Ficha de Registro de Empregado - Como Preencher (+ PDF Editável) - Factorial

23/10/2022 11:20 Ficha de registro de empregado: como preencher [+ PDF editável] - Factorial
Ficha de registro de empregado: como

preencher [+ PDF editável]
Renata Chies
Outubro 17, 2022 · 9 minutos de leitura
Gestão de Talentos
Você sabe o que é ficha de registro de empregado e para que serve esse
documento? Dados essenciais são registrados nele e, por isso, saber preenchê-
lo é essencial. Fique com a gente para saber tudo sobre a também chamada
ficha de registro de funcionário!
O departamento de Recursos Humanos geralmente lida com uma quantidade

considerável de dados e documentos. É responsável por captar e guardar todas
as informações sobre o histórico dos colaboradores, assim como os arquivos
pessoais, o registro de férias e ausências, controle de ponto, entre muitos
outros.
Todas essas informações devem ser reunidas em um só lugar. Ademais, devem

ser de fácil acesso, principalmente para a correta gestão da equipe e rápida
https://factorialhr.com.br/blog/ficha-de-registro-de-empregado/ 1/17
tomada de decisões. Esses documentos são as chamadas fichas de registro de

empregado, ou ficha de registro de funcionário.
Neste conteúdo, você vai entender o que é, para que serve, que tipo de
informações devem estar contidas e como preencher em uma ficha de registro
de empregado. Veja a seguir!
Índice
O que é ficha de registro de empregado?
Como preencher ficha de registro de empregado?
📥 [Download] Ficha de registro de empregado PDF editável

Ficha de registro de empregado: legislação
Ficha de registro de empregado: Word ou Excel
✅ Gestão de documentos: como agilizar processos com o software da

Factorial
O que é ficha de registro de empregado?
Já parou para se perguntar o que é ficha de registro de empregado, afinal?

Também chamada de ficha de registro de funcionário, esse documento é um
recurso essencial para manter o histórico, dados e informações de cada
colaborador atualizadas e bem armazenadas.
Centralizar todas essas informações em um único local ajuda na hora de fazer

consultas, tomar decisões, preencher documentação ou saber como agir
rapidamente diante de determinadas situações de trabalho. Essas ações podem
acontecer em diferentes frequências.
Por exemplo, caso um trabalhador esteja doente e não atenda ao seu telefone
pessoal, é preciso entrar em contato com seu contato de emergência. Da
mesma forma, se for necessário realizar procedimentos relacionados a um
funcionário, é preciso ter acesso aos seus dados fiscais de forma rápida e sem
depender da disponibilidade do funcionário.
Contudo, a ficha de registro de empregado não é uma opção das empresas que
querem trabalhar de forma mais ágil e efetiva. De acordo com o artigo 41 da
CLT, a ficha de registro de funcionário é um documento obrigatório para as
empresas.
Preencher esse documento é uma das etapas obrigatórias de um processo de

admissão. As informações contidas nele também são importantes para que,
depois, seja realizado o cadastro em órgãos do governo como, por exemplo, o
INSS e o eSocial.
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funcionários
Para que serve?
A ficha de registro de empregado serve para ter um banco de dados de equipe.

Ser capaz de acessar facilmente determinadas informações ajuda em muitos
processos típicos do setor de Recursos Humanos. Por isso, a gestão de
documentos é essencial.
Hoje, a solicitação e a conclusão dos procedimentos são realizadas quase que

completamente de forma online. A pandemia acelerou esse processo de
mudança para a digitalização. A disponibilização de documentos não é a
mesma de alguns anos atrás. A própria carteira de trabalho possui sua versão
digital como sendo a prioritária.
Com a chegada de novas tendências, como o teletrabalho ou o trabalho

híbrido, os gestores de equipe estão tendo mais dificuldade em contar com
seus colaboradores para realizar procedimentos ou gerenciar solicitações.
Portanto, se precisarmos de assinaturas ou documentos recentes, não é mais
tão simples ir até o funcionário presencialmente no escritório e solicitar essa
demanda.
Gerenciar os procedimentos de maneira digital e rápida nunca foi tão

necessário!
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plataforma para Assinatura Digital
Documentos que fazem parte
Assim, organizar todos os documentos ou arquivos é fundamental para agilizar

os processos. Isso porque, para realizar determinados procedimentos,
precisamos, por exemplo, do número do cartão do SUS daquele funcionário, ou
de dados fiscais. Da mesma forma, para outros procedimentos, podemos
precisar do seu endereço residencial ou de um contato de emergência.
Ter todas essas informações reunidas em um espaço no computador não é o

mesmo que ter que procurá-las entre milhares de caixas e pastas. Portanto,
uma ficha de registro de empregado não deverá incluir apenas informações
básicas sobre nossos trabalhadores. Ela deve estar vinculada também a outros
documentos, arquivos e dados igualmente importantes para a gestão de
pessoas, como controle de horas, folha de pagamento, contratos, além de
cadastros e cancelamentos.
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e dos seus colaboradores de forma simples e segura
Como preencher ficha de registro de empregado?
Cada ficha de empregado deve incluir uma série de documentações

obrigatórias. São os dados fiscais, os dados acadêmicos e os contatos de
emergência. Essas informações são globais e geralmente não mudam.
Contudo, conforme o tipo de empresa, também pode ser preciso se aprofundar

mais em determinada documentação. Isso porque alguns certificados e
qualificações podem ser necessários para alguns trabalhadores e, para outros,
não.
Todavia, existem informações obrigatórias que devem constar na ficha de

registro de empregado conforme a lei. Abaixo, você confere um resumo dos
tipos de dados que existem, como são classificados e quais os campos que
devem constar em cada um deles.
Dados pessoais
São as informações básicas do funcionário, que incluem também os principais

documentos, além de meios de contato, residência e filiação.
Nome e sobrenome
Data de nascimento
RG, CPF e título de eleitor
Telefone, e-mail e endereço
Nome da mãe e do pai
Dados de trabalho
Aqui constam tanto as informações legais, como número do PIS/PASEP e carga

horária, quanto informações mais específicas relacionadas a cargo, função e até
mesmo tarefas e responsabilidades, bem como projetos nos quais o
colaborador está trabalhando no momento.
Cargo e função
Local de trabalho
Carga horária
PIS/PASEP
Dados bancários
O nome é autoexplicativo e, obviamente, são as informações necessárias para

que o pagamento do funcionário possa ser realizado.
Titular
Banco
Agência
Número e dígito da conta
Essas informações, e também os nomes e documentos de dependentes, são

obrigatórias. Contudo, existem outros dados que não são obrigatórios, mas
também podem estar contidos na ficha de registro de empregado, como, por
exemplo, os dados acadêmicos.
Dados acadêmicos
Aqui são coletadas as competências e certificações de um funcionário. Pode

incluir treinamentos oferecidos pela própria empresa. Essas informações
podem ser fundamentais para garantir o crescimento profissional dentro da
empresa.
Formação principal
Formação complementar
Aspirações ou setores de trabalho de interesse do funcionário
Experiência anterior em outras funções ou setores
Ainda existem outras informações importantes e necessárias que devem ser

incluídas, como contato de emergência, por exemplo.
Antes de iniciar o preenchimento de uma ficha de empregado, contudo, existe

um primeiro passo: determinar qual é o tipo de contrato de trabalho. Isso
porque se for um contrato de prestação de serviços, por exemplo, muita coisa
pode mudar.
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Word
📥 [Download] Ficha de registro de empregado PDF

editável
Para que você possa organizar todas as informações e dados dos seus
funcionários, e preencher a ficha de registro de cada um deles de uma forma
mais simples, preparamos um modelo gratuito de uma ficha de registro de
empregado PDF editável. Para fazer download, basta clicar abaixo:
Ficha de empregado: legislação
Assim como outros os outros direitos trabalhistas, o que consta na lei sobre
ficha de registro de empregado está na Consolidação das Leis do Trabalho
(CLT). Mais especificamente, no parágrafo único do artigo 41.
“Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser

anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e
efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que
interessem à proteção do trabalhador.”
Portanto, conforme a legislação, antes do trabalhador iniciar as atividades na

organização, ele deve entregar a documentação solicitada para que os setores
de RH e DP possam fazer o registro, seguindo as normas previstas na lei. Até
porque, se não for feito, existe penalidade, conforme consta no artigo 47 da CLT.
“O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41

desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil
reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada
reincidência.”
Para preencher a ficha de registro de empregado em sua totalidade, com todas

as informações necessárias, a empresa tem alguns prazos. Eles são
estabelecidos de acordo com a Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019.
📚 Acesse agora mesmo um guia com o resumo das leis trabalhistas contidas
na CLT [eBook em PDF]
Ficha de registro de empregado: Word ou Excel
Apesar de não serem os melhores recursos, ‘ficha de empregado Word’ e ‘ficha

de empregado Excel’ ainda são recursos muito buscados e utilizados em
setores de RH em muitas empresas, por serem opções mais imediatas e
acessíveis. Por isso, é importante que falemos sobre isso neste artigo também.
É fundamental lembrar que cada profissional é um mundo. Junto com cada um

deles, virão várias condições que precisam ser consideradas na hora de
organizar e gerir a equipe. Por isso, a ficha de registro de empregado é um
aspecto demasiado complexo e importante para que sua elaboração seja
subestimada.
Com a automação empresarial cada vez mais em alta, o melhor a se fazer é

transferir todos os documentos para uma plataforma virtual, que os centralize
e permita fácil acesso. Normalmente, essas plataformas também possuem um
recurso para agrupar diferentes tipos de arquivos.
No entanto, como citamos anteriormente, há uma tendência de usar modelos

de Word ou Excel para tentar gerenciar os documentos de funcionários, por ser
a opção mais imediata e acessível. Contudo, trabalhar com essa metodologia
pode causar alguns conflitos.
Desvantagens de trabalhar com Word ou Excel
A maior desvantagem de trabalhar com ficha de empregado Word ou Excel está

na obrigação de atualizar manualmente cada nova informação. Dessa forma,
mesmo que a empresa seja de médio ou pequeno porte, o esforço deve ser
feito a cada novo detalhe que for modificado.
O objetivo de trabalhar com ficha de registro de funcionário é reunir todas as

informações de um trabalhador em um mesmo local. Ao agrupar essas
informações, uma série de recursos e esforços são alocados, mas se não estiver
atualizado, o esforço inicial terá sido em vão.
Perigo de perda de dados
Da mesma forma, ao organizar os documentos de cada trabalhador, eles não

podem ser acessados diretamente. Você terá que colocar um hiperlink para
uma nuvem virtual onde os documentos estão à mão. O Word e o Excel não
suportam todos os tipos de documentos, por isso, é preciso recorrer a links

externos e adicioná-los manualmente.
Essa arquitetura de links também complica ainda mais a situação e,

principalmente, a elaboração de relatórios de trabalho. Isso porque, se
quisermos modificar algum documento, é preciso muito cuidado para não
perder ou bagunçar os links dos demais.
Além disso, há casos em que as fichas de empregado ficam armazenadas em

um único computador e de forma analógica, o que pode ser muito perigoso,
pois aumenta o risco de perder toda a documentação em caso de falha. Isso
poderia ser evitado integrando com ajuda da tecnologia e da automação na
gestão de Recursos Humanos.
Vantagens de trabalhar com software de automação
Se todos os documentos estiverem reunidos em um único local, será possível

acessá-los sempre que possível. Além disso, alguns softwares de RH, como o da
Factorial, permitem classificar os arquivos por categorias ou departamentos.
Também é possível armazenar nessa ferramenta diferentes formatos de

documentos, portanto, não haverá necessidade de espalhar arquivos
importantes entre vários sites ou usar links externos. O software da Factorial
também permite que outros dados como férias e faltas sejam integrados aos
arquivos dos funcionários. Ou seja, ele reúne em um só lugar todas as
informações relevantes para gestão de pessoas.
Agilização do processo
Ferramentas automatizadas permitem que os dados sejam atualizados à

medida que novos documentos são carregados na plataforma, evitando erros
manuais ou uso excessivo de recursos. Também guarda os arquivos em um
espaço 100% virtual e seguro.
Desta forma, toda a documentação necessária de um funcionário fica

centralizada em um único espaço. A pasta ainda é atualizada automaticamente
com qualquer modificação nos arquivos, ou com qualquer solicitação ou
procedimento que tenha que ser realizado, cumprindo o que está na legislação
e evitando multas.
Agilizar esses processos é fundamental para uma gestão de pessoas e talentos

muito mais otimizada. A equipe de RH pode ser mais ágil e focar nas pessoas,
pois não perde tantas horas em processos e tarefas mais manuais.
[Workshop📖] Conheça tudo sobre a cultura do RH ágil: valores, atitudes e

comportamentos ⬇️
Gestão de documentos: como agilizar processos com

o software da Factorial
Um exemplo de ferramenta para automatizar e otimizar processos de RH e

gestão de pessoas é o software da Factorial. Ele existe para ajudar o RH e os
colaboradores a realizar tarefas do dia a dia muito mais rápido. Tudo na mesma
plataforma! Os recursos podem ser testados na prática, e incluem:
Controle de ponto eletrônico;
Gestão de documentos;
Portal do Colaborador;
Solicitação e aprovação de férias na plataforma;
Assinatura digital de documentos;
Sistema ATS para recrutamento;
E mais!
Assista ao vídeo e entenda em 1 minuto como o software da Factorial pode

automatizar os processos de RH:
Por que a Factorial?
Delegue as tarefas diárias e burocráticas a um programa de gestão de Recursos

Humanos adaptado às suas necessidades. Experimente o Factorial hoje,
gratuitamente, e sinta a diferença!

Este artigo também está disponível em: Español, Portugal
Renata Chies
Renata Chies é Content Creator da Factorial para o mercado do Brasil. Jornalista,
repórter, redatora e social media, é apaixonada por trabalhar com pessoas e
contar suas histórias. Por isso, encontrou na comunicação e no RH o lugar ideal
para desenvolver seu trabalho.
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Como preencher ficha de registro de empregado?

Cada ficha de empregado deve incluir uma série de documentações

Contudo, conforme o tipo de empresa, também pode ser preciso se aprofundar

Todavia, existem informações obrigatórias que devem constar na ficha de

São as informações básicas do funcionário, que incluem também os principais

RG, CPF e título de eleitor

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Ficha de empregado: legislação

(CLT). Mais especificamente, no parágrafo único do artigo 41.

“Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser

Portanto, conforme a legislação, antes do trabalhador iniciar as atividades na

“O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41

Para preencher a ficha de registro de empregado em sua totalidade, com todas

Ficha de registro de empregado: Word ou Excel

Apesar de não serem os melhores recursos, ‘ficha de empregado Word’ e ‘ficha

É fundamental lembrar que cada profissional é um mundo. Junto com cada um

Com a automação empresarial cada vez mais em alta, o melhor a se fazer é

No entanto, como citamos anteriormente, há uma tendência de usar modelos

Desvantagens de trabalhar com Word ou Excel

A maior desvantagem de trabalhar com ficha de empregado Word ou Excel está

O objetivo de trabalhar com ficha de registro de funcionário é reunir todas as

Perigo de perda de dados

Da mesma forma, ao organizar os documentos de cada trabalhador, eles não

suportam todos os tipos de documentos, por isso, é preciso recorrer a links