qualidade total  Formação do estoque  Inovação 9 .” Raymond O. que geralmente é feita de “achismos”. sem que perceba está seguindo uma filosofia organizacional que tem a ver com:  “Funcionários. Entretanto. Zahar • Defina sua filosofia administrativa o A própria palavra filosofia já pode ter uma conotação negativa para pessoas mais preocupadas com a ação.”  “Vamos fazer e ver o que acontece”  “Eu sempre fiz assim e deu certo – vou continuar fazendo” (palavras literais de um empresário que quebrou)  “Fulano disse que é assim que a coisa funciona e eu confio no que ele fala”  “Eu aprendi assim”  “Qualidade? E o cliente entende disso?” o Sua filosofia administrativa deve refletir o que você e seus administradores consideram importante. quem não planeja e implanta a filosofia apropriada a seu negócio. “Você não pode trabalhar por dinheiro. ganhar dinheiro é consequência.

a definição da filosofia de uma empresa visa fundamentar os valores que a permeiam. quando a divulga. precisam resistir aos seguintes questionamentos:  Tem substância? Isto é. o Em situações em que não está bem próximo ao local para ver se a sua nova política está sendo aplicada. contém crenças. Contudo. você pode solicitar ao seu pessoal que lhe informe sobre sua eficiência depois de passados um ou dois meses da sua aplicação. • Defina as políticas nas áreas em que você ou seus subordinados tomam repetidas decisões o Se você é responsável pelas compras.  Atendimento ao cliente Rapidez processual. etc. Substituem os.Administração Eficaz” – Ed. o Se você é responsável pelo pessoal. os tipos de decisões necessárias com mais frequência. você deve experimentar uma política antes de anunciála. exprimindo o que é valor para você. antes de serem divulgados. você e seus subordinados tomarão muitas decisões sobre seleção e contratação de pessoal. os critérios que orientam as decisões também mudam. inclusive na sua dinâmica. valores e princípios que justifiquem o seu registro?  São factíveis? A organização pratica ou pode praticá-los conforme enunciado?  São acessíveis? Todos os níveis e membros da organização podem entender os enunciados e se comprometer com eles? (Baseado em “Planejamento e Gestão Estratégica” – Jamil Moysés Filho). o Assim. À medida que muda a compreensão dos valores. você e seu pessoal tomarão repetidas decisões sobre as mesmas. por escrito. “achismos” e “seis idéias à procura de um autor”. Zahar • Formalize. que farão parte de seu quadro de referências. acaba por criar parâmetros. suas políticas • Determine como cada política será posta em vigor o Em geral. o Para cada um desses itens (e outros que julgar importante) elabore um pequeno enunciado. o Você verá que quando reflete em um assunto de forma sistemática e profundidade. com base nos valores dos indivíduos que nela trabalham.Loen . planeje pô-la em vigor se quiser que ela tenha significado. para sua própria atividade. 10 . até agora. o A seguir procure definir algumas que permitam a tomada de decisão o mais próximo possível da linha Raymond O. o Você deve determinar. o Os anunciados das filosofias.

Em geral.Administração Eficaz” – Ed. modifique-as em função dessa nova realidade. Raymond O. Você deve abrir uma exceção na sua política de promoções e contratá-lo? o Você e seu pessoal devem ter uma compreensão em comum sobre o raciocínio implícito em suas políticas atuais e sobre o que fazer quando estas não parecem ser do melhor interessa da sua organização. para facilitar as consultas. você provavelmente recebe relatórios regulares que lhe indicarão até que ponto suas políticas estão sendo executadas. suponhamos que você tem oportunidade de preencher uma vaga com um estranho que tem conhecimentos e capacidades que nunca dantes visualizara como necessários na sua organização. análises e alterações • Revisão mensal ou quando necessário o Especifique uma data em cada mês para proceder a uma avaliação das políticas implantada. avalie os possíveis impactos das políticas na nova situação e.Administração Eficaz” – Ed. se necessário. Zahar • Algumas políticas implantadas pela empresa eliminam a confusão. o Em caso de alterações no ambiente. Então. os outros farão.Loen . Raymond O. em relação ao ambiente da empresa. você deve pedir para que a eficiência das suas políticas seja avaliada sempre que houver uma auditoria regular de suas operações.o Se há um departamento de auditoria. • Especifique como se deve tratar das exceções à política (se não fizer isso. Por conseguinte. ou seu sucessor. a pessoa que fez a política original. o Vamos supor que adote uma política de que todas as promoções devem ser feitas com pessoal de dentro da sua empresa. não sendo necessário defini-los a cada nova operação. 11 . isto é.Loen . • Fiscalizar a aplicação das políticas. é quem deve autorizar quaisquer exceções a ela. considerando que os padrões sejam previamente definidos. Zahar • Junte todas as políticas em um manual. acompanhar no diaa-dia. identificadas por você ou sua equipe. o Além disso. Provavelmente. também cabe a ela cancelar ou rever quaisquer políticas vigentes e acrescentar quaisquer outras correlatas. cada um de seu próprio modo) o Provavelmente nunca se desenvolveu uma política que levasse em conta todas as situações possíveis. você deve evitar as que sejam completamente inflexíveis.

12 .

 a margem de lucro é grande. considerando: 13 . etc. diminuir a inadimplência. sendo pouco rígida em suas exigências para a concessão de crédito. principalmente considerando as necessidades do fluxo de caixa.  a margem de lucro é pequena.  política monetária menos restritiva. o definição das taxas de juros a serem cobradas pelo crédito e no caso de inadimplência. à qualidade dos valores a receber. etc. ou seja. considerando o impacto que o crédito terá na empresa. geralmente aplicada quando:  menor a necessidade de recursos da empresa (fluxo de caixa mais folgado). o definição das medidas a serem tomadas nos casos de inadimplência.  conjuntura econômica recessiva. • quanto à prioridade. por cliente.  conjuntura econômica favorável.visa.tem como objetivo principal atingir às metas de vendas. prioritariamente. o liberal (voltadas para vendas) .  vendas de valores mais altos. seja na empresa ou no mercado.  venda de valores mais baixos. ou seja. Podem ser caracterizadas como: • quanto à flexibilidade: o restritiva (voltadas para o crédito) .  política monetária restritiva. o quanto ao percentual de vendas à vista e a crédito. o regras a serem observas para vendas a clientes com problemas atuais ou anteriores. o quanto aos valores limites de crédito. evitando “não colocar os ovos numa única cesta”.Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas pela direção da empresa Políticas de Crédito • • Devem ser formuladas pela Diretoria. definição dos clientes e setores econômicos a que se dará preferência. mais indicada quando:  maior a necessidade de recursos da empresa (fluxo de caixa apertado). gerando falências e mercado com alto índice de inadimplência.

conforme abaixo: • No dia do vencimento – lembrete • 1 dia de atraso: telefonema • . Políticas de Cobrança • política rígida de cobrança. por produto? • Máximas • Mínimas • De segurança • E ponto de compra para cada produto • Número de dias em que um material pode ficar no estoque... • Ênfase nas quantidades de materiais específicos.dias – aviso ao SPC • . etc.. Advertência: os procedimentos acima deverão ser efetuados com muito critério. Assim. considerando: • A evolução do mercado • Estoque atual • Nas necessidades dos clientes • As vendas no trimestre anterior e • Fluxo de caixa • Definição das quantidades do estoque.... interesse em manter o cliente. recomenda-se que sejam aplicados somente após aprovação do gerente da área. 14 . sem a devida quitação. etc.dias – enviar cobrador. dias de atraso: telefonema e 1ª carta • . poderão ser especificados procedimentos e prazos. para tentar negociação • . dias de atraso: telefonema e 2ª carta • .dias – enviar para escritório de cobrança.. dias de atraso: carta sobre aviso ao SPC • .... sendo a principal providência a de mandar as duplicatas para cobrança em banco com instruções expressas de enviar para protesto em cartório dois ou três dias após seu vencimento. negociando o pagamento. através do qual a empresa procura dialogar com seu cliente. • Materiais estratégicos (materiais que serão estocados mesmo que não atendam aos critérios acima. mas que atendam a algum objetivo estratégico).  experiência anterior do cliente na empresa. • política flexível de cobrança.. • Na política referente a cobrança. Políticas de Estoques • Definição dos produtos que deverão ter em estoque... sob pena de enganos e perda de bons clientes. em função de oportunidades de mercado.

em processamento. • Políticas de Produtos • Alcance de seus produtos e serviços • Nível de qualidade dos produtos oferecidos Fluxo de Caixa –José E.• Tipos de estoques de produtos prontos. Zdanowicz . • Índice de rotatividade dos estoques atuais e projetados • Prazo médio de rotação dos estoques. etc. Zdanowicz . Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Políticas Financeiras • Fontes de recursos a serem utilizados • Composição dos recursos • Capacidade de recebimento e pagamento da empresa • Ponto de equilíbrio financeiro projetado para o período • Liquidez • Níveis de endividamento Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. • Políticas de Vendas • Condições de preço. • Estrutura de mercado em que atuará a empresa • Concorrência • Ciclo de vida dos produtos 15 . Políticas Administrativas • Basicamente quanto à implantação de novas rotinas de trabalho. Luzzatto Ed. Políticas de Pessoal • Casos de recrutamento e seleção de pessoal • Política salarial • Formas de carreiras internas • Estimativas de reajustes salariais e os períodos de incidência • Incentivos à produtividade • Treinamento de pessoal • Segurança no trabalho. que serão utilizados pela empresa. quanto às prevenções de acidentes. Luzzatto Ed. Políticas de Investimentos • Implantação de novas unidades industriais e/ou comerciais • Expansão da unidade econômica existente • Modernização de máquinas e equipamentos • Modernização da tecnologia utilizada pela empresa Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. qualidade e tipos de produtos a serem vendidos. Luzzatto Ed. Zdanowicz . Luzzatto Ed. Zdanowicz . Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. matériasprimas e demais materiais. prazo. Luzzatto Ed. etc.

de modo a habituar o consumidor a certo produto ou marca • Quando o produto faz parte de uma linha de produtos oferecida ao mercado. • Preço de atratividade: serviços menos atrativos (ex. independentemente das flutuações ocorridas no lucro por ação (ou quota) • Pagamento regular de uma parte mínima dos lucros apurados e partes extras no exercício em que ocorrem lucros acima do normal. como um menor preços. Zdanowicz .• Canais de distribuição a serem utilizados • Publicidade. • Políticas de preços • Preços diferenciados por região • Descontos e concessões de acordo com fatores como: quantidade comprada. Luzzatto Ed. vôos durante a madrugada). • Políticas de distribuição de lucros • Não distribuir lucros • Distribuição total dos lucros • Distribuição parcial dos lucros • Reservas para futuros investimentos • Manutenção de uma taxa constante de distribuição dos lucros apurados • Pagamento de um valor fixo por ação (ou quota).Roberto Braga – Ed. • Políticas de compras • Número de fornecedores e consultas. Atlas. considerando os valores envolvidos • Condições e prazos de pagamentos • Prazos de entrega • Tipos de mercadorias ou materiais a serem empregados • Índice de reajustamento de preços dos materiais que serão consumidos no processo operacional da empresa • Aproveitamento de descontos Fluxo de Caixa – José E. pontualidade no pagamento e repetição da compra • Preço promocional: reduções temporárias de preços visando ao aumento na quantidade adquirida.. Marketing – Roberto Minadeo (Ed. de acordo com a qualidade dos diversos itens da linha. Estácio de Sá) 16 . Fundamentos e Técnicas de Administração Financeira . Zdanowicz . promoção e propaganda • Índice de rotatividade dos valores a receber • Cronograma de atendimento das encomendas dos produtos • Formas de atendimento quanto às reivindicações e queixas de clientes Fluxo de Caixa – José E. é preciso haver uma hierarquia de preços. necessitam oferecer algo ao consumidor. Luzzatto Ed.

17 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful