CARACTERIZACION DEL PROCESO
GESTION ADMINISTRATIVA
MCA-01-CPA-D-02, Versión 7, 31/03/2020
OBJETIVO: Administrar y custodiar los recursos físicos de forma
continua y ordenada, así mismo establecer los métodos para el control
de los registros de la documentación que genere, reciba o adquiera la
Corporación, con el fin de garantizar el uso y buen funcionamiento de
los bienes muebles e inmuebles de la entidad.
ENTRADAS
USUARIOS INTERNOS – ASEGURADORAS – ARCHIVO
Directrices, Políticas y
GENERAL DE LA NACION - ENTIDADES EXTERNAS –
Normatividad
Planear - Plan de Acción
PROVEEDORES: TODOS LOS PROCESOS
Institucional
Plan institucional de gestión
PROVEEDORES - CONTRATISTAS
ambiental – Programas
ambientales internos
Documentos, solicitudes
Solicitudes de archivo
Material documental temática
ambiental
Usuarios externos
Solicitudes de servicios de
mantenimiento
Bienes muebles e inmuebles
Parque automotor
Infraestructura
Póliza de seguros
Productos: consumo y devolutivos,
Identificación de Necesidades en
los bienes y recursos
Resultados de la ejecución del
proceso y/o proyecto
Informes de auditoría
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Ver Listado Maestro de documentos del proceso
Ver Tabla de retención documental
REQUISITOS LEGALES Y ESPECIFICOS
Ver Normograma por procedimiento
Normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, MIPG
ALCANCE: Comprende desde la planeación, AUTORIDAD: Líder del proceso:
organización, administración y mantenimiento Secretario General
de los recursos físicos de la entidad hasta su RESPONSABILIDAD: Equipo de
control y seguimiento. trabajo
PLANEAR
Plan Institucional de archivos de la entidad PINAR SALIDAS
Plan de conservación documental y preservación digital Comunicaciones internas y
Plan de austeridad y gestión ambiental externas
Plan Estratégico de Seguridad Vial Usuarios atendidos
USUARIOS INTERNOS – ASEGURADORAS
Programación de inventarios Tablas de retención documental
USUARIOS: TODOS LOS PROCESOS
Expedientes organizados y
HACER preservados
Organización, conservación, transferencia y custodia Archivos de gestión, central e
de documentos histórico
Tramite de correspondencia interna y externa y Bases de datos bibliográfica
atención de usuarios internos y externos Servicios generales y de
Manejo y atención del centro de documentación transporte prestados
ambiental Mantenimientos realizados –
Administración y Mantenimiento de bienes muebles e certificados de calibración
inmuebles Inventarios actualizados
Recepción, almacenamiento, entrega, inventario de Entradas y salidas almacén
bienes y elementos y baja de bienes muebles Siniestros indemnizados
Ejecución Plan estratégico de seguridad VIAL – PESV Bienes asegurados
Procedimiento trabajo seguro conducción vehículos Seguimiento e indicadores PESV
Informes de indicadores y riesgos
VERIFICAR Informes de seguimiento planes
Autoevaluación institucional institucionales y estratégicos
Seguimiento a los riesgos y controles de procesos, Planes de mejoramiento
procedimientos, planes, programas y/o proyectos
ACTUAR PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Implementación de acciones de mejora
Aplicación de la normatividad vigente
Implementación de acciones de control establecidas
en los riesgos y en los procedimientos
RECURSOS
Seguimiento a indicadores
Recursos Humanos
Aplicación de las directrices ambientales establecidas
Recursos físicos, financieros, y
en el Plan institucional de gestión ambiental - PIGA
tecnológicos
Aplicación de controles en seguridad y salud en el
Requisitos contractuales
trabajo - SST