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Contabilidade Contabilidade Processo Contbil Contas Patrimoniais Contas de Resultado Patrimnio Lquido Regime de competncia e de caixa: Parmetros Plano

o de Contas: Exerccio social ou contbil Saldos Iniciais Lanamentos Contbeis: Tipos de Lanamentos Histrico do Lanamento: Lanamento Padronizado Agrupamento Contbil Mapeamento Contbil Lanamentos On-Line e Off-Line: Rateios On-Line Rateios Off-Line Atualizao de Sintticas Reprocessamento Contabilizao TXT Contabilizao CPROVA Apurao de Lucros e Perdas Encerramento de Saldos Inter Companhy Dicas

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Contabilidade Contabilidade Contabilidade um conjunto de tcnicas utilizadas no estudo, registro, controle e interpretao dos fatos ocorridos no patrimnio das entidades, visando fornecer informaes sobre sua composio e variaes. A Contabilidade possui regras de Princpios Bsicos de Contabilidade que servem como guias que norteiam todo o processo contbil. Processo Contbil: O processo de contabilizao padro para qualquer tipo de organizao e se destina a atender as exigncias legais em vigor no Brasil.

P r o c e s s o

C o n t b i l

P a d r o

F a t o s C V o m p r a s

s c r i t u r a oA p u r a o D R C C i r i o a z o a i x a C o r r e n t e s

d e

e s u D l t e a md oo sn s t r a e s B R a l a n o e s u l t a d o L u c r o s M O o u P a t r i m d o E o n i a l x e r c c i o

L u c r o s P r e j u z o s

e n d a s e n t o s e n t o s

P a g a m R D e c e b i m

P r e j u z o s d o P a t r i m R n i o

o n t a s

u t a e s r i g e n s e

e v o l u e s

A p l c

e c u r s o s

T r a n s f e r n c i a s M o v . E s t o q u e

Conta: o nome tcnico dado aos componentes patrimoniais e aos elementos de resultado. atravs das contas que a contabilidade consegue desempenhar o seu papel. Todos os acontecimentos que ocorrem na empresa, responsveis pela sua gesto, como as compras, as vendas, os pagamentos, os recebimentos, so registrados em livros prprios atravs das contas. As contas podem ser: Contas Patrimoniais Dividem-se em Ativas e Passivas e so elas que representam o patrimnio da empresa num dado momento, atravs do Balano Patrimonial. Ex: gua e Esgoto, Luz, Telefone, Salrios, etc. Contas de Resultado Dividem-se em Contas de Despesas e Contas de Receitas. Estas contas aparecem no plano de contas durante o exerccio social (que o mesmo que exerccio contbil) de acordo com as necessidades de apurao da empresa. No fazem parte do Balano Patrimonial mas permitem apurar o resultado do exerccio. Ex: Vendas, Prestao de Servios, Alugueis, Juros recebidos, etc.

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Contabilidade

Contas Patrimoniais

Contas de Resultado

Ativo

Passivo

Despesas

Receitas

Bens Obrigaes Direitos Patr. Liquido P

Apurao

Patrimnio Lquido: Define a situao de uma empresa atravs da equao patrimonial Ativo Passivo

Equao Patrimonial: Bens + Direitos Obrigaes = Patrimnio Lquido H trs situaes:


1.

Ativo < Passivo Patrimnio Lquido Negativo Neste caso se a empresa for liquidada transformando-se todos os seus bens e direitos em dinheiro, no seria suficiente para pagar suas obrigaes. Teve prejuzo para seus proprietrios. Ativo = Passivo Patrimnio Lquido Zero Neste caso o dinheiro convertido dos bens e direitos pagaria todas as obrigaes sem sobrar nada para os seus proprietrios. Teve prejuzo at o limite do seu capital de constituio, pois nem este foi possvel recuperar (perdeu-se o que se investiu para abertura da mesma). Ativo > Passivo Patrimnio Lquido Positivo Em caso de liquidao da empresa, aps o pagamento de suas obrigaes sobraria dinheiro para os seus proprietrios. Teve Lucro se a sobra for superior ao Capital Inicial Teve Prejuzo se a sobra for inferior ao Capital Inicial Nem um nem outro se a sobra for exatamente igual ao Capital Inicial

2.

3.

Regime de competncia e de caixa: Quando os lanamentos de receita ou despesas so contabilizados na data de sua ocorrncia, dizemos que a empresa trabalha no Regime de Competncia, isto significa que a receita ou despesa afetar o resultado do exerccio (ms) em que ocorreu.

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Contabilidade Quando os lanamentos so efetuados somente no momento do pagamento ou recebimento gerado, dizemos que a empresa trabalha no Regime de Caixa. Sendo que o regime de caixa s aceito nas entidades sem fins lucrativos. Parmetros: no mdulo Configurador que os parmetros so inclusos e alterados quando necessrio. Seguem abaixo alguns dos parmetros utilizados na Contabilidade: MV_ATUSI2 - deve-se informar se os lanamentos automticos gerados pelo sistema sero online ou gravados no diretrio cprova para uma posterior contabilizao. MV_CENT - deve-se informar a quantidade de casas decimais, para impresso de relatrios na moeda 1. MV_CENT2 - deve-se informar a quantidade de casas decimais, para impresso de relatrios na moeda 2. MV_CENT3 - deve-se informar a quantidade de casas decimais, para impresso de relatrios na moeda 3. MV_CENT4 - deve-se informar a quantidade de casas decimais, para impresso de relatrios na moeda 4. MV_CENT5 - deve-se informar a quantidade de casas decimais, para impresso de relatrios na moeda 5. MV_CTAVM - deve-se informar ao sistema qual a conta padro para clculo de variao monetria. O objetivo do parmetro inicializar o campo Variao Monetria quando do cadastramento de uma conta, preenchendo automaticamente com a conta para o clculo da variao. A vantagem da utilizao deste parmetro, se d no fato de que, ao incluir uma conta nova no Plano de Contas, o campo Variao Monetria j vir preenchido com a conta de variao. A desvantagem est no fato de que, ao inserir uma conta cuja variao monetria no deve ser apurada, esta ter que ser apagada manualmente. MV_DATADE - deve-se informar no campo contedo a data de limite inicial para digitao de lanamentos. MV_DATAATE - deve-se informar no campo contedo a data de limite mximo para digitao de lanamentos. MV_EXERC1...5 - deve-se informar o ano do exerccio contbil em aberto para as moedas de um a cinco respectivamente. MV_FECH1...5 - deve-se informar no campo contedo, o ms em que se encerra o exerccio contbil para as moedas de um a cinco respectivamente. MV_MASCARA - deve-se informar a definio da mascara contbil para as contas de acordo com a necessidade do cliente. Como exemplo na conta 3.0.3.03.030, a mscara seria definida como 11123. importante ressaltar que a mscara deve ser criada de acordo com a conta que possuir o maior nmero de dgitos do plano de contas. MV_MASCCUS deve-se informar a mscara do centro de custo. Ex. centro de custo 1.1.000, o campo1111 contedo deve ficar com o seguinte nmero = 113. MV_MESINCC - deve-se informar qual o ms se inicia o saldo para centro de custo. MV_MESREF - deve-se informar qual o ltimo dia para encerramento do ms. Ex. o dia 31, se o encerramento mensal se d no ltimo dia de cada ms. Muitas vezes as empresas multi-nacionais possuem dias e moedas de fechamento mensal distinto da legislao brasileira, neste caso deve-se utilizar a opo de tabelas de perodos contbeis (configurador) em conjunto com o parmetro MV_MOEDMAT. Pgina 4 de 19

Contabilidade MV_MOEDMAT - nmero da moeda utilizada pela empresa matriz. MV_MOEDA1 - ttulo para a moeda 1. REAL. MV_MOEDA2 - ttulo para a moeda 2. Exemplo dlar. MV_MOEDA3 - ttulo para a moeda 3. Exemplo ufir. MV_MOEDA4 - ttulo para a moeda 4. Exemplo marco alemo. MV_MOEDA5 - ttulo para a moeda 5. Exemplo Iene. MV_SIMB1 - smbolo utilizado para a moeda 1. Exemplo: R$ MV_SIMB2 - smbolo utilizado para a moeda 2. Exemplo: US$ MV_SIMB3 - smbolo utilizado para a moeda 3. Exemplo: UFIR MV_SIMB4 - smbolo utilizado para a moeda 4. Exemplo: DM MV_SIMB5 - smbolo utilizado para a moeda 5. Exemplo: IENE MV_NUMLIN - nmero mximo de linhas de lanamento para um documento. MV_SOMA - indica se os lanamentos com partida dobrada devem ser somados uma(1) ou duas(2) vezes para o total de lote. MV_PRELAN indica se haver ou no pr lanamento. Pode ser tipo: N- nunca envia para arquivo de pr lanamento; S - sempre envia lanamento para arquivo de Pr-Lanamento; D s envia para Pr-Lanamento quando o documento est inconsistente. MV_REDUZID - Indica se, na digitao dos Lanamentos Contbeis, ser utilizado o Cdigo Reduzido da Conta. Em afirmativo (S), durante a digitao dos Lanamentos, basta informar o cdigo reduzido. Na criao da conta o sistema informa automaticamente o cdigo reduzido, porem, a prpria empresa poder utilizar um cdigo que ela venha a definir, j que o sistema no faz nenhuma validao do campo. A validao do DAC do cdigo reduzido s valido para aqueles criados pelo sistema. Plano de Contas uma relao de todas as contas previstas pelo setor contbil da empresa como necessrias aos registros contbeis. necessrio que as contas sejam bem detalhadas, para permitir uma boa anlise, e no to sintticas a ponto de impedir que se saiba a origem de seus valores. Todas as contas do seu Plano de Contas podem ser classificadas como Analticas ou Sintticas. Sendo que as Contas Sintticas so consideradas totalizadoras de um grupo de contas Analticas e portanto no recebem lanamentos contbeis. O Siga permite a atualizao dos saldos das contas sintticas de duas maneiras, ou pela estruturao de nveis das contas ou pela utilizao do campo Conta Sup no cadastro da Conta em conjunto com o Parmetro MV_CTASUP. Para o segundo conceito necessrio que o usurio tome muito cuidado no preenchimento das contas superiores visto que se o Siga no encontrar a conta ele travar no momento da gerao dos lanamentos Off-Line e na rotina de Atualizao das Sintticas. Para facilitar o manuseio, agrupamento e identificao das contas no dia-a-dia sugerido a seguinte codificao para o primeiro algarismo de uma Conta: 1 2 3 4 5,6,7,8,9 Contas do Ativo Contas do Passivo Contas de Despesas Contas de Receitas Contas de Custo, Dedues e Apurao de Resultados Pgina 5 de 19

Contabilidade Dificilmente as empresas fogem a esta regra. O Siga trabalha com Centro de Custo Contbil ou Extra-Contbil. Centro de Custo Contbil O cdigo do centro de custo faz parte do nmero da conta (SI1/SI3) e esta se repete para todos os centros de custo que eu tenha. Centro de Custo Extra-Contbil O cdigo do centro de custo est cadastrado somente no (SI3) e as contas no SI1 sero mais enxutas. O prprio sistema se encarregar de realizar as amarraes necessrias. Exerccio social ou contbil: Perodos de igual durao em que a empresa opera e apure seus resultados (geralmente tem durao de um ano). No final desses perodos, as empresas apuram os seus resultados e elaboram as demonstraes contbeis. O Siga permite que o cliente trabalhe sempre com 17 meses em aberto, ou seja os 12 meses padres do exerccio contbil mais 5 meses de defazagem. Isto ocorre porque dificilmente as empresas trabalham com a contabilidade em dia, comum encontrarmos empresas com mais de 3 meses de atraso nas suas apuraes. Este fato complica a digitao dos saldos iniciais da contabilidade. No mdulo "Configurador, na opo Tabela Perodo Cont do menu Ambiente, possvel cadastrar o incio e fim dos perodos contbeis de acordo com as necessidades do cliente. Ao iniciar a utilizao do mdulo a empresa precisa informar qual o saldo inicial das contas para que o Siga assuma o controle dos lanamentos com base nestes valores. Saldos Iniciais A implantao dos saldos iniciais feita atravs da opo Saldos Reais onde o usurio pode implantar o saldo das Contas Contbeis analticas. O passo seguinte executar no menu Miscelnia a opo Saldos de Abertura para que o sistema gere os saldos iniciais das contas sintticas. Nos casos onde o usurio no utilizava valores em outras moedas, o mesmo pode utilizar a opo Converso de Saldos, onde os Saldos em Reais so convertidos para as moedas nas quais se deseja comear a trabalhar. Deve-se utilizar esta opo aps a configurao atenciosa dos parmetros disponibilizados na mesma. Uma empresa pode estar trabalhando com grandes atrasos e no faz idia de que valor atribuir aos saldos iniciais. Uma sada para este problema alertar com antecedncia ao gerente do projeto, ao contador e ao seu coordenador da necessidade de se providenciar estes valores mesmo antes de se comear a implantar o mdulo contbil. Outra opo iniciar a utilizao do mdulo atribuindo posteriormente os valores iniciais e reprocessando a contabilidade para apurao do valor atual das contas contbeis. Lanamentos Contbeis: Atravs da opo Lanamentos Contbeis, pode-se cadastrar todos os movimentos de dbito e crdito, alm de lanamentos padronizados e rateios. Um lanamento contbil identificado no Siga pelo seu nmero que composto da seguinte forma: Lote + No. do Documento + Linhas do Documento

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Onde: Lote: Composto por 4 posies definido atravs da tabela No. 09 do Configurador no padro o Siga sugere:

Alguns clientes preferem configurar essa tabela de acordo com a numerao em uso na empresa. No. do Documento: Pode ser o Nmero da Nota Fiscal, Nmero do Cheque, Nmero do Ttulo... Desta forma podemos ter 9.999 lotes com 999.999 documentos onde cada documento pode conter at 99 linhas.

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Contabilidade Tipos de Lanamentos: D Dbito. C Crdito. X Partida Dobrada (dbito e crdito no mesmo lanamento). R Rateio (onde necessrio cadastrar o rateio, na opo Rateios On Line). S Lanamento Padro (tambm necessrio cadastr-lo. - O hfen usado na continuao do Histrico. Histrico do Lanamento: Utilizado para identificar o lanamento dentro do razo ou qualquer outro relatrio da contabilidade. necessrio que seja objetivo e contenha as informaes bsicas, tais como: nmero do documento, vencimento, fornecedor, cliente,... No possvel aumentar este campo, para no desposicionar os relatrios padres do Siga que so de extrema importncia. Para atender esta necessidade que existe o lanamento tipo -. Existem lanamentos que so realizados mensalmente e que portanto podem utilizar o conceito de histricos padres. Onde o usurio define o texto padro e pode reservar espaos para preenchimento de datas, nomes ou nmeros de documentos (ex: Pgto Ref NF @6). Os histricos padronizados so utilizados tambm nos rateios off-line e na integrao com a folha de pagamento. Para completar o Lanamento Contbil o usurio precisa informar quais as contas contbeis a Dbito ou a Crdito (ambas para os casos de partida dobrada), o valor do lanamento e em qual Centro de Custo deseja-se apropriar a despesa. Lanamento Padronizado utilizado para gerar os lanamentos que se repetem mensalmente na contabilidade ou para a integrao com os demais mdulos do Siga Advanced, os Lanamentos Padronizados so na grande maioria programados pela equipe de suporte Microsiga. Duas maneiras possveis de se validar os lanamentos padronizados. 1. Agrupamento Contbil 2. Mapeamento Contbil Para estes dois mtodos temos um conjunto de passos a seguir para ter uma contabilidade confivel rodando no cliente: Levantamento das informaes contbeis com documentao, anlise e crticas. Agrupamento ou Mapeamento Contbil Definio quanto a opo de lanamentos On-Line e Off-Line Programao dos Lanamentos Padronizados Validao inicial Microsiga Validao usurio Relatrios Gerenciais para conferncia dos dados gerados Ajustes necessrios Documentao final da implantao Contbil importante ressaltar que para realizar um trabalho com todos os itens acima necessrio mensurar bem o tempo que foi delegado pelo coordenador antes de comear e procurar verificar a Pgina 8 de 19

Contabilidade complexidade da contabilidade da empresa. O ideal seria que em todos os projetos houvesse a possibilidade de se passar por todos os itens. A documentao na Contabilidade a nica ferramenta que prova que foi realmente programado e validado os lanamentos solicitados. necessria para voltar a contabilidade para seu ponto de origem e em geral serve tambm como instrumento de consulta do cliente. Agrupamento Contbil: Para os mdulos de Faturamento e Compras bastante comum nos basearmos no TES para definirmos quais as contabilizaes devem ser geradas a cada emisso de Nota Fiscal. Porm aps o preenchimento dos documentos (TES a TES) percebemos que alguns TES embora sejam utilizados para fins distintos utilizam basicamente a mesma regra contbil. Afim de minimizar o nmero de lanamentos, foi criado um campo chamado Grupo Contbil que ir identificar quais os TES que participam daquele Grupo. No Lanamento Padronizado pode ser feita referncia a um ou mais grupos ao invs de ficar chamando TES por TES. importante que este campo criado no cadastro do TES seja de nvel distinto do usurio para que ele no mude o contedo do campo. O administrador do sistema deve ser muito bem orientado quanto ao uso do campo para que possa fazer as manutenes quando necessrio. Este mesmo conceito pode ser utilizado no Financeiro agrupando-se as naturezas financeiras. Mapeamento Contbil: Consiste em pegarmos uma nota fiscal de entrada ou sada ou mesmo um documento do Financeiro e colocarmos em um mapa quais os eventos que podem ser contabilizados naquele documento. Aps sabermos o que se contabiliza podemos definir quais as formas que a empresa contabiliza cada evento e definirmos para cada TES qual a forma utilizada em cada evento. Este mtodo deve ser aplicado sempre com um Contador(a) experiente e que saiba o que est fazendo, se voc perceber que o profissional que est definindo indeciso melhor optar pelo outro mtodo. Afim de evitar lanamentos que no fecham (dbito e crdito no batem) procure sempre utilizar partidas dobradas. A vantagem deste mtodo a visualizao fcil de toda contabilidade e a autonomia que a empresa ganha na criao de novos TES ou Naturezas. Segue abaixo alguns eventos que podem ser contabilizados em alguns documentos bsicos. Nota Fiscal de Entrada: Matria-Prima: Crdito conta de fornecedores pelo valor total Dbito conta de estoque pelo valor do custo Dbito conta de ICMS a recuperar pelo valor do ICMS Dbito conta de IPI a recuperar pelo valor do IPI Material de Consumo: Crdito conta de fornecedores pelo valor total Dbito conta de estoque pelo valor total

Verificar outros tipos de notas de entrada, como beneficiamento, consignao, importao, etc. Nota Fiscal de Sada: Venda de Produtos: Dbito conta de clientes pelo valor total Crdito conta de estoque pelo valor do Custo Crdito conta de ICMS Crdito conta de IPI Pgina 9 de 19

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Alguns clientes preferem contabilizar PIS e COFINS nota por nota. A sugesto de que no se contabilize estes impostos por nota e sim no final do perodo quando o valor total j foi apurado pelo Fiscal, desta forma basta o contador fazer o lanamento do valor apurado manualmente. Venda de Servios: Dbito conta de clientes pelo valor total Crdito receita de vendas pelo custo Crdito valor dos impostos respectivas contas (Ex: ISS)

Contabilizao do Financeiro: Baixas a Pagar: Crdito conta bancos pelo valor total Gerao de Chq: Dbito conta fornecedores pelo valor do ttulo Dbito conta juros, multas e correes Crdito conta descontos concedidos Para definir em que momento contabilizar o pagamento utilize o parmetro MV_CTBAIXA, onde B indica que ser na baixa do ttulo, C na gerao do cheque e A em ambos. Baixas a Receber: Dbito conta bancos pelo valor total Crdito conta clientes pelo valor do ttulo Crdito conta juros, multas e correes Dbito conta descontos obtidos

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Contabilidade Exemplo de Mapeamento Contbil:


MICROSIGA SOFTWARE S.A MOVIM. LP TP CONTA DBITO CONTA CRDITO NOME DO CLIENTE *** MAPA DE CONTABILIZAES DE COMPRAS 1 2 3 4 FORNEC 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 ICMS 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 IPI 3 4 5 6 7 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X SD1->D1_CONTA INFORMADA USURIO 2010101002 - FORN. NO PAIS ** CONTA RELACIONADA TES 1010503002 MERCADORIA P/ REVENDA SB1->B1_CONTA CONTA DO PRODUTO 2010101002 - FORN. NO PAIS 2010101002 - FORN. NO PAIS 2010101002 - FORN. NO PAIS VALOR LCTO GRUPOS

VL MERC + VL IPI VL MERC + VL IPI VL MERC + VL IPI VL MERC + VL IPI VL MERC - VL ICMS VL MERC - VL ICMS VL MERC + VL IPI VL MERC + VL IPI VL MERC + VL IPI VL MERC + VL IPI VALOR ICMS VALOR DO ICMS VALOR DO ICMS VALOR DO ICMS VALOR DO ICMS VALOR DO ICMS VALOR DO ICMS VALOR DO ICMS ICMS SUBST TRIB VALOR DO ICMS VALOR DO ICMS VALOR DO IPI VALOR DO IPI VALOR DO IPI VALOR DO IPI VALOR DO IPI VALOR DO IPI VALOR DO IPI

650/01 650/02 650/03 650/04 650/05 650/06 640/01 640/04 650/09 650/10 650/15 650/16 650/17 650/18 650/19 650/20 640/05 650/22 650/23 640/03 640/02 640/11 650/27 640/10 650/29 640/06 650/31 650/32 640/07

10/16/23/29 09/22 02 1/11 19/5 06 07/04 08 12/18 21 09 22 16/20/23 05/06/28 01/21/27 02 08 18 26 04 04/07 03 01//21/19/27 03 02 08 26 28 04/07

SB1->B1_CONTA CONTA DO PRODUTO 1010507003 - TRANSFERENCIA 1010503002 MERCADORIA P/ REVENDA 1010507003 - TRANSFERENCIA

SB1->B1_CONTA CONTA DO PRODUTO 1010201001 - CLIENTES 4010204003 REVENDA 3020203001 FRETE VENDAS SB1->B1_CONTA CONTA PRODUTO 2010301016 ICMS A REC 2010301016 ICMS A REC 1010201001 - CLIENTES 2010101002 - FORN. NO PAIS 1010211001 - DEVOL. CLIENTES 3020401001 - ENERGIA ELTRICA ** CONTA RELACION TES

2010301016 ICMS A REC GENY GUSMO SD1->D1_CONTA - USURIO 2010301016 - ICMS A REC 2010301016 - ICMS A REC 2010301016 - ICMS A REC 2010301016 - ICMS A REC 2010301016 - ICMS A REC 2010301016 - ICMS A REC 2010301018 - ICMS A REC SUBST TRIBUT 2010301016 - ICMS A REC 2010301016 - ICMS A REC 2010301017 - IPI A REC 2010301002 - IPI A RECOLHER 2010301017 - IPI A REC 2010301017 - IPI A REC 2010301017 - IPI A REC 2010301017 - IPI A REC 2010301017 - IPI A REC 1010228008 - ICMS A RECUPERAR SB1->B1_CONTA CONTA PRODUTO 1010503002 MERC P/ REVENDA 4010202001 - ICMS S/ REVENDA 3020203001 FRETE VENDAS SB1->B1_CONTA CONTA PRODUTO SB1->B1_CONTA CONTA PRODUTO ** CONTA RELACIONADA TES SB1->B1_CONTA - CONTA PRODUTO ** CONTA RELACION TES 1010503002 MERC P/ REVENDA 4010204004 - IPI S/ DEV VENDAS 3040101010 RECUP DESPESA 1010228009 - IPI A RECUPERAR SB1->B1_CONTA - CONTA PRODUTO

3040101010 RECUPERACAO DESPESAS VALOR DO ICMS

INSS

3010102001 INSS

2010203001 - INSS A RECOLHER

VALOR DO INSS

660/02

29

1 PIS COFINS 2 3 4

X X X X

SB1->B1_CONTA CONTA PRODUTO SB1->B1_CONTA CONTA PRODUTO 4010202002 - PIS REVENDA 4010202003 - COFINS REVENDA

2010301004 - PIS A RECOLHER 2010301005 COFINS A RECOLHER 2010301004 - PIS A RECOLHER 2010301005 COFINS A RECOLHER

0,65% VL MERC - IPI 3% S/ VL MERC - IPI 0,65% VL MERC - IPI 3% S/ VL MERC - IPI

640/08 640/09 640/08 640/09

04 04 07/08 07/08

IRRF

2010101002 - FORN. NO PAIS GERAL

2010301006 - IRRF A RECOLHER

VALOR DO IRRF

660/03

29

Lanamentos On-Line e Off-Line:

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Contabilidade O Siga Advanced permite que o cliente gere seus lanamentos no mesmo momento em que as informaes foram digitadas (On-Line) e que os lanamentos sejam acumulados em um arquivos (diretrio CPROVA) para em algum momento serem transportados para contabilidade via rotina de contabilizao Off-Line contida nos mdulos que geraram a informao. Trabalhar On Line pode gerar muitos estornos, implica em degradao do sistema, aumenta a base de dados do SI2 e necessrio elaborar todos os lanamento de estorno (aumentando assim a manuteno no SI5). Mesmo com todos estes fatores, alguns clientes justificam que trabalhando On Line o usurio estar verificando cada documento digitado, e assim a contabilizao gerada ser mais fcil de corrigir ou de definir lanamentos especficos e que com o tempo o usurio torna-se um classificador contbil que entende o papel da contabilidade dentro de um sistema integrado. De qualquer forma necessrio que o cliente e a equipe Microsiga entre em acordo com qual Existem alguns casos nas fases de validaes que precisamos estornar a contabilizao gerada para que passe a valer as correes feitas nos lanamentos padronizados. Para tanto no basta apenas apagar os lotes do SI2 e reprocessar, ser necessrio tambm estornar os campos de flags nos arquivos que originaram os lanamentos. Quando rodamos a contabilizao (On-line ou Off-Line) o sistema marca os registros lidos com flags para indicar que tal registro j foi contabilizado. Independendo se algum fator impossibilitou sua real contabilizao, se o sistema leu este registro ir consider-lo contabilizado, marcando-o ento com o flag. Os campos marcados so: SE1 - Contas a Receber E1_LA SE2 - Contas a Pagar E2_LA SE5 - Movimentao Bancria E5_LA SF1 - Cabealho Nota Fiscal Entrada F1_DTLANC SF2 - Cabealho Nota Fiscal Sada F2_DTLANC SD3 - Movimentao Interna D3_DTLANC

Rateios On-Line: utilizado para cadastrar rateios que ocorrem com frequncia e que se baseiam em percentuais para fazer a distribuio de um valor em vrias contas contbeis. Pgina 12 de 19

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Os rateios so utilizados com frequncia para contas de luz, telefone, gua, relatrios de despesas entre outros. Para acessar o rateio definido basta no lanamento contbil utilizar o tipo R, escolher quais dos rateios cadastrados se deseja utilizar e qual o valor total a ratear. Exemplo: uma empresa recebe uma conta de luz, onde a despesa deve ser rateada entre os seus centros de custo. O depto. de Administrao (ex: conta 393001) gasta 35% do total da conta, o CPD (ex: conta 393002) 35% e o depto. de Vendas (ex: conta 393003) 30%. Esta conta paga com cheque do banco Ita (ex: conta 1110203), como demonstrado na figura abaixo.

Rateios Off-Line: permite ao usurio ratear valores por saldo na conta contbil, movimento mensal ou indireto. Pgina 13 de 19

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Suponha que no final do ms voc tenha que ratear os valores de movimento do ms de uma determinada conta em outras contas. No rateio On-Line para cada lanamento voc teria que definir o rateio, enquanto no Off-Line os valores de movimento do ms podem ser rateados automaticamente. Para isso basta informar a conta de origem e as contas para as quais devem ser rateados os valores, bem como o percentual que cada uma receber (utilize a opo rateios Off-Line do menu de Miscelnia). A opo de se ratear valores de uma conta por saldo funciona da mesma maneira, s que ao invs de ler os valores do movimento, o sistema l os valores de saldos das contas. A opo de se ratear valores indireto serve para que possa ratear os saldos dos centros de custo improdutivos nos produtivos, para efeito de clculo de custo. Como por exemplo, ratear o saldo do centro de custo de almoxarifado nos centros de custo de desenvolvimento e produo. A origem de onde vem o valor a ser rateado. No crdito deve ser cadastrada a conta a ser creditada no rateio. Depois devem ser cadastradas as contas a serem debitadas, os centros de custos e percentual para cada conta, como demonstrado na figura abaixo.

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Contabilidade

Atualizao de Sintticas: A opo de atualizao das contas sintticas no menu Miscelnea, deve ser processada sempre que for necessrio emitir algum relatrio que utilize os saldos contbeis. As contas sintticas no so atualizadas pela simples movimentao das contas analticas, pois isso tomaria grandes perodos de tempo, visto que a rotina de atualizao comea do nvel mais baixo das contas analticas at chegar ao saldo da sinttica. importante o preenchimento dos parmetros (Data Inicial, Data Final, Da Filial, At Filial) para que a rotina gere o reclculo corretamente. No menu Miscelnea, h a rotina Gera Cd. Invertido que alm de gerar os cdigos invertidos do nmero da conta, tambm preenche o campo de conta superior, caso este tenha sido apagado. O parmetro MV_SIN9901, indica com o contedo Sim e No quais os perodos contbeis que tiveram suas contas sintticas atualizadas. Reprocessamento: Deve ser utilizado para o recalculo dos saldos das contas analticas (em todas as moedas), a partir do movimento contbil de um determinado ms, caso haja algum problema durante a gerao dos lanamentos contbeis ou impresso dos relatrios gerenciais. O usurio poder identificar o perodo desejado e se deseja rodar a atualizao das sintticas no final do reprocessamento. O reprocessamento zera e atualiza os saldos das contas do perodo, dos centros de custo, dos lote, dos planos de contas em outras moedas. Caso algum centro de custo no seja encontrado, ele novamente gerado, mas se alguma conta no for encontrada gerado um relatrio de erro e interrompido o reprocessamento. Contabilizao TXT: Permite ao usurio efetuar a importao de um arquivo de lanamentos contbeis em formato texto gerado por um outro aplicativo e integr-los contabilidade. O importante que este arquivo texto deve obedecer o padro do arquivo de lanamentos (SI2).

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Contabilidade Contabilizao CPROVA: Deve ser utilizada por usurios que processam a gerao dos lanamentos nos demais mdulos de forma Off-Line. Quando o usurio executar algum movimento que gere lanamentos contbeis, este vai ser gravado no diretrio CPROVA (*.LAN), e posteriormente podem ser integrados, por essa opo, na contabilidade. Aps serem integrados o Siga renomeia estes arquivos para *.#LA. Atravs dos parmetros desta opo possvel o usurio definir se ele quer apenas um relatrio para ir conferindo os lanamentos ou se deseja realmente efetivar os dados na contabilidade. Apurao de Lucros e Perdas: Permite ao usurio apurar o lucro ou prejuzo, mensal ou no fim do exerccio. Caso for o final do exerccio o sistema efetuar tambm a limpeza das contas de receita e despesa. O usurio dever informar a data de referncia ou at que dia deseja que o sistema considere para apurao, qual o intervalo de contas a ser considerado, um histrico padro previamente cadastrado, um nmero de lote para a criao de lanamentos. O usurio ir utilizar a conta resultados, quando desejar efetuar apurao Anual e a conta ponte quando gerar a apurao mensal. Quando optamos pela apurao anual o sistema gera lanamentos para zerar as contas selecionads anteriormente, e na apurao mensal o sistema no zera as contas. Logo aps o usurio deve informar em qual moeda deseja executar a apurao. Encerramento de Saldos: Utilizada para mover os saldos finais do exerccio para os saldos iniciais do prximo exerccio. Dever ser utilizada somente aps a emisso de todos os relatrios legais referente ao exerccio encerrado. O sistema oferece a possibilidade de se trabalhar cinco meses em um novo exerccio, possibilitando assim que o usurio tenha um perodo para encerramento do exerccio anterior. Antes de acessar a opo de encerramento de saldos o usurio deve efetuar uma cpia de segurana, pois, quando executamos esta opo o sistema limpa toda a movimentao do exerccio e atualiza os dados dos meses 13,14,15,16 e 17 com base nas informaes passadas no Parmetro. Inter Companhy: Permite que um lanamento gerado em uma determinada empresa do grupo seja automaticamente transferido para outra filial/empresa. Para que esta opo funcione, a mesma deve ser configurada no mdulo Configurador, onde sero necessrios os nmeros das empresas, filiais, contas contbeis, moedas e critrios de converso que sero utilizados para os lanamentos inter Companhy.

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Contabilidade

DICAS
Sugesto de Implantao 1. Atualizar as taxas das Moedas. 2. Cadastrar Histricos. 3. Cadastrar Centros de Custos. Para quem utiliza Centro de Custo Contbil, preencha os campos: "Cdigo" e "Descrio". Para quem utiliza Centro de Custo Extra Contbil, preencha os campos "Cdigo" e "Descrio" e demais campos so gerados automaticamente. 4. Cadastrar Planos de Contas. Preencha com ateno os campos: "Num. da Conta", "Nvel" e "Estado". 5. Criao de Contas (para Centro de Custo Contbil). 6. Cadastrar Saldos na Moeda 1. 7. Cadastrar Saldos Moedas. 8. Gerar Saldos de Abertura. 9. Cadastrar Rateios. 10. Cadastrar Lanamentos Padro. Deve-se ter muito cuidado quando o cliente resolve mudar o Plano de Contas no meio do processo de implantao do mdulo, pois as contas so a base dos lanamentos padronizados e se as alteraes forem drsticas pode perder-se parte ou todo o trabalho em andamento. Em geral esta situao ocorre quando muda-se o profissional que est realizando as definies por parte da empresa, e acredite isto mais comum do que imaginamos. Ao implantar os saldos das contas, deve-se atentar para a condio das contas e seus saldos, por exemplo uma conta com condio normal Dbito encerrou exerccio com saldo Credor, ao implantar o seu saldo inicial, o mesmo deve ser negativo. A condio normal das contas informada dentro do cadastro das contas contbeis no campo Cond Normal. Tabela de Condio Normal Cond. Normal D D C C Saldo D C C D Valor + + -

O mdulo contbil sem a programao dos Lanamentos Padronizados pode ser implantado assim que os cadastros bsicos tenham sido definidos (Plano de Contas, Centros de Custos e Histricos Padres), isto em clientes que j utilizam a Contabilidade sem nenhuma integrao com outros mdulos, ou seja, o que ele j faz manualmente em outros sistemas passa a fazer no Siga para ir se acostumando at que os demais mdulos estejam implantados e os

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Contabilidade Lanamentos Padronizados estejam programados e validados. Para isto ser necessrio informar o saldo inicial das contas e comear a fazer os lanamentos manuais. O uso de Execblocks dentro dos lanamentos padronizados devem ser evitados, visto que degradam muito a execuo da contabilizao. Uma alternativa vivel a criao de gatilhos na hora da digitao do documento que grave a conta contbil em campos especficos para onde o lanamento padro dever apontar. Se o uso do execblock for inevitvel devem ser elaborados tomando-se o cuidado de voltar a posio original dos arquivos envolvidos para no ocorrerem no-conformidades no futuro. Nos casos onde a rotina de Atualizao Sinttica travar, deve-se verificar se no h contas contbeis com contas superiores em branco ou inexistentes. Um dos problemas comuns que encontramos no Reprocessamento quando todos os lotes esto batidos e conferidos atravs do relatrio de Lotes em Reais e ainda assim constam diferenas entre o dbito e o crdito no balancete. Existem vrios fatores que podem gerar estas diferenas que em geral deixam clientes e analistas em srios apuros. Comece reprocessando e emitindo novo balancete. Caso isto no solucione seu problema verifique se no foram criadas novas verbas na folha ou novos centros de custos que no foram contabilizados atravs de lanamentos padres. Verifique tambm se no h contas analticas em nvel errado ou com conta superior errada. Lembre-se que a opo de reprocessamento pode levar horas (dependendo do tamanho da base do cliente), portanto deve-se ter achado o problema ou corrigido algum ponto antes de iniciar o reprocessamento. Passos para o encerramento da Contabilidade anual. - Atualizar Sintticas; - Emitir relatrios - Balancete, Razo, Dirio, etc. - Backup dos arquivos; - Correo monetria, se for usada moeda estrangeira; - Processar lucros e perdas, informando conta de resultado; Ao solicitar os parmetros do Lucros/Perdas, atentar para os parmetros: - Data Referncia: Data do ltimo dia do perodo que est sendo processado - Conta Inicial: 1 conta de receita - Conta Final: ltima conta de despesa - Cd.Hist.Padro: Cd.histrico que identifique a apurao. - No. Lote: Lote a ser gerado em Lanamentos Contbeis - Conta Resultado: Conta que ser descarregado o resultado do exerccio. - Conta Ponte: S informada quando o processamento mensal. - Mensal/Anual/Trimestral: Qual tipo de apurao. - Apura na Moeda (1/2/3/4/5): Qual moeda ser processada. - Transporta Saldos: Esta pergunta utilizada quando no se quer atualizar o saldo das contas analticas, informado como N, sendo necessrio rodar posteriormente, rotina de Transporta Saldo LP, onde ser atualizado o saldo das contas. Se informado S, o sistema gerar um Lote em Lanamentos Contbeis, atualizando normalmente o saldo das contas. Pgina 18 de 19

Contabilidade Caso haja necessidade de rodar novamente Lucros/Perdas, basta excluir o lote correspondente (informado em um dos parmetros acima), reprocessar e apurar Lucros/Perdas novamente. Voltar o contedo dos parmetros MV_DTLP1,2,3,4 e 5 para pelo menos, um dia anterior ao ltimo que foi rodado. Importante: No esquecer de fazer backup SEMPRE antes de rodar Encerramento de Saldos. Aps rodar esta rotina o Sistema ir transferir o Saldo do Final do Exerccio para o Incio do prximo. Ir tambm atualizar os parmetros que controlam o exerccio corrente. -Atualizar Sintticas; -Backup dos arquivos -Emitir Balancete, Razo, Dirio e Balano; -Rodar a Opo de Encerramento de Saldos.

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