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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Introduo ........................................................................................ Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2) .................................. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos (1) ................ Lista de questes ............................................................................... Bibliografia ........................................................................................ Introduo Prezado Aluno, Bem vindo nossa segunda aula, hoje iremos tratar de mais alguns conceitos fundamentais de arquivologia e iremos iniciar a gesto de documentos. No esquea, caso voc queira resolver as questes antes de ver os comentrios, v diretamente ao final deste arquivo, l voc encontrar a lista de todas as questes tratadas durante a aula. E, por ltimo, participem do Frum de dvidas, que um dos diferenciais do Ponto. L, voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mos obra... 01 02 16 26 31

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02

Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2). 01. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. Resoluo: Continuando a aula anterior, vamos tratar de outros assuntos ligados aos conceitos bsicos de arquivologia. Essa questo versa sobre o acesso aos arquivos pblicos. Para responder a esta questo, vamos primeiro dar uma passada pela Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988 CF/88 (no se preocupe, cai direito constitucional na prova tambm): O Art. 5 da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos est o acesso informao. Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao. Por sua vez, o inciso XIV dispe que assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional. Por ltimo, o inciso XXXIII reza que todos tem direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do estado. Dica: Voc j deve saber que nenhum direito ou garantia absoluto. Na aplicao ao caso concreto, eles so relativizados. Por exemplo, o seu direito informao pode esbarrar no direito inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por a vai. Nem o direito vida absoluto, lembre-se da exceo (guerra).
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais do fundamento legislao infraconstitucional que trata do acesso informao. Assim, a nossa conhecida Lei n 8.159, de 1991, dispe no art. 4 que Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Por sua vez, o captulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos pblicos. Dentro do captulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Porm, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. (j vimos essa classificao na aula passada) Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei n 8.159 de 1991, editou o Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal. O art. 5 do referido Decreto dispe que Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informaes sigilosas em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico. Assim, segundo esse artigo admitido o acesso a dados ou informaes sigilosas: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. Agora que temos uma boa noo sobre o acesso informao contida nos arquivos pblicos, vamos responder a questo. Para isso vamos dividir a questo em duas partes: 1) O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. 2) Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. A primeira parte da questo trata das informaes no sigilosas J, a segunda da questo trata das informaes sigilosas. O erro da questo se encontra na primeira parte. Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidado brasileiro somente tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares. Na verdade, se a informao no sigilosa, que o caso da primeira parte, o cidado tem o direito de acesso a documentos referente sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informao no sigilosa necessria autorizao judicial. Ora, ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informao sigilosa mediante requerimento administrativo. A autorizao judicial de que trata o art. 24, da Lei n 8.159 de 1991, s necessria para o acesso a documento sigiloso que no diga respeito prpria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensvel defesa de seu direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal. Portanto, a questo est errada.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 02. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. Resoluo: A questo trata dos documentos de arquivo. J vimos que os arquivos so formados por conjuntos de documentos de arquivo. Portanto um documento de arquivo aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica do decurso de sua existncia, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova. As caractersticas dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as caractersticas do prprio arquivo. Assim, so aqueles: Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; Tem um fim administrativo, jurdico ou legal; Constituem prova das transaes passadas; Possuem um carter orgnico; e nico exemplar ou limitado nmero de cpias.

Quanto a esta ltima caracterstica cabe uma explicao. Ao contrrio dos livros, onde a informao reproduzida em ilimitado nmero de cpias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos so produzidos em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, alm da informao, h que se preservar o suporte. Conforme suas caractersticas, forma e contedo, os documentos podem ser classificados segundo o gnero e a natureza do assunto. Quanto ao gnero, os documentos podem ser: Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Cartogrficos: documentos em formato e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); Iconogrficos: documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas (fotografias, desenhos, gravuras); Filmogrficos: documentos em pelcula cinematogrfica e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugados ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo registros fonogrficos (discos e fitas audiomagnticas); Microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes de microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas (rolo, microficha, jaqueta, carto-janela); e Informticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rgido, disco ptico). A classificao quanto natureza j foi vista, est lembrado? Mas, para refrescar a memria, resumidamente, quanto natureza, os documentos de arquivo se dividem em ostensivo e sigiloso, este ltimo, por sua vez, se subdivide em: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto. Voltando questo. Conforme estudamos, os documentos de arquivo so produzidos em um nico exemplar ou em um limitado nmero de cpias. Portanto, o enunciado est errado ao afirmar que os documentos de arquivo no tm limitao quanto ao nmero de cpias. 03. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. Resoluo: Perfeito, de acordo com a classificao quanto ao gnero, os documentos de arquivo podem ser de vrios tipos, inclusive, textuais, cartogrficos e audiovisuais (ou, filmogrficos). 04. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizaes pblicas e privadas. Eles esto
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informao deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes).

Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos. A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. Resoluo: Ora, esse tipo de questo j est bem batido. A banca adora testar o candidato quanto ao conhecimento da organicidade dos documentos de arquivo. Portanto, fique atento. Lembre-se que o documento isolado do conjunto a que pertence, perde parte de seu significado, de seu valor. O conjunto de documentos deve formar um todo orgnico. Portanto, ao contrrio do que diz o enunciado, a significao do acervo documental arquivstico depende da relao que os documentos estabelecem entre si. Pois, sem essa relao, isoladamente, o documento perde o significado. O item est errado. 05. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo so provas de transaes realizadas nas organizaes. Resoluo: Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurdicos e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar os fatos que os originaram. A questo est correta. 06. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual est inserido. Resoluo:

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 De novo, o Cespe cobrando conhecimento sobre o carter orgnico dos documentos. Voc tem que guardar bem esse conceito. Aposto que vai cair uma questo desse assunto na sua prova!!! Lembre-se: o carter orgnico representa a ligao do documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Portanto, o item est errado. 07. (CESPE ME - Arquivista 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-freqente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos como documentos sem valor. Resoluo: Essa para voc recordar. Ao abordarmos o assunto documentos de arquivo, essa questo tambm retoma um assunto j visto, ou seja, a teoria das trs idades, ou ainda, o ciclo vital dos documentos. O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo. Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-frequente (arquivo intermedirio) e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destrudos como documentos sem valor. Portanto, o item est correto. 08. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O documento de arquivo fonte de prova e esse potencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade. Resoluo: J vimos que o documento de arquivo fonte de prova, no temos dvida disto.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Quanto s caractersticas apontadas, elas decorrem do carter orgnico (interrelacionamento), do fato do documento ser produzido em um nico exemplar ou limitado nmero de cpias (unicidade e autenticidade) e no decorrer das atividades da entidade, de onde os documentos so colhidos naturalmente e representam prova autnticas dessas atividades (naturalidade e imparcialidade). Portanto, a questo est correta. 09. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos so meios naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. Resoluo: Ora, essa questo tem o mesmo sentido da anterior, os documentos de arquivo so meios naturais, imparciais, so resduos e prova das atividades, pois, decorrem das atividades da entidade e so interdependentes, em virtude do carter orgnico que possuem. Portanto, a questo est correta. 10. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituio pblica com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funes deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituio. Resoluo: Os arquivos so constitudos por um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma instituio, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Portanto, o item est correto. 11. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O meio, o suporte e a funo limitam o conceito de documento de arquivo. Resoluo: A questo trata do conceito de documento de arquivo. O meio realmente limita o conceito de documento, pois no se compreende o documento de arquivo fora do meio gentico que o produziu. (organicidade)

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 A funo tambm limita o conceito de documento de arquivo, pois, ele serve para servir de elemento de prova ou de informao. No entanto, o suporte no limitador do conceito. Pois o material sobre o qual as informaes so registradas, como papel, filme, disco tico, disco magntico etc., no servem para determinar se um documento de arquivo ou no. Portanto, a questo est errada. 12. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O mtodo de classificao dos arquivos exige conhecimento a respeito da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos. Resoluo: Os mtodos de classificao de arquivos sero vistos na prxima aula. No entanto, essa questo envolve outro conceito j conhecido, o da organicidade (de novo). necessrio o conhecimento da relao entre as unidades, da organizao e do funcionamento dos rgos, pois o documento de arquivo, como j falado diversas vezes, tem um carter orgnico, faz parte de um conjunto, e, fora dele, perde muito de seu valor. Portanto, a questo est correta. 13. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo so aqueles produzidos por uma entidade pblica ou privada ou por uma famlia ou pessoa no transcurso das funes que justificam sua existncia como tal. Os documentos so, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reprodues ou referncias virtuais. Resoluo: A primeira parte do enunciado est perfeita. O erro da questo est na segunda parte, reprodues e referncias visuais so tipos de documentos dos centros de documentao e no documentos de arquivo. 14. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgnico pode ser produzido ou
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 recebido pela organizao da mesma forma que o documento no orgnico, pois o que os diferencia o gnero documental. Resoluo: O gnero documental no tem nada a ver com a organicidade dos documentos. O documento considerado orgnico ou no, de acordo com a relao que guarda com o conjunto de documentos que formam o arquivo. Os documentos no-orgnicos no so considerados documentos de arquivo. Portanto, a questo est errada. 15. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A instituio como sujeito produtor de documentos , o documento de arquivo como produto da atividade da instituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio da provenincia. Resoluo: O enunciado est perfeito. O Princpio da provenincia determina que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Ento para a definio terica desse princpio necessrio o conhecimento dos conceitos de instituio, de documentos de arquivo e por ltimo de arquivo. Portanto, o item est correto. 16. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) Os arquivos de uma instituio so formados a partir da informao registrada orgnica, interna ou externa, dessa instituio. Resoluo: J vimos que os arquivos de uma instituio tm origem em documentos de arquivo, produzidos pela prpria instituio e/ou recebidos de outra instituio, portanto, podem ser de origem interna ou externa; e, para serem considerados documentos de arquivo devem ser orgnicos. Portanto, o item est correto. 17. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) possvel distinguir dois nveis dos postulados fundamentais do princpio da provenincia: um primeiro nvel, que consiste em no se misturar a documentao de diferentes fundos, e um segundo nvel, que se baseia em
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 no se misturar a documentao das diferentes unidades que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica original. Resoluo: Com o que aprendemos at agora, j temos condies de responder essa questo. O enunciado diz respeito aos 2 graus distintos do Princpio da Provenincia (lembra-se): o princpio de respeito aos fundos (que consiste em no se misturar a documentao de diferentes fundos) e o princpio de respeito ordem original (que se baseia em no se misturar a documentao das diferentes unidades que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica original). Portanto, o item est correto. 18. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O princpio da santidade defende que se deve respeitar o rgo de origem, no deixando que seus documentos se misturem com os de outro rgo. Resoluo: Brincadeira no ? Princpio da santidade? O enunciado, na verdade, traz o conceito do princpio da provenincia. Portanto, o item est errado. 19. (CESPE ME - Arquivista 2008) - A ordem original dos documentos de um arquivo o fluxo natural com que eles foram produzidos e no os detalhes de ordenao do arquivamento nos setores de trabalho. Resoluo: Perfeito o enunciado, trata-se do princpio de respeito ordem original, ele determina que a estrutura orgnica original deve ser respeitada. Portanto, o item est correto. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - Arquivos correntes so formados, basicamente, por documentos com valor informativo. Resoluo: Completamente errado, no mesmo?!
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Os arquivos correntes so formados por documentos com valor primrio, ou seja, com funo administrativa, legal e fiscal. 21. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Arquivos correntes devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. Resoluo: Para responder essa questo, basta lembrar que os arquivos correntes so aquelas frequentemente acessados. Ora, se voc precisar acessar um documento com muita frequncia, provavelmente vai querer ele perto de voc, no mesmo? Idade do arquivo Corrente Intermedirio Permanente Valor predominante Primrio Primrio Secundrio Frequncia de uso Alta Mdia Baixa Localizao Prximo aos escritrios Distante dos escritrios Distante dos escritrios

Logo, o item est correto. 22. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A adoo do sistema descentralizado de arquivos correntes mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes mais complexas e fisicamente grandes. Resoluo: A questo trata da centralizao ou descentralizao dos arquivos correntes. Para tratarmos desse assunto temos que ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermedirio e permanente. Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados.

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Centralizao por sistema centralizado entende-se no apenas a reunio de documentao em um nico local, como tambm todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo de estrutura organizacional. Dentre as vrias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais completos; reduo dos custos operacionais; e, economia de espao e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, s vezes em reas geogrficas diferentes agncias, filiais, delegacias carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho. Descentralizao recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produo, Comercializao e Transportes, alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade de descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada em nvel de departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Para completar o sistema, dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao de arquivos; descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quanto se fala em atividades de controle est se referindo queles exercidos em geral pelos rgos de protocolo e comunicao, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio de documentos correntes. Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de protocolo e comunicaes, e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto s unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue sua guarda e por todas as operaes de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossis, controle de emprstimos, preparo para transferncia etc. Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo conte com uma ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos. Esses arquivos descentralizados denominam-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, como as demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificao, da tramitao dos documentos etc. Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona como agente de recepo e expedio, mas apenas no que se refere coleta e distribuio da correspondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao administrativa da instituio. A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser adotada. Vamos voltar a nossa questo.
(CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) - A adoo do sistema descentralizado de arquivos correntes mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes mais complexas e fisicamente grandes.

Ora, conforme vimos a centralizao no aconselhvel em um instituio de mbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, alm de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, estaro localizadas fisicamente distantes umas das outras, e, portanto, necessitaro de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho. J, a utilizao de um arquivo centralizado em uma pequena organizao traria todos os benefcios inerentes a um arquivo deste tipo. Ento, normalmente, organizao pequena = arquivo organizao complexa e grande = arquivo descentralizado. Ou seja, o enunciado da questo disps o inverso. Portanto, a questo est errada. 23. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A economia na gesto dos arquivos justifica a descentralizao do arquivo intermedirio. Resoluo: Acabamos de discutir que a descentralizao dos arquivos implica um maior custo, portanto, a questo j estaria errada somente por falar que a descentralizao motivada pela economia. Alm disso, vimos que os arquivos intermedirios e permanentes geralmente esto centralizados. Logo, o item est incorreto. centralizado,

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O gerenciamento da informao e a gesto de documentos (1)

24. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O diagnstico da situao arquivstica pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o rgo pblico tem uma massa documental acumulada de grandes propores. Resoluo: Antes de responder a questo, vamos dar um passo para trs e falar um pouco sobre um assunto que vem antes da gesto de documentos: organizao e administrao de arquivos. A organizao de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1- Levantamento de dados: atividades de exame informaes acerca da documentao do arquivo. e coleta de

Nessa etapa, so coletadas as informaes sobre o gnero dos documentos (textuais, iconogrficos, informticos etc.), as espcies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservao do acervo, os recursos humanos da instituio, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituio. 2- Anlise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, ser feita uma anlise objetiva da real situao dos servios de arquivo e um diagnstico que permita propor alteraes no sistema a ser implantado. Ou seja, o diagnstico consiste em uma constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo. 3- Planejamento: elaborao de um plano arquivstico que leve em considerao tanto as disposies legais quanto as necessidades da organizao. Esse plano deve levar em considerao os seguintes elementos: a) posio do arquivo na estrutura organizacional administrao recomenda-se que seja a mais alta possvel; da

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 b) centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?); c) criao de uma coordenao central dos servios de arquivo, nos casos de descentralizao; d) definio dos mtodos de arquivamento; e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento; f) necessidades de recursos humanos; g) escolha das instalaes e equipamentos; h) constituio de arquivos intermedirios e permanentes. 4- Implantao e acompanhamento: implementao do plano de arquivo na instituio em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulrios etc. A implantao deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivstico. Bom... vamos voltar, agora, nossa questo. Na realidade, no era preciso saber tudo o que falamos acima para respond-la. Contudo, foi bom poder aproveitar a oportunidade para tratar, com um pouco mais de detalhes, da organizao de arquivos. O enunciado fala que o diagnstico deve ser adotado apenas em instituies com massa documental acumulada de grandes propores. Como vimos, o diagnstico faz parte da organizao do arquivo e permite apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo. Dessa forma, realizar um diagnstico no est relacionado quantidade de documentos acumulados em uma instituio (isso provavelmente seria o resultado do diagnstico). Ou seja, mesmo organizaes que no tenham grande quantidade de documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnstico, de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possvel propor melhorias no sistema arquivstico. 18 Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

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Portanto, o item est errado. 25. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnstico da situao arquivstica de um rgo pblico a quantificao de seu acervo documental. Resoluo: Essa questo tambm trata sobre diagnstico do arquivo. O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnstico a quantificao de seu acervo documental. Vimos que o diagnstico realizado a partir de diversos dados coletados, tais como: gneros e espcies documentais, tamanho e estado de conservao do acervo, recursos humanos, funes e atividades afetas instituio etc. Dessa forma, est incorreto afirmar que o principal dado o tamanho do acervo, pois apenas uma das inmeras informaes necessrias para a realizao do diagnstico. Portanto, o item est errado. 26. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Uma das funes do diagnstico da situao arquivstica reunir informaes suficientes para a elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Resoluo: O diagnstico consiste em uma constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo. Ainda no falamos sobre tabela de temporalidade e cdigo de classificao (discutiremos isso nas prximas aulas). Por enquanto nos basta saber que so instrumentos utilizados, respectivamente, em processos de destinao e protocolo. Desta forma, pode-se dizer que ao se fazer o diagnstico obtm-se informaes que serviro tambm para a elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade. Uma vez que no foi afirmado que essa a nica funo do diagnstico, o item est correto.

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 27. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Resoluo: O conceito fundamental de gesto de documentos dado pela Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Perceba que, apenas com a leitura da legislao, j seria possvel responder a questo. Isso uma dica muito importante! Leiam a Lei n 8.159/91 so apenas quatro pginas, das quais o CESPE adora retirar suas questes. Voltando ao conceito de gesto de documentos, podemos traduzir a definio acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Podemos destacar trs fases bsicas da gesto de documentos: produo, utilizao e destinao. Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos em decorrncias das atividades de um rgo ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias. Utilizao de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao), expedio, organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. Alm disso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes. Avaliao e destinao de documentos: compreende a anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados por terem perdido o seu valor para a instituio. Voltando nossa questo, temos que:
Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Ou seja, a questo , praticamente, uma cpia literal da definio trazida pela Lei n 8.159/91. O nico conceito diferente destinao que, como vimos, significa definir quais documentos sero eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Portanto, o item est correto. muito importante que o aluno guarde o conceito de gesto de documentos e suas fases (produo, utilizao e destinao), pois isso muito cobrado pelo CESPE. Veremos, nas prximas questes, como esse assunto abordado nas mais diversas formas... 28. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A poltica arquivstica brasileira no reconhece a gesto de documentos como parte dos esforos necessrios para a organizao dos arquivos. Resoluo: Vimos que a gesto de documentos est expressamente prevista no art. 3 da Lei n 8.159/91. Logo, o item est errado. 29. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundrio sejam conservados permanentemente. Resoluo: Para responder essa questo, basta lembrarmos-nos do conceito de valor secundrio dos documentos e ter em mente a definio de gesto de documentos. 21 Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

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Como vimos na aula passada, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (valor histrico, cultural, informativo etc.). Dessa forma, a gesto de documentos no impede que os documentos de valor secundrio sejam conservados de forma permanente. exatamente o oposto disso. Uma gesto eficaz avalia os documentos e determina quais sero objeto de arquivo permanente, justamente em face do seu valor secundrio. Portanto, o item est errado. 30. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - No objetivo da gesto de documentos racionalizar a produo dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundrio. Resoluo: Essa questo contm dois erros, tambm diretamente ligados ao conceito de gesto de documentos. O primeiro est em afirmar que no objetivo da gesto de documentos racionalizar sua produo. Ora, j vimos que uma das principais caractersticas da fase de produo de documentos contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais administrao, evitando duplicaes desnecessrias. Ainda nessa fase, cabe ao arquivista propor a consolidao de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequncia, sugerir a criao ou extino de modelos de formulrios, apresentar estudos sobre adequao e aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos, contribuir para a difuso de normas e informaes, opinar sobre a escolha de equipamentos. Enfim, desempenhar atividades visando sempre racionalizao da criao de documentos. J, o segundo erro o mesmo que constatamos na questo anterior: o objetivo da gesto de documentos no eliminar os documentos de valor secundrio.
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Pelo contrrio, deve-se avaliar o valor de prova e de informao para instituio (=avaliao) para determinar quais vo para o arquivo permanente e quais sero eliminados (=destinao). Portanto, o item est errado. 31. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. Resoluo: Outra questo sobre as fases da gesto de documentos. Como vimos, as fases da gesto de documentos so trs: produo, utilizao e destinao. O arquivamento faz parte da fase de utilizao. Falaremos, mais adiante, sobre essa atividade, em especial, sobre os mtodos de arquivamento (na prxima aula). Por enquanto, basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessrios para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a permitir que as informaes sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administrao. Voltando questo, arquivamento no uma fase da gesto de documentos, somente pertence fase de utilizao. Portanto, o item est errado. 32. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. Resoluo: Essa questo, por sua vez, trata da fase de destinao de documentos. J falamos tambm sobre essa fase. Trata-se das atividades de anlise (=avaliao do valor dos documentos) e seleo (=decidir quais os
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 documentos sero eliminados). preservados no arquivo permanente e quais sero

Olhando para o enunciado da questo, possvel constatar o erro: no existe a fase preservao na gesto de documentos. Preservar documentos de valor secundrio no arquivo permanente apenas uma das consequncias das atividades da fase de destinao. Portanto, o item est errado. 33. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. Resoluo: Finalmente essa questo trata da fase de utilizao de documentos. Como vimos, refere-se ao fluxo de atividades que os documentos percorrem para dar cumprimento de sua funo administrativa. Essa fase envolve mtodos de protocolo, de classificao, de organizao e de arquivamento durante a idade corrente e intermediria. Alm disso, so tambm desenvolvidas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes, indispensveis ao desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies. Voltando questo, podemos ver que todas as atividades descritas no enunciado fazem parte da fase de utilizao de documentos. Portanto, o item est certo. Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gesto de documentos no quadrinho abaixo.

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Produo elaborao dos documentos em decorrncias das atividades da instituio criao de documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias protocolo, classificao, arquivamento durante a intermediria organizao idade corrente e e e

Gesto de Documentos

Utilizao Destinao

normas de acesso documentao recuperao de informaes anlise e avaliao dos documentos (valor)

definio de quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados

34. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A gesto de documentos no est fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. Resoluo: A gesto de documentos est intimamente ligada ao ciclo vital e teoria das 3 idades. Ora, vimos que gesto de documentos comea com produo (nascimento) e termina com a destinao (morte) dos documentos de um arquivo, ou seja, logicamente essa ligao muito clara. Logo, o item est errado. Com isso terminamos nossa aula de hoje, vemos voc na prxima aula, at l e bons estudos... Davi e Fernando.

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Lista de Questes 01. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. 02. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. 03. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. 04. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizaes pblicas e privadas. Eles esto situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informao deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.
Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes).

Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos. A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. 05. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo so provas de transaes realizadas nas organizaes. 06. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual est inserido. 07. (CESPE ME - Arquivista 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-freqente 26 Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos como documentos sem valor. 08. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O documento de arquivo fonte de prova e esse potencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade. 09. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos so meios naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. 10. (CESPE Policia Federal Escrivo 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituio pblica com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funes deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituio. 11. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O meio, o suporte e a funo limitam o conceito de documento de arquivo. 12. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O mtodo de classificao dos arquivos exige conhecimento a respeito da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos. 13. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo so aqueles produzidos por uma entidade pblica ou privada ou por uma famlia ou pessoa no transcurso das funes que justificam sua existncia como tal. Os documentos so, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reprodues ou referncias virtuais. 14. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgnico pode ser produzido ou recebido pela organizao da mesma forma que o documento no orgnico, pois o que os diferencia o gnero documental. 15. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A instituio como sujeito produtor de documentos , o documento de arquivo como produto da atividade da instituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio da provenincia. 16. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) Os arquivos de uma instituio so formados a partir da informao registrada orgnica, interna ou externa, dessa instituio.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 17. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) possvel distinguir dois nveis dos postulados fundamentais do princpio da provenincia: um primeiro nvel, que consiste em no se misturar a documentao de diferentes fundos, e um segundo nvel, que se baseia em no se misturar a documentao das diferentes unidades que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica original. 18. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O princpio da santidade defende que se deve respeitar o rgo de origem, no deixando que seus documentos se misturem com os de outro rgo. 19. (CESPE ME - Arquivista 2008) - A ordem original dos documentos de um arquivo o fluxo natural com que eles foram produzidos e no os detalhes de ordenao do arquivamento nos setores de trabalho. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - Arquivos correntes so formados, basicamente, por documentos com valor informativo. 21. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Arquivos correntes devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. 22. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A adoo do sistema descentralizado de arquivos correntes mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes mais complexas e fisicamente grandes. 23. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A economia na gesto dos arquivos justifica a descentralizao do arquivo intermedirio. 24. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O diagnstico da situao arquivstica pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o rgo pblico tem uma massa documental acumulada de grandes propores. 25. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnstico da situao arquivstica de um rgo pblico a quantificao de seu acervo documental. 26. (CESPE diagnstico da elaborao do documentos de Policia Federal Escrivo 2009) - Uma das funes do situao arquivstica reunir informaes suficientes para a cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de arquivo. 28

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27. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 28. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A poltica arquivstica brasileira no reconhece a gesto de documentos como parte dos esforos necessrios para a organizao dos arquivos. 29. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundrio sejam conservados permanentemente. 30. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - No objetivo da gesto de documentos racionalizar a produo dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundrio. 31. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. 32. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 33. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. 34. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A gesto de documentos no est fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo.

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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 GABARITO:

01 E 11 E 21 C 31 E

02 E 12 C 22 E 32 E

03 C 13 C 23 E 33 C

04 E 14 E 24 E 34 E

05 C 15 C 25 E

06 E 16 C 26 C

07 C 17 C 27 C

08 C 18 E 28 E

09 C 19 C 29 E

10 C 20 E 30 E

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Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

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