Secretaria Escolar

SECRETARIA ESCOLAR
Autoria: Marilia Segabinazzi Reinig
1ª Edição
Indaial - 2020
UNIASSELVI-PÓS
CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI
Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito
Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC
Fone Fax: (47) 3281-9000/3281-9090
Reitor: Prof. Hermínio Kloch
Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol
Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD:

Carlos Fabiano Fistarol
Ilana Gunilda Gerber Cavichioli
Jóice Gadotti Consatti
Norberto Siegel
Julia dos Santos
Ariana Monique Dalri
Marcelo Bucci
Revisão Gramatical: Equipe Produção de Materiais
Diagramação e Capa:
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI
Copyright © UNIASSELVI 2020
Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri
UNIASSELVI – Indaial.
R372s
Reinig, Marilia Segabinazzi
Secretaria escolar. / Marilia Segabinazzi Reinig. – Indaial: UNI-

ASSELVI, 2020.
135 p.; il.
ISBN 978-65-5646-227-1
ISBN Digital 978-65-5646-224-0
1. Escolas - Organização e administração. - Brasil. II. Centro
Universitário Leonardo da Vinci.
CDD 371.2023
Impresso por:
Sumário
APRESENTAÇÃO.............................................................................5
CAPÍTULO 1
Fundamentos das Teorias da Administração.............................. 7
CAPÍTULO 2
A Escola Como Organização...................................................... 51
CAPÍTULO 3
Da Teoria à Prática na Secretaria Escolar.............................. 95
APRESENTAÇÃO
Este livro tem por objetivo levar até você conteúdos pertinentes ao exercí-
cio profissional em uma Secretaria Escolar, visando reunir um aporte de conheci-
mentos significativos para sua formação como profissional da Educação. Trata-se,
portanto, de um trabalho que busca tecer relações entre práticas administrativas
e o cotidiano escolar. Por isso, propomos aqui algumas reflexões iniciais, que se
fazem necessárias para compreender o papel do profissional da Secretaria de
Registros Escolares no cenário do sistema educacional brasileiro.
A escola contemporânea reflete as intensas transformações que a educação

vem vivenciando ao longo dos anos. Seja pelo aporte teórico que se faz cada
vez mais consistente, seja pelas lutas sociais que defendem o acesso irrestrito às
diversas formas de aprender ou ainda pelo aprimoramento da legislação que re-
gulamenta o sistema educacional o fato é que o ambiente escolar exige, cada vez
mais, formação profissional e conhecimentos específicos.
Por exemplo, o que antes podia ser feito manualmente e de maneira empíri-
ca, hoje requer o domínio de tecnologias para o uso de sistemas de informação,
que executam a tramitação dos documentos. Além disso, cabe salientar que a
própria legislação brasileira vem amparando essas atividades, impondo o conhe-
cimento de todo o aporte legal que regulamenta o exercício profissional.
Nesse contexto, as atividades em uma Secretaria Escolar devem cumprir a

função administrativa que é o seu fim, ou seja, gerir os dados e registros escola-
res e oferecer suporte à função pedagógica da escola. No primeiro caso, fazem-
-se necessários conhecimentos acerca das teorias e técnicas da Administração,
como forma de garantir segurança aos processos. Já na sua relação pedagógica
com a escola, cabe ao secretário escolar ter conhecimentos específicos da área
da Educação, para bem conduzir o setor que registra os atos educativos.
Espera-se de um secretário escolar, seja em suas funções administrativas,

seja naquelas que interagem com a área pedagógica, que ele esteja atento às
mudanças da escola contemporânea, sem perder de vista o foco principal da fun-
ção dessa Organização, que se pauta na formação social e humanística do públi-
co escolar.
Diante disso, neste livro, você encontrará conteúdos que norteiam a atua-
ção de um secretário escolar, tais como: fundamentos das teorias da Administra-
ção, que oferecerão as ferramentas para a gestão da Secretaria Escolar, em seus
aspectos técnicos e humanos; reflexões sobre a escola enquanto organização
educativa, considerando a importância da legislação que normatiza e orienta seu
funcionamento; conhecimentos técnicos específicos para a execução das rotinas
administrativas na Secretaria Escolar.
Os referenciais adotados nos Capítulos 1 e 2 deste livro sempre deverão

nortear as ações estudadas no Capítulo 3, pois são os conhecimentos da ciência
da Administração e a observância de princípios administrativos de uma Secretaria
Escolar que possibilitarão, à equipe ou ao profissional que ali atua, planejar e exe-
cutar as rotinas do setor, além de propor inovações.
Esperamos que, ao final deste material, você se sinta motivado a atuar em

uma Secretaria Escolar, de maneira segura e criativa, como profissional qualifica-
do nos aspectos técnicos e humanísticos, sendo capaz de contribuir, efetivamen-
te, para o alcance dos objetivos da escola.
C APÍTULO 1
FUNDAMENTOS DAS TEORIAS DA
ADMINISTRAÇÃO
A partir da perspectiva do saber-fazer, são apresentados os seguintes

objetivos de aprendizagem:
 Conhecer os aspectos teóricos da Administração como campo científico e

identificar seus objetivos.
 Localizar o campo de aplicação, as competências e habilidades do gestor.
 Aplicar os conceitos e métodos da Administração no cotidiano da organização
escolar.
 Desenvolver e/ou aprimorar suas competências e habilidades pessoais para a
gestão.
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Capítulo 1 FUNDAMENTOS DAS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO
1 CONTEXTUALIZAÇÃO
Neste capítulo nos dedicaremos ao estudo de Teorias da Administra-
ção e seus objetivos, buscando a relação com o tempo em que tais teo-
rias foram desenvolvidas ou enfatizadas e com as práticas adotadas nas
organizações contemporâneas, com enfoque na escola. Cabe lembrar,
porém, que conceitos, técnicas e instrumentos só têm valor quando bem
empregados pelos sujeitos. Desse modo, também daremos uma atenção
especial às competências e habilidades para a gestão. Isso é importante
porque não é suficiente que você compreenda a teoria, mas sim, é preciso
também desenvolver as competências e as habilidades necessárias para
aplicar, em seu ambiente profissional, aquilo que aprendeu neste livro. Por
essa razão, além do conteúdo teórico apresentado, serão propostos exer-
cícios que ajudarão você a perceber a presença e as possíveis aplicações
dos fundamentos da Administração na prática. A fim de ampliar seus es-
tudos, ao longo do capítulo, indicaremos sugestões de leituras comple-
mentares, as quais, combinadas com a bibliografia que utilizamos, serão
grandes aliadas na sua formação.
A Administração está presente em muitos momentos da vida de qual-

quer pessoa e, certamente, se pensarmos mais atentamente sobre isso,
haverá uma grande surpresa ao percebermos que, de alguma forma, todos
nós já somos um pouco administradores. Sendo assim, os conhecimentos
desenvolvidos nesse campo não ficam restritos ao administrador enquanto
profissional com formação específica na área e que tenha registro no con-
selho profissional. As pessoas, sejam quais forem suas atividades, bus-
cam organizar sua vida pessoal ou profissional e, para isso, necessitam,
com frequência, tomar decisões, estruturar ambientes e situações, agir de
maneira planejada e eficiente, alcançar algum resultado.
Para isso, é preciso aplicar alguma técnica de gestão, ou ainda, fazer

uso de competências gerenciais. No entanto, muitas vezes, isso ocorre
de maneira empírica, apenas com base na intuição ou na observação de
exemplos cotidianos. Quando, porém, essas ações de administração são
realizadas com o conhecimento dos princípios que regem a Administra-
ção, enquanto campo de conhecimento, as tarefas e decisões se tornam
mais fáceis e o êxito é maior.
No ambiente escolar isso não é diferente e, especialmente, nas ativi-

dades administrativas que regem a escola, os fundamentos da Adminis-
tração se tornam ferramentas de grande valor, sendo capazes de orientar
os passos do profissional que desenvolve tais atividades. Conhecer tais
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Secretaria escolar
fundamentos, portanto, é algo indispensável para que os setores adminis-

trativos da escola possam ser estruturados de maneira dinâmica, desen-
volvendo um trabalho de excelência.
2 FUNDAMENTOS DAS TEORIAS DA

ADMINISTRAÇÃO
Para você começar a pensar sobre a Administração e seus

princípios, vamos começar com uma provocação proposta por Mattos
(2009, p. 349):
“A Administração é Ciência ou Arte?”. Tente responder para

você mesmo essa questão antes da leitura do capítulo e, ao final do
estudo, retorne à questão e veja se você mantém a resposta.
Antes de versarmos sobre as teorias da Administração, vamos pensar

um pouco sobre a origem da palavra Administração e sobre a história de
seu surgimento e evolução. O dicionário etimológico mostra que a palavra
Administração vem do latim, minister, termo que era utilizado para fazer referência
a servos e criados, ou seja, àqueles que serviam. Posteriormente, o mesmo termo
passou a ser empregado para designar o desempenho de algum cargo importante
ou os serviços dispensados a alguém importante. O acréscimo do prefixo “ad”,
que em latim significa “junto a”, levou o termo “minister” à forma “administer”, que
significa “servir junto a”. Dessa forma, compreendemos que administrar significa
servir ou contribuir junto a algo ou alguém, no caso, uma empresa, uma instituição,
um governo, uma pessoa, entre outros.
LEIA MAIS SOBRE A ETIMOLOGIA DA PALAVRA ADMINISTRA-

ÇÃO EM: <https://www.dicionarioetimologico.com.br/administracao/>.
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No aspecto histórico, Lacombe e Heilborn (2008) explicam que a Administra-

ção foi praticada pela humanidade desde os primórdios das civilizações. Segundo
os autores, tem-se notícia de modelos de administração que já eram empregados
nos tempos do Império Romano, há mais de dois mil anos. O que podemos dizer,
no entanto, é que a sistematização dos conhecimentos no âmbito da Administra-
ção se deu a partir da Revolução Industrial, ao final do século XVIII, voltada, so-
bretudo para a administração de empresas (LACOMBE; HEILBORN, 2008).
É importante destacarmos, que, em termos históricos, a Revolução Industrial

trouxe fortes mudanças sobre as formas de produção, o que impactou diretamen-
te na maneira de administrar as empresas da época. O que era feito em menor
escala e de maneira artesanal, predominantemente, pelas mãos humanas, tinha
agora a entrada da máquina no processo produtivo, exigindo inúmeras adapta-
ções. Passou a ser necessário criar novos processos, modificar padrões de com-
portamento empresarial, aliar a ação humana ao funcionamento das máquinas,
alcançar maior produção, dentre outros aspectos. Essa necessidade de adapta-
ção às novas formas de produzir fortaleceu os estudos da Administração e fez
surgir muitas teorias para a área.
Para compreender as mudanças na produção a partir da Revo-

lução Industrial e as mudanças da Administração decorrentes desse
fato, assista ao documentário A Revolução Industrial e seu início nos
Estados Unidos, produzido em 1987, pela Enciclopédia Britânica.
Compreendidas a origem da palavra e da própria atividade da Administração,

podemos então perguntar: O que é Administração? Vejamos como alguns autores
conceituam esse termo. Chiavenato (2013, p. 219) conceitua Administração como
“o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos, a fim de
alcançar objetivos organizacionais”. O autor propõe que a tarefa da Administração
seja a condução das organizações, prezando pela eficiência e eficácia.
Maximiano (2011, p. 6) diz que Administração “é o processo de tomar de-

cisões sobre objetivos e utilização de recursos”. Esse autor ainda afirma que a
realização de objetivos, sejam individuais, familiar, grupal ou outros, depende do
ato de administrar.
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Secretaria escolar
Provavelmente você já ouviu que eficiência significa fazer certo

as coisas, enquanto eficácia é fazer a coisa certa. Pois bem, vejamos
como podemos distinguir esses dois conceitos tão importantes.
EFICIÊNCIA: O conceito de eficiência está relacionado à ideia

de competência, ou seja, fazer as coisas da melhor forma, buscando
o menor número de erros possíveis.
EFICÁCIA: Já o conceito de eficácia está relacionado aos resul-

tados e diz respeito à busca do melhor resultado possível, ou seja, a
realização de um objetivo ou a resolução de um problema, de manei-
ra satisfatória.
Agora vamos voltar aos conceitos de Administração anteriormente citados,

para observar que a Administração é um processo. A compreensão de cada
uma das etapas desse processo, propostas por Chiavenato (2013), é ponto
fundamental de nosso estudo, pois as atividades administrativas de seu cotidiano
em uma Secretaria Escolar vão se basear, fundamentalmente, em cada uma
dessas etapas.
Veja, na figura a seguir, a representação de algumas informações sobre as

funções da Administração, as quais envolvem as etapas citadas.
FIGURA 1 – FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2013).

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Para fins de ordenar as ideias em seu processo de aprendizagem, na figura

anterior, as etapas estão numeradas. No entanto, é importante lembrarmos que
essas etapas não necessariamente acontecem em uma sequência. É possível
que, no curso de execução de uma tarefa, seja necessário realizar mais de uma
etapa juntas ou todas ao mesmo tempo. O que você deve ter em mente é que,
no processo administrativo, cada etapa é muito importante e que a garantia
da execução de uma tarefa com eficiência e eficácia (lembre-se dos conceitos
explicados anteriormente) passa pela aplicação desses fundamentos.
Outro aspecto importante é lembrar que cada organização tem suas

características e capacidades, de modo que os processos administrativos devem
sempre levar em conta tanto os recursos humanos como os não humanos
disponíveis, para que planejado não esteja deslocado do contexto real.
• Recursos humanos: dizem respeito às pessoas da organização,

especificamente aqui você deve pensar nas pessoas que compõem a
escola (tipo de organização que é nosso objeto de estudo) que estão
direta ou indiretamente ligadas às funções administrativas e que podem
contribuir em qualquer uma delas, seja com a execução das tarefas
correspondentes a cada função, seja com conhecimento sobre elas.
Observe que nem sempre as pessoas responsáveis por alguma tarefa
ou aquelas que estão em posição de chefia são os únicos recursos
humanos disponíveis. Um ex-diretor, um professor ou secretário escolar
aposentado, algum colaborador que possua habilidades importantes para
a execução da tarefa, mas que trabalha em outro setor, por exemplo, são
sujeitos que podem trazer importantes contribuições ao processo.
• Recursos não humanos: são todos os recursos que não são humanos,
mas que fazem parte da escola e são fundamentais para sua existência.
São considerados recursos não humanos, por exemplo, a estrutura
escolar, o capital financeiro, a tecnologia, os instrumentos, dentre outros.
O mapeamento de recursos humanos e não humanos e a definição do papel

de cada um deles no processo administrativo é um dos pontos mais importantes
da Administração e, caso esse aspecto seja negligenciado, pode colocar em ris-
co todas as demais fases do processo. Desse modo, fica evidente que a fase do
planejamento e organização deve constituir o início de todo o processo e, quanto
mais bem detalhada for essa etapa, maior a chance do alcance de um determina-
do objetivo.
Importante! Não confunda organização enquanto função da Administração

com o conceito de Organizações. No primeiro caso, estamos nos referindo à fun-
ção administrativa que visa dar ordem, padrão, sequência lógica ao fazer adminis-
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Secretaria escolar
trativo. Já as Organizações, citadas por último, dizem respeito ao conjunto orgâ-

nico que se forma para realizar determinada produção, seja de bens ou serviços.
Vamos, então, saber mais sobre essas Organizações. Latorre (2015, p. 21)
as define como sendo “unidades planejadas, intencionalmente construídas e re-
construídas, a fim de atingir objetivos específicos em um conjunto de atividades e
forças coordenadas conscientemente por duas ou mais pessoas”. Observe que,
para seu bom funcionamento, as Organizações dependem da função administrati-
va “organização”, que é a segunda fase mostrada na Figura 1.
Conforme Latorre (2015), as Organizações podem ser divididas em formais

e informais, sendo que as primeiras apresentam um regramento próprio, a forma-
lização dos membros participantes, uma relação que se estabelece entre esses
membros e uma clara divisão de tarefas e papéis. Já as Organizações informais
não possuem esses aspectos formalizados e podem ser, inclusive, apenas agru-
pamentos existentes no interior da Organização formal.
A tarefa de administrar, explica Chiavenato (2013, p. 209), “deve ser aplicada

a qualquer tipo ou tamanho de Organização, seja uma grande indústria, uma ca-
deia de supermercados, uma universidade, um clube, um hospital, uma empresa
de consultoria ou uma ONG”, por exemplo. No entanto, para o autor, cada Orga-
nização vai atingir um determinado grau de complexidade nessa tarefa e é aí que
surge a necessidade de conhecermos as teorias da Administração.
Na próxima seção conheceremos os principais pressupostos dessas teorias

e poderemos refletir sobre a possibilidade de aplicação desses conceitos no am-
biente organizacional, inclusive, na escola enquanto Organização, Porém, antes de
entrarmos nesse próximo assunto, é importante termos em mente alguns aspectos
estudados até aqui. Para isso, vamos praticar o exercício proposto a seguir.
Atividade de estudo:
1. Imagine-se como um administrador de uma Organização escolar.

Defina uma tarefa a ser executada e tente descrever os recursos
humanos e não humanos disponíveis em sua Organização
imaginária.
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2.1 ASPECTOS TEÓRICOS E

PRÁTICOS DAS TEORIAS DA
ADMINISTRAÇÃO
Como vimos anteriormente, com a mudança nos meios de produção, sobre-
tudo a partir da primeira Revolução Industrial, houve o aumento da complexidade
das Organizações e também a necessidade de novos serviços, tornando neces-
sário que os conhecimentos acerca da Administração começassem a ser sistema-
tizados. Essa sistematização deu origem ao que chamamos Teorias da Adminis-
tração, o que fundamenta a disciplina conhecida no Brasil como Teoria Geral da
Administração – TGA.
Vários autores se dedicaram ao estudo das teorias que regem a Administra-

ção, tais como Porter, Fayol, Taylor, enquanto que outros autores se dedicaram ao
trabalho de sistematização dessas teorias, a fim de facilitar a compreensão desses
pressupostos teóricos no âmbito da prática das ações administrativas. Neste ca-
pítulo, adotaremos a divisão e os conceitos apresentados pelo professor Idalberto
Chiavenato, um dos autores que melhor organizou e detalhou os temas da TGA.
Com diversos livros publicados na área, ele diz que “a TGA estuda a Administração
das organizações – públicas ou privadas, grandes, médias ou pequenas, físicas ou
virtuais” (CHIAVENATO, 2013, p. 235). Além desse conceito, o autor propõe uma
divisão das teorias da Administração, que estudaremos mais adiante.
Para se aprofundar nas diferentes teorias que compõem a TGA,

consulte:
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da

administração. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.
CHIAVENATO, Idalberto. Princípio da administração: o

essencial em teoria geral da administração. Barueri: Manole: 2013,
versão digital.
• As teorias da Administração e suas variáveis
Uma teoria é um conjunto de princípios que regem um determinado tema. Na

área da Administração, cada teoria, ao dar ênfase a um ou outro aspecto dentro
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Secretaria escolar
da Organização, relaciona-se mais com uns ou outros recursos. Por exemplo: há

teorias que vão enfatizar os recursos humanos, outras darão especial atenção
à estrutura em torno das tarefas, outras terão foco no conjunto de regras que
norteiam a Organização, ainda outras irão considerar as situações que se
apresentam e que precisam ser enfrentadas. Esses fatores diversos que motivam
o surgimento das teorias são chamados de variáveis.
Portanto, variáveis são elementos em torno dos quais se desenvolvem as

diferentes teorias da Administração. Segundo Chiavenato (2013), as principais
variáveis que motivaram o surgimento das teorias são: Tarefas, Estrutura,
Pessoas, Ambiente, Tecnologia e Competitividade. Assim, cada corrente ou escola
de pensamento enfatiza suas variáveis, as quais considera determinantes para o
processo administrativo.
Podemos dizer, ainda, que cada Teoria da Administração surgiu em um tempo

e espaço, dando ênfase em uma ou mais dessas variáveis, visualizando uma
melhor realização das tarefas da Administração. Apesar de existirem diferentes
teorias e algumas divergências entre uma ou outra, não podemos afirmar que elas
são teorias concorrentes. O correto é pensarmos que elas podem funcionar de
forma complementar e que cada uma delas oferece importantes contributos para
o desenvolvimento das tarefas da Administração.
Vamos considerar, por exemplo, as mudanças que ocorreram nas

Organizações com a mecanização da produção, com o desenvolvimento das
tecnologias da informação e comunicação e com o desenvolvimento da inteligência
artificial. Observe que esses fatores são variáveis, que tiveram grande impacto na
dinâmica das Organizações e, portanto, contribuíram para o surgimento de novas
abordagens dentro da TGA.
No ambiente de uma secretaria escolar, em sua rotina de funcionamento,

várias vezes o secretário escolar vai se deparar com situações que exigem suas
habilidades como gestor e seu conhecimento acerca das diferentes abordagens
administrativas. Em alguns momentos será necessário dirigir a ênfase ao aspecto
humano, buscando motivar a equipe de trabalho, em outras situações, uma análise
dos processos à luz da teoria da burocracia, buscando racionalizar e otimizar
o fluxo de processos. O redesenho de tarefas, com base na reorganização da
estrutura da secretaria, e a utilização de novas tecnologias para comunicação com
o público escolar são alguns dos exemplos da relevância desse conhecimento
para a formação do secretário escolar.
Antes de aprendermos sobre as diferentes escolas de pensamento que são

objetos de estudo da Teoria Geral da Administração e quais as variáveis que são
consideradas, é importante compreender a relação delas com o que estudamos
até o momento.
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FIGURA 2 – DISTINÇÃO ENTRE VARIÁVEIS, TAREFAS

E TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO
FONTE: A autora.
Podemos dizer, então, que as teorias da Administração, a partir da ênfase em

algumas variáveis da Organização, propõem uma forma de realização das tarefas
administrativas.
• Divisão das Teorias da Administração
As teorias pertencentes à área da Administração podem ser agrupadas ou di-

vididas de várias maneiras, sendo que cada autor organiza a divisão que mais lhe
parece adequada para o enfoque que deseja dar ao assunto. Neste capítulo, ado-
taremos a divisão quanto aos objetivos, também proposta por Chiavenato (2013).
Na divisão por objetivos, temos duas abordagens: abordagem prescritiva/

normativa; abordagem explicativa/descritiva. Para a formação daqueles que uti-
lizarão as teorias da administração em seu cotidiano, como é o caso do secretá-
rio escolar, essa separação didática das teorias contribui para a compreensão da
mudança de ênfase dos fundamentos teóricos. Enquanto a primeira se ocupa em
buscar generalizações, ou seja, princípios que podem ser aplicados a qualquer
Organização, a abordagem explicativa/descritiva se preocupa em compreender
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Secretaria escolar
os fenômenos organizacionais. Cada abordagem agrupa um conjunto de teorias,

cujos pressupostos estejam relacionados com seus princípios. Observe, na figura
a seguir, esse agrupamento das teorias conforme a abordagem a que pertencem.
FIGURA 3 – DIVISÃO DAS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO:

ABORDAGENS E SUAS RESPECTIVAS TEORIAS
FONTE: A autora.
• Principais fundamentos das Teorias da Administração
Embora as teorias da Administração possam ser agrupadas em dois tipos de

abordagens, como visto anteriormente, é preciso lembrar que cada teoria elege
e fundamenta seu próprio conjunto de princípios, dependendo de quais variáveis
considera. Então, após conhecer o conceito, a origem do termo e um pouco da
história da Administração, vamos dar um breve passeio pelas diferentes teorias
que a sustentam, examinando seus fundamentos e algumas contribuições delas
para o cotidiano das Organizações.
2.1.1 Teoria da Administração Científica

A Teoria da Administração Científica, que leva esse nome pela tentativa de
empregar métodos científicos de observar e mensurar, surgiu de um movimento
de engenheiros, sendo Frederich W. Taylor o principal e mais famoso deles. Com
o objetivo de “aumentar a produtividade da empresa por meio do aumento da
eficiência dos operários” (CHIAVENATO, 2013, p. 879), essa teoria defendia a
“ênfase na análise e divisão do trabalho” (CHIAVENATO, 2013, p. 879). É possível
perceber que, apesar de buscar a produtividade por meio dos operários, a variável
que essa escola de pensamento da Administração enfatiza não são as pessoas
em si, mas a tarefa que elas desenvolvem.
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Taylor verificou que os operários aprendiam seu trabalho por

meio de observação dos companheiros vizinhos. Notou que
essa prática levava a diferentes métodos para fazer a mesma
tarefa, além da utilização de uma variedade de instrumentos e
ferramentas. Ao invés de deixar a critério de cada operário o
modo como o trabalho era feito, substituiu métodos empíricos
e rudimentares por métodos científicos, o que chamou de
Organização Racional do Trabalho (ORT). (CHIAVENATO,
2013, p. 993).
Foi a partir desse pensamento que Taylor estruturou os chamados princípios

da Teoria da Administração Científica: planejamento; preparo dos trabalhadores;
execução; desenho de cargos e tarefas; padronização.
Conheça os princípios da Administração científica:
• Princípio de planejamento: substituição de métodos empíricos por

procedimentos científicos – sai de cena o improviso e o julgamento
individual, o trabalho deve ser planejado e testado, seus movimen-
tos decompostos a fim de reduzir e racionalizar sua execução.
• Princípio de preparo dos trabalhadores: selecionar os operá-
rios de acordo com as suas aptidões e então prepará-los e trei-
ná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o méto-
do planejado para que atinjam a meta estabelecida. Princípio de
controle – controlar o desenvolvimento do trabalho para se certi-
ficar de que está sendo realizado de acordo com a metodologia
estabelecida e dentro da meta.
• Princípio da execução: distribuir as atribuições e responsabilida-
des para que o trabalho seja o mais disciplinado possível. Objeti-
vava a isenção de movimentos inúteis, para que o operário execu-
tasse de forma mais simples e rápida a sua função, estabelecendo
um tempo médio, a fim de que as atividades fossem feitas em um
tempo menor e com qualidade, aumentando a produção de forma
eficiente. Estudo da fadiga humana: a fadiga predispõe o trabalha-
dor à diminuição da produtividade e perda de qualidade, acidentes,
doenças e aumento da rotatividade de pessoal; divisão do traba-
lho e especialização do operário; análise do trabalho e estudo dos
tempos e movimentos: cada um se especializaria e desenvolveria
as atividades em que mais tivessem aptidões.
• Desenho de cargos e tarefas: desenhar cargos é especificar o
conteúdo de tarefas de uma função, como executar e as relações
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Secretaria escolar
com os demais cargos existentes; incentivos salariais e prêmios

por produtividade; condições de trabalho: o conforto do operário e
o ambiente físico ganham valor, não porque as pessoas mereces-
sem, mas porque são essenciais para o ganho de produtividade.
• Padronização: aplicação de métodos científicos para obter a uni-
formidade e reduzir os custos; supervisão funcional: os operários
são supervisionados por vários supervisores especializados, e
não por uma autoridade centralizada; homem econômico: o ho-
mem é motivável por recompensas salariais, econômicas e ma-
teriais. A empresa era vista como um sistema fechado, isto é, os
indivíduos não recebiam influências externas. O sistema fechado
é mecânico, previsível e determinístico. Porém, a empresa é um
sistema que se movimenta conforme as condições internas e ex-
ternas, portanto, um sistema aberto e dialético.
FONTE: <https://bit.ly/3onlnf1>. Acesso em: 12 fev. 2020.
A base de alguns desses princípios com o cotidiano do secretário escolar

ficará mais clara para você no segundo capítulo deste livro, quando tratarmos
da escola enquanto organização, do papel da secretaria e do secretário nesse
contexto. No entanto, desde já, você deve ter em mente que os princípios descritos
por Taylor se relacionam com o tempo e o contexto em que foram formulados
e que, de lá para cá, muitas mudanças na concepção desses princípios foram
acontecendo, no entanto, podemos dizer que esses foram os princípios fundantes
da moderna concepção de Administração.
Taylor acreditava que só o emprego de técnicas científicas na análise das

tarefas, a eliminação do desperdício e a padronização da produção poderiam
proporcionar uma maior produtividade. Um exemplo de aplicação da abordagem
da Administração Científica foi a produção do modelo Ford T, famoso carro da
fábrica de Henri Ford. Ao adaptar a linha de produção, de modo que uma espécie
de esteira conduzisse o chassi do carro pelas etapas de produção e os operários
não saíssem de seu posto de produção, o tempo de montagem foi reduzido de 13
para 1 hora (JACOBSEN; MORETO NETO, 2015).
20
FIGURA 4 – MODELO FORD T
FONTE: <https://pt.wikipedia.org/wiki/Ford_Model_T>. Acesso em: 31 jul. 2020.
FIGURA 5 – LINHA DE PRODUÇÃO DO CARRO FORD MODELO T
FONTE: <https://bit.ly/2TiZGyB>. Acesso em: 31 jul. 2020.
Para conhecer a história do automóvel que foi eleito o carro do

século XX e o primeiro a ser produzido em série no mundo, acesse:
<https://bit.ly/37E7kMo>.
21
Secretaria escolar
A Administração Científica trabalhou com uma ideia de homem conhecida

como hommo economicus, que colocava as recompensas materiais e financeiras
como fator exclusivo de influência e motivação humana. Esse pensamento fez
com que premiações por produtividade e o estudo de recompensas salariais
fossem propostos como forma de garantir a produtividade.
Você concorda com a ideia de que a motivação humana se dá

por meio de recompensas apenas financeiras e materiais, como
na concepção de homem (hommo economicus) adotada pela
Administração Científica? Por quê?
Apesar de ter sido de grande importância para o estudo da Administração,

os pressupostos da Teoria da Administração Científica receberam algumas
críticas, principalmente pelo fato de as pessoas serem tratadas como verdadeiras
máquinas com o estudo de movimentos e pela tentativa de padronizá-los. Outro
aspecto que ganhou críticas foi a concepção de hommo economicus, uma vez que
esse entendimento desconsiderava outros fatores que poderiam ser importantes
para motivar o trabalhador. Veremos isso com mais detalhes em outras teorias.
2.1.2 Teoria Clássica

A Teoria Clássica da Administração tem, como seu precursor, o francês
Henry Fayol. Assim como Taylor, na Teoria da Administração Científica, o objetivo
de Fayol, na Teoria Clássica, era aumentar a eficiência organizacional, o homem
dessa teoria também é o hommo economicus. Porém, nesse caso, o foco passa a
ser a estrutura organizacional como um todo e não a tarefa em si, como proposto
pela Administração Científica. O organograma da empresa, que é um diagrama
hierárquico das Organizações (Figura 6), passou a ser utilizado como modo
de visualizar a estrutura, sobretudo em seus níveis de Administração. Nesse
organograma, Henri Fayol propõe a existência de seis funções: administrativas,
técnicas, comerciais, financeiras, de segurança e contábeis.
22
FIGURA 6 – AS SEIS FUNÇÕES DA EMPRESA, SEGUNDO HENRI FAYOL
Observe que a proposta da Teoria Clássica setoriza a Organização, criando

os chamados departamentos. A departamentalização foi um aspecto muito im-
portante defendido pela Teoria Clássica, pois seus adeptos acreditavam em uma
relação direta entre uma Organização bastante departamentalizada e seu funcio-
namento eficiente.
A Teoria Clássica recebeu críticas por ser julgada como uma teoria extrema-
mente racional, por desconsiderar aspectos informais da Organização, pela au-
sência de experimentos, por se basear na observação direta e no senso comum
e também por seu caráter prescritivo, buscando uma fórmula correta aplicável a
todas as Organizações. Apesar das críticas, a Teoria Clássica ainda é a mais uti-
lizada por indivíduos que estão iniciando suas atividades como administradores,
por apresentar uma forma racional de organizar o trabalho e a estrutura, gerando
uma maior segurança e confiança na tarefa de administrar (CHIAVENATO, 2013).
2.1.3 Teoria das Relações Humanas

A partir dos anos 1930, começam a surgir algumas inquietações a respeito
dos postulados da Teoria Clássica da Administração. Foi a partir desse cenário
que emergiu a Teoria das Relações Humanas, segundo a qual o foco das
Organizações se voltaria para as pessoas, essas dotadas de potencialidades
e possuidoras de necessidades psicológicas. Os administradores deveriam,
portanto, adotar uma conduta que considerasse isso (DONALDSON, 2007).
Podemos dizer que essa abordagem humanística surge de discordâncias aos

postulados da Teoria Clássica, proporcionando uma grande revolução no âmbito
das teorias da Administração. Essa nova corrente de pensamento é fortemente
influenciada pelos estudos do psicólogo alemão Kurt Lewin, considerado o pai da
psicologia social e da psicologia das organizações.
23
Secretaria escolar
Conheça a experiência de Howtorne
A experiência de Hawthorne foi desenvolvida por Elton Mayo,

junto com seus colaboradores, e colocou em xeque a teoria clássi-
ca da administração, mecanicista e rígida [...]. Em 1927, o Conselho
Nacional de Pesquisas decidiu dar início a uma pesquisa na fábrica de
Hawthorne da Western Electric Company, responsável pela fabricação
de equipamentos e componentes de telefone. O objetivo era analisar
a correspondência entre a iluminação dos locais de trabalho e a efici-
ência das operárias, medida pela produção obtida. No entanto, o que
chamou mais a atenção nas fases da experiência foram os aspectos
dos relacionamentos sociais e de apoio entre as funcionárias.
A experiência de Hawthorne concluiu que: o nível de produção

é determinado pela capacidade social do empregador e não o fisioló-
gico; o comportamento do indivíduo se apoia no grupo; as empresas
são compostas por grupos sociais informais que definem o compor-
tamento e outros aspectos importantes à produção; a compreensão
das relações humanas permite uma atmosfera sadia aos funcioná-
rios; a especialização do trabalho não é sinônimo de eficiência, os
operários trocam de função para evitar a monotonia; os elementos
emocionais merecem atenção.
FONTE: <https://bit.ly/34pIgXi>. Acesso em: 12 fev. 2020.
Alguns dos resultados da experiência de Howtorne são utilizados até hoje

quando se fala em gestão de recursos humanos. No contexto escolar, podemos
relacionar isso com a constante necessidade de reforçar as relações sociais dos
profissionais da educação. Na Secretaria Escolar, por exemplo, reivindicar um
bom atendimento, eficiência e eficácia na execução das tarefas não terá resultado
se a equipe não estiver motivada e socialmente engajada com os demais mem-
bros da organização escolar. Desse modo, estar sempre atento ao clima interno,
aos sentimentos em relação ao trabalho e à identificação com a tarefa é muito im-
portante. Valorizar a proatividade de um colega, elogiar um trabalho competente,
reconhecer uma habilidade e utilizar reforços positivos às boas atitudes podem
ser modos interessantes de buscar uma melhor produtividade organizacional.
Enquanto na Administração Científica havia a ideia de um homo economicus,

aqui surge a ideia de homem social, cujo principal incentivo para seu desempenho
24
parte do sentimento de pertencimento a determinados grupos e de reconhecimen-

to social. Percebemos, aqui, diferentemente das teorias anteriores, os aspectos
informais das Organizações, tais como as relações sociais, passam a ganhar re-
levância, enquanto que, anteriormente, apenas os aspectos formais, tais como
hierarquia, tarefas, salários, eram objeto de estudo das teorias da Administração.
No entanto, conforme explicam Pires e Matos (2006), a Teoria das Relações

Humanas enfatizava que a motivação era a base para o alcance da produtividade
e do atendimento aos objetivos da Organização. Então, embora essa teoria apre-
sentasse novos elementos de análise no âmbito das Teorias da Administração, o
objetivo permanecia sendo o aumento de produtividade, porém agora colocando
foco na variável pessoas. Então, colocando a teoria da Administração Científica
frente a teoria das relações humanas, pode-se observar que, como ponto de con-
vergência entre ambas, está a produtividade, apenas com ênfases diferentes.
Segundo Chiavenato (2013), a contribuição da Teoria das Relações Huma-

nas para o campo da Administração foi a inauguração de uma nova área de estu-
do e interesses nas Organizações. Para o autor, a ideia de motivação, liderança,
dinâmica de grupo e, principalmente, organização informal, passaram a figurar na
lista de interesse dos administradores, a partir da escola das Relações Humanas.
As críticas recebidas por essa teoria estavam centradas, principalmente, no

fato de travarem oposição a importantes postulados da Teoria Clássica, os quais
eram de grande valor para os fundamentos da Administração. Além disso, essa
Teoria apresentava uma concepção romantizada dos operários, estabelecendo
uma relação direta entre felicidade e produtividade, ideia que, mais tarde, foi com-
provada não ser totalmente verdadeira.
2.1.4 Teoria Neoclássica

Segundo Chiavenato (2013), a chamada Teoria Neoclássica da Administra-
ção não é propriamente uma teoria, mas pode ser definida como um movimento
de retorno de alguns princípios da Teoria Clássica, com algumas modificações,
em adaptação à época em que novamente ganha força.
Nessa teoria, a ênfase nos processos administrativos (planejar, organizar, diri-

gir e controlar) e no papel do Administrador são, novamente, o centro da Administra-
ção. Os objetivos e resultados, ou seja, os fins, e não os meios, voltam a ser priori-
dade para as Organizações. Os níveis da estrutura organizacional ganham ênfase,
como meio de melhor dirigir a execução das tarefas (CHIAVENATO, 2013).
25
Secretaria escolar
Vejamos, então, os níveis hierárquicos da Organização a partir da Teoria Ne-

oclássica, demonstrados na figura a seguir.
FIGURA 7 – NÍVEIS HIERÁRQUICOS SEGUNDO A

TEORIA NEOCLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO
Nos tempos atuais, há uma tendência de redução nos níveis hierárqui-

cos, cujo intuito é enxugar a organização, tornando-a mais simples e aproxi-
mar a base do topo, fazendo-a mais ágil e competitiva, em um mundo repleto
de mudanças e transformações (CHIAVENATO, 2013, p. 259).
Como podemos relacionar isso com a escola enquanto Organização? A

escola, ainda que possua funções específicas e diferentes de uma fábrica,
por exemplo, (discutiremos melhor as funções da escola no Capítulo 2), tam-
bém pode acompanhar tendências e movimentos de modernização organi-
zacional. Um sistema de informação gerencial, por exemplo, pode executar,
de forma automática, tarefas que antes, eram feitas de maneira analógica,
necessitando mais de uma pessoa para executar a mesma ação. Essa nova
realidade administrativa contribui para o enxugamento no ambiente escolar
e, consequentemente, altera as práticas administrativas de uma Secretaria.
Na Teoria Neoclássica, a ênfase nos níveis da Organização fez com que a

hierarquia ganhasse relevância e os aspectos formais da estrutura organizacional
voltassem à cena. Assim, estudos sobre responsabilidade, centralização/descen-
26
tralização, especialização da tarefa e divisão do trabalho ganharam destaque nes-

sa proposta.
Além disso, essa teoria propõe o modelo de homem organizacional, mes-

clando os incentivos propostos pela Administração Científica e pela Teoria das
Relações Humanas. Então, nessa perspectiva neoclássica, não é possível dizer
que o homem é motivado apenas por incentivos financeiros ou apenas por incen-
tivos sociais. Ele se tornaria mais produtivo quando atingisse um misto desses
fatores motivacionais.
A principal crítica à Teoria Neoclássica foi o interesse em propor um modelo

único de administração para as Organizações, com características bastante con-
servadoras.
2.1.5 Teoria da Burocracia

Em algum lugar você já deve ter ouvido a expressão do senso comum: “o
que atrapalha é a burocracia”. Mas será mesmo que a burocracia é uma barreira
nas Organizações, sobretudo na escola enquanto Organização?. A Teoria da Bu-
rocracia, desenvolvida a partir do pensamento do sociólogo Max Weber, defende
o contrário dessa ideia do senso comum.
Vamos, então, entender o contexto em que a Teoria da Burocracia começa a

ganhar relevância, relacionando seus elementos com as transformações sociais
da época.
A década de 1940 foi particularmente tumultuada em

função da Segunda Guerra Mundial que eclodiu na Eu-
ropa, galvanizando todos os esforços dos países nela
envolvidos, assim como de suas organizações. Quan-
do a Guerra acabou, teve início um período de intenso
crescimento econômico no mundo. Os mercados esta-
vam sedentos de produtos e serviços antes orientados
para as ações militares e bélicas.
A partir da década de 1940, as críticas feitas à Teoria Clás-
sica – pelo seu mecanicismo – e à Teoria das Relações
Humanas – por seu romantismo ingênuo – revelaram a
falta de uma teoria da organização sólida e abrangente,
que servisse de orientação para o administrador. Alguns
estudiosos foram buscar nas obras do economista e so-
ciólogo Max Weber a inspiração para essa nova Teoria
da organização. Surgiu assim a Teoria da Burocracia na
Administração (CHIAVENATO, 2013, pp. 3523 – 3528).
27
Secretaria escolar
Dica de Leitura: para se aprofundar no contexto histórico e

compreender melhor os impactos da Segunda Guerra Mundial
em todo o mundo contemporâneo, o autor Martin Gilbert reuniu
documentos, depoimentos e fatos históricos na obra: Segunda
Guerra Mundial: os 2174 dias que mudaram o mundo.
Portanto, a Teoria da Burocracia ganhou força em um contexto pós-guerra,

buscando preencher lacunas apresentadas pela Teoria Clássica e pela Teoria
das Relações Humanas. A proposta da burocracia era destinada a todo o tipo
de organização humana, a partir de uma ideia de racionalidade organizacional.
Para entender melhor isso, vejamos um pouco como Max Weber pensava sobre
a questão.
Weber considerava três tipos de sociedade, que correspondem a três tipos

de autoridade, conforme mostra a figura a seguir.
FIGURA 8 – TIPOS DE SOCIEDADE E SUAS RESPECTIVAS AUTORIDADES
A Teoria da Burocracia está situada no âmbito de uma sociedade legal,

racional ou burocrática, a qual é regida por normas e leis, que conferem
legitimidade às ordens e decisões. Nessa teoria, a visão de homem é também o
homem organizacional, ou seja, aquele que é investido formalmente em um cargo
e nele executa tarefas específicas.
28
A partir desses princípios de legalidade e racionalidade, Weber atribuiu as

seguintes características à burocracia, conforme descrevem Lacombe e Heil-
born (2008):
• Organização dos cargos, que devem ser limitados por normas claras e
escritas.
• Divisão do trabalho, por áreas, de forma sistemática e claramente
delimitadas, respeitando as áreas de competência.
• Cargos organizados em níveis de hierarquia, em que cada cargo inferior
conta com um respectivo superior, claramente definido.
• Regras e normas definidas e escritas.
• Separação entre a Administração e a propriedade, dando à administração
o status de área técnica, separada da questão da propriedade da
organização.
Lacombe e Heilborn (2008) explicam que a Teoria da Burocracia teve êxito,

em seu tempo, nas grandes Organizações industriais e seus pressupostos
representaram um grande avanço em termos organizacionais, imprimindo
impessoalidade e uma certa rigidez ao que antes era regido por relações pessoais
de caráter social e até familiar.
Para conhecer um caso que relaciona a estrutura escolar com

a Teoria da Burocracia, leia o seguinte artigo: Escola enquanto or-
ganização burocrática: a gestão escolar na perspectiva dos direto-
res escolares de Cascavel. Disponível em: <https://bit.ly/3kmLm3T>.
Acesso em: 12 fev. 2020.
No entanto, apesar de proporcionar grandes avanços para a Administração, a

Teoria da Burocracia não deixou de apresentar algumas desvantagens, conforme
podemos observar no esquema da figura a seguir.
29
Secretaria escolar
FIGURA 9 – CARACTERÍSTICAS E DISFUNÇÕES DA TEORIA DA BUROCRACIA
A excessiva valorização do formalismo, gerando inúmeros passos adminis-

trativos para realizar uma tarefa, aliada à supremacia da autoridade, mostrou-se
geradora de conflitos, enfrentando resistências e dificultando as relações internas
e externas das Organizações. Apesar das disfunções possíveis na aplicação da
Teoria da Burocracia, podemos dizer que o modelo burocrático aqui proposto tem
ampla aplicação até os dias atuais nos ambientes organizacionais.
Atividade de Estudos:
1. Marque com C as características da burocracia e com D as dis-

funcionalidades.
30
a) ( ) Relacionamentos despersonalizados.
b) ( ) Valorização da competência técnica.
c) ( ) Mérito e recompensas.
d) ( ) Tomada de decisão rápida.
e) ( ) Definição de rotinas.
f) ( ) Possíveis conflitos entre pessoas.
g) ( ) Excesso de papéis.
h) ( ) Aumento das demonstrações de autoridade.
i) ( ) Cargos e tarefas bem definidos.
j) ( ) Fidelidade exagerada ao prescrito em normas e regulamentos.
k) ( ) Resistência a mudanças.
l) ( ) Definição formal, geralmente, por escrito de rotinas administra-
tivas.
m) ( ) Existência de documentos formais que orientam as rotinas
administrativas.
2.1.6 Teoria Estruturalista

Podemos considerar que a Teoria Estruturalista surgiu como um desdobra-
mento da Teoria da Burocracia, em um esforço de aliar seus pressupostos aos
conceitos da Teoria Clássica e da Teoria das Relações Humanas.
A grande contribuição da Teoria Estruturalista, que teve como importante te-

órico o alemão Amitai Etzioni, foi a abertura de pensamento ao ambiente exter-
no, concebendo a Organização como inserida em um contexto socioeconômico
e numa sociedade de organizações. Caravantes, Panno e Kloeckner (2005) são
autores que mostram que, a partir da Teoria Estruturalista, o estudo das Organiza-
ções deixou de ter um caráter dicotômico – o homem ou a máquina, a estrutura ou
as pessoas, o ambiente interno ou o externo. Além disso, essa teoria acrescentou
novos temas de interesse e preocupação, tais como conflito organizacional e po-
der. Sobre isso, dizem esses autores: “Não devemos esquecer que a contribuição
estruturalista provém fundamentalmente dos sociólogos e que trazem para o cam-
po da Administração temáticas que lhes são peculiares” (CARAVANTES, PANNO
E KLOECKNER, 2005, p. 89).
É nesse momento que outras Organizações, além das empresariais, ganham

foco de atenção, como é o caso das escolas, dos hospitais, das igrejas, entre
outras.
31
Secretaria escolar
A concepção de homem continua sendo a do homem organizacional, assim

como na Teoria da Burocracia. No entanto, essa concepção estruturalista vai reafir-
mar questões da Teoria de Recursos Humanos, propondo que o homem é motivado
por recompensas mistas, ou seja, tanto financeiras e materiais, quanto recompen-
sas sociais. O estruturalismo não é uma teoria distinta das que seu movimento tenta
agrupar e, portanto, algumas críticas dirigidas ao movimento estão relacionadas às
próprias críticas das teorias que o estruturalismo na Administração faz referência,
como a Clássica e a de Relações Humanas (CHIAVENATO, 2013).
Alguns autores ainda consideram essa teoria como uma aproximação ao que
depois vai ser mais bem desenvolvido na Teoria de Sistemas, que veremos mais
adiante.
2.1.7 Teoria Comportamental

A Teoria Comportamental surgiu como um desdobramento da Teoria das Relações
Humanas, com o enfoque nos sujeitos e no controle dos seus comportamentos para o
alcance dos resultados organizacionais. Porém, trazia críticas a respeito da forma ingênua
e romantizada que os teóricos das Relações Humanas tratavam o indivíduo.
Para Maximiano (2011, p. 208), a Teoria Comportamental se ocupa de estudar “as

características que diferenciam as pessoas umas das outras e o comportamento coletivo
das pessoas como integrantes de grupos, de organizações e da sociedade.”
Assim, o homem da Teoria Comportamental vai ser o homem administrativo, aquele

que toma as decisões de acordo com seu grau de envolvimento com a organização e com
o seu grau de motivação. Portanto, a motivação humana é a ideia que alicerça a Teoria
Comportamental, sendo esse um tema que recebeu atenção de vários pesquisadores.
Na tentativa de estabelecer modelos explicativos para a motivação dos sujeitos, esses
autores criaram diversos desdobramentos dessa teoria, como por exemplo, a Teoria das
Necessidades Humanas, de Maslow; a Teoria dos Dois Fatores, de Frederich Hezberg
e a Teoria da Motivação, de Douglas McGregor. Vejamos, então, o que propõe cada
desdobramento citado.
A Teoria das Necessidades Humanas foi desenvolvida por Abraham H. Maslow e tratou
da escala de necessidades de um indivíduo, trazendo como sugestão de representação
dessa ideia a chamada pirâmide de Maslow. Observe a figura a seguir para entender essa
proposta.
32
FIGURA 10 – PIRÂMIDE DAS NECESSIDADES PROPOSTA POR MASLOW
FONTE: A autora.
Para Maslow, há uma hierarquia e as necessidades superiores apenas

surgem quando estiverem satisfatoriamente atendidas às necessidades de um
nível inferior. Isso significa considerar que o indivíduo, dentro de uma organização,
somente poderá alcançar a satisfação de caráter subjetivo quando as questões de
ordem fisiológica estiverem satisfeitas. Maslow entendia que ninguém conseguiria
pensar em seu desenvolvimento social e pessoal, nem no seu desempenho no
trabalho se estivesse com fome, com sono, sem abrigo, entre outros fatores dessa
ordem. Por esse motivo, a representação de sua teoria se deu na forma piramidal.
Outro modelo motivacional foi proposto por Frederich Hezberg e ficou

conhecido como Teoria dos Dois Fatores. Esse modelo apresentava fatores que
levariam à satisfação ou à insatisfação e seria capaz de orientar o comportamento
das pessoas no ambiente de trabalho.
Os fatores ligados à insatisfação no trabalho foram chamados de higiênicos,

os quais, caso não atendidos, proporcionariam a insatisfação no trabalho e
correspondiam às próprias condições laborais. Já os fatores relativos à satisfação
foram chamados de motivacionais, os quais seriam os fatores capazes de gerar
a satisfação no trabalho e relacionam-se com a tarefa em si (CARAVANTES,
PANNO; KLOECKNER, 2005).
33
Secretaria escolar
FIGURA 11 – MODELO MOTIVACIONAL DA TEORIA DOS DOIS FATORES
FONTE: Adaptado de Chiavenato (2013) e Maximiano (2011).
Douglas McGregor, por sua vez, apresentou uma teoria da motivação que
descreveu características das pessoas nas Organizações e, com base nas
características dos indivíduos, propôs um estilo de administração que fosse capaz
de atender às características dos indivíduos pertencentes a cada um dos grupos.
Criou, então, duas tipologias, que chamou de estilo X e estilo Y. O estilo X careceria
de atitudes mais autoritárias, de exercer mais controle ou até mesmo uma certa
coação, enquanto que o estilo Y necessitaria apenas de uma administração que
criasse as condições para que o indivíduo pudesse desempenhar suas tarefas.
FIGURA 12 – TIPOLOGIAS DO MODELO MOTIVACIONAL DE MCGREGOR
FONTE: Adaptado de Caravantes, Panno e Kloeckner (2005).
Observe que, no modelo de McGregor, a Administração parte do perfil já

existente nas pessoas para compor a forma de administrar a Organização. Assim,
pessoas desmotivadas, sem ânimo para o trabalho, necessitariam de um estilo
de administração mais autoritário, que determine as tarefas e exija cumprimento.
Já aquelas pessoas que, naturalmente, têm disposição para o trabalho e são en-
34
volvidas afetivamente e efetivamente pelas tarefas laborais necessitam apenas

que a administração forneça as ferramentas e condições para a realização das
atividades, pois é esperado que elas próprias se organizem para alcançar bons
resultados.
Você já entendeu que a Teoria Comportamental teve muitos desdobramen-

tos, dando origem a outras teorias, como é o caso daquelas propostas por Mas-
low, Hezberg e Mc Gregor. Além disso, Oliveira (2008) mostra que a Teoria Com-
portamental muito contribuiu para a valorização da psicologia organizacional no
campo da Administração. Houve, a partir dessa teoria, o desenvolvimento de pes-
quisas e de modelos de desenvolvimento organizacional, com foco nos indivíduos
e na sua qualidade de vida no trabalho.
Apesar desses desdobramentos e contribuições, a Teoria Comportamental

recebeu algumas críticas, especialmente por estabelecer relações pouco profun-
das em algumas de suas análises sobre o comportamento humano nas organiza-
ções. Além disso, não se mostrou suficiente para explicar totalmente os fatores
motivacionais dos indivíduos nas organizações.
2.1.8 Teoria dos Sistemas

Uma outra frase que você já deve ter ouvido em algum momento é a seguin-
te: “o todo é maior que a soma das partes...”. A partir da abordagem dos sistemas,
fica mais claro o sentido dessa afirmativa.
A Teoria dos Sistemas representou não só um movimento dentro da Adminis-

tração, mas também uma proposta interdisciplinar, tendo, como principal idealiza-
dor, o biólogo Karl Ludwig von Bertalanffy. O modelo proposto por ele se baseava
em aspectos da natureza, mas que puderam ser utilizados em diferentes áreas do
conhecimento, como é o caso da Administração. Para a Teoria dos Sistemas, o ob-
jetivo de um sistema é funcionar de modo a buscar o equilíbrio, assim como nos sis-
temas da natureza. Portanto, o homem da Teoria de Sistemas é o homem funcional.
Maximiano (2011, p. 308) define sistema como “um todo

complexo ou organizado; é um conjunto de partes ou elementos que
formam um todo unitário ou complexo. Um conjunto de partes que
funcionam como um todo é um sistema.
35
Secretaria escolar
Para o autor, na organização, existem ao menos três sistemas:
• O sistema social, que são as pessoas, os grupos aos quais elas

pertencem, os sentimentos e emoções envolvidos nessa relação.
• O sistema estrutural que são as normas, regulamentos, sistema
de hierarquia e autoridade.
• O sistema tecnológico, que são as máquinas, equipamentos,
conhecimentos técnicos.
Um modelo básico de sistema, com seus principais elementos, pode ser

visualizado na figura a seguir.
FIGURA 13 – REPRESENTAÇÃO DE UM MODELO DE SISTEMA
FONTE: A autora.
Para Caravantes, Panno e Kloeckner (2005), os elementos mostrados na

Figura 13 podem ser interpretados da seguinte forma:
• Na entrada, os recursos são importados ao sistema para que ele possa

funcionar.
• No processamento, por sua vez, ocorre a transformação dos insumos que
entraram em algo esperado, que se relaciona com o objetivo do sistema.
• Na saída, aquilo que foi processado é lançado ao ambiente externo ao
sistema.
36
• A retroalimentação, ou feedback, é o ajuste de conduta que o sistema

faz em função das atividades de entrada, processamento e saída já
realizadas, tendo em vista seu objetivo.
Para conhecer mais sobre a perspectiva interdisciplinar da teoria

dos Sistemas, acesse: <https://bit.ly/35v1oT5>.
Esse modelo da Teoria dos Sistemas é amplamente utilizado na construção de

sistemas de informações gerenciais, os quais transformam dados em informações
que poderão ser utilizadas para a tomada de decisão nas Organizações
(OLIVEIRA, 2008).
Atividade de Estudo:
1. Tente pensar em uma secretaria escolar como um subsistema (ou

seja, os pequenos sistemas que existem dentro do sistema maior) e
descreva, com exemplos, os três sistemas propostos por Maximiano
(2011): sistema social, sistema estrutural e sistema tecnológico.
A Teoria de Sistemas recebeu críticas por ser um tanto quanto abstrata e não
apresentar formas de aplicações nas diversas questões administrativas. Oliveira
(2008) considera que a Teoria dos Sistemas proporcionou muito mais uma forma
de pensamento administrativo, do que propriamente uma proposta de meios de
administrar.
2.1.9 Teoria da Contingência

O principal objetivo da Teoria da Contingência foi explicar que não há uma
única estrutura organizacional que sirva de modelo para todas as Organizações,
pois cada estrutura irá sofrer modificações, sempre que for necessário adaptar-
se ao ambiente no qual está inserida. O homem da Teoria da Contingência
é o homem complexo, ou seja, dotado de um complexo sistema de valores,
37
Secretaria escolar
percepções, características e necessidades pessoais (CHIAVENATO, 2013, p.

825), capaz de se modificar conforme exige a situação que se apresenta. Pode-
se dizer que o homem da Teoria da Contingência é a junção das concepções de
homem anteriores.
A palavra contingência está relacionada à ideia de incerteza.

No dicionário Dicio encontramos os seguintes significados para
ela: 1) Possibilidade de que alguma coisa aconteça ou não. 2) Fato
imprevisível ou fortuito que escapa ao controle; eventualidade;
caráter do que ocorre de maneira eventual, circunstancial, sem
necessidade, pois poderia ter acontecido de maneira diferente ou
simplesmente não ter se efetuado.
Fonte: <https://bit.ly/3jrV8AD>. Acesso em: 24 fev. 2020.
Bertero (2007, p. 132), ao referir-se à indagação sobre qual é a maneira correta

de administrar uma organização, diz que “se antes da abordagem contingencial,
a resposta era buscada em termos absolutos, com a contingencialização,
inegavelmente a resposta relativizou-se, pois serão possíveis tantas estruturas
quantas forem as variáveis organizacionais”.
Alguns autores dedicaram-se a apresentar as chamadas variáveis

contingenciais, ou seja, aquilo que pode influenciar a Organização, podendo ser
fatores de caráter interno ou externo. Podemos citar, como exemplos de variáveis
contingenciais, os seguintes elementos:
• A estratégia organizacional, pois a estratégia adotada por uma

organização vai necessitar de uma estrutura organizacional adaptada
aos seus objetivos.
• O tamanho da organização, pois à medida que a organização aumenta
ou diminui de tamanho, sua estrutura pode variar.
• A tecnologia disponível e utilizada pela organização.
• O fator humano, pois características das pessoas que compõem a
organização podem influenciar em sua forma estrutural.
Para exemplificar a influência de variáveis contingenciais dentro de uma

Organização, vamos considerar a entrada de novas tecnologias no ambiente
organizacional. Pense no processo de automação de uma indústria. Tarefas antes
executadas por funcionários, agora passam a ser realizadas por robôs e, então,
38
isso implica em uma reorganização do quadro de pessoal, na necessidade do

desenvolvimento de novas competências para os funcionários que vão operar as
máquinas, na readequação do ritmo de produção. Essa é somente uma ilustração
de um elemento ambiental que impacta na estrutura de uma Organização.
Atividades de Estudo:
Pense a respeito de novas exigências nos trabalhos de registros

escolares e que demandou a aquisição de um novo sistema de
informação a ser usado em uma secretaria escolar. Agora responda:
1 Qual variável contingencial se apresentou nessa situação?

2 Que ações serão necessárias para implantar a nova sistemática?
3 Será possível pensar e trabalhar da mesma maneira que
acontecia antes desse fato? Por quê?
Agora, para complementar sua compreensão a respeito da Teoria da

Contingência, leia a notícia a seguir.
Robôs x empregos: a automação vai fechar mais vagas do que criar?
Carros que dirigem sozinhos, serviços de entregas feitos

por robôs, softwares cuidadores de idosos e “serpentes” cirur-
giãs. A automação promete ganhos milionários para as empre-
sas do setor, mas o que acontece com as pessoas que executam
as mesmas tarefas que esses robôs? A nova tecnologia vai aju-
dá-los a trabalhar de forma mais eficiente ou vai colocar seus
empregos em risco?
A discussão ainda é polêmica entre acadêmicos, com alguns

convictos de que passar o trabalho para as máquinas aumentará o
desemprego, enquanto outros acreditam que a automação vai trazer
prosperidade.
Bob, por exemplo, é um guarda de segurança robô que patrulha o

local de trabalho, monitorando as salas em 3D e relatando anomalias.
39
Secretaria escolar
Ele é fruto da imaginação de cientistas da Universidade de Bir-

mingham, que insistem que a máquina irá “apoiar os seres humanos
e aumentar as suas capacidades”, apesar das preocupações de que
a tecnologia poderia, eventualmente, substituir os agentes de segu-
rança humanos.
O Exército dos Estados Unidos, por sua vez, está analisando a

substituição de milhares de soldados por veículos de controle remoto
para tentar evitar cortes radicais de tropas.
[...]
Anos de expansão
O professor Atkinson observa que há “um verdadeiro temor de

que nós estejamos rumando para a automatização de tanto trabalho
que não haverá mais nada para as pessoas fazerem”. Ele diz acredi-
tar, no entanto, que essas preocupações sejam exageradas.
“Nossas estimativas internas são de que, na melhor das hipóte-

ses, um terço dos empregos atuais poderia ser automatizada com a
tecnologia existente hoje.”
“Mas um dos erros que as pessoas fazem nesta teoria é que

não fazem qualquer distinção entre as funções e os empregos”.
“Uma máquina pode fazer uma determinada função, mas os tra-

balhos da maioria das pessoas envolvem várias funções diferentes.
Você não pode automatizar todas as tarefas com uma única máquina.
Ele acrescenta que a automação só irá melhorar a vida das pesso-
as: “Meu argumento é que quando uma empresa reduz os custos, a
receita extrairá inevitavelmente voltar para os acionistas e emprega-
dos. Isso aumenta os gastos do consumidor e cria mais empregos”.
Muitos estudos têm mostrado como os computadores substitu-

íram o trabalho em muitas das antigas cidades industriais, mas, ao
mesmo tempo, esses computadores têm criado uma série de ocupa-
ções em outros lugares.
Alguns prosperam com as mudanças, e outros não. Tudo de-

pende de como você se adapta”.
Disponível em: <https://bbc.in/3omNGdF>. Aceso em: 24 fev. 2020.
40
A Teoria da Contingência trouxe muitas contribuições para o campo da

Administração, mas também recebeu algumas críticas por seu caráter relativista,
que refuta qualquer princípio estático, e também por sua ênfase exagerada
no ambiente. Para alguns críticos, essa teoria deixa de lado questões internas
importantes para a Organização, dando maior ênfase às externalidades.
2.1.10 Outras abordagens

Conforme já explicamos anteriormente, fizemos um breve passeio por
algumas das principais teorias que compõe os estudos teóricos da Administração.
Lembramos que outras subdivisões e abordagens podem ser consideradas e
encontradas na literatura da área. Você poderá identificar e aprofundar essas
abordagens em leituras complementares.
Como destacamos anteriormente, as Teorias da Administração não devem

ser vistas em caráter concorrencial, em que se deve qualificar uma como melhor
que a outra. O que é importante observar é a evolução do campo teórico da
Administração e como cada uma delas trouxe importantes contributos para as
Organizações, que até hoje são usados por nós.
No estudo das teorias que regem a Administração, é essencial considerar que

organizações contemporâneas vêm sofrendo modificações próprias do espaço-
tempo em que estão inseridas. Exemplo disso é a chamada revolução tecnológica,
que proporciona a troca de informações instantâneas e traz, entre outras inovações,
a realidade dos sistemas de inteligência artificial. Somado a isso, o surgimento de
novos serviços e de diferentes necessidades da sociedade fazem emergir novas
demandas para a Administração, o que demandará novas teorizações sobre esse
campo e, consequentemente, novas Teorias da Administração.
Por esse motivo, aqueles que buscam formação e conhecimento no campo

da Administração devem estar em constante atualização. Considerando que
essa é uma área que perpassa diversas outras áreas de atuação profissional,
acompanhar a evolução dessas teorias é de grande valor para o alcance de bons
resultados nas Organizações, sejam públicas ou privadas. Portanto, a escola,
sendo um exemplo de Organização, pode fazer uso das teorias da Administração
para tornar mais eficientes seus processos da área administrativa e, por
consequência, mais eficazes os serviços que oferece, seja ao público interno, seja
para o público externo.
Pensando nisso, o quadro a seguir organiza as principais ideias de cada uma

das teorias apresentadas até aqui.
41
42
QUADRO 1 – RESUMO DAS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO ESTUDADAS
Abordagem Teoria Características Visão de Variável Críticas
homem
Adm. ⇒ Primeira Teoria Científica da administração. hommo econo- tarefa ⇒ Visão mecanicista do homem (homem-
Científica ⇒ Visava a produtividade a partir do aumento da eficiência dos tra- micus máquina).
Prescritiva/ balhadores. ⇒ Crença na motivação apenas por benefícios
normativa ⇒ Estudos dos cargos, tarefas, seus tempos e movimentos. financeiros e materiais.
Teoria ⇒ Estrutura da Organização como ponto-chave para a produtivida- hommo econo- estrutura ⇒ Visão extremamente racional e baseada
Secretaria escolar
Clássica de, eficiência e eficácia. micus em muitas conclusões obtidas sem verificação
⇒ Ênfase na departamentalização. científica.
Relações ⇒ Motivação das pessoas como forma de garantir produtividade. homem social pessoas ⇒ Visão romantizada do trabalhador.
Humanas ⇒ Possibilitou novos focos de interesse da Administração, como
liderança, motivação, grupos.
Neoclás- ⇒ Retorno a pressupostos da Teoria clássica. homem organi- tarefa, pessoas ⇒ Buscava um modelo único a ser aplicado a
sica ⇒ Ênfase nos níveis da organização e nas tarefas da Administra- zacional e estrutura todas as organizações.
ção.
Burocra- ⇒ Definição formal de cargos, salários e especialização da adminis- homem organi- estrutura ⇒ Formalismo e papelório Excessivo; exibição
cia tração. zacional de autoridade; apego exagerado a regulamentos.
⇒ Impessoalidade, regras bem definidas, geralmente por escrito. ⇒ Conflitos com clientes; Resistência a mudan-
⇒ Valorização de normas e procedimentos. ças.
Estrutura- ⇒ Movimento derivado da sociologia, e desdobramento da Teoria da homem organi- estrutura e ⇒ Críticas já recebidas pelas teorias que tenta-
lista Burocracia. zacional ambiente vam conciliar (clássica e recursos humanos).
Explicativa/ ⇒ Sociedade de organizações que têm relações entre si.
descritiva ⇒ Abertura ao ambiente externo.
Compor- ⇒ Desdobramento da Teoria das Relações Humanas. homem admi- pessoas ⇒ Algumas proposições pouco profundas.
tamental ⇒ Importantes estudos sobre motivação. nistrativo ⇒ Não deu conta de explicar todos os fatores
⇒ Valorizou a Psicologia Organizacional. motivacionais do homem.
Sistemas ⇒ Origem transdisciplinar. homem ambiente ⇒ Apresentou mais questões abstratas do que
⇒ Organizações como sistemas abertos, dotados de subsistemas. funcional propriamente propostas para a Administração.
Contin- ⇒ Diferentes estruturas possíveis para as organizações. homem ambiente ⇒ Não considerou nenhum aspecto estático.
gencial ⇒ Diferentes variáveis contingenciais que afetam a organização. complexo ⇒ Excessiva ênfase no ambiente externo, deixando de
⇒ O ambiente externo como fator muito importante na dinâmica das lado aspectos internos importantes da organização
organizações.

2.2 COMPETÊNCIAS E HABILIDADES

DO GESTOR
Para gerenciar os processos administrativos de uma Organização,

é preciso reunir um conjunto de fatores que, juntos, promovem o sucesso das
ações executadas e, consequentemente, o êxito da Administração. Podemos
compreender esse conjunto de fatores a partir do estudo de dois conceitos
fundamentais para o exercício da função de gestor: as competências e as
habilidades.
Ambos os termos citados recebem uma multiplicidade de conceitos na

literatura científica, servindo a várias áreas do conhecimento, dentre as quais
aquelas da Administração e da Educação. Para entender o que é competência,
vamos aqui adotar o conceito apresentado por Phillipe Perrenoud, professor
da Universidade de Genebra, cuja obra traz densas contribuições para a área
educacional, sendo também coerente com os princípios da Administração.
Para Perrenoud (2000), Competência é a faculdade de mobilizar um

conjunto de recursos cognitivos (saberes, capacidades, informações
etc.) para solucionar uma série de situações. Pode-se, então, perceber que
a competência é algo demonstrado em um determinado contexto, ou seja, é a
capacidade de examinar um problema e reunir todos os elementos necessários
para a sua solução. Esses elementos são, geralmente, de naturezas diversas,
como por exemplo, os conhecimentos teóricos, o uso de alguma tecnologia, a
comunicação, entre outros. Ao se combinarem harmonicamente, tais recursos
darão forma às ações que devem ser executadas para a resolução daquilo que se
apresenta como situação problema. Competência é, portanto, saber o que deve
ser feito para chegar à solução e é ela que seleciona quais recursos devem ser
mobilizados e em que momento eles são necessários.
Para Fleury e Fleury (2001, p. 187), “a noção de competência aparece assim

associada a verbos e expressões como: saber agir, mobilizar recursos, integrar
saberes múltiplos e complexos, saber aprender, saber engajar-se, assumir
responsabilidades, ter visão estratégica”. É, portanto, um aspecto macro no âmbito
da Administração, exigindo uma visão ampla e multidisciplinar das situações.
Já as habilidades dizem respeito à capacidade de aplicar as técnicas
43
Secretaria escolar
necessárias para a resolução dessa situação problema, como por exemplo,

conhecer determinado assunto teoricamente, possuir o domínio do uso de uma
tecnologia, ter a capacidade de se comunicar. É algo de nível operacional e está
relacionado ao saber fazer. Ainda segundo Perrenoud (2001), “as habilidades
são representadas pelas ações em si, ou seja, pelas ações determinadas
pelas competências de forma concreta” e, portanto, trata-se do saber fazer.
Observe que, enquanto a competência é a capacidade de sele-

cionar quais recursos devem ser usados, a habilidade é a capacida-
de de saber usar esses recursos de maneira eficaz, a fim de resolver
o problema em questão.
2.2.1 Competências e Habilidades do

Gestor
Agora que você já conhece os conceitos de competências e habilidades,
vamos pensar sobre o perfil de um gestor em uma Organização. É evidente que
essas duas características são de grande valor no trabalho de gestão, como
forma de conduzir o processo administrativo de maneira eficiente e eficaz. Essas
duas características de um gestor – competências e habilidades – são de tal
importância na função administrativa, que faremos referência a elas ao longo
de todo este livro, sendo que você perceberá a necessidade de utilizar esses
conceitos em diversos momentos. No entanto, para uma introdução ao assunto,
leia o que segue.
No ano de 1955, a Universidade de Harvard publicou um trabalho científico

de Robert L. Katz, no qual ele apresentava uma proposta de subdivisão das
habilidades que seriam necessárias ao administrador. Em sua proposta, Katz
subdividiu as habilidades daquele que gerencia em três eixos: habilidades
técnicas; habilidades humanas; habilidades conceituais (FREITAS; ODELIUS,
2018). Observe a figura a seguir.
44
FIGURA 14 – HABILIDADES DO GESTOR DESCRITAS POR KATZ
FONTE: Adaptado de Maximiano (2011) e Freitas e Odelius (2018).
Esse trabalho de Katz se tornou uma referência no assunto e, até a

atualidade, ainda é utilizado por diversos autores para explicar as habilidades de
um gestor. Observe que, qualquer que seja a competência a ser desenvolvida,
ou seja, quaisquer que sejam os saberes que estejam sendo mobilizados para
resolver uma situação, essas três habilidades devem se fazer presentes. Assim,
ao dominar uma técnica, o profissional deve ser capaz de colocar esse domínio
à disposição das pessoas que dela necessitam e também compreender qual o
impacto que essa técnica terá na resolução da situação trabalhada. Veja, então,
que possuir uma habilidade é o saber fazer, porém esse fazer ultrapassa a barreira
do meramente operatório e alcança um outro patamar, que é aquele de tornar útil
a aplicação da técnica aplicada. Portanto, lembre-se de que hábil é o sujeito que
sabe fazer, é capaz de disponibilizar isso a quem interessa e o faz consciente do
papel dessa técnica no processo todo.
1 Vamos imaginar que você trabalhe em uma secretaria escolar. Hoje

é dia de matrícula, os alunos devem entregar a documentação e a
equipe a receberá e processará a matrícula. A sala está cheia de
pessoas a serem atendidas, está começando um tumulto, com as
pessoas um pouco desconfortáveis pelo tempo de espera. Você está
gerenciando esse trabalho e conta com mais três pessoas. Descreva
algumas habilidades a serem mobilizadas para resolver essa situação.
45
Secretaria escolar
2 Agora, eleja uma tarefa a ser realizada e que seja necessária

para um protocolo de atendimento. Após essa escolha, baseie-
se na proposta de Robert L. Katz e descreva pelo menos duas
habilidades técnicas que um gestor deve possuir para executar
essa tarefa.
Uma atividade que necessita do desenvolvimento de habilidades técnicas,

humanas e conceituais, diz respeito ao trabalho em equipe. A grande maioria das
pessoas, ao exercerem suas atividades profissionais, não o fazem de maneira
isolada, mas sim, em equipe. Trabalhar em conjunto e em companhia de outras
pessoas pode ser desafiador, porque cada pessoa tem seu nível e meios de
motivação (lembre-se da Teoria Comportamental). Além disso, cada indivíduo
carrega em si características e estilos de personalidade próprios, o que pode
representar tanto possibilidades de desempenho de um bom trabalho em equipe,
como também possíveis barreiras.
Estar atento à equipe como um todo, ao mesmo tempo em que observa e

tenta colaborar com cada um de seus membros individualmente, (agora lembre-
se da Teoria de Sistemas: em que o todo é maior que a soma das partes, mas
delas é dependente) faz parte das habilidades necessárias para o gestor, a fim de
garantir o bom desempenho de atividades administrativas.
Também é importante lembrar que vivemos em um ambiente de constante

transformações. Imagine como eram, por exemplo, as rotinas administrativas em
uma secretaria antes dos computadores, das máquinas copiadoras, ou mesmo
do telefone (lembre-se da variável contingencial tecnologia). Certamente, as
mudanças, mesmo que facilitando as atividades cotidianas dos profissionais,
geraram algum tipo de resistência e de desconforto em fase de adaptação. Talvez
os membros das equipes tenham adquirido níveis de habilidades técnicas em
diferentes tempos. Por exemplo, um colega se adaptou ao sistema informatizado,
enquanto que outro, mais resistente, seguiu expedindo documentos na máquina
de escrever. É fato! Toda mudança afeta o equilíbrio de um sistema já estabelecido,
porém é preciso estar aberto e atento às possibilidades. Equacionar essa situação
pode ser um exemplo de atividade gestora, que só se concretizará a contento se
as três habilidades de Katz se fizerem notar.
De uma forma menos teórica e bastante prática, em uma

reportagem publicada na revista Você S/A intitulada Conheça as
competências e habilidades dos profissionais do futuro comenta-
se sobre as habilidades necessárias para os profissionais de áreas
46
relacionadas à tecnologia e à administração, a partir das exigências

do mercado na era digital. Na matéria são apresentadas dicas
fundamentais que servem para qualquer profissional que exerça
atividades nessas áreas.
Veja, na figura a seguir, um exemplo do que é apresentado

na matéria e observe que, nas atitudes sugeridas em cada item,
é possível identificar os tipos de habilidades que estudamos
anteriormente.
FIGURA – ATITUDES DO PROFISSIONAL DO FUTURO
FONTE: Adaptado de Conheça as competências e habilidades dos profissionais

do futuro. Disponível em: <https://bit.ly/3jrEm4v>. Acesso em: 15 fev. 2020.
Podemos perceber que não basta o profissional dominar as

teorias e técnicas da administração, é preciso trabalhar em si mesmo
e na equipe na qual está inserido, esse conjunto de competências e
habilidades, que são fundamentais para as atividades administrativas.
Ao longo deste livro e à medida que formos aprofundando nossos
47
Secretaria escolar
estudos sobre o contexto escolar e as atividades da secretaria

escolar, vamos retomar os temas trabalhados até aqui, para que
você tenha sempre em mente a compreensão dos aspectos teóricos
e práticos, podendo, inclusive já ir trabalhando, em si mesmo, o
desenvolvimento das competências e habilidades adequadas para
seu exercício profissional.
ALGUMAS CONSIDERAÇÕES
Neste capítulo, estudamos alguns aspectos teóricos acerca da Administração
enquanto campo científico e vimos que há um conjunto de teorias que buscam
descrever, explicar e até normatizar os diferentes fenômenos que acontecem e
fazem o universo organizacional. É possível compreendermos, então, que o
principal objetivo da Administração é desenvolver, com eficiência e com eficácia, o
processo de administrar.
É fato que cada teoria proposta traz um modelo de homem, que combina com
os princípios que são teorizados. Assim, por exemplo, na Teoria da Administração
Científica, temos o homo economicus; na Teoria das Relações Humanas, temos o
homem social, na Teoria da Burocracia, temos o homem administrativo e assim por
diante. No entanto, atualmente, ao pensarmos na figura do gestor, há condições
que são indispensáveis, qualquer que seja o amparo teórico que estejamos
referenciando. São as competências e habilidades. Precisamos conceber a
função administrativa como algo realizado a partir dessas características, próprias
de quem exerce essa condição.
Por sua vez, vimos que competências e habilidades são conceitos que
se distinguem, pois a primeira é algo que ocorre em um nível mais amplo e
abrangente, enquanto que as habilidades ficam em um plano mais restrito e
específico. No entanto, os conceitos estudados evidenciam que ambas precisam
andar lado a lado. Podemos dizer que não há como atingir uma competência se
o gestor não tiver as habilidades necessárias e, da mesma forma, não adianta ter
determinadas habilidades se ele não souber em que situação as usar ou com o
que combiná-las para alcançar êxito no processo administrativo.
Em alguns momentos, no decorrer deste capítulo, refletimos sobre o ambiente

administrativo de uma Secretaria Escolar, inclusive precisando elaborar soluções
a partir de situações criadas com base no cotidiano desse setor da escola.
Percebemos que a aplicação dos conceitos de determinadas teorias é de grande
relevância, tanto para a compreensão do problema ou situação examinada,
quanto para a elaboração de soluções. É nesse aspecto que os estudos teóricos
48
sobre Administração podem se transformar em práticas administrativas, tornando

os processos mais simples, ágeis e de fácil desenvolvimento.
Porém, não se pode esquecer que, mesmo conhecendo os aspectos

teóricos da Administração, é fundamental dedicarmos, permanentemente, ao
aprimoramento de seus saberes, desenvolvendo as competências e habilidades
necessárias para o bom desempenho administrativo e para o seu êxito profissional.
REFERÊNCIAS
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et al. org. edição brasileira. Handbook de estudos organizacionais. 1. ed. v. 1.
4 reimp. São Paulo: Atlas, 2007.
CARAVANTES, G. R.; PANNO, C. C.; KLOECKNER, M. C. Administração:

teoria e processo. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005.
CHIAVENATO, I. Princípio da administração: o essencial em teoria geral da

administração. Barueri: Manole: 2013, versão digital.
DONALDSON, L. Teoria da contingência estrutural. In: CLEGG, S. et al. org.

edição brasileira. Handbook de estudos organizacionais. 1. ed. v. 1. 4 reimp.
São Paulo: Atlas, 2007.
FLEURY, M. T. L.; FLEURY, A. Construindo o conceito de competência. Revista

de Administração Contemporânea, Curitiba, v. 5, n. spe, p. 183-196, 2001.
Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1415-
65552001000500010&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 12 fev. 2020.
FREITAS, P. F. P. de; ODELIUS, C. C. Managerial competencies: an analysis of

classifications in empirical studies. Cad. EBAPE.BR, Rio de Janeiro, v. 16, n.
1, p. 35-49, jan. 2018. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_
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2020.
JACOBSEN, A. de L.; MORETO NETO, L. Teorias da administração II. 3. ed.

rev. amp. Florianópolis: Departamento de Ciências da Administração/UFSC.
CAPES: UAB, 2015.
LACOMBE, F. J. M.; HEILBORN, G. L. J. Administração: princípios e

tendências. 2. ed. rev. e atualizada. São Paulo: Saraiva, 2008.
49
Secretaria escolar
LATORRE, S. Z. Mas afinal, o que é essa tal de organização. São Paulo:

Senac, 2015.
MATTOS, P. L. C. L. de. Administração é ciência ou arte? O que podemos

aprender com este mal-entendido?, São Paulo, v. 49, n. 3, pp. 349-360, jul./set.
2009.
MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da administração: da revolução urbana à

revolução digital. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2011.
OLIVEIRA, D. de P. R. de. Teoria geral da administração: uma abordagem

prática. São Paulo: Atlas, 2008.
PERRENOUD, P. Dez novas competências para ensinar. Porto Alegre: Artmed,

2000.
PIRES, D; MATOS, E. Teorias administrativas e organização do trabalho: de

Taylor aos dias atuais, influências no setor saúde e na enfermagem. Texto
Contexto. Enferm, Florianópolis, v. 15, n. 3, pp. 508-514, jul-set. 2006.
50
C APÍTULO 2
A ESCOLA COMO ORGANIZAÇÃO
A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes

 Saber: O estudo do capítulo proporcionará ao acadêmico identificar as

características da organização escolar; conhecer as funções e os princípios da
escola como organização educativa; compreender a dinâmica de funcionamento
escolar e a secretaria escolar como parte dessa organização; além de ser
capaz de localizar o papel do secretário escolar nesse contexto.
 Fazer: a partir do estudo desse capítulo, o acadêmico poderá empregar na

secretaria os princípios institucionais de uma organização escolar; e articular o
cotidiano do setor aos objetivos da escola enquanto organização educativa.
Secretaria escolar
52
Capítulo 2 A ESCOLA COMO ORGANIZAÇÃO
No primeiro capítulo deste livro estudamos os aspectos centrais da Adminis-
tração, compreendendo suas funções, as principais teorias que regem essa área
e quais as proposições que tais teorias apresentam. Além disso, aprendeu sobre
os conceitos de competências e habilidades de um gestor, elementos indispensá-
veis para a administração das Organizações.
Neste capítulo dois, vamos estudar um tipo particular de Organização: a Es-

cola! Com características próprias de suas funções, a escola cumpre papel im-
portante na história da sociedade e, como toda a Organização, é composta por
diferentes recursos, humanos e não humanos. No entanto, apesar de podermos
(e devermos!) contar com as ferramentas da Administração no âmbito da gestão
escolar, a principal característica dessa organização que nunca devemos perder
de vista é que ela não pode ser comparada às instituições empresariais. Ela tem
funções que adentram, significativamente, na constituição da sociedade e não
pode atuar desconsiderando a história e a cultura dos sujeitos. Há, portanto, um
componente especial que a integra: a subjetividade! Isso confere à escola carac-
terísticas únicas, que também exigirão uma forma particular de gestão.
No entanto, nada impede que a gestão de uma escola se utilize e aplique

diversas normas e ferramentas da Administração, principalmente, no âmbito dos
seus setores administrativos. A configuração da escola enquanto estrutura orga-
nizacional permite, e até requer, que tais ferramentas sejam conhecidas e aplica-
das, sem que os aspectos subjetivos sejam respeitados. Ao contrário, é um bom
desempenho administrativo que cria o ambiente favorável para que as atividades
pedagógicas de ensino e de aprendizagem aconteçam com êxito.
A Secretaria Escolar, setor que interessa aos nossos estudos, é parte dessa
configuração e integra a articulação de setores e fatores que devem atuar em
sintonia, para o bom desempenho da organização escolar. Assim, neste capítulo,
além de estudar as características centrais da Escola e suas funções, estudare-
mos, com maior ênfase, esse setor específico e sua relação com a Organização.
Abordaremos, principalmente, a função desse setor no contexto escolar e as fer-
ramentas administrativas que podem tornar o trabalho das Secretarias Escolares
mais eficiente e eficaz.
2 CARACTERÍSTICAS DA ESCOLA
COMO ORGANIZAÇÃO
Iniciemos, então, por uma pergunta: afinal o que diferencia uma organização
escolar de uma organização empresarial? Essa resposta é ampla, mas podemos
centrá-la em dois aspectos principais:
53
Secretaria escolar
• O objetivo da Escola.
• A forma como se constitui.
No que se refere aos objetivos, observe que enquanto uma Organização

comum tem por objetivo a produção de bens ou serviços que sejam verificáveis
e avaliáveis de maneira imediata, tão logo produzidos, a Escola objetiva fins de
difícil mensuração e até identificação. Assim, é preciso que decorra um longo
período de tempo até que possamos avaliar os resultados daquilo que a escola
desenvolveu (PARO, 2012).
Quanto à forma como se constitui, via de regra, as outras organizações se

constituem de grupos pequenos, formados a partir de um interesse comum, que
é a produção. Já a escola tem uma formação múltipla, ou seja, a engrenagem
de uma organização escolar funciona a partir da integração de vários elementos:
alunos, professores, técnicos da educação, pais, agentes públicos, entre
outros. Além disso, no caso do aluno, ao mesmo tempo em que faz parte dessa
engrenagem, atuando inclusive na sua elaboração, também é “beneficiário dos
serviços que ela [a escola] presta” (PARO, 2012, p. 165).
No entanto, essa especificidade da Escola enquanto Organização não

significa que as teorias da Administração não possam contribuir para o êxito
das atividades escolares. Ao contrário, quando as atividades pedagógicas são
amparadas por um trabalho administrativo competente, os resultados educacionais
são mais rápidos e melhores. O trabalho administrativo dentro de uma escola é o
elemento da organização escolar que legitima a ação pedagógica e contribui, de
maneira intensa, com todo o sistema educacional, pois atua na regulamentação,
no registro e na divulgação oficial dos processos educacionais.
A escola, enquanto Organização, seja ela de âmbito público ou privado, deve

atender a um conjunto de instrumentos legais que normatizam seu funcionamento.
Algumas dessas instruções legais veremos mais à frente, em nosso estudo. No
entanto, Ball, Maguire e Braun (2016) lembram que, apesar das escolas serem
atravessadas por diferentes políticas e responderem a um conjunto de regras
formais, cada uma delas vai instituir uma identidade própria a partir dos atores
que nela atuam e do contexto local no qual se insere. Diante disso, também
aparecerão dificuldades próprias de uma escola, que não necessariamente
serão aplicáveis a outras. É nesse aspecto que também podemos identificar a
importância do emprego dos conhecimentos do campo da Administração, pois
saber conciliar as demandas das regras gerais do funcionamento de todas as
escolas em território nacional com as especificidades do contexto local é tarefa
que exige uma ampla capacidade de gestão.
Vejamos, na figura a seguir, alguns elementos internos e externos que

influenciam na atividade escolar.
54
FIGURA 1 – A ESCOLA E SEUS MÚLTIPLOS ELEMENTOS DE INFLUÊNCIA
FONTE: A autora.
Na Figura 1, destacamos alguns elementos que influenciam o funcionamento

escolar. Você, com certeza, pode pensar em mais alguns que não se encontram
na imagem e isso ilustra a diversidade de aspectos que podem ter impacto na
estrutura e no cotidiano da escola como Organização (aqui vale relembrar um
pouco do que você viu em relação à Teoria da Contingência, no Capítulo 1).
Pesquisadores do Reino Unido desenvolveram uma teoria conhecida como

Teoria da Atuação Política (BALL; MAGUIRE; BRAUN, 2016) e que pode nos
ajudar a entender como uma escola funciona enquanto Organização.
Para conhecer melhor a Teoria da Atuação Política, procure

o livro Como as escolas fazem política: atuação em escolas
secundárias” dos autores Stephen J. Ball, Meg Maguire e Anette
Braun. BALL, S. J.; MAGUIRE, M.; BRAUN, A. Como as escolas
fazem política: atuação em escolas secundárias. Ponta Grossa:
Editora UEPG, 2016.
55
Secretaria escolar
Para os autores da Teoria da Atuação Política, todas as pessoas que se re-

lacionam com a escola são como atores, por isso o termo atuação, que pode
ser entendido no mesmo sentido que atuação de atores de teatro, por exemplo.
Ao pensarmos nas pessoas como atores, podemos também pensar no ambiente
escolar como o palco dessa atuação e nas atividades educativas, que derivam de
políticas educacionais sejam políticas governamentais, sejam regras internas da
escola, como o texto que direciona essa atuação.
Assim, Ball, Maguire e Braun (2016), ao proporem essa forma de pensar a

escola, argumentam que os atores vão traduzir os textos políticos dirigidos à es-
cola de acordo com a sua interpretação e com o contexto local, ou seja, o palco
onde estão atuando e onde cada um representa um determinado papel.
Ao pensarmos em atores, não devemos considerar apenas aqueles que es-

tão diretamente ligados ao dia a dia escolar, ou seja, os alunos, professores e
funcionários da escola. A comunidade em que a escola está inserida, os gover-
nantes, os veículos de comunicação e outros segmentos sociais, por exemplo, de
alguma forma são atores que exercem influência no que a escola faz.
Pense você! Quantas vezes assistiu na televisão a alguma notícia sobre es-
colas ou mesmo um governante expressar alguma opinião ou propor alguma po-
lítica para o ambiente escolar? A escola, portanto, não pode ser vista de forma
isolada, nela está um pouco de cada um de nós e, em todos nós, há muito dela!
Todos aqueles que são atores diretamente ligados ao trabalho escolar podem,
em determinadas situações, representar diferentes papéis. Por exemplo, um funcio-
nário que atua na secretaria escolar pode ser, ao mesmo tempo, responsável por
um aluno, do mesmo modo que é um membro da comunidade em que a escola está
inserida. Isso exige que, ao assumirmos um determinado papel e a atuação dele
decorrente, devemos ter consciência de sua função e seus impactos.
Verger e Normand (2015) explicam que, nos contextos locais, os agentes

que atuam têm a capacidade de acomodar e atribuir significados específicos a
ideias globais. Por isso, é importante que todos os sujeitos envolvidos no contexto
escolar estejam conscientes do seu papel e também da função da escola enquan-
to Organização educativa. A defesa da escola, de seus valores e missão depende
de seus atores.
A escola, então, é uma Organização complexa, com características especí-

ficas e que realiza intensas trocas com o ambiente onde está inserida. Tudo isso
faz dela uma Organização ímpar e que requer um intenso trabalho de todos os
setores que a compõem. Com relação à Secretaria Escolar, objeto principal de
nosso estudo, não é diferente e podemos dizer que esse setor executa um papel
primordial na manutenção das atividades da escola.
56
Para ampliar nossos conhecimentos sobre a escola, preparamos

uma lista com livros de autores relevantes no campo da educação e
que analisam a escola sob diferentes perspectivas.
• BUENO, J. G. S.; MUNAKATA, K.; CHIOZZINI D. F. (Org.).

A escola como objeto de estudo: escola, desigualdade e
diversidade. Araraquara: Junqueira&Marin, 2014.
• CANÁRIO, R. O que é a escola? Um “olhar” sociológico. Porto:
Porto, 2005.
• LIBÂNEO, J. C. Organização e gestão da escola: teoria e
prática. 6. ed. São Paulo: Heccus Editora, 2015.
• LIMA, L. C. A escola como organização educativa: uma
abordagem sociológica. São Paulo: Cortez, 2001.
• LÜCK, H. Gestão educacional: uma questão paradigmática.
Petrópolis: Vozes, 2007.
• VALLE, I. R. Sociologia da educação: currículo e saberes
escolares. 2. ed. Florianópolis: Editora da UFSC, 2014.
• WAYNE K. H.; CECIL, G. M. Administração educacional: teoria,
pesquisa e prática. 9. ed. Porto Alegre: Penso, 2015.
Antes de falarmos especificamente da Secretaria Escolar e agora que já

sabemos um pouco sobre as características da escola enquanto organização,
vamos conhecer um pouco de suas funções.
2.1 AS FUNÇÕES DA ESCOLA

Como já mencionamos anteriormente, partindo da ideia de que a escola é
constituída de múltiplos segmentos sociais, compreendemos que ela tem uma
função na sociedade e esse vínculo com os aspectos sociais vem de tempos re-
motos.
No entanto, é apenas com a Primeira Revolução Industrial (lembre-se de que

também falamos dos impactos desse acontecimento histórico lá no primeiro capí-
tulo) que a escola ganha os contornos institucionais da forma como conhecemos
hoje (COIMBRA, 1989).
57
Secretaria escolar
No Brasil, os jesuítas foram os responsáveis pelas primeiras atividades edu-

cativas. No entanto, elas ainda não tinham o contorno que ganhariam no futuro e
que, de certa forma, permanecem até os dias atuais. Na época da educação je-
suítica, o fundamento primeiro era a catequização dos povos que aqui habitavam.
O contorno institucional conferido à escola a partir da Revolução Industrial,

como citamos anteriormente, fez com que se iniciasse a caminhada no sentido
de uma organização escolar, com regras e regulamentações. Estas, amparadas
pela legislação, começaram a delinear duas vertentes de atividades escolares:
as atividades fins, de caráter pedagógico e atuantes diretamente com o público
beneficiado, ou seja, os alunos; as atividades meio, de caráter administrativo, res-
ponsáveis por oferecer o suporte técnico administrativo para que toda a ação pe-
dagógica seja institucionalizada e legitimada.
No Brasil, as muitas alterações em torno da escolarização acompanharam

as mudanças da própria Constituição Brasileira. É bem verdade que os caminhos
trilhados pela busca em proporcionar acesso à educação a todos os cidadãos é
uma tarefa que ainda necessita de grande atenção, tanto do poder público, quan-
to da sociedade civil. Esse tem sido um dos grandes desafios do sistema educa-
cional brasileiro.
Nesse sentido, já podem ser reconhecidas algumas iniciativas públicas, prin-

cipalmente, a partir da Constituição Federal de 1988, que representou um passo
decisivo para a escolarização. Conhecida como Constituição Cidadã, seu texto
apresenta a educação como dever do Estado, direito de todos, mas também como
responsabilidade de toda sociedade, em termos de seu incentivo e colaboração.
Em seu Art. 205, a Constituição Federal diz que:
A educação, direito de todos e dever do Estado e da família,

será promovida e incentivada com a colaboração da sociedade,
visando ao pleno desenvolvimento da pessoa, seu preparo
para o exercício da cidadania e sua qualificação para o trabalho
(BRASIL, 1988).
Os artigos de 205 a 214 da Constituição Federal compõem

a seção I do Capítulo III da Constituição Federal de 1988, que é
destinado a dar linhas gerais para a regulamentação da educação
em todo território nacional. Para conhecer todos esses artigos,
acesse: <https://bit.ly/3ot9l42 .
58
Para falarmos sobre as funções da escola, é preciso, inicialmente, compreendê-

la como um dos elementos essenciais no processo de desenvolvimento humano
e social, intervindo na vida do sujeito desde a sua infância e permanecendo
assim ao longo do tempo, uma vez que, na contemporaneidade, a busca pelo
conhecimento se tornou incessante.
Libâneo (2015, p. 52) explica que ela cumpre um papel fundamental na

sociedade, sendo “insubstituível quando se trata de preparação cultural e científica
das novas gerações para o enfrentamento das exigências postas pela sociedade
contemporânea”.
Maia e Bortolini (2012, p. 1) consideram que a escola,
[...] além de um local de formação acadêmica, é um complexo

cenário de convivência, formado por redes sociais de
participação. Na escola, diferentes sistemas se organizam e se
mantêm em funcionamento: as relações entre os adultos, entre
os adultos e os alunos, e destes entre si (grupo de iguais).
O exercício do princípio constitucional que dá direito a todo o cidadão de ter

acesso à educação, o papel na construção de uma sociedade, o espaço onde se
tecem relações sociais diversas são todas prerrogativas da instituição escola, em
meio as quais ela deve se organizar.
Sobre o papel da escola enquanto promotora de inclusão social, Cury (2002,

p. 300) considera que
[...] por ser um momento privilegiado em que a igualdade cruza

com a equidade, tomou a si a formalização legal do atendimen-
to a determinados grupos sociais como as pessoas portadoras
de necessidades educacionais especiais, como os afrodes-
cendentes, que devem ser sujeitos de uma desconstrução de
estereótipos, preconceitos e discriminações, tanto pelo papel
socializador da escola quanto pelo seu papel de transmissão
de conhecimentos científicos, verazes e significativos.
Todos os autores acima destacados reforçam a diferença entre a escola das

demais Organizações produtivas, conforme nos explicitou Paro (2012), quando
tratamos das características da Organização escola.
Até aqui discorremos sobre escola, ensino, educação, mas é preciso fazer
a diferença conceitual entre esses termos. Na figura a seguir, organizamos, de
forma esquemática, essa questão, para ajudar você a compreender melhor cada
um deles.
59
Secretaria escolar
FIGURA 3 – COMPARATIVO ENTRE OS TERMOS ESCOLA, ENSINO E EDUCAÇÃO
FONTE: A autora.
A escola não deve ser vista como uma organização responsável apenas por transmitir
conhecimentos científicos aos alunos. Sobre isso, Libâneo (2015, p. 49) apresenta que
A escola de hoje não pode limitar-se a passar informação

sobre matérias, a transmitir o conhecimento do livro didático.
Ela é uma síntese entre a cultura experienciada que acontece
na cidade, na rua, nas praças, nos pontos de encontro, nos
meios de comunicação, na família, no trabalho etc., e a cultura
formal que é domínio dos conhecimentos, das habilidades de
pensamento.
Ao contrário de ser apenas um lugar de transmissão de saberes já sistema-

tizados, a escola tem, atualmente, objetivos mais amplos, que atingem diferentes
aspectos da vida humana. Libâneo (2015, p. 50-52) sugere um conjunto de cinco
objetivos para a escola, que ampliam suas funções para além da abordagem de
conteúdos pré-estabelecidos, os quais estão citados no quadro a seguir.
QUADRO 1 – SÍNTESE DOS OBJETIVOS DA ESCOLA
Objetivos Síntese
Promover o desenvolvimento de ca- Isso ocorre por meio dos conteúdos escolares. Esse ob-
pacidades cognitivas, operativas e so- jetivo busca transformar o aluno em um sujeito que de-
ciais dos alunos, tais como estratégias senvolva a habilidade de pensar. Espera-se que, a partir
de aprendizagem, competências do da internalização de instrumentos conceituais, ele seja
pensar, pensamento crítico. capaz de lidar com problemas e situações da realidade.
60
Fortalecer o exercício da subjetividade Esse objetivo visa ligar os aspectos cognitivos, sociais e
e da identidade cultural dos sujeitos, afetivos dos alunos, como forma de aumentar sua auto-
tais como criatividade, sensibilidade e confiança, sua autoestima e o respeito a si próprio. Trata-
imaginação. -se de reconhecer e respeitar as individualidades, sejam
de caráter pessoal ou do mundo cultural do aluno.
Preparar para o trabalho e para a so- Esse objetivo busca promover a inserção segura, com-
ciedade tecnológica e comunicacional. petente e crítica no mundo do trabalho, atendendo, com
prontidão, às demandas produtivas e de emprego. Isso
passa, por exemplo, pelo domínio de diversas tecnolo-
gias, pela capacidade de tomar decisões, pela capacida-
de de colher informações e, com elas, produzir análises
mais amplas, pela capacidade de flexibilizar o pensamen-
to para lidar com situações novas.
Formar o sujeito crítico, trabalhador da Trata-se de educar para o trabalho a partir dos princípios
sociedade contemporânea, que seja da cidadania. A escola deve preparar o sujeito para inter-
capaz de transformá-la e não apenas vir na sociedade, por meio do trabalho, de maneira a fa-
servir ao mercado de trabalho. zê-la menos desigual, mais solidária e com maior justiça
social. Isso envolve a articulação dos processos internos
da escola com os movimentos sociais que a circundam.
Desenvolver a formação de valores Para alcançar esse objetivo, a escola deve promover o
éticos, tais como os traços de caráter, aporte de conhecimentos e criar espaços de discussões
as qualidades morais e o pensamento sobre questões do mundo social e político, tais como gê-
humanista e humanitário. nero, raça, direitos humanos, ambiente, violência, entre
outros. Trata-se de expor o aluno ao tema para que ele
possa pensar sobre valores e ações pertinentes aos pro-
blemas que o mundo enfrenta.
FONTE: Adaptado de Libâneo (2015, p. 50-52).
1 Relacione as afirmativas com uma das funções da escola descritas

por Libâneo (2015).
a) Desenvolver um projeto de apresentação de diferentes carreiras

e estabelecer um acompanhamento para a orientação profissio-
nal, reforçando o papel de cada profissão na sociedade contem-
porânea _______________________________.
b) Criar um grupo de discussão sobre violência doméstica com os
alunos __________________________.
61
Secretaria escolar
c) Apresentação de conteúdos por meio de situações-problema ___

___________________________.
d) Propor uma atividade que apresente diferentes culturas a fim de for-
talecer o reconhecimento das diferenças interculturais_________.
e) Promover um fórum de discussão sobre questões contemporâne-
as do mundo do trabalho _______________________________.
Diante das funções da escola enquanto organização educativa, queremos

destacar que, mesmo que você, em um ambiente escolar, esteja realizando
tarefas administrativas, seu trabalho não pode estar desarticulado da função
da organização. Nesse sentido, é importante sempre estar atento aos temas
importantes que perpassam a escola e identificar os aspectos que se relacionam
com as atividades ao seu setor.
Um bom exemplo é o conceito de Gestão Democrática, disposto na

Constituição Federal (Art. 206), conforme apresentamos a você anteriormente.
Conhecer aspectos desse modelo de gestão escolar permite que todos os
envolvidos na instituição contribuam para sua implementação e manutenção.
Conforme aponta Lima (2014), o exercício da gestão democrática é também o
exercício da democracia da sociedade em que se vive. O autor ainda explica que
a Gestão Democrática se assenta em três pilares, conforme a figura a seguir.
FIGURA 4 – PILARES DA GESTÃO ESCOLAR DEMOCRÁTICA
FONTE: Adaptado de Lima (2014)
62
A escola, conforme discutimos anteriormente, é atravessada por diferentes

elementos de influência (governo, sociedade, infraestrutura, recursos financei-
ros...) e, diante disso, surgem variados temas que os agentes escolares devem
conhecer e, sempre que possível, buscar aprofundamento. Alguns instrumentos
normativos como leis e regulamentos são de conhecimento indispensável, tais
como a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (Lei nº 9394/96), o Plano
Nacional da Educação, Fundo Nacional da Educação Básica (FUNDEB), o Siste-
ma de Avaliação da Educação Básica (SAEB) e a Política Nacional da Educação
Especial na Perspectiva da Educação Inclusiva – PNEEPEI, por exemplo. Esses
e outros temas da educação são muito importantes para o desempenho de qual-
quer atividade dentro da escola, sejam elas administrativas ou pedagógicas.
Pensando nisso, elaboramos um quadro com temas que podem ser aprofun-
dados por você, com a finalidade de ampliar seus conhecimentos sobre o campo
da educação. Lembre-se de que essa é apenas uma sugestão e muitos outros
temas podem aparecer como relevantes para o exercício das suas atividades.
No quadro a seguir, você tem uma relação de temas que são de

interesse de um profissional que atua na Secretaria de uma escola.
Pesquise sobre cada tema sugerido e reflita sobre as maneiras como
eles estão presentes no trabalho do seu setor.
QUADRO – APROFUNDAMENTO DE TEMAS IMPORTANTES
Lei de Diretrizes e Bases Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional. Acesse em:
da Educação (Lei nº <https://bit.ly/3dBdZY7>.
9394/96).
Plano Nacional de Aprova o Plano Nacional da Educação e dá outras providências.
Educação (Lei nº Acesse em: <https://bit.ly/35zZX5V>.
13005/2014)
Base Nacional Comum Documento que define o conjunto de aprendizagens essenciais
Curricular a todos os alunos da Educação Básica. Acesse em: <https://bit.
ly/34u534p .
Estatuto da Criança e Dispõe sobre o Estatuto da Criança e do Adolescente e dá outras
do Adolescente (Lei nº providências. Acesse em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/
8069/1990) l8069.htm>.
Lei Brasileira de Inclusão Institui o Estatuto da Pessoa com Deficiência. Acesse em: <http://
(Lei nº 13146/2015) www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/lei/l13146.htm>.
63
Secretaria escolar
Política de Ações Dispõe sobre o ingresso nas universidades federais e nas instituições
Afirmativas (Lei nº federais de ensino técnico de nível médio e dá outras providências.
12711/2012) Acesse em: <https://bit.ly/3jqccqn>.
Censo Escolar Apresenta o levantamento de dados estatísticos da educação brasi-
leira. Acesse em: <http://portal.inep.gov.br/web/guest/censo-escolar>.
Fundo Nacional da Informa sobre o Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da
Educação Básica – Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação –
FUNDEB Fundeb. Acesse em: <https://www.fnde.gov.br/financiamento/fundeb>.
Sistema de Avaliação da Apresenta e informa sobre as avaliações da qualidade da educação
Educação Básica – SAEB básica nacional. Acesso em: <http://portal.inep.gov.br/educacao-
basica/saeb>.
FONTE: A autora.
Acessar sempre os sites oficiais do Ministério da Educação – MEC e do Ins-

tituto Nacional de Estudos Anísio Teixeira – INEP, especialmente na aba notícias,
proporciona ao profissional estar sempre atualizado e de posse de informações
oficiais, o que confere segurança na hora de emitir uma opinião, elaborar um pa-
recer ou mesmo prestar uma informação.
Essa necessidade de conciliar conhecimentos administrativos com as temá-

ticas educacionais nos permite afirmar que a relação entre os eixos pedagógico e
administrativos de uma escola estão fortemente relacionados.
Como vimos no Capítulo 1, as Organizações são sistemas de funcionamento

complexo e que sofrem influências de diferentes fatores. No caso das escolas, po-
demos dizer que o ambiente social, a estrutura, a organização técnico-administra-
tiva e técnico-pedagógica são fatores que, de alguma forma, estão relacionados
com a maneira como a escola se configura.
Podemos pensar que uma escola com um bom contorno estrutural, uma comu-
nidade participativa e uma gestão técnico-administrativa e pedagógica competente,
possui também um caminho mais favorável em busca de seus objetivos. Já aque-
las organizações escolares que encontram barreiras estruturais, tais como falta de
materiais, prédios depredados, pouco espaço físico, além de pouca participação da
comunidade e má gestão administrativa ou pedagógica, por certo enfrentarão inú-
meras dificuldades de atingir os objetivos de uma escola contemporânea.
Portanto, não há um fator único ou central que seja determinante do êxito

no alcance dos objetivos de uma escola, mas sim um conjunto de fatores que,
articulados, produzem um resultado que se manifesta na formação do aluno em
64
diversas perspectivas: intelectual, humanística, técnica, política e social. Bueno

(2001) explica que um grande erro daqueles que buscam estudar e compreender
a escola é tratá-la como uma unidade abstrata e homogênea. Por isso, ao estu-
darmos a escola enquanto Organização, devemos lembrar que ela se diferencia
das demais Organizações, mas também cada escola difere das outras, como já
destacamos anteriormente.
Agora pense em escolas que você conhece em sua cidade e, mentalmente,

elenque aspectos que as fazem diferentes umas das outras. Pelo fato de que
cada escola guarda em si características próprias, é muito importante as compre-
ender enquanto Organizações inseridas em um contexto sociocultural específico.
Dentre esses fatores que se articulam, estão as funções administrativas, as

quais se relacionam com os aspectos pedagógicos por meio de atividades que
promovem e legitimam a ação pedagógica. Essas atividades administrativas, fre-
quentemente, dependem apenas de tomadas de decisão internas, as quais, ao
acontecer, melhoram as condições para que a prática pedagógica se realize. A
Secretaria Escolar, nosso objetivo principal de estudos, guarda em si um impor-
tante papel nesse contexto, pois ao desenvolver um trabalho de excelência, arti-
cula-se às funções da escola e passa a integrar o conjunto de forças que concre-
tizam os objetivos da instituição.
Na próxima seção, estudaremos esse setor de maneira mais específica,

compreendendo o papel dele dentro da organização escolar e as possibilidades
de estruturação de uma Secretaria.
2.2 A SECRETARIA ESCOLAR

Embora alguns aspectos da organização escolar dependam de políticas pú-
blicas, há inúmeros outros que podem ser pensados e determinados no âmbito
interno de cada escola, buscando facilitar os processos. As rotinas administrativas
são um exemplo clássico de fatores que podem ser estruturados e executados de
maneira personalizada, inclusive se valendo de princípios da Administração. Den-
tre tais rotinas, estão aquelas que pertencem à Secretaria Escolar. Antes, porém,
de pensarmos sobre essas rotinas, vamos entender um pouco mais esse setor da
Organização escola e suas funções dentro dessa estrutura complexa e articulada
que mencionamos anteriormente.
Conforme cita Libâneo (2015, p. 108), a Secretaria Escolar é um setor que

“cuida da documentação, escrituração e correspondência da escola, dos docen-
tes, dos demais funcionários e dos alunos. Responde também pelo atendimento
das pessoas”.
65
Secretaria escolar
Pugsley e Guilherme (2014) também chamam a atenção para a importância

desse setor administrativo das escolas, lembrando que é na Secretaria Escolar
que se concentram todos os documentos escolares, onde se produzem as suas
escriturações e onde acontece qualquer emissão de comprovantes da trajetória
escolar do aluno. As autoras também enfatizam o atendimento ao público externo
como parte essencial do trabalho de uma Secretaria Escolar.
2.2.1 Princípios do trabalho em uma

Secretaria Escolar
O trabalho desenvolvido em uma Secretaria Escolar é dinâmico
Conforme
o dicionário e variado. Envolve documentação, atendimento ao público, guarda
eletrônico Michaelis de dados históricos, suporte às questões pedagógicas e outras tantas
(MICHAELIS, 2015), atividades. Por isso, alguns princípios devem nortear o trabalho
um princípio pode administrativo a ser desenvolvido nesse setor da escola. Conforme o
ser entendido como dicionário eletrônico Michaelis (MICHAELIS, 2015), um princípio pode
“as regras ou código
ser entendido como “as regras ou código de (boa) conduta pelos quais
de (boa) conduta
pelos quais alguém alguém governa a sua vida e as suas ações; lei, doutrina ou acepção
governa a sua vida fundamental em que outras são baseadas ou de que outras são
e as suas ações; lei, derivadas”.
doutrina ou acepção
fundamental em que É por meio da observância desses princípios que a equipe da
outras são baseadas
Secretaria Escolar poderá assegurar a produção, a emissão e a guarda
ou de que outras
são derivadas”. de todo e qualquer documento referente aos registros escolares, de
maneira eficiente e eficaz, contribuindo para o bom andamento das
atividades pedagógicas e garantindo ao público externo o acesso rápido e seguro
aos documentos que requisitam.
A partir desses princípios, podemos executar as metas, ações e tarefas, as

quais serão parte das rotinas da Secretaria, com segurança e qualidade. Para
fins didáticos, nesse capítulo, vamos reuni-los em seis princípios gerais: Princípio
da Legalidade; Princípio do Planejamento; Princípio da Padronização; Princípio
da Nitidez; Princípio da Inovação; Princípio do Usuário. Vejamos, então, o que
significa cada princípio, no âmbito do trabalho de uma Secretaria Escolar.
Princípio da Legalidade
Trata-se do conhecimento acerca de todo o aporte legal que ampara e norma-

tiza o trabalho na Secretaria Escolar. Para organizar as atividades desse setor da
escola, é necessário selecionar todos os elementos que, de diferentes maneiras,
66
influenciam as rotinas que ali serão desenvolvidas. Isso implica conhecer as leis,
regulamentos, planos e demais normativas que descrevem as atividades do setor.
Além disso, considerando que uma escola é um conjunto articulado de elementos
e que a Secretaria é parte dessa estrutura, também é necessário o conhecimento
dos principais aspectos que disciplinam a organização escolar. Por exemplo, ter co-
nhecimento de todo o Projeto Político Pedagógico contribui de forma decisiva para
que o trabalho da Secretaria seja integrado e sintonizado com as demais atividades
da instituição. Assim também, quando os demais setores compreendem a lógica do
trabalho no setor de registros escolares, as rotinas se tornam mais fáceis, com a
obediência de prazos e com um bom aporte de informações.
Uma maneira eficiente de exercer o princípio da legalidade é fazer uma sele-

ção desses instrumentos legais, começando pela Constituição Federal e seguindo
pela legislação dela decorrente, até chegar nas normativas e regulamentos in-
ternos da escola, como o Projeto Político Pedagógico, a Organização Didática, o
Regulamento Disciplinar, entre outros documentos.
Após selecionar esses instrumentos legais, é preciso identificar, em cada um,

as partes que fazem referência ou se relacionam às atividades dos registros es-
colares, que devem ser destacadas e estudadas pela equipe da Secretaria. Esse
material pode ser arquivado em pastas compartilhadas, de maneira a ficar acessí-
vel para consultas e estudos, quando necessário.
Sempre que possível, a equipe da Secretaria Escolar deve promover capaci-

tações sobre a questão normativa e até mesmo participar de fóruns de discussão
com outros secretários. Caso não haja essa possibilidade do fórum, é possível
organizar, entre a própria equipe, grupos de estudos e discussões, pois sempre
temos o que aprender com a experiência e conhecimento da equipe. Fazer uma
“parada administrativa”, a exemplo das “paradas pedagógicas” que os docentes
costumam realizar, como forma de sintonizar as ações, pode impactar positiva-
mente o resultado do trabalho da Secretaria Escolar.
Também é importante que toda a equipe da Secretaria Escolar se mantenha

atualizada a respeito desses documentos norteadores das atividades do setor,
seja para conhecer as alterações que venham a acontecer, seja para sugerir mu-
danças ou inclusões, quando isso for pertinente.
O princípio da legalidade é o primeiro princípio a ser observado, quando da

organização do trabalho de uma Secretaria Escolar, sendo que é ele que assegu-
ra a validade de toda a documentação que tramita nesse setor da escola.
Importante lembrar que existem diferentes níveis de legislação e normativas,

indo das recomendações de Organismos Internacionais, às esferas federal, mu-
nicipal e estadual até as regras internas de cada instituição. Você e sua equipe
poderão construir um mapa desse apanhado de legislação, dispondo esses ins-
67
Secretaria escolar
trumentos em uma ordem temporal e de abrangência. Para construir esse mapa,

observe, por exemplo, que a Constituição Federal (BRASIL, 1988) é uma legisla-
ção maior, que abarca todas as demais e tem data de 1988. Todas as legislações
que regem a educação, a partir daí, decorrem dela e também apresentam uma
lógica de derivação entre si.
Em termos de legislação, outro ponto que merece atenção é aquele das le-
gislações específicas, pois, como já exemplificamos anteriormente, conhecer as
especificidades é de grande importância para o trabalho na secretaria.
No site do Ministério da Educação, há um espaço especial para a

legislação. Acesse em: <http://portal.mec.gov.br/legislacao>. Da mes-
ma forma, os demais entes federativos, como estados e municípios,
geralmente, dispõem digitalmente seu conjunto de instrumentos legais.
Princípio do Planejamento
A partir do conhecimento de todo o aporte de legislação e normativas que regem

o setor da Secretaria Escolar, é preciso definirmos o trabalho a ser realizado. Não
terá utilidade alguma a seleção e o estudo dos aspectos legais do trabalho, se isso
não estiver devidamente ordenado e pensado para que sua aplicação seja efetiva.
Porém, tal atividade deve ocorrer de maneira fundamentada, para que toda a equipe
de trabalho tenha o mesmo entendimento sobre as atividades e para que o público a
ser atendido tenha facilidade em compreender as rotinas implantadas. Esse pensar e
ordenar as ideias e ações compõe o que aqui chamamos princípio do planejamento.
Porto (2006, p. Muitos são os conceitos apresentados, atualmente, na literatura,

2), para quem sobre o que é planejamento, visto ser um aspecto fundamental no cam-
“o planejamento po dos estudos organizacionais. Neste capítulo, vamos considerar o
consiste na
conceito proposto por Porto (2006, p. 2), para quem “o planejamento
determinação do
que a Organização consiste na determinação do que a Organização deverá fazer no pre-
deverá fazer no sente, no sentido de alcançar a situação desejada no futuro, a partir dos
presente, no sentido recursos humanos e financeiros que possui”.
de alcançar a
situação desejada no
futuro, a partir dos É por meio da observância do princípio do planejamento que isso
recursos humanos se concretiza, de maneira eficiente e eficaz. Para executar esse princí-
e financeiros que pio, a equipe da Secretaria deve trabalhar com duas variáveis funda-
possui”. mentais: as atividades e o tempo. Isso significa que é preciso conhecer
68
a relação das atividades que competem ao setor de Secretaria Escolar e saber

em que tempo elas devem ser desenvolvidas, ou seja, qual o calendário recomen-
dado para a execução dessas tarefas. Devemos identificar aquelas atividades que
ocorrem de maneira sazonal, isto é, em determinados períodos do ano, como por
exemplo as matrículas, e aquelas atividades que podem ser solicitadas a qualquer
tempo, no decorrer do ano letivo, como é o caso das transferências, dentre outras.
Após fazer o mapeamento dessas variáveis e suas correlações, é importante

aplicarmos os conceitos estudados no Capítulo 1 deste livro: planejar, organizar,
dirigir e controlar. Com essas ferramentas de planejamento administrativo, cada
atividade poderá ser pensada de maneira individual, definindo-se vários aspectos
sobre ela: período em que ocorrerá, recursos necessários, pessoal envolvido, re-
sultados esperados, entre outros. No próximo capítulo, detalharemos como isso
pode ser feito, na prática.
Princípio da Padronização
Conforme explica
Almeida (2018),
Esse princípio trata da modelagem dos processos que a Secretaria padronizar significa
Escolar irá desenvolver. Conforme explica Almeida (2018), padronizar organizar, criar uma
significa organizar, criar uma maneira única a ser seguida por toda a maneira única a ser
equipe para realizar um determinado processo. Isso confere excelência seguida por toda a
equipe para realizar
operacional ao trabalho e torna os resultados mais assertivos e confiáveis. um determinado
processo. Isso
Além disso, a padronização torna o esforço de todos realmente cola- confere excelência
borativo, evitando-se o retrabalho. Agora, vamos observar a figura a seguir: operacional ao
trabalho e torna
os resultados
mais assertivos e
FIGURA 5 – TRABALHO PADRONIZADO confiáveis.
FONTE: <https://bit.ly/3dVycIy>. Acesso em: 2 ago. 2020.
69
Secretaria escolar
Podemos perceber que, no caso do trabalho padronizado, todos colaboram da

mesma maneira e com a mesma intensidade, em uma mesma direção. Embora a
padronização já tenha sido criticada em várias teorias da Administração, não pode-
mos confundir esse princípio com o ato de repetir tarefas, sem questioná-las ou sem
ter opinião sobre elas. Tampouco se trata de impedir o trabalho criativo da equipe.
Observe que, antes de falarmos na padronização, você já passou pelo princípio da
legalidade, que lhe trouxe aporte teórico sobre suas atividades, e pelo princípio do
planejamento, no qual você teve ampla oportunidade de pensar as atividades e pro-
por diferentes formas de realizá-las. Especialmente no princípio do planejamento, a
criatividade da equipe deve ser requisitada, pois é essa característica que tornará
as atividades operacionais do setor mais dinâmicas, eficientes e eficazes.
No entanto, após estabelecer qualquer plano de atuação, é importante con-

firmar isso por meio de métodos de ação, ou seja, maneiras únicas de fazer as
tarefas, com base no que foi discutido e planejado. No caso específico da Secre-
taria Escolar, o princípio da padronização é fundamental, em especial no que se
refere ao trabalho documental. Imagine-se em um setor de trabalho em que cada
membro da equipe cria seu próprio tipo de documento ou arquiva, à sua maneira,
os documentos produzidos ou recebidos! Obviamente, haverá extravios, atrasos,
retrabalho, perda de dados, dentre outros prejuízos, levando ao fracasso das ati-
vidades administrativas.
Portanto, é o princípio da padronização que irá viabilizar o cumprimento efi-

ciente daquilo que foi planejado de maneira cuidadosa e participativa.
É fundamental compreender, no entanto, que padronizar não significa enges-
sar, fazer as coisas de certa maneira porque, em alguma ocasião, alguém de-
terminou que deveria ser assim. Ao contrário, sendo um princípio que serve aos
processos administrativos, deve ser dinâmico e constantemente avaliado. Portan-
to, a padronização aceita e requer a criatividade, permitindo que os métodos e
modelos estabelecidos sejam aperfeiçoados pela equipe, sempre que isso se fizer
necessário. Esses aperfeiçoamentos, que implicam mudanças nos padrões, de-
vem, frequentemente, ser alvo de revisões, discussões, acordos e elaborações
participativas. Porém, após definidos, deverão ser seguidos por toda a equipe.
Vejamos alguns pontos importantes sobre a padronização de documentos:
• O padrão documental deve ser seguido por todos os funcionários.

• Para cada assunto será utilizado apenas um tipo de formulário ou docu-
mento oficial, evitando-se que cada funcionário crie seu próprio estilo de
padrão documental.
• A racionalidade documental deve ser obedecida, ou seja, somente criar
um documento que tiver uma finalidade expressa e que essa finalidade
não se sobreponha à finalidade de um outro documento já preexistente.
70
• No caso de modernização ou adaptação de documentos preexistentes,

deve-se colocar em desuso o modelo mais antigo, sempre atentando
para a necessária guarda de documentos (assunto que veremos com
mais detalhe no Capítulo 3 deste livro).
• Deve ser estipulado um período de teste para as ações de padronização,
permitindo corrigir falhas no processo.
É importante estar aberto a críticas e sugestões no processo de padronização,

pois diferentes olhares podem garantir um melhor êxito nessa tarefa.
Para estabelecer a padronização dos documentos de uma Secretaria Escolar,

podemos nos valer de modelos disponibilizados por órgãos governamentais,
geralmente encontrados online. São guias importantes para a criação dos modelos
de cada escola, pois contêm a abordagem dos principais tópicos exigidos pela
legislação educacional.
Um bom guia para todo e qualquer ato de padronização é o

Manual de Redação Oficial do Governo Federal. Acesse o manual
em: < https://bit.ly/3osG4Gi >.
Princípio da Nitidez
O princípio da nitidez diz respeito à capacidade de o setor apresentar

seu trabalho de maneira clara e precisa, sem gerar dúvidas ou informações
incompletas. Isso inclui não somente a documentação produzida, mas todo e
qualquer ato comunicacional que possa acontecer a partir da Secretaria Escolar.
Assim, uma informação prestada ao telefone; uma divulgação no site institucional;
um cartaz no mural; um aviso na porta do setor; um e-mail enviado, entre outros,
são exemplos de tarefas que exigem a aplicação desse princípio.
Muitas ferramentas estão disponíveis para que a equipe exerça, com

competência, o princípio da nitidez. É o caso das regras de gramática, dos
recursos dos programas de computadores, das técnicas de oratória, dentre
outras. No entanto, antes da utilização de qualquer ferramenta, é necessário um
passo essencial: definir aquilo que deve ser comunicado, seja em um texto escrito,
71
Secretaria escolar
seja em uma comunicação oral. Antunes (2003, p. 45) diz que “ter o que dizer
é condição prévia para o êxito da atividade de escrever. Não há conhecimento
linguístico (lexical ou gramatical) que supra a deficiência de não ter o que dizer”.
Portanto, sem definir previamente o que queremos comunicar, de nada vale lançar
mão dos recursos operacionais, pois um passo essencial e inicial da nitidez do
processo administrativo é o seu desenho, a sua configuração.
Para exercer o princípio da nitidez, na maioria das vezes, você deve se

valer dos princípios anteriormente estudados. Observe que, para produzir um
documento, por exemplo, você deverá:
• Amparar sua emissão em uma legislação que seja referência (princípio

da legalidade).
• Verificar se a Secretaria tem a atribuição de fazê-lo, pois há uma relação
de documentos cuja emissão pertence às atividades do setor (princípio
do planejamento).
• Utilizar um formato documental pré-elaborado, como forma de garantir
sua legitimidade e assegurar que contenha todas as informações
necessárias (princípio da padronização).
Portanto, tendo base legal para a emissão, sendo atribuição do setor e ob-
servando um modelo documental, podemos dizer que a emissão do documento é
possível. No entanto, a sua operacionalização requer alguns cuidados.
No caso da documentação ou de qualquer comunicação que use a escrita,

é imprescindível a observância de regras básicas do Português, tais como or-
tografia, concordância, coerência, coesão, entre outras. Uma boa redação deve
evitar termos desnecessários, palavras repetidas e expressões ambíguas ou re-
dundantes. Já no caso da comunicação oral, apesar de ser admitido um uso mais
informal da linguagem, são necessários outros cuidados, como o ritmo sonoro da
comunicação e a atitude gestual, por exemplo.
Muniz (2011) elaborou um quadro comparativo com aspectos que diferen-

ciam comunicações da língua falada e da língua escrita. Observe a Figura 1.
QUADRO 2 – COMPARATIVO ENTRE LINGUAGEM FALADA E ESCRITA
Língua falada (presencial) Língua escrita

Presença do interlocutor Ausência do interlocutor
Mais espontânea e imediata Mais elaborada
Efêmera Duradoura (registros)
Mais repetitiva e redundante Mais objetiva e concisa
Maior influência do contexto Menor influência do contexto
72
Mais informal Mais formal

Recursos sonoros auxiliares (entonação e Recursos gráficos (sinais de pontuação;
ritmo da fala etc.) uso de letras maiúsculas e minúsculas;
sublinhados, negritos etc.)
Conta com linguagens auxiliares (gestual, Não conta com linguagens auxiliares
expressões faciais etc.)
FONTE: Muniz (2011, p. 15).
O princípio da nitidez é alcançado por meio da observância dos aspectos

mencionados no Quadro 2 e também pelo uso de outras ferramentas disponíveis
para isso, como é o caso das tecnologias de informação e comunicação.
Atualmente, o uso de determinados programas de computadores são grandes
aliados na elaboração de textos, pois marcam os erros de ortografia e de possíveis
problemas de concordância na frase.
A linguagem escrita não é a única forma de expressão que engloba o princípio

da nitidez. A clareza nas informações verbais também é de igual importância. A
prestação de informações presenciais ou via telefone, por exemplo, constituem-
se formas frequentes de tarefas de trabalho em uma Secretaria Escolar. Assim
como as mensagens escritas, essas formas de comunicação devem ser claras,
precisas e sucintas, não deixando dúvidas sobre o assunto em questão. Por
isso, na comunicação oral, não é apenas o domínio da língua que garante um
bom resultado. Ao contrário, somam-se a esse tipo de comunicação vários
outros elementos que precisam se combinar para compor uma mensagem nítida:
palavras adequadas; frases assertivas; tom de voz agradável; tratamento cordial,
mas sem excesso de informalidade; segurança acerca do assunto que está sendo
informado, entre outros elementos.
Muitos são os recursos linguísticos que podem contribuir para promover a

assertividade em uma comunicação, tornando-a nítida. Quando, no entanto,
esses recursos não são utilizados ou são empregados de maneira inadequada,
poderemos ter prejuízos na nitidez da comunicação. A língua portuguesa possui
um recurso linguístico muito importante no processo comunicacional, mas que,
ultimamente, tem sido motivo de críticas pelo uso inadequado. É o caso do
gerúndio. Sobre isso, Duarte (2017) diz que, apesar de ser uma forma nominal
capaz de conferir enxugamento à frase ou indicar temporalidade da ação, essas
inadequações correm por conta do excesso de emprego de expressões no
gerúndio, ferindo a coesão e também gerando ambiguidades. É imprescindível
examinar o contexto em que se insere a expressão para verificar se sua função é
adequada ao que se pretende comunicar.
73
Secretaria escolar
Com base no que defende Duarte (2017), leia os exemplos apresentados

no Quadro 2 e observe as funções que o gerúndio pode assumir em uma frase,
identificando as suas aplicações adequadas, bem como aquelas que prejudicam a
assertividade da comunicação.
QUADRO 3 – O GERÚNDIO COMO ELEMENTO DE NITIDEZ DA COMUNICAÇÃO
Exemplos de emprego do gerúndio Função assumida

O professor explicou, sorrindo, o O verbo no gerúndio explica a forma como a ação
motivo do cancelamento da prova. ocorreu. Tem a função de um advérbio.
Derramou água fervendo sobre a Nessa expressão, o gerúndio tem a função de adjetivo,
mesa de trabalho. pois qualifica o substantivo, ou seja, nos diz qual o
estado da água derramada sobre a mesa.
Cantando comigo. Todos cantando!!! Aqui, o gerúndio tem um papel imperativo, ordenando
uma situação. Nota-se a ordem dada a todos, ou
seja, a condição que todos deveriam assumir naquele
momento.
Está ocorrendo uma campanha de Nesse caso, há uma locução verbal (verbo auxiliar
educação ambiental nas escolas + verbo principal) que tem a intenção de conferir
municipais. temporalidade à ação comunicada. Assim, entende-se
que não é algo que aconteceu, nem que acontecerá,
mas que acontece naquele momento. Trata-se de um
fenômeno que se dá simultaneamente à fala.
Lembramos de nossos alunos, A expressão sublinhada equivale a dizer “quando
fazendo a prova final. fizeram a prova” ou ainda “durante a realização da
prova”. Observe que a expressão no gerúndio faz um
enxugamento da expressão, promovendo coesão.
Vou estar transferindo sua ligação. Nesse caso, há uma incerteza de quando a ação será
realizada. Além disso, o uso de locuções verbais com
três verbos, muito frequentes no uso inadequado do
gerúndio, faz a oração perder coesão. Observe que
toda a expressão sublinhada poderia ser reduzida por
“transferirei”.
Vamos estar providenciando seus Podemos substituir a expressão sublinhada por
documentos. “providenciaremos”, conferindo mais coesão à frase.
Vamos estar realizando uma reunião Podemos substituir a expressão por “realizaremos”,
com os pais dos novos alunos. melhorando a coesão.
FONTE: Adaptado de Duarte (2017).
O uso inadequado do gerúndio, fenômeno que tem sido conhecido como

gerundismo, faz a frase perder coesão, o que torna a leitura ou a escuta pouco
assertiva e demasiadamente prolixa (DUARTE, 2017).
74
O adjetivo Prolixo pode ser definido como: algo que é demasia-

damente longo ou faz uso de palavras em excesso ao falar ou escre-
ver. Aquele que é muito demorado quando precisa prestar informações
simples ou que se torna cansativo aos ouvintes (MICHAELIS, 2015).
Observe que o uso correto dos recursos linguísticos é fundamental para uma
boa comunicação. No entanto, não podemos esquecer que o princípio da nitidez
também depende de outros fatores. Assim, a escolha do canal mais adequado
para que a comunicação aconteça é outro fator de grande importância para que
se alcance o princípio da nitidez.
No que se refere aos canais de comunicação, devemos considerar que

há aqueles de ampla abrangência e outros, de abrangência restrita, sendo
imprescindível a seleção do canal mais adequado, conforme a comunicação a ser
feita. Por exemplo, muito pouco adiantará produzir um cartaz e colocar apenas no
mural da secretaria se a informação que ele contém é destinada a todos os pais
dos alunos. Será preciso lançar mão de outros canais, como e-mail cadastrado
na matrícula, mensagem no telefone celular, redes sociais, quando permitido
pela instituição, informação escrita enviada pelos alunos ou publicada no site
da escola, entre outros, dependendo das possibilidades. Assim também, não é
conveniente enviar para a lista geral de e-mails da secretaria uma informação que
é de interesse apenas de um grupo específico. Portanto, o princípio da nitidez,
passa, também, por uma coerente seleção dos canais de comunicação.
Princípio da Inovação
Inovar, segundo o dicionário, significa “tudo aquilo que é novidade; coisa

nova” (MICHAELIS, 2015).
Já apresentamos no Capítulo 1 como a tecnologia pode ser uma aliada nas

atividades administrativas. Vamos pensar agora em um ambiente em que não há
recursos tecnológicos ou que o acesso à internet é limitado, por exemplo. Será
possível, nesse cenário, haver inovação nas atividades administrativas? Sim,
isso é perfeitamente possível e, para entender melhor essa resposta, precisamos
compreender a inovação em diferentes perspectivas. É o caso, por exemplo, do
que se chama inovação aberta. Você conhece esse conceito? Vejamos a seguir o
que significa essa expressão.
75
Secretaria escolar
A Inovação Aberta pode ser descrita como: o processo de

inovação no qual indústrias e organizações promovem ideias,
pensamentos, processos e pesquisas abertos, a fim de melhorar o
desenvolvimento de seus produtos, prover melhores serviços para
seus clientes, aumentar a eficiência e reforçar o valor agregado.
Ela é a combinação de ideias internas e externas, como também,
caminhos internos e externos para o mercado, de modo a avançar
no desenvolvimento de novas tecnologias em produtos e processos.
FONTE: <https://www.ufrgs.br/icd/>. Acesso em: 20 mar. 2020.
Com base nesse conceito, podemos dizer que o princípio da inovação está
mais relacionado com as atitudes e a abertura a novas ideias do que propriamente
com o emprego de ferramentas tecnológicas. É bem verdade que existem
muitos recursos digitais, inclusive gratuitos, que facilitam, e muito, o trabalho na
Secretaria Escolar, conforme vimos anteriormente. Porém, aplicar o princípio da
inovação no ambiente de trabalho e aqui em nosso caso, especificamente, na
Secretaria Escolar, não significa, necessariamente, ter que contar com a ajuda de
recursos tecnológicos. Não terá valor algum uma sala cheia de computadores e
outros equipamentos, acesso à rede de internet, e demais artefatos tecnológicos,
se não conhecermos as normativas que regem o trabalho, se não houver um
planejamento aprimorado, se os documentos emitidos não forem claros e
assim por diante. Observe que, novamente, os princípios estudados até aqui se
articulam com um trabalho competente. Assim, melhorar um processo já existente,
incrementar um formulário, criar novos canais de comunicação, buscar um curso
de aperfeiçoamento, tudo isso envolve o princípio da inovação.
Considerando a definição de inovação aberta, é essencial observar que essa

é uma proposta de inovação que traz, como ponto central, a entrada de novas
ideias, sejam vindas do ambiente interno, sejam vindas do externo, que possam
ser caminho para agregar valor ao que é feito. Isso implica a abertura para o novo,
para outras possibilidades e maneiras de fazer as coisas, buscando resolver
problemas. Não é somente o uso da máquina tecnológica. Inovação é, antes de
tudo, a permanente busca por novas formas de fazer as coisas. Podemos então
dizer que tudo aquilo que chega no ambiente da Organização e agrega uma
melhoria no que já está funcionando é relativo ao princípio da inovação.
É evidente que o uso das tecnologias de informação e comunicação,

no mundo atual, são fundamentais para o trabalho administrativo e, em uma
Secretaria Escolar, elas são indispensáveis. Quanto maior o domínio que tivermos
76
desses artefatos tecnológicos, melhor será o desempenho dos profissionais que

atuam no setor. Por isso, é importante a constante atualização nesse campo, pois
as mudanças são velozes e intensas.
Princípio do Usuário
Esse princípio diz respeito às relações que serão estabelecidas entre o setor
de Secretaria Escolar e aqueles que farão uso dos serviços ali desenvolvidos, ou
seja, o público usuário. Não basta que tenhamos observado todos os princípios
anteriormente estudados se, no momento de receber uma solicitação, executar
ou entregar um serviço ao interessado, isso ocorra de maneira intempestiva,
desatenta, atemporal, ineficiente. Muitas vezes, um trabalho bem desenvolvido
tecnicamente é prejudicado no quesito usuário, pois não conseguiu uma
interlocução harmônica.
O princípio do usuário é, talvez, aquele que seja revestido de maior

subjetividade, pois depende diretamente das relações pessoais. Envolve o fazer
humano; envolve lidar com suas crenças, valores e atitudes; envolve saber
escutar e saber falar; entre tantos outros atos sociais. Portanto, desenvolver
esse princípio no setor requer não só o olhar para o externo, ou seja, para o
público que será atendido, mas também para a própria equipe que executará as
ações. Somente uma equipe sintonizada, com pensamento coletivo, com clareza
de propósitos, com atitudes éticas e imparciais poderá oferecer um trabalho de
excelência, conforme veremos em item específico desse capítulo.
Muitos são os livros e os autores que se dedicam a estudar e a propor

formas de relações interpessoais e, provavelmente, você já acessou esse
assunto por meio de várias fontes e de diferentes enfoques. Então, não vamos
aqui adentrar em aspectos conceituais ou filosóficos para abordar o tema. No
entanto, pensando no princípio do usuário, há um conjunto de regras que, quando
observadas, facilitam as relações pessoais e conferem qualidade ao trabalho
e que, ao contrário, quando não observados, podem levar ao fracasso todo o
esforço anterior feito pelos demais princípios. Selecionamos alguns exemplos
dessas regras que, certamente, são essenciais para que o princípio do usuário
seja desenvolvido com êxito.
É evidente que, para o aprimoramento do princípio do usuário, a equipe pode

e deve manter a vigilância sobre esse conjunto de regras, fazendo-as acontecer e
propondo acréscimos de novos elementos.
77
Secretaria escolar
FIGURA 6 – REGRAS PARA AS RELAÇÕES SOCIAIS
FONTE: A autora.
Quando o usuário se dirige ao setor de uma Secretaria Escolar, ele possui

uma demanda, uma necessidade, um problema, uma questão a ser respondida.
Seja qual for essa demanda, para o usuário, ela é de máxima importância. Assim,
o que ele espera é que sua solicitação seja recebida e considerada, ou seja, ele
espera o acolhimento da sua demanda. Agora, observe as regras anteriores e
veja que, todas elas, quando exercidas em conjunto, são capazes de bem acolher
as questões dos usuários. Assim, para um acolhimento efetivo das demandas
trazidas, precisamos, inicialmente, demonstrar interesse por aquilo que ele nos
traz, ouvindo-o com a máxima atenção. Depois, com base no que você conhece
sobre as normativas que regem seu trabalho, busque responder essa demanda,
mesmo quando ela precisa ser negada. É importante que se dê uma resposta, em
tempo razoável, para o usuário que levou uma questão a ser resolvida. Isso deve
ser feito de forma assertiva, nítida, imparcial e ética.
Desafie-se e desafie sua equipe a seguir essa relação de regras e a

alimentá-la, criando novos tópicos. Lembre-se de que, apesar de haver muitos
78
estudos sobre as formas de relações pessoais, em cada ambiente organizacional,

isso se desenvolve de uma maneira particular, dependendo, principalmente,
da valorização que os sujeitos dedicam a esse princípio. Quanto maior essa
valorização, menor o número de conflitos que surgirão e maior a facilidade de
resolvê-los, quando ocorrerem.
1 Observe as assertivas a seguir e assinale qual princípio melhor

se encaixa nas atividades realizadas por uma secretaria escolar.
I. Definir os modelos de documentos a serem emitidos (atestados,

declarações, históricos, outros).
a) ( ) Inovação
b) ( ) Usuário
c) ( ) Padronização
II. Realizar reuniões da equipe para pesquisar e estudar toda a

legislação pertencente ao setor.
a) ( ) Usuário
b) ( ) Legalidade
c) ( ) Nitidez
III. Criar um sistema de protocolo de atendimento, como forma de

registrar as demandas apresentadas ao setor e de assegurar que
todas as demandas recebem alguma resposta.
a) ( ) Legalidade
b) ( ) Usuário
c) ( ) Nitidez
IV. Revisar os textos da homepage da Secretaria Escolar, visando

realizar ajustes, acrescentar ou suprimir informações e tornar a
página mais interessante.
a) ( ) Nitidez
b) ( ) Usuário
c) ( ) Planejamento
V. Mapear todas as atividades a serem desenvolvidas pelo setor,

inclusive com a criação de calendário, definição de prazos e
designação de responsáveis.
79
Secretaria escolar
a) ( ) Usuário
b) ( ) Planejamento
c) ( ) Inovação
VI. Instalar um novo sistema de informação para controle automático
de prazo.
a) ( ) Legalidade
b) ( ) Inovação
c) ( ) Nitidez
2 Podemos dizer que o princípio da padronização é dependente

dos outros cinco princípios que apresentamos. Explique a relação
do princípio da padronização com cada um deles.
3 Assinale verdadeiro (V) ou falso (F) para as assertivas que

atendam ao princípio da Nitidez.
a) ( ) Passar a informação de forma assertiva e objetiva.

b) ( ) Organizar uma lista de e-mails gerais e estabelecer que toda a
comunicação com a secretaria deve ser encaminhada a todos os
membros do grupo.
c) ( ) Revisar as mensagens de acordo com a norma culta da língua
portuguesa.
d) ( ) Atender ao usuário utilizando uma linguagem rebuscada e me-
tafórica, demonstrando que é detentor de um vocabulário com-
plexo.
e) ( ) Utilizar, como iniciativa pessoal, o e-mail institucional ou gru-
po de mensagens instantâneas, que visa o compartilhamento de
informações acadêmicas, para passar mensagens motivacionais
aos colegas, uma vez que isso melhora o ambiente de trabalho.
f) ( ) Padronizar as expressões de atendimento via telefone, bus-
cando sempre utilizar termos como “vamos estar pesquisando”,
“vamos estar entrando em contato novamente”.
g) ( ) Centrar-se no conteúdo da mensagem e não na forma de
escrita, uma vez que nos meios de comunicação eletrônicos é
correto utilizar palavras abreviadas e informais.
80
2.2.2 O que compõe uma Secretaria

Escolar
Agora que já estudamos o conjunto de princípios que servem de alicerce
para se estruturar o trabalho em uma Secretaria Escolar, vamos pensar sobre
o ambiente em que esses princípios serão desenvolvidos. Quando falamos em
ambiente, estamos aqui nos referindo a sentidos diferentes, porém complementa-
res na tarefa de desenvolver o trabalho de um setor administrativo. Assim, vamos
pensar no ambiente constituído pelo espaço físico e pelos recursos materiais e
naquele ambiente relativo ao clima organizacional estabelecido pelas pessoas.
Observe que, enquanto os princípios dizem respeito a formas de agir e de

pensar, o ambiente se refere a algo mais concreto, ou seja, é relativo aos elemen-
tos por meio dos quais os princípios se concretizarão. Para fins didáticos, dividi-
remos o ambiente de uma Secretaria Escolar em dois segmentos: o segmento da
estrutura física e material, que constitui os recursos não humanos de uma organi-
zação; o segmento das pessoas, ou seja, os recursos humanos.
FIGURA 7 – ELEMENTOS DO AMBIENTE
FONTE: A autora.
81
Secretaria escolar
Os recursos não humanos
Podemos considerar que os recursos não humanos são os instrumentos por

meio dos quais as ações, atividades e tarefas se concretizam. São, portanto, arte-
fatos e fazem parte desse segmento tanto os elementos da estrutura física, como
prédio, sala e instalações (redes de energia, telefone e acesso a internet), quanto
materiais, como equipamentos, mobiliários e itens de consumo.
É importante lembrar que, em uma escola, até mesmo o espaço físico tem
sua parcela de função pedagógica. No caso da Secretaria Escolar, isso se torna
ainda mais evidente, já que esse setor presta atendimento à comunidade escolar e
também à comunidade externa, podendo ser considerado um cartão de visitas da
escola. Nesse papel, a Secretaria Escolar faz parte da identidade da instituição.
Essa relação do ambiente da Secretaria e a identidade geral da Organiza-

ção, para Rocha (2011), está intrinsecamente relacionada, pois para o usuário
externo, ao encontrar um ambiente de trabalho organizado e amigável, a primeira
sensação é a de que a demanda desse usuário será acolhida e bem atendida e
essa impressão passa a ser extensiva a toda a Organização. Da mesma forma,
a equipe de trabalho sente-se mais confortável para realizar suas tarefas quando
encontrar um ambiente com essas características.
Pense você sobre as impressões que teve, ao longo da sua vida, ao chegar
em uma instituição com ambiente organizado, com uma equipe de trabalho asser-
tiva e que acolhe suas demandas. Faça também o exercício oposto, de lembrar
quantas vezes saiu com uma má impressão de ambientes desorganizados, pouco
higienizados e com um atendimento hostil.
Alguns quesitos devem ser observados no que se refere à instalação de uma

Secretaria Escolar. É imprescindível que haja uma sala específica para seu funcio-
namento, garantindo assim a segurança no processamento e na guarda de informa-
ções documentais. Espera-se que seja um espaço adequado para essa finalidade,
apresentando-se bem conservado, com boa iluminação, de fácil acesso para o usu-
ário e suficientemente amplo para acomodar as estações de trabalho da equipe e
receber aqueles que precisarão se dirigir ao setor. Assim também, é necessário que
as instalações estejam em bom estado de funcionamento, pois são recursos essen-
ciais para o desenvolvimento dos trabalhos de registros escolares.
Além disso, esse espaço físico específico, destinado ao funcionamento da

Secretaria Escolar, deve estar equipado adequadamente, de maneira a proporcio-
nar boas condições de trabalho aos profissionais e bom atendimento das deman-
das dos usuários. Assim, artefatos tecnológicos, tais como computadores, impres-
soras, copiadoras e outros, devem ser atualizados e estarem em bom estado de
82
funcionamento; os móveis devem ser confortáveis e bem planejados, atendendo

aos princípios da ergonomia, para facilitar o trabalho da equipe; os insumos de
uso cotidiano, tais como papéis, canetas, tinta para impressora, pastas, grampea-
dores, etiquetas, entre outros, devem estar disponíveis e em quantidade suficien-
te para o trabalho diário.
Devemos destacar que as condições do ambiente físico dependem menos

da equipe de uma Secretaria Escolar e mais dos dirigentes da instituição, os quais
tomam as decisões sobre reformas, ampliações e adequações de setores da es-
cola, aquisições de equipamentos e outros materiais. No entanto, algumas medi-
das internas podem ser adotadas para melhorar o ambiente físico organizacional
e para contribuir com as decisões da gestão. Vejamos alguns aspectos, referentes
aos recursos não humanos de uma Secretaria Escolar, que podem ser conduzi-
dos pela própria equipe e que, se adotados, podem trazer excelentes resultados
na melhoria do ambiente físico de trabalho.
• Cuidado e uso racional do espaço físico, evitando-se a depredação de

paredes, pisos, portas, janelas e demais instalações.
• Preocupação com o meio ambiente, promovendo o correto descarte de
materiais e resíduos e mantendo as estações de trabalho sempre limpas
e organizadas.
• Manuseio cuidadoso e correto dos equipamentos, como forma de evitar
a necessidade de constantes consertos.
• Organização máxima do setor, definindo lugares específicos para os ma-
teriais e documentos.
• Permanente revisão dos materiais, como forma de manter, no setor, ape-
nas aquilo que é necessário para a realização do trabalho e dispensando
os excedentes.
• Planejamento das necessidades, visando solicitar as aquisições de equi-
pamentos e insumos com antecedência e em quantidades adequadas,
isto é, sem exageros, mas suficientes para garantir o desenvolvimento
dos trabalhos por um período de tempo (mensal, semestral, anual, por
exemplo).
Observe que todos os aspectos anteriormente mencionados estão no âmbi-

to de atuação dos profissionais da equipe da Secretaria Escolar e são capazes
de impactar positivamente o trabalho realizado nesse setor. Como já citamos em
outros pontos deste capítulo, essa relação não é finita, devendo ficar aberta ao
pensamento criativo da equipe e ao esforço permanente pela melhoria dos pro-
cessos. Portanto, sempre que possível e necessário, novos aspectos podem ser
acrescentados nessa relação. No próximo capítulo, trataremos de resoluções e
normativas oficiais que podem ajudar no processo de racionalização e organiza-
ção da secretaria escolar, impactando, inclusive, no uso dos recursos não huma-
83
Secretaria escolar
nos, como por exemplo as normas para a simplificação dos registros e do arquiva-
mento de documentos escolares.
1 Na Coluna 1, todos os aspectos citados na relação anterior estão

descritos e numerados. Na Coluna 2, você observa o registro de
algumas situações que impactaram negativamente o trabalho da
equipe de uma Secretaria Escolar. Relacione as Colunas 1 e 2, se-
lecionando uma medida capaz de evitar o problema apresentado.
(1) Cuidado e uso racional do espaço físico ( ) Na semana da realização das matrículas, não
havia tinta para a impressora no setor da se-
cretaria nem no almoxarifado da escola.
(2) Preocupação com o meio ambiente
( ) Foram fixados cartazes diversos, de propagan-
(3) Utilização dos equipamentos de forma das e avisos, diretamente na parede, ocasio-
cuidadosa e correta nando manchas e perda da pintura.
(4) Organização máxima do setor ( ) A copiadora não está funcionando porque foi
plugada em uma tomada com corrente elétrica
(5) Permanente revisão dos materiais diferente.
( ) O documento que estava perdido foi encontrado

(6) Planejamento das necessidades em um armário, junto com documentos antigos
e folhas de rascunhos.
( ) Faltam armários na sala da Secretaria, pois dois

dos armários existentes guardam os materiais
de desfiles da Pátria dos últimos três anos.
( ) No lixo recolhido havia papéis, pilhas, lâmpa-

das, alguns restos de alimentos e um teclado
de computador.
2 Explique de que maneira o uso racional dos materiais pode

contribuir para além da instituição escolar.
84
Aspectos Humanos
A atuação das pessoas no ambiente laboral tem sido tema de interesse em

todos os estudos das Organizações. Scumparim et al (2011) lembram que, tão
importante é a questão dos recursos humanos em uma estrutura organizacional,
que a partir da década de 1980, esse assunto passou a integrar o pensamento
estratégico das Organizações. Isso significa que, sem uma atuação competente e
engajada das pessoas, as ações administrativas não se concretizam, mesmo que
outros artefatos estejam disponíveis.
Na escola, isso não é diferente e a Secretaria, como parte integrante da orga-

nização escolar, deve dispensar permanente atenção a quem executa as ações,
ou seja, às pessoas que trabalham no setor. É preciso compreender as atribui-
ções, as potencialidades, as competências e as habilidades daqueles que fazem
o trabalho acontecer, cotidianamente.
Embora em muitas escolas haja uma equipe de trabalho nas Secretarias Es-
colares, vamos aqui, inicialmente, pensar, de maneira específica, sobre o secretá-
rio escolar. Esse profissional, conforme defende Abud (2012), deve ultrapassar a
mera função de realizar tarefas burocráticas, lançando-se ao trabalho participativo
das estratégias que a escola traçará para executar sua proposta pedagógica. A
autora lembra que é por meio do trabalho do secretário escolar que se garante a
memória da instituição e se tem acesso às diversas estatísticas que se originam
no espaço escolar, referentes a dados sociais, familiares, de aprendizagem e tan-
tos outros. Dessa forma, seu trabalho apresenta
[...] valiosas informações que podem ser exploradas para um

diagnóstico do cotidiano escolar, seja para avaliar e compre-
ender as faltas ou abandono escolar, buscar estratégias para
o retorno desses alunos, traçar oportunidades para os alunos
com dificuldade de aprendizagem, assim como atendimento
para suas famílias nas áreas social, de lazer e saúde, pesquisar
quais disciplinas acarretam mais dificuldades em determinados
contextos, elaborar planos que agilizem as rotinas administrati-
vas, ou seja, atuar também na gestão da escola, auxiliando sua
proposta político pedagógica (ABUD, 2012, p. 6).
Pode-se observar que o trabalho do secretário escolar pode ser estratégico

para o desempenho da escola, pois a partir dos dados que coleta e das infor-
mações que processa, a escola pode decidir sobre seus rumos, tanto de caráter
interno, como é o caso das questões pedagógicas e administrativas, no que se
refere a sua inserção na comunidade.
Agora que refletimos sobre o papel do profissional secretário escolar, vamos

considerar a existência de uma equipe que trabalhe nesse setor. Trata-se de uma
85
Secretaria escolar
condição bastante comum, em diversas escolas, e que, como todo o trabalho em

equipe, exige uma maneira específica de conduzir as atividades.
Entende-se por Entende-se por equipe um grupo de pessoas que interagem entre
equipe um grupo si de maneira a buscar um objetivo comum, apresentando sinergia po-
de pessoas que sitiva, responsabilidade individual e mútua e complementação de habili-
interagem entre si dades (BRITO; ALBUQUERQUE; MAGALHÃES, 2012).
de maneira a buscar
um objetivo comum,
Neste capítulo, quando abordamos o princípio do usuário, vimos
apresentando
sinergia positiva, que somente uma equipe que possua sintonia e pensamento coletivo,
responsabilidade propósitos claros e atitudes pautadas na ética e na imparcialidade po-
individual e mútua e derá alcançar excelência. Além de um trabalho de qualidade, também
complementação de essas características de uma equipe repercutem, de maneira individu-
habilidades (BRITO; al, nos sujeitos, pois proporcionam motivação, estimulam a criatividade
ALBUQUERQUE; e permitem um sentimento colaborativo. Porém, esse perfil de equipe,
MAGALHÃES, 2012). criativa, motivada e colaborativa não acontece ao acaso, nem tampou-
co é determinada por uma instância administrativa superior. Essa con-
dição deve ser construída, internamente, pelos membros que a compõem, embo-
ra haja, mesmo na literatura da área, algumas pistas para chegar a isso.
Inserido no âmbito das relações pessoais, o trabalho em equipe também tem

sido o foco de muitos estudos, que apresentam inúmeros aspectos que caracte-
rizam e devem orientar as equipes que se formam. É importante você acessar
alguns artigos e livros sobre o assunto, a fim de ter contato com a temática, apro-
fundar conceitos, identificar características do trabalho em equipe e, principalmen-
te, saber agir nesse contexto.
Veja alguns materiais que podem auxiliar você a se aprofundar

no estudo da gestão de equipes:
• CHIAVENATO, I. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos

humanos nas organizações. Barueri: Manole, 2014.
• SINEK, S. Comece pelo porquê. Rio de Janeiro: Sextante, 2018.
• TONET, E. et al. Desenvolvimento de equipes. Rio de Janeiro:
Editora FGV, 2009.
No trabalho em equipe podemos identificar uma situação paradoxal: ao mes-

mo tempo que significa um aumento na força de trabalho e a possibilidade de um
fazer mais criativo e dinâmico, a equipe pode ser campo de conflitos. Frequen-
86
temente, as duas situações podem acontecer simultaneamente. É o caso, por

exemplo, de quando há membros da equipe que se mostram altamente criativos e
com habilidades importantes para o trabalho do setor, porém interagem mal com
os colegas e criam situações desagradáveis a todo o momento. Não é possível
optar por uma ou outra situação se quisermos levar o trabalho de toda a equipe
ao êxito, sendo necessária a resolução dos conflitos para que todos se sintam
integrados e motivados.
Buscar o equilíbrio entre a capacidade de trabalho e o bom relacionamento

interpessoal é o que garante uma equipe competente e isso pode ser conquistado
por meio da liderança. Brito, Albuquerque e Magalhães (2012) afirmam que o líder
é capaz de exercer influência sobre as pessoas, a fim de garantir o alcance dos
objetivos de uma organização e apontam algumas características das pessoas
que exercem liderança: capacidade de coordenação; atitudes de apoio ao grupo;
poder de decisão; boa comunicação verbal e não verbal; conduta ética; habilida-
des intelectuais; entre outras.
Ao trazermos o assunto para o ambiente de uma Secretaria Escolar, onde

frequentemente há equipes de trabalho, devemos considerar que n ão basta
reunir um grupo de pessoas no mesmo setor, atribuir tarefas a elas e desejar que
tenham um bom relacionamento interpessoal. Para que o trabalho seja eficiente,
com resultados eficazes, é preciso desenvolver um pensamento coletivo e de per-
tencimento. Isso significa todos se sentirem parte integrante do contexto que se
quer construir, percebendo que seu trabalho não é isolado, mas sim um elemento
que, ao se articular com outro, constrói o resultado. Novamente cabe observar
que isso não depende de uma tomada de decisão das instâncias administrativas
superiores. Ao contrário, a plena formação de uma equipe é um trabalho cotidia-
no, persistente e particular de cada ambiente. É lá, na Secretaria Escolar, que
nos reunimos, em grupo, para tratar de assuntos, refletir sobre nossas deman-
das, aplicar os princípios estudados. Portanto, é também lá que devemos resolver
conflitos e achar soluções criativas e viáveis para a solução deles, respeitando a
individualidade de cada membro.
É importante considerar que nem sempre os conflitos são situações nega-

tivas. Ao contrário, um conflito pode surgir de uma dúvida diante de uma nova
situação. É novamente o pensamento em equipe que poderá agir para que, soli-
dariamente, sejam encontradas as formas adequadas de sanar a dúvida existen-
te. Portanto, os conflitos podem ser saudáveis, quando promovem a reflexão e a
melhoria dos processos. Basta que se tenha uma equipe capaz de se debruçar
sobre as questões, de maneira imparcial e fundamentada. Durante a resolução de
conflitos, é imprescindível que os membros de uma equipe apresentem algumas
qualidades, tais como desenvolver uma escuta ativa e a capacidade de analisar;
buscar fundamentação para suas opiniões; construir coletivamente uma solução e
acatar o que ficar decidido, entre outras.
87
Secretaria escolar
Retomando o que foi apresentado no início deste item, podemos afirmar que
os recursos humanos de uma Secretaria Escolar detêm a responsabilidade de
pensar as atividades, estruturá-las de acordo com os objetivos que se deseja al-
cançar e criar as condições para que isso ocorra de maneira produtiva e harmôni-
ca. Ao mesmo tempo, os recursos não humanos são apenas os instrumentos para
que essas atividades sejam executadas.
Atividades de Estudos:
1 Suponha que o Secretário Escolar é o líder de uma equipe de cin-

co pessoas que conduzirão o processo de matrículas de alunos
novos na escola. Considerando que se trata de um grupo que
nunca trabalhou junto e que pouco se conhece, marque S (SIM)
para (as) iniciativa(s) que esse líder deve, inicialmente, adotar,
a fim de constituir uma forte equipe de trabalho e N (NÃO) para
aquelas que não devem ser adotadas, por não serem compatí-
veis com a formação de uma equipe.
( ) Realizar a primeira reunião para informar as pessoas sobre as

atividades a serem executadas, determinando a tarefa de cada
um, dispensando apresentações pessoais.
( ) Solicitar que as pessoas ouçam as instruções, sem interferir, para
não prejudicar a comunicação. Em caso de dúvidas, basta ler as
mesmas instruções no e-mail que será encaminhado.
( ) Iniciar os trabalhos do grupo com um momento de apresentações e
debates, seguido de outro, dedicado a apresentar o escopo do traba-
lho e a estabelecer, de forma conjunta, as metas a serem atingidas.
( ) No processo de apresentações pessoais, buscar a identificação
de características e habilidades que os profissionais apresentem,
visando valorizá-las no momento da designação das atividades e
das tarefas.
( ) Deixar claro que, ao surgir qualquer conflito entre os membros do
grupo, ou deles em relação ao público usuário, os envolvidos se-
rão dispensados da atuação no trabalho de matrículas, para que
o processo não venha a ser prejudicado.
2 Vamos supor que você é o chefe da Secretaria Escolar e um

membro da sua equipe não está tendo uma atitude de colabora-
ção com os demais. Ele vem se mostrando displicente com o tra-
balho e pouco atencioso com os usuários externos. Você, como
88
responsável pela equipe, sente a necessidade de tomar alguma

atitude. Sobre a melhor forma de lidar com esse tipo de conflito,
assinale a melhor alternativa a seguir.
a) ( ) Você, como responsável pela equipe, com vistas a manter um

bom funcionamento do setor, percebe que é uma boa oportunidade
para exemplificar aos demais membros quais são as atitudes que
não são toleráveis no ambiente de trabalho, marca uma reunião
geral e expõe a situação a toda equipe. Então, pede que todos se
manifestem quanto às atitudes do colega, pois você parte do pres-
suposto de que, em uma equipe, as atitudes de um membro de-
vem ser debatidas sempre entre todos, sem atenções individuais.
b) ( ) Você, como responsável pela equipe, com vistas a garantir a
privacidade dos membros da equipe, chama o colega, de forma
reservada e apresenta alguns pontos que estão em desacordo
com o que se espera da equipe. Você estabelece um período de
avaliação para ver se a conversa individual atendeu aos objetivos
pretendidos e, somente depois desse período, toma outras atitu-
des, evitando a exposição e constrangimento individual.
Neste capítulo, estudamos um tipo particular de Organização, a escola, com
suas funções e características distintas das Organizações produtivas, principalmen-
te, por seus objetivos e pela forma como se constitui. Quando se trata de objetivos,
ela se caracteriza pela subjetividade, pois seus resultados não são de fácil mensu-
ração e nem perceptíveis dentro de um limite temporal. Quando pensamos sobre a
forma como se constitui, identificamos uma organização multifacetada, com a influ-
ência de muitos atores e de toda a sociedade. Assim também, ao mesmo tempo em
que é influenciada, também influencia o contexto social em que se insere.
A função da escola, conforme estudamos, ultrapassa a ideia de transmissão

e aprendizagem de conteúdos para alcançar aspectos mais abrangentes. Assim, a
ela abraça outras questões, como o preparo para o trabalho, para a atitude cidadã e
crítica, para o respeito às identidades culturais dos sujeitos, entre outros aspectos.
Portanto, ser profissional dentro de uma organização com esse nível de com-
plexidade significa estar comprometido com o conjunto de elementos que se arti-
89
Secretaria escolar
culam para que essa estrutura alcance seus objetivos e realize sua função social.
Uma Secretaria Escolar é, sem dúvida, um setor do ambiente institucional que se
envolve com vários aspectos do cotidiano, não devendo ficar limitado à realização
de tarefas pré-determinadas. Por isso, alguns princípios podem ser observados
para alcançar essa condição.
A legalidade, o planejamento, a padronização, a nitidez, a inovação e a rela-

ção com o usuário são princípios que interagem entre si para construir o trabalho
de uma Secretaria. Tais princípios, no entanto, para que se concretizem, precisam
de um conjunto de recursos, que compõem o ambiente e que se classificam como
recursos humanos e não humanos.
Em relação a esses recursos, vimos que muitas ações e decisões podem

acontecer, de ordem interna ao setor da Secretaria, como forma de melhorar o
ambiente, fazendo dos membros agentes ativos no processo de condução da es-
cola contemporânea.
Toda essa contextualização acerca das características, funções, princípios e

recursos pertinentes ao trabalho em uma Secretaria Escolar são assuntos introdu-
tórios, indispensáveis para que se compreenda a operacionalização das ativida-
des inerentes a esse setor, assunto que será abordado no Capítulo 3 deste livro.
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93
Secretaria escolar
94
C APÍTULO 3
DA TEORIA À PRÁTICA NA SECRETARIA
ESCOLAR
A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes
 Saber: O estudo do capítulo proporcionará ao acadêmico identificar as

diferentes demandas de uma secretaria escolar; distinguir os tipos de
documentos escolares que compõem as rotinas administrativas do setor;
conhecer os aspectos legais de gestão e guarda desses documentos.
 Fazer: A partir do estudo desse capítulo, o acadêmico poderá gerenciar,

elaborar, emitir e arquivar a documentação escolar; estará apto a planejar,
sistematizar, executar e avaliar a rotina administrativa da secretaria escolar,
além de prestar informações sobre a documentação do setor.
Secretaria escolar
96
Capítulo 3 DA TEORIA À PRÁTICA NA SECRETARIA ESCOLAR
O Capítulo 3 deste livro, que aqui apresentamos, trata de temas práticos da
rotina em uma Secretaria Escolar. Para chegar até aqui, no entanto, você pre-
cisou estudar alguns aspectos das teorias que regem a Administração e, nesse
contexto teórico, compreendeu a escola enquanto Organização. Além disso, ao
final do Capítulo 2, começamos a caracterizar a Secretaria Escolar como setor
que desempenha importantes atividades no conjunto de funções da escola. Trata-
mos, sobretudo, dos princípios e das características do ambiente que colaboram
para seu bom funcionamento. Agora, passaremos, finalmente, a detalhar um pou-
co mais as rotinas desse setor.
Tenha em mente tudo aquilo que discutimos nos capítulos anteriores para
somar ao que apresentaremos agora, pois todo trabalho burocrático da Secretaria
Escolar, em sua execução, jamais pode perder de vista os princípios da gestão
eficiente e também a finalidade de sua execução no âmbito das funções educati-
vas da escola.
Sempre considerando a ideia de que cada escola possui características e de-

mandas próprias, falaremos, de maneira genérica, das rotinas de uma Secretaria
Escolar, as quais abarcam os trabalhos de expedição de documentos, sua guar-
da, relacionando tudo isso aos aspectos normativos gerais. Sendo assim, esse
terceiro capítulo vai permitir que você identifique as diferentes demandas de uma
Secretaria Escolar, capacitando-o para operacionalizar rotinas administrativas
pertinentes a esse setor da escola. Isso inclui distinguir os tipos de documentos
escolares que integram as atribuições de uma Secretaria, conhecer os aspectos
legais de gestão e guarda desses documentos, dispensando atenção especial
tanto à questão operacional da produção, quanto aos aspectos legais que ampa-
ram esses atos administrativos.
Portanto, tendo por base os fundamentos das teorias da Administração es-

tudados no Capítulo 1 e os princípios estudados no Capítulo 2, vamos, agora,
aplicar esses conceitos na operacionalização das rotinas de uma Secretaria Esco-
lar. Lembre-se de que estamos tratando da generalidade do assunto, sendo que
você, acadêmico, deverá sempre observar o contexto escolar em que atuará para,
a partir desses exemplos genéricos, construir uma prática administrativa específi-
ca. Assim também, será necessário o conhecimento da legislação específica para
cada situação, o que exigirá a permanente atualização sobre os assuntos que
fazem parte do trabalho de uma Secretaria.
97
Secretaria escolar
2 ROTINAS ADMINISTRATIVAS DE
UMA SECRETARIA ESCOLAR
Para que as atividades administrativas da Secretaria Escolar sejam defini-
das, antes de tudo, é preciso estabelecer quais serão as atribuições do setor,
ou seja, qual o trabalho que ali será produzido. Trata-se de conhecer o que a
legislação determina nesse sentido e isso sugere a aplicação do princípio da lega-
lidade estudado anteriormente, no Capítulo 2. É a partir do conhecimento dessas
regulamentações que poderemos definir as atividades que serão pertinentes à
Secretaria Escolar.
A Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional, Lei nº 9.394/96 (BRASIL,

1996), também conhecida por LDB, é a legislação que alicerça todas as demais
regulamentações da educação brasileira. Portanto, antes de estudar as normati-
vas internas da escola, é importante observar alguns aspectos dessa lei. Veja o
que segue:
Art. 8º A União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios

organizarão, em regime de colaboração, os respectivos siste-
mas de ensino.
§ 1º Caberá à União a coordenação da política nacional de
educação, articulando os diferentes níveis e sistemas e exer-
cendo função normativa, redistributiva e supletiva em relação
às demais instâncias educacionais.
§ 2º Os sistemas de ensino terão liberdade de organização nos
termos desta Lei. (BRASIL, 1996, s.p.).
Observe que as três esferas administrativas (federal, estadual e municipal)

têm participação no sistema educacional brasileiro, agindo inclusive de manei-
ra colaborativa. No entanto, é resguardado a cada sistema de ensino criar sua
própria estrutura. Assim, a lei maior, a LDB, autoriza essa organização particular
de cada sistema. Isso significa que as escolas terão suas normativas pautadas
naquilo que está pensado para sua esfera administrativa. Por exemplo, escolas
estaduais seguirão as normativas do seu estado, enquanto as escolas municipais
obedecerão às regulamentações próprias do município.
No entanto, apesar de estarem submetidas às normativas de suas esferas

administrativas, a LDB reservou a cada escola uma autonomia relativa a sua es-
trutura interna de funcionamento, devendo existir regulamentações próprias. Es-
pecificamente sobre isso, a LDB apresenta, em seu artigo 12:
Art. 12. Os estabelecimentos de ensino, respeitadas as normas

comuns e as do seu sistema de ensino, terão a incumbência de:
I - elaborar e executar sua proposta pedagógica;
98
II - administrar seu pessoal e seus recursos materiais e

financeiros;
III - assegurar o cumprimento dos dias letivos e horas-aula
estabelecidas;
IV - velar pelo cumprimento do plano de trabalho de cada
docente;
V - prover meios para a recuperação dos alunos de menor
rendimento;
[...]
A elaboração de uma proposta pedagógica é o meio pelo qual a escola define

como pensa atuar, enquanto a execução dessa proposta é a operacionalização
desse pensamento. É um documento fundamental para a estruturação dos
trabalhos de uma Secretaria Escolar, pois é nela que vão estar delineados os
serviços educacionais que a escola pretende prestar à sociedade. Dessa
proposta derivam outras regulamentações, como o Regimento Interno ou a
Organização Didática de cada instituição de ensino, documentos que descrevem,
detalhadamente, as normas a serem seguidas dentro da escola.
É importante salientar que o estudo dessas legislações não só permite

identificar o conjunto de atividades que são relativas ao setor de Secretaria
Escolar como, em muitos casos, fornece o conhecimento necessário para que
alguns atos administrativos sejam realizados. Observe, por exemplo, os aspectos
da Lei nº 9394/96 – LDB, em seu artigo 7º (BRASIL, 1996, s.p., grifos nossos):
Art. 7º - Ao aluno regularmente matriculado em instituição de

ensino pública ou privada, de qualquer nível, é assegurado, no
exercício da liberdade de consciência e de crença, o direito
de, mediante prévio e motivado requerimento, ausentar-
se de prova ou de aula marcada para dia em que, segundo
os preceitos de sua religião, seja vedado o exercício de tais
atividades, devendo-se-lhe atribuir, a critério da instituição
e sem custos para o aluno, uma das seguintes prestações
alternativas, nos termos do inciso VIII do caput do art. 5º da
Constituição Federal:
I - prova ou aula de reposição, conforme o caso, a ser realizada
em data alternativa, no turno de estudo do aluno ou em outro
horário agendado com sua anuência expressa;
II - trabalho escrito ou outra modalidade de atividade de
pesquisa, com tema, objetivo e data de entrega definidos pela
instituição de ensino.
§ 1º A prestação alternativa deverá observar os parâmetros
curriculares e o plano de aula do dia da ausência do aluno.
§ 2º O cumprimento das formas de prestação alternativa de
que trata este artigo substituirá a obrigação original para
todos os efeitos, inclusive regularização do registro de
frequência.
§ 3º As instituições de ensino implementarão progressivamente,
no prazo de 2 (dois) anos, as providências e adaptações
necessárias à adequação de seu funcionamento às medidas
previstas neste artigo.
§ 4º O disposto neste artigo não se aplica ao ensino militar a
que se refere o art. 83 desta Lei.
99
Secretaria escolar
Note, nos grifos inseridos, que se trata de um direito do usuário, assegurado

por lei, que pode ser requerido à escola e que terá participação direta dos traba-
lhos da Secretaria Escolar, pois envolverá receber um requerimento, dar encami-
nhamento à demanda e proceder os registros escolares futuros de acordo com o
que diz essa regulamentação. Ainda, cabe observar a existência de uma exceção,
que é o caso de alunos do ensino militar. O exemplo anterior demonstra a ne-
cessidade do estudo permanente e abrangente dos documentos legais referentes
aos trâmites escolares que possam influenciar os trabalhos de registros.
1 Nas sentenças a seguir, marque V para aquelas verdadeiras e F

para as falsas.
a) ( ) A Lei nº 9394/96 – LDB diz que as diferentes esferas adminis-

trativas – União, Estados, Distrito Federal e Municípios – organi-
zarão seus sistemas de ensino, de maneira colaborativa.
b) ( ) A Lei nº 9394/96 – LDB prevê que os sistemas de ensino
terão liberdade para construírem sua organização, desde que
observando as normativas legais das legislações superiores de
cada esfera administrativa.
c) ( ) A Secretaria Escolar tem autonomia para criar as normativas
para seu trabalho, não dependendo do Regimento Escolar para
isso.
d) ( ) Cada escola deverá elaborar sua proposta pedagógica, a
qual se constitui um documento essencial para a Secretaria Esco-
lar.
e) ( ) O aluno que justificar ausência de provas ou trabalhos por
motivos religiosos não terá o direito a atividades substitutivas.
f) ( ) A proposta pedagógica da escola é elaborada pelo governo
local, a partir de legislação específica
A partir do estudo das normativas legais, é possível estabelecer o rol de

atividades que pertencem ao âmbito da Secretaria Escolar, as quais, como já
vimos, são particularidades de cada esfera administrativa e, mais especificamente,
de cada instituição de ensino. Embora uma escola tenha a autonomia para definir
sua forma de atuação, desde que sintonizada com a legislação educacional de
100
sua esfera administrativa, de modo geral, podemos dividir o trabalho documental

desenvolvido por uma Secretaria Escolar em três pilares:
• O requerimento
• A expedição
• O arquivamento
Antes de descrevermos esses três pilares – requerimento, expedição e ar-

quivamento, é importante considerar que são elementos de naturezas diferentes,
sendo que cada um agrupa um conjunto de atividades. No entanto, essas ativida-
des, ao final, relacionam-se, criando-se um fluxo de processo que vai da solicita-
ção para a produção e envio (expedição) e finaliza, com a guarda de cópia e com-
provação da entrega do documento. Portanto, é importante que, ao planejar as
atividades da Secretaria, esses fluxos sejam desenhados, para que toda a equipe
entenda o caminho a seguir e proceda da mesma maneira.
Tanto no requerimento, como na expedição ou no arquivamen-

to, é imprescindível fazer uso do princípio da padronização. Então,
lembre-se do que foi estudado no Capítulo 2 deste livro e observe
algumas dicas para garantir a aplicação desse princípio:
• Todas as normas de padronização internas e as normas oficiais específicas

da rede de ensino ou da jurisdição a qual a escola está vinculada devem ser
atendidas e respeitadas.
• Sempre se deve conferir a quem pertence a atribuição de assinar o documento.
• Quando se tratar de transcrição documental, não deve haver nenhuma alteração
do texto do documento de origem.
• Os documentos devem ser escritos em fonte legível, respeitando uma sequência
lógica e oficial de informações.
• No caso de documentos físicos, o papel deve ser timbrado, não podendo conter
rasuras ou danificação.
• Providencie um sistema de registro da entrega da documentação ao solicitante.
• Somente entregue documentação ao requerente ou a pessoas autorizadas.
• Sempre que possível, deve-se promover reuniões com a equipe, a fim de revisar
os modelos documentais, garantindo, assim, a padronização atualizada.
101
Secretaria escolar
O Requerimento
Requerimento é o ato de pedir algo, por escrito, segundo as formalidades

legais (HOUAISS, 2001). Assim, o requerimento de documentos é relativo ao ato
de solicitação, ou seja, é a entrada de demandas externas em uma Secretaria
Escolar. Geralmente, estas solicitações ocorrem por meio do preenchimento de
formulários, físicos ou disponíveis online, nos quais o requerente ou usuário ex-
pressa sua necessidade. Em alguns casos, há um campo para a justificativa do
pedido, facilitando assim a avaliação da urgência ou da pertinência da solicitação.
São exemplos de requerimento os pedidos de transferência de escola; de aprovei-
tamento de disciplina, de atendimento em regime domiciliar, entre outros.
Uma particularidade do requerimento é que ele trata de um pedido, que po-

derá ser atendido ou não, ou seja, poderá ser deferido ou indeferido. Isso significa
que, ao ter entrado um requerimento na Secretaria Escolar, ele deverá passar por
análise, a fim de decidir sobre a viabilidade do atendimento da solicitação. Por essa
razão, os requerimentos devem ser encerrados com o pedido de deferimento.
Aplicando-se o princípio da padronização, sabemos que cada Secretaria

deve estabelecer seu próprio modelo de documento e, no caso dos requerimen-
tos, isso não é diferente. Não há, portanto, um modelo único a ser adotado, po-
dendo haver variações, mas, por se tratar de documentação, deve obedecer a
alguns critérios da redação técnica. Duarte (2020) propõe uma estrutura docu-
mental para o requerimento composto de três partes: a identificação do destinatá-
rio; o texto; o fechamento.
Na identificação, que deve estar no topo da folha, deve ficar expresso a

quem se destina a solicitação; no texto, deve ficar claro quem é o solicitante, sua
identificação e o que está sendo solicitado; o fechamento deve conter o pedido de
deferimento, a data e local e a assinatura de quem solicita. Esses são os elemen-
tos basilares para um requerimento, sendo que, a partir deles, podemos estabe-
lecer variações. No entanto, é sempre importante primar por um texto sucinto e
objetivo, com linguagem técnica e formal (DUARTE, 2020).
Importante destacar que não há uma regra ou modelo oficial de requerimento

e cada rede escolar ou esfera administrativa a qual a escola pertence disciplinará
esse tipo de documento.
Na figura a seguir, apresentamos um modelo de requerimento, no qual é pos-

sível identificar esses três campos.
102
FIGURA 1 – MODELO DE REQUERIMENTO

PARA UMA SECRETARIA ESCOLAR
FONTE: A autora.
Devemos ainda considerar a possibilidade de a Secretaria possuir um

sistema informatizado de requerimento e, nesse caso, a maioria dos sistemas de
informação já possui um padrão de solicitação, de protocolo e de envio de tarefas
para a expedição. Quando as normas da Secretaria Escolar permitirem que as
solicitações sejam enviadas via e-mail, lembre que:
103
Secretaria escolar
• Um formulário padrão, anexado ao e-mail, garante uma melhor clareza

daquilo que está sendo solicitado, pois, às vezes, o requerente pode não
expressar de forma clara o que demanda.
• Ao receber a solicitação, a Secretaria deve enviar um e-mail atestando o
recebimento e informando a forma de envio e o prazo.
• Deve-se sempre utilizar o e-mail institucional para as solicitações, jamais
contas não vinculadas à instituição.
Conforme mencionado anteriormente, todo o documento que tramita em

uma Secretaria Escolar deve ter um fluxo de trabalho, ou seja, um caminho a
ser seguido, com ações consecutivas que devem ser conhecidas por todos
os membros da equipe envolvida. A observação desse caminho documental
garante que, ao final, o processo administrativo se concretize de maneira segura
e padronizada. No caso do Requerimento, o fluxo de trabalho a ser seguido é
composto, basicamente de três partes: a recepção, a análise e o deferimento.
FIGURA 2 – FLUXO DE TRABALHO DE UM REQUERIMENTO
FONTE: A autora.
A recepção é a parte inicial do processo e poderá ocorrer por meio do

preenchimento de documento físico, entregue na Secretaria ou por meio do
preenchimento de documento disponível online. Em ambos os casos, é importante
que, ao ser entregue, esse documento seja encaminhado para um mesmo local,
a fim de aguardar os passos seguintes do processo. No caso dos requerimentos
online, esses devem ser encaminhados para um mesmo endereço eletrônico, a
fim de que sua recepção esteja garantida por uma única via de acesso, a qual
deve ser visitada, pela equipe com frequência regular.
É interessante que seja criado um protocolo de entrada do

documento no setor, o qual corresponderá com o número do processo
iniciado pela demanda recebida. Esse número, tanto deverá ser
entregue ou enviado ao usuário, como comprovação de que houve
o recebimento da demanda, quanto deverá ser registrado no setor, a
fim de identificar o processo iniciado.
104
A análise é a etapa em que um membro da equipe da Secretaria Escolar ve-

rifica a viabilidade de atender à demanda solicitada, a possibilidade de execução
dentro do prazo, a disponibilidade das informações e a competência para forne-
cê-las. O princípio da legalidade deve ser observado nessa etapa e, por isso, é o
momento de conferir os dados a serem informados e as fontes de onde se origi-
nam. Também é na análise que se verifica se aquilo que está sendo solicitado no
requerimento é possível de ser fornecido.
O deferimento é, afinal, o resultado da análise, ou seja, a decisão sobre a

viabilidade de fornecer a documentação solicitada. Se, ao proceder a análise, ob-
servarmos que não é possível emitir o documento requerido, usa-se a expressão
indeferido encerrar o processo e, nesse caso, o indeferimento deverá ser justifi-
cado. Quando, no entanto, a análise demonstrar a possibilidade de emitir a docu-
mentação solicitada, usa-se a expressão deferido e encaminha-se o requerimento
para a expedição.
Expedição
A expedição de documentos diz respeito à produção documental propriamen-

te dita, quando a Secretaria Escolar, a partir da reunião de dados, elabora um re-
gistro do que está sendo demandado. Também está incluída na expedição os atos
de envio dos documentos até o usuário que requereu.
Uma Secretaria Escolar pode expedir variados tipos de documentos, embora

haja alguns que são comuns a todas as Secretarias, como por exemplo, matrícu-
la, histórico escolar, declaração de frequência, certificado de conclusão de curso,
diploma, dentre outros. Alguns desses documentos serão mais bem detalhados
em seção específica deste capítulo.
É fundamental entender que a expedição é um passo dos processos adminis-

trativos de uma Secretaria Escolar que depende diretamente da disponibilidade de
dados. É impossível expedir um documento que não possua dados confiáveis para
a sua emissão. Por isso, cabe à Secretaria Escolar o recebimento e a organização
de inúmeros dados referentes às demandas que possam ser solicitadas. Incluem-se
nisso os registros de diferentes origens. Veja, no quadro a seguir, alguns exemplos
de tipos de dados que aportam na Secretaria Escolar e suas respectivas fontes.
QUADRO 1 – TIPOS DE DADOS REGISTRADOS NA

SECRETARIA ESCOLAR E SUAS FONTES
Tipos de dados Fontes

Horas aula executadas, conteúdos ministrados, avaliações
realizadas, notas de cada aluno, frequência dos alunos. Registros dos professores
105
Secretaria escolar
Atestados de saúde, comprovação de renda, endereço e

Documentação do aluno
contato, declaração de isenções.
Atas de reuniões, portarias da Direção, calendário escolar

Documentação oficial interna da escola
FONTE: A autora
Os exemplos apresentados no quadro anterior demonstram que todos os da-

dos a serem usados em um documento expedido devem ter uma fonte, ou seja,
uma comprovação de onde se originou e como se deu essa origem. Por exemplo,
para a emissão de um histórico escolar, é preciso haver todos os registros das
aulas ministradas e das disciplinas concluídas, o que se encontra, com facilidade,
nos chamados diários de classe dos professores; para abrir um edital de matrícu-
la, é preciso obedecer ao calendário escolar e assim por diante. Portanto, todo e
qualquer documento emitido por uma Secretaria deve ter, por respaldo, um con-
junto de dados anteriormente entregues e devidamente guardados na Secretaria
Escolar. Isso é importante tanto para subsidiar a produção do documento, quanto
para comprovar sua veracidade. A expedição de documentos será mais bem de-
talhada na Seção 3 deste capítulo, que tratará mais especificamente dos tipos de
documentos que tramitam em uma Secretaria Escolar.
Arquivamento
É o procedimento pelo qual os documentos recebidos ou gerados em uma

Secretaria Escolar são guardados em local específico, denominado arquivo, de
maneira organizada e temporal, seguindo regras definidas.
Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer

época, forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados
em processo natural, por uma Unidade no exercício de suas funções
ou conservados para servir de referência, prova, informação ou fonte
de pesquisa (BERNARDES, 1998, p. 42).
A Secretaria Escolar é um setor que, além de expedir documentos oficiais,

possui a atribuição de gerenciá-los e ser fiel depositária de toda a documentação
da rotina acadêmica de uma escola. A tarefa de salvaguardar toda a documenta-
106
ção escolar exige bem mais que o simples espaço em armários e gavetas para
depósito de papéis.
Ramos Abud (2012) nos mostra que a relação do secretário escolar com o
arquivo pode ir além da função de guarda, passando a ter uma função ativa na
reflexão de seu significado no contexto escolar.
[...] quanto ao olhar do secretário escolar sobre os arquivos

escolares, este pode indagar-se acerca de como são
constituídos, quais informações podem ser encontradas neles,
quais são os critérios para sua seleção e eliminação. Os
arquivos, então, ganham novas interpretações e interrogações
como suportes de memória, que abrem possibilidades de novas
histórias, experiências até então “guardadas” em estantes ou
armários. Uma abordagem interdisciplinar de construção e
diálogo com quem o organiza e está em contato com seus
cheiros, texturas, cores e formas (RAMOS ABUD, 2012, p. 7).
Todos os documentos recebidos pela Secretaria Escolar e aqueles que ela

expede devem ter destinação adequada, serem acondicionados em espaços
que garantam sua integridade, e possuírem uma ordem de arquivamento que
possibilite um rápido resgate, quando necessário. Isso pode ser considerado o
ciclo de vida de um documento, ou seja, desde seu nascimento (ou expedição)
até seu arquivamento ou descarte, conforme for o caso.
O arquivamento é a última atividade no fluxo da gestão documental, que,

de acordo com Ferreira (2019), é precedido de uma fase de avaliação da
documentação, para que haja uma correta destinação para o arquivo. A fase
de avaliação consiste em analisar se o documento integrará o arquivo corrente,
intermediário ou permanente. Vamos, então, conhecer um pouco mais da definição
dessas categorias de arquivo, estudando o que descreve Bernardes (1998, p. 42).
Vejamos a seguir os conceitos de um arquivo, conforme

Bernardes (1998, p. 42).
• Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vincula-

dos aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebi-
dos e que, mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto
aos órgãos produtores em razão da frequência com que são con-
sultados. O mesmo que Arquivo Administrativo.
• Arquivo Intermediário: conjunto de documentos originários de ar-
quivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam em
depósito de armazenamento temporário sua destinação final.
107
Secretaria escolar
• Arquivo Permanente: conjunto de documentos preservados em ca-

ráter definitivo, em função de seu valor para a eficácia da ação ad-
ministrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
Sempre que possível, a etapa de avaliação da documentação a ser arquivada

deve ser feita por uma comissão de avaliação de arquivo a ser constituída por
membros da equipe da Secretaria Escolar e também por um representante da
direção da escola. Todas as atividades da comissão devem ser registradas em
um livro de atas, contendo as decisões quanto à documentação e as atas de
eliminação de documentos.
No caso de se decidir pela eliminação, é muito importante que todo

documento a ser eliminado tenha seu registro em ata, com a identificação do
seu conteúdo, fundamentação legal para a eliminação, assunto do documento e
data. Para esse fim, a Secretaria pode lançar mão do princípio da padronização e
criar um modelo de ata de eliminação de documentos, com vistas a garantir que
a comissão de avaliação do arquivo informará todos os dados importantes para
eliminar o documento.
É importante observar que cada tipo de documento possui um tempo de

arquivamento e isso está disposto nas chamadas tabelas de temporalidade.
Alguns documentos têm sua guarda definida por legislação específica e outros
terão a política de arquivamento disposta no regimento escolar. Porém, atenção!
Os documentos escolares, ainda que sejam produzidos por instituição privada, têm
sua obrigatoriedade de arquivamento estipulada pela Lei nº 8.159/91 (BRASIL,
1991), que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
No ano de 2020, a Resolução nº 45, de 14 de fevereiro de 2020 revogou as

resoluções que tratam da gestão de arquivos do Sistema Nacional de Arquivos
– SINAR, órgão do Governo Federal que cuida da elaboração de políticas de
arquivos e estabeleceu um prazo para a elaboração de novas regras.
Art. 2º O Conselho Nacional de Arquivos aprovará, em até

120 (cento e vinte) dias, a partir da data de publicação desta
Resolução, diretrizes para elaboração e uso dos instrumentos
técnicos de gestão de documentos pelos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR
(BRASIL, 2020, s.p.).
Sobre a temporalidade de guarda e eliminação dos documentos escolares,

é preciso observar a natureza do documento. Assim, há aqueles que possuem o
poder de comprovar algum fato ou informação ou que possuem valor histórico,
108
constituindo, então, a documentação de guarda permanente, sem possibilidade

de eliminação. Já aqueles documentos transitórios, que comprovam situações
passageiras, são considerados de guarda intermediária, devendo ficar arquivados
por um prazo de 5 a 10 anos, como é o caso dos diários de classe, do calendário
escolar e das correspondências oficiais. Por fim, o arquivo corrente é referente à
guarda daquela documentação que será utilizada, geralmente, no ano corrente e
que, findo o ano letivo, passará a integrar o arquivo intermediário ou o permanente.
VEJA, A SEGUIR, ALGUNS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS E

RESPECTIVAS TEMPORALIDADES DE ARQUIVAMENTO:
Tipo de Exemplos Temporalidade

arquivo
Arquivo Atos oficiais de regularização das atividades da es-
permanente cola, como autorização de funcionamento, renova-
ção das autorizações, atos oficiais publicados na Permanente
imprensa oficial; Regimento escolar, projetos polí-
ticos pedagógicos, matrizes curriculares, livros de
atas, livros de registro de certificados e diplomas.
Arquivo Matrículas dos últimos anos; pastas individuais
intermediário dos alunos que já concluíram curso; transferên- Temporalidade
cias de anos anteriores, diários de classe dos úl- de 5 a 10 anos
timos anos, atas de aprovação dos últimos anos.
Arquivo Requerimento de matrícula, fichas individuais, docu-
corrente mentação pessoal, matrículas, transferências, atas Durante o ano
de resultados finais, regularização da vida escolar, letivo
regimes especiais, como no caso das alunas ges-
tantes, ou alunos com dispensa da educação física.
FONTE: Adaptado de <https://bit.ly/3jpqfwF>. Acesso em: 22 abr. 2020.
O aspecto da temporalidade, no arquivamento dos documentos da Secreta-

ria Escolar, depende da criteriosa observação do conteúdo dos documentos, pois
a eliminação equivocada ou o arquivamento em local inadequado de algum do-
cumento pode gerar prejuízos para a vida institucional ou mesmo de um usuário
que deseje requerer uma documentação a qual tenha direito. No entanto, isso não
significa guardar todo e qualquer documento. É preciso tomar decisões a esse
respeito, como deve ser feito em qualquer processo administrativo. Assim, por
109
Secretaria escolar
exemplo, pode-se decidir por eliminar convites para reuniões de pais do ano leti-
vo, pois, seguramente, não implicarão em prejuízos futuros, ao mesmo tempo em
que se resolve guardar, de forma permanente, registros de eventos e festividades
como forma de preservar a história escolar. Decisões desse tipo, que devem ser
tomadas em conjunto com uma comissão de avaliação de arquivos, implicarão
ações na Secretaria Escolar, relativas à guarda de documentos.
No que se refere à forma de organização dos arquivos, é importante cate-

gorizar os documentos, criando os critérios para seu arquivamento. Por exemplo,
podemos guardá-los por ordem alfabética, por assunto, por ordem alfanumérica,
por ano de expedição, dentre outros modos. O essencial é que toda a equipe co-
nheça esse mecanismo e obedeça sempre aos mesmos critérios, para que não
haja extravios e a localização de um documento seja rápida e simples.
Além de criar as categorias que determinarão a forma de arquivamento, o

local onde os documentos ficarão guardados deve ser, também, cuidadosamente
preparado. Na atualidade, é preciso considerar que existem os arquivos físicos e
os arquivos digitais. Ambos necessitam atenções específicas.
Assim, no caso de documentação física, o arquivamento deve ser feito em am-

biente que, além de ter acesso restrito e apresentar condições de segurança, possua
armários, gavetas, arquivos suspensos ou outros locais para receber o material. Além
disso, deve-se preparar pastas, caixas, envelopes, devidamente etiquetados, crian-
do-se listas de verificação para facilitar um trabalho de busca documental.
No caso de arquivamento digital, por meio de sistemas informatizados ou

arquivamento na nuvem, será necessário que a equipe da Secretaria tenha o do-
mínio do sistema, garantindo o fácil acesso aos documentos sempre que neces-
sário. Além desse domínio do uso das tecnologias de informação e comunicação,
é imprescindível que se tenha um bom aparato tecnológico, isto é, equipamentos
atualizados e em bom estado de funcionamento, pois esses são, em analogia, as
gavetas digitais nas quais as informações documentais serão guardadas.
Além de guardar os documentos que são produzidos também de maneira

digital, a digitalização de documentos antigos, sempre que possível, é uma alter-
nativa segura para guarda e gestão documental, além de não ocupar espaço físi-
co. Trata-se de organizar a documentação física fazendo cópias digitais, as quais
permanecerão arquivadas online, evitando-se o perigo da perda de documentos
por danos no papel.
Qualquer que seja a forma de arquivamento escolhida para Secretaria Esco-

lar, é importante que esteja sintonizada com as regras estabelecidas, seja para o
arquivamento ou para a busca de alguma documentação.
110
Caso o regimento escolar permita e não haja nenhum sistema

específico para armazenamento em nuvem em sua escola, podem
ser utilizadas algumas alternativas gratuitas de armazenamento
digital de documentos. Procure conhecer mais essas possibilidades
de arquivamento e proponha essa inovação sempre que for possível
e adequado para o funcionamento do setor.
Assim, ao final dessa seção, você pode perceber que as rotinas

administrativas de uma Secretaria Escolar, de maneira geral, giram em torno
desses três pilares de ação, os quais acontecem ao longo de todo o ano letivo
e por diferentes demandas. Também é importante lembrar que nem todos os
procedimentos administrativos envolvem esses três elementos na execução de
uma atividade. Por exemplo, para abrir o período de matrícula em uma escola,
não se faz necessário um requerimento, pois é algo previsto no calendário
escolar. No entanto, essa atividade demanda a expedição de documentos e
também um cuidadoso arquivamento dos documentos comprobatórios das
matrículas efetuadas. Observe a figura a seguir e identifique alguns cuidados a
serem tomados em cada etapa estudada.
FIGURA 3 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS DE UMA SECRETARIA ESCOLAR
FONTE: A autora
111
Secretaria escolar
Para conhecer mais sobre as atividades de arquivamento, acesse:
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, disponível em:

https://bit.ly/3juhZvk
Normas para a simplificação dos registros e do arquivamento de

documentos escolares, disponível em: https://bit.ly/2IWOKEG.
Elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletro-

magnéticos, disponível em: https://bit.ly/3e03Y7l.
Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de

Arquivo Relativos às Atividades -meio da Administração Pública, dis-
ponível em: https://bit.ly/3e03Y7l.
3 DOCUMENTOS QUE ORGANIZAM A

AÇÃO EDUCATIVA NA ESCOLA
A escola, como Organização, possui um conjunto de atos legais que tem por
finalidade legitimar sua ação educativa. Esses documentos definem os propósitos
da instituição, delimitando e legitimando seu trabalho pedagógico em um determi-
nado âmbito de atuação. São os chamados atos oficiais escolares, por meio dos
quais são validadas todas as ações e atividades de uma escola.
A Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB (BRASIL,1996)

regulamenta as responsabilidades de cada ente federativo quanto à oferta de en-
sino nos diferentes níveis e modalidades. É muito importante que todos os atores
educacionais conheçam os fundamentos da LDB e, assim como já apresentamos
no Capítulo 2, a Secretaria Escolar deve sempre dispor de uma cópia da legis-
lação e, quando possível, organizar reuniões de estudo e discussão sobre esse
conjunto de regras. A legislação educacional dispõe que cada modalidade de edu-
cação, na respectiva rede de ensino, terá seu processo específico de autorização,
a partir de suas peculiaridades.
Você já deve ter lido sobre redes de ensino, níveis e modalidades de educa-
ção. A figura a seguir mostra, de maneira esquemática, esses elementos do siste-
ma de ensino. Observe a figura e, em seguida, estude o que o Mascote propõe, a
fim de compreender os atos normativos vistos anteriormente.
112
FIGURA 4 – MODALIDADES E NÍVEIS DA EDUCAÇÃO
FONTE: A autora
A Lei nº 9394/96 – LDB (BRASIL, 1996), em seus artigos 8, 9 e 10, faz

referência às regulamentações por entes federativos. É importante lembrar que
a educação é ofertada em regime de colaboração entre os entes federativos, isto
é, em um conjunto de ações e atribuições coordenadas e conjuntas, que devem
atender a todos os sujeitos com direito à educação.
À União cabe a regulamentação geral da educação nacional e sua forma de

avaliação da qualidade, enquanto os estados e municípios possuem a atribuição
de elaborar sua própria legislação quanto à oferta de ensino, sempre observando
o que dispõe a legislação nacional, e também tratar de questões como o transporte
escolar, combate à discriminação, política de comunicação com os familiares dos
alunos e com a comunidade local.
Acesse a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (Lei nº

9394/96) em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9394.htm> e
conheça as responsabilidades educacionais de cada ente federativo.
113
Secretaria escolar
Desse modo, tenha em mente que, em seu estado e município, há um

conjunto de regras próprias que você deve conhecer também, pois é isso que
orientará, de maneira específica, o funcionamento do sistema escolar.
A partir desses estudos do que diz a LDB, vamos então conhecer alguns atos
oficiais que legitimam a ação escolar na sociedade.
• Atos oficiais de funcionamento escolar
Toda e qualquer ação escolar só terá validade se a escola possuir autorização

para seu funcionamento, documento que deve estar sempre atualizado. Vejamos
os atos oficiais que regulamentam o funcionamento escolar:
AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO: é o documento por meio do

qual os mecanismos de fiscalização buscam garantir a prestação de serviços
públicos ou privados, dentro de condições adequadas de instalações e normas
de funcionamento, a fim de que se alcance um determinado nível de qualidade
da educação. A Lei de Diretrizes e Bases da Educação (BRASIL, 1996) estipula
as responsabilidades quanto aos atos regulatórios escolares. Uma instituição
escolar, de qualquer nível ou modalidade de educação, somente poderá iniciar
suas atividades a partir da publicação, por órgão responsável, da autorização de
funcionamento.
RENOVAÇÃO DA AUTORIZAÇÃO: dentro de período estipulado pelo órgão

responsável, a instituição de ensino deverá se submeter à renovação da sua
autorização de funcionamento.
CREDENCIAMENTO: é o ato que reconhece e regulamenta a oferta de

educação em uma instituição de ensino autorizada, sendo que cada nível e
modalidade de educação deve atender a um regramento próprio. As instituições
de ensino que encerrarem suas atividades também necessitam de um ato de
cessação de atividades e devem, na forma da regulamentação específica da
rede de ensino a qual pertencem, remeter uma série de documentos e registros
escolares à respectiva Secretaria de Educação.
PROJETO POLÍTICO PEDAGÓGICO: é o documento no qual são

descritos os fundamentos pedagógicos que orientarão os processos de ensino
e aprendizagem na instituição. Conforme previsto na LDB, toda a escola deve
elaborar um Projeto Político Pedagógico e, nele, definir a proposta pedagógica da
escola, as diretrizes de formação dos professores e algumas diretrizes para a forma
da gestão escolar. Dizemos que é um projeto, pois trata de uma ação estruturada
e planejada com uma finalidade específica; também é político porque, conforme
aponta Oliveira, (2005, p. 41) é um ato de “formação do sujeito ético-histórico;
114
do cidadão que tenha como fazer sua inserção comprometida na sociedade[...]”;

e por fim, pedagógico por seu caráter pedagógico de toda a estrutura escolar,
das instâncias de ensino-aprendizagem, aos espaços da gestão e administração,
conforme já estudamos no capítulo anterior. Desse modo, conforme Veiga (1998),
podemos dizer que o projeto político pedagógico é um documento que norteia
aquilo que será, em termos educativos, o objetivo de toda a escola.
De modo geral, a escola adota uma linha teórica que servirá de base para a
construção de seus processos educativos. Vale lembrar que, embora os sistemas
de ensino possuam liberdade de organização, conforme vimos no excerto da
LDB exposto anteriormente, a proposta pedagógica elaborada na escola não
pode deixar de observar a Base Nacional Comum Curricular e os documentos
dos Conselhos de Educação, que dispõem sobre as competências curriculares e
organizam os conteúdos a serem ministrados em cada campo de saber.
Conheça mais sobre a Base Nacional Comum Curricular e sobre

o Conselho Nacional de Educação nos sites a seguir:
Base Nacional Comum Curricular: http://basenacionalcomum.

mec.gov.br/abase/;
Conselho Nacional da Educação: http://portal.mec.gov.br/conse-

lho-nacional-de-educacao/apresentacao
A figura a seguir representa, esquematicamente, as características do PPP,

em suas fases de elaboração e concepção.
115
Secretaria escolar
FIGURA 5 – ELABORAÇÃO DO PPP
FONTE: Adaptado de Veiga (1998)
REGIMENTO ESCOLAR: compreende um conjunto de regras internas da es-

cola, que, respeitando as legislações que lhe são superiores, organizará todo o
funcionamento escolar, sendo imprescindível para obter a autorização de funcio-
namento da instituição.
O Regimento Escolar é um documento obrigatório. A Lei nº 9.394/96 – LDB

(BRASIL, 1996) prevê que, nele, devem constar informações essenciais do fun-
cionamento da escola, como é o caso das formas de progressão escolar, do con-
trole de frequência, da obrigatoriedade dos estudos de recuperação, da carga ho-
rária e outras informações pedagógicas. Sendo assim, trata-se de mais um dos
documentos que orientarão o funcionamento da Secretaria Escolar.
116
Conforme já falamos anteriormente, a escola é um espaço que privilegia as

decisões democráticas e colegiadas. Desse modo, a construção do seu regimento
deve partir não de uma só pessoa, mas de um grupo, preferencialmente, um con-
selho que represente, de modo democrático, toda a comunidade escolar.
Por se tratar de um documento formal e que deve conter algumas informa-

ções obrigatórias, o regimento escolar deve ser estruturado de maneira a demons-
trar, dentre outras informações, aquelas que identificam a instituição de ensino, a
sua estrutura administrativa e pedagógica, a descrição de sua missão e objetivos,
os princípios que norteiam seu funcionamento, as regras internas de funciona-
mento de seus setores, da dinâmica pedagógica, do seu quadro de pessoal e
também o detalhamento das regras escolares. Todas essas descrições devem es-
tar em sintonia com o que prevê a legislação educacional correspondente à esfera
a qual a escola se vincula: municipal, estadual ou federal. Será o regimento esco-
lar que definirá, de forma legal, a rotina da escola em todas as suas dimensões.
Observe que os princípios da legalidade e da nitidez, que estudamos no Ca-

pítulo 2, são imprescindíveis no momento da elaboração de um regimento escolar,
pois se esse documento não estiver em conformidade com a legislação educa-
cional e se não apresentar seu regramento de forma clara e coerente, não terá
validade enquanto documento normatizador da vida escolar.
1. Explique por que o regimento escolar não deve ser elaborado por
representantes de apenas um segmento escolar?
CALENDÁRIO ESCOLAR: é a distribuição cronológica das ações da escola,

colocando as atividades planejadas em uma perspectiva temporal. Trata-se de um
documento obrigatório e tanto a LDB quanto as legislações estaduais e municipais
especificam as regras da elaboração do calendário escolar. Algumas instâncias
administrativas tomam para si a tarefa de elaboração de um único calendário
para toda a rede de ensino. Quando cabe à escola essa tarefa, isso deve ocorrer
por meio da submissão da proposta de calendário ao órgão competente, que, na
maioria dos casos, é a Secretaria de Educação a qual a escola está vinculada.
Vejamos então o que dispõe especialmente os artigos 23, 24 e 28 da Lei nº

9394/96 (BRASIL, 1996) em relação ao calendário escolar:
117
Secretaria escolar
Art. 23.
§ 2º O calendário escolar deverá adequar-se às peculiaridades
locais, inclusive climáticas e econômicas, a critério do
respectivo sistema de ensino, sem com isso reduzir o número
de horas letivas previsto nesta Lei.
Art. 24. A educação básica, nos níveis fundamental e médio,
será organizada de acordo com as seguintes regras comuns:
I - a carga horária mínima anual será de oitocentas horas para
o ensino fundamental e para o ensino médio, distribuídas
por um mínimo de duzentos dias de efetivo trabalho escolar,
excluído o tempo reservado aos exames finais, quando houver;
§ 1º A carga horária mínima anual de que trata o inciso I
do caput deverá ser ampliada de forma progressiva, no ensino
médio, para mil e quatrocentas horas, devendo os sistemas de
ensino oferecer, no prazo máximo de cinco anos, pelo menos mil
horas anuais de carga horária, a partir de 2 de março de 2017.
[...]
Art. 28. Na oferta de educação básica para a população rural,
os sistemas de ensino promoverão as adaptações necessárias
a sua adequação às peculiaridades da vida rural e de cada
região, especialmente:
II - organização escolar própria, incluindo adequação do
calendário escolar às fases do ciclo agrícola e às condições
climáticas;
[...]
A figura a seguir apresenta um mapa mental com as principais especificidades

descritas na LDB, as quais você deve considerar no momento da estruturação de
um calendário escolar.
FIGURA 6 – ESPECIFICIDADES DO CALENDÁRIO ESCOLAR
FONTE: Adaptado de Brasil (1996).
118
Observe que, na elaboração do calendário escolar, as redes de ensino ou,

em alguns casos, a própria escola, adquire uma relativa autonomia, sendo pos-
sível estruturar suas ações respeitando as características de seu público. No en-
tanto, isso deve ocorrer sem desconsiderar as diretrizes gerais de legislações su-
periores, como é o caso, por exemplo, do número de aulas obrigatório para cada
nível de ensino.
Há, ainda, outras informações fundamentais que devem constar no calen-

dário escolar, pois interferem diretamente na execução das atividades de um ano
letivo. É o caso, por exemplo, dos feriados e pontos-facultativos; das datas espe-
cíficas da rotina escolar como período de matrícula, período de recuperação, se-
mana de formação de professores, período de entrega de documentos, reuniões
de pais, feiras, eventos esportivos, dentre outros. Todos esses eventos devem
estar assinalados e descritos no calendário, de maneira a assegurar a informação
a toda a comunidade escolar e garantir a execução das ações no tempo adequa-
do. A experiência da organização de calendários de anos anteriores pode ajudar a
organizar o período de atividades específicas.
O calendário escolar, embora seja uma ferramenta de orientação das ativi-

dades a serem realizadas, pode estar sujeito a alterações e sofrer influência de
fatores externos ao ambiente escolar, como é o caso de paralisações de sistemas
de transporte, desordens climáticas, pandemias, dentre outros. Por essa razão,
quando da sua elaboração, é essencial prever um certo grau de flexibilidade das
atividades previstas. Novamente aqui a observação de calendários dos anos ante-
riores pode ser útil, permitindo a razoabilidade na determinação de alguns prazos.
O calendário escolar é um documento obrigatório da escola e precisa ter ga-

rantida a sua publicidade, sendo que, quanto mais divulgado ele for e com maior
antecedência, melhor será para toda a comunidade escolar estar atenta aos seus
períodos.
1. Qual dos eventos relacionados a seguir não é integrante do

calendário escolar?
a) ( ) Comemoração do aniversário da escola
b) ( ) Semana de matrículas
c) ( ) Dias letivos de cada mês
d) ( ) Comemoração dos aniversariantes do mês, na Secretaria
e) ( ) Feriados Nacionais
119
Secretaria escolar
HORA AULA x HORA RELÓGIO
Quando falamos em carga-horária escolar, é importante que se

faça uma distinção entre aquilo que chamamos de hora-aula e hora
relógio. Observe a diferença entre esses dois termos:
Hora-relógio: é aquela que marca o tempo normal de um dia e

equivale a sessenta minutos; Hora-aula: diz respeito ao tempo de du-
ração de uma aula, ou um período, como é denominado em algumas
instituições. O tempo de hora-aula pode ser definido por cada instituição
de ensino, sendo que algumas instituições optam por 45 minutos, outras
por 50 ou 55 minutos. Todavia, a carga horária que deve ser contabiliza-
da para a integralização do que está previsto na LDB é o equivalente às
horas-relógio, ou seja, aos 60 minutos de trabalho escolar.
Sobre isso, cabe destacar que a legislação prevê que atividades

extraclasse e reuniões de cunho pedagógico podem ser contabiliza-
das para fim de integralização da carga-horária de ensino. Também
a Lei nº 9.394/96 – LDB (BRASI, 1996) regulamenta o quantitativo
de horas do relógio mínimas de aula, por período, correspondente a
cada etapa de ensino. Por exemplo, no ensino médio e fundamental,
a carga horária será de 4 horas, sem contar os intervalos. Cumpre
lembrar que modalidades específicas e o ensino noturno podem re-
ceber adaptações na forma da lei, cumprindo-se a carga horária anu-
al mínima.
4 DOCUMENTOS ESCOLARES
No item anterior, estudamos os atos oficiais, isto é, aqueles documentos que
legitimam a ação educativa e sem os quais a escola não poderia atuar. A partir
desses atos e estando apta a desempenhar suas funções, a escola trabalhará
com outro conjunto de documentos, mais operacionais, que registram e qualificam
as diversas atividades que acontecem no âmbito de sua atuação.
Esses documentos escolares constituem a essência do trabalho em uma Se-

cretaria Escolar, por ser esse o setor ao qual é atribuída a tarefa de produzi-los.
Portanto, fazem parte da rotina de qualquer Secretaria e, embora possam sofrer
120
variações de forma e estilo, guardam alguns aspectos que são comuns a todas
as escolas. Agora, tendo em mente todos os princípios estudados no Capítulo 2,
passaremos a compreender, de maneira mais detalhada, esses documentos.
4.1 MATRÍCULA
É o primeiro passo para o ingresso do estudante em uma escola e, portanto,
constitui-se de uma formalidade escolar. A matrícula pode ocorrer de diferentes
formas: a primeira matrícula, que é o ato destinado àqueles estudantes que
vão pela primeira vez frequentar uma instituição de ensino ou que estavam em
situação de abandono escolar; a rematrícula, que se destina àqueles que, em anos
anteriores, já estavam matriculados na escola e irão formalizar sua continuação
dos estudos; as matrículas por transferência externa nacional ou internacional,
que se destinam àqueles alunos provenientes de outras instituições ou sistemas
escolares, no território nacional ou fora dele.
O ato da matrícula atende a regulamentações específicas, razão pela qual

devemos sempre estar atentos aos aspectos legais que fundamentam o trabalho
na Secretaria Escolar. Por exemplo, no caso da Educação Infantil e do Ensino
Fundamental, a Resolução CNE/CEB nº 2, de 9 de outubro de 2018 (BRASIL,
2018) regulamenta as matrículas nesses níveis. Observe o que diz os artigos 3 e
4 dessa resolução:
Art. 3º A Educação Infantil, primeira etapa da Educação Básica,

é oferecida em creches e pré-escolas, as quais se caracterizam
como espaços institucionais não domésticos que constituem
estabelecimentos educacionais públicos ou privados que
educam e cuidam de crianças de 0 (zero) a 5 (cinco) anos
de idade no período diurno, em jornada integral ou parcial,
regulados e supervisionados por órgão competente do sistema
de ensino e submetidos a controle social, conforme o disposto
na Resolução CNE/CEB nº 5/2009.
[...]
§ 2º É obrigatória a matrícula na pré-escola, segunda etapa
da Educação Infantil e primeira etapa da obrigatoriedade
assegurada pelo inciso I do art. 208 da Constituição Federal,
de crianças que completam 4 (quatro) anos até o dia 31 de
março do ano em que ocorrer a matrícula inicial.
§ 3º As crianças que completam 4 (quatro) anos de idade
após o dia 31 de março devem ser matriculadas em creches,
primeira etapa da Educação Infantil.
§ 4º A frequência na Educação Infantil não é pré-requisito para
a matrícula no Ensino Fundamental.
Art. 4º O Ensino Fundamental, com duração de 9 (nove)
anos, abrange a população na faixa etária dos 6 (seis) aos 14
(quatorze) anos de idade e se estende, também, a todos os
que, na idade própria, não tiveram condições de frequentá-lo,
nos termos da Resolução CNE/CEB nº 7/2010.
121
Secretaria escolar
§ 1º É obrigatória a matrícula no Ensino Fundamental de

crianças com 6 (seis) anos completos ou a completar até o dia
31 de março do ano em que ocorrer a matrícula, nos termos da
Lei e das normas nacionais vigentes.
§ 2º As crianças que completarem 6 (seis) anos após essa data
deverão ser matriculadas na Educação Infantil, na etapa da
pré-escola.
A leitura dos artigos 3 e 4 da Resolução CNE/CEB nº 2/2018, descrita

anteriormente, traz alguns aspectos da legislação que determinarão vários
procedimentos administrativos da Secretaria Escolar, quando da efetivação de uma
matrícula nesses níveis de ensino mencionados. Por exemplo, é imprescindível
conferir a idade correta da criança, confrontando a data de nascimento com o
prazo limítrofe, estipulado em lei, o qual define se a matrícula deve ser efetuada
em um ou outro nível. Caso não haja consonância entre esses dois aspectos –
idade e nível de ensino solicitado, a matrícula não poderá ser efetuada, cabendo
à Secretaria Escolar decidir e informar sobre isso. Outro exemplo que pode ser
observado no excerto acima diz respeito à frequência, que, no caso da Educação
Infantil, não é pré-requisito para o ingresso no Ensino Fundamental. Isso já não
se aplica aos demais níveis de ensino, ou seja, é impossível matricular no Ensino
Médio um aluno que não frequentou o Fundamental.
Salienta-se que, no exemplo anterior, apresentamos aspectos referentes

à matrícula na educação Infantil e Ensino Fundamental. No entanto, os demais
níveis e modalidades de ensino também apresentam suas próprias regras,
as quais buscam regulamentar e legitimar o ingresso dos alunos. É o caso do
ingresso nos níveis de Ensino Médio, Ensino Superior e nas modalidades de
Educação Profissional, Educação Especial, Educação de Jovens e Adultos, dentre
outras. As especificidades de cada tipo dessas matrículas igualmente repercutem
no trabalho de uma Secretaria Escolar e o caminho é sempre o mesmo: estudar
constantemente essas normativas, mantendo a atualização sobre as possíveis
modificações que venham a apresentar.
Os alunos considerados público-alvo da educação especial, que

são atendidos pela atual política nacional de Educação especial na
Perspectiva da educação inclusiva – PNEEPEI (acesse: <http://portal.
mec.gov.br/arquivos/pdf/politicaeducespecial.pdf>) tem assegurado
seu direito de matrícula. Leia o texto a seguir extraído da página do
Ministério da Educação.
As escolas são obrigadas a oferecer vagas para alunos com

deficiência? Elas precisam de alguma licença para oferecer essas
vagas?
122
Não há necessidade de licença da Secretaria de Educação,

uma vez que nossa lei maior, a Constituição Federal, determina no
Art. 205 que a educação é direito de todos e a Resolução do CNE/
CEB nº 2/2001, a qual define as diretrizes nacionais para a educação
especial na educação básica, determina que as escolas do ensino
regular devem matricular todos os alunos em suas classes comuns,
com os apoios necessários. Esse apoio pode constituir parte do
atendimento educacional especializado (previsto no Art. 208 da
Constituição Federal) e pode ser realizado em parceria com o sistema
público de ensino. Qualquer escola, pública ou particular, que negar
matrícula a um aluno com deficiência comete crime punível com
reclusão de 1 (um) a 4 (quatro) anos (Art. 8º da Lei nº 7.853/89).
FONTE: <https://bit.ly/3ot5cN8>. Acesso em: 22 abr. 2020.
Àqueles alunos que concluírem os estudos no Ensino fundamental

ou equivalente poderão ser matriculados no Ensino Médio ou Educação
Profissional Técnica de Nível Médio. Para essa última, também é impor-
tante observar o regramento específico.
O Ensino de jovens e adultos, como modalidade específica,

possui suas particularidades para o ato de matrícula. Pesquise sobre
essas particularidades na resolução CNE/CEB RESOLUÇÃO Nº 3,
DE 15 DE JUNHO DE 2010, disponível em: <https://bit.ly/3jpuDf7>.
Agora que já abordamos a necessidade de conhecer o amparo legal para

proceder um ato de matrícula, vamos observar alguns aspectos que contribuem
para operacionalizar esse ato. Na prática, quais são os documentos necessários
a serem apresentados na Secretaria Escolar, para que se efetive uma matrícula?
Quem especifica essa relação? Todas essas questões irão requerer, do secretário
escolar e da equipe envolvida no ato da matrícula, habilidades de gestão e
conhecimento das regras que instituem o ato formal de ingresso escolar.
O regimento escolar, que é um dos atos oficiais estudados, deve prever a

documentação obrigatória exigida pela escola no ato da matrícula. Por exemplo,
123
Secretaria escolar
a carteira de vacinação, o atestado de alistamento militar e outros documentos

previstos em regulamentação específica devem estar citados nesse regimento,
assim como as regras para documentação complementar, no caso de o aluno ou
responsável não as apresentar no ato da matrícula.
Para que a etapa de matrícula escolar seja realizada pela Secretaria de

forma eficiente e eficaz (lembre-se de que tratamos desses conceitos no primeiro
capítulo), algumas atitudes devem ser tomadas antes, durante e depois da
execução dessa ação, são elas:
ANTES:
• Divulgue para toda a comunidade escolar, interna e externa, o máximo

de informações sobre o procedimento de matrícula: local, prazos,
documentos necessários, requisitos para a matrícula.
• Reúna a equipe para o estudo da legislação e o planejamento das
atividades, dividindo as tarefas e esclarecendo eventuais dúvidas.
• Organize o espaço físico onde a matrícula irá ocorrer, desde a
separação do material de expediente e verificação do funcionamento dos
equipamentos, até a disposição dos locais de atendimento e de espera.
Se for o caso, organize um protocolo de atendimento, com senhas,
etapas do processo e prioridades.
DURANTE:
• Tenha sempre à vista a legislação específica.

• Atenda alunos e responsáveis de maneira formal, assertiva e com
cordialidade.
• Confira, com atenção, os procedimentos e documentos.
• Forneça as informações necessárias sobre o ingresso ou reingresso do
estudante na instituição.
DEPOIS:
• Organize os documentos recebidos, dê os devidos encaminhamentos ou

proceda o arquivamento adequado.
• Reúna a equipe para uma reunião de avaliação do processo.
• Elabore um registro da atividade, relatando ocorrências e impressões
dos envolvidos.
124
A Secretaria pode elaborar ou sugerir a elaboração de um

Manual do Aluno, no qual constem todas as informações úteis para
a vida escolar do estudante a ser entregue no ato da matrícula ou
disponibilizado no site institucional.
4.2 TRANSFERÊNCIA
A transferência de alunos ocorre quando um aluno regularmente matriculado
em uma instituição de ensino solicita ingresso em outra escola, sendo que a
instituição de origem pode ser do território nacional ou internacional.
No processo de transferência, o aluno deve apresentar toda a documentação

exigida para a matrícula regular, bem como todos os registros da sua situação
escolar e documentação proveniente de instituição de ensino de origem, como
histórico escolar, ficha individual e atestado de desistência de vaga, quando for
o caso. A Secretaria, de acordo com as possibilidades previstas no regimento da
escola, pode fixar um prazo para a entrega dos documentos ou mesmo aceitar
temporariamente cópias não autenticadas, até que sejam providenciadas, pelo
aluno ou por seu responsável, as vias adequadas.
Quando se tratar de aluno oriundo de instituição de ensino estrangeira, o

secretário escolar deve observar a validade dos documentos, exigindo a tradução
expedida por um tradutor juramentado. Além disso, nesses casos, é necessário
que a escola proceda a equivalência de estudos, para adaptar o aluno ao sistema
de ensino nacional na etapa de ensino equivalente e adequada.
O Ministério da Educação possui um espaço em sua página de

orientações sobre as resoluções e procedimentos para a equivalência
de estudos do exterior. Acesse em: <https://bit.ly/37Hyz8O>.
125
Secretaria escolar
4.3 REGULARIZAÇÃO DA VIDA

ESCOLAR
A regularização da vida escolar do aluno é um procedimento que consiste na
colocação adequada do discente na série, ano, ou nível de ensino relativo ao seu
direito, sendo que a Secretaria Escolar deve conhecer os aspectos legais desse
processo.
A regularização pode se mostrar necessária por diferentes motivos, mas,

de maneira geral, ocorrerá sempre que a situação atual do aluno não preencha
os requisitos legais exigidos para a investidura no nível ou ano em que ele se
encontra matriculado.
Algumas situações relativas ao aluno e que poderão gerar um ato de

regularização da vida escolar estão relacionadas a seguir:
a) Quando não há comprovação da vida escolar pregressa do aluno.

b) Quando o aluno está matriculado em série/ano diferente do que deveria
estar cursando.
c) Quando houver lacunas na formação seriada do aluno.
d) Quando o aluno for oriundo de escola extinta ou paralisada.
e) Quando houver irregularidade dolosa ou culposa nos registros escolares.
f) Quando o aluno for matriculado com idade abaixo da permitida em série/
ano, salvo excepcionalidades legalmente autorizadas.
g) Quando o aluno pertencer a populações itinerantes.
A Lei nº 9.394/96 – LDB (BRASIL, 1996), em seu artigo 24, prevê algumas
formas de regularização da vida escolar do aluno, mas destaca que os sistemas
de ensino definirão um regramento próprio. Além disso, essa lei estabelece as
formas de verificação do rendimento do aluno, prevendo, inclusive, a possibilidade
de avanço e aproveitamento total ou parcial de estudos.
II - a classificação em qualquer série ou etapa, exceto a primei-

ra do ensino fundamental, pode ser feita:
a) por promoção, para alunos que cursaram, com aproveita-
mento, a série ou fase anterior, na própria escola;
b) por transferência, para candidatos procedentes de outras
escolas;
c) independentemente de escolarização anterior, mediante
avaliação feita pela escola, que defina o grau de desenvolvi-
mento e experiência do candidato e permita sua inscrição na
série ou etapa adequada, conforme regulamentação do res-
pectivo sistema de ensino;
126
III - nos estabelecimentos que adotam a progressão regular por

série, o regimento escolar pode admitir formas de progressão
parcial, desde que preservada a sequência do currículo, obser-
vadas as normas do respectivo sistema de ensino;
IV - poderão organizar-se classes, ou turmas, com alunos de

séries distintas, com níveis equivalentes de adiantamento na
matéria, para o ensino de línguas estrangeiras, artes, ou outros
componentes curriculares;
V - a verificação do rendimento escolar observará os seguintes

critérios:
a) avaliação contínua e cumulativa do desempenho do aluno,
com prevalência dos aspectos qualitativos sobre os quantitati-
vos e dos resultados ao longo do período sobre os de eventu-
ais provas finais;
b) possibilidade de aceleração de estudos para alunos com
atraso escolar;
c) possibilidade de avanço nos cursos e nas séries mediante
verificação do aprendizado;
d) aproveitamento de estudos concluídos com êxito;
e) obrigatoriedade de estudos de recuperação, de preferência
paralelos ao período letivo, para os casos de baixo rendimento
escolar, a serem disciplinados pelas instituições de ensino em
seus regimentos.
Todo o procedimento de regularização da vida escolar do aluno deve ser de-

vidamente registrado e seguir os procedimentos previstos na legislação pertinen-
te. Quando verificadas irregularidades dolosas, ou seja, a presença de fraude, a
instituição de ensino deve tomar as medidas cabíveis, com vistas a responsabili-
zar o autor dos fatos.
4.4 DIÁRIO DE CLASSE

O diário de classe é o documento em que o professor vai registrar as
informações sobre o andamento das aulas. É nele que ficam registrados os dados
relativos ao trabalho do professor, como os conteúdos programáticos, o número
de aulas ministradas, as datas dessas aulas e demais intercorrências, assim como
os dados referentes ao desempenho do aluno, tais como frequência e rendimento.
A Secretaria Escolar é o setor que organiza o diário de classe para cada

professor, a partir de modelo padronizado, definido pela rede ou instituição de
ensino. Nele, deve constar o nome do professor e da disciplina, o nome de
todos os alunos regularmente matriculados na turma, por ordem alfabética, a
identificação do ano/turma e período, um espaço para anotações do professor
quanto ao andamento do trabalho, assim como um espaço para o registro de
frequência e de notas.
127
Secretaria escolar
Devemos lembrar que, conforme prevê a Lei nº 9394/96 – LDB (BRASIL,

1996), o controle de frequência fica a cargo da escola, conforme o disposto no
seu regimento e nas normas do respectivo sistema de ensino. A frequência míni-
ma exigida, de maneira geral, é setenta e cinco por cento (75%) do total de horas
letivas para aprovação, resguardando-se o direito a faltas justificadas, previstas
no regimento escolar.
Em relação ao aproveitamento do aluno, as notas ou conceitos serão atribuí-

dos pelo professor conforme a previsão regimental, observando-se os critérios de
progressão regular ou progressão parcial.
Durante o período letivo, o diário de classe fica sob a responsabilidade do

professor titular da disciplina. Ao final do período e observando o prazo do calen-
dário escolar, o professor deverá entregar, na Secretaria Escolar, todos os seus
diários, devidamente preenchidos, contendo, inclusive, os registros de frequência
e rendimento de cada aluno, atestando a aprovação ou reprovação.
É importante que o secretário escolar se certifique, ao longo do ano letivo,

que todos os professores estão utilizando o diário de classe de forma adequada,
lembrando-os da responsabilidade das informações ali prestadas, pois é esse o
documento legal que valida a rotina do aluno e do professor em sala de aula.
Após o recebimento dos diários de classe devidamente preenchidos, a Se-

cretaria Escolar deve fazer os registros pertinentes nas fichas individuais dos alu-
nos e, a seguir, arquivá-los, conforme a tabela de temporalidade de guarda desse
tipo de documento.
1. Qual a importância de guardar os diários de classe, por um

determinado período, ao final do ano letivo?
4.5 FICHA INDIVIDUAL

A ficha individual do aluno é o documento que contém todos os dados e to-
das as informações de seu percurso escolar. Nesse documento, além do apro-
128
veitamento acadêmico individual de cada aluno regularmente matriculado, o qual

contém notas e/ou conceitos, serão também registradas a frequência e as inter-
corrências durante um período letivo.
É a Secretaria Escolar que recebe, registra e guarda esses dados e infor-

mações. Os dados referentes à frequência e ao rendimento do aluno serão infor-
mados pelos professores, ao final de cada período estipulado no regimento ou
no calendário, sendo do secretário escolar a responsabilidade do correto registro
dessas informações na ficha individual.
No caso de transferência do aluno para outra instituição, deve-se encami-

nhar, à escola que o receberá, uma cópia da ficha, para o acompanhamento da
situação escolar dele.
Quanto ao modelo, podemos dizer que cada instituição ou rede de ensino es-
tabelecerá uma ficha individual padrão, de acordo com suas normas regimentais
e com o conjunto de informações que deseja registrar no documento. No entanto,
independentemente do modelo de ficha, por ser individual, deve conter os dados
pessoais de cada estudante, os espaços identificados para o preenchimento do
rendimento e da assiduidade, bem como espaço para observações, de modo que,
sempre que necessário, seja possível ter acesso e compreender, com clareza, as
informações nela contida. A ficha deve ser guardada junto aos demais documen-
tos individuais na pasta do aluno.
4.6 LIVRO DE REGISTRO

Como o próprio nome já sugere, é um livro no qual ficarão registrados os
fatos mais importantes do cotidiano escolar, isto é, as ocorrências relevantes ou
incomuns, os fatos administrativos, tais como a investidura em cargos, por exem-
plo. Por isso, podemos dizer que o livro de registros escolares guarda um pouco
da história da escola em seus fatos, sendo que cada escola ou rede definirá sua
utilização e padrão.
Todos os livros de registros devem conter as páginas numeradas; um termo

de abertura na primeira página, assinado pelo diretor da escola e pelo secretário,
informando a finalidade do livro, o número de páginas e a data. Ao final do livro,
deve-se lavrar o termo de encerramento, que vai assinado também pelo diretor e
pelo secretário.
Os livros de registros podem ser divididos por assunto. Vejamos alguns

exemplos:
129
Secretaria escolar
• Livro de registro de matrículas: no caso de não haver um sistema de

informação para a matrícula, a escola disporá de um livro de matrículas e
nele constará todos os registros de alunos matriculados, por turma, série/
ano e turno, com dados pessoais, data de matrícula e demais dados
relativos ao processo.
• Livro de registro de certificados e diplomas: nele serão registrados todos
os certificados e diplomas expedidos pela instituição de ensino, também
com todos os dados referentes à conclusão do curso ou etapa.
• Livro de registro de ocorrências: onde são registradas ocorrências tais
como faltas disciplinares. O livro de ocorrências pode ser também um
instrumento pedagógico, sendo que esse tipo de registro não deve ter
caráter punitivo aos alunos, mas funcionar como instrumento de reflexão
das práticas discentes na escola.
Todas as informações constantes nos livros de registros escolares devem

ser claras e fidedignas à realidade. O livro não deve conter rasuras, nem páginas
arrancadas, uma vez que se trata de documento oficial escolar e tem valor legal
para atestar os fatos. O controle dos livros de registros, sua guarda, sua abertura,
encerramento e arquivamento são funções da equipe da Secretaria Escolar.
DECLARAÇÃO: Uma declaração é um documento que pode

ser expedido pela Secretaria Escolar para uma finalidade específica,
como atestar um fato, expressar um direito ou comprovar uma
informação. Por exemplo, pode-se expedir uma declaração de
matrícula, uma declaração de presença em um evento estudantil,
dentre outros.
Com diversas finalidades, a declaração possui uma estrutura

padrão, podendo sofrer variações de acordo com o modelo de cada
instituição de ensino ou rede. A estrutura básica, no entanto, pode
ser assim pensada:
I. Identificação da instituição que emite a declaração, geralmente

em folha timbrada.
II. Texto redigido de forma clara e objetiva, especificando as fontes
de dados e a finalidade da declaração.
III. Assinatura da autoridade competente, carimbo ou registro, local e
data.
130
4.7 HISTÓRICO ESCOLAR

O histórico escolar expedido por uma instituição de ensino é o
documento que registra a vida escolar do aluno, atesta sua conclusão total
ou parcial de estudos e quantifica o rendimento discente nas disciplinas do
currículo escolar. A Secretaria Escolar é o setor da escola responsável pela
emissão do histórico, com base na Lei nº 9394/96 – LDB, a qual prevê, em
seu artigo 24, inciso VII que “cabe a cada instituição de ensino expedir
históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou
certificados de conclusão de cursos, com as especificações cabíveis”
(BRASIL, 1996, s.p.).
No histórico escolar deve constar, com clareza, os dados de

identificação da instituição de ensino e do aluno e a autorização
de funcionamento institucional, seguidos de um conjunto de outras
informações que atestem a trajetória escolar do estudante, tais como o
nível de educação a que se refere; as disciplinas cursadas e as respectivas
médias alcançadas; o ano ou período em que ocorreram os estudos e
outras observações acerca da vida escolar do aluno. É importante salientar
que o histórico escolar é gerado a partir da transcrição de dados que
estejam devidamente registrados na Secretaria, especialmente aqueles
dos diários de classe dos professores.
O histórico escolar deve ser assinado pelo secretário escolar e pela

autoridade escolar, conforme as normas regimentais e, assim como
qualquer outro documento legal, não pode conter rasuras.
4.8 CERTIFICADO E DIPLOMA

O certificado de conclusão de curso é o documento expedido para atestar a
conclusão dos cursos da Educação Básica, enquanto que o diploma é expedido
quando se tratar da conclusão de curso técnico ou superior. A expedição de
certificados e diplomas necessita, obrigatoriamente, de registro em um livro de
registro de certificados ou diplomas, no qual deve constar o número do documento
e demais dados da emissão.
Rodrigues, Correia e Carvalho (2010, p. 40-41) elaboraram um exemplo de

dados que devem constar no livro de registros:
• Número e ordem do registro.

• Nome do titulado; data e local de nascimento; data e conclusão
do curso; habilitação profissional (Diploma).
131
Secretaria escolar
• Conclusão de curso do Ensino Médio (Certificado).

• Assinatura do diretor e do secretário geral.
• Data e efetivação do registro.
Em todo o certificado ou diploma deve haver a informação do livro de registro,

informando o número e a página em que o documento está registrado.
Relacione os itens da coluna numerada com as descrições

correspondentes.
1- Matrícula ( ) Procedimento administrativo que visa

2- Diário de classe adequar o discente à determinado nível
3- Ficha individual ou ano do ensino.
4- Livro de registros ( ) Contém todos os dados e informações do
5- Histórico escolar aluno, inclusive a frequência e as intercor-
6- Certificado rências durante o ano letivo.
7- Diploma ( ) Documento no qual o professor registra
8- Transferência as informações sobre o andamento das
9- Regularização da vida escolar aulas na sua disciplina.
( ) Documento no qual são registrados, por
escrito, os eventos mais importantes da
escola.
( ) Emitido quando da conclusão de curso
técnico ou superior.
( ) Emitido quando da conclusão do Ensino
Fundamental ou Ensino Médio.
( ) Representa o ingresso do aluno na esco-
la, em determinado nível e ano do ensino.
( ) Emitido pela Secretaria, como forma de
atestar toda a trajetória escolar do aluno.
( ) Ato que autoriza o aluno a ingressar na
escola, sendo oriundo de outra instituição
de ensino, nacional o internacional.
132
Este item que aqui se encerra tratou dos documentos escolares que são re-
quisitados à Secretaria e que por ela devem ser produzidos e devidamente arqui-
vados. Lembre-se, no entanto, de que se trata de alguns documentos, pois haverá
várias outras situações que demandarão a expedição de informações, de forma
documental e que não foram aqui descritas. É o caso, por exemplo, de declara-
ções, atas de reuniões, ofícios e memorandos a serem expedidos, dentre outros.
Enfim, a relação é infindável, pois são inúmeras as situações nas quais uma Se-
cretaria poderá atuar. Por isso, relacionamos aqui aqueles documentos que, se-
guramente, serão rotina em qualquer escola. No entanto, você agora conhece os
caminhos que devem ser seguidos para que um documento possa ser produzido
em uma Secretaria Escolar. Qualquer que seja a demanda documental que se
apresente, a observância dos aspectos administrativos e também os princípios
estudados devem conduzir as ações.
O Capítulo 3 deste livro trouxe a você os aspectos mais práticos do trabalho
de uma Secretaria Escolar, por meio da identificação das diferentes demandas
que podem compor as rotinas desse setor e da compreensão dos caminhos ad-
ministrativos para processar essas demandas. Foram estudados alguns tipos de
documentos escolares, sempre considerando que há uma variedade de documen-
tos, que não poderiam ser citados na totalidade, mas que requerem o mesmo
pensamento administrativo para serem processados. Portanto, buscamos enfati-
zar, não tanto o procedimento em si, mas a forma como a equipe deve atuar para
garantir a legitimidade da documentação que tramita em uma Secretaria, seja no
ato de seu requerimento, seja na sua produção ou ainda na sua guarda.
Iniciamos por enfatizar a autonomia que uma escola possui para criar, em
seu regimento escolar, um conjunto de normativas próprias para seus trâmites do-
cumentais, desde que não se contraponha à legislação maior de seu sistema edu-
cacional. A seguir, estudamos os três pilares que, de maneira genérica, alicerçam
as rotinas de uma Secretaria Escolar: o requerimento, que representa a entrada
das demandas na Secretaria; a expedição, que significa produzir e emitir a docu-
mentação requerida; o arquivamento, que diz respeito à guarda dos documentos,
ou ainda, à decisão de sua eliminação.
Depois disso, abrimos uma seção que estudou os atos oficiais que autorizam
uma escola a exercer sua função, apresentando um conjunto de documentos que
legitima a ação da escola: Autorização de Funcionamento; Renovação de Autori-
zação; Credenciamento; Projeto Político pedagógico; regimento escolar; calendá-
rio escolar. Trata-se de documentos amplos, que, embora não sejam produzidos
133
Secretaria escolar
pela Secretaria Escolar, são a base legal ou o respaldo para a emissão de qual-
quer outro documento de caráter mais específico.
Por fim, apresentamos, em outra seção, a descrição de alguns documentos

que fazem parte da rotina operacional de uma Secretaria Escolar e que estão
relacionados, na maioria dos casos, à vida escolar do aluno: matrícula, regulari-
zação da vida escolar, diário de classe; ficha individual; livro de registros, histórico
escolar, diplomas e certificados. Vimos que há uma variedade de documentos que
podem ser produzidos, sendo que aqui, elegemos aqueles que seguramente fa-
rão parte do trabalho de qualquer Secretaria, mas, lembre-se de que: essa lista é
diversa, porém, a forma de pensar a produção de qualquer documento é a mes-
ma, ou seja, seguindo os preceitos legais e administrativos.
Recomendamos a leitura atenta dos links e demais materiais sugeridos, pois

é a partir da atualização dos conhecimentos que você estará apto a, permanen-
temente, planejar, sistematizar, executar e avaliar o trabalho de uma Secretaria
Escolar, conduzindo o setor a resultados eficazes.
REFERÊNCIAS
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do Estado, 1998.
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www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm. Acesso em: 6 nov. 2016.
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DUARTE, V. M. R. Requerimento: um gênero dotado de formalidades. 2020.

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135

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SECRETARIA ESCOLAR

Autoria: Marilia Segabinazzi Reinig

Reitor: Prof. Hermínio Kloch

Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol

Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD:

Revisão Gramatical: Equipe Produção de Materiais

Reinig, Marilia Segabinazzi

Secretaria escolar. / Marilia Segabinazzi Reinig. – Indaial: UNI-

135 p.; il.

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