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Introdução
Promover um Evento tem por objectivo muito mais do que realizar acontecimentos sociais
festivos. Ao agendar uma reunião entre o seu cliente – seja ele o seu chefe ou um contratante,
o profissional estará organizando um Evento.
Estas empresas, visam assim promover e organizar todo o tipo de eventos, quer sejam eles
por motivos profissionais, quer sejam sociais e festivos, incluindo a componente turística.
Os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais (comerciais).
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Docente: Ivo Mateus
AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELO
CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO
DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10
Tipos de eventos
Os eventos especiais são classificados de acordo com seu porte e escala. As categorias
comuns são mega eventos, eventos de marca e eventos de grande porte, embora as
definições não sejam exactas e as diferenças sejam imprecisas. Os eventos também são
classificados conforme o seu propósito ou o sector específico ao qual pertencem, como por
exemplo, eventos públicos, desportivos, turísticos ou corporativos.
Mega eventos
Mega eventos são aqueles cuja magnitude afecta economias inteiras e repercute nos media
globais. Entre eles podemos citar os Jogos Olímpicos e as Feiras Mundiais, embora seja
difícil a muitos outros eventos se encaixar nessa categoria. Getz (1997: 6) os define da
seguinte maneira:
O seu volume deveria exceder um milhão de visitantes, o seu orçamento deveria ser de,
pelo menos, US$500 milhões e a sua reputação deveria ser a de um evento “imperdível”.
Mega eventos, pela sua grandiosidade ou significado, são aqueles que produzem
níveis extraordinariamente altos de turismo, cobertura dos media, prestígio e um
impacto económico para a comunidade local ou de destino.
Hall (1992: 5), outro pesquisador no campo de eventos e turismo, apresenta a seguinte
definição:
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Evento:
• Organizado.
• Tem um ou mais propósitos.
• Tem uma duração limitada.
Mega Eventos:
Eventos de marca
O termo “eventos de marca” refere-se àqueles eventos que se tornaram tão identificados
com o espírito ou mentalidade de uma localidade, cidade ou região que se tornam sinónimos
do nome do local, e obtêm amplo reconhecimento e percepção.
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O termo “evento famoso” é usado para descrever um evento periódico que possui um
significado tal, em termos de tradição, apelo, imagem ou publicidade, que proporciona
ao local, à comunidade ou ao destino anfitrião uma vantagem competitiva. Com o
tempo, o evento e o destino se tornam inseparáveis. Cada vez mais as comunidades e
destinos necessitam de um ou mais eventos de marca para proporcionar altos níveis de
exposição nos media e evocação positiva que ajudam a criar vantagens competitivas.
Classificação de Eventos
•Sociais
•Utilidade Pública Promocionais
•Lançamentos
•Etários
•Comerciais
•Fidelização
•Homenagem
•Oficiais
•Internacionais
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•Desportivos
•Educativos
•Ecológicos
•Religiosos
•Comemorativos
Tipos de Eventos
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• Jantar
• Banquete
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• Churrasco
• Happy hour
• Cocktails
• Coffee break
• Café da Manhã
• Inauguração de Espaço Físico
• Evento Desportivo
• Excursões
• Lançamento de um livro
• Lançamento de um Produto
• Leilões
• Desfiles
• Dias Específicos, etc.
Tamanhos de Eventos
•pequenos
•médios em relação à quantidade de pessoas
•grandes
•pequenos
•médios em relação ao tempo de duração
•grandes
•pequenos
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•pequenos
• médios em relação ao custo
•grandes
Planeamento do evento
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lucratividade do evento. Depois então passa para a fase de desenvolvimento dos planos
para a sua criação e aplicação. No caso de um evento preexistente e aberto ao processo
de oferta, (por exemplo, uma conferência ou um evento desportivo), inicialmente deve-
se decidir (após pesquisa preliminar) se ele deverá ou não ser realizado através da
preparação de um documento de oferta. Caso a resposta seja afirmativa, deve-se
conduzir um estudo mais detalhado de viabilidade a fim de identificar questões como
preços e benefícios do local sede, antes de se preparar uma oferta normal. Caso a oferta
seja preparada, começa então um planeamento mais detalhado do evento.
2. Estudo de viabilidade
- Relação custo-benefício do evento
- Recursos requeridos pelo evento
4. Planeamento e implementação
- Análise situacional
- Fixação do objectivo
- Avaliação e escolha da estratégia
- Desenvolvimento de planos operacionais
em áreas como financiamento, organização,
marketing e R.H. (Recursos Humanos)
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5. O Evento
- Refinamentos
- Resolução de problemas
6. Finalização
1. Conceito7.ouAvaliação
propósitoe da
feedback
oferta
Os eventos novos, implicam a tomada de decisões tais como o tipo ou formato do evento
(como por ex: festival, parada, etc.), a duração, localização, época apropriada e elementos
decisivos de programação, que servirão para tornar o evento singular ou especial. Após de se
desenvolver o conceito do evento, pode-se submete-lo a uma análise mais detalhada. Nas
situações em que ocorre a oferta, primeiro de tudo, é necessário identificar os eventos para os
quais se pode fazer uma oferta. Feito isso, pode-se avaliar como se poderá adequar essa
oferta aos recursos do corpo de organizadores do evento e ao destino sede. Uma vez
considerados adequados para avaliações posteriores, os eventos serão submetidos a exames
mais minuciosos através de um estudo de viabilidade.
2. Estudo de viabilidade
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Essa etapa é necessária nos casos em que se decide fazer uma oferta para um evento
existente com base nos resultados de um estudo de viabilidade. O processo de oferta envolve
inúmeros passos, a saber:
•Identificar os recursos que podem ser direccionados ao suporte do evento (por
exemplo, locais, dotações governamentais)
•Desenvolver um caminho crítico para a preparação e apresentação do documento
de oferta para os “proprietários” do evento
•Desenvolver uma compreensão quanto à organização que está administrando o
evento e à natureza exacta do evento em si
•Identificar os elementos decisivos de ofertas anteriores bem-sucedidas
•Preparar o documento da oferta.
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4. Planeamento e implementação
5. O Evento
6. Finalização do evento
7. Avaliação e feedback
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disso, esse documento deverá indicar até que ponto o evento teve êxito em atingir objectivos
mais amplos. Problemas e conflitos que tenham sido levantados deverão ser identificados e,
caso o evento tenha que ser repetido, eles poderão gerar subsídios preciosos para o futuro.
Essas informações deverão ser incorporadas no processo de planeamento para o próximo
evento.
Comunicação
Planeamento
Gestão
Captação de Recursos
O Projecto de um evento
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Diagnóstico
Planeamento (ou concepção)
Implementação
Execução
Monitorização
Avaliação.
Marketing Estratégico
Noção:
Marketing estratégico de eventos é o processo pelo qual a organização de um evento a
justa os objectivos de negócios e de marketing, e os ambientes nos quais eles ocorrem, para
uma actividade de mercado.
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Parceiro Exigências
Funcionários do festival Participarem de um evento cultural de sucesso e
reconhecido, que seja bom para as suas carreiras.
Patrocinadores Serem associados de uma forma positiva a um
evento que atraia a atenção do seu Mercado-alvo.
Governo Ser associado a um festival de artes que traga
diversão, seja artisticamente moderno e aclamado
pela crítica.
Câmara Municipal Que as instalações públicas da cidade sejam usadas
de forma a valoriza-las sem acarretar danos
materiais, ao mesmo tempo em que encorajem o
turismo e os gastos na cidade.
Polícia e Bombeiros/INEM (ambulâncias) Receberem a aprovação e serem incluídos no
planeamento de eventos importantes que atraiam
grande número de pessoas.
Fornecedores de alimentos e bebidas da Que os consumidores venham em grande número.
cidade
Consumidores Serem entretidos e estimulados pelos melhores
artistas do país e do mundo.
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A partir desta análise pode-se definir qual a missão e saber qual o rumo e os propósitos de
uma organização isto é, fica-se a saber qual o papel de uma organização e os grupos aos
quais ela serve. Serve ainda de fundamento para o marketing estratégico do festival, que quer
atingir os seus objectivos de MKT.
Sócio-cultural
Sócio-cultural
Tecnológico
Tecnológico Político
Político
Auditoria
Auditoriaouou
estudo
estudo dodo
ambiente
ambiente
Concorrência
Concorrência Artístico
Artístico
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Económico
Económico
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Análise da concorrência
Para fazer uma análise da concorrência, é preciso analisar as forças que influenciam a
actividade da concorrência, entre as quais:
Compradores
A missão do festival é proporcionar o melhor, e o melhor pode custar caro,
resultando em preços mais elevados dos ingressos, os consumidores em massa
concluem que uma determinada oferta não é um bom negócio e resolvem não
prestigiar com a sua presença, para desespero dos organizadores e patrocinadores.
A habilidade do responsável pelo marketing é saber, talvez por intuição, mas de
preferência com base na experiência e na pesquisa de mercado, em que nível de
preço surge essa sensibilidade.
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Novos concorrentes
Representam uma ameaça de perda da fatia de mercado para um outro festival
com actividades similares. A existência de poucas barreiras de entrada para novos
concorrentes pode ser uma ameaça à viabilidade de qualquer festival. Por isso, é
importante manter os principais patrocinadores satisfeitos com os resultados do
evento. E uma maneira de manter patrocínios é estabelecer objectivos e metas e
assegurar que eles sejam alcançados.
Substitutos
Baseia-se na premissa de marketing de que os consumidores não estão comprando
um serviço, mas um pacote de benefícios — neste caso estimulando o
entretenimento. Se uma actividade substituta puder oferecer um entretenimento
que traga maior grau de satisfação, ou que seja tão bom quanto, porém a preços
mais baixos, nesse caso os substitutos poderão ser uma ameaça.
Uma estratégia para evitar que isso ocorra é oferecer uma actividade ímpar ou
única, impossível de ser substituída, para um segmento de mercado adequado.
Análise de ambiente
Terminada a etapa anterior da análise, partimos para os ambientes nos quais operam os
festivais e eventos. No entanto, é preciso ter muita cautela. É preciso estar atento a aquilo
que realmente interessa à organização em termos de desenvolvimento estratégico para aquele
ambiente. Na análise é importante saber identificar estratégias que possam tirar proveito das
oportunidades e neutralizar as ameaças, a fim de alcançar os objectivos de marketing do
evento.
• Ambiente político: O governo pode ser participante activo, quer na produção,
quer no patrocínio de eventos.
• Ambiente económico: Aqui é necessário ter em conta: taxas de câmbio; taxas de
juros; taxas de desemprego; crescimento da renda familiar; e a política fiscal do
governo. Deve-se também desenvolver estratégias no sentido de trazer o melhor
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em talento (os artistas), dentro de um orçamento cada vez mais apertado para
pagá-lo.
• Ambiente sócio-cultural: Alguns dos factores que podem ter impactos nas
estratégias de marketing, são a variedade dos grupos culturais/sub culturais do
Mercado-alvo, tais como: as mudanças no estilo de vida; mudanças nos padrões
de trabalho; mudanças na composição demográfica de uma comunidade;
mudanças nos níveis de instrução; composição familiar. Por exemplo uma mulher
jovem sem filhos tem mais possibilidades de ir a um evento do que uma mulher
com filhos e rendas para pagar.
• Ambiente tecnológico: Os organizadores de eventos devem estar atentos às
inovações tecnológicas que podem causar impacto e fazer a diferença num
evento.
• Ambiente artístico: Há sempre novas maneiras de expressão que vão sendo
desenvolvidas, e para isso os organizadores do evento devem incluir a oferta de
novas experiências artísticas aos consumidores.
Recursos internos
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Passo 3: O Mercado-alvo
Aqui os profissionais de marketing, tem que pensar nas características dos consumidores
que pretender atrair, ou seja qual o público-alvo que pretendem abranger. Dependendo da
oferta do produto, existe um público mais indicado ou interessado. Por ex. num evento tipo
festival existe uma grande variedade de produtos oferecidos, que podem ser categorizados
em música, dança, artes visuais, família, teatro, cinema, etc., e para um desses produtos há
um público mais indicado ou interessado.
Por outras palavras, cada tipo de público tem diferentes motivações e procura uma oferta
ou um produto diferente. Para seleccionar o Mercado-alvo, é necessário ter em conta vários
aspectos ou factores, tais como:
Atractividade da
proposta de compra.
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Metas organizacionais
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Promoção
Marketing Mix -Anúncios; - Promoções
de venda; - Publicidade;
- Venda pessoal.
Processo
Indícios materiais Pessoa - Reserva; - Fila;
- Marca; - Decoração; - - Equipa de reserva; - Estacionamento;
Ingressos; - Programas; - Equipa de bilheteira; - Entrada e saída;
- Tema. - Equipa do local; -Artistas. - Estacionamento/
Transporte.
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Fig.6 – Marketing-Mix
Patrocínio de eventos
INTRODUÇÃO
O QUE É O PATROCÍNIO?
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Quantia em dinheiro/brindes paga por uma propriedade (tal como um evento) em troca do
potencial comercial explorável daquela propriedade (lnternational Events Group, 1995,
citado em Getz, 1977: 216).
O Evento O Negócio
Busca: Busca:
- Investimento financeiro - Consciencialização
- Exposição nos meios de crescente
comunicação - Melhoria da imagem
- Serviços gratuitos - Testes ao produto
- Oportunidades de vendas
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PROPOSTA DE PATROCÍNIO
Controlos e orçamentos
INTRODUÇÃO
O QUE É O CONTROLO?
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A logística
Os recursos humanos
A administração
e a sua natureza básica permanece a mesma em cada área.
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Esses três passos também são chamados de ciclo de controlo (Burke, 1993) e são
decisivos para o êxito da realização do evento. Esse ciclo é aplicado com frequência
variável, dependendo da dimensão e complexidade do evento em si.
O ORÇAMENTO
O orçamento pode ser descrito como uma declaração quantificada de planos (em
outras palavras, o plano é expresso em termos numéricos). O processo de orçamento
inclui a fixação dos custos e o cálculo da receita, bem como a alocação dos recursos
financeiros.
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PREPARAÇÃO DO ORÇAMENTO
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Coordenação de eventos
LOGÍSTICA
Introdução
“Uma das tarefas mais difíceis, tanto para os adeptos quanto para os não-adeptos da
logística, é olhar para um lista e apontar o que está a faltar” (Pagonis 1992: 73).
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Suprimento de
consumidores
- Marketing
- Ingressos
- Filas
- Transporte
Logística do local de
Suprimento de produtos evento Encerramento do
- Transporte - Fluxo do público, artistas evento
- Acomodação e equipamentos no local do - Retirada
- Necessidades dos evento - Limpeza
artistas - Comunicação - Quitação do contrato
- Infra-estrutura de apoio
- Artigos de consumo
- Exigências dos VIPs e dos
meios de comunicação
Suprimento de
instalações, inclusive
- Segurança
- Força Pág. 31
- Água Docente: Ivo Mateus
- Firmas contratadas
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Todas essas áreas precisam ser consideradas ao se elaborar um plano de logística. Mesmo
para eventos menores, do tipo casamentos, ou um lançamento de produtos para um público
reduzido, é necessário incorporar um plano de logística ao plano geral do evento. Para
eventos desse tipo, a logística vem sob o título de “montagem”.
Suprimento de consumidor
Os consumidores de um evento são aqueles que pagam para assisti-lo. Eles podem ser a
plateia (concertos e festivais), os espectadores (desportos) e os patrocinadores ou clientes
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(eventos corporativos). Os consumidores têm expectativas que devem ser atendidas para um
resultado bem sucedido. A forma como o evento é promovido irá influenciar suas
expectativas de forma decisiva. Essas expectativas incluirão aspectos de logística.
Ingressos
Os ingressos são importantes para os eventos cuja principal receita provém da venda das
entradas. Muitos eventos corporativos, inclusive festas de empresas e lançamentos de
produtos, e muitos eventos públicos são gratuitos. Por outro lado, em outros eventos, tais
como os desportivos, a quantidade de ingressos vendidos pode determinar o sucesso ou o
fracasso do evento (Graham, Goldblatt e Delpy, 1995). A distribuição de ingressos é
considerada a primeira decisão importante na logística de um evento.
A fixação de preços e a impressão dos ingressos geralmente não competem à área da
logística. No entanto, a distribuição, o recolhimento e a segurança interessam, e muito. A
venda de ingressos no portão de entrada propicia o surgimento de problemas com a
segurança na colecta, contabilidade e depósito de importâncias. Um método inovador de
controlo do ingresso em festivais é o uso dos braceletes hospitalares, também chamados de
fitas de controlo do público. Estas recebem cores codificadas para indicar o tipo do ingresso
— de um dia, uma semana, ou especial para artistas.
Filas
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Acomodações
Os requisitos de acomodação dos artistas têm que receber um tratamento especial em
relação à acomodação para a audiência.
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O objectivo do gerente de eventos é obter o melhor do seu “produto”. Uma vez que os
artistas estão lá para trabalhar, a sua acomodação tem que ser tratada como uma forma de
aumentar o valor do investimento no entretenimento.
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Fluxo
Nos festivais e eventos maiores, o movimento da audiência, voluntários, artistas e
equipamentos pode tomar mais tempo e esforço do gerente ou gestor de logística do que a
preparação para o evento, sobretudo quando o local é complexo ou com múltiplas sedes e
com uma grande audiência. Durante a preparação para um evento, muitos dos componentes
de logística podem ficar a cargo das firmas contratadas. Por exemplo, o deslocamento dos
geradores de energia eléctrica para o local do evento é da responsabilidade da companhia que
o alugou. No entanto, quando o equipamento está no local, ele passa a ser da
responsabilidade do gerente de logística quanto ao seu posicionamento, deslocação e
operação.
As vias de acesso num grande festival e durante um evento têm que considerar:
O transporte de artistas e equipamentos;
A remoção do lixo;
O acesso ao corpo de bombeiros e primeiros socorros;
A instalação, o suprimento contínuo e a remoção de quiosques;
A segurança;
O suprimento de alimentos e bebidas;
Posicionamento, a manutenção e a remoção do equipamento de palco;
A comunicação do local.
Comunicação
A comunicação local para o pessoal de um evento pequeno pode ser o telemóvel ou
o megafone do gerente de eventos.
Com a complexidade dos eventos de grande porte, no entanto, o plano de logística
precisa prever um esquema de comunicações no local (sigla CP — Communications
Plot). O esquema de comunicações inclui fax, rádios de comunicação, pagers,
telemóveis e extensões de telefone.
Introdução
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todo o local. Cada uma dessas áreas pode ter uma série de eventos com uma temática
diversa. Como fazem parte de uma área maior, cada uma dessas áreas ou eventos tem
que se encaixar no planeamento global do evento e também se inserir na programação
e logística do festival.
AVALIAÇÃO DE EVENTOS
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Planeamento,
baseado em
objectivos e Implementação, do
pesquisa plano de evento
Avaliação, baseada
na observação,
feedback e
estudos.
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