Auditorias Internas V-3

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

CDIGO:
MD-CG-CE-JEM-JEDOC-ESMIC-DIR-SGC-33.2 PG. 1 de 13 VERSION No: 3
ESCUELA MILITAR DE CADETES GENERAL JOS MARA CRDOVA
PR V2 P 5 FECHA VERSION: 2009/09/25
Elaborado por: Gerente de Calidad
Revisado por: Subdirector Representante de la Direccin
Aprobado por: Director Representante Legal
Control de Revisiones Versin No. 0 Fecha versin 2007/11/13 Descripcin del cambio Procedimiento inicial Se modific el cdigo del procedimiento, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Control de Documentos. Se cambi el cdigo de los formatos que hacen parte de este procedimiento, y se incluyeron dentro del numeral de referencias de este procedimiento. Se cambi el cdigo de los registros de este procedimiento, de acuerdo al procedimiento de Control de Documentos. Se ajustaron las actividades del procedimiento. Se modific el cdigo del procedimiento, de acuerdo a lo establecido en el listado maestro de documentos internos. Se ajustaron las actividades del procedimiento. Se cambi el cdigo de los formatos que hacen parte de este procedimiento, y se incluyeron dentro del numeral de referencias de este procedimiento. Se modific el cdigo del procedimiento por traslado al proceso de Gestin de Evaluacin y Control
1 2007/11/28
2008/03/19
2009/09/25
Este es un DOCUMENTO CONTROLADO de propiedad de la ESMIC. No est autorizada la impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido. Se reservan los Derechos de autor.

CDIGO:
OBJETIVOS: Planificar las actividades para la realizacin de las Auditorias Internas, del informe de los resultados y para mantenimiento del registro; con el fin de asegurar que el Sistema de Gestin de la Calidad de la ESMIC, cumple con los requisitos de las normas: ISO 9001:2000, NTC GP1000:2004. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las Auditorias Internas realizadas a los procesos que conforman el SGC de la ESMIC y la revisin de la eficacia de las acciones correctivas, preventivas u oportunidades de mejora tomadas por los dueos de proceso. RESPONSABILIDADES: El Representante de la Direccin y la Gerente de Calidad son responsable de: Planear y aprobar el programa anual de auditorias internas de calidad Donde se nombra el equipo de auditoria interna por proceso. Seleccionar las personas que actan como de Auditores Lderes generales, Auditores lideres de equipo, Auditores de calidad, Auditores observadores, Auditores especialistas, tcnicos, expertos. Teniendo en cuenta la objetividad e imparcialidad y el perfil. Organizar y dirigir reunin general de apertura y de cierre. Evaluar la eficacia de las acciones propuestas por el responsable o dueos de proceso, y de los auditores. Verificar el cumplimiento y eficacia de las acciones descritas en este documento. La Gerente de Calidad es responsable de elaborar el Programa Anual de Auditorias Internas de Calidad a travs del Formato Programa Anual de Auditoria internas asegurndose que se realizan por lo menos una (1) auditoria interna durante el ao, a cada uno de los procesos de todo el Sistema de Gestin de la Calidad.
Los Auditores Internos de Calidad son responsables de: Asistir y participar en las reuniones de auditoria. Preparar el trabajo para el desarrollo de las Auditorias (informarse del proceso asignado a auditar, elaborar el plan de auditoria y lista de verificacin). Recolectar las evidencias (entrevista, video, observacin y seguimiento del proceso). Redactar e informar hallazgos de la Auditoria (Observaciones, fortalezas, no conformidades y oportunidad de Mejora).

CDIGO:
Redactar el informe de auditoria, segn el formato Informe auditorias internas de calidad. Realizar seguimiento a las acciones sugeridas por el responsable del proceso auditado. Verificar la eficacia de las acciones tomadas, y dar cierre a las mismas.
El Auditor lder General es responsable de: Asistir y participar en las reuniones de auditoria. Coordinar las actividades necesarias para que se realicen las auditorias internas por parte de los equipo de auditores, en todos los procesos. Revisar los planes de auditoria y verificar su coherencia con el programa. Redactar el informe general de auditoria, segn el formato Informe auditorias internas de calidad. Y de acuerdo con los informes de los Auditores lderes de equipo. Realizar la evaluacin a los auditores internos en el formato Reporte Evaluacin del Auditor Interno. Los Auditores lderes de equipo de Calidad son responsables de: Asistir y desarrollar las auditorias de acuerdo al programa y al plan de auditorias. Coordinar las actividades necesarias para que se realicen las auditorias internas por parte de los equipo de auditores en el proceso asignado. Realizar con el equipo de auditores el plan de auditoria y verificar su coherencia con el programa. Redactar el informe de auditoria, segn el formato Informe auditorias internas de calidad. Y de acuerdo con los informes de los Auditores del equipo. Realizar la evaluacin a los auditores internos en el formato Reporte Evaluacin del Auditor Interno. Los Auditores observadores son responsables de: Prepararse en el conocimiento y aplicacin de la normas para superar el examen de conocimientos. Asistir y apoyar en las reuniones de auditoria y las auditorias de acuerdo al programa y al plan de auditorias. Observar las actividades necesarias que se realicen en las auditorias internas por parte de los auditores en el proceso asignado. (No podr hacer preguntas y ni comentarios a los responsables de las actividades o procedimientos).

CDIGO:
Observar las actividades y procedimientos, estado de las instalaciones, forma de funcionar las dependencias en el proceso asignado. (No podr hacer preguntas y ni comentarios a los responsables de las actividades o procedimientos). Apoyar al equipo de auditores en el desarrollo del plan de auditoria y verificar su coherencia con el programa. Aportar observaciones al informe de auditoria. Y de acuerdo con los informes de los Auditores del equipo.
Los Auditores tcnicos, especialista y expertos son responsables de: Asistir y apoyar en las reuniones de auditoria y las auditorias de acuerdo al programa y al plan de auditorias. Observar las actividades necesarias que se realicen en las auditorias internas por parte de los auditores en el proceso asignado. (No podr hacer preguntas y ni comentarios a los responsables de las actividades o procedimientos). Observar las actividades y procedimientos, estado de las instalaciones, forma de funcionar las dependencias en el proceso asignado. (No podr hacer preguntas y ni comentarios a los responsables de las actividades o procedimientos). Apoyar al equipo de auditores en el desarrollo del plan de auditoria y verificar su coherencia con el programa. Aportar observaciones de carcter tcnico, especial, y/o experto de acuerdo a su perfil al informe de auditoria. Y de acuerdo con los informes de los Auditores del equipo. Los Dueos de los procesos son responsables de: Coordinar las actividades y recursos necesarios para recibir y que se puedan dar apertura, realizar y cerrar las auditorias internas, y cierre de las acciones abiertas s las hubiere. Informarse del contenido del informe de auditoria, segn el formato Informe auditorias internas de calidad. Y con base en ste, s hubiere acciones correctivas, preventivas o de mejora, cumplir con el procedimiento acciones correctivas, preventivas y oportunidades de Mejora del Sistema de Gestin de Calidad de la ESMIC. Cumplir lo registrado en el formato de acciones correctivas, preventivas y oportunidades de Mejora del Sistema de Gestin de Calidad de la ESMIC. Evaluar a los auditores internos en el formato Reporte Evaluacin del Auditor Interno. Asistir y participar en el cierre de la auditoria,

CDIGO:
DEFINICIONES: Criterio de Auditoria: Polticas, practicas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor compara la informacin recopilada sobre la gestin de calidad. Los requerimientos pueden incluir estndares, normas, requerimientos organizacionales especficos, y requerimientos legislativos o regulados. Evidencia de Auditoria: Informacin, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de auditoria. La evidencia de auditoria se basa tpicamente en entrevistas, revisin de documentos, observacin de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas. Resultados de la Auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de auditoria recopilada comparada contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria. Equipo Auditor: Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempear una auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y auditores en practicas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempea la funcin de auditor lder. Auditado: Organizacin que se audita. Auditor (Calidad): Persona calificada para realizar auditorias de calidad. Auditoria de calidad: Proceso sistemtico, documentado y de verificacin objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o informacin referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la comunicacin de los resultados de este proceso al cliente. Auditor lder (calidad): Persona calificada para manejar y realizar auditorias de calidad. Experto, tcnico, especialista: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor.

CDIGO:
REFERENCIAS: Manual de Calidad de la ESMIC. Procedimiento Control de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad Norma ISO 9001:2000 (Para requisitos del Sistema de Gestin de Calidad) Norma ISO 19011:2002 (Para Auditorias del Sistema de Gestin de Calidad) Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora del Sistema de Gestin de Calidad de la ESMIC.
DESARROLLO: ETAPAS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS RESPONSABLE INICIACIN Esta etapa se enfoca hacia la planificacin del programa de auditorias teniendo en cuenta el estado e importancia de los procesos a auditar y los criterios de auditorias y el grupo auditor. Organizar y asignar los recursos para la Representan de la Direccin y Capacitacin y revisin perfil de auditores Gerente de calidad internos Seleccin (elegidos y no elegidos) de auditores El Representante de la Direccin y la Gerente de la Calidad Seleccionan, basado en un anlisis de competencias y el perfil, las personas que actan como Auditores. Avalar el personal seleccionado teniendo presente que las auditorias son realizadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa en el proceso, Director de la ESMIC, dependencia o seccin que se audita y que los auditores se han capacitado y cumplen los criterios definidos en el Anexo I de este procedimiento Definicin de competencias para auditores internos de calidad. Evaluacin del personal auditor Gerente de calidad El procedimiento para evaluar los auditores es: a) Citar al personal seleccionado para auditores internos de calidad, que manifiesten a la realizacin de la prueba, especificando lugar y fecha de la misma y procede a la realizacin de la prueba segn lo planificado.
ACTIVIDADES

CDIGO:
b) La prueba general, incluye los siguientes conocimientos y habilidades genricos:

Terminologa relacionada con la calidad. Principios de gestin de calidad y su aplicacin. Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria. Estructura y documentos del sistema de gestin de calidad. Conocimientos de la Norma ISO 9001:2000.
c) Una vez realizada la prueba, el Gerente de Calidad analiza los resultados y evala la prueba segn criterios de evaluacin previamente establecidos. Clasificacin en Auditor general lder, Auditor Lder de equipo, Auditores y Auditores observadores. Auditores expertos, tcnicos, especialistas. Auditor Lder General : La calificacin mnima aprobatoria de 70/100 o mayor calificacin. Auditor Lder de Equipo: La calificacin mnima aprobatoria de 60/100 o mayor calificacin. Auditor Observadores: La calificacin menor a 60/100. ste participar como acompaante en las auditorias internas para fortalecer sus competencias. O menores calificaciones, de acuerdo a las cuotas de disponibilidad de personal. Los auditores expertos, tcnicos o especialistas, son personas que por su idoneidad en ciertas actividades pueden hacer parte de la auditoria para asesorar al equipo de auditores. No requieren evaluacin. Preparacin programa anual de auditoria Gerente de calidad o la persona que designe Para la programacin anual de auditorias internas de calidad deben tenerse en cuenta: los resultados de la ltima auditoria para determinar los procesos a evaluar, as como el objetivo y alcance de la misma y su fecha de ejecucin; en dicho programa se indican las fechas de realizacin de las auditorias. El programa anual de auditorias internas de la ESMIC puede adecuarse o complementarse para la ejecucin de auditorias no programadas, si la Gerente de Calidad y el Representante de la Direccin as lo determinan como resultado de modificaciones representativas en los procesos, o como resultados de las revisiones por la direccin o cuando la direccin lo solicite.

CDIGO:
Presentacin, preparacin y aprobacin del La Gerente de la Calidad programa de auditoria. Presentar el programa anual de auditorias internas de la Escuela al Director de la ESMIC, y al Representante de la Direccin para su revisin y aprobacin. En caso de que no exista ninguna modificacin, el Director de la ESMIC al firmar autoriza el programa anual de auditorias internas. En caso de haber modificaciones, se realizarn los cambios necesarios hasta lograr la autorizacin del personal antes citado. Una vez autorizado el programa anual de auditorias internas, lo emite por cualquier medio de comunicacin, para su conocimiento por parte de todo el personal de la ESMIC. Con base a las fechas programadas en el programa anual de auditorias internas, asigna a los auditores internos y al lder, encargados de su realizacin Seguimiento del plan de auditorias El Auditor General Lder Es responsable del seguimiento del plan de auditorias internas de calidad y de notificar a la parte auditada. Recopilar y entregar los planes de auditoria al Gerente de Calidad, para su requisicin y aprobacin, una vez aprobados al responsable del proceso a auditar Cualquiera de los responsables de proceso puede solicitar cambios al plan y/o programa de la auditoria interna; estos cambios se notificarn a la brevedad posible al Auditor General Lder, para volverlos a emitir con los cambios respectivos para la aprobacin del Gerente de Calidad. Todos los cambios y acuerdos entre la parte auditada y auditores deben estar conciliados por lo menos tres das antes de la fecha de inicio de la auditoria. PREPARACIN: Realizar una reunin General con los auditores. Representante de la Direccin Evaluar los auditores Gerente de calidad Seleccin: (elegidos y no elegidos) Representante de la Direccin Clasificacin: Auditor general lder, Auditor Lder de equipo, Auditores y Auditores Gerente de Calidad observadores. Auditores tcnicos, expertos, especialistas. Elaboracin y comunicacin Programa de Gerente de Calidad Auditoria y distribucin de procesos aprobado. Preparacin de plan de auditorias y Auditores internos de la ESMIC documentos de trabajo Los auditores internos seleccionados, prepararn su informacin de trabajo : Plan de auditorias: se realiza con el fin de suministrar la siguiente informacin

CDIGO:
al auditado: Objetivo, Alcance, criterio(s), equipo auditor, proceso a auditar, agenda y observaciones, quedando registrada en el Formato Plan de auditoria interna de calidad, la cual se lleva al auditado (entrevistado) para que sea revisada y aprobada, y se entrega al auditor lder general, para aprobacin del gerente de calidad y regresada para la aplicacin durante la auditoria. Lista de verificacin: Se realiza con el fin de recopilar evidencias en orden lgico, realizando las preguntas siguiendo el ciclo PHVA, registrndolas en el Formato Lista de Verificacin. Aprobacin del plan de auditorias y lista de Auditor Lder General y el Gerente verificacin de Calidad Revisin de documentacin Auditores internos de la ESMIC Se realiza revisin de documentos de los procesos con el propsito de entender y tener una idea de los procesos vs objetivos de los procesos y criterios de auditoria. EJECUCIN: Reunin de apertura general de auditoria a los Representante de la direccin, procesos Gerente de calidad y comit de calidad Reunin de apertura por proceso a auditorias Lder de proceso, auditores internos de la ESMIC, Auditados(responsables para las funciones y procesos que se van a auditar) El da, hora y lugar programada en el programa de auditoria, se realiza la reunin de apertura con el responsable del proceso a auditar, los responsables de las actividades, procedimientos involucrados en el proceso y el Equipo Auditor, con el fin de que se traten los siguientes puntos:
a) b) c) d) e) f) g) Presentacin del Equipo Auditor Explicacin de la metodologa de trabajo. Objetivo, alcance y plan de la auditoria. Horario. Disponibilidad de recursos. Aclaracin de inquietudes. Fecha y hora de reunin de cierre. Lder de proceso, auditores internos de la ESMIC, Auditados(responsables para las funciones y procesos que se van a auditar)
Desarrollo de la auditoria

CDIGO:
La ejecucin de la auditoria se realiza de la siguiente manera: Se procede a recoger la evidencia. La informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada, por el equipo auditor, para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de verificacin y evaluacin para determinar si los criterios de la auditoria se estn cumpliendo. La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoria similares a la evaluacin de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoria. La evidencia de la auditoria debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisin de documentos y la observacin de actividades y condiciones. La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Las declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales. Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medicin efectivos. Se coordina una reunin con el Equipo Auditor donde se discutan los hallazgos y se definen cules son catalogados como evidencias objetivas de no conformidades u oportunidad de mejora. De presentarse una no conformidad u oportunidad de mejora se tiene en cuenta que sea un hecho verificable, cundo ha ocurrido (Trazable: cuntos, cules, fechas) y dnde ocurri.
Cada auditor redacta los hallazgos en trminos del criterio(s), luego se rene el equipo auditor para revisar los hallazgos encontrados y documentarlos en el Formato Informe Auditoria Interna de Calidad, donde se consignan el resumen de la auditoria, no conformidades (qu, cundo, cuntos, donde y el incumplimiento) y observaciones. Este informe se presenta al auditado, para que tome las acciones necesarias. Lder de proceso, auditores internos Reunin de cierre por proceso de auditorias
de la ESMIC, Auditados (responsables de procesos, actividades y procedimientos)
Se realiza la reunin de cierre con las mismas personas que participaron en la


CDIGO:
reunin de apertura en la cual: a) Se informa las fortalezas, observaciones, oportunidades de mejora halladas en el estudio de campo. Solicita se emprendan acciones preventivas o de mejora para las fortalezas, observaciones y oportunidades que se levantaron. b) Se valida las no conformidad con el proceso auditado y se permite que se presenten evidencias objetivas de conformidad no observadas por el Equipo Auditor. De lo contrario. Solicita se emprendan acciones correctivas para las no conformidades que se levantaron. Presentar y entregar el informe de auditoria al auditor lder general Recepcin y recopilacin de copia de los Auditor Lder de Equipo formatos de acciones de los responsables de proceso Presentar y entregar el Informe de auditoria general y acciones de los responsables de los procesos en Comit de Calidad, al Auditor Lder General Representante de la Direccin y al Gerente de Calidad. Revisin por la Direccin Representante de la Direccin, Gerente de Calidad, Comit de Calidad. Acta de la Revisin por la Direccin Control Interno de la ESMIC Informe al Director de la Escuela Representante de la Direccin Cumplimiento, seguimiento e informe de las Auditor Lder General y Auditores acciones de Equipo Cierre de la acciones Auditor Lder General y Auditores de Equipo Se realiza la reunin de cierre general con las mismas personas que participaron en la reunin de apertura general en la cual: a) Se informa las oportunidades de mejora halladas en el estudio de campo. b) Se imparten las instrucciones y ordenes emitidas por el Director de la Escuela. c) Solicita se emprendan acciones correctivas para las no conformidades que se levantaron. Se entrega copia a todos los auditados
SEGUIMIENTO DE ACCIONES TOMADAS:

CDIGO:
El auditor lder general realiza seguimiento a las acciones tomadas registradas en el Formato Acciones correctivas, preventivas u oportunidades de mejora por parte de los responsables, verificando que las actividades planificadas se hallan implementado en el tiempo pactado. El auditor lder general y el Gerente de Calidad verifican si han sido eficaces las acciones tomadas quedando registradas en el Formato Acciones correctivas, preventivas u oportunidades de mejora y as cerrar la no conformidad. Cuando una accin tomada no sea eficaz, se informa al auditado con el fin de que implemente una nueva accin.

CDIGO:
ANEXO I: DEFINICION DE COMPETENCIAS PARA AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD a) GENERALES Pertenecer a la ESMIC Buen desempeo en su puesto actual b) EDUCACIN Estudios secundarios realizados c) FORMACIN Conocimiento bsicos de la norma ISO 9001:2000 Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y habilidades en auditorias internas de calidad. d) EXPERIENCIA Haber participado como observador en una auditoria interna (No aplicable para los auditores internos que participan en la auditoria interna No. 1) e) CARACTERISTICAS tico Mentalidad Abierta Diplomtico Perceptivo Verstil Decidido Manejo de situaciones difciles. a. Habilidades Gran capacidad de lectura. Aplicacin de principio, Procedimientos y tcnicas de auditoria Planificar y Organizar el Trabajo Recopilar Informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando los Documentos, Registros y Datos. Verificar la Exactitud de la Informacin Recopilada Aplicacin de tcnicas de Muestreo Terminologa de Calidad Preparar Informes de Calidad Documentacin y Aplicacin del SGC

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Revisado por: Subdirector Representante de la Direccin

Aprobado por: Director Representante Legal

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b) La prueba general, incluye los siguientes conocimientos y habilidades genricos:

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Se realiza la reunin de cierre con las mismas personas que participaron en la

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SEGUIMIENTO DE ACCIONES TOMADAS:

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