POLYCOM WHITE PAPER

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas

Business Case Consideraes para Melhoria de Desempenho Corporativo

por Equipe de Solues Corporativas da Polycom

v. 1.0 Junho 2008

2008 Polycom, Inc. All rights reserved. Polycom and the Polycom logo are registered trademarks of Polycom, Inc. All other trademarks are the property of Polycom, Inc. or their respective companies.

NDICE
Introduo............................................................................................................3 O Business Case da Colaborao.....................................................................4 Reduzindo os Custos com Overhead de Funcionrios...................................5 Reduzindo a Necessidade de Viagens..............................................................6 Colaborao e Treinamento...............................................................................7 Colaborao e Recrutamento............................................................................8 Colaborao e Gerenciamento de Projetos.....................................................11 Fatores Essenciais para Assegurar o Sucesso da Colaborao..................12

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

Introduo Da Habilitao da Infra-estrutura s Aplicaes para Melhoria dos Negcios

Os historiadores das tecnologias das comunicaes provavelmente se referiro era de 1997 a 2007 como a Dcada da Prontido da Infra-estrutura (Infrastructure Readiness). Comeando por um seleto grupo de corporaes globais que buscaram reduzir os custos operacionais por meio da fuso de suas infra-estruturas de telefonia e dados, a migrao para o sculo 21 tem visto empresas de todos os tamanhos e tipos abraando as redes baseadas em IP, devido a sua relao custo-benefcio, flexibilidade e habilidade inerentemente boas para suportar aplicaes direcionadas aos negcios. Em um estudo retrospectivo1 de 2007 sobre as prioridades tecnolgicas das corporaes, a empresa de pesquisa da indstria IntelliCom Analytics documentou a evoluo do pensamento empresarial lder durante este tempo. De um foco inicial na implantao de infra-estruturas de comunicao prova do futuro, a IntelliCom identificou uma gradual mudana para a adoo de aplicativos para aperfeioamento da produtividade e eficincia, que fossem capazes de aproveitar estes novos recursos de rede built out. Comeando com as maiores corporaes multinacionais e agora passando s empresas de tamanho mdio e pequeno, a Figura 1 ilustra os estgios e perodos desta mudana.

Como uma lder no mercado global de ferramentas e solues de colaborao, a Polycom j permitiu que milhares de organizaes aproveitassem os benefcios completos da colaborao nestes ambientes de Comunicaes Unificadas. Este White Paper compartilha perspectivas prticas na preparao de um business case para ferramentas de colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas, bem como oferece abordagens de melhores prticas para assegurar a adoo bem sucedida e a mxima contribuio das aplicaes de colaborao em sua empresa.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

O Business Case da Colaborao

Primeiro uma Definio Antes de examinar o valor em potencial para os negcios que a colaborao pode trazer para sua empresa, uma definio padro necessria. A descrio das Comunicaes Colaborativas Unificadas (UCC Unified Collaborative Communications) usada pelo Yankee Group2 destaca a amplitude e o significado estratgico destas solues com grande impacto nos negcios: Uma experincia para o usurio em colaborao por udio, vdeo, Web e dados que vence todas as barreiras de distncia, tempo e mdia, e permite s pessoas se comunicarem entre si de qualquer lugar, a qualquer hora e atravs de qualquer meio, de mltiplos terminais Esto implcitos nesta definio trs aspectos crticos das aplicaes de colaborao: imediatismo, simplicidade e interoperabilidade. Imediatismo: Para proporcionar o mximo impacto para os negcios, as solues de colaborao (produtos e aplicaes associadas) precisam estar disponveis sob demanda e suportar uma interao em tempo real, de modo que seus funcionrios possam se reunir sempre que precisarem, e de onde estiverem. Para os participantes que no forem capazes de interagir em tempo real, as verdadeiras solues de colaborao permitem que todos os elementos da sesso voz, contedo e vdeo sejam arquivados como uma experincia total para posterior acesso e compartilhamento. Simplicidade: A experincia proporcionada ao usurio desempenha um papel crtico nas solues de colaborao. Como muitos indivduos encaram com relutncia as mudanas nos hbitos pr-estabelecidos de trabalho, as solues colaborativas precisam ser fceis de usar, de modo a alcanarem a adoo ampla pelos usurios, que essencial para a obteno completa dos benefcios para os negcios, e do no menos importante retorno sobre o investimento. Interoperabilidade: As solues de colaborao no so compostas por um nico produto ou aplicao, mas por um conjunto de produtos e aplicaes integradas, que incluem telefonia por voz, conferncias por voz e vdeo e compartilhamento de contedo, bem como outros recursos das Comunicaes Unificadas, tais como conferncia por Web, presena e mensagens instantneas. Assim, imperativo que todos os elementos em separado de uma soluo colaborao sejam baseados em padres abertos de organizaes independentes reconhecidas, como a Unio Internacional de Telecomunicaes (ITU). Do ponto de vista da usabilidade, a interoperabilidade significa que as solues de colaborao devem interagir entre si, independentemente do ambiente de rede UC subjacente. Impactos da Colaborao nos Negcios Quando os funcionrios tm ferramentas de colaborao que so fceis de usar e que permitem interao sob demanda, uma empresa tipicamente percebe duas mudanas fundamentais: A empresa pode sentir e responder mais rapidamente A qualidade das decises empresariais melhora com o acesso de qualquer lugar a informaes vitais e pessoal chave Estas dinmicas gmeas tero implicaes diretas em seu business case de colaborao, medida que voc considerar as oportunidades para melhoria de velocidade e agilidade ao longo de sua empresa e que identificar operaes e processos nos quais uma tomada de deciso mais rpida e bem informada pode fazer uma diferena tangvel no desempenho dos negcios.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

Como um ponto de referncia, temos visto empresas conseguirem significativos ganhos nestas reas no somente com fluxos de trabalho que envolvam trabalhadores mveis ou virtuais, mas tambm com funcionrios com localizaes fixas. Nas sees seguintes, examinaremos uma srie destas reas e ilustraremos os benefcios para os negcios usando as experincias de empresas reais que incorporaram a colaborao em seus principais processos de negcios e fluxos de trabalho.

Reduzindo os Custos com Overhead de Funcionrios

Raramente passa-se um dia sem que uma grande agncia de notcias ou jornal de negcios publique um relatrio sobre a crescente aceitao corporativa e adoo de acordos de trabalho remoto. As razes para tal so muitas. Quando menos funcionrios e consultores precisam se reportar a uma localidade de trabalho central, a empresa tem a oportunidade de reduzir seus custos, de imediato e ao longo do tempo. Como um ponto de partida, menos pessoal em localidades fixas da empresa significa que menos escritrios tradicionais (hard offices) so necessrios. Para funcionrios que ainda necessitem ocasionalmente de espao de escritrio, o uso de reas de trabalho compartilhadas frequentemente referidas como hotelling ou hot-desking pode ocasionar considerveis redues na quantidade de espao dedicado requerido por uma empresa. Reduzir as necessidades de metragem quadrada de sua empresa abre oportunidades para consolidar imveis ou reduzir os planos de aquisies imobilirias futuras. Menos funcionrios em localidades fixas tambm podem se traduzir em menores gastos com energia e em menores custos relacionados aos funcionrios, como moblia, vagas de estacionamento, segurana e alimentao. Business Case Hipottico sobre a Reduo do Overhead com Funcionrios

Matemtica de Guardanapo
E se... Uma empresa com um escritrio metropolitano de 20.000 m2, pagando um aluguel anual de R$250,00 por metro quadrado, pudesse obter uma reduo de 20% em sua necessidade de espao, ao oferecer a seus funcionrios as ferramentas de produtividade que os permitissem trabalhar remotamente? (20.000 m2) x (20%) x (R$ 250,00 por metro quadrado) = Economia de R$ 1,2 milho E isso nem inclui as economias com a reduo do consumo de energia, aquecimento e ar-condicionado, com a maior produtividade dos funcionrios e com a reduo do consumo de combustvel devido a menos idas ao escritrio.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

Reduzindo a Necessidade de Viagens

Usar a colaborao para reduzir as viagens de negcios est entre os impactos nos negcios mais fceis de mensurar. A maioria das empresas tem mltiplas atividades ou fluxos de trabalho que oferecem oportunidades bvias para reduo de custos de viagem, tais como negociaes associadas com fuses e aquisies. Quando um executivo de um banco mercantil de Manhattan que faz muitas viagens fez as contas, descobriu que a eliminao de dois vos internacionais por ms para si e dois colegas iria pagar completamente, ao longo de um ano, o custo de um sistema de telepresena. Embora no seja provvel que a colaborao remota elimine completamente a necessidade de reunies em pessoa, a maioria das empresas est surpresa com a quantidade de viagens que podem ser eliminadas sem reduzir a eficincia dos negcios. Como um analista de capital de risco sintetizou, Embora sempre haja situaes que requerem interao face a face, posso dizer que j fechamos muitos acordos bem sucedidos por vdeo conferncia. medida que voc avalia a oportunidade de reduzir ou eliminar os gastos associados a viagens, tais como tarifas areas, transporte terrestre, alimentao e hospedagem, avalie tambm se o uso das ferramentas de colaborao, como vdeo telefonia, conferncias multimdia e reunies de equipe por telepresena, poderia permitir que pessoas muito sujeitas a viagens, como executivos ou vendedores, fossem igualmente eficientes sem sair de sua localidade primria. W.R. Grace & Company, uma lder global no suprimento de produtos qumicos e materiais especiais para construo civil, encontrou na vdeo conferncia uma maneira ideal de reduzir as viagens. Com uma forte cultura corporativa de comunicaes pr-ativas da liderana, o Presidente e os Chefes de Diviso esto acostumados com reunies face a face, frequentemente com mais de 2.000 funcionrios ao mesmo tempo. Ao se conduzir estas reunies por vdeo conferncia, no somente aumentou-se a produtividade dos executivos e dos funcionrios, mas permitiu-se W.R. Grace economizar em mdia US$52.000 com custos de viagem por reunio. Se voc considerar que a empresa tipicamente realiza 20 destas sesses por ano, percebe-se uma economia de mais de um milho de dlares por ano. Business Case Hipottico sobre a Reduo de Viagens

Matemtica de Guardanapo
E se... Uma empresa com localidades principais em Nova Iorque e Londres pudesse eliminar simplesmente metade dos 600 vos transatlnticos de ida e volta por ano usando a vdeo conferncia? (300 vos) x (US$ 4.000,00 por bilhete de Classe Executiva) = Economia de US$ 1,2 milho E se metade desses vos na verdade fosse de primeira classe? (150 vos) x (US$ 4.000,00 por bilhete de Classe Executiva) + (150 vos) x (US$ 11.000,00 por bilhete de Primeira Classe) = Economia de US$ 2,3 milhes E isso nem inclui os custos com hospedagem e alimentao

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

Outros Benefcios da Reduo das Viagens Embora reduzir os custos com passagens areas e estadias em hotis esteja entre os componentes mais fceis de quantificar em seu business case, os custos de oportunidade relacionados s viagens e o desgaste pessoal, embora mais difceis de considerar, tm igual importncia. Embora a colaborao certamente permita que o pessoal em trnsito permanea engajado, o tempo no produtivo perdido uma conseqncia inevitvel das viagens de negcios. Ao quantificar as implicaes financeiras desta perda de produtividade, utilize fatores financeiros realistas, apropriados aos diferentes tipos de funcionrios afetados sejam executivos, engenheiros ou vendedores. O excesso de viagens tambm pode prejudicar aspectos como a satisfao dos funcionrios e o equilbrio vida-trabalho, bem como a qualidade do desempenho do pessoal fatigado. Independentemente da ambigidade dos custos associados a esses fatores para a construo de um business case, poucos executivos experientes questionam a ligao positiva entre a melhoria da moral individual e organizacional com a inovao e criatividade dos funcionrios e a reteno do pessoal chave. Tornando-se Verde com a Colaborao Ter uma marca corporativa amiga da natureza nunca foi to importante, em termos de percepo do mercado e de contribuies tangveis para um meio-ambiente sustentvel e para a poltica energtica. Cada reunio realizada e viagem de negcios evitada por meio do uso da colaborao traduz-se em menores emisses de carbono. Quando solues colaborativas so tornadas amplamente disponveis em conjuno com arranjos flexveis de trabalho que permitam aos funcionrios e consultores realizarem suas funes remotamente, economias verdes adicionais expandem o business case. Adicionalmente s redues nos custos imobilirios, no uso de energia e de infra-estrutura tecnolgica, tambm deve ser considerada a reduo na emisso de carbono que deriva da menor movimentao dos funcionrios de casa para o trabalho. Com base na legislao e em mandatos j aprovados e em vigor em diversas partes do mundo, a necessidade das empresas demonstrarem a conformidade ambiental tem a tendncia de crescer significativamente no futuro.

Colaborao e Treinamento
Uma significativa parcela das viagens de negcios tradicionalmente envolveu o treinamento de funcionrios, seja conduzido internamente ou em conjuno com parceiros e fornecedores. Usar ferramentas de colaborao para transferir algum ou todo o treinamento para um modelo de ensino distncia ilustra outra rea fundamental de sucesso das empresas. A Allstate Insurance, por exemplo, treina em mdia 2.000 novos agentes todos os anos em seu Centro Nacional de Educao em Vendas. No passado, a participao requeria que os funcionrios viajassem a Chicago, a um custo considervel para a empresa. Agora, o treinamento conduzido usando a rede de vdeo conferncia da Allstate, que permite que os agentes bem como os instrutores convidados participem remotamente de forma completa sem precisarem viajar para o centro fsico. A Owens-Illinois (O-I), uma lder global em produtos de embalagem, est percebendo economias similares. Sujeita a treinamento imposto pelo governo, que anteriormente requeria que os participantes deixassem seus locais de produo e viajassem a localidade central por uma semana inteira, a O-I agora usa uma aplicao de ensino distncia por vdeo, permitindo que o treinamento seja realizado diretamente na fbrica. Entre passagens, hotis, alimentao e o custo de oportunidade relacionado ao tempo de seus funcionrios, a empresa est economizando, em uma estimativa conservativa, meio milho de dlares por ano. O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

Business Case Hipottico sobre Treinamento

Matemtica de Guardanapo
E se... Uma empresa pudesse conduzir seu treinamento padro de 4 dias para novos contratados usando o ensino distncia por vdeo ao invs de uma localidade de treinamento remota? (US$ 100 por noite em hotel + US$ 40 por refeies dirias) x 4 dias x 20 participantes + (custo mdio de bilhete areo de ida e volta de US$ 350,00) x 20 participantes = Economia direta de US$ 18.200 para cada sesso de treinamento E isso nem inclui os custos com as instalaes de conferncia ou os custos com transporte areo e hospedagem dos palestrantes convidados

Colaborao e Recrutamento
Entrevistas com Menores Custos O uso da colaborao tambm est tendo ampla adoo no processo de contratao de RH tanto em termos da reduo de custos relacionados a viagens quanto na acelerao de todo o fluxo de trabalho de recrutamento e entrevistas. Considere os custos eliminados quando uma entrevista pode ser realizada usando vdeo conferncia ao invs de enviando um candidato por avio para a localidade do gerente de contratao. A Figura 2 a seguir resume a economia que uma empresa americana de porte mdio obteve ao reduzir suas viagens domsticas. Para este cliente, eliminar uma nica entrevista em pessoa por ms compensou o custo do sistema de vdeo conferncia em menos de seis meses.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

Entrevistas por vdeo tornaram-se o padro na empresa baseada em San Jose Altera Corporation, desenvolvedora de chips programveis avanados. No passado, quando fizeram uma contratao snior na sia, por exemplo, o custo de uma nica visita poderia facilmente totalizar US$10.000. Agora, usando um sistema de vdeo conferncia disponvel em todas as localidades no mundo, eles poderiam simplesmente solicitar que o candidato fosse a um dos escritrios regionais da Altera. Acelere o Processo de Contratao Adicionalmente reduo dos custos de viagem associados ao recrutamento, o uso de solues de Comunicaes Unificadas tambm pode reduzir os prazos de contratao ao otimizar as interaes entre o RH, os recrutadores executivos e os candidatos. Considere o exemplo da Figura 3, baseado em estatsticas do Ministrio do Trabalho dos EUA e na experincia de uma empresa de biotecnologia nos arredores de Boston que utiliza ativamente vdeo conferncia em seu processo de contratao. Adicionalmente conduo de entrevistas remotamente, eles gravam e arquivam as sesses, de modo que outros decisores possam revisar posteriormente as mesmas aumentando a exposio do candidato e ajudando a assegurar a melhor deciso de contratao possvel.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

A colocao mais rpida de um indivduo chave tambm tem implicaes competitivas. Adicionalmente a potencialmente obter valiosos funcionrios de empresas rivais, intervalos menores de recrutamento tambm significam que os indivduos recrutados podem mais rapidamente fazer contribuies produtivas para a empresa. Business Case Hipottico sobre Recrutamento

Matemtica de Guardanapo
E se... Uma empresa pudesse utilizar a vdeo conferncia para acelerar o processo de contratao? Considere as implicaes de contratar um experiente executivo de vendas capaz de rapidamente aumentar o faturamento anual em US$ 600.000... (US$ 600k de faturamento anual) x (40% de margem de lucro) / 12 meses = US$ 20k mensais extras com a reduo do tempo necessrio para a contratao E isso nem inclui os custos com transporte areo domstico ou internacional, alojamento e hospedagem

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

10

Colaborao e Gerenciamento de Projetos

Acelerar o ritmo dos negcios tambm pode trazer significativos impactos a outros fluxos de trabalho fundamentais. A Figura 4 ilustra como o uso de solues colaborativas pode produzir redues considerveis nos prazos de desenvolvimento de produtos, ao estreitar as ligaes, tanto internamente, entre mltiplos departamentos, quanto externamente, com parceiros e fornecedores chave.

Com a colaborao integrada, pode-se conseguir compresso de tarefas e de tempo ao longo de todo o ciclo de vida desde a avaliao de necessidades, validao e projeto, at os testes, garantia da qualidade e lanamento no mercado. Em indstrias competitivas, lanar mais rapidamente seu produto ou servio pode muitas vezes contribuir diretamente para a vantagem competitiva. A fabricante de aeronaves lder Airbus usou a Colaborao como um facilitador-chave no desenvolvimento e produo do Airbus 380 a maior aeronave comercial do mundo. Sendo um consrcio Europeu, partes da aeronave vm de mltiplos pases e centenas de fornecedores, requerendo intensa coordenao e sincronizao em nvel internacional. A Airbus descobriu que a vdeo conferncia poderia acelerar significativamente o projeto, e acabou substituindo uma mdia de 1.200 reunies face a face por ms por sesses de vdeo resultando em maior produtividade do trabalho de equipe e em considerveis economias com viagens.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

11

Business Case Hipottico sobre Gerenciamento de Projetos

Matemtica de Guardanapo
E se... Uma empresa pudesse reduzir em dois meses o ciclo esperado de 24 meses para desenvolvimento de um produto, capaz de faturar US$ 12M no primeiro ano? US$ 12M de faturamento anual obtido 2 meses mais cedo = Um faturamento adicional de US$ 2M dentro do mesmo ano E isso nem inclui os menores custos com gerenciamento do projeto, a maior produtividade da equipe ou os dois meses adicionais de potencial exclusividade no mercado

Fatores Essenciais para Garantir o Sucesso da Colaborao

Nesta seo final do White Paper, buscamos as experincias de nossos clientes e compartilhamos diversas lies aprendidas que contriburam diretamente para a implantao e adoo com sucesso das solues colaborativas. Vale a pena notar que estas abordagens de melhores prticas so aplicveis a todas as empresas, independentemente do tamanho e do setor industrial. O Valor da Linha de Base Para demonstrar adequadamente o impacto de um investimento, deve-se inicialmente compreender o estado do desempenho antes da realizao do investimento. Ao preparar um business case para a colaborao, mea ou, no mnimo, modele as dinmicas financeiras de cada fator que se preveja ser impactado pela implantao das ferramentas de colaborao. Adicionalmente medio do desempenho de linha de base, tenha um processo definido para medies de desempenho ps-implantao, de modo a avaliar os impactos no Retorno sobre o Investimento (ROI) e no Custo Total de Propriedade. Assegure o Engajamento dos Lderes Quando se consideram os fatores que podem causar desanimadores resultados nos negcios com a colaborao, o fraco apoio dos lderes fica praticamente em primeiro lugar, juntamente com a baixa qualidade da rede. Ter um suporte executivo altamente visvel e enrgico essencial sempre que so feitas mudanas na cultura corporativa, e a adoo de solues colaborativas no exceo. H poucas formas melhores de reforar a colaborao do que quando a organizao como um todo v seus executivos usando as solues que lhes esto disponveis.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

12

Se o engajamento dos executivos um fator fundamental de sucesso, tambm o o suporte agressivo colaborao em todos os nveis da empresa. A maioria dos clientes que tm resultados incrveis com a adoo da colaborao relata o recrutamento e apoio ativo a anjos organizacionais gerentes e no-gerentes ao longo da empresa que agiram como promotores da colaborao e foram olhos e ouvidos locais para relatar quaisquer problemas que possam ter ocorrido. Tomando o Primeiro Passo Adicionalmente a identificar e mensurar as reas de negcio em que se espera aperfeioamento devido colaborao, outra importante considerao ser sua abordagem implementao seja em fases, ou em uma nica etapa em toda a empresa. Logisticamente, muitas empresas consideram mais fcil implantar as Comunicaes Unificadas (incluindo a colaborao) incrementalmente, escolhendo uma linha de negcios em particular (tal como a rea de P&D) ou uma funo especfica (tal como vendas) como uma populao piloto inicial. Outras empresas introduzem estas solues para todos os funcionrios simultaneamente, de modo a permitir uma obteno generalizada dos benefcios para os negcios. Nitidamente, boas razes podem ser encontradas em cada abordagem, mas ambas requerem uma estratgia claramente definida. Adicionalmente a assegurar que o oramento adequado seja reservado, especificar seus planos de implantao proporciona clareza sobre quando e onde conduzir as medies ps-implantao que formaro os impactos antes e depois em seus negcios. A Importncia da Experincia do Usurio Quando lderes de empresas nos solicitam a realizar check-ups ps-implantao sobre o uso e impactos da colaborao, temos repetidamente descoberto que a baixa qualidade de udio e vdeo tem sido uma das principais razes para a incrvel sub-utilizao das solues colaborativas pelos usurios finais. Quando realizada uma anlise de causa e efeito, a fonte do problema quase sempre est em problemas de desempenho nas Redes Local e WAN da empresa. Para ajudar a evitar que sua introduo de ferramentas de colaborao comece com o p esquerdo devido a problemas evitveis na rede, assegure-se de engajar precocemente sua rea tecnolgica no processo de planejamento de implantao da colaborao. Realizar testes de avaliao do desempenho da rede antes da implantao das solues de colaborao uniformemente recomendado. Muitas empresas tambm tm tido uma boa experincia designando um indivduo snior na rea de Tecnologia da Informao, que ser o responsvel por assegurar que a qualidade do servio de colaborao permanea nos nveis desejados.

Para mais informaes sobre este white paper, por favor contacte o Grupo de Solues Corporativas da Polycom pelo email enterprise.solutions@polycom.com.

O Poder da Colaborao no mbito das Comunicaes Unificadas 2008. Polycom, Inc.

13