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Procedimentos de Controle de Acesso

1. OBJETIVOS

2. DISPOSIÇÕES INICIAIS
 Conceituações;
 Uso de Crachás;
 Acesso;
 Documentos Confiáveis;
 Identificações Utilizadas para Controle de Acesso;
 Controles utilizados,documentos e chaves de veículos.

3. PROCEDIMENTOS
 Registros em Planilhas de Controle;
 Acesso de Funcionário Durante o Expediente Normal;
 Acesso fora do Horário Normal de Expediente;
 Outras Precauções para o Acesso Especial;
 Acesso de Prestadores de Serviços Permanentes;
 Acesso de Visitantes;
 Acesso de Visitantes Vips;
 Acesso de Candidatos dias,horários;

4. ORDENS RECEBIDAS

5. RESPONSABILIDADES DO PORTEIRO
 Atitude e postura;
 Uniforme;
 Atenção em serviço;
 Atitudes pessoais em serviço;
 Comportamentos passíveis de punição;
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EM CASOS DE INCÊNDIO

10 . SITUAÇÕES DE EMERGÊNCIA

OBJETIVOS

Descrever os procedimentos operacionais para Recepção, Verificação de

Identidade, Autorização, Registros e Controle dos Acessos, Circulação e
Permanência de Pessoas nas instalações da DISTRIBUIDORA
CUMMINS;

Normalizar e Padronizar a ação dos PORTEIROS quanto às normas de

prestação de serviços, dotando-os de procedimentos definidos,
objetivando um melhor controle ao patrimônio e à integridade física dos
funcionários e visitantes da empresa;

Oferecer condições para que os PORTEIROS possam orientar, fiscalizar,

cumprir e fazer cumprir as normas gerais determinadas pela
DISTRIBUIDORA CUMMINS.

Definir . Princípios para conduta obrigatória dos PORTEIROS visando

um rigoroso cumprimento dos procedimentos que definirão as atribuições
e rotina de trabalho da portaria.

1- DISPOSIÇÕES INICIAIS

CONCEITUAÇÕES

1.1.1 VISITANTES

É todo indivíduo não funcionário ou prestador de serviço

permanente que, por qualquer motivo, venha a ser recebido
nas instalações da DISTRIBUIDORA CUMMINS.
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1.1.2 CRACHÁ DE VISITANTE

Crachá diferenciado, fornecido a visitantes, de forma que

seja possível permitir o seu acesso às dependências da
DISTRIBUIDORA CUMMIS.

1.1.3 Documento de funcionário da DISTRIBUIDORA

CUMMINS, CRACHÁ DE FUNCIONÁRIO

Que em função de identificá-los e conceder livre movimento

nas instalações da empresa nos horários e locais
especificados.

1.1.4 PRESTADOR DE SERVIÇO PERMANENTE

É todo o indivíduo, não funcionário, com vínculo comercial

com a empresa de prestação de serviços e que, pela natureza
dos serviços prestados, necessita atuar permanentemente ou
na maior parte do tempo em instalações da
DISTRIBUIDORA CUMMINS.

1.1.5 CRACHÁ DE PRESTADOR DE SERVIÇOS

PERMANENTES

Documentos personalizados com fotografia, que tem a função

de identificar o prestador de serviços permanentes,
permitindo-lhe movimento nas instalações da empresa nos
horários e locais especificados.
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1.1.6 RECEPÇÃO

O termo “Recepção” neste procedimento estará referindo-se

à pessoa do recepcionista no exercício de suas atividades na
portaria social da empresa.

1.1.7 A EMISSÃO DE “CRACHÁS”

É atribuição do componente responsável pela prestação de

serviços de portaria na empresa.

1.1.8 USO OBRIGATÓRIO DO CRACHÁ

Nas instalações da empresa, e na suas filiais , é obrigatória a

utilização do “crachá”. Em razão disso, no caso de
afastamento/desligamento de prestadores de serviço, a
empresa contratada deve ser orientada a devolver o
“crachá”, emitido e fornecido pelo componente responsável
pela segurança, da DIST.CUMMINS, para devida baixa no
sistema. No caso de funcionários, o RH deve manter o mesmo
procedimento.

1.1.9 USO ADEQUADO

O componente responsável pela portaria poderá orientar
visitantes e funcionários que não estiverem portando a
carteira funcional ou “crachá” em lugar visível,
recomendando seu uso adequado.
 5

ACESSO

Os termos “acesso” ou “controle de acesso” utilizado nesse

procedimento estarão referindo-se às atividades de recepção,
verificação de identidade, autorização, registro e controle de
acessos, circulação e permanência de pessoas nas instalações
da empresa.

A concessão de crachá de autorização de acesso pela recepção

estará vinculada à condição deste acesso, a saber:

2.2.1 CONDIÇÃO DE ACESSO NORMAL

O acesso normal de pessoas nas instalações é aquele realizado

durante o horário de expediente da DIST.CUMMINS.

Para efeito deste procedimento, o horário normal de

expediente da DIST.CUMMINS é:
a. DIST.CUMMINS – dias úteis, de segunda a sexta feira:

2.2.2 CONDIÇÃO DE ACESSO ESPECIAL

O acesso especial de pessoas nas instalações é aquele
realizado fora dos dias/horários normais de expediente da
DIST.CUMMINS.

Quando necessário e cumpridos os procedimentos aqui

descritos, o acesso especial será reservado exclusivamente
para funcionários e prestadores de serviço da
DIST.CUMMINS, desde que autorizados em documento
específico para esta finalidade, não sendo permitido para
 6

visitantes ou para clientes. Esta autorização somente pode ser

dada pelo Departamento de Rh ou funcionários formalmente
designados por ele. Os funcionários indicados não podem
delegar a outros esta designação.

2.2.3 DOCUMENTOS CONFIÁVEIS

Quanto aos documentos considerados confiáveis (devem ser

aceitos):
 São expedidos/emitidos por órgãos oficiais, que possuam
fotografias e assinaturas do portador.

2.2.4 GERALMENTE CONFIÁVEIS

São geralmente confiáveis (podem ser aceitos):

 Os expedidos/emitidos por órgãos oficiais, que não
possuam fotografia ou não possuam assinatura.

2.2.5 NÃO CONFIÁVEIS

Não são confiáveis (geralmente não devem ser aceitos):

 Os emitidos por órgãos não oficiais, independentemente de
possuírem assinatura e fotografias do portador.
OBS.: Esses documentos podem ser aceitos caso o visitante esteja
acompanhado de gerentes ou outros funcionários de nível superior
evitando constrangimento ou, em caso de acesso VIP.
 7

IDENTIFICAÇÕES UTILIZADAS PARA CONTROLE DE

ACESSO

O acesso às instalações da DIST.CUMMINS por

funcionários, prestadores de serviço, visitantes e candidatos
só será permitido mediante uso correto do crachá em posição
visível.
Para identificar e controlar o acesso de pessoas nas
dependências internas da DIST.CUMMINS serão utilizados
os seguintes tipos de crachá:
Crachá de funcionário;
Crachá de prestador de serviços permanentes;
Crachá de visitantes;

3. PROCEDIMENTOS

3.1 REGISTRO EM PLANILHA DE CONTROLE

3.1.2 IDENTIFICAÇÃO

Nas instalações da empresa estas planilhas de controle devem

ser preenchidas pela portaria, para os seguintes casos de
acesso:
 Visitantes;
 Provisório de funcionários;
 Provisório de prestadores de serviços permanentes;
 PLANILHA COMPUTADORIZADA OU MANUAL.
 Controles de entrada e saída de veículos .
 8

 Todos os casos de acesso fora do dia/horário normal de

expediente, DEVERÁ SER POR ESCRITO.

3.1.3 ATUALIZAÇÃO

A portaria imputará dados na planilha ininterruptamente,

durante o período normal, registrando a data e horário.

3.1.4 COMO PREENCHER

As planilhas de “controle de fluxo de acesso”devem ser

preenchidas com base nas seguintes orientações:

 Preencher de forma seqüencial os campos com os dados

requeridos, conforme a indicação da própria planilha.

3.1.5 ARQUIVAMENTO

As planilhas serão “arquivadas” no sistema em ordem

cronológica e, encerrado o mês, deverão ser entregues à
empresa, esta por sua vez, armazenará o tempo que julgar
necessário.

3.1.7 ACESSO DE FUNCIONÁRIO DURANTE O

EXPEDIENTE NORMAL

Todo o funcionário da empresa,portando seu respectivo

crachá funcional, terá livre acesso às instalações das unidades
, através da portaria com a simples apresentação do crachá
 9

ao PORTEIRO , dentro dos períodos considerados de

expediente normal.

3.1.8 ACESSO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE

O componente responsável pela segurança deve mandar

documentos, contendo as autorizações, relacionando os dados
dos funcionários e prestadores de serviço autorizados a
acessarem as instalações fora do horário/dia normal de
expediente (acesso especial).

Quando a necessidade de acesso especial for previsível, deve

ser planejada pelo titular do componente do funcionário e
comunicada antecipadamente ao porteiro através de
documento específico: “Autorização de Acesso e/ou
Permanência nas instalações da DIST.CUMMINS” ou
através de “Comunicação Interna”.

A comunicação deve ter a aprovação do solicitante a nível

Recursos humanos ou funcionário por designado para isso.
Essa designação deve ser dada por escrito e encaminhada
para o porteiro.

O PORTEIRO, responsável pela portaria irá armazenar os

documentos de autorização de acesso, que facilitará a
liberação do funcionário.
 10

3.1.10 ACESSO DE PRESTADOR DE SERVIÇOS

PERMANENTES

Todo prestador de serviço permanente da empresa, devera

estar portando seu respectivo crachá funcional, terá livre
acesso às instalações da DIST.CUMMINS, através da
portaria, com a simples apresentação do crachá ao porteiro,
sem a necessidade de solicitação de acesso na recepção.

3.1.11 ACESSO DE VISITANTE

A recepção deve proceder da seguinte forma:

 Solicitar o nome do componente, andar, ramal, aquém
visitará ou prestará os serviços; caso o ramal não for
conhecido, localizá-lo lista de ramais e confirmar o
serviço;
 Solicitar ao visitante seu documento de identidade
confiável;
 Preencher todos os dados da planilha de liberação de
acesso;
 Instruir o visitante sobre a correta utilização do crachá;
 Devolver ao visitante o documento de identidade
solicitado, fornecendo o crachá de visitante;
Só será permitido o acesso de visitantes durante o horário normal de
expediente da empresa.

O acesso de visitantes fora do horário normal só poderá ser

permitido se houver autorização formal do visitado e do
titular do respectivo componente (Presidente ou pessoa por
ele indicada) através de documento específico. O
procedimento para o prestador de serviços temporários é o
mesmo.
 11

Observação Importante:
Se alguma pessoa/visitante recusar-se a apresentar a identidade para
o cadastro, alegando ser autoridade policial, judicial fiscal da
Fazenda, do Ministério do Trabalho, diretores de banco ou empresas,
etc., informar a Gerência e solicitar com educação que o mesmo
aguarde até que a mesma possa vir recepcioná-lo.

3.1.12 ACESSO DE VISITANTES “Vips”

Sempre que houver uma visita programada/prevista de um

“VIP”, o componente a ser visitado deve comunicar
formalmente e com antecedência ao porteiro responsável pela
portaria principal.

Nessa comunicação deverão constar todos os dados para

cadastramento do visitante “VIP” o que deverá ser efetuado
antecipadamente à chegada do VIP.

Este procedimento deve ser adotado para evitar a demora no

atendimento, constrangimento e burocracias, direcionando
um atendimento diferenciado.

3.1.13 ACESSO A CANDIDATOS

Solicitar além da apresentação de documento confiável,

correspondência de convocação emitida pela
DIST.CUMMINS.
 12

Adotar os procedimentos descritos para visitantes, com

encaminhamento para o componente de recrutamento de
Recursos Humanos, após autorização do responsável pelo
componente.

4 - DAS ORDENS RECEBIDAS

São as contidas nas Normas Internas de Procedimentos da

DIST.CUMMINS, e que devem ser cumpridas por todos os
empregados. Estabelecem padrões gerais de operação,
desempenho e comportamento;
São as estabelecidas pela SCORPIONS PRESTADORA DE
SERVIÇOS, as quais chegam ao seu conhecimento através deste
manual e de sua inspeção.
5 - RESPONSABILIDADES

A responsabilidade é importante no exercício de qualquer

profissão, principalmente no caso de pessoas da portaria.
Vejamos sob quais ângulos devemos encarar a palavra
responsabilidade:
5.1 - ATITUDE E POSTURA

A atitude de um porteiro também encarregado da recepção

deverá mostrar sempre que está no seu posto de trabalho para
proteger o pessoal, a produção e o patrimônio.
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O ar de superioridade no trato com funcionários ou visitantes

torna o porteiro uma pessoa antipática, além de criar uma
imagem péssima da empresa diante de todos.

Deve-se considerar ainda a importância da postura para tais

profissionais, sob pena de desmoralizar-se diante dos seus
superiores, companheiros, funcionários e visitantes, procurando
evitar sempre:
a)Encostar-se nas paredes, muros e portões;
b) Apresentar-se com o uniforme desalinhado (desabotoado,
falho de botões, remendado, sujo ou incompleto);
c) Permanecer com as mãos no bolso;
d) Participar ou provocar brincadeiras, admitir liberdades
sob forma de palavras ou gestos, com quem quer que seja;
e) Dirigir gracejos a quem quer que seja;
f) Apresentar-se com os cabelos despenteados, compridos e
barba por fazer;
g) Reunir-se com funcionários para conversas informais
(futebol, política, etc);
h) Assinar documento, sem antes encaminhá-los à recepção
ou departamento de RH.
i) Evitar atribuição que o obrigue a sair das instalações da
empresa.
5.2 - UNIFORME

Os uniformes e acessórios serão distribuídos pela empresa

quando da sua requisição ao inspetor, sendo proibido:

a) Introduzir qualquer alteração;

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Caso haja qualquer alteração nas peças do uniforme, as mesmas

deverão ser substituídas por outras. INFORMAR AO
INSPETOR DA SCORPIONS.
5.3 - ATENÇÃO AO SERVIÇO

Ao receber o serviço o PORTEIRO deverá verificar a

quantidade e o estado que se encontra o material distribuído ao
posto, constante no Livro de Ocorrências;

É indispensável que o PORTEIRO em serviço nunca se distraia,

quer conversando, quer desviando a atenção para qualquer
coisa que não seja o trabalho.

O PORTERO orientado e compenetrado de suas

responsabilidades deve observar e examinar nos mínimos
detalhes tudo que se passa na sua unidade, imediações e,
principalmente no setor que lhe foi confiado.

Deve o PORTEIRO, durante o seu período de trabalho,

percorrer de extremo a extremo, o seu setor, não se detendo nos
postos mais tempo que o necessário.

Encerrado o período de expediente da EMPRESA, deve o

PORTEIRO verificar sistematicamente:
a)Se as janelas e as portas estão devidamente fechadas;
b) Se há luzes acesas desnecessariamente;
c) Se há focos fumegantes produzidos por cigarros ou outros
agentes;
d) Se há canos arrebentados ou furados;
e) Se há fios elétricos caídos, oferecendo perigo;
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f) Se os equipamentos de combate a incêndio acham-se nos

lugares adequados e, em condições de uso imediato;
g)Se as janelas, saídas de emergência, portas e portões foram
fechados;
Obs: Qualquer irregularidade supracitada, mesmo que sanada, deve fazer
parte, a sua transcrição no Livro de Ocorrências e encaminhada ao
Departamento Operacional da SCORPIONS através da Gerência ou
Inspetoria do posto.

5.4 - ATITUDES PESSOAIS DO PORTEIRO EM SERVIÇO

a)Uso do uniforme sempre em ótimas condições, de maneira a

dar uma boa impressão a quem entre ou saia da
DIST.CUMMINS;
b) Ao dirigir-se ao funcionário da empresa ou pessoas
estranhas, fazê-lo sempre de maneira cortês, falando sempre
com clareza e tom de voz audível, tendo em mente que a
comunicação deve ser clara, objetiva e oportuna;
c) Quando ocorrer visitas de autoridades, tratá-las com especial
atenção, evitando expressões com estas: “estou cumprindo
meu dever” ou “o Senhor deve aguardar a sua vez”, etc;
d) Quando for desrespeitado por funcionário ou pessoa
estranha, não discutir. Limite-se a anotar a ocorrência e
transmiti-la a quem de direito;
Nota: Ao assumir o posto, ligar para SCORPIONS passando a cobertura
do posto, verificar no livro de ocorrências se houve anormalidades no
turno anterior ou se há alguma instrução.

5.5 - COMPORTAMENTOS PASSÍVEIS DE PUNIÇÃO

a)Usar indevidamente o telefone sem autorização;
b) Faltar e chegar atrasado;
c) Ingerir bebida alcoólica;
 16

d) Dormir em serviço;
e) Destruir material da empresa;
f) Fazer serviços particulares no posto;
g)Levar pessoas estranhas ao seu local de serviço;
h) Solicitar adiantamento ou empréstimo para funcionário do
cliente;
i) Usar arma pessoal em serviço;
j) Promover ou participar de jogos durante o horário de serviço;
k) Abandonar seu posto em caso de falta de porteiro
substituto;
Obs.: Em caso de dúvidas consulte seu Inspetor, através do telefone:
0800.770-75-15 .

9 - EM CASOS DE INCÊNDIO
a) Comunicar imediatamente a Central de Bombeiros (193);
b) Desligar a Chave Geral;
c) Combater o fogo da melhor maneira possível;
d) Socorrer possíveis vítimas;
e) Isolar e evacuar o local atingido;
f) Controlar o pânico;
g) Telefonar para Central de Operações do GRUPO FOCUS,
(0800.770-75-15). Ou 2255-13-14
h) Registrar a ocorrência no Livro.
10 - EM SITUAÇÕES DE EMERGÊNCIA

Caso suspeite de pessoas ao redor da empresa, deverá estar

atento e comunicar se for o caso o Departamento Operacional da
SCORPIONS e/ ou Inspetor;
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Em caso de veículos, proceder como no item anterior, anotar

placa, modelo, cor e informar ao Departamento Operacional
para levantamento do mesmo;

Em caso de tentativa de assalto o PORTEIRO deverá acionar

discretamente a central através do alarme, para que o
Operacional tome as medidas cabíveis; e/ou sistema implantado
.

Em caso de ameaças externas por telefone:

 Tentar manter a ligação o máximo possível;
 Tentar, se possível, obter informações sobre qual motivo
da ameaça
 Tentar, se possível, obter o local de onde a ameaça está
sendo feita;
 Tentar, se possível obter os nomes dos envolvidos na
ameaça;
 Avisar ao Departamento Operacional da SCORPIONS e
lançar no Livro no item Ocorrências.

O porteiro deverá entrar em contato com o Departamento

Operacional da SCORPIONS ,sempre que tiver dúvidas, para
saná-las através do telefone: 0800.770-75-15 , solicitando a
presença do Inspetor para os casos mais graves.
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SCORPIONS PRESTADORA DE SERVIÇOS

PROCEDIMENTOS DE PORTARIA
DISTRIBUIDORA CUMMINS
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ESTE MANUAL E EXPRESSAMENTE PROIBIDO SUA REPRODUÇÃO SEM AUTORIZAÇÃO DA

DISTRIBUIDORA CUMMINS E SCORPIONS PRESTADORA DE SERVIÇOS .

Procedimentos e controles

1- CLAVÍCULARIO .
2- Documentos e chaves dos veículos .
3- Por cavalinho e carreta . Placa e nº

4- Fechado com cadeado .

5- Controle formulário de retirada motorista, horário ,data

VISTORIAS.

O RESPONSAVEL PELA LIBERAÇÃO DO VEICULO DEVERÁ

INFORMAR AO PORTEIRO TODA E QUALQUER ALTERAÇÃO
BEM COMO O CHECK-LIST COMPLETO . NA SUA SAIDA .

ACESSORIOS

KM DE SAIDA

EQUIPAMENTOS
COMPLEMENTARES
PORTARIA
CONFERE

PLACA