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Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado Governo da República Portuguesa Fundo Social Europeu União Europeia

Governo da República Portuguesa

Fundo Social Europeu União Europeia

Título: Excel 2007 Avançado Autores: Bruno Mendes e Raquel Alves Revisores: Elisabete Martins e Hélder A. Silva Peixoto

Portugal - Fundação para a Divulgação das Tecnologias de Informação, 2008

1.ª Edição: Lisboa, Novembro 2008

1.ª Tiragem: 1.000 exemplares

Microsoft ®, MS-DOS ® e Windows ® São marcas registadas da Microsoft Corporation nos EUA e/ou outros países

Impressão e acabamento: Tipografia Guerra - Viseu Depósito Legal n.º xxxxx/08

A Fundação para a Divulgação das Tecnologias de

Informação (FDTI), instituída pelo Instituto Português da Juventude e pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, tem como fim promover a divulgação das Tecnologias de Informação de forma extensiva e sistemática, junto dos jovens e junto das comunidades.

A FDTI, de forma a alcançar os seus objectivos, conta com uma rede nacional de Centros de Divulgação das Tecnologias da Informação (cerca de 170), geograficamente distribuídos por todos os Distritos do território continental e pelas Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira.

Nestes centros proporciona-se formação, estruturada em módulos, que permite a iniciação ou o aperfeiçoamento de conhecimentos na área das Tecnologias de Informação.

A qualidade dos produtos e serviços que desenvolve, entre os

quais se incluem os manuais da linha editorial, assume enorme importância para a FDTI.

É nosso objectivo que o presente manual constitua um bom auxiliar de aprendizagem, e que com ele, a FDTI continue a prestar à Sociedade Portuguesa um serviço de qualidade.

Este manual faz parte da linha editorial da responsabilidade da FDTI - Fundação para a Divulgação das Tecnologias de Informação

e destina-se ao apoio pedagógico nos cursos de formação

ministrados nos CDTI - Centros de Divulgação das Tecnologias de

Informação da FDTI.

A cada curso corresponde um manual, a distribuir por cada

participante.

Por cada curso existe igualmente um Guia do Formador contendo

os Objectivos Pedagógicos, o Conteúdo Programático, o Plano de

Sessões, os Exercícios, os documentos do Modelo de Avaliação, as Apresentações Electrónicas e outro material de apoio.

No final deste manual encontrará, em apêndices, a lista dos cursos que compõem a oferta formativa da FDTI bem como os títulos editados por esta Linha Editorial.

Para obter informação mais completa sobre os cursos e os manuais

da

FDTI, ou para aceder às erratas dos manuais, visite o sítio:

http://fdti.juventude.gov.pt

Se

Editorial, em geral, ou sobre este manual, em particular, envie, por favor, uma mensagem para o endereço de correio electrónico:

pretender emitir observações, sugestões ou críticas sobre a Linha

fdti@fdti.pt

Conteúdo do Manual
Conteúdo do Manual

Conteúdo do Manual

Capítulo 1

Introdução

17

Objectivos deste manual

19

Convenções utilizadas

19

Conceitos de folha de cálculo

20

Folha de cálculo

20

Componentes de uma folha de cálculo

20

Evolução do Microsoft Excel

22

Versões

23

Novidades do Microsoft Excel 2007

26

Friso

26

Botão do Office

27

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

27

Maior número de linhas e colunas e novos limites

27

Temas do Office e estilos do Excel

28

Formatação condicional melhorada

28

Escrita de fórmulas mais facilitada

28

Criação de fórmulas utilizando novas funções

29

Minibarra de ferramentas

29

Melhoramentos nas tabelas do Excel

29

Novo aspecto para os gráficos

30

Facilidade na utilização de tabelas dinâmicas

31

Ligações rápidas com dados externos

32

Novos formatos de ficheiro

33

Novas formas de compartilhar trabalho

34

Melhor desempenho em impressão

34

Capítulo 2

Conceitos básicos

35

Iniciar o Excel 2007

37

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007

38

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Controlar a disposição de informação num livro

42

Dividir janelas

42

Esquema de página

44

Abrir novas janelas de um livro

44

Trabalhar com vários livros

45

Dispor janelas

46

Comparar lado a lado

48

Controlar a visualização da folha de cálculo

49

Zoom

49

Modo de ecrã inteiro

50

Guardar livros de trabalho

51

Guardar um livro de trabalho

52

Abrir e fechar livros de trabalho

57

Abrir um livro

57

Fechar um livro

59

Impressão

60

Impressão predefinida

60

Impressão personalizada

61

Capítulo 3

Livros de trabalho

65

Livros e folhas de cálculo

67

Criar novos livros

67

Criar novo livro de trabalho

67

Escolher um modelo

69

Modelos do Microsoft Office Online

72

Criação de um modelo

75

Modificar um modelo

77

Exercício 1

78

Conteúdo do Manual
Conteúdo do Manual

Conteúdo do Manual

Capítulo 4

Introdução de dados

79

Introdução de dados

81

Conclusão automática

81

Escolher da lista pendente

83

Validação de dados

84

Definir validação de dados

85

Remover valores duplicados

99

Ordenação

101

Ordenação de dados

101

Ordenação personalizada

104

Listas pendentes

108

Criar uma lista pendente

109

Alterar uma lista pendente

112

Eliminar uma lista pendente

113

Ferramentas úteis

113

Área de transferência do Office

113

Localizar informação

117

Substituir informação

120

Séries

121

Utilizar séries

121

Preencher série

122

Séries personalizadas

123

Exercício 2

125

Capítulo 5

Trabalhar com dados

127

Referências de células

129

Referências relativas

129

Referências absolutas

129

Referências mistas

130

Referências entre diferentes folhas

131

Referências externas

131

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Utilizar nomes

132

Atribuição de nomes a constantes e fórmulas

132

Regras para a atribuição de um nome

133

Utilizar nomes na fórmula

134

Criar, editar ou eliminar nomes

135

Filtrar informação

136

Utilizar filtros automáticos

136

Limpar filtro

138

Desactivar filtro automático

138

Opções de filtro automático

138

Filtros de texto

139

Filtros numéricos

139

Filtros de data

140

Filtro automático personalizado

141

Filtro avançado

143

Utilizar filtro avançado

143

Opções filtro avançado

144

Exemplos de critérios

145

Exercício 3

148

Capítulo 6

Trabalhar com tabelas

149

Trabalhar com tabelas

151

Estilos de células

151

Criar um novo estilo

152

Modificar um estilo

155

Importar estilos

155

Eliminar estilos

157

Tabelas de dados

157

Criar uma tabela de dados

158

Adicionar dados à tabela de dados

160

Atribuir nome a uma tabela de dados

160

Redimensionar uma tabela

161

Conteúdo do Manual
Conteúdo do Manual

Conteúdo do Manual

Estilos de tabelas de dados

162

Criar um novo estilo de tabela

163

Converter intervalo em tabela

164

Converter tabela em intervalo

165

Exercício 4

167

Capítulo 7

Funções avançadas

169

Introdução

171

Conceitos básicos

172

Criação de fórmulas

172

Operadores

172

Operadores aritméticos

173

Operadores de comparação

173

Operador de concatenação

173

Operadores de referência

174

Referências

174

Referências relativas

175

Referências absolutas

175

Referências mistas

176

Funções

179

Sintaxe das funções

180

Argumentos das funções

180

Erros comuns nas fórmulas

181

Descrição de funções

182

CONTAR.SE

182

CONTAR.VAL

186

CONTAR.VAZIO

187

SOMA.SE

188

MÉDIA.SE

190

PROCV

191

PROCH

193

PGTO

195

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Funções aninhadas

198

SE encadeado

200

Exercício 5

201

Capítulo 8

Formatação condicional

205

Introdução

207

Escalas de cores

209

Barras de dados

213

Conjuntos de ícones

215

Realçar regras de células

218

Regras de Superiores/Inferiores

222

Gerir e personalizar regras

224

Novas regras

226

Limpar regras

226

Exercício 6

227

Capítulo 9

Inserir elementos gráficos

229

Inserir elementos gráficos

231

Inserir uma imagem

231

Ferramentas de imagens

234

Aplicar estilos de imagem

236

Manipulação das imagens

238

Inserir imagens do ClipArt

241

Inserir formas

242

Inserir um objecto do WordArt

244

Inserir um gráfico SmartArt

248

Formatar o SmartArt

253

Exercício 7

254

Conteúdo do Manual
Conteúdo do Manual

Conteúdo do Manual

Capítulo 10

Cabeçalhos e rodapés

257

Cabeçalhos e rodapés

259

Inserir um cabeçalho ou um rodapé predefinido

259

Cabeçalhos e rodapés personalizados

262

Exercício 8

269

Apêndice A

Separadores

271

Separadores

273

Separador Base

274

Grupo Área de Transferência

274

Grupo Tipo de Letra

275

Grupo Alinhamento

276

Grupo Número

277

Grupo Células

278

Grupo Edição

279

Grupo Estilos

279

Separador Inserir

280

Grupo Ilustrações

280

Grupo Gráficos

281

Grupos Tabelas, Ligações e Texto

282

Separador Esquema de Página

283

Grupo Configurar Página

283

Grupo Ajustar Tamanho

284

Grupo Opções de Folha

285

Separador Fórmulas

286

Grupo Biblioteca de Funções

286

Grupo Nomes Definidos

287

Grupos Auditoria de Fórmulas, Cálculo e Soluções

287

Separador Dados

288

Grupo Ordenar e Filtrar

288

Grupos Obter Dados Externos, Ligações, Ferramentas de Dados e Destaques

289

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Separador Rever

290

Separador Ver

291

Grupo Vistas de Livro

291

Grupo Mostrar/Ocultar

292

Grupo Zoom

292

Grupo Janela

293

Grupo Macros

294

Separadores contextuais

295

Ferramentas de Desenho

295

SmartArt

295

Gráficos

296

Apêndice B

Teclas de atalho

297

Teclas de atalho

299

Apêndice C

Funções do Excel 2007

303

Introdução

305

Funções de suplemento e automatização

305

Funções de cubo

306

Funções de base de dados

307

Funções de data e hora

308

Funções de engenharia

309

Funções financeiras

311

Funções de informação

315

Funções lógicas

316

Funções de pesquisa e referência

317

Conteúdo do Manual
Conteúdo do Manual

Conteúdo do Manual

 

Funções matemáticas e trigonométricas

319

Funções estatísticas

322

Funções de texto

327

Apêndice D

Resolução dos exercícios

329

Apêndice E

Glossário

333

Apêndice F

Notas

337

Apêndice G

Cursos disponíveis nos CDTI

359

Apêndice H

Títulos editados pela FDTI

365

capítulo 1 Introdução

capítulo 1

capítulo 1 Introdução

Introdução

capítulo 1 Introdução
Objectivos deste manual
Objectivos deste manual

Objectivos deste manual

Objectivos deste manual

Este manual destina-se a todos aqueles que pretendem aprofundar os seus conhecimentos na utilização e exploração do Microsoft Office Excel 2007.

Encontrará em cada capítulo explicações detalhadas e ilustradas de cada operação, assim como exercícios no final de cada capítulo, para consolidação dos conhecimentos adquiridos.

A todos os que pretendem iniciar-se na utilização do Microsoft Office Excel 2007 recomenda-se a leitura do manual "Excel 2007 Fundamental", igualmente editado pela FDTI.

Convenções utilizadas

Ao longo deste manual são utilizadas convenções gráficas contextualizadas, relativamente a diferentes tipos de situações:

Itálico - termos em língua estrangeira;

Negrito - termos a destacar, nomeadamente, menus, comandos e subcomandos de menus, teclas, nomes de ficheiros, elementos da aplicação, endereços, etc.;

Teclas - a apresentação das teclas, ou a combinação destas, são representadas entre parêntesis rectos e a negrito. Por exemplo: [Enter].

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Conceitos de folha de cálculo

Mesmo sendo um utilizador com alguma experiência na utilização de uma folha de cálculo, existem alguns conceitos básicos que deve ter presentes, pelo que são descritos de seguida de uma forma sintetizada.

Folha de cálculo

As folhas de cálculo constituem o principal elemento do Microsoft Excel. Uma folha de cálculo permite realizar cálculos, apresentar, guardar e editar dados. Cada folha de cálculo é formada por uma grelha composta por linhas e colunas.

Para identificar uma célula, numa folha de cálculo, utiliza-se a identificação da coluna seguida da identificação da linha. Por exemplo, se cruzar a coluna Y e a linha 425, identifica-se a célula

Y425.

Componentes de uma folha de cálculo

Célula

É o elemento resultante da intersecção de uma coluna e de uma linha. As células são os elementos fundamentais de uma folha de cálculo, é nestas que se digitam os valores (informação) e fórmulas para posterior utilização.

Conceitos de folha de cálculo
Conceitos de folha de cálculo

Conceitos de folha de cálculo

Valores

São todos os dados digitados nas células. Podem ser do tipo numérico, data ou texto.

Fórmulas

Uma fórmula define como são efectuados novos cálculos, a partir

dos dados inseridos nas células de uma folha de cálculo. O

conceito de fórmula é basicamente o conceito elementar das fórmulas matemáticas, são elas que permitem efectuar cálculos simples ou mais complexos.

O Microsoft Excel possui funções internas (fórmulas

predefinidas) para a construção de fórmulas (aritméticas ou mais avançadas). As funções proporcionam mecanismos de simplificação da construção das fórmulas (por exemplo, a função SOMA, permite utilizar conjuntos de células como parâmetros), existem ainda, entre outras, funções matemáticas, estatísticas de utilização mais complexa.

Um exemplo de fórmula é "=A1+A2+A3+A4+A5", que poderá

ser substituída pela função "=SOMA(A1:A5)", sendo esta mais fácil de utilizar e corrigir caso necessário.

Nota:

Para iniciar uma fórmula deve introduzir o sinal de igual (=), e após este pode digitar a fórmula pretendida.

Existem, contudo, outras formas de executar fórmulas. No Microsoft Excel, uma soma pode ser calculada através da selecção e utilização da ferramenta Soma, identificada pela letra grega SIGMA . Na versão 2007 do Microsoft Excel, todas as funções estão acessíveis através do botão Inserir Função . Clique neste botão e procure a função pretendida.

estão acessíveis através do botão Inserir Função . Clique neste botão e procure a função pretendida.
estão acessíveis através do botão Inserir Função . Clique neste botão e procure a função pretendida.
Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Evolução do Microsoft Excel

O Microsoft Excel é um programa de edição de folhas de cálculo

concebido pela Microsoft para computadores utilizando o sistema operativo Microsoft Windows e computadores Macintosh da Apple. Entre os seus recursos destacam-se uma interface intuitiva, ferramentas de cálculo e de construção de gráficos que tornam o Microsoft Excel uma das aplicações informáticas mais populares

até hoje na área das folhas de cálculo. Para tal sucesso contribuiu

a integração da versão 5 em 1993 no pacote das aplicações do

Microsoft Office.

A Microsoft comercializou um software de folha de cálculo

denominada Multiplan em 1982, o qual era muito popular em sistemas CP/M, mas em sistemas MS-DOS perdia em popu-

laridade para o Lotus 1-2-3. Esse facto levou ao desenvolvimento

de

um novo software chamado Excel. A primeira versão do Excel

foi

lançada para Mac em 1985 e a primeira versão para Windows

foi lançada apenas em Novembro de 1987. A Lotus não conseguiu desenvolver em tempo útil o 1-2-3 para o Windows e por volta de 1988 o Excel ultrapassou-o em vendas, o que contribuiu para a Microsoft alcançar a posição de liderança no desenvolvimento de software. A Microsoft foi-se distanciando dos restantes produtores de software através de uma política de lançamento regular de novas versões, lançando para o mercado uma nova versão, sensivelmente a cada dois anos. A actual versão para o Windows é o Microsoft Excel 12, também denominado Microsoft Excel 2007. A versão actual para a plataforma Mac OS X é o Microsoft Excel 2004.

O

Microsoft Excel foi o primeiro programa do género a permitir

ao

utilizador definir a aparência das folhas de cálculo. Também

introduziu cálculo inteligente de células, através do qual apenas as

células dependentes da célula modificada são actualizadas (os programas anteriores tinham de recalcular tudo sempre que existiam alterações).

Evolução do Microsoft Excel
Evolução do Microsoft Excel

Evolução do Microsoft Excel

Desde 1993, o Excel inclui o Visual Basic for Applications (VBA), uma linguagem de programação baseada no Visual Basic que adiciona a capacidade de automatizar tarefas no Excel e equipar o software com funções definidas pelo utilizador (UDF, User Defined Functions) para utilização em folhas de cálculo. O VBA é um complemento poderoso à aplicação que inclui um ambiente integrado de desenvolvimento (IDE, Integrated Development Environment). A gravação de macros produz código VBA que replica acções do utilizador, permitindo dessa forma a automatização simples de tarefas quotidianas e morosas. O VBA permite ainda, para interacção com o utilizador, criar formulários e controlos dentro da folha de cálculo.

A funcionalidade de automatização acrescentada pelo VBA fez com que o Microsoft Excel se tornasse um alvo para vírus de macro. A Microsoft adoptou medidas e para prevenir o mau uso das macros, adicionou ao Microsoft Excel as capacidades de desactivar completamente as macros, activar as macros apenas quando se abre uma folha de cálculo ou ainda confiar em todas as macros assinadas com um certificado seguro.

Versões

Microsoft Windows

Como referido anteriormente, o Microsoft Excel 2007 é também conhecido pelo nome de Microsoft Excel 12, o que não significa que seja a décima segunda edição do produto, sendo na verdade, a décima. Para que não restem dúvidas acerca das versões lançadas pela Microsoft deste produto, refere-se de seguida o ano de lançamento e as principais inovações de cada versão.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

1987 – Excel 2.0 para Windows

A primeira versão do Microsoft Excel para Windows foi lançada

há 20 anos com o nome de Microsoft Excel 2.0 para corresponder à versão lançada para Macintosh. A utilização do Windows ainda não era muito generalizada, por isso mesmo esta versão incluía DLLs (acrónimo de Dynamic Link Library) que permitiam ao programa funcionar em ambiente Windows.

1990 – Excel 3.0

Esta versão apresentou melhoramentos ao nível da apresentação gráfica e algumas características técnicas. Incluía barras de ferramentas, possibilidade de desenhar, construir gráficos 3D, entre outras funcionalidades.

1992 – Excel 4.0

Com o aumento da popularidade do Windows, esta nova versão lançada para o mercado obteve um maior êxito. Caracterizou-se por muitos aperfeiçoamentos a nível da usabilidade, tornando-a de fácil utilização.

1993 – Excel 5.0

A novidade desta versão foi a inclusão de livros com várias folhas

de trabalho e a nova linguagem de programação Visual Basic for Applications (VBA) aplicada à construção de macros.

1995 – Excel 7.0 (Office 95)

Bastante semelhante à versão 5.0, sendo a grande novidade o facto de utilizar codificação a 32 bits.

1997 – Excel 8.0 (Office 97)

O aspecto da barra de ferramentas e dos menus foi melhorado. Foi

incluída ajuda online e quadruplicado o número de linhas disponível por cada folha de cálculo.

Evolução do Microsoft Excel
Evolução do Microsoft Excel

Evolução do Microsoft Excel

1999 – Excel 9.0 (Office 2000)

Foram implementadas melhorias a nível de ambiente gráfico da aplicação. Destaca-se ainda a capacidade de utilizar o formato de ficheiros HTML.

2001 – Excel 10.0 (Office XP ou 2002)

Esta versão trouxe algumas novidades comuns ao pacote do Office XP: as descrições inteligentes, painéis de tarefas e recuperação automática de livros são alguns dos exemplos. Além destas novidades, salientam-se ainda os melhoramentos ao nível das formatações numéricas, alinhamentos, inserção de símbolos, ferramentas de conversão em euros, etc.

2003 – Excel 11.0 (Office 2003)

Parte integrante do Microsoft Office System, as novidades prendem-se em grande parte com a facilidade de partilha de informação com outros utilizadores e com a inclusão da tecnologia Microsoft Sharepoint Services no Microsoft Office System. Esta versão inclui ainda Serviços de Gestão de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management), suporte para Tablet PC e uma nova aparência que tornou a aplicação mais atractiva.

2007 – Excel 12.0 (Office 2007)

Mais à frente, neste capítulo, encontra uma descrição detalhada das novidades da versão do Microsoft Excel 2007.

De salientar que não existiu a versão Excel 1.0 para evitar confusão com versões para o Macintosh. Também não existiu a versão Excel 6.0 dado que o mesmo foi lançado com o Word 7. Todos os produtos do Office 95 têm capacidades de OLE 2 (para mover dados automaticamente entre vários programas) e o nome Excel 7 deveria mostrar que tinha sido lançado na mesma altura do Word 7.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Novidades do Microsoft Excel 2007

Esta nova versão do Microsoft Excel apresenta várias novidades e alterações que vieram facilitar e simplificar a realização das mais diversas operações, mesmo as mais básicas, que nas versões anteriores necessitariam de mais do que um acesso aos diversos menus para serem realizadas na sua totalidade.

Uma das principais diferenças, que o utilizador familiarizado com as versões anteriores do Excel constatará, é a ausência da barra de menus uma vez que foi substituída pelo Friso.

Friso

de menus uma vez que foi substituída pelo Friso . Friso Fig. 1.1 Aspecto do Friso

Fig. 1.1 Aspecto do Friso

Como referido anteriormente os habituais menus (Ficheiro, Editar, Ver, etc.) e as barras de ferramentas do Excel (Padrão e Formatação, entre outras), foram substituídas pelo Friso. O Friso é assim composto por separadores, cada separador disponibiliza os comandos mais utilizados, agrupados de uma forma coerente e lógica. Uma grande maioria das caixas de diálogo foi substituída por listas pendentes que exibem as opções disponíveis, sugestões, e em tempo real exibem também uma pré- visualização com exemplos para o utilizador escolher a opção que pretende. Outra característica do Friso é a disponibilização das ferramentas mais apropriadas para a realização da tarefa que o utilizador está a realizar.

Novidades do Microsoft Excel 2007
Novidades do Microsoft Excel 2007

Novidades do Microsoft Excel 2007

Novidades do Microsoft Excel 2007 Botão do Office Concentra e disponibiliza as funções mais utilizadas de

Botão do Office

Concentra e disponibiliza as funções mais utilizadas de gestão da folha de cálculo, tal como criar um novo livro, abrir, fechar, guardar, imprimir, entre outras. Comparando com as versões anteriores as suas funcionalidades assemelham-se às do menu Ficheiro.

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

do menu Ficheiro . Barra de Ferramentas de Acesso Rápido A Barra de Ferramentas de Acesso

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido contém alguns dos comandos mais utilizados na área da gestão do documento, tais como Guardar, Anular e Refazer comandos. Esta barra é passível de personalização, o utilizador pode incluir ou retirar botões de acordo com as suas necessidades.

Maior número de linhas e colunas e novos limites

O Excel 2007 passa a suportar 1.048.576 linhas por 16.384 colunas, em vez das tradicionais 65.536 linhas e das 256 colunas das versões anteriores, tendo assim cada folha de cálculo o número de 17.179.869.184 células úteis. As colunas terminam agora nas letras XFD e não em IV. Estas crescentes alterações nas folhas de cálculo permitem explorar um grande volume de dados, bem como um número ilimitado de tipos de formatação no mesmo livro.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Temas do Office e estilos do Excel

Os dados de uma folha de cálculo podem agora ser formatados de uma forma rápida , através da aplicação de um tema e de um estilo.

O conjunto de aplicações do Office 2007 passou a partilhar os

temas disponíveis.

Formatação condicional melhorada

A formatação condicional permite anotar visualmente os dados

para efectuar análises ou apresentações. A identificação de tendências e a detecção de excepções pode ser realizada através da implementação e gestão de várias regras que recorrendo à formatação condicional aplicará um aspecto visual diferenciado.

Escrita de fórmulas mais facilitada

A escrita de fórmulas está mais facilitada. A barra de fórmulas é passível de redimensionamento, o que permite a sua expansão para a visualização de todo o seu conteúdo.

sua expansão para a visualização de todo o seu conteúdo. Fig. 1.2 Barra de fórmulas Outra
sua expansão para a visualização de todo o seu conteúdo. Fig. 1.2 Barra de fórmulas Outra

Fig. 1.2 Barra de fórmulas

Outra novidade é a funcionalidade Conclusão Automá- tica de Fórmulas. Permite escrever correctamente a sintaxe de uma fórmula dado que logo que o utilizador inicia a escrita da fórmula, a Conclusão Automática de Fórmulas detecta a função pretendida e mostra uma lista na qual pode escolher a função desejada, obtendo assim uma ajuda contextualizada para completar os argumentos que constituem a sintaxe da função.

Novidades do Microsoft Excel 2007
Novidades do Microsoft Excel 2007

Novidades do Microsoft Excel 2007

Criação de fórmulas utilizando novas funções

Foram também criadas novas funções de estatística entre as quais se destacam: MÉDIA.SE, MÉDIA.SE.S, SOMA.SE.S e SE.ERRO. Estas funções foram criadas por sugestão dos utilizadores à equipa dos programadores do Microsoft Excel, que estão disponíveis também para receberem a sugestão de novas funcionalidades a incluir em versões futuras.

Minibarra de ferramentas

a incluir em versões futuras. Minibarra de ferramentas É uma pequena barra de formatação flutuante que

É uma pequena barra de formatação flutuante que aparece no ecrã sempre que o utilizador clica com o botão direito do rato em qualquer área formatável da folha de cálculo (tal como elementos de um gráfico ou um grupo de células seleccionado). O aspecto prático desta minibarra de ferramentas consiste em poupar ao utilizador vários passos quando pretende efectuar uma formatação simples.

Melhoramentos nas tabelas do Excel

É colocada à disposição do utilizador uma nova interface que permite criar, formatar e expandir de uma forma rápida uma tabela (na versão 2003 esta funcionalidade era conhecida como lista) permitindo assim organizar os dados para facilitar o trabalho na folha de cálculo. Constata-se a introdução de novas funcionalidades ou o melhoramento das existentes:

Linhas de cabeçalho de tabela: possibilidade de activar/ desactivar as linhas de cabeçalho de tabela. Os cabeçalhos da tabela ficam visíveis com os dados das colunas da tabela, se a tabela for longa, substituirão os cabeçalhos da folha;

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Colunas calculadas: é utilizada uma única fórmula numa coluna calculada, fórmula essa que se ajusta a cada linha. É passível de expansão automática para a inclusão de linhas adicionais para que a fórmula se aplique de imediato às linhas, sendo assim suficiente a introdução da fórmula uma única vez, dispensando os tradicionais comandos Preencher ou Copiar;

Filtro Automático aplicado automaticamente: em qualquer tabela, o Filtro Automático é activado por predefinição, permitindo de modo imediato a aplicação de filtros e a realização de ordenações dos dados contidos na tabela;

Referências estruturadas: permite que sejam utilizados nomes de cabeçalhos atribuídos às colunas em fórmulas, em detrimento das referências à célula. Por exemplo: para somar os valores numa determinada coluna, em vez de fazer referência aos endereços das células (=SOMA(C5:C8)), pode fazer referência ao nome da tabela e da coluna (=SOMA(Jan));

Linhas totais: as fórmulas e entradas de texto personalizadas podem ser utilizadas nas linhas totais;

Estilos de tabelas: podem ser aplicados à tabela, de uma forma rápida, formatos com aspecto profissional e com um design de alta qualidade.

Novo aspecto para os gráficos

O objectivo principal de um gráfico é o de transmitir as informações de forma eficaz. Para o efeito, foram disponibilizadas novas ferramentas que permitem a criação de gráficos com um aspecto profissional. O aspecto aplicado aos gráficos baseia-se no tema aplicado ao livro, para além de efeitos especiais a 3D, permite efeitos de transparência e sombras.

Novidades do Microsoft Excel 2007
Novidades do Microsoft Excel 2007

Novidades do Microsoft Excel 2007

Os tipos de gráficos existentes permitem a criação de um gráfico mais funcional e adequado para os dados a apresentar, encontrando-se disponíveis vários estilos e esquemas. É possível de uma forma intuitiva a adição/remoção de títulos, legendas, rótulos de dados, linhas de tendência, entre outros elementos de gráficos.

Uma das grandes inovações a assinalar é o facto de os gráficos serem desenhados pelo OfficeArt, o que permite, em termos práticos, aplicar num gráfico quase todas as acções passíveis de serem realizadas numa forma (por exemplo: aplicação de efeitos 3D, sombra suave, efeito em bisel ou transparências). Para melhorar a leitura são utilizados tipos de letra ClearType; as linhas dos gráficos adquiriram um aspecto mais uniformizado. Existem ainda cores predefinidas que possibilitam o controlo da intensidade, bem como a adição de cores personalizadas. O utilizador pode ainda guardar os gráficos da sua preferência como modelos de gráficos.

Facilidade na utilização de tabelas dinâmicas

Na versão 2007, as tabelas dinâmicas são de fácil utilização comparativamente com as versões anteriores. A informação que pretende visualizar sobre os dados seleccionados é conseguida com a execução de poucos passos pelo facto de utilizar a nova interface, deixando de ser necessário arrastar os dados e soltá-los em locais específicos que, por vezes, não eram de fácil identificação. Com as facilidades introduzidas, é necessário apenas seleccionar os campos que pretende visualizar na lista de campos da tabela dinâmica.

Podem ser utilizadas as novas ou melhoradas funcionalidades para efectuar resumos, análises e formatações dos dados que constituem a tabela dinâmica. Passa a ser possível utilizar o comando Anular, que permite retroceder nas acções efectuadas durante a criação ou edição da tabela. A utilização de indicadores

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

mais e menos aplicados à pesquisa permitem expandir ou ocultar partes da tabela dinâmica, o que permite uma maior ou menor visualização de informação sobre os dados.

A classificação dos dados também foi simplificada, é suficiente

seleccionar um item na coluna a classificar e utilizar os botões de classificação, que permitem a filtragem dos dados por data, rótulo, valores, etc.

É possível também aplicar uma formatação condicional, o que simplifica em muito a análise do cruzamento de dados obtido, assim como proceder rapidamente à formatação da tabela com um estilo de formatação predefinido ou personalizado.

O processo de criação de gráficos dinâmicos foi igualmente

simplificado. Existem vários menus de contexto e diversas ferramentas específicas que facilitam a análise dos dados apresentados pelos gráficos. Os gráficos dinâmicos ao nível do esquema, estilos e formatos são tratados da mesma forma que os gráficos normais.

Ligações rápidas com dados externos

A função Início Rápido dispensa o utilizador de saber os nomes

dos servidores e das bases de dados da empresa, uma vez que permite a sua selecção numa lista de origens de dados. A visualização das ligações que existem num livro, simplificam a sua reutilização ou substituição por outras.

Novidades do Microsoft Excel 2007
Novidades do Microsoft Excel 2007

Novidades do Microsoft Excel 2007

Novos formatos de ficheiro

No Excel, no Word e no PowerPoint foram introduzidos novos formatos de ficheiro designados por Microsoft Office Open XML.

A introdução destes novos formatos veio facilitar a integração de origens de dados externas, proporcionar uma diminuição no tamanho dos ficheiros e aumentar a capacidade para recuperação de dados.

Formatos mais utilizados:

XLSX

Formato de ficheiro predefinido

XLSM

Formato com suporte para macros

XLTX

Formato para modelo

XLTM

Formato para modelo com suporte para macros

Está incluída também uma versão binária do formato de ficheiro comprimido por segmentos para os livros de maior complexidade designado por BIFF12 com extensão XLS, o que mantém a compatibilidade com as versões anteriores, optimizando o desempenho.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Novas formas de compartilhar trabalho

A utilização do Microsoft Excel Services permite a partilha de dados com outros utilizadores, bem como escolher os dados a expor. A utilização de um browser activa o Microsoft Office Excel Web Access o que permite visualizar, analisar, imprimir e extrair dados. Possuindo os privilégios suficientes e o Microsoft Excel 2007 instalado no computador é possível utilizar todas as funcionalidades para analisar e trabalhar com os dados no próprio computador.

Está assim criado um método de partilha de trabalho, acessível e que possibilita a sua manutenção ou actualização, permitindo aos outros membros da equipa de trabalho fornecerem comentários e informações.

Melhor desempenho em impressão

Foi acrescentada a vista Esquema de Página às vistas Normal e Pré-visualização de Quebras de Página.

A vista Esquema de Página permite controlar o aspecto que aparecerá na versão impressa ao mesmo tempo que se cria a folha de cálculo. A operação com cabeçalhos de página, rodapés, limites, gráficos e formas está facilitada pois podem ser colocados na localização desejada. As opções de configuração de página encontram-se acessíveis a partir do Esquema de Página, permitindo assim a escolha das opções para impressão.

capítulo 2 Conceitos básicos

capítulo 2

capítulo 2 Conceitos básicos

Conceitos básicos

capítulo 2 Conceitos básicos
Iniciar o Excel 2007
Iniciar o Excel 2007

Iniciar o Excel 2007

Iniciar o Excel 2007

Independentemente do sistema operativo utilizado (Windows XP ou Windows Vista), dispõe das seguintes formas predefinidas para iniciar o Excel 2007:

• Aceder ao botão Iniciar > Todos os programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007;

Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007 ; Fig. 2.1 Iniciar o Excel 2007 através do

Fig. 2.1 Iniciar o Excel 2007 através do botão Iniciar

• Aceder ao botão Iniciar e seleccionar o comando Executar. Na caixa de diálogo Executar, digitar excel e clicar no botão OK.

. Na caixa de diálogo Executar , digitar excel e clicar no botão OK . Fig.

Fig. 2.2 Caixa de diálogo Executar

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007

Ao iniciar o Excel 2007, o programa abre com um novo livro em branco. A fig. 2.3 mostra o ecrã principal da aplicação, na qual se encontram representados os principais elementos:

5 1 2 4 3 6 8 7 11 10 14 9 12 13 15
5
1
2
4
3
6
8
7
11
10
14
9
12
13
15

Fig. 2.3 Janela do Excel 2007

1. Barra de título: indica o nome da aplicação e do livro de trabalho activo nesse momento (no caso de um novo documento em branco, o nome do livro é Livro1);

activo nesse momento (no caso de um novo documento em branco, o nome do livro é

Fig. 2.4 Barra de título

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007
Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 2. Botões de manipulação da janela do Excel :
Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 2. Botões de manipulação da janela do Excel :
Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 2. Botões de manipulação da janela do Excel :

2. Botões de manipulação da janela do Excel: permitem a manipulação do tamanho e estado da janela;

3. Botões de manipulação da janela do livro de trabalho:

permitem a manipulação do tamanho e estado da janela do livro actualmente aberto;

4. Botão do Office: botão situado no canto superior esquerdo da janela do Excel 2007, através do qual pode aceder aos comandos de gestão do livro de trabalho, que incluem comandos como Guardar, Abrir, Fechar, Sair, etc., e também um comando de Opções do Excel;

5. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: barra totalmente personalizável, que contém alguns dos botões relativos aos comandos mais utilizados;

6. Friso: ocupa a parte superior da janela, é através deste Friso que o utilizador acede aos vários comandos e opções disponíveis, navegando pelos Separadores;

e opções disponíveis, navegando pelos Separadores ; Fig. 2.5 Friso 7. Barra de fórmulas : barra

Fig. 2.5 Friso

7. Barra de fórmulas: barra situada abaixo do Friso, onde o utilizador escreve e edita as fórmulas da folha de cálculo. A nova barra de fórmulas é expansível;

folha de cálculo. A nova barra de fórmulas é expansível; Fig. 2.6 Barra de fórmulas 8.

Fig. 2.6 Barra de fórmulas

8. Caixa de nome: caixa localizada à esquerda da barra de fórmulas, mostra o endereço da célula activa ou o nome do grupo de células;

da barra de fórmulas, mostra o endereço da célula activa ou o nome do grupo de

Fig. 2.7 Caixa de nome

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

9. Cabeçalhos de linha e de coluna: indicadores de posição de endereços na folha de cálculo. Todos os endereços são baseados na letra devolvida pela coluna que a célula activa ocupa e pelo número da linha, resultando um endereço do tipo A1 (é este endereço que é mostrado na caixa de nome (fig. 2.7). As colunas são identificadas desde a letra A até Z, passando a AA, AB, etc. e finalizando na coluna XFD, sendo o número total de linhas de 1.048.576. Para se tornarem mais facilmente localizáveis, as colunas e linhas seleccionadas assumem outra cor;

as colunas e linhas seleccionadas assumem outra cor; Fig. 2.8 Cabeçalhos de linha e de coluna

Fig. 2.8 Cabeçalhos de linha e de coluna

10.Área de trabalho: área central da janela do programa onde se desenvolve o trabalho. Nesta área de trabalho o utilizador dispõe, por predefinição, de três folhas de cálculo (ver ponto 13), cada uma com 17.179.869.184 células;

11.Célula activa: célula onde se encontra o cursor de selecção. Indica qual a célula cujo conteúdo está a ser visualizado na Barra de fórmulas, assim como em que célula é que se prepara para digitar conteúdo;

12.Botões

de

navegação:

permitem

navegar

através

dos

separadores das folhas de cálculo existentes no livro;

através dos separadores das folhas de cálculo existentes no livro; Fig. 2.9 Botões de navegação do

Fig. 2.9 Botões de navegação do livro de Excel

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007
Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007

13.Separadores de folha: através do nome predefinido (Folha1, Folha2, etc.) ou de nomes atribuídos pelo utilizador, permitem navegar através das folhas de cálculo existentes, permitindo identificar o conteúdo de cada folha, através da visualização do nome da mesma. Além do nome também pode ser atribuída uma cor diferente a cada separador de folha para uma identificação mais rápida;

separador de folha para uma identificação mais rápida; Fig. 2.10 Separadores das folhas de cálculo 14.Barras

Fig. 2.10 Separadores das folhas de cálculo

14.Barras de deslocamento: permitem a navegação horizontal e vertical pela folha de trabalho, possibilitando a visualização de dados que se encontram fora da área de visualização;

15.Barra de Estado: barra que permite visualizar informação diversa e mensagens sobre aspectos da folha de trabalho, como a indicação de estado das teclas [Num Lock], [Scroll Lock] e [Caps Lock], indicação automática do resultado de algumas funções quando as células seleccionadas contém dados numéricos, área para alteração da percentagem de visualização (através dos botões Menos Zoom e Mais Zoom) e para alternar os modos de vista da folha de cálculo.

botões Menos Zoom e Mais Zoom ) e para alternar os modos de vista da folha

Fig. 2.11 Barra de Estado

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Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Controlar a disposição de informação num livro

Dadas as dimensões de uma folha de cálculo, pode tornar-se necessário visualizar dados de várias zonas diferentes da mesma folha. Para que o possa fazer, o Excel dispõe de várias formas para os visualizar, manipular e alterar.

Dividir janelas

Quando trabalha com grandes quantidades de informação dentro

de uma única folha de cálculo, poderá ser útil dividir a janela da folha de cálculo em duas ou quatro áreas independentes, nas quais

se podem visualizar diferentes partes da mesma folha de cálculo.

Para dividir a folha de cálculo deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Dividir.

Friso , separador Ver , grupo Janela , botão Dividir . O Excel divide então a

O Excel divide então a folha de cálculo em quatro áreas, sendo

possível dimensionar cada uma delas conforme a necessidade, para isso clique no limite que pretende dimensionar (horizontal, vertical ou ambos) e arraste para o local desejado. Se pretender apenas duas áreas, deve arrastar o limite que pretende ocultar para um dos extremos da folha até que este desapareça.

Controlar a disposição de informação num livro
Controlar a disposição de informação num livro

Controlar a disposição de informação num livro

Quando a folha de cálculo está dividida em quatro áreas, apresenta-se como exemplificado na figura seguinte.

áreas, apresenta-se como exemplificado na figura seguinte. Fig. 2.12 Folha de cálculo dividida em quatro áreas

Fig. 2.12 Folha de cálculo dividida em quatro áreas

Estas divisões podem ser facilmente manipuladas com o rato, movendo os seus limites para novas posições. Repare também que passa a ter quatro barras de deslocamento em vez das duas habituais, para uma maior mobilidade na folha de cálculo.

Outra forma de criar as divisões de janelas consiste em clicar num dos botões que se encontram na parte superior da barra de deslocamento vertical e no lado direito da barra de deslocamento horizontal e arrastar o rato até obter a divisão pretendida.

e arrastar o rato até obter a divisão pretendida. Fig. 2.13 Botões que permitem definir divisões

Fig. 2.13 Botões que permitem definir divisões de janelas da folha de cálculo

Excel 2007 Avançado

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Excel 2007 Avançado

Para remover as linhas divisórias clique no botão Dividir ou faça um duplo clique em cima de cada uma das linhas ou na sua intersecção. Para as remover, também pode clicar nas linhas divisórias e arrastá-las para as margens da folha.

Esquema de página

Uma das inovações do Excel 2007 comparativamente às versões anteriores é o novo esquema de página onde pode visualizar a paginação da folha de cálculo actual. Pode visualizar as diferentes folhas de cálculo com as configurações aplicadas às páginas, bem como o cabeçalho e o rodapé.

Para activar o modo de esquema de página, aceda ao Friso, separador Ver, grupo Vistas de Livro, botão Esquema de Página.

Ver , grupo Vistas de Livro , botão Esquema de Página . Fig. 2.14 Grupo Vistas

Fig. 2.14 Grupo Vistas de Livro, botão Esquema de Página

Nesta vista de Esquema de Página, para além de poder trabalhar normalmente como na vista Normal, pode ainda ver, com a ajuda das réguas na parte superior e do lado esquerdo, as medidas de cada coluna e de cada linha da folha de cálculo.

Para voltar a visualizar a folha de cálculo no modo anterior, clique no botão Normal que pode visualizar na figura anterior.

Abrir novas janelas de um livro

De forma a observar diferentes áreas da folha de cálculo, pode abrir o mesmo livro várias vezes.

Controlar a disposição de informação num livro
Controlar a disposição de informação num livro

Controlar a disposição de informação num livro

Para o fazer, deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Nova Janela.

, separador Ver , grupo Janela , botão Nova Janela . Fig. 2.15 Grupo Janela do

Fig. 2.15 Grupo Janela do separador Ver, botão Nova Janela

Na barra de título da janela pode constatar quantas janelas do mesmo livro estão abertas. Em frente ao nome do livro, aparece o número que identifica a janela em que se encontra posicionado.

que identifica a janela em que se encontra posicionado. Trabalhar com vários livros Ao trabalhar com

Trabalhar com vários livros

Ao trabalhar com vários livros pode tornar-se necessário alternar entre eles ou até mesmo ter de comparar dados entre os diferentes livros.

Para visualizar quais os livros que se encontram abertos a dada altura e alternar rapidamente entre eles pode aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Mudar de Janela.

, separador Ver , grupo Janela , botão Mudar de Janela . Aparece assim, uma lista

Aparece assim, uma lista onde pode alternar entre os diversos livros.

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Dispor janelas

Quando necessita de comparar informação de diferentes livros, ou mesmo dentro de diferentes janelas do mesmo livro, pode utilizar a funcionalidade Dispor janelas. É possível dispor as janelas de quatro formas diferentes.

Para que possa visualizar todas as janelas abertas, deve clicar no botão Dispor Todas (ver fig. 2.15) e na caixa de diálogo Dispor janelas escolher a forma como as janelas serão dispostas no ecrã.

escolher a forma como as janelas serão dispostas no ecrã. Desta caixa de diálogo fazem parte

Desta caixa de diálogo fazem parte as seguintes opções:

Em mosaico: todas as janelas abertas são dispostas no ecrã de forma visível, ocupando o máximo do espaço disponível;

: todas as janelas abertas são dispostas no ecrã de forma visível, ocupando o máximo do
Controlar a disposição de informação num livro
Controlar a disposição de informação num livro

Controlar a disposição de informação num livro

Na horizontal: todas as janelas ficam visíveis, ocupando, cada janela, uma faixa horizontal do ecrã;

ocupando, cada janela, uma faixa horizontal do ecrã; • Na vertical : funciona do mesmo modo

Na vertical: funciona do mesmo modo que a opção Na horizontal, contudo cada janela ocupa uma faixa vertical do ecrã;

vertical : funciona do mesmo modo que a opção Na horizontal , contudo cada janela ocupa
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Em cascata: as janelas são dispostas de forma a ser apenas visível a barra de título de cada uma, à excepção da que se encontra activa.

de cada uma, à excepção da que se encontra activa. Comparar lado a lado Esta funcionalidade

Comparar lado a lado

Esta funcionalidade permite-lhe comparar dois livros diferentes. Para o fazer deve abrir os livros a comparar e aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Ver Lado a Lado.

, separador Ver , grupo Janela , botão Ver Lado a Lado . Após activar esta
, separador Ver , grupo Janela , botão Ver Lado a Lado . Após activar esta

Após activar esta opção, pode seleccionar o botão Desloca- mento Sincronizado (separador Ver, grupo Janela) que irá deslocar ambas as folhas ao mesmo tempo. O botão Repor a Posição da Janela (separador Ver, grupo Janela) que faz com que ambas as janelas repartam o ecrã de igual forma.

com que ambas as janelas repartam o ecrã de igual forma. Para desligar a opção deve

Para desligar a opção deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela e clicar de novo no botão Ver Lado a Lado.

Controlar a visualização da folha de cálculo
Controlar a visualização da folha de cálculo

Controlar a visualização da folha de cálculo

Controlar a visualização da folha de cálculo

Zoom

A funcionalidade Zoom permite alterar a escala de visualização

entre 10% e 400%. Não altera o tamanho real do conteúdo presente na folha de cálculo, serve apenas para alterar a

apresentação no ecrã. De seguida apresentam-se algumas formas

de alterar o zoom.

Barra de estado

Nesta versão do Excel, existe um novo controlo de zoom agregado à Barra de estado. Através deste controlo pode clicar no botão Mais Zoom para aumentar o zoom ou então no botão Menos Zoom para o diminuir. Pode ainda utilizar o controlo de deslize para colocar o zoom no nível desejado.

de deslize para colocar o zoom no nível desejado. Ao lado do botão Menos Zoom irá

Ao lado do botão Menos Zoom irá encontrar o botão Nível de zoom (100%) que abre a caixa de diálogo Zoom na qual pode escolher entre alguns dos valores predefinidos ou ainda digitar o nível de zoom pretendido na opção Personalizar.

predefinidos ou ainda digitar o nível de zoom pretendido na opção Personalizar . Fig. 2.16 Caixa

Fig. 2.16 Caixa de diálogo Zoom

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Friso

Ao aceder ao separador Ver, visualiza um grupo inteiramente dedi- cado ao zoom no qual pode escolher:

inteiramente dedi- cado ao zoom no qual pode escolher: • Zoom : abre a caixa de

Zoom: abre a caixa de diálogo Zoom (ver fig. 2.16);

100%: coloca o nível de zoom a 100%;

Zoom para Selecção: amplia a visualização das células seleccionadas de modo a que estas ocupem o máximo da área de trabalho disponível.

Rato

Se o rato que utiliza for do tipo IntelliMouse e tiver uma “roda” pode, através desta, controlar o nível de zoom. Para tal, deve manter premida a tecla [Ctrl] enquanto gira a “roda” num sentido ou noutro, alterando assim o nível de zoom.

Modo de ecrã inteiro

Pode haver alturas em que não será necessária a utilização do Friso, bem como de outros componentes do ambiente de trabalho. Nessas situações, poderá ser de extrema utilidade visualizar o máximo da área de trabalho da folha de cálculo possível. Pode então utilizar o modo de Ecrã Inteiro, que oculta as diversas áreas do Excel.

Guardar livros de trabalho
Guardar livros de trabalho

Guardar livros de trabalho

Para utilizar esta funcionalidade, deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Vistas de Livro, botão Ecrã Inteiro.

Ver , grupo Vistas de Livro , botão Ecrã Inteiro . Para desactivar a funcionalidade de

Para desactivar a funcionalidade de Ecrã Inteiro, deve premir a tecla [Esc].

Guardar livros de trabalho

A incorrecta utilização das ferramentas para guardar os trabalhos muitas vezes construídos com base em fórmulas complexas e cálculos, conduz a que se percam irremediavelmente esses trabalhos.

Sempre que fecha um livro de trabalho, o Excel pergunta se pretende guardar as alterações efectuadas ao ficheiro. Se bem que apenas respondendo Sim, o Excel procede à gravação do ficheiro no disco, este processo não impede que o utilizador perca o rasto ao mesmo, já que pode não reparar no nome que é atribuído ao livro e muitas vezes não repara sequer na pasta em que é guardado, pelo que da próxima vez que necessitar desse trabalho, terá de efectuar uma pesquisa em todo o disco, procurando ficheiros de Excel que correspondam ao que realmente pretende.

Para evitar estas situações, deve, sempre que possível, guardar o livro de trabalho antes de lhe incluir qualquer conteúdo. Desta forma, quer feche o livro acidentalmente ou ocorra qualquer outro tipo de anomalia que o feche, qualquer informação já inserida, estará salvaguardada no livro com o nome e a localização que lhe atribuiu. Esta regra pode, contudo, ser quebrada e proceder à gravação do livro em qualquer altura durante a sua edição.

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Guardar um livro de trabalho

Pela primeira vez

Existem várias formas de guardar o livro de trabalho activo, pelo que pode sempre recorrer a qualquer uma das opções seguintes:

• Clique no Botão do Office e depois no comando Guardar ou Guardar Como (repare que o comando Guardar não apresenta mais comandos à direita);

comando Guardar não apresenta mais comandos à direita); Fig. 2.17 Botão do Office, comandos Guardar e

Fig. 2.17 Botão do Office, comandos Guardar e Guardar Como

• Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique no botão Guardar;

Ferramentas de Acesso Rápido , clique no botão Guardar ; Fig. 2.18 Botão Guardar, na Barra

Fig. 2.18 Botão Guardar, na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

• Prima as teclas [Ctrl]+[S];

• Prima a tecla de função [F12].

Guardar livros de trabalho
Guardar livros de trabalho

Guardar livros de trabalho

Qualquer uma das opções anteriores dá acesso à caixa de diálogo Guardar como:

1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
4
5
6
7
8

Fig. 2.19 Caixa de diálogo Guardar como

1. Guardar em: esta área permite percorrer a lista de pastas existentes no computador e seleccionar aquela onde pre- tende guardar o livro de trabalho;

2. Botões de manipulação e navegação da caixa de diálogo:

: regressa à pasta anteriormente visuali-

Retroceder

: : regressa à pasta anteriormente visuali- • Retroceder zada; • Subir um nível : sobe

zada;

à pasta anteriormente visuali- • Retroceder zada; • Subir um nível : sobe um nível na

Subir um nível : sobe um nível na estrutura de pastas;

Eliminar : elimina a pasta ou documento seleccionado;

Criar nova pasta

Vistas

: modifica a forma como o conteúdo da pastaou documento seleccionado; • Criar nova pasta • Vistas : cria uma nova pasta; é apresentado

• Vistas : modifica a forma como o conteúdo da pasta : cria uma nova pasta;

: cria uma nova pasta;pasta • Vistas : modifica a forma como o conteúdo da pasta é apresentado ( Miniaturas

é apresentado (Miniaturas, Ícones, Lista, etc.);

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3. Conteúdo da pasta: esta área permite visualizar todo o conteúdo da pasta seleccionada em Guardar em (ver ponto 1), tanto no que respeita a outras pastas, como a livros de trabalho;

4. Atalhos para as pastas: através deste conjunto de botões pode rapidamente movimentar-se através de algumas áreas do computador para que possa escolher a pasta onde pretende guardar o trabalho;

5. Botão Ferramentas: permite aceder a opções de configuração e segurança do livro que está a ser guardado. Este botão é explicado mais à frente neste capítulo;

6. Guardar com o tipo: nesta lista deve escolher o tipo de ficheiro a ser criado (esta matéria será abordada de seguida);

7. Nome de ficheiro: nesta área deve digitar o nome a atribuir ao livro de trabalho activo;

8. Botões Guardar e Cancelar: permitem, respectivamente, confirmar todas as escolhas efectuadas nos pontos anteriores e guardar o livro ou cancelar todas as escolhas, sendo que o livro não será guardado.

Nota: É importante que crie e mantenha pastas próprias para guardar determinados tipos de ficheiros, de forma a serem mais fáceis de armazenar e localizar posteriormente.

Deve o utilizador, através das áreas indicadas com os números 1 e 4, indicar a pasta onde pretende guardar o livro.

De seguida, na área Nome de ficheiro, digitar o nome que pretende atribuir ao livro e clicar no botão Guardar.

Guardar livros de trabalho
Guardar livros de trabalho

Guardar livros de trabalho

Tipos de ficheiros de Excel 2007

Por predefinição, as folhas de cálculo do Excel 2007 são guardadas em formato XML com as novas extensões de nome de ficheiro, as quais adicionam um "X" ou um "M" às extensões de nome de ficheiro. O "X" representa um ficheiro XML que não tem macros e o "M" representa um ficheiro XML que contém macros. Por exemplo, ao guardar um livro do Excel, o ficheiro utiliza agora a extensão de nome de ficheiro XLSX por predefinição, em vez da extensão de nome de ficheiro XLS das versões anteriores.

Na tabela seguinte pode consultar os tipos de ficheiro possíveis de criar na versão 2007:

Tipo de ficheiro

Extensão

Livro

XLSX

Livro com macros activas

XLSM

Modelo

XLTX

Modelo com macros activas

XLTM

Livro binário não XML

XLSB

Suplemento com macros activas

XLAM

Livro do Excel 97 - 2003

XLS

Dados XML

XML

Página Web de ficheiro único

MHT, MHTML

Página Web

HTM, HTML

Modelo do Excel 97 - 2003

XLT

Texto

TXT

CSV (separado por vírgulas)

CSV

Texto formatado (separado por espaços)

PRN

DIF (Data Interchange Format)

DIF

SYLK (Symbolic Link)

SLK

Suplemento do Excel 97 - 2003

XLA

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Excel 2007 Avançado

Guardar alterações

No Botão do Office, existem os comandos Guardar e Guardar Como. Nas indicações dadas para guardar o livro pela primeira vez, foi referido que poderia escolher qualquer um dos dois comandos.

Então qual é a diferença?

Se um livro de trabalho já foi guardado, tem uma localização física e um nome atribuído, quando se abre esse livro de novo para efectuar qualquer tipo de alteração ou adicionar dados, para guardar essas alterações, já não será necessário indicar novamente o local e o nome com o qual se pretende guardar esse livro.

Logo, quando um livro está apenas sujeito a alterações, utiliza-se:

Nota:

• O comando Guardar quando o pretende é apenas guardar as alterações efectuadas ao livro;

• O comando Guardar Como, quando para além das alterações efectuadas, pretende também guardar o livro noutra pasta ou guardar o livro com um nome diferente.

A função dos comandos Guardar e Guardar Como são idênticas em todos os programas do pacote Office 2007.

Abrir e fechar livros de trabalho
Abrir e fechar livros de trabalho

Abrir e fechar livros de trabalho

Abrir e fechar livros de trabalho

Abrir um livro

Para aceder aos livros de Excel guardados nas pastas de trabalho, dispõe de várias formas, pelo que pode escolher uma das indicadas:

• Aceda ao Botão do Office e escolha um dos Documentos Recentes da lista à direita (ver figura seguinte);

• Prima as teclas [Ctrl]+[O];

• Aceda ao Botão do Office e escolha o comando Abrir.

• Aceda ao Botão do Office e escolha o comando Abrir . Fig. 2.20 Botão do

Fig. 2.20 Botão do Office mostrando o comando Abrir, assim como a lista Documentos Recentes

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

À excepção da primeira opção, que abre de imediato o livro pretendido, é exibida no ecrã a caixa de diálogo Abrir.

pretendido, é exibida no ecrã a caixa de diálogo Abrir . Fig. 2.21 Caixa de diálogo

Fig. 2.21 Caixa de diálogo Abrir

Na área Procurar em deve indicar qual a pasta onde se encontra o livro a abrir e, em seguida, seleccionar o mesmo na área de conteúdo da pasta, clicando depois no botão Abrir.

Abrir e fechar livros de trabalho
Abrir e fechar livros de trabalho

Abrir e fechar livros de trabalho

Fechar um livro

Para fechar um livro de trabalho também dispõe das seguintes formas:

• Clique no botão Fechar do grupo de botões de manipulação da janela localizado no canto superior direito;

• Aceda ao Botão do Office e escolha o comando Fechar.

Nota:

ao Botão do Office e escolha o comando Fechar . Nota : Caso existam alterações não

Caso existam alterações não guardadas no livro que está a ser fechado, o Excel pergunta se pretende guardar essas alterações.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Impressão

Impressão predefinida

Quando pretende obter uma impressão da folha de cálculo activa

na janela do Excel 2007, opte pelo envio directo do livro para a impressora. A forma mais rápida é efectuar um clique no Botão do Office e de entre as opções do comando Imprimir escolher Impressão Rápida.

do comando Imprimir escolher Impressão Rápida . Fig. 2.22 Botão do Office, comando Imprimir, subcomando

Fig. 2.22 Botão do Office, comando Imprimir, subcomando Impressão Rápida

O processo de impressão é iniciado de imediato, sem que o

utilizador efectue qualquer escolha sobre a forma como a folha de cálculo será impressa.

Impressão
Impressão

Impressão

Impressão personalizada

Para que possa escolher alguns dos parâmetros de impressão da folha de cálculo, aceda ao Botão do Office e escolha a opção Imprimir.

aceda ao Botão do Office e escolha a opção Imprimir . Fig. 2.23 Comando Imprimir, a

Fig. 2.23 Comando Imprimir, a partir do Botão do Office, comando Imprimir

Através deste comando o utilizador tem acesso à caixa de diálogo Imprimir. É nesta caixa que pode configurar todos os aspectos relacionados com a impressão da folha de cálculo, desde o número de páginas, a impressora a utilizar, entre outros.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Na figura seguinte pode verificar todos os parâmetros de configuração da caixa de diálogo Imprimir, que se explicam de seguida:

da caixa de diálogo Imprimir , que se explicam de seguida: Fig. 2.24 Caixa de diálogo

Fig. 2.24 Caixa de diálogo Imprimir

Impressora: nesta área pode, através da caixa de lista pendente Nome, escolher qual a impressora para a qual pretende enviar o trabalho a ser impresso, assim como visualizar qual o estado da mesma. O botão Propriedades, permite aceder às propriedades da impressora seleccionada e não será alvo de grandes explicações, visto as impressoras terem especificações diferentes, podendo apresentar diferentes áreas de configuração. São, no entanto, pontos comuns a escolha da qualidade da impressão, o formato, a origem do papel, a orientação, etc.;

Intervalo de impressão: através desta opção, o utilizador pode escolher o que realmente pretende imprimir da folha de cálculo, podendo indicar a página inicial e a final da impressão, inserindo o número das páginas, ou mantendo seleccionada a opção Tudo para imprimir todas as páginas da folha de cálculo;

Impressão
Impressão

Impressão

Imprimir: secção onde se definem os dados a imprimir:

Selecção: caso pretenda imprimir apenas um determinado conjunto de dados, estes podem ser seleccionados previamente na folha de cálculo e apenas esses serão impressos;

Folhas activas: se estiverem seleccionadas duas ou mais folhas de cálculo, é possível através desta opção, enviá-las em simultâneo para a impressora, sem ter de repetir a operação de imprimir para cada uma das folhas de cálculo;

Livro inteiro: não necessita seleccionar nenhum elemento em especial (células, tabelas, gráficos, folhas, etc.); através desta opção é impresso todo o livro de trabalho;

Tabela: de todo o conteúdo da folha de cálculo, o Excel apenas imprime as tabelas que esta contenha;

Ignorar áreas de impressão: mesmo que o livro tenha definidas áreas de impressão, estas serão ignoradas, passando o Excel apenas a efectuar a impressão de acordo com as especificações indicadas nesta caixa de diálogo;

Cópias: permite definir o número de cópias a imprimir das páginas definidas.

A opção Agrupar permite controlar a impressão de várias cópias de um conjunto de páginas de forma sequencial, ou seja, será impressa uma cópia de um conjunto de páginas antes de iniciar a impressão do próximo conjunto, ou serão impressas todas as cópias da primeira página antes de passar à impressão de todas as cópias da segunda página e assim sucessivamente.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Caso as páginas sejam para distribuir juntas (agrafadas ou encadernadas, por exemplo), seleccione a opção Agrupar, através da qual o Excel imprime a primeira cópia de todas as páginas, só depois imprime a segunda cópia e assim continuamente. A vantagem da utilização desta opção, prende-se com o facto de, ao agrupar as cópias, não ter mais tarde de separar as folhas impressas e ordená-las da forma como as pretende distribuir.

e ordená-las da forma como as pretende distribuir. Fig. 2.25 Estados da opção Agrupar Dentro da
e ordená-las da forma como as pretende distribuir. Fig. 2.25 Estados da opção Agrupar Dentro da

Fig. 2.25 Estados da opção Agrupar

Dentro da caixa de diálogo Imprimir, o utilizador tem, uma vez mais, a possibilidade de efectuar a antevisão da impressão, ao clicar no botão Pré-visualizar. Depois de feitas todas as configurações, clique no botão OK para iniciar a impressão.

capítulo 3 Livros de trabalho

capítulo 3

capítulo 3 Livros de trabalho

Livros de trabalho

capítulo 3 Livros de trabalho
Livros e folhas de cálculo
Livros e folhas de cálculo

Livros e folhas de cálculo

Livros e folhas de cálculo

Designa-se por "livro" um ficheiro de Excel, podendo cada livro conter várias folhas de cálculo. Por predefinição, o Excel inicia com um novo livro em branco e cada livro em branco disponibiliza três folhas de cálculo. Cada folha pode tratar dos mais variados assuntos, sendo uma forma funcional de estruturar e organizar um livro.

Cada folha é identificada por um nome único, sendo possível personalizar individualmente o nome, a cor do separador e a posição. Pode ainda copiar ou mover as folhas entre livros ou no próprio livro, bem como eliminar folhas desnecessárias.

Criar novos livros

Criar novo livro de trabalho

Apesar do espaço disponível nos livros de Excel para criar tabelas, gráficos e outros elementos, existe sempre a possibilidade de criar novos livros.

Os livros criados podem ser do tipo Livro em branco mas também existe a possibilidade de criar um novo livro de trabalho a partir de Modelos.

Para criar um novo livro, seja um Livro em branco ou através de um Modelo, deve aceder ao Botão do Office, escolhendo o comando Novo.

Nota:

Através da combinação de teclas [Ctrl]+[O], o Excel cria um novo livro do tipo Livro em branco.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Se criar o novo livro de trabalho através do Botão do Office surge a seguinte caixa de diálogo.

1 2 4 5 3
1
2
4
5
3

Fig. 3.1 Caixa de diálogo Novo Livro

Na caixa de diálogo Novo Livro pode escolher e seleccionar os seguintes elementos:

1. Modelos: permite que o utilizador escolha o modelo de livro a criar. De entre os modelos disponíveis no Excel, é permitido que escolha entre:

Em branco e recentes: permite criar um novo livro em branco ou trabalhar com um dos modelos utilizados recentemente;

Modelos Instalados: permite escolher de entre os modelos instalados no computador um para servir de base ao novo livro de trabalho;

Criar novos livros
Criar novos livros

Criar novos livros

Os meus modelos: permite escolher um modelo criado pelo utilizador;

Novo a partir de existente: possibilita a criação de um novo livro com base em outro livro existente;

2. Caixa de pesquisa: digitando uma ou mais palavras chave, o Excel procura na página Web do Microsoft Office Online por modelos que se enquadrem;

3. Área de selecção do modelo a utilizar: nesta área pode escolher entre as categorias de modelos existentes, o modelo que mais lhe convém;

4. Área de pré-visualização dos modelos: permite uma antevisão do aspecto do modelo seleccionado;

5. Microsoft Office Online: permite navegar para as páginas do Microsoft Office Online para transferir modelos para o computador.

Se seleccionar o modelo Livro em branco, clique em Criar.

Escolher um modelo

A utilização de Modelos é uma opção válida quando o que

pretende é criar uma folha de cálculo sem saber bem qual a estrutura mais adequada. Existem no Excel 2007 modelos preparados para criar orçamentos, relatórios de vendas, agendas, notas de encomenda, etc., que necessitam apenas de ser adequados ao caso onde forem aplicados.

Apesar de os modelos serem pré-formatados, o Excel 2007 possibilita a personalização dos mesmos e até mesmo a criação de novos modelos.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

A partir da caixa de diálogo Novo Livro, clique na opção Modelos Instalados (ver fig. 3.1, área 1). Na área indicada com o número 3 serão exibidos os vários modelos instalados no computador. Clicando em qualquer um deles, é exibida, do lado direito, uma pré-visualização, que possibilita que avalie se é o modelo que necessita.

que possibilita que avalie se é o modelo que necessita. Fig. 3.2 Caixa de diálogo Novo

Fig. 3.2 Caixa de diálogo Novo Livro

A partir do momento em que escolhe o modelo a aplicar ao novo livro, clique em Criar.

Criar novos livros
Criar novos livros

Criar novos livros

O novo livro é criado tendo como base o modelo escolhido, que

além do texto e áreas próprias para determinados conteúdos, incorpora também as formatações ao nível do aspecto da folha e

ao nível de formatação de dados.

do aspecto da folha e ao nível de formatação de dados. Fig. 3.3 Novo livro criado

Fig. 3.3 Novo livro criado com base no modelo escolhido

A partir do momento em que cria o novo livro, este pode ser

guardado de forma normal nas pastas de trabalho, com o nome que pretender. O modelo continuará disponível com as

características originais.

No caso do exemplo exposto na figura anterior, os valores apresentados são os valores predefinidos do modelo.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Modelos do Microsoft Office Online

Uma outra opção é recorrer aos modelos que a Microsoft disponibiliza online no seu site.

Para efectuar o download de qualquer modelo, deve aceder ao Botão do Office e escolher o comando Novo. Na caixa de diálogo Novo Livro, na área Microsoft Office Online dispõe de diversas categorias, em que são disponibilizados vários modelos.

categorias, em que são disponibilizados vários modelos. Fig. 3.4 Preparação da transferência de um modelo a

Fig. 3.4 Preparação da transferência de um modelo a partir da caixa de diálogo Novo Livro

Após seleccionar a categoria e o modelo pretendido, clique sobre Transferir.

Criar novos livros
Criar novos livros

Criar novos livros

Antes de iniciar a transferência, o Excel 2007 mostra a caixa de diálogo Microsoft Office Genuine Advantage, que se certificará de que o Office que está a utilizar é genuíno.

de que o Office que está a utilizar é genuíno. Fig. 3.5 Caixa de diálogo Microsoft

Fig. 3.5 Caixa de diálogo Microsoft Office Genuine Advantage

Ao clicar em Continuar, o Excel efectuará essa verificação e caso detecte que a versão que está a utilizar não é genuína, não deixará efectuar o download.

Após a verificação, e sendo a versão genuína, o Excel procede à transferência do modelo para o computador.

o Excel procede à transferência do modelo para o computador. Fig. 3.6 Caixa de diálogo A

Fig. 3.6 Caixa de diálogo A transferir o modelo

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Sempre que transfere modelos do Microsoft Office Online, estes ficam disponíveis na área Em branco e recentes, da caixa de diálogo Novo Livro, para que, sempre que os queira utilizar, não tenha de efectuar novo download.

Caso pretenda um tipo de modelo que não apareça listado nas categorias dos modelos do Microsoft Office Online, pode utilizar o motor de pesquisa da caixa de diálogo Novo Livro:

o motor de pesquisa da caixa de diálogo Novo Livro : Nesta caixa, digite o tema

Nesta caixa, digite o tema do modelo pretendido e prima a tecla [Enter] ou clique no botão . O Excel procurará nas páginas online de modelos, os que se enquadram com o tema digitado e apresenta o resultado.

se enquadram com o tema digitado e apresenta o resultado. Fig. 3.7 Caixa de diálogo Novo
se enquadram com o tema digitado e apresenta o resultado. Fig. 3.7 Caixa de diálogo Novo

Fig. 3.7 Caixa de diálogo Novo Livro

A partir deste ponto, proceda como para outros modelos, começando por clicar em Transferir.

Criar novos livros
Criar novos livros

Criar novos livros

Criação de um modelo

Para criar um modelo de folha de cálculo crie, configure e formate uma folha de cálculo criada a partir de Livro em branco (ou de um livro existente).

A diferença reside na forma como o livro será guardado. Para

guardar o livro como modelo:

• Aceda ao Botão do Office e clique na opção Guardar Como;

• Abra a lista pendente da área Guardar com o tipo;

• Da caixa de lista pendente escolha Modelo do Excel (XLTX);

Da caixa de lista pendente escolha Modelo do Excel (XLTX) ; • A área Guardar em

• A área Guardar em apresentará a pasta Modelos. Esta é uma pasta de sistema instalada quando se instala o Excel, e serve para guardar os modelos criados pelo utilizador para que estejam sempre acessíveis através da caixa de diálogo Novo Livro;

acessíveis através da caixa de diálogo Novo Livro ; • Clique no botão Guardar para que

• Clique no botão Guardar para que o modelo fique guardado no computador.

Nota: É importante que crie e mantenha pastas próprias para guardar determinados tipos de ficheiros, de forma a serem mais fáceis de armazenar e localizar posteriormente.

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

Excel 2007 Avançado

O Excel guarda os modelos com a extensão XLTX. Se o modelo contiver macros, o Excel permite-lhe optar entre guardar o modelo sem as macros ou guardar num formato que suporte macros (XLTM).

macros ou guardar num formato que suporte macros ( XLTM ). Fig. 3.8 Área Guardar com