GTI

Gestão de Eventos

Cristina Lopes Marques

Na minha opinião, as fases de Planeamento e de Avaliação são aquelas que assumem especial
importância na organização de um evento.

O Planeamento vai constituir como que a estrutura de toda a organização do evento, será
sempre como uma bussola que permitirá a toda a equipa orientar-se durante as outras fases,
nomeadamente as do planeamento mais detalhado ou de operacionalidade. É nesta fase em
que as metas e objectivos são traçados, o que se revela de especial importância para
identificar, por um lado, potenciais parceiros e patrocinadores (sem os quais nenhum evento é
possível) e, por outro, o público-alvo, que vai exigir igualmente muita atenção, quer em termos
de divulgação/comunicação do evento quer em termos de correspondência de expectativas.

Além disso, é nesta fase que se faz um estudo de viabilidade, que implica um levantamento
rigoroso dos diferentes recursos necessários ( financeiros, humanos, logística, etc) para a
materialização do plano. Com este estudo, evitam-se dificuldades financeiras, por exemplo, ou
falta de recursos humanos.

A Avaliação é igualmente fundamental, pois será um momento de reflexão sobre o que correu
bem e menos bem, o que deve ser melhorado ou evitado, os resultados em termos
financeiros, a reação do público, etc. Uma boa avaliação será um factor incontornável para que
o evento seguinte tenho uma performance melhor. Desta forma, a organização do evento
pode manter a confiança de parceiros e patrocinadores e agradar o público-alvo, que se
manterá “cliente”.

2 – Modelo Canvas

a) Oferta de valor: reunião de dois elementos apreciados no Grande Porto – a

Francesinha e a Super-bock; o convívio à mesa, algo estrutural na sociedade
portuguesa; a presença de restaurantes conhecidos; dinamização da economia da
cidade.
b) Segmento de clientes: pessoas que gostem de sair em grupo ( de amigos ou familiar);
pessoas que aderem facilmente a eventos com forte afluência de público; com algum
poder de compra.
c) Relacionamento com o cliente: redes sociais do evento, dos parceiros e
patrocinadores; Comunicação social;
d) Canais de venda: redes sociais do evento, dos parceiros e patrocinadores;
Comunicação social;
e) Actividades-chave: escolher data, procurar espaço, falar com os potenciais
patrocinadores e parceiros, falar com a polícia (questão de trânsito), contratar
empresa de segurança, tratar das licenças e taxas, tratar de fornecimento de água e
luz,contratar empresa de limpeza, tratar da imagem do evento (gabinete de
design/comunicação), abordar a comunicação social;
f) Recursos-chave: recursos humanos (colaboradores da empresa, pessoas a contratar,
voluntários,…), material de comunicação/divulgação, epi, mobiliário, stands,
g) Parceiros-chave: CM Porto, Delta Cafés, Super-bock,
h) Fontes de custos: recursos humanos, gabinete de design/comunicação, polícia,
taxas/licenças, limpeza, segurança, água, luz.
i) Fontes de receitas: percentagem paga pelos parceiros (restaurantes e Delta Cafés) e
aluguer de stands