FACULDADE DE TECNOLOGIA DE ITAQUAQUECETUBA

TAÍS DA SILVA CHAVES DE JESUS

RELATÓRIO FINAL DE APRENDIZAGEM NA DISCIPLINA

TECNOLOGIA EM SECRETARIADO (EVENTOS)

ITAQUAQUECETUBA, SP
NOVEMBRO/2020
 2

FACULDADE DE TECNOLOGIA DE ITAQUAQUECETUBA

TAÍS DA SILVA CHAVES DE JESUS

RELATÓRIO FINAL NA DISCPLINA TECNOLOGIA EM SECRETARIADO

(EVENTOS)

Trabalho solicitado na disciplina de

Tecnologia em Secretariado (Eventos)
como parte da avaliação semestral do
curso de secretariado do período noturno.
Prof. Orientadora:’ Alice Mara Tepedino.

ITAQUAQUECETUBA, SP
NOVEMBRO/2020

SUMÁRIO
 3

INTRODUÇÃO................................................................................................................................................ 4

1. HISTÓRIA E CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS.............................................................................................. 4

1.1 A ORIGEM DOS EVENTOS..................................................................................................................4

1.2 EVENTOS NO BRASIL........................................................................................................................5

2. TIPOLOGIA DE EVENTOS....................................................................................................................... 5

2.1 CATEGORIAS DOS EVENTOS...............................................................................................................6

3. ORGANIZAÇÃO DE EVENTO E WORKSHOP............................................................................................. 6

4. FASES DO PRÉ-EVENTO, TRANS-EVENTO E PÓS EVENTO........................................................................6

4.1 PRÉ-EVENTO..................................................................................................................................7
4.2 TRANS-EVENTO..............................................................................................................................7
4.3 PÓS-EVENTO..................................................................................................................................7

5. PLANEJAMENTO, BRIEFING E DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS........................................................................8

6. IDENTIFICAÇÃO DO PUBLICO DE INTERESSE.......................................................................................... 8

7. CHEKLIST COMO FERRAMENTA FUNDAMENTAL NA ORGANIZAÇÃO......................................................9

8. CONVITE: ELABORAÇÃO E ADEQUAÇÃO.............................................................................................. 10

9. CONCEITOS A&B E TIPOS DE SERVIÇOS................................................................................................ 10

10. NOÇÕES DE CERIMONIAL E PROTOCOLO............................................................................................. 10

11. SIMBOLOS NACIONAIS BRASILEIROS................................................................................................... 11

11.1 BANDEIRA NACIONAL...................................................................................................................12

11.2 HINO NACIONAL......................................................................................................................12
11.3 BRASÃO NACIONAL..................................................................................................................12
11.4 SELO NACIONAL.......................................................................................................................13

CONCLUSÃO................................................................................................................................................ 14

REFERÊNCIAS............................................................................................................................................... 15

Faculdade de Tecnologia de Itaquaquecetuba

Tecnólogo em Secretariado
 4

Nome Taís Da Silva Chaves De Jesus

completo:
RA: 1550662023020 Período: Noturno Data: 05/12/2020
Disciplina: TECSEC 2020-2 Professor (a): Alice Mara Tepedino

RELÁTORIO FINAL DE APRENDIZAGEM NA DISCIPLINA TECNOLOGIA EM

SECRETARIADO – EVENTOS

INTRODUÇÃO

O presente relatório tem como objetivo descrever as observações de

aprendizagem realizadas durante o curso de secretariado na disciplina de eventos.
Os assuntos abordados na disciplina durante o primeiro semestre, foram ministrados
pela Professora Alice Mara Tepedino. Como forma de maior aproveitamento,
destaco interessante e proveitosa a respectiva disciplina. Com isso, a metodologia
utilizada proporcionou grande contentamento no desenvolvimento do referido
relatório. Organizar eventos é trabalhar com a emoção e expectativa das pessoas.

1. HISTÓRIA E CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS

A tendência da palavra Eventos, é considerada como qualquer acontecimento

que reúna pessoas em um espaço físico em torno de um objetivo. De forma mais
acadêmica os eventos são acontecimentos previamente planejados, organizados e
coordenados que apresenta diagnósticos de resultados e meios mais eficazes para
se atingir determinado objetivo. Os eventos são classificados em pequeno, médio,
grande e megaevento. Podem ser classificados como: Turísticos, Esportivos,
Cívicos, Corporativos, Governamentais, Congressos, Palestras, entre outros.

1.1 A origem dos Eventos

O primeiro evento registrado na história aconteceu em 776 a.C onde ocorreu
a primeira Olimpíada em honra de Zeus, na cidade de Olímpia, na Grécia. Este
calendário permitia que os gregos fizessem uma viagem programada de acordo com
 5

as datas das festas em homenagem aos Deuses consagrados. Os eventos possuem

suas origens na antiguidade e vivenciaram diversos períodos da história da
civilização humana chegando até nossos dias. Apesar das origens antigas, os
eventos estão cada vez mais presentes na atualidade. Devido ao sucesso das
Olimpíadas, naquela época, o evento passou a ser realizado de quatro em quatro
anos, durante um período de aproximadamente mil anos, se espalhando para outras
cidades gregas.

1.2 Eventos no Brasil

No Brasil o primeiro evento aconteceu em um local destinado à realização de
eventos, foi um Baile de Carnaval, em 1840 realizado no Rio De Janeiro, no Hotel
Itália. Em 1922, aconteceu a Exposição Internacional do Centenário da
Independência, no Palácio das Festas que foi um marco decisivo e inicial para a era
atual dos eventos. O grande evento, também tinha como objetivos fazer um
inventário da economia, da cultura, da história do país e apresentar a nova Capital
da República. As empresas realizam eventos como forma de divulgar produtos,
vender ideias, conceitos e integrar pessoas. Os principais tipos de eventos que
marcaram essa época foram os religiosos, os concílios as representações teatrais
nas igrejas e as feiras de comércio.

2. TIPOLOGIA DE EVENTOS.

Para um evento tornar-se um acontecimento memorável, que traz

experiências e emoções necessárias, é preciso conhecer profundamente não
apenas o público como o resultado que se espera atingir seguindo o protocolo do
cerimonial. Portanto, classificar pela área de atuação ou pelos objetivos é uma forma
de saber o perfil do público com o qual o profissional irá trabalhar.
Os eventos podem ser classificados como:
• Categoria ou finalidade: institucional ou promocional.
• Público: aberto ou fechado.
• Área de abrangência: local, regional, estadual, pan-americano, nacional ou
internacional.
• Área de interesse: esportivo, cultural, social, empresarial, educacional, turístico,
folclórico, científico etc.
 6

• Tipo: assembleia, congressos, convenções, palestras, inauguração, feiras,

conferências, teleconferências, entrevista coletiva, leilões, galeria etc.
• Campo de ação: interno ou externo.
Periodicidade: esporádicos e periódicos.

2.1 Categorias dos Eventos

Podemos classificar os eventos como:
Institucionais: São aqueles utilizados por entidades de classe, entidades sem fins
lucrativos, órgãos públicos e instituições de representatividade social com o objetivo
de promover a instituição, divulgando nome, a marca ou o logotipo, cedidos sem
custo, na forma de apoio institucional.
Promocionais ou comerciais: Acontece geralmente na divulgação ou lançamento
de produtos, realizar vendas ou organizar premiações. Esse tipo de evento também
conta com a participação de pessoas para debater assuntos do interesse dos
profissionais daquele ramo de atuação.

3. ORGANIZAÇÃO DE EVENTO E WORKSHOP

Como ponto de partida, primeiramente deve-se escolher um tema como

ponto-chave para o sucesso dos eventos e workshops. O tema é o que garantirá a
essência e o posicionamento consistente do evento, ele ajudará a definir todas as
próximas etapas do planejamento. Para o workshop, é fundamental escolher um
tema que seja tendência no segmento de atuação, algum tópico de destaque da
área, algo que esteja sendo buscado atualmente pelos profissionais e estudantes.
Fazer uma pesquisa sobre os temas que estão sendo utilizados pelos concorrentes
diretos.
Na organização de eventos é incluída os orçamentos, a escolha das datas, a
seleção e reserva do local do evento e a aquisição de licenças e coordenação do
transporte e estacionamento.

4. FASES DO PRÉ-EVENTO, TRANS-EVENTO E PÓS EVENTO

Um produtor de eventos deve sempre manter a aparência limpa e bem

arrumada, pois é o profissional que organiza, planeja, orienta e acompanha todas as
 7

fases da realização de um evento de qualquer tipo, seja uma festa, um show, uma
formatura, uma convenção, uma feira, um congresso, um casamento, etc, para
empresas ou organizações públicas ou privadas.

4.1 Pré-evento
Cada equipe desempenha funções importantes relacionadas ao planejamento,
execução e controle do evento. Essa etapa é fundamental para o começo do
desenvolvimento do pré-evento. O pré-evento é o momento em que a organização é
realizada, é quando ocorre a organização das fases de planejamento para se
alcançar um objetivo final. É necessário definir um local, um horário e tentar o
máximo antecipar os imprevistos, se for o caso usar o plano “B”. Definir projetos com
o intuito de atingir uma programação que esteja ao alcance de um pequeno, médio,
grande ou megaevento.

4.2 Trans-evento
Criar um checklist para o desenvolvimento das atividades que serão
apresentadas e definir as comidas e bebidas que serão servidas no evento, são
peças chaves para que a equipe do trans-evento desenvolva um excelente trabalho.
O período de trans-evento está mais relacionado ao controle que se deve obter de
em todos os acontecimentos de maneira eficaz. Pode-se considerar que a fase do
trans-evento expressa todo o processo decorrente do pré-evento e define os
acontecimentos com diversos graus de organização e satisfação do público
presente. É a fase marcada pelo encerramento das atividades do evento, prestação
de contas junto ao cliente e a desmontagem da estrutura física do evento.

4.3 Pós-evento
No pós-evento é onde acontece a visão de tudo o que foi realizado e assim
fazer uma pesquisa sobre o que foi eficaz e o que pode ser melhorado para futuros
outros eventos. É a última fase do evento, em que ocorre a finalização do
planejamento e organização das equipes envolvidas nos trabalhos. Através do pós-
evento que descobrimos se atingimos as reais expectativas e se algo precisa ser
melhorado para os próximos eventos, obtemos a visão de tudo que já foi realizado
para direcionar um pensamento mais simplificado. O pós-evento nada mais é, que a
conclusão de todo o trabalho desempenhado durante os preparativos para chegar a
 8

um excelente resultado, é onde ocorre toda a parte de encerramento das metas

alcançadas na fase do pré-evento, se organizar e dividir as tarefas entre sua equipe.
É necessário evitar o estresse de fazer várias tarefas ao mesmo tempo na fase de
pré e pós-evento.

5. PLANEJAMENTO, BRIEFING E DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

Quando planejamos um evento, pensamos em como iremos organizar, quais

serão as ações fundamentais na construção de um evento de qualidade e como será
o desenvolvimento do checklist. A parte administrativa do evento fica na
responsabilidade de uma secretária. A secretária é quem verifica toda a infra-
estrutura necessária do local em que ocorrerá a realização do evento. Através dos
serviços ministrados pela secretária que se deve definir o local onde deverão ficar os
recepcionistas e avaliar o serviço de recepção de um evento é considerado o cartão
de visitas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento.
Com o auxílio de um Briefing, que é um documento que servirá como guia
para a execução das atividades do evento. Nessa guia temos as informações
referente aos dados sobre a empresa, o mercado em que ela atua, o público ao qual
ela se direciona e os seus objetivos com o projeto. No geral, é o resumo de um
projeto, que contém os próximos passos para realizar novos trabalhos na área de
eventos.
Realizar um planejamento estratégico, é muito importante para a evolução de
um evento. Focar no objetivo a ser alcançado e definir um público, também é
fundamental para a evolução de um evento empoderado.

6. IDENTIFICAÇÃO DO PUBLICO DE INTERESSE

 9

Para traçar o perfil do público-alvo, é necessário fazer uma pesquisa que

envolve os fatores comportamentais que estão relacionados ao gênero, idade,
localização e hábito de consumo. O público-alvo é um grupo de pessoas que,
consequentemente, que irão gerar lucros para o evento. As etapas percorridas em
um evento são fundamentais, pois são elas que determinam a realização de
trabalhos bem executados e eficazes para o público. Quando você planeja
um evento a primeira imagem é a que fica, deve-se criar uma estratégia de
comunicação para que a apresentação se torne mais interativa e atrativa. Realizar
um evento conforme a lei e seguindo o planejamento exposto, é fundamental para
que as necessidades do evento sejam conquistadas através do público. O público-
alvo representa um dos pontos mais sensíveis de um evento, é a parte em que a
equipe responsável pelo planejamento e organização de eventos, começam a
interagir com os participantes do evento. Um bom planejamento, garante uma boa
gestão de eventos, evitar realizar várias tarefas ao mesmo tempo aumenta o risco de
não conseguir realizá-las perfeitamente.

7. CHEKLIST COMO FERRAMENTA FUNDAMENTAL NA ORGANIZAÇÃO

O objetivo de se criar um checklist é certificar que toda a programação seja

cumprida conforme as etapas estabelecidas. Planejar as tarefas para que se
obtenha o sucesso e nomear os responsáveis por cada uma das tarefas, são
peças importantes para as atividades serem desenvolvidas dentro dos prazos
determinados. Criar um checklist é importante para avaliar a relevância de cada
atividade e incorporar a organização desenvolvida durante o processo. É a
listagem de itens que são necessários para realizar uma tarefa, ao longo do
cumprimento da demanda. Ter um controle de tudo que será desenvolvido, é muito
importante para uma excelente apresentação do evento. Planejar um eventos é
essencial para qualquer organizador. É uma maneira de minimizar os possíveis
problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados.  Traçar uma
elaboração detalhada de todas as etapas da organização do evento, delegando
responsabilidades, elegendo prioridades e reservando um tempo para um
acompanhamento próximo de tudo o que está acontecendo. A organização deve ter
uma visão bem clara dos objetivos e da apresentação do evento.
 10

8. CONVITE: ELABORAÇÃO E ADEQUAÇÃO

É importante ressaltar que, para elaborar um convite deve-se atentar para

organização e se o convite está de acordo com o tipo de evento que está sendo
apresentado: Cores, texto apresentado e design são peças importantes para que um
convite saia perfeito. Estes resultados são fundamentais, pois refletem alguns dos
principais elementos que compõem o evento e sua estrutura, determinar um método
de produção do convite para um evento, é uma forma bem sucedida para a
estratégia esperada. Essa aula teve como objetivo nos mostrar o tipo ideal de
convite para cada ocasião de um evento, ter uma nítida visão de todos os aspectos
gerais que são considerados ótimos na elaboração de um convite.

9. CONCEITOS A&B E TIPOS DE SERVIÇOS.

Na aula de Conceito de A&B e tipos de serviços, foi apresentado o setor de

alimentos e bebidas que passa a cada dia por diversas mudanças, seja nas
inúmeras maneiras de atender, de servir, como também na forma de preparar os
alimentos, sempre com novas técnicas e descobertas que contribuem para a
realização de um casamento perfeito entre a qualidade do serviço fornecido e a
demanda. Este setor surgiu não apenas para assegurar os lucros aos empresários
hoteleiros, mas como um setor imprescindível para satisfazer, atender e superar as
expectativas e necessidades dos clientes e hóspedes.
A palestrante Elisângela Martins falou sobre: Noções de A&B e tipos de
serviços: preparação e organização em eventos corporativos. A respectiva palestra
Noções de A&B trouxe a ênfase nos assuntos de funções desenvolvidas, ciclos
processos, áreas de produção e consumo, regras de serviços, elaboração de
cardápios e fichas técnicas. Nesta aula foram apresentados o conceito da gerência
de alimentos e bebidas, principalmente sobre sua abrangência. Ao analisar
inicialmente esses fatos, pude ter uma visão enriquecida das características e
importância desta área nos eventos.
 11

10. NOÇÕES DE CERIMONIAL E PROTOCOLO

O cerimonial é um conjunto de formalidades específicas de um evento, que

seguem uma ordem e que envolve a precedência de um protocolo. Essa atividade é
desenvolvida por um cerimonialista, que é a pessoa responsável em apresentar e
dirigir um evento, mantendo o assunto dentro da pauta. O mestre de cerimônias
deve ter o domínio das regras e normas que regem as solenidades. A dica é
procurar valorizar o ambiente e utilizar uma linguagem de acordo com o momento.
Toda cerimônia pública possui sequência de acontecimentos e formalidades
específicas, que envolvem a ordem de precedência, a utilização de indumentária
própria e de elementos simbólicos determinados pelo protocolo.
O protocolo é parte importante do cerimonial e constitui-se do conjunto de
normas para conduzir o evento como ordem geral de precedência e a formação da
mesa de honra. O protocolo define questões como a ordem de chamada das
pessoas que compõem a solenidade (quem deverá ser chamado primeiro), a
disposição dessas no evento (quem deverá ficar ao lado de quem) e a sequência
dos pronunciamentos (quando cada um irá se pronunciar). O Protocolo constitui-se
do conjunto de normas (leis, decretos, resoluções) para utilização em atos oficiais
que determina a precedência, o tratamento e o lugar de honra dos participantes.

11. SIMBOLOS NACIONAIS BRASILEIROS

Quando se trata de símbolo nacionais, logo pensamos na bandeira. Porém,

dentre outros símbolos nacionais estão: a bandeira, as armas, o hino e o selo ou
brasão. Esses símbolos representam a nação cívica do povo. Seja como for, os
símbolos brasileiros cumprem a função de reforçar a união nacional da história e os
valores da nação. Considero de extrema importância para nos lembrarmos destes
símbolos que aprendemos lá no ensino fundamental. Símbolos estes que,
representam a nação brasileira e o espírito cívico do povo. Os símbolos nacionais
são tão importantes que são regulados por uma lei, que entrou em vigência em 1° de
setembro de 1971. Temos quatro símbolos nacionais, são eles a bandeira nacional,
as armas nacionais/brasão da república, selo nacional e o hino nacional. Esses
símbolos são importantes porque demonstram a história o País e o representam no
exterior e sinalizam oficializam ações tomadas pelo País.
 12

11.1 Bandeira Nacional

A Bandeira Brasileira é constituída por um retângulo verde, simbolizando a

pujança de nossas matas; sobre esse retângulo temos um losango amarelo,
representando as riquezas minerais do nosso solo. Bem ao centro, temos um círculo
azul, cortado por uma faixa branca, com uma ligeira inclinação, contendo o dístico
"Ordem e Progresso". No círculo, estão desenhadas estrelas brancas,
representando os Estados e o Distrito Federal. A Bandeira Brasileira é constituída
por um retângulo verde, simbolizando a pujança de nossas matas; sobre esse
retângulo temos um losango amarelo, representando as riquezas minerais do nosso
solo. Foi em 1889 que ocorreu a divisão política sem o Distrito Federal.

11.2 Hino Nacional

O Hino Nacional é geralmente uma composição musical patriótica que evoca

e elogia a história, as tradições e as lutas de seu povo, reconhecidas pelo governo
de um país como a canção nacional oficial símbolo do Estado, ou por convenção,
através do uso pelo povo. É importante ressaltar que a canção que representa uma
nação, como o Hino Nacional do Brasil, exalta fatos acontecidos, simboliza todas as
lutas por ela passadas, carrega a identidade de um povo e a grande
responsabilidade de ser o porta-voz da Nação brasileira para o restante do mundo.

11.3 Brasão Nacional

As Armas Nacionais ou Brasão Nacional representam a glória, a honra e a

nobreza do Brasil e foram criadas na mesma data que a Bandeira Nacional. No
centro há um escudo circular sobre uma estrela verde e amarela de cinco pontas. O
cruzeiro do sul está ao centro, sobre uma espada. Incluídos na Constituição, eles
possuem um grande valor histórico e identificam a nação brasileira. No
nosso brasão, o escudo é uma esfera azul, dentro do qual há a representação da
constelação do Cruzeiro do Sul e por fora 27 estrelas prateadas. Atrás do escudo,
há uma grande estrela verde e amarela de cinco pontas sobre uma espada em riste.
 13

11.4 Selo Nacional

O Selo Nacional é um dos quatro símbolos oficiais da República Federativa

do Brasil, conforme estabelece a Lei 5.700, de 1º de setembro de 1971 e a
Constituição Federal em seu artigo 13, parágrafo primeiro. Os outros símbolos da
República são a Bandeira Nacional, o Hino Nacional e o Brasão de Armas. O selo é
baseado na esfera da Bandeira Nacional, representado por um círculo tendo em
volta as palavras “República Federativa do Brasil”. Ele é usado para autenticar
documentos oficiais, atos de governo, diplomas e certificados expedidos por escolas
oficiais ou reconhecidas.
 14

CONCLUSÃO
O presente trabalho teve como intuito absorver maior conhecimento sobre a
real sistemática de organização de um evento, isto é, da fase pré-evento, e
paralelamente, realizar uma análise interna da entidade organizadora dele. Para se
chegar a um objetivo maior, foram coletados dados que contribuíssem no alcance
dos objetivos profissionais específicos; caracterização do evento, análise interna dos
pontos fortes e fracos, e a descrição do planejamento e organização do pré-evento.
Com relação ao perfil do público, cada evento é diversificado, até os dias de hoje as
organizações são referências nacionais em termos de eventos culturais, não apenas
por reunir um público, mas também por desenvolver uma integração com o público.
O curso gestão do tempo teve como objetivo, nos mostrar de forma consciente como
devemos administrar nosso tempo ao executar as tarefas do nosso cotidiano, faz-se
necessário identificar as maiores demandas e definir com exatidão o tempo exigido
para cada atividade. Torna-se indispensável um planejamento bem definido contento
todas as estratégias necessárias para o aproveitamento do tempo, visando à
produtividade em relação ao tempo gasto, ao contrário desse conceito a má gestão
do tempo causam frustrações devido ao acúmulo de várias atividades em um
mesmo espaço de tempo.
Todo ser humano possui suas características, sejam físicas ou de
personalidade. Tais peculiaridades sempre produzem alguma espécie de conflito,
quando em contato com alguma divergência. Embora as organizações visem o lucro
como a principal fonte de sucesso. Caso não haja uma boa gestão de pessoas a
meta acaba se tornando inalcançável pois uma equipe desmotivada pouco produz,
gerando conflitos. O conflito nos tempos atuais é inevitável e sempre evidente,
sendo fundamental para o crescimento de uma empresa, compreender e lidar com
as divergências e acontece quando as diferenças são somadas a uma interferência
entre os envolvidos.
 15

REFERÊNCIAS

TEPEDINO, Alice. EVENTOS - Conceituação. Acesso em: 05/11/2020.

TEPEDINO, Alice. Noções A&B-Alimentos e bebidas em eventos. Acesso em:
08/11/2020.
TEPEDINO, Alice. Noções de Cerimonial e Protocolo. Acesso em: 08/11/2020.
TEPEDINO, Alice. Convites.pptx. Acesso em: 11/11/2020.
TEPEDINO, Alice. Os diferentes tipos de eventos e suas principais aplicações .
Acesso em: 13/11/2020
Classificação dos Eventos. Disponível em:
https://gestaodesegurancaprivada.com.br/evento-o-que-e-conceitos-classificacao-
dos-eventos/. Acesso em: 17/11/2020.
Gestão e Planejamento dos Eventos. Disponível em:
https://fia.com.br/blog/gestao-e-planejamento-de-eventos/. Acesso em: 21/11/2020.
Símbolos Nacionais Brasileiros. Disponível em:
https://www.todamateria.com.br/simbolos-nacionais/. Acesso em: 03/12/2020.
16