Você está na página 1de 13

POLYCOM WHITE PAPER

O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas

Business Case – Considerações para Melhoria de Desempenho Corporativo

por Equipe de Soluções Corporativas da Polycom

v. 1.0 Junho 2008

©2008 Polycom, Inc. All rights reserved. Polycom and the Polycom logo are registered trademarks of Polycom, Inc. All other trademarks are the property of Polycom, Inc. or their respective companies.

................... Polycom.......................................................7 Colaboração e Recrutamento....3 O Business Case da Colaboração.................11 Fatores Essenciais para Assegurar o Sucesso da Colaboração........ÍNDICE Introdução..........................................................................4 Reduzindo os Custos com Overhead de Funcionários.........8 Colaboração e Gerenciamento de Projetos.................................................................................................................5 Reduzindo a Necessidade de Viagens.............. Inc...........................................................................6 Colaboração e Treinamento........................................................................................12 O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008............. 2 ...............

De um foco inicial na implantação de infra-estruturas de comunicação “à prova do futuro”. devido a sua relação custo-benefício. a Polycom já permitiu que milhares de organizações aproveitassem os benefícios completos da colaboração nestes ambientes de Comunicações Unificadas. que fossem capazes de aproveitar estes novos recursos de rede “built out”. Começando por um seleto grupo de corporações globais que buscaram reduzir os custos operacionais por meio da fusão de suas infra-estruturas de telefonia e dados. Inc. Começando com as maiores corporações multinacionais e agora passando às empresas de tamanho médio e pequeno. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008. a empresa de pesquisa da indústria IntelliCom Analytics documentou a evolução do pensamento empresarial líder durante este tempo. Como uma líder no mercado global de ferramentas e soluções de colaboração. Polycom. 3 .Introdução Da Habilitação da Infra-estrutura às Aplicações para Melhoria dos Negócios Os historiadores das tecnologias das comunicações provavelmente se referirão à era de 1997 a 2007 como a Década da Prontidão da Infra-estrutura (Infrastructure Readiness). Este White Paper compartilha perspectivas práticas na preparação de um business case para ferramentas de colaboração no âmbito das Comunicações Unificadas. a Figura 1 ilustra os estágios e períodos desta mudança. a migração para o século 21 tem visto empresas de todos os tamanhos e tipos abraçando as redes baseadas em IP. a IntelliCom identificou uma gradual mudança para a adoção de aplicativos para aperfeiçoamento da produtividade e eficiência. Em um estudo retrospectivo1 de 2007 sobre as prioridades tecnológicas das corporações. bem como oferece abordagens de melhores práticas para assegurar a adoção bem sucedida – e a máxima contribuição – das aplicações de colaboração em sua empresa. flexibilidade e habilidade inerentemente boas para suportar aplicações direcionadas aos negócios.

Polycom. de múltiplos terminais” Estão implícitos nesta definição três aspectos críticos das aplicações de colaboração: imediatismo. as verdadeiras soluções de colaboração permitem que todos os elementos da sessão – voz. tais como conferência por Web. uma empresa tipicamente percebe duas mudanças fundamentais: • A empresa pode “sentir e responder” mais rapidamente • A qualidade das decisões empresariais melhora com o “acesso de qualquer lugar” a informações vitais e pessoal chave Estas dinâmicas gêmeas terão implicações diretas em seu business case de colaboração. 4 . de modo a alcançarem a adoção ampla pelos usuários. Assim. Inc. tempo e mídia. e de onde estiverem. Impactos da Colaboração nos Negócios Quando os funcionários têm ferramentas de colaboração que são fáceis de usar e que permitem interação sob demanda. mas por um conjunto de produtos e aplicações integradas. a qualquer hora e através de qualquer meio. Simplicidade: A experiência proporcionada ao usuário desempenha um papel crítico nas soluções de colaboração. A descrição das Comunicações Colaborativas Unificadas (“UCC – Unified Collaborative Communications”) usada pelo Yankee Group2 destaca a amplitude e o significado estratégico destas soluções com grande impacto nos negócios: “Uma experiência para o usuário em colaboração por áudio. presença e mensagens instantâneas. Web e dados que vence todas as barreiras de distância. Como muitos indivíduos encaram com relutância as mudanças nos hábitos pré-estabelecidos de trabalho. as soluções colaborativas precisam ser fáceis de usar. Para os participantes que não forem capazes de interagir em tempo real. é imperativo que todos os elementos em separado de uma solução colaboração sejam baseados em padrões abertos de organizações independentes reconhecidas. à medida que você considerar as oportunidades para melhoria de velocidade e agilidade ao longo de sua empresa e que identificar operações e processos nos quais uma tomada de decisão mais rápida e bem informada pode fazer uma diferença tangível no desempenho dos negócios. simplicidade e interoperabilidade. Interoperabilidade: As soluções de colaboração não são compostas por um único produto ou aplicação. como a União Internacional de Telecomunicações (ITU). de modo que seus funcionários possam se reunir sempre que precisarem. as soluções de colaboração (produtos e aplicações associadas) precisam estar disponíveis sob demanda e suportar uma interação em tempo real. Do ponto de vista da usabilidade. uma definição padrão é necessária. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008. e permite às pessoas se comunicarem entre si de qualquer lugar. conteúdo e vídeo – sejam arquivados como uma experiência total para posterior acesso e compartilhamento. Imediatismo: Para proporcionar o máximo impacto para os negócios. a interoperabilidade significa que as soluções de colaboração devem interagir entre si. bem como outros recursos das Comunicações Unificadas. que incluem telefonia por voz. vídeo. independentemente do ambiente de rede UC subjacente. conferências por voz e vídeo e compartilhamento de conteúdo. que é essencial para a obtenção completa dos benefícios para os negócios. e do não menos importante retorno sobre o investimento.O Business Case da Colaboração Primeiro – uma Definição Antes de examinar o valor em potencial para os negócios que a colaboração pode trazer para sua empresa.

vagas de estacionamento. examinaremos uma série destas áreas e ilustraremos os benefícios para os negócios usando as experiências de empresas reais que incorporaram a colaboração em seus principais processos de negócios e fluxos de trabalho.Como um ponto de referência. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008. Uma empresa com um escritório metropolitano de 20. segurança e alimentação. pudesse obter uma redução de 20% em sua necessidade de espaço. de imediato e ao longo do tempo. o uso de áreas de trabalho compartilhadas – frequentemente referidas como “hotelling” ou “hot-desking” – pode ocasionar consideráveis reduções na quantidade de espaço dedicado requerido por uma empresa. com a maior produtividade dos funcionários e com a redução do consumo de combustível devido a menos idas ao escritório. 5 . As razões para tal são muitas. Business Case Hipotético sobre a Redução do Overhead com Funcionários Matemática de Guardanapo E se. a empresa tem a oportunidade de reduzir seus custos..000 m2. mas também com funcionários com localizações fixas. pagando um aluguel anual de R$250.000 m2) x (20%) x (R$ 250.00 por metro quadrado. Reduzindo os Custos com Overhead de Funcionários Raramente passa-se um dia sem que uma grande agência de notícias ou jornal de negócios publique um relatório sobre a crescente aceitação corporativa e adoção de acordos de trabalho remoto. Inc. ao oferecer a seus funcionários as ferramentas de produtividade que os permitissem trabalhar remotamente? (20. Menos funcionários em localidades fixas também podem se traduzir em menores gastos com energia e em menores custos relacionados aos funcionários.2 milhão E isso nem inclui as economias com a redução do consumo de energia. menos pessoal em localidades fixas da empresa significa que menos escritórios tradicionais (“hard offices”) são necessários. como mobília.00 por metro quadrado) = Economia de R$ 1. Quando menos funcionários e consultores precisam se reportar a uma localidade de trabalho central. Como um ponto de partida. Polycom. Nas seções seguintes. Para funcionários que ainda necessitem ocasionalmente de espaço de escritório. Reduzir as necessidades de metragem quadrada de sua empresa abre oportunidades para consolidar imóveis ou reduzir os planos de aquisições imobiliárias futuras. temos visto empresas conseguirem significativos ganhos nestas áreas não somente com fluxos de trabalho que envolvam trabalhadores móveis ou virtuais.. aquecimento e ar-condicionado.

como vídeo telefonia.000 com custos de viagem por reunião. fossem igualmente eficientes sem sair de sua localidade primária. percebe-se uma economia de mais de um milhão de dólares por ano.000.00 por bilhete de Classe Executiva) + (150 vôos) x (US$ 11. tais como negociações associadas com fusões e aquisições. posso dizer que já fechamos muitos acordos bem sucedidos por vídeo conferência. “Embora sempre haja situações que requerem interação face a face. encontrou na vídeo conferência uma maneira ideal de reduzir as viagens. Ao se conduzir estas reuniões por vídeo conferência. Com uma forte cultura corporativa de comunicações pró-ativas da liderança.R. W. a maioria das empresas está surpresa com a quantidade de viagens que podem ser eliminadas sem reduzir a eficiência dos negócios. alimentação e hospedagem.000. poderia permitir que pessoas muito sujeitas a viagens. o Presidente e os Chefes de Divisão estão acostumados com reuniões face a face. A maioria das empresas tem múltiplas atividades ou fluxos de trabalho que oferecem oportunidades óbvias para redução de custos de viagem. tais como tarifas aéreas. não somente aumentou-se a produtividade dos executivos e dos funcionários..00 por bilhete de Primeira Classe) = Economia de US$ 2. descobriu que a eliminação de dois vôos internacionais por mês para si e dois colegas iria pagar completamente. avalie também se o uso das ferramentas de colaboração.000 funcionários ao mesmo tempo.Reduzindo a Necessidade de Viagens Usar a colaboração para reduzir as viagens de negócios está entre os impactos nos negócios mais fáceis de mensurar. como executivos ou vendedores.000. frequentemente com mais de 2. transporte terrestre. o custo de um sistema de telepresença. Quando um executivo de um banco mercantil de Manhattan que faz muitas viagens “fez as contas”. Uma empresa com localidades principais em Nova Iorque e Londres pudesse eliminar simplesmente metade dos 600 vôos transatlânticos de ida e volta por ano usando a vídeo conferência? (300 vôos) x (US$ 4. Business Case Hipotético sobre a Redução de Viagens Matemática de Guardanapo E se.2 milhão E se metade desses vôos na verdade fosse de primeira classe? (150 vôos) x (US$ 4. Grace economizar em média US$52. Embora não seja provável que a colaboração remota elimine completamente a necessidade de reuniões em pessoa.00 por bilhete de Classe Executiva) = Economia de US$ 1.R. Se você considerar que a empresa tipicamente realiza 20 destas sessões por ano. 6 . Como um analista de capital de risco sintetizou. Polycom.” À medida que você avalia a oportunidade de reduzir ou eliminar os gastos associados a viagens.3 milhões E isso nem inclui os custos com hospedagem e alimentação O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008. conferências multimídia e reuniões de equipe por telepresença. Grace & Company.. mas permitiu-se à W. Inc. uma líder global no suprimento de produtos químicos e materiais especiais para construção civil. ao longo de um ano.

que permite que os agentes – bem como os instrutores convidados – participem remotamente de forma completa sem precisarem viajar para o centro físico. Com base na legislação e em mandatos já aprovados e em vigor em diversas partes do mundo. meio milhão de dólares por ano. “economias verdes” adicionais expandem o business case. Tornando-se Verde com a Colaboração Ter uma marca corporativa amiga da natureza nunca foi tão importante. Inc. Entre passagens. apropriados aos diferentes tipos de funcionários afetados – sejam executivos. Colaboração e Treinamento Uma significativa parcela das viagens de negócios tradicionalmente envolveu o treinamento de funcionários. também deve ser considerada a redução na emissão de carbono que deriva da menor movimentação dos funcionários de casa para o trabalho. poucos executivos experientes questionam a ligação positiva entre a melhoria da moral individual e organizacional com a inovação e criatividade dos funcionários e a retenção do pessoal chave. O excesso de viagens também pode prejudicar aspectos como a satisfação dos funcionários e o equilíbrio vida-trabalho. Usar ferramentas de colaboração para transferir algum ou todo o treinamento para um modelo de ensino à distância ilustra outra área fundamental de sucesso das empresas. alimentação e o custo de oportunidade relacionado ao tempo de seus funcionários.Outros Benefícios da Redução das Viagens Embora reduzir os custos com passagens aéreas e estadias em hotéis esteja entre os componentes mais fáceis de quantificar em seu business case. 7 . Agora. Independentemente da ambigüidade dos custos associados a esses fatores para a construção de um business case. a um custo considerável para a empresa. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008. Ao quantificar as implicações financeiras desta perda de produtividade. está percebendo economias similares. hotéis. têm igual importância. a participação requeria que os funcionários viajassem a Chicago. Sujeita a treinamento imposto pelo governo. a O-I agora usa uma aplicação de ensino à distância por vídeo. treina em média 2. Quando soluções colaborativas são tornadas amplamente disponíveis em conjunção com arranjos flexíveis de trabalho que permitam aos funcionários e consultores realizarem suas funções remotamente. Polycom. em termos de percepção do mercado e de contribuições tangíveis para um meio-ambiente sustentável e para a política energética. a necessidade das empresas demonstrarem a conformidade ambiental tem a tendência de crescer significativamente no futuro. em uma estimativa conservativa. o treinamento é conduzido usando a rede de vídeo conferência da Allstate. No passado. embora mais difíceis de considerar. A Allstate Insurance. seja conduzido internamente ou em conjunção com parceiros e fornecedores. a empresa está economizando. os custos de oportunidade relacionados às viagens e o desgaste pessoal. permitindo que o treinamento seja realizado diretamente na fábrica. engenheiros ou vendedores. Embora a colaboração certamente permita que o pessoal em trânsito permaneça engajado.000 novos agentes todos os anos em seu Centro Nacional de Educação em Vendas. bem como a qualidade do desempenho do pessoal fatigado. por exemplo. no uso de energia e de infra-estrutura tecnológica. Cada reunião realizada – e viagem de negócios evitada – por meio do uso da colaboração traduz-se em menores emissões de carbono. que anteriormente requeria que os participantes deixassem seus locais de produção e viajassem a localidade central por uma semana inteira. o tempo não produtivo perdido é uma conseqüência inevitável das viagens de negócios. uma líder global em produtos de embalagem. utilize fatores financeiros realistas. Adicionalmente às reduções nos custos imobiliários. A Owens-Illinois (O-I).

Considere os custos eliminados quando uma entrevista pode ser realizada usando vídeo conferência ao invés de enviando um candidato por avião para a localidade do gerente de contratação. Polycom. Para este cliente. 8 .. eliminar uma única entrevista em pessoa por mês compensou o custo do sistema de vídeo conferência em menos de seis meses. Uma empresa pudesse conduzir seu treinamento padrão de 4 dias para novos contratados usando o ensino à distância por vídeo ao invés de uma localidade de treinamento remota? (US$ 100 por noite em hotel + US$ 40 por refeições diárias) x 4 dias x 20 participantes + (custo médio de bilhete aéreo de ida e volta de US$ 350.. Inc. A Figura 2 a seguir resume a economia que uma empresa americana de porte médio obteve ao reduzir suas viagens domésticas.200 para cada sessão de treinamento E isso nem inclui os custos com as instalações de conferência ou os custos com transporte aéreo e hospedagem dos palestrantes convidados Colaboração e Recrutamento Entrevistas com Menores Custos O uso da colaboração também está tendo ampla adoção no processo de contratação de RH – tanto em termos da redução de custos relacionados a viagens quanto na aceleração de todo o fluxo de trabalho de recrutamento e entrevistas. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008.00) x 20 participantes = Economia direta de US$ 18.Business Case Hipotético sobre Treinamento Matemática de Guardanapo E se.

Acelere o Processo de Contratação Adicionalmente à redução dos custos de viagem associados ao recrutamento. eles gravam e arquivam as sessões. Considere o exemplo da Figura 3. No passado. desenvolvedora de chips programáveis avançados.000. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008. Polycom. eles poderiam simplesmente solicitar que o candidato fosse a um dos escritórios regionais da Altera. Inc. os recrutadores executivos e os candidatos. usando um sistema de vídeo conferência disponível em todas as localidades no mundo. Agora. Adicionalmente à condução de entrevistas remotamente. o custo de uma única visita poderia facilmente totalizar US$10.Entrevistas por vídeo tornaram-se o padrão na empresa baseada em San Jose Altera Corporation. 9 . de modo que outros decisores possam revisar posteriormente as mesmas – aumentando a exposição do candidato e ajudando a assegurar a melhor decisão de contratação possível. baseado em estatísticas do Ministério do Trabalho dos EUA e na experiência de uma empresa de biotecnologia nos arredores de Boston que utiliza ativamente vídeo conferência em seu processo de contratação. quando fizeram uma contratação sênior na Ásia. por exemplo. o uso de soluções de Comunicações Unificadas também pode reduzir os prazos de contratação ao otimizar as interações entre o RH.

alojamento e hospedagem O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008.000. 10 . intervalos menores de recrutamento também significam que os indivíduos recrutados podem mais rapidamente fazer contribuições produtivas para a empresa. Polycom.. Uma empresa pudesse utilizar a vídeo conferência para acelerar o processo de contratação? Considere as implicações de contratar um experiente executivo de vendas capaz de rapidamente aumentar o faturamento anual em US$ 600...A colocação mais rápida de um indivíduo chave também tem implicações competitivas.. (US$ 600k de faturamento anual) x (40% de margem de lucro) / 12 meses = US$ 20k mensais extras com a redução do tempo necessário para a contratação E isso nem inclui os custos com transporte aéreo doméstico ou internacional. Inc. Business Case Hipotético sobre Recrutamento Matemática de Guardanapo E se. Adicionalmente a potencialmente obter valiosos funcionários de empresas rivais.

O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008.Colaboração e Gerenciamento de Projetos Acelerar o ritmo dos negócios também pode trazer significativos impactos a outros fluxos de trabalho fundamentais. Polycom. pode-se conseguir compressão de tarefas e de tempo ao longo de todo o ciclo de vida – desde a avaliação de necessidades.200 reuniões face a face por mês por sessões de vídeo – resultando em maior produtividade do trabalho de equipe e em consideráveis economias com viagens. Inc. requerendo intensa coordenação e sincronização em nível internacional. tanto internamente. 11 . lançar mais rapidamente seu produto ou serviço pode muitas vezes contribuir diretamente para a vantagem competitiva. ao estreitar as ligações. entre múltiplos departamentos. A Airbus descobriu que a vídeo conferência poderia acelerar significativamente o projeto. A fabricante de aeronaves líder Airbus usou a Colaboração como um facilitador-chave no desenvolvimento e produção do Airbus 380 – a maior aeronave comercial do mundo. quanto externamente. Em indústrias competitivas. Sendo um consórcio Europeu. Com a colaboração integrada. até os testes. validação e projeto. A Figura 4 ilustra como o uso de soluções colaborativas pode produzir reduções consideráveis nos prazos de desenvolvimento de produtos. e acabou substituindo uma média de 1. partes da aeronave vêm de múltiplos países e centenas de fornecedores. com parceiros e fornecedores chave. garantia da qualidade e lançamento no mercado.

o fraco apoio dos líderes fica praticamente em primeiro lugar. capaz de faturar US$ 12M no primeiro ano? US$ 12M de faturamento anual obtido 2 meses mais cedo = Um faturamento adicional de US$ 2M dentro do mesmo ano E isso nem inclui os menores custos com gerenciamento do projeto. Inc. 12 . juntamente com a baixa qualidade da rede. Assegure o Engajamento dos Líderes Quando se consideram os fatores que podem causar desanimadores resultados nos negócios com a colaboração. Há poucas formas melhores de reforçar a colaboração do que quando a organização como um todo vê seus executivos usando as soluções que lhes estão disponíveis. independentemente do tamanho e do setor industrial. modele – as dinâmicas financeiras de cada fator que se preveja ser impactado pela implantação das ferramentas de colaboração. e a adoção de soluções colaborativas não é exceção. buscamos as experiências de nossos clientes e compartilhamos diversas “lições aprendidas” que contribuíram diretamente para a implantação e adoção com sucesso das soluções colaborativas. Vale a pena notar que estas abordagens de melhores práticas são aplicáveis a todas as empresas. Adicionalmente à medição do desempenho de linha de base.. de modo a avaliar os impactos no Retorno sobre o Investimento (ROI) e no Custo Total de Propriedade.. Ter um suporte executivo altamente visível e enérgico é essencial sempre que são feitas mudanças na cultura corporativa. tenha um processo definido para medições de desempenho pós-implantação. Uma empresa pudesse reduzir em dois meses o ciclo esperado de 24 meses para desenvolvimento de um produto.Business Case Hipotético sobre Gerenciamento de Projetos Matemática de Guardanapo E se. Polycom. meça – ou. Ao preparar um business case para a colaboração. deve-se inicialmente compreender o estado do desempenho antes da realização do investimento. O Valor da Linha de Base Para demonstrar adequadamente o impacto de um investimento. a maior produtividade da equipe ou os dois meses adicionais de potencial exclusividade no mercado Fatores Essenciais para Garantir o Sucesso da Colaboração Nesta seção final do White Paper. no mínimo. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008.

de modo a permitir uma obtenção generalizada dos benefícios para os negócios. Tomando o Primeiro Passo Adicionalmente a identificar e mensurar as áreas de negócio em que se espera aperfeiçoamento devido à colaboração. Muitas empresas também têm tido uma boa experiência designando um indivíduo sênior na área de Tecnologia da Informação. Inc. a fonte do problema quase sempre está em problemas de desempenho nas Redes Local e WAN da empresa. por favor contacte o Grupo de Soluções Corporativas da Polycom pelo email enterprise. Nitidamente.com. Para mais informações sobre este white paper. especificar seus planos de implantação proporciona clareza sobre quando e onde conduzir as medições pós-implantação que formarão os impactos “antes e depois” em seus negócios. Quando é realizada uma análise de causa e efeito. Para ajudar a evitar que sua introdução de ferramentas de colaboração “comece com o pé esquerdo” devido a problemas evitáveis na rede. outra importante consideração será sua abordagem à implementação – seja em fases. temos repetidamente descoberto que a baixa qualidade de áudio e vídeo tem sido uma das principais razões para a incrível sub-utilização das soluções colaborativas pelos usuários finais. boas razões podem ser encontradas em cada abordagem. Logisticamente. mas ambas requerem uma estratégia claramente definida. muitas empresas consideram mais fácil implantar as Comunicações Unificadas (incluindo a colaboração) incrementalmente.solutions@polycom. Realizar testes de avaliação do desempenho da rede antes da implantação das soluções de colaboração é uniformemente recomendado.Se o engajamento dos executivos é um fator fundamental de sucesso. que será o responsável por assegurar que a qualidade do serviço de colaboração permaneça nos níveis desejados. também o é o suporte agressivo à colaboração em todos os níveis da empresa. ou em uma única etapa em toda a empresa. escolhendo uma linha de negócios em particular (tal como a área de P&D) ou uma função específica (tal como vendas) como uma população piloto inicial. Polycom. assegure-se de engajar precocemente sua área tecnológica no processo de planejamento de implantação da colaboração. Adicionalmente a assegurar que o orçamento adequado seja reservado. A maioria dos clientes que têm resultados incríveis com a adoção da colaboração relata o recrutamento e apoio ativo a “anjos” organizacionais – gerentes e não-gerentes ao longo da empresa que agiram como promotores da colaboração e foram “olhos e ouvidos” locais para relatar quaisquer problemas que possam ter ocorrido. A Importância da Experiência do Usuário Quando líderes de empresas nos solicitam a realizar “check-ups” pós-implantação sobre o uso e impactos da colaboração. O Poder da Colaboração no Âmbito das Comunicações Unificadas © 2008. Outras empresas introduzem estas soluções para todos os funcionários simultaneamente. 13 .