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Financeiro – Contas a Pagar

Procedimento Operacional Padrão


SUMÁRIO

1. Introdução...................................................................................................... 3

2. Atividades gerais do setor Contas a Pagar..................................................... 3

3. Transferências entre contas e saques ........................................................... 4

4. Classificação de despesas .............................................................................. 4

5. Centros de Custo ............................................................................................ 4

6. Boas práticas de organização do Contas a Pagar .......................................... 5

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1. Introdução

1.1. Objetivo
Descrever o procedimento padrão para o setor de Contas a Pagar.

1.2. Responsabilidades
É de responsabilidade do setor ou pessoa encarregada do financeiro da empresa fazer
as atividades de Contas a Pagar.

É de responsabilidade do gestor/sócio e demais áreas entregar as contas a pagar


diretamente para o responsável financeiro, bem como a descrição detalhada das
despesas.

2. Atividades gerais do setor Contas a Pagar

 Controle de contas a pagar e posição de fornecedores;


 Lançamentos de contas a pagar (saídas) no sistema ERP;
 Agendamento de contas a pagar na rede bancária;
 Controle de cheques emitidos;
 Efetivação de pagamentos na rede bancária (caso tenha autorização);
 Baixa dos pagamentos no sistema ERP com a correta classificação da despesa;
 Cadastramento e arquivamento de Notas Fiscais de Entrada (quando não houver
setor de compras);
 Controle das comissões a pagar/pagas;
 Controle e fechamento mensal dos Bancos e Caixa Interno;
 Conciliação Bancária e do Caixa Interno;
 Organização e envio de documentação à contabilidade;
 Arquivamento dos extratos mensais;
 Impressão e/ou Arquivamento de NFs e Comprovantes de Pagamentos;

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 Inclusão e ajuste de Provisões e Previsões;
 Controle e emissão de relatório com a necessidade de caixa para pagamentos;

3. Transferências entre contas e saques


Quando há uma transferência bancária entre as contas correntes de uma mesma
empresa, é necessário fazer o lançamento no sistema ERP como uma transferência,
sem precisar identificar plano de contas e centro de custos.
O Caixa Interno da empresa (caixinha) deve ser considerado no sistema ERP da mesma
forma que uma conta bancária. Todas as vezes que é realizado um saque, é necessário
realizar uma transferência para o caixa interno. As despesas que foram pagas com o
dinheiro do saque serão lançadas no sistema ERP na conta ‘caixa interno’.

4. Classificação de despesas
A correta classificação das despesas é essencial para a análise gerencial e tomada de
decisões.
A classificação é feita no momento que é lançado a conta a pagar no sistema
financeiro (plano de conta/categoria/conta gerencial/finalidade). No financeiro, essa
classificação é feita de acordo com a finalidade da despesa, ou seja, qual o motivo do
gasto. Por exemplo, se foi comprado uma passagem aérea para uso pessoal dos sócios,
a classificação da despesa seria “Retirada de Sócios” ou “Distribuição de Lucros” e não
“Despesa com viagem”.

5. Centros de Custos
Os Centros de Custo normalmente são de uso opcional nos sistemas. Denomina-se
centro de custo, as diversas seções, setores de uma empresa (exemplo, Produção e
Administrativo). Também podem ser usados para controle de gastos de projetos que
têm custos exclusivos para o projeto.

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A informação de centro de custo é complementar às outras informações do
lançamento financeiro. Essa informação se cruza com o Plano de Contas. Por exemplo,
você irá saber quanto está gastando em “Despesas de Viagem” (plano de contas) com
o setor ‘Comercial’ e com o setor ‘Administrativo’ (ambos são centros de custo).

6. Boas práticas de organização do setor Contas a Pagar

6.1. Pastas
 As contas a pagar que chegam ao escritório podem ser separadas em uma
pasta sanfonada por dia. Para evitar pagamento de contas dos meses
seguintes, coloque nessa pasta somente os boletos com vencimento para o
mês corrente;
 Assim que chegar a conta para pagar, fazer o lançamento no sistema. Assim
sempre terá o controle dos vencimentos e a previsão de valores a pagar;
 Para as contas fixas (luz, aluguel, etc) fazer o lançamento no sistema como
previsão para os meses seguintes;
 Arquive (eletrônico ou digital) os comprovantes de pagamento de todos os
impostos para que seja possível uma consulta rápida se for necessário.

6.2. Caixa Interno


 Fazer a conferência semanal ou diária (nos casos de muita movimentação) do
saldo do caixa interno com o sistema. Dessa forma será mais fácil identificar
erros;
 Preferencialmente o caixa interno deve ter um ‘dono’, ou seja, uma única
pessoa responsável pelas entradas e saídas de dinheiro. Se houver mais de uma
pessoa que efetue saques é aconselhado ter caixas separados. Por exemplo,
um caixa para ‘Caixa Sócios’ e outro para ‘Caixa Escritório’;
 Pegar sempre algum tipo de comprovante para as despesas do caixa interno,
mesmo que seja um recibo simples ou uma anotação em folha de papel.

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6.3. Políticas de pagamento
 É possível estabelecer algumas políticas de pagamento e enviá-las aos
fornecedores e equipe de outros setores. Seguem algumas:
 Pagamentos sempre realizados em um dia da semana. É útil quando existe
um grande volume de contas a pagar;
 Prazo mínimo de pagamento, que pode ser desde 48 horas para pequenas
compras ou meses para compras maiores. Essa política deve ser alinhada
com o setor de compras, que fará a negociação com o fornecedor. Ter um
bom controle de prazos de pagamentos é essencial para a saúde financeira
da empresa.

Fim do procedimento.

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