SECRETÁRIA...

O BRAÇO DIREITO DA
PRESIDÊNCIA!

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A secretária não faz parte da presidência de uma organização,mas

ela é realmente o braço direito da Sociedade de socorro, ou outra
organização.Tenho observado que muitas presidências não extraem
todo o potencial que esta líder poder desenvolver. Noto que muitas
se limitam a manter a frequência e preparar a agenda do domingo.
Mas o que realmente esta líder poder fazer?

PERFIL DA SECRETÁRIA:

Dinâmina, de iniciativa e pró-ativa.

A secretária com INICIATIVA torna-se uma líder capaz de

pensar estrategicamente e não ser uma cumpridora eficiente e
rápida de ordens e solicitações. A secretária tem-se colocado
em um novo patamar, no qual consegue compreender a
dinâmica da organização e todos os projetos com os quais a
presidência esteja comprometida.
Então antes que uma presidência esteja o tempo todo
lembrando a ela o que deve fazer, ela já se antecipa dentro de
suas responsabilidades, e já deixa tudo pronto!
Ontem estive conversando com uma secretária da sociedade
de socorro, e fiquei um pouco preocupada,porque ela havia me
dito que desde que entrou (há uns 9 meses atrás) ainda não
havia recebido treinamento especifico para área dela. Já havia
lido o manual,mas sentia necessidade de um treinamento mais
focado na sua área de atuação. Ela chegou a me dizer que não
achava o seu chamado tão importante.
Bom, nem preciso dizer que depois desta conversa já estou
preparando um treinamento para as presidências das
unidades aplicarem para suas secretárias.

Dentro da organização...o que uma

secretária pode fazer?

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1. Auxilia a presidência conforme necessidade.

2. Consulta a presidência para preparar agendas para reuniões
3. Participa dessas reuniões e mantém as atas
4. Mantém registro de frequência da Sociedade de socorro (Pode
pedir ao secretário da ala para fornecer uma listagem da sociedade
de socorro tirada do computador)
5.Todos os meses,ela reúne e passa as informações para o relatório
de progresso de membros (Vêr na pag. 207 do manual geral de
instruções)
6.Mantém outro registros e prepara relatórios conforme o que a
presidência solicitar.
7.Também pode ajudar a preparar o orçamento anual da sociedade
de socorro da ala e a prestar contas dos fundos aprovados.
8. Participa das reuniões de liderança da Sociedade de socorro da
estaca
9.Pode ajudar a presidente da Sociedade de socorro a manter uma
lista atualizada das pessoas da ala,estaca e comunidade cujas
técnicas poderiam ser úteis para atender a necessidades
imediatas,de longo prazo ou resultantes de desastres.
Registro de frequência e professoras
visitantes

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Todos os meses, a secretária da sociedade de socorro da ala reúne as

seguintes informações de frequencia para o relatório de progresso
dos membros:
1. O nº total de mulheres da ala

2.O número delas que não assistiram a nenhuma reunião da

sociedade de socorro durante o mês. As irmãs que estiveram
ausentes por estarem servindo em outras designações da estaca ou
alas,como em chamados da primária e nas moças,recebem presença.
As que participam das reuniões adicionais também recebem
presença.

3.Uma lista com o nome das irmãs que não assistiram reuniões.
Todos os meses a secretária da sociedade de
socorro ou a líder das professoras visitantes
reúne as seguintes informações:

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1. O número total de mulheres da ala

2.O número delas que foi contactada pelas professoras visitantes

durante o mês.

3.Uma lista com o nome das irmãs que não foram contactadas.
Todos os meses, a secretária examina essas informações com a
presidência da sociedade de socorro para certificar-se de que
estejam precisas e completas. A presidente ou secretária passa-as ao
secretário da ala até o dia 10 do mês seguinte.
Secretária da Sociedade de
socorro da estaca

Ela precisa ter o mesmo perfil que a secretária de ala, mas ao mesmo
tempo possuir um visão global da organização.
Por que é ela quem treina as secretárias das alas, individualmente e
nas reuniões de liderança da sociedade de socorro da estaca.
Pode ainda compilar a história da sociedade de socorro da estaca se
a presidente pedir (Somente para uso local).
Deve enviar o nome da nova presidente da sociedade de socorro da
estaca para RELIEF SOCIETY headquarters,76 north main
street,Salt Lake city,UT.
Essa notificação deve possuir o endereço da presidente,seu telefone
e o nome do marido(Se ela for casada). Deve incluir também a data
em que a presidente foi chamada.

Ufa!! e aí...viram o quanto uma secretária possui responsabilidades

importantes dentro de uma organização?
"Ela só vai ter a DIMENSÃO que a presidência conceder a ela."