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Comunicacin Institucional, de cara al cambio

Comunicacin Institucional I

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NDICE TEMTICO

- Conformacin de comisiones

- Presentacin de memoria de labores - Foro: comunicacin institucional, de cara al cambio


- Primera fase del evento

- Segunda fase del evento -Tercera fase del evento -Presupuesto -Anexos

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CORFORMACIN DE COMISIONES

Comisin de comunicacin -Hctor David Constanza Buenda. -Dina Erika Meja Amaya. -Ana Lissette Ramrez Vsquez. -Emma Graciela Recinos Cartagena. -Mario Jos Luis Rosales. -Yasmn Steffani Ruz Rivas.

Coordinador/a de comisin: Ana Maribel Deras Zamora.

Comisin de Protocolo -Jimmy Mungua -Naomi Hernndez -Wendy -Ivania Escobar Coordinadores de comisin: Jimmy Mungua y Wendy Baires.

Comisin de Coordinacin General: -Karla Priscila Ayala Velsquez -Yesenia Guadalupe Cardona chicas -Lus Ernesto Henrquez Ramos -Carla Mara Urrutia De Len Coordinador/ a de comisin: Eduardo Menjvar Valencia

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Presentacin de la Memoria de Labores


En la presente memoria de labores se detallan todas las actividades realizadas por los alumnos de la ctedra de Comunicacin Institucional I, con el apoyo de la Escuela de Comunicaciones de la Universidad Don Bosco; para la planificacin y desarrollo del Foro denominado Comunicacin Institucional , de cara al cambio.

El objetivo del foro fue conocer el rol de un comunicador institucional dentro de una organizacin pblica o privada, la conformacin de alianzas estratgicas y habilidades tecnolgicas para desempear un papel ms integral en la sociedad, pero sobre todo los retos que los futuros profesionales afrontarn de cara a las condiciones coyunturales del pas.

Para el desarrollo del evento se formaron cuatro Comisin de Protocolo, Comisin de

comisiones las cuales fueron: General, Comisin de

Coordinacin

Comunicacin y la Comisin de Seguimiento y Contacto; cada una de ellas se traz un objetivo que cumplir para la organizacin, planificacin, ejecucin y evaluacin del evento.

Cabe mencionar, que las actividades fundamentales y determinantes fueron desarrolladas previamente al evento, es decir, la elaboracin de estrategias, cronograma de actividades, contacto con los invitados y con los medios de comunicacin que asistiran al evento. Asimismo se coordinaron contactos con algunos de los patrocinadores, quienes a travs de sus marcas apoyaron la realizacin del foro.

Cada comisin trabaj por separado cumpliendo su objetivo trazado, para el xito del evento; donde la participacin de las diferentes comisiones fue unnime, pues, todas se acoplaron a las necesidades y objetivo que demandaba el foro.

Finalmente, se presentan anexos de cada comisin, registro audiovisual y fotogrfico, cronograma de actividades, planificacin general, entre otros elementos importantes para la realizacin de tan magno evento.

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Comunicacin Institucional, de cara al cambio FORO: COMUNICACIN INSTITUCIONAL, DE CARA AL CAMBIO

Este es un evento planificado y organizado por los alumnos de cuarto ao de la licenciatura en Ciencias de la Comunicacin, que actualmente cursan la ctedra de Comunicacin Institucional I; con el apoyo de la Escuela de Comunicacin de la Universidad Don Bosco. De esta forma, el acervo de conocimientos adquiridos no solamente en la ctedra de Comunicacin Institucional I, si no en todo el proceso de formacin acadmica recibida se llev a la prctica mediante el desarrollo de un evento que trascendi los limites de contenidos tericos de una materia. La idea de realizar este evento surge como un proyecto de ctedra, liderado por el docente de la ctedra, donde los alumnos de la misma fueron los protagonistas de dicho evento, de esta forma se cre un vnculo de cooperacin mutua, bajo un mismo objetivo de trabajo. Partiendo del objetivo establecido previamente, se procedi a la estructuracin del evento en tres fases: planificacin, ejecucin y evaluacin, las cuales son descritas a continuacin.

PRIMERA FASE DEL EVENTO:

Esta fase contempl la estructuracin de un plan de actividades, que permiti la integracin de las cuatro comisiones, obteniendo como resultado la asignacin de funciones a las comisiones respectivas. A continuacin, se presenta un cuadro donde se resume las actividades que fueron ejecutadas por cada una de las comisiones.

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ETAPA

ACTIVIDADES Establecer coordinacin con catedrticos y visitas a ctedras. Elaborar piezas grficas de promocin del evento. Elaboracin del material audiovisual de apoyo.

INDICADORES Coordinacin con 3 ctedras: Relaciones Pblicas, Crtica y Redaccin para Medios. Dos afiches promocionales.

PERODO

COMISIN

Publicidad Sondeo a estudiantes de comunicaciones sobre un tema a tratar en el frum. Cinco das de pauta y una entrevista. Convocatoria de prensa. Boletn de prensa. Industrias La Cascada, Eco Foods, Hotel Mediterrneo Plaza, Interlav, RDB y ECOM. Dos contactos por cada rea de accin(empresa privada, pblica, embajada, periodistas) Una carta de convocatoria por cada contacto. 2 SEMANAS Protocolo Contacto y seguimiento

Establecer coordinacin con Radio Don Bosco. Realizar convocatoria de prensa a MDCS. Elaboracin de material informativo para prensa. Establecer coordinacin con patrocinadores. DISEO DEL PLAN DE COMUNICACIN

Recolectar informacin de los contactos.

Elaborar herramientas de comunicacin con los contactos. Establecer coordinacin para gestin de local Elaborar permisos de entrada gratis. Elaboracin de diplomas de participacin. Elaborar gua de preguntas. Elaborar gua metodolgica.

1 local (Magna C) Una carta de autorizacin. Diseo de diploma. Un cuestionario de temticas. Una agenda del evento.

Coordinacin general.

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Como todo evento, se sigui una serie de pasos lgicos que permitieron el cumplimiento de los objetivos. Es as, como la comisin de Comunicacin fungi un papel fundamental previo a la realizacin del evento, cumpliendo con las siguientes actividades:

1. Elaboracin de material publicitario La comisin de Comunicacin se encarg de disear el material grfico y audiovisual utilizado en la promocin interna y externa del evento. Estos materiales fueron: un afiche, un banner, una cua radial y dos videos introductorios a la temtica. Para la elaboracin del afiche se tom en cuenta que su colocacin sera en las instalaciones de la UDB, especficamente en las carteleras; por ello, el contenido de dicha pieza fue claro, conciso, de fcil legibilidad y esttico. Por tanto, se bocet composiciones con imgenes relacionadas al tema de la Comunicacin Institucional. En un principio se haba definido el nombre del foro como Comunicacin Institucional, una profesin cada vez ms integral. Por lo que se buscaron representaciones icnicas del tema. Un rompecabezas con una pieza en movimiento y siluetas de oficinistas en variedad de colores, resultaron los ms indicados para la transmisin de la idea del trabajo institucional en cambio. Se elaboraron dos opciones para ser sometidas a una evaluacin previa, para determinar su diseo final. Estas fueron las primeras muestras:

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En el formato vertical se utiliz el color azul por la sobriedad que lo identifica sobre una imagen de un mundo de puzzles (partes de rompecabeza); como representacin del mundo de la comunicacin institucional de forma integral. La tipografa que se utiliz, se asemej la que emplea la UDB en sus

encabezados web, con la finalidad de establecer una relacin grfica con la universidad. De igual forma, en la segunda pieza grfica se utiliz una imagen de oficinistas en tonalidades clidas a manera de expresar energa, progreso y jovialidad. Ambas muestras no incluan la informacin depurada, ni logos de patrocinadores debido a que sus diseos se someteran a evaluacin. Asimismo, luego de escuchar la cua radial, se determin que el color azul era demasiado serio para el estilo de invitacin realizado en la cua y que no se apegaba completamente al concepto de una juventud comunicadora. Por tanto, se indic resaltar la tipografa, buscar otras tonalidades y la forma de utilizar ambas imgenes en una sola pieza.

Estas fueron las siguientes modificaciones:

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En la primera opcin se utiliz un tono ms claro de azul y se resalt en negrita y con sombra blanca la tipografa. Para la segunda se cre una composicin de ambos elementos con modificaciones de color, aadiendo tonalidades ms frescas y juveniles, opacando el color del puzzle para resaltar los colores. La intencin era transmitir la idea de transicin y modernidad que deben tener los comunicadores institucionales. Posteriormente al nuevo consenso que se realiz, la comisin depur la informacin y coloc los logos de los patrocinadores. Resultado final del afiche:

2. Invitacin a pblico interno y externo al evento Previamente a la celebracin del evento, integrantes de la comisin de Comunicaciones se dieron a la tarea de invitar a estudiantes de diversa ctedras a la celebracin del evento.

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De manera, que se realizaron visitas personalizadas, donde los miembros de la comitiva explicaron la informacin pertinente al evento, la cual era sustentada con las piezas grficas alusivas al mismo, En relacin al pblico externo, miembros de la comitiva en conjunto con la comitiva de Seguimiento y Contacto, gestionaron el espacio en diversos medios de comunicacin, entre ellos: Radio Don Bosco, Cool, Nacional de El Salvador, Cadena Sonora, YSU, Globo, Cuscatleca, canal 33 y canal 23 de Quezaltepeque. De esta forma, se cont con la colaboracin de la docente de la ctedra y miembros de las tres comitivas restantes, con el fin de establecer un apoyo que permitiese la difusin del concepto en diversos canales de comunicacin.

3. Elaboracin del boletn de prensa. Con la finalidad de sintetizar informacin para los medios de comunicacin, la comisin de Comunicacin elaboro un boletn de prensa enfatizando en los siguientes puntos: 1. Nombre del foro. 2. Objetivo del foro. 3. Pblico interno y externo asistentes al foro. 4. Resumen de la temtica que se desarroll en el foro. 4. Elaboracin de diplomas La comisin de comunicacin elabor diplomas de participacin para cada uno de los panelistas asistentes. Su diseo se apeg a la lnea grfica del afiche y el banner.

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5. Elaboracin de cartelera. Otra de las actividades que le correspondi a la comisin de Comunicacin fue la elaboracin de una cartelera, donde se hiciese visible el xito del evento.

Asimismo para respaldar la realizacin de esta fase, la comisin de Contacto y Seguimiento realiz un papel fundamental, pues se encarg de establecer contacto con las y los panelistas que participaran en el foro y posteriormente confirmar su asistencia el da del evento. Por tanto, cabe mencionar que durante la etapa de planificacin del foro, se elabor una lista de posibles panelistas, en 3 reas de accin, a quienes la comisin deba contactar. Los profesionales seleccionados fueron: 1. Lic. Nelson Rodas (Jefe del Departamento de Publicidad de la Universidad Don Bosco). 2. Licda. Herminia Funes (Directora de la Radio Don Bosco). 3. Licda. Claudia de Mndez (Encargada de Comunicaciones de la Embajada de Taiwn) 4. Lic. Ren Hernndez (Director de Comunicaciones de FUSADES) 5. Licda. Rhina Orellana (Encargada de Relaciones Pblicas y Prensa del rea metropolitana de la PNC) 6. Lic. Luis Rivera (Director de Comunicaciones del MOP).

De igual manera, la comisin elabor un documento con informacin sobre el foro con la finalidad de enviarlo a los correos electrnicos de los panelistas invitados. Los panelistas que confirmaron su participacin, a travs de llamadas telefnicas y visitas, fueron: Licda Herminia Funes, Lic. Ren Hernndez, Licda. Rhina Orellana y Lic. Luis Rivera. Se procedi entonces a solicitarles

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una copia de su hoja de vida, para anexarlo a su presentacin el da del evento. De igual manera, la comiisin de Coordinacin General se encarg de aportar a la planificacin previa del desarrollo del evento y ejecucin del mismo.

A continuacin se presenta una lista de las actividades designadas a la comisin para el desarrollo del Foro:

Elaboracin del plan estratgico de las actividades que realizara cada comisin as como del objetivo general del Foro y la seleccin de los panelistas invitados. (Ver anexo 2).

Por otra parte, se elabor y planific del cronograma de actividades a realizarse para organizar el Foro. (Ver anexo 3).

Asimismo la redaccin y envo de cartas de invitacin a los panelistas/ expositores del Foro. Dicha carta de invitacin fue firmada por el Director de la Escuela de Comunicacin para otorgar mayor credibilidad al evento. (Ver anexo 4 y 5).

Por ltimo redaccin y envo de faxes con el comunicado de prensa, para convocar a los medios de comunicacin al evento. (Ver anexo 6).

Para el envo del comunicado se hizo una investigacin para elaborar un directorio de medios de comunicacin y poder contactar con los periodistas de cada medio.

El fax se envi desde la oficina de publicidad de la UDB pues se requera el nmero de fax registrado de la institucin para dar mayor credibilidad al comunicado. (Ver anexo 7 del directorio de medios).

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1. Redaccin del boletn de comunicaciones. La comisin redact una hoja informativa para los periodistas que asistan al evento, en la cual se detallan los temas a tratar, los panelistas que asistieron y los detalles del evento. Dicha hoja se entreg en la mitad del desarrollo del evento. (Ver anexo 8).

2. Otra de las actividades fundamentales desarrolladas por la comisin fue la elaboracin de la gua de preguntas que utilizar el moderador del Foro para dirigir las opiniones de los panelistas. Estas preguntas se hicieron basadas en una investigacin bibliogrfica previa. (Ver anexo 9).

SEGUNDA FASE DEL EVENTO: La comisin de protocolo jug un papel muy importante en el foro, pues estuvo a cargo del montaje del evento, donde se contempl la realizacin de diversas actividades de manera integral:

Gestin del saln donde se realiz el evento. Decoracin y ambientacin del escenario. Traslado y Montaje de mobiliario para escenario. Montaje y distribucin de las sillas para el pblico en general. Ubicacin de los patrocinadores. Recepcin y gua de los invitados especiales, panelistas y pblico en general. Asistencia a los patrocinadores. Desmontaje del escenario. Limpieza del saln donde se realiz el foro y entrega del mismo.

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Es as como la comisin colabor con la realizacin del foro, para que este fuera todo un xito; pues afortunadamente la comisin cont con una buena organizacin y planificacin lo que contribuy en un porcentaje aceptable para la planificacin y desarrollo del foro.

De tal manera, que se estructur una comitiva compuesta por trece estudiantes, a los cuales se les deleg actividades especificas para lograr el cumplimiento de un plan de trabajo con su respectivo cronograma de actividades (ANEXO 1), en el cual se contemplaron diversas acciones en tres momentos: antes, durante y despus del evento. Asimismo, por medio de los integrantes de la comitiva, se establece contacto con empresas que fueron patrocinadores del evento, tales como Hotel Mediterrneo Plaza, JX Productos Aromticos y Eco-Foods con su marca La Chula. Por ello, al tener claro el lugar donde se celebr el evento, se procedi a dar a cada patrocinador un espacio especfico para que pudiesen realizar el montaje de su respectivo stand. De forma, que se estructuran dos croquis previos al evento (ANEXOS 2), considerando la ubicacin de los panelistas, recurso audiovisual, invitados, patrocinadores, etc. Asimismo, la comitiva tuvo la responsabilidad de crear la agenda del evento (ANEXO 03), donde se contemplaron los diversos puntos a tratar durante la realizacin del mismo.

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TERCERA FASE DEL EVENTO Necesitamos un prrafo

PRESUPUESTO GENERAL DEL FORO

Comisin de Comunicacin Interlav Impresin de banner y compra de soporte araa Impresin de diplomas Impresin de 12 afiches tamao tabloide Impresin de fotos para cartelera Impresin de textos para cartelera Comisin de Coordinacin General Gasolina Hielo Llamadas a celular y lnea fija Comisin de Contacto y seguimiento Llamadas a celular y lnea fija Impresin de cartas Comisin de Protocolo Gasolina Fotocopias desechables Otros gastos Gastos en especies Alquiler de mobiliario Llamadas a celular y lnea fija Fotocopias e impresiones TOTAL

TOTAL $109.8 $ 50.00 $40.00 $3.20 $9.60 $5.00 $2.80 $23.00 $13.00 $4.00 $6.00 $9.00 $8.00 $1.00 $27.21 $15.00 $2.20 $6.15 $3.86 $67 $50.00 $12.00 $5.00 $ 236.51

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Anexos

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Anexos de comunicacin

Este fue el resultado final del afiche:

Luego de tener el trabajo final se imprimieron doce afiches que fueron colocados en puntos previamente acordados por la comisin. Estos puntos fueron las carteleras de la facultad de humanidades, de la carrera de Ciencias de la Comunicacin, de la biblioteca de la Universidad, del Departamento de Arte y Cultura, del Centro de laboratorios (CITT), y de la cafetera principal. Previamente se tramit su autorizacin con el jefe del Departamento de Comunicaciones de la UDB, el Lic. Nelsn Rodas. Para el da del evento, se colocara un banner en la tarima del lugar de realizacin, junto a un banner representativo de la Escuela de Comunicacin, ECOM. Dicho banner seguira la misma lnea del afiche, excluyendo solamente los datos del da, hora, lugar y entrada del evento, para hacer una representacin oficial del evento.
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Su formato de impresin fue de 1.80 x 0.80 mt.

Cua radial La cua se elabor en un formato juvenil. Contena los datos del evento haciendo una atenta invitacin al pblico. Para su transmisin, se extendi una carta dirigida a la directora de Radio Don Bosco, Licda. Herminia Funes, solicitando la autorizacin de espacio. Luego de la autorizacin, se procedi a su colocacin al aire. A continuacin se presenta el guin.

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VOZ La ctedra de comunicacin institucional, con el apoyo de la escuela de comunicacin de la universidad Don Bosco, te invita este viernes 5 de marzo, al foro de discusin denominado: la comunicacin institucional, de cara al cambio.

MSICA Cancin: Rich Bongo. Autor: Rythm.

TIEMPO (min.)

0:00-0:13

El evento se llevar a cabo en la Magna C de la Universidad Don Bosco, a las 3 de la tarde. Entrada completamente gratis!

Cancin: Control Freak Autor: Armin Van Buuren y Sander Van Doorn 0:13-0:20

Patrocinan Eco Foods; Hotel Mediterrneo Plaza; INTERLAV, luz, audio y video; Industria La Cascada. Cancin: bass phenomenon Autor: dj friction

0:20-0:21

0:21-0:29

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Convocatoria y Boletn de prensa Se redact una convocatoria de prensa para invitar a los medios de comunicacin seleccionados. Su formato fue guiado por la catedrtica, secundado por Hctor Constanza, miembro de la comisin de comunicaciones. Segn la catedrtica, la intencin era que se notase que los estudiantes, en proceso de aprendizaje, la haban elaborado. Asimismo se elabor un boletn informativo sobre el evento para los medios, en caso de su asistencia.

A continuacin se presenta la muestra del boletn.

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BOLETN DE PRENSA. Jvenes de Cara al cambio, organizan foro Estudiantes de la ctedra de Comunicacin Institucional, de la Escuela de Comunicaciones de la Universidad Don Bosco, organizaron el foro: Comunicacin institucional, de cara al cambio. En este espacio se abord el rol del comunicador en la actualidad y las proyecciones de la profesin a largo plazo. Es de destacar, que el evento fue planificado y ejecutado nicamente por los jvenes de la asignatura, es decir, un espacio de jvenes para jvenes, lo cual pone de manifiesto, la pro actividad y el inters de stos, por el desarrollo de mecanismos novedosos e interactivos de educacin, con una mirada hacia el futuro del desempeo de su carrera profesional. El evento cont con la participacin de destacados profesionales de la comunicacin institucional, cada uno de ellos, desempendose en diferentes organizaciones: Rhina Orellana, de la Polica Nacional Civil del rea Metropolitana; Luis Rivera, Ministerio de Obras Pblicas (MOP); Ren Hernndez, Fundacin Salvadorea Para el Desarrollo Econmico y Social, (FUSADES) y la Directora general de Radio Don Bosco, Herminia Funes. El foro fue muy participativo, ya que, en su mayora, eran estudiantes de la carrera y afines a sta, quienes preguntaban y compartan inquietudes con los expositores. El evento se realiz en las instalaciones de la Universidad y cont con el apoyo de la Escuela de Comunicacin de la misma, as tambin, empresas patrocinadoras se sumaron al evento, tales como Eco Foods, Embotelladora la Cascada, con la marca de Salva Cola, Hotel Mediterrneo Plaza, Interlav y la empresa Productos Qumicos y Aromas JX, esta ltima, es asesorada en el campo de las comunicaciones por alumnos de dicha ctedra.

Soyapango, Viernes 5 de marzo de 2010.

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Visitas a ctedras Se habl con los catedrticos de Redaccin de medios, Protocolo I, Relaciones Pblicas, Crtica de Medios, y Tcnicas de Expresin, para que autorizaran la invitacin oral al evento y dispusieran un punto extra por la asistencia al mismo.

Diplomas Se elaboraron diplomas de participacin para cada uno de los panelistas asistentes. Su diseo se apeg a la lnea grfica del afiche y el banner.

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Registro de la actividad Se hizo toma de fotografas y videos para registrar las actividades que conformaron el evento. Con las imgenes recolectadas, se seleccionaron las ms representativas para su utilizacin en el diseo de la nota para la cartelera informativa a posteriori. Invitacin realizada por la catedrtica, Licda. Carolina Prez, en el canal 23 de Quezaltepeque, durante el programa matutino A media Maana.

Parte del equipo audiovisual de la empresa Interlav. Alumnas de la ctedra. Miembros de la comisin de protocolo, recibieron el ingreso de los asistentes.

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Ftima Hernndez, Maestra de Ceremonia

Lic. Edson Osorio, director de la ECOM, con el discurso de Bienvenida.

De izquierda a derecha: Licda. Herminia Funes, directora de Radio Don Bosco; Lic. Lus Rivera; director de Comunicacin del Ministrio de Obras Pblicas;

Mario Piche, moderador del foro. Alumno miembro de la comisin de protocolo.

Licda. Rhina Orellana, Encargada de prensa y RRPP de La Polica Nacional Civil, rea metropolitana.

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Arriba. La proyeccin audiovisual aport a una mayor captacin de la atencin del pblico. Abajo. Al final del programa, gracias a los patrocinadores Hotel Meditarreno Plaza; Embotelladora La cascada con sus productos Salvacola y Kolashampan; y Ecofoods con su marca, La chula, se ofreci un refrigerio al pblico asistente.

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Foto oficial del evento donde los alumnos de la ctedra posaron junto al director de la ECOM, invitados y catedrtica. Cartelera informativa En la semana siguiente, la comisin de comunicaciones selecciono el material a utilizar en la realizacin de la cartelera informativa. Esta cartelera se ubic en el edificio B de la Universidad Don Bosco. Contiene imgenes de las diferentes actividades realizadas durante la celebracin del evento, acompaadas de un pie de foto. Tambin muestra la nota elaborada junto al afiche utilizado dentro de las instalaciones de la UDB.

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Para su decoracin, se utilizaron los mismos colores del afiche. Nota del evento

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Actividades Sbado 20 O Domingo 21 Lunes 22

Tiempo de ejecucin

Martes 23

Mircoles 24 Sbado 27

Jueves 25

Viernes 26

Elaboracin de pruebas de afiche Elaboracin de cua radial Establecimiento de contactos Elaboracin de convocatoria y boletines de prensa Solicitud de espacio en ctedras y en radio UDB Aplicacin de sondeo a estudiantes de la carrera de comunicacin Consulta de afiches

O O O O

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Confirmacin espacio de cua Edicin de sondeo Presentacin de avance/Reunin general Revisin de materiales

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Actividades Doming o 28 (Febrer o) O Lunes 01 Martes (Marzo) 02 Mircoles 03 07-11 Jueves 04 Viernes 05 Semana del Del 12-18

Finalizacin de afiche Impresin, sello y colocacin de afiches Revisin de edicin de sondeo Visitas ctedras pendientes Encargo de banner Elaboracin y revisin de diplomas Impresin de diplomas Colocacin de banner Registro de evento Recopilacin de material de registro Elaboracin y colocacin cartelera informativa. de

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Anexos de protocolo ANEXO 01


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES GENERAL SEMANA ACTIVIDADES 22-26 de Febrero Elaboracin de croquis interno y externo para la ubicacin de panelistas, asistentes al evento y patrocinadores. Elaboracin de guin para maestro de ceremonia y moderador de frum. Gestin del permiso para que los panelistas ingresen x x x SEMANA 1-5 de Marzo

gratuitamente a las instalaciones de la UDB. Confirmacin de local (Magna C). Asignar rol a cada uno de los alumnos dentro del desarrollo del evento. Organizacin de logstica (colocacin de sillas, equipo de sonido, etc.). Ubicacin y montaje de stand de patrocinadores. Gestionar entrada de panelistas. Recibimiento y atencin de invitados y asistentes al evento. Inicio del evento (palabras de bienvenida del maestro de ceremonia). Desarrollar mecnica del frum (proyeccin de video y ejecucin de preguntas). Etapa de preguntas realizadas por los/las estudiantes que asistan al evento. Conclusin del frum (cierre). Despedida y agradecimiento a panelistas. Organizacin logstica (guardar sillas, equipo de sonido, entregar local, etc.). x x x x x x x x x x X x

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ANEXO 02 CROQUIS INTERNO Y EXTERNO

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Croquis interno 1-Consola de sonido. 2-Parlante de sonido. 3-sillas donde se ubicaran al pblico general 4-Pantallas de TV. 6-Pantalla para proyectar videos o diapositivas de los invitados. 7-Podium y micrfono para la maestra de ceremonia. 8-Moderador. 9-Mesita de sala. 10-Silln donde estarn los panelistas. 11-Tarima de la Magna C.

Croquis externo 1-Puerta de Entrada. 2-Puerta de Salida. 3-Mesa de La Cascada. 4-Mesa de La Chula. 5-Mesa de Hotel Mediterrneo Plaza. 6-Pequeo stand en forma de U de JX. 7-Banner de logos de La Cascada. La Chula, Hotel Mediterrneo Plaza.,JX

Aclaratoria: *Las 3 mesas irn unidas, con 2.5 metros de espacio por cada empresa. *El Banner que incluir los logos de los patrocinadores, se ubicar atrs en la parte superior de la pared, es decir trs las tres mesas de La Cascada. La Chula, Hotel Mediterrneo Plaza.

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ANEXO 03 AGENDA DEL EVENTO 1. Saludo Buenas tardes Licdo. Edson Osorio Director de la Escuela de Comunicacin de la Universidad Don Bosco, Licdo. Ren Hernndez Director de Comunicaciones de la Econmico y Social Fundacin (FUSADES), Salvadorea Licdo. Lus para el Desarrollo Jefe de

Rivera

Comunicaciones del Ministerio de Obras Pblicas (MOP), Licda. Rhina Orellana Encargada de Relaciones Pblicas y Prensa de la Polica

Nacional Civil (PNC) en el rea metropolitana, Licda. Herminia Funes (Directora de Radio Don Bosco) personal docente de la Universidad Don Bosco, compaeros, patrocinadores del evento, medios de comunicacin presente y pblica que nos acompaa, sean todos bienvenidos al frum: Comunicacin Institucional de Cara al Cambio. Para dar inicio a tan grato evento, tendremos la participacin del Director de la Escuela de Comunicaciones, el Licdo. Edson Osorio quien dirigir las palabras alusivas al acto. 2. Palabras alusivas al evento por el Licdo. Edson Osorio.

3. A continuacin, el moderador del frum el compaero Mario Piche presentar a los invitados que esta tarde nos honran con su presencia.

4. Entrega de reconocimientos: Agradecemos la participacin de los invitados a este frum, a continuacin un representante de la ctedra har entrega de los diplomas de participacin.

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Asimismo, uno de los patrocinadores del evento Productos JX, har entrega de un reconocimiento a los invitados. 5. Nos complace dar fin a este memorable acto, agradeciendo nuevamente la participacin de los diversos exponentes que esta tarde nos han acompaado, as como tambin al pblico que nos acompa, medios de comunicacin y patrocinadores del evento.

6. A continuacin se les invita a tomar un refrigerio, el cual es patrocinado por: Industrias La Cascada S.A, Eco-Foods, Hotel Mediterrneo Plaza, Productos JX e Interlav.

7. De igual manera se hace una cordial invitacin, a los representantes de la prensa, para realizar un espacio de entrevista cuya duracin ser de 10 minutos.

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ANEXOS DE CONTACTO Y SEGUIMIENTO

PRESUPUESTO

MATERIALES

PRECIO ($)

Llamadas de celulares (Tarjetas/recargas de saldo)

$8

Impresin de Cartas

$1 (0.25 c/u)

TOTAL

$9

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ETAPAS

ACTIVIDADES Participacin en la elaboracin de la planificacin del foro Recoleccin de informacin de los contactos Elaboracin de material informativo para panelistas Coordinacin de visitas personalizada a panelista

INDICADORES Planificacin elaborada del foro

PERIODOS Un da

RESPONSABLE Jimmy Pea

CREACIN Y Seguimiento

7 contactos confirmados por 3 reas de accin (Nelson rodas, Herminia Funes, Ren Gonzalez, Claudia Prez, Oscar Alas, Rina Orellana, Luis Rivera) Cartilla informativa enviada a los seis contactos

Siete das Un da

Equipo de comisin Seguimiento y Contactos Mario Piche

Tres visitas a invitados del foro(Nelson Rodas, Herminia Funes y Ren Gonzlez)

Cinco das

Jimmy Pea

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Cinco das Confirmacin de panelistas al evento Cuatro panelista confirmados a participar al foro Equipo de comisin Seguimiento y Contactos

Implementacin

Actualizacin de informacin recolectada de invitados Coordinacin de entrada gratuita a panelista Posproduccin de material multimedia para el foro Gestin de materiales de protocolo (vasos, ubicacin de escenografa, bienvenida de asistentes, etc.)

Tres llamadas realizadas y una visita personalizada a los panelistas. (Una historia de vida de uno de los participantes) Tres panelitas asistieron al foro Viernes 5 de marzo

Primer material multimedia elaborado (intro del evento)

Equipo de comisin Seguimiento y Contactos Equipo de comisin Seguimiento y Contactos Jimmy Pea

4 vasos pretados, movilizacin de sonido en el evento participacin y conviveni

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Anexos de Coordinacin General

Preguntas para panelistas

1. Qu es un comunicador institucional? 2. Cmo puede definirse el perfil de un comunicador institucional? 3. Qu funciones desempea un comunicador institucional? 4. Considera que el rol del comunicador institucional ha sufrido

transformaciones desde sus inicios hasta la actualidad. 5. Cules son las herramientas indispensables de comunicacin que a todo comunicador no le debe faltar? 6. Cmo debe establecer las relaciones laborales un comunicador institucional dentro de una empresa o institucin? 7. Con quines trabaja el comunicador institucional? 8. Cules son las reas funcionales con las que el comunicador institucional se relaciona? 9. En qu momento el comunicador institucional se desempea como intermediario? 10. Qu debe hacer un comunicador institucional en un momento de crisis? 11. Qu estrategias debe elaborar un comunicador institucional para desempearse adecuadamente?

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES


SEMANA 1 15-19 de Febrero 1. Definicin de temtica para el desarrollo del frum 2. Organizacin de comisiones (protocolo, seguimiento, general, publicidad). 3. Asignacin de roles para cada comisin 4. Desarrollo de planificacin general. 5. Elaboracin y diseo de las herramientas de comunicacin (afiches y cua radiofnica). 6. Definicin de local para realizar frum 7. Definicin de invitados como panelistas. 8. Contacto con patrocinadores. 9. Confirmacin de asistencia de panelistas 10. Definicin de temas a desarrollar en el frum. 11. Confirmacin de patrocinadores. 12. Definicin de los objetivos del frum. 13. Redaccin de cartas de invitacin a panelistas y patrocinadores. 14. Evaluacin y correccin de herramientas de comunicacin (afiches y cua radiofnica). 15. Elaboracin de guin de preguntas para los panelistas. 16. Entrega de cartas de invitacin para panelistas y patrocinadores. 17. Elaboracin de croquis interno y externo para la ubicacin de panelistas, asistentes al evento y patrocinadores. 18. Entrega de cuas radiofnicas a radios y colocacin de afiches en lugares estratgicos. SEMANA 2 22-26 de Febrero SEMANA 3 1-5 de Marzo

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19. Elaboracin de guin para maestro de ceremonia y moderador de frum. 20. Elaboracin de guin de preguntas para plan B. 21. Gestin del permiso para que los panelistas ingresen gratuitamente a las instalaciones de la UDB. 22. Confirmacin de local (Magna C). 23. Asignar rol a cada uno de los alumnos dentro del desarrollo del evento. 24. Organizacin de logstica (colocacin de sillas, equipo de sonido, etc.).

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La Ctedra de Comunicacin Institucional, con el apoyo de la Escuela de Comunicaciones de la Universidad Don Bosco
Te invitan al Foro:

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A realizarse el da: Viernes 05 de Marzo de 2010 Lugar: Aula Magna C Hora: 3:00 pm

La actividad pretende dar a conocer el rol de un comunicador institucional dentro de una organizacin pblica o privada, la conformacin de alianzas estratgicas y habilidades tecnolgicas para desempear un papel ms integral en la sociedad, pero sobre todo los retos que los futuros profesionales afrontarn de cara a las condiciones coyunturales del pas.

El evento contar con la participacin de especialistas en este campo, quienes actualmente ejercen dicha profesin: Licd Ren Hernndez Gonzlez, Director de Comunicaciones de FUSADES; Rhina Orellana, Encargada de Relaciones Pblicas y Prensa PNC, Regin Metropolitana; Licdo. Luis Rivera, Jefe de Comunicaciones del Ministerio de Obras Pblicas y an por confirmar, la participacin de la Responsable del rea de Comunicaciones de la Embajada de Brasil. Las temticas a desarrollar en el frum estarn enfocadas en las funciones de un comunicador institucional a partir de la naturaleza de la organizacin, la importancia de crear alianzas o convenios interinstitucionales, as como el
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establecimiento de relaciones pblicas con los diferentes Medios de Comunicacin Social, sin obviar, los retos y las proyecciones que va adquiriendo en la actualidad, la profesin. El Forum: Comunicacin Institucional, de Cara al Cambio est dirigido a la poblacin en general, as como el sector estudiantil y jvenes que actualmente, cursan la ctedra de Relaciones Pblicas, Crtica de Medios, Comunicacin y Institucional, Protocolo y Redaccin para Medios.

Dicho evento ha sido organizado por jvenes de tercer ao de la Carrera de Comunicaciones de la Universidad Don Bosco, quienes buscan generar la participacin de la juventud ante el nuevo gobierno y conocer la opinin de las personas involucradas y conocedoras sobre el tema para que puedan aclarar la nueva forma de hacer comunicacin en este nuevo proceso de gobierno, rompiendo con ello los esquemas tradicionalistas que por aos se haba experimentado.

Un punto importante es el debate que se espera generar, con el fin de poder discutir el rumbo de las comunicaciones oficiales y de aquellas que se relacionan a diario con la finalidad de establecer alianzas para una coordinacin que les beneficia en comn.

Para alcanzar el objetivo del desarrollo de este importante evento, ha sido necesario contar con el apoyo de empresas reconocidas a nivel nacional, entre las que se encuentran: Embotelladora La Cascada, Hotel Mediterrneo Plaza, Eco Foods, Interlav y Productos Qumicos y Aromas JX.

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BASE DE DATOS DE FAX DE MEDIOS DE COMUNICACIN SOCIAL

Radio Corporacin FM Grupo Radio Stereo Fm Monumental Eco FM YSKL Radio Vox que buena Diario Co Latino Peridico Da a Da Elsalvador.com Redaccin El Diario de Hoy La Prensa Grfica Diario El mundo Hechos Grupo Televisivo Cuscatleco TCS Noticias Teledos 4vision El noticiero Canal 8 El faro Revista digital Contrapunto

2224 12 12 2224 26 77 2223 48 74 2223 93 38 2224 56 90 2209 20 37 2271 08 22 2259 13 35 2231 79 79 2271 23 46 2241 20 01 etx. 2600 2234-81 95 2121 12 42 2245 61 42 2209 20 62 2209 20 64 2209 20 64 2209 20 33 2211 07 99 2208 67 18 2261 22 48

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COMUNICACIN INSTITUCIONAL

Por este medio, hago de su conocimiento de la organizacin de la actividad evaluada que estn realizando los jvenes de la ctedra estn realizando.

Actividad: Panel Forum: Comunicacin Institucional de cara al Cambio

Objetivo Estratgico: Conocer el rol de un comunicador institucional dentro de una institucin u empresa y su importancia, en cuanto a la conformacin de alianzas estratgicas y habilidades tecnolgicas para desempear un papel ms integral en la sociedad.

Invitados Confirmados: (falta confirmacin de una persona) Licdo.Ren Hernndez Gonzlez ---- Director de Comunicaciones de FUSADES Licda. Rhina Orellana -------- Encargada de Relaciones Pblicas y Prensa PNC, Regin Metropolitana Licdo. Luis Rivera -------- Jefe de Comunicaciones del Ministerio de Obras Pblicas

Pblico Meta Directo: Estudiantes de la Escuela de Comunicaciones, quienes actualmente estn cursando las ctedras: Relaciones Pblicas Crtica de Medios Redaccin para Medios Protocolo ( Licda. Rhina Orellana)

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Pblico Meta Indirecto: Toda la poblacin estudiantil y poblacin en general que tenga el inters de conocer un poco ms sobre las temticas a desarrollar.

Temticas a Desarrollar El Rol de un Comunicador Institucional La Conformacin de Alianzas Estratgicas Proyeccin a futuro de la profesin

Patrocinadores del evento: Interlav -------- Apoyar con el Sistema de Audio, proyeccin y pantalla plasma. Eco Foods (La Chula) ------ Apoyar con la donacin de 150 boquitas. Hotel Mediterrneo Plaza ----- Apoyar con la donacin de 50 boquitas. Embotelladora La Cascada ----- Apoyar con la donacin de 175 bebidas.

PD: Por lo que solicito su apoyo en cuanto a la firma de las cartas que emitiremos a cada una de las empresas. Una consulta: La Eco Foods, nos solicita a cambio de la donacin, permiso para poder traer venta de sus productos al finalizar el evento. Qu acciones deberamos de realizar?

Varios: Aprovecho la oportunidad, de informarle que considero pertinente que la invitacin se realice: La Escuela de Comunicaciones, a travs de la ctedra de Comunicacin Institucional invitan.. De ser as, le solicitara la autorizacin del uso del logo de la carrera, ya que se promocionar en los diferentes materiales de comunicacin, adems, pedirles el favor, si nos puede honrar con su presencia en el
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evento, para darle la bienvenida a los especialistas en el campo de comunicacin institucional.

Orientarnos, en cuanto a la gestin pertinentes, en solicitar permiso del ingreso de los patrocinadores, as como los invitados que nos apoyarn en especialistas en el tema, para que no cancelen tiket, por su ingreso.

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San Salvador, 25 de febrero del 2010

Lic. Ren Hernndez Director de comunicaciones FUSADES Presente Por este medio nos dirigimos a usted desendole xitos en sus labores profesionales y vida personal. El objetivo de la presente es invitarle como Escuela de Comunicacin a travs de la ctedra de Comunicacin Institucional, a panel frum denominado: LA COMUNICACIN INSTITUCIONAL DE CARA AL CAMBIO Dicho evento, tiene como objetivo primordial, conocer el rol que desempea el comunicador institucional y de qu manera logra acoplarse a los nuevos cambios que han generado la tecnologa y comunicacin, en su desarrollo dentro de la sociedad. Los temas que se abordarn en el panel sern los siguientes: El rol del comunicador institucional en la actualidad La relacin del comunicador institucional con la tecnologa y los medios de comunicacin social. La proyeccin de un comunicador institucional a futuro.

Cabe mencionar que para la realizacin de este foro, se contar con la participacin de profesionales especializados en el rea de comunicacin institucional, tanto del sector pblico como privado. El tiempo de duracin del evento ser de dos horas, comenzando a las 3:00 p.m. y finalizando a las 5:00 p.m. Esperamos contar con su valiosa presencia el da Viernes 5 de marzo del presente ao, en la Magna C, instalaciones de la Universidad Don Bosco. De antemano le agradezco su colaboracin y participacin para el desarrollo de este foro.

Atentamente, Me suscribo,

Licdo. Edson Osorio Director de Escuela de Comunicacin

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