IT-DECOP 001 Data: 12/04/2022

Elaborado: Barbara Doretto Aprovado: Ricardo Seixas Revisão: 00

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OBJETIVO

RESPONSABILIDADE

GERAL

ANEXOS

REVISÕES

Elaborado em: 12/04/2022 Situação de Publicação

Departamento responsável: DECOP
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Objetivo:

Padronizar a sistemática de solicitação de compras via Débito Direto

Responsabilidade:

 Compras
O Departamento de Compras é responsável pelo conteúdo desta Instrução de Trabalho e
por monitorar e garantir seu cumprimento.

 Todos os colaboradores

Realizar solicitação de compras via débito direto conforme descrito neste documento.

Geral:

1. Orçamento

As realizações de orçamentos, devem ser praticadas pelos colaboradores que necessitam

da compra de um produto e/ou serviço.

1.1 Base de valores

Os solicitantes deverão realizar um orçamento junto ao fornecedor, e anexar o mesmo

na solicitação de compra via sistema.

1.2 Necessidade

Os solicitantes têm como obrigação, inserir a sua necessidade no sistema para devidas
aprovações, até e o setor de compras entre em contato com o fornecedor e finalize a
compra.

1.3 Itens de orçamento

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Para que o orçamento seja válido, é necessário que o mesmo contenha no mínimo os
seguintes dados:

 Razão Social
 CNPJ
 Valor Unitário
 IPI (Caso houver)
 Prazo de entrega
 Frete CIF ou FOB
 Frete (Se aplicável indicar o valor)
 Condição de Pagamento

Observação: O orçamento deve estar dentro do seu devido prazo de validade, após
o seu vencimento, é necessário realizar novamente a cotação.

2. Requisição Débito Direto

A responsabilidade de aprovação da solicitação de compra é do próprio solicitante. Para

acompanha-la, possuímos a tela MLA0201, na mesma é possível visualizarmos qual a
situação de aprovações.
Observação: Todos solicitantes e aprovadores possuem acesso.

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3. Pedido de compra

A liberação de envio do material/Prestação de serviço não deve ser autorizada pelo

solicitante, o envio do material/Prestação de serviço só deve ser considerado
liberado/aprovado após o envio do pedido de compra emitido pelo Departamento de
Compras.
Os pedidos que ultrapassarem o valor de R$ 20.000,00 o Departamento de Compras,
deve estar copiado em todo o processo de cotação via e-mail, o solicitante deve manter
o departamento de compras ciente do motivo da aquisição do produto/prestação de
serviço.
Após a requisição ter passado por todos os níveis de aprovações e o pedido de compras
já estiver liberado para emissão o Departamento de Compras deve passar uma via do
pedido para coleta de assinaturas do Presidente da Rinnai e do Diretor Industrial, ambos
devem estar cientes do que será adquirido e dos motivos para a aquisição.

4. Tempo de atendimento às requisições

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4.1. Itens Novos

Após a requisição ter passado por todos os níveis de aprovações, quando a

requisição entrar para o departamento de compras, o mesmo, possui o prazo de
3 dias úteis para encaminhar o pedido ao fornecedor. *Exceto itens complexos,
como: maquinários*
Itens como maquinários é de obrigação do solicitante envolver o setor de compras
em todas as negociações que são realizadas via e-mail, na visita do fornecedor e etc.

4.2. Itens já cotados

Após a requisição ter passado por todos os níveis de aprovações, quando a mesma
entrar para o departamento de compras, o mesmo, possui o prazo de 2 dias úteis
para encaminhar o pedido ao fornecedor.

4.3. Itens Urgentes (Críticos)

Após a requisição ter passado por todos os níveis de aprovações, quando a mesma
for liberada para o departamento de compras, o mesmo, possui o prazo de 1 dia útil
para encaminhar o pedido ao fornecedor.
Itens Urgentes são materiais e/ou prestações de serviço que impactam diretamente
no processo produtivo que podem acarretar uma parada na produção e/ou que a falta
de sua aquisição possa provocar um acidente e/ou um impacto ambiental
significativo. Para demais aquisições urgentes se caracteriza quando por algum
motivo não se possui nenhum item em estoque. Estes casos devem ser identificados
como urgentes no momento da abertura da requisição, demais itens necessários para
compra que não se enquadrarem nestas especificações não devem ser considerados
em sua requisição como urgentes.
Será medida a quantidade de itens urgentes que são colocadas por setor
mensalmente com suas devidas justificativas.

Nota: Para os casos em que ocorrerem o não atendimento dos prazos acima
mencionados, o departamento de compras informará ao solicitante a necessidade de

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um novo prazo e o motivo do não atendimento do mesmo, podendo ser este contato
via e-mail ou telefone.

5. Entrega de produtos de Débito Direto ao solicitante

Após a entrada do produto com sua respectiva Nota Fiscal (NF) junto a portaria, o
produto e a NF são encaminhados ao Recebimento. No momento em que for
realizada o preenchimento do relatório via sistema pelo colaborador da portaria, será
encaminhado automaticamente ao solicitante um e-mail informativo que seu
material já está disponível para retirada no recebimento. O setor do Recebimento
também tem como obrigatoriedade informar o solicitante sobre a chegada do
material.
No momento da retirada de seu material o solicitante deve assinar a respectiva NF
do produto, somente após essa etapa estará autorizada a retirada do mesmo, o prazo
de retirada pelo solicitante é de no máximo 24h de modo a colaborar com a
organização da área de recebimento.

Nota: Somente o departamento de recebimento deve receber os produtos de débito

direto.

6. Entrega de NF

6.1 Prazo de entrega

O setor de compras tem a responsabilidade de encaminhar as notas fiscais de

materiais e/ou prestação de serviço para o setor do fiscal com no mínimo sete dias
antes de seu vencimento. No caso de pedidos de baixo custo, onde os fornecedores
necessitam de antecipação do pagamento para entrega do produto, deveremos
solicitar a NF antecipada, para realizarmos o pagamento no prazo de dois dias de
seu vencimento.

6.2 Assinaturas

As notas fiscais devem ser assinadas da seguinte forma:

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- Valores abaixo de R$1.000,00 reais coletar assinatura do Coordenador de

Compras.
- Valores acima de R$1.000,00 reais coletar assinatura do Diretor Industrial.

6.3 Cartão de Crédito

A entrega das notas fiscais dos materiais que são comprados através de pagamento
com cartão de crédito coorporativo, devem ser enviadas juntas a fatura do cartão de
crédito, após fechamento da mesma.

Revisões:

Revisão Data Alterações Elaboração Aprovação

00 02/09/2021 Emissão Inicial Barbara Ricardo
ass. ass.

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