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Plano do evento Vrios tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma proposta diferente.

Apresento, a seguir, um roteiro bem completo de plano de evento elaborado pela autora Cesca (1997), em seu livro Organizao de eventos manual para planejamento e execuo, que est nas referncias desta aula. Roteiro Apresentao: faz a introduo e contextualizao do tema, explicando quem desenvolveu aquele plano, o contexto em que o evento foi pensado e em que ser realizado. Objetivos: estabelece o que ser atingido com o evento em curto, mdio e longo prazos. Estratgia: mostra que, se o objetivo o que atingir, as estratgias so como atingir, ou seja, como os objetivos sero cumpridos. Pblicos: especifica a quem se destina o evento (quanto mais detalhado, melhor para o organizador planejar as atividades do evento). Recursos: indica os recursos necessrios ao desenvolvimento do evento. Podem ser recursos humanos, materiais e fsicos. Implantao/Desenvolvimento: descreve as etapas de realizao do evento. Planilha: Atividades X Responsabilidades X Cronograma: faz um check-list das atividades (conforme modelo abaixo). Fatores condicionantes: descreve os acontecimentos, decises e fatos que afetam sua realizao. Acompanhamento e controle: especifica por quem e como ser feita a coordenao do processo de organizao. Oramento: relaciona os recursos previstos para a realizao do evento, em todas as etapas. importante nesse item deixar uma verba final na planilha chamada verba extra ou despesa no programada, para cobrir determinados gastos que no foram previstos. Mensurao dos resultados: traz formas de medio do resultado do evento, em todas as suas fases. Esse roteiro uma base, uma estrutura, que ser preenchida ou adaptada, se for o caso, para atender s caractersticas do evento. Alm de estruturar todo o evento e organizar as ideias e propostas, o roteiro serve como fundamento para um prximo evento semelhante. Exemplo de Plano de Evento Vamos ver como , de fato, um Plano de Evento? Abaixo est um exemplo de plano de evento, adaptado de Cesca (1997), do Lanamento de Pedra Fundamental que, como estudamos, o evento que marca o incio da construo de uma grande obra ou empreendimento. Nesse tipo de evento construdo um marco, que pode ser a primeira pedra da construo, um tijolo, uma grande pedra decorativa, a planta da obra ou sua maquete nesses dois ltimos casos, protegidas por uma estrutura de acrlico ou vidro. Esse marco acompanhado por uma placa que informa a data do incio da construo (a data do evento), as autoridades presentes e alguma frase alusiva ocasio. Tambm podem acompanhar o lanamento da pedra: a) uma cerimnia religiosa, abenoando o incio das construes e o empreendimento; b) um evento social, como um caf da manh, um almoo ou um brunch. Lanamento de Pedra Fundamental 1 Apresentao

A WxWx Construtora [empresa fictcia] uma empresa reconhecida pela qualidade dos servios prestados aos seus clientes e pela competncia de seus profissionais, o que garante empresa uma slida atuao no concorrido mercado de construo. Frente ao crescimento da empresa e na inteno de atender cada vez melhor seus clientes e futuros clientes, a WxWx Construtora apresenta ao mercado a sua nova sede, atravs do lanamento da pedra fundamental de construo. 2 Objetivos 2.1 Geral: Divulgar a empresa por meio do marco inicial da construo de sua sede prpria. 2.2 Especficos: Apresentar a maquete e a planta do prdio a ser construdo. Divulgar a rea de atuao da empresa na regio. 3 Estratgias: Oferecimento de informaes detalhadas sobre a obra. Divulgao da maquete e planta do prdio. Integrao com os participantes atravs de um evento social. 4 Pblicos: Autoridades, imprensa, distribuidores e representantes, diretores e gerentes das filiais e matriz. 5 Recursos 5.1 Humanos: 1 mestre de cerimnias 1 pedreiro 6 garons 2 recepcionistas 1 engenheiro 1 profissional de som e vdeo 1 fotgrafo 3 seguranas 6 manobristas 5.2 Materiais: Construo da pedra Ata de presena Decorao do ambiente

1 caixa para documentos documentos e objetos para colocao na caixa 200 convites Press-releases 200 brindes 1 placa 1 toldo cpias dos discursos 200 folders 1 maquete 1 planta da construo cmeras (foto e vdeo) 400 copos de gua 5.3 Fsicos: Estacionamento Hotel Restaurante Espao reservado para o evento 6 Implantao/ Desenvolvimento Aps a aprovao do projeto, sero feitas as aes a seguir: Divulgao interna (na empresa) Divulgao por meio da mdia local: editoria de economia e colunistas Envio de convite ao pblico de interesse Providncias quanto a recursos humanos e materiais Elaborao de programao do evento: 10h chegada dos convidados 10h 30min mestre de cerimnias apresenta as autoridades 10h 35min sequncia de discursos 11h colocao dos documentos e objetos na urna que ser introduzida na pedra (ao feita pela autoridade designada) 11h 20min encerramento da pedra por autoridade designada e leitura da placa 11h 40min encerramento da solenidade pelo anfitrio 12h o mestre-de-cerimnias convida para o almoo em local previamente reservado

12h 10min o pedreiro termina o fechamento da pedra enquanto os convidados se dirigem ao local da recepo 12h 30min chegada recepo, encaminhamento dos convidados pelas recepcionistas, apresentao da maquete, plantas, distribuio de convites e folders. 6.1 Planilha: Atividades X Responsvel Atividade Impresso dos convites (e assim por diante...) 7 Fatores condicionantes: Aprovao do projeto Interesse pblico Condies climticas 8 Acompanhamento e controle: Sero feitos pela equipe organizadora, com conduo minuciosa do cronograma de trabalho. 9 Oramento previsto: Elaborar um quadro com todos os recursos envolvidos. Exemplo: 9.1 Recursos Humanos Quantidade Discriminao ....... ........ Valor hora/unitrio Total ....... ........ (e assim por diante...) 10 Avaliao Ser feita pela equipe organizadora, com base na observao do andamento do evento e nos dados do acompanhamento controle e repercusso na mdia , com elaborao de relatrio para a diretoria. Fonte: adaptado de CESCA, 1997, p. 40. Com esse exemplo, fica muito mais prtico elaborar o plano de seu prximo evento, concorda? Espero que ele seja feito com muito primor e que seja um sucesso. No exerccio desta aula voc ter a oportunidade de elaborar um Plano de Evento para uma cerimnia a sua escolha. Tenha criatividade, mas mantenha os ps no cho, ok? Responsvel Equipe de comunicao e grfica Data 45 dias antes do evento