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Tcnicas de Arquivamento Ministrio da Integrao: 1/2 Arquivos Conceitos e Definies 1.

1. Cespe/Unb - STM 2004) Os arquivos podem ser formados a partir de documentos que sejam acumulados por pessoas fsicas e jurdicas, pblicas ou privadas. 2. (Cespe Anvisa 2007) arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de outras organizaes, os documentos so registrados nos servios de protocolo, mas no so considerados arquivsticos. 3. (Cespe MS 2008) Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos. 4. (Cespe MS 2008) A legislao arquivstica brasileira, apesar do grande avano, no considera os arquivos como instrumento de apoio administrao. 5. (Cespe MCT) Os arquivos expressam o conjunto das informaes institucionais ou orgnicas, quaisquer que sejam sua data de produo, seu suporte material e sua natureza. 6. (Cespe MMA 2003) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel 7. (Cespe/Unb - PRG 2005) Os documentos produzidos no mbito da instituio, mesmo que no estejam em suporte de papel, so considerados documentos de arquivo. 8. (Cespe - PMRB 2007) So considerados documentos pblicos aqueles produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 9. (Cespe MPE/AM 2008) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui, com o decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que pertence. 10. (Cespe/Unb - MEC 2005) Os documentos existentes nos arquivos so o resultado das atividades desenvolvidas pela instituio. 11. (Cespe - MPE/AM 2008) As colees de documentos de outras instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter pblico e por entidades privadas so consideradas arquivo. 12. (Cespe/Unb Ancine 2006) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao. 13. (Cespe/Unb - CREA 2003) Os arquivos de engenharia so considerados especializados 14. (Cespe - Anvisa 2007) Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. 15. (Cespe TJDFT 2008) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 16. (Cespe - TJPA 2006) Em arquivos denominados especiais, so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especfico do saber. 17. (Cespe Anvisa 2007) carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. Classificao dos Arquivos/Documentos 18. (Cespe/Unb STJ 2005) Quanto ao gnero, na categoria de documentos iconogrficos inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras. 19. (Esaf /Aneel 2006) Assinale a nica opo que se refere ao gnero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado. 20. (Cespe/Unb - INPI 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras so classificados como microgrficos.

21. (FCC TRT 17 Regio 2004) Contrato de prestao de servios exemplo de (A) espcie documental. (B) gnero documental. (C) suporte. (D) formato. (E)) tipo documental. 22. (Cespe - DFTRANS 2008) Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente. 23. (Cespe MI 2006) Ata de reunio, relatrio de atividades, cronograma, plano de ao e projeto so exemplos de tipologias documentais 24. (Cespe/Unb - INPI 2006) Quanto ao gnero, os documentos so classificados em ostensivos e sigilosos. 25. (Cespe - SEAD/UEPA 2008) So denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgao. 26. (Cespe MPE/RR 2008) Documentos ostensivos so aqueles que, alm de exigirem um alto grau de segurana, apresentam teor ou caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Teoria das trs idades 27. (Cesgranrio - SECAD/TO 2004 )Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanente. 28. (Cespe Unb TST 2003) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente uma instituio que possua uma poltica de avaliao. 29. (Cespe Unb TST 2003) Cumpridos os prazos previstos na tabela de temporalidade da instituio, os documentos sero recolhidos da fase corrente para a fase permanente. 30. (Cespe MS 2008) O arquivo setorial aquele estabelecido juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 31. (Cespe MCT 2008) Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos. 32. (Cespe/ Unb - MEC 2003) Os arquivos correntes so constitudos basicamente por documentos de valor histrico. 33. (Cespe MCT 2008) Os arquivos correntes so constitudos de documentos com grande possibilidade de uso e so consultados como ponto de partida de projetos ou para tomada de decises. 34. (Cespe TRE/GO 2009) Os documentos considerados correntes so caracterizados por estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando no h mais a movimentao dos documentos, eles so alvo de consultas frequentes. 35. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) Os documentos considerados de valor secundrio so eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediria. 36. (Cespe PC/TO 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 37. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A grande freqncia de uso do documento um elemento importante para identificar um documento como pertencente ao arquivo corrente. 38. (Cespe ME 2008) Os arquivos correntes so de acesso restrito e devem ficar prximos dos usurios diretos. 39. (Cespe UnB MPE/AM 2008) Arquivo intermedirio, caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma organizao, pode ser corretamente definido como o conjunto de documentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guarda permanente. 40. (Cespe-MI 2006) O arquivo corrente formado por documentos de valor secundrio ou por documentos que, mesmo sem movimentao, aguardam eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

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41. (Cespe - DFTRANS 2008) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. 42. (Cespe - INSS 2008) Os documentos podem passar pelas trs idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes. 43. (FCC TRE/PB 2007) O valor mediato, quando atribudo aos documentos de arquivo, equivale ao valor: a)Primrio b)fiscal c)legal d)probatrio e) secundrio 44. (Cespe TRT/GO 2005) De acordo com o ciclo vital dos documentos aqueles classificados como de fase intermediria so de uso eventual para a instituio produtora. 45. (Unb/Cespe - TJPA 2006) Em arquivos denominados intermedirios, devem ser mantidos sob guarda documentos consultados com pouca freqncia, mas que ainda podem ser solicitados por quem os emitiu. 46. (Cespe/UnBAnvisa 2007) Arquivos intermedirios, tambm denominados limbos ou purgatrios, so constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados em escritrios ou em dependncias prximas de fcil acesso. 47. (Cesgranrio - BNDES 2004) Os arquivos intermedirios, devem necessariamente ser conservados prximos aos escritrios. 48. (Cespe TJDFT 2008) Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio, a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermedirio 49. (Cespe - MI 2006) O acesso aos documentos na fase intermediria aberto ao pblico em geral. 50. (Cespe - INSS 2008) A existncia de valor primrio uma das caractersticas do arquivo intermedirio.. 51. (Cespe-TRE/PA 2005) Documentos que esgotaram o valor administrativo devem ser descartados de imediato. 52. (Cespe-TSE 2007) Prevalece, na fase corrente, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm. 53. (Cespe-MI 2006) Arquivo intermedirio o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguarda sua destinao final em depsito de armazenamento temporrio. 54. (Cespe - FUB 2008) O documento de arquivo transferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade que o acumulou, podendo, com a autorizao da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades.. 55. (Cespe - PRG 2005) Todos os documentos de terceira idade possuem valor secundrio. 56. (Cespe - MDS 2006) Os documentos do arquivo histrico, tambm chamado permanente, somente podero ser descartados aps a autoridade arquivstica competente na esfera de atuao do rgo que os produziu ou acumulou autorizar a eliminao. 57. (Cespe - TRT 10 Regio 2004) atribuda a guarda permanente aos atos normativos. 58. (Cespe - TRE/MT) Segundo a teoria arquivstica, os documentos produzidos pelo TRE/MT que reflitam a origem da instituio so de guarda permanente. 59. (Cespe/Unb - TRE/GO 2005) Os descartes efetuados na terceira idade justificam-se para os documentos destitudos de valor. 60. (Cespe/Unb - TRT 6 Regio 2002) Sero preservados, em carter permanente, todos os documentos que provam como a instituio foi organizada. Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade 61. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) O plano de classificao o instrumento que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e mudana dos suportes dos documentos. 62. (Cespe - INPI 2006) Arranjo o processo destinado a colocar ou distribuir os documentos de arquivos correntes em uma seqncia estabelecida pela organizao.

63. (Cespe MMA 2009) A tabela de temporalidade aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional. 64. (Cespe-Censipan/2006) Os documentos encaminhados para arquivamento devem ser identificados com o respectivo cdigo de classificao - um conjunto de smbolos, normalmente letras e (ou) nmeros , derivado do plano de classificao do rgo ou instituio. 65. (Cespe TSE 2007) O instrumento de destinao que determina prazos e condies de guarda o(a) A tabela de temporalidade. B plano de preservao. C plano de classificao. D listagem de eliminao. 66. (Cespe TRE//AL 2004) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. 67. (Cespe TRE/GO 2009) A destinao dos documentos indicada A pela tipologia documental. B pelo plano de classificao. C pelos instrumentos de pesquisa. D pela tabela de temporalidade. 68. (Cespe-CLDF/2006) A tabela de temporalidade o resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. 69. (Cespe - TRE/MT 2005) Cada setor e/ou departamento definir os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente. 70. (Cespe - Pol. Federal 2004) A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. 71. (Cespe MI 2006) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos de guarda e de destinao final para os documentos de arquivo. 72. (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente. 73. (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase intermediria. 74. (Cespe - STJ 2004) A tabela de temporalidade visa atribuir os prazos de guarda para os documentos da terceira idade. 75. (Vunesp - BNDES 2001) A tabela de temporalidade organiza a transferncia de documentos ao arquivo permanente Protocolo 76. (Cespe/Unb - MEC 2003) O registro e a expedio de correspondncias so atividades do arquivo geral, no fazendo parte do protocolo. 77. (Cespe/Unb CNPq 2003) A atividade de protocolo atividade especfica dos arquivos permanentes. 78. (Cespe/Unb CNPq 2003) Alm das atividades de recebimento, registro, classificao, movimentao e expedio, cabe tambm ao protocolo fazer a avaliao e eliminao dos documentos. 79. (Cespe/Unb-MI 2006) O protocolo, pela sua natureza, de responsabilidade dos arquivos intermedirios. 80. (FCC - Cmara dos Deputados 2007) A autuao de documentos atividade tpica do (A) arquivo corrente. (B) arquivo central. (C) protocolo. (D) arquivo intermedirio. (E) arquivo setorial. 81. (Esaf-MPU 2004 Arquivista) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que no corresponde a uma atividade desenvolvida nos servios de protocolo. (A) Registro (B) Avaliao (C) Autuao (D) Expedio (E) Recebimento 82. (FCC TRT 17 Regio 2004) Ao setor de protocolo cabe, entre outras atribuies, receber os documentos e promover (A) sua destinao e transferncia. (B)) seu registro e movimentao. (C) sua redao e classificao. (D) seu recolhimento e arquivamento. (E) sua certificao e encaminhamento

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DO SIGILO E DA SEGURANA Seo I Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 1o Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 2o Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) Seo IV Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 removido o envelope externo; Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o providncias. documento; e
CAPTULO I

83. (FCC MPU 2007) So rotinas do setor de protocolo a) aes de conservao preventiva de e montagem de guia do acervo b) distribuio de correspondncia e controle da tramitao dos documentos c) recebimento de correspondncias e elaborao de inventrios topogrficos da documentao d) autuao de processos e reproduo de material a ser descartado e) coordenao de equipes de avaliao e elaborao das tabelas de temporalidade 84. (Cespe/Unb-TSE 2007) As atividades tpicas do protocolo no incluem o(a) (A) distribuio de documentos. (B) preparao de instrumento de descrio. (C) recebimento de correspondncia. (D) abertura de processo. 85. (Cespe MS 2008) As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais. 86. (Cespe MS 2008) O recebimento e a expedio dos documentos em um rgo pblico so tarefas realizadas pelo protocolo. 87. (Cespe MS 2008) O registro dos documentos que chegam ao setor uma atividade conhecida como de arquivo especializado. 88. (Cespe-Antaq 2005) Nas organizaes, os servios de protocolo devem ser os responsveis pelo controle do trmite de documentos. 89. (Cespe STJ 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 90. (Cespe - PMRB 2007) protocolo uma das atividades do arquivo corrente. 91. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O setor de protocolo, ao receber uma correspondncia sigilosa, dever abri-la para fazer o registro e encaminh-la, com alta prioridade, ao destinatrio. 92. (Cespe ANATEL 2009) O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. 93. (Cespe PRG/DF) Os documentos com caractersticas de particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados. 94. (Cespe - ANATEL 2006) O protocolo tem como atribuies o registro, a expedio, a avaliao, a restaurao, a tramitao e a distribuio de documentos e informaes nas organizaes contemporneas. Graus de Sigilo 95. (Cespe FUNAG 2005) Os envelopes que contenham caractersticas de correspondncia particular devem ser encaminhados ao respectivo destinatrio aps a leitura do teor do documento. 96. (Cespe TST 2008) Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. 97. (Cespe - TJDFT 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultrasecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. 98. (Cespe - TJDFT 2008) Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. 99. (Cespe TST 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 100. (Cespe - Ancine 2006) No permitida a expedio de documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermdio de agente pblico autorizado. LEGISLAO ARQUIVSTICA (RECORTES)

DAS DISPOSIES PRELIMINARES Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. CAPTULO II

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