ADMINISTRACION DEL EFECTIVO La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancas

y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rpidamente invertido. La administracin del efectivo generalmente se centra alrededor de dos reas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la funcin de planeacin y adems con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propsitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administracin es responsable del control interno es decir de la y proteccin de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo ms lquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para uso personal. Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.Promover la contabilizacin adecuada de los datos.-Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un mtodo adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la funcin de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques. La administracin del efectivo es una de las reas mas importantes de la administracin del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos lquidos pueden funcionar tambin como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo as el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirn finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el comn denominador al que pueden reducirse todos los activos lquidos. La administracin eficiente del efectivo es de gran importancia para el xito de cualquier compaa. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc. Razones de mantener el efectivo Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales: 1. 2. 3. 4. Transacciones Compensacin a los bancos por el suministro de prstamos y servicios. Precaucin Especulacin

Cuando se administra en forma eficiente la inversin en activos circulantes especficos, puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha identificado tres motivos que implican efectivo: el motivo transaccin, el motivo precaucin y el motivo especulacin (The General Theory of Employment, Interest, and Money, de John Maynard Keynes, New York; Harcourt, 1936, 170 174). El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se presentan en el curso normal de los negocios pagos por compras, mano de obra y dividendos. El segundo se relaciona con mantener un colchn o amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto ms proyectables sean los flujos de efectivo del negocio, menores cantidades por precaucin se necesitaran. La posibilidad de obtener prstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo tambin reduce la necesidad de este tipo de recursos. Es importante sealar que no todos los recursos para transacciones de la organizacin y las cantidades por precaucin tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan dinero) El motivo especulacin se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los cambios estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas de inters aumenten y que disminuyan los precios de los valores, este motivo sugiere que la organizacin debe conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de inters. Cuando se espera que las tasas de inters desciendan, el efectivo se puede invertir en valores; la organizacin se beneficiar con cualquier descenso futuro en las tasas de inters y aumentos en los precios de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de inters. Por lo tanto este desarrollo de materia se centrara en los motivos de transaccin y precaucin de la organizacin, conservando estas cantidades en efectivo y en valores realizables

LOS CUATRO PRINCIPIOS BSICOS PARA LA ADMINISTRACIN DE EFECTIVO Existen cuatro principios bsicos cuya aplicacin en la prctica conducen a una administracin correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios estn orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el mximo provecho. Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" Ejemplo: -Incrementar el volumen de ventas -Incrementar el precio de ventas. - Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribucin).Eliminar descuentos. SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" Ejemplo: - Incrementar las ventas al contado Pedir anticipos a clientes Reducir plazos de crdito. TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" Ejemplo: - Negociar mejores condiciones (reduccin de precios ) con los proveedores) - Reducir desperdicios en la produccin y dems actividades de la empresa. - Hacer bien las cosas desde la primera vez (Disminuir los costos de no Tener Calidad) CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" Ejemplo: - Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. - Adquirir los inventarios y otros activos en el momento ms prximo a cuando se van a necesitar Hay que hacer notar que la aplicacin de un principio puede contradecir a otro, por

ejemplo: Si se vende slo al contado (cancelando ventas a crdito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicacin del segundo principio con el primero. En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no slo el efecto directo de la aplicacin de un principio, sino tambin las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. El efectivo se refiere a moneda corriente y deposito exigible. La administracin del efectivo implica tener lo ptimo, ni exceso ni dficit, de la cantidad de efectivo disponible en el momento correcto. El manejo adecuado del dinero requiere que la compaa sepa cunto dinero necesita, lo mismo que cuanto tiene y donde lo tiene en todo momento. El objetivo de la administracin del efectivo es el de invertir el exceso de efectivo para obtener una utilidad, mientras se retiene la suficiente liquidez para satisfacer las necesidades futuras. El administrador financiero debe planificar cuando tener exceso de fondos disponibles para invertir y cuando necesita pedir prestado. En los ltimos aos, y a efecto de evaluar las finanzas de la empresa, ha adquirido singular importancia la capacidad generadora de efectivo que esta posee, e inclusive hay quienes destacan este concepto por encima de las mismas utilidades. Y este punto de vista no deja de ser razonable: las decisiones financieras se implementan es con el efectivo no con las utilidades. Sobra recordar que el crecimiento de la empresa que implica inversiones en propiedad planta y equipos y capital de trabajo, debe apoyarse fundamentalmente en su flujo de efectivo, que, de no ser suficiente obligara a la empresa a recurrir al endeudamiento y los aportes de socios. Es as como se asocia el xito de una empresa con su generacin de efectivo Razn operativa. Se refiere al hecho de que la empresa, para poder llevar a cabo sus operaciones en forma normal, debe garantizar la financiacin de un volumen determinado de efectivo que le permita atender el pago de las cuentas al momento de su vencimiento. La determinacin de este volumen de efectivo se hace estableciendo primero el denominado ciclo de caja de la empresa. Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo: Es uno de los mecanismos que se utilizan para controlar el efectivo, establece la relacin que existe entre los pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efecta el cobro por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado

EJEMPLO DIAS DE INVENTARIOS 15 DIAS PERIODO DE COBRO 60 DIAS, PERIOD DE PAGO 45 DIAS

DIAS INV 15 0 PERIODO DE PAGO 45

DIAS DE CARTERA

60

CICLO DE CAJA

CICLO DE CAJA = DI+PC.-PP= 15+60-45=30 Al analizar el ciclo de caja es conveniente tener en cuenta dos factores fundamentales: 1 - Ciclo operativo. 2 - Ciclo de pago. 1 El ciclo operativo no es ms que una medida de tiempo que transcurre entre la compra de materias primas para producir los artculos y el cobro del efectivo como pago de la venta realizada; est conformado por dos elementos determinantes de la liquidez:
o o

Ciclo de conversin de inventarios o Plazo promedio de inventarios. Ciclo de conversin de cuentas por cobrar o Plazo promedio de cuentas por cobrar.

2 - El ciclo de pago tiene en cuenta las salidas de efectivos que se generan en las empresas por conceptos de pago de compra de materias prima, mano de obra y otros, este se encuentra determinado por:
o

Ciclo de conversin de las cuentas por pagar o Plazo promedio de las cuentas por pagar:

La combinacin de ambos ciclos da como resultado el ciclo de caja: Ciclo de caja = Ciclo operativo Ciclo de pago
o

Rotacin de caja: Expresa el nmero de veces que rota realmente la caja de la empresa, tiene como objetivo central maximizar la ganancia a travs del efectivo y se determina:

Existe una relacin inversa entre el ciclo de caja y la rotacin de caja, cuando disminuye el ciclo la rotacin aumenta, lo contrario tambin es vlido, por tanto las empresas deben dirigir sus estrategias para lograr disminuir el ciclo de caja, pues de esta forma garantizan que las entradas de efectivo se produzcan ms rpido; esto no indica que las entidades deban quedarse sin saldo en caja para operaciones, ya que existen una serie de razones por las cuales las se mantiene un saldo de efectivo mnimo en caja: Ahora calculemos la rotacin del efectivo Rotac. Efectivo= 360/CC=360/30=12 veces

Modelos econmicos matemticos para determinar el saldo ptimo de efectivo.

Para conocer el saldo ptimo de efectivo que se requiere se puede determinar mediante el clculo del efectivo mnimo para operaciones o ciclo de caja mnimo para operaciones. Este modelo brinda el nivel mnimo de efectivo que necesitan las empresas para realizar sus operaciones y se obtiene:

FLUJO DE CAJA INGRESOS (-) EGRESOS (=) FLUJO NETO (+) SALDO INICIAL DE EFECTIVO (=)SALDO FINAL DE EFECTIVO (-) E,M,O. (=) INVERTIR O FINANCIAR