AREA

NOMBRE DEL ARCHIVADOR

CDIGO TIPO DOCUMENTO 01

DOCUMENTOS RELACIONADOS Recibo Radicado Formato de afiliacion Certificado de cmara y comercio Rut Documento Administradora de subsidio y Comisara Paz y Salvo Otros Novedades Autorizaciones para reclamo cuota monetaria Nmina de empresas en convenio Actas de visitas a empresas Pago de aportes Recibo de radicado Formulario de afiliacion Otros Certificado de defuncin Novedades (Reclamos y ajustes, entre otros, ) Ajustes en contra Ajustes de Subsidio Documento de identidad Certificado de Supervivencia Certificados de escolaridad Declaracin Extrajuicio Documento Administradora de subsidio y Comisara Certificado de no pensin Certificado Laboral Registro civil de matrimonio/ Partida de Matrimonio Acta de Visita Certificado de Afilicin Denuncias por reexpedicin de tarjetas Planillas de cheques Planillas de entrega de tarjeta integral Planillas de ajustes Planillas de tarjeta plata olimpica Planillas de ajustes Formato Diligenciado De Olvido De PIN

CONSERVACION DOCUMENTO FISICO

6 Meses

02 AFILIACION A EMPLEADORES 89 90 185 186 202 03 09 22 72 101 251 04 05 06 07 08 19 20 21 23 73 250 91 10 92 196 80 209 71 74 75 76 83 108 11 25 29 30

3 aos

3 aos

APORTES YSUBSIDIO

AFILIACION A TRABAJADORES Y PROBATORIOS

1 ao

PLANILLAS SUBSIDIOS CONSTANCIAS ACTIVACION TI REGISTRO DE OLVIDO DE PIN LISTADOS DE CONTROL ACTAS

3 Aos Destruir 3 Meses 3 Meses

Lneas de Crditos

CREDITOS

CONVENIOS

CUPOCREDITO ORDENES DE SERVICIOS Creditos WF

Relacin de pagos a adminsitradoras Poder a terceros para retirar cheques Listado control pago cuota monetaria Listado de tarjetas adminsitradoras Relacin de pagos administradoras fallecidos Actas de baja Solicitudes de Crdito Aprobados Solicitudes de Crdito Negados Documentos de obligaciones cobro juridico crdito Cartas de envo libranzas a las empresas Carta de Compromiso Pagar 12 Mercaexpress Carta de Instruccin Hipoteca y Escritura (para crditos de vivienda) Libranza firmada por la empresa Carta de Compromiso Pagar Carta de Instruccin 82 Hipoteca y Escritura (para crditos de vivienda) Libranza firmada por la empresa Registro del Cliente Estados financieros con corte ltimo semestre y ao anterior Rut 13 Certificado de camara y comercio Fotocopia cdula representante legal Declaracin de Renta ao anterior Autorizaciones de pignoracin del subsidio 28 Formularios de Cupocreditos Aprobado 208 Formularios de Cupocreditos No Aprobado 212 Cartas de cobro 26 223 252 279 43 Ordenes de servicio aprobados Solicitudes de crdito Garantas Correspondencia enviada del crdito

3 aos

3 Aos Indefinido Destruir

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido Indefinido 5 aos

AFILIADOS

Vivienda

AREA

NOMBRE DEL ARCHIVADOR AFILIADOS INDEPENDIENTES Y GOBIERNO NACIONAL

CDIGO TIPO DOCUMENTO 44 98 230 45 46 47 14 15 95 96 97 99 100 16 17

DOCUMENTOS RELACIONADOS Correspondencia recibida del crdito Envos por renuncias a la postulacin del subsidio Informe superintendencia de subsidios Correspondencia enviada del crdito Correspondencia recibida del crdito Decretos y Resoluciones Formulario de postulacin Envo de cierre financiero Cartas de asignacin de bolsa Pagos 100% contra escritura Pago anticipado-legalizacin 20% Envos de recurso de reposicin Envos de solicitudes de prorroga Correspondencia Enviada

CONSERVACION DOCUMENTO FISICO 5 aos

5 aos Indefinido

Vivienda

Resoluciones y Decretos

Asignacin de vivienda

Indefinido

Toda la Caja

CORRESPONDENCIA

Correspondencia Recibida 18 Correspondencia Interna

2 aos

Talento Humano

Hojas de Vida Reclutamiento Seleccin de personal Cheques

24 94 93 113 48

Consignacin

49

Cotizaciones

50

Factura Cliente

51

Factura Proveedor

52

De acuerdo al TRD Ver Tabla de Retencin Talento Humano Hoja de vida postulantes Destruir Informe de seleccin Destruir Hojas de vida del proceso de seleccin 69 PAGO PROVEEDORES CHEQUES 71 PAGO PROVEEDORES MEDIO ELECTRONICO 10 aos 11 CONSIGNACIONES DIRECTAS 12 CONSIGNACIONES CUENTAS POR COBRAR 13 CONSIGNACIONES 124 CONSIGNACION EN LINEA 188 RECAUDOS CARTERA CREDITO SOCIAL 10 aos 61 COTIZACION CONSUMO 175 COTIZACIONES DE ACTIVOS FIJOS 199 COTIZACIONES ORDENES DE SERVICIO 10 aos 14 FACTURACION OTRAS CUENTAS POR COBRAR 15 FACTURACION SALUD INTERFACE 16 FACTURACION CENTRO RECREACIONAL 17 FACTURACION CEL 18 FACTURACION DEPORTES 19 FACTURACION CONCESIONES Y ARRIENDO 126 CREDITOS EMPLEADOS SALUD 127 CREDITOS EMPLEADOS RECREACION 128 CREDITOS EMPLEADOS MERCADEO 130 FACTURACION CONVENIOS 133 FACTURACION DE CONTADO KIOSCO 152 ANTICIPOS CLIENTES SALUD 153 ANTICIPO CLIENTE CRC 154 ANTICIPO CLIENTE CEL 159 FACTURACION CONSUMO INTERNO SALUD 161 FACTURACION CONSUMO INTERNO KIOSCO 182 CREDITOS EMPLEADOS CEL 208 FACTURACION CEC 215 FACTURACION OTRAS CUENTAS X COBRAR 1380 225 NOTAS DEBITO FACTURACION SALUD 147 181 247 FACTURACION DE ARRIENDOS Y CONCESIONES 250 NOTAS DEBITO FACTURACION CRC 269 FACTURACIN CONVENIOS ESPECIALES 10 aos 114 CAUSACION PROVEEDORES KIOSCO 119 CAUSACION DE ACTIVOS FIJOS 185 CAUSACIONES DISTRIBUCION DE GASTOS 234 CAUSACIONES FACTURAS CON ORDENES DE SERV 251 CAUSACION CREDITO SOCIAL 23 ANTICIPO A CONTRATISTAS 29 CAUSACION ENTRADAS DE ALMACEN 30 CAUSACION PROVEEDORES CRC 31 CAUSACION PROVEEDORES SALUD 32 CAUSACIONES VARIAS 10 aos 114 Factura Original Proveedor 88 NOTAS CREDITO FACTURACION CRC 89 NOTAS CREDITOS FACTURACION CEL

Nota Cliente

53

10 aos

AREA

NOMBRE DEL ARCHIVADOR

CDIGO TIPO DOCUMENTO

DOCUMENTOS RELACIONADOS 106 NOTAS CREDITOS FACTURACION MERCADEO 107 NOTAS CREDITO FACTURACION CONCESIONARIO 108 NOTAS CREDITO FACTURACION DEPORTES 160 NOTAS CREDITO CONSUMO INTERNO CEL 187 NOTAS CREDITO EMPLEADOS 257 NOTAS CRDITO PROGRAMAS SOCIALES 63 INGRESO DE SERIALES 65 BAJA DE ACTIVO 67 ADICIONES O MEJORAS 129 ENTRADA POR TRASLADO DE ACTIVOS 132 SALIDA POR TRASLADO ACTIVOS 117 NOTAS DE CONTABILIDAD 155 NOTAS DE CONTABILIDAD SALUD 156 NOTAS DE CONTABILIDAD CRC 157 NOTAS DE CONTABILIDAD CEL 158 NOTAS DE CONTABILIDAD MERCADEO 122 ENTRADA DE INVENTARIO 240 ENTRADA POR AJUSTE A EXISTENCIAS TRASLAD 36 SALIDA DE ALMACEN 68 PEDIDOS DE ALMACEN 204 FALTANTE DE INVENTARIO 205 SOBRANTE DE INVENTARIO 206 BAJAS DE INVENTARIO( ACTIVOS) 207 BAJAS DE INVENTARIO 219 DEVOLUCION DE PEDIDOS A ALMACEN 163 CRUCE DOCUMENTOS PROVEEDORES 109 NOTAS DEBITO CAUSACIONES VARIAS 110 NOTAS DEBITO CAUSACIONES PROVEEDORES 111 NOTAS DEBITO CAUSACIONES SALUD 112 NOTAS DEBITO ENTRADAS ALMACEN 216 NOTA DEBITO CAUSACIONES SERVICIOS Y OTRO 72 TRASLADOS BANCARIOS 180 NOTAS A CAJA 115 NOTAS DEBITO BANCO 116 NOTAS CREDITO BANCO 83 NOTAS CREDITOS FACTURACION SALUD 123 NOTAS DEBITO PROVEEDORES CRC 62 ORDEN DE COMPRA CONSUMO 131 ORDEN DE COMPRA DEVOLUTIVOS 200 ORDENES DE SERVICIOS GENERALES 229 ORDEN DE SERVICIOS CENTRO RECREACIONAL 230 ORDEN DE SERVICIO SALUD 231 ORDEN DE SERVICIOS CEL 232 ORDEN DE SERVICIO DEPORTES 233 ORDEN DE SERVICIOS EDUCATIVA 236 ORDENES DE SERVICIO ADMINISTRACION 238 PAGO AUTOMATICO DE PROVEEDORES 249 ORDENES DE SERVICIO JARDIN Y TELECENTRO 1 RECAUDOS APORTES 2 RECAUDO CEC 3 RECAUDOS CEL 4 RECAUDOS CARTERA CEL 5 RECAUDOS DIRECTOS SALUD INTERFACE 6 RECAUDOS CARTERA SALUD 7 RECAUDOS DIRECTOS CRC 8 RECAUDOS CARTERA CRC 9 RECAUDO KIOSCOS 10 RECAUDO CARTERA CORPORATIVA 120 RECAUDOS DIRECTOS DEPORTES 121 RECAUDO CARTERA DEPORTES 149 REEMBOLSO CAJA MENOR 60 REQUISICION CONSUMO 140 REQUISICION DE SERVICIOS 174 REQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS Relacin de Pagos Autorizaciones para Giros Acta de Aprobacin Crdito Devolucin de Cheques Relacin de saldos a favor crdito social Informe de Mercancias y/o Servicios Recibidos Conciliaciones Bancaria Rut personas naturales y juridicas Registros de provedores Relacin Cheques en custodia

CONSERVACION DOCUMENTO FISICO

Nota Cliente

53

10 aos

Nota de Activo

54

10 aos

Nota de Contabilidad

55

10 aos

Financiera Nota de Inventario 56

10 aos

Nota Proveedores

57

Nota Tesoreria Nota a Caja Nota Bancaria Notas Crditos Notas Dbitos Orden de compra

58 59 60 61 62 63

10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos

10 aos

Ordenes de Servicio

64

10 aos

Recaudo

65

Reembolso caja menor Requisiciones

66 67 68 69 70 78 269 81 103 31 33 34

10 aos 10 aos

10 aos

Relacin

10 aos

IMR Conciliaciones

Documentos soporte financiera

AREA

NOMBRE DEL ARCHIVADOR

CDIGO TIPO DOCUMENTO 35 36 37 38 39 40 41 42 244 245 147 221 285 77 84 85 86 87 297 88 126 79 122 123 124 125 213 102 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 121 169 170 171 172 173 249 174 175 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 107 148 149 150 151 152 153

DOCUMENTOS RELACIONADOS Resultados de indicadores Inventarios Consorcio Fidufosyga Cartera por rea de negocio Medios magneticos Consignaciones ICBF-OIM Certificados de retencin Registros de clientes Finamerica Certificados solicitados documentos enviados a cobro juridico Pagars convenio pago aporte Formularios nicos de Postulacin Relacin de Entrega de Bonos Big Pass Relacin de Entrega Tarjetas Olimpica Constancia de Entrega de Cheques de Educacin Constancia de Pago Planilla nica (Subsidio Salud) Cruces de fonede Listado de Asistencia Formacin Empresarial Inscripciones a Cursos Entrega Cartilla Listado Capacitacin Formatos de Inscripcin Lista de Asistencia Folletos Promocionales y de Publicidad Censo Fonede Contratos Pliza SEM Pliza de Infidelidad y riesgos financieros Pliza de vehculos Correspondencia enviada y recibida Siniestros Informes de superintendencia Conceptos jurdicos Actas de comit de contrato Actas de comit de Obra e infraestructura Polizas de Clnicas y Hospitales Documentos de vehiculos de la empresa Ordenes de servicios y anexos Factura proveedores de servicio Factura de servicios pblico Garantas Resolucin y permisos Reembolsos de caja menor Correspondencia enviada Correspondencia recibida Contenido Programtico Listado de Inscripcin a cursos Listado de Asistencia Notas Finales Registro de Diplomas Expedidos Registro de Certificados Expedidos Gobierno Escolar Jornadas pedaggicas Ficha de Inscripcin Documento de pago inscripcin Documento de Becados Otros PEI Manual de convivencia Actas de grado Calificaciones Registro de Diplomas Listado maestro Hoja de vida Estudiante Graduando Contrato Estudiante Libros de protocolizacin DANE (Estadsticas) Resoluciones Actos Administrativos Paz y Salvos estadsticos Escrituras Pblicas Colegio Resoluciones de costos educativos

CONSERVACION DOCUMENTO FISICO

Documentos soporte financiera

Cartera Cartera Corporativa Cartera

Devolver Indefinido

Subsidios de Desempleo

5 aos

Fonede

Capacitacin

5 aos

Unidad de Fomento y Desarrollo Empresarial Contratos Garantas Contratacin Siniestro Informes Conceptos juridicos Actas Contratistas Vehiculos

5 aos

10 aos 5 aos 10 aos 3 aos Destruir 10 aos 10 aos 5 aos 10 aos

Servicios Administrativos

Servicios Generales

10 aos

Correspondencia Servicios Generales

2 aos

Programas CEL CEL

Indefinido

Estudiantes CEL

Indefinido

Estudiantes Colegio

Indefinido

Docentes

Indefinido

Documentos legales Colegio

Indefinido

AREA Colegio

NOMBRE DEL Documentos legales ARCHIVADOR

CDIGO TIPO DOCUMENTO 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 176 177 178 179 180 181 182 183 184 187 188 189 190 191 192 193 194 195 295 115 116 224 225 278 226 227 228 229 274 275 276 277 280 281 282 283 270 197 198 199 200 201 203 204 205 206 207 210

DOCUMENTOS RELACIONADOS Actas de concejo directivo Actas de concejo acadmico Actas de comit curricular Resoluciones rectorales Actas de comisin de Evaluacin y Promocin Actas de reuniones padres de familia Criterios de evaluacin y promocin Plan de mejoramiento Plan de desarrollo Autoevaluacin Institucional Documentos Casos Especiales Estudiante Correspondencia Recibida Correspondencia Enviada Saldos de cartera semanal Listado de devoluciones Orden de compra y soporte Cotizacin Requisicin de compras Registro de proveedor y anexos Evaluacin de proveedores Reevaluacin de proveedores Causaciones e IMR Correspondencia Enviada Correspondencia Recibida Programa de auditoria Planes de auditoria Lista de verificacin diligenciadas Acta y presentacion reunion de apertura Acta y presentacion reunion de cierre Informes de auditoria Lista de verificacin sin diligenciar Guia del cargo auditor de calidad Perfil de competencias y planes de formacin Listas de verificacion para auditores internos Estadsticas de Cobertura de Servicios Sociales Presupuesto Operativo e Inversiones Ejecucin Fonede y Foniez Estudio de costos y tarifas de los servicos sociales. Informes enviados por las reas de la empresa Ejecucin de Inversiones Ejecucin Presupuestal Gestin Modificacin Presupuestal Oficios superintendencia Circulares superintendencia Decretos Resoluciones Seminarios Estudios Proyectos Propuestas Optimizacin Base de datos Envos MTI Listas de verificacin de Realizacin de Back-up Documentacin de redes Actas de Entregas de Equipos Licencias Soportes Tecnicos Proyectos Actas de servicios de proveedores Correspondencia Enviada Correspondencia Recibida Actas de Asamblea General de Afiliados 01 Acta 02 Acta de aprobacin 03 Anexos Actas de Consejo Directivo Circulares Resoluciones Correspondencia Enviada Correspondencia recibida Memorandos de Direccin

CONSERVACION DOCUMENTO Indefinido FISICO

Institucional

Indefinido

Cartera Compras

Indefinido 10 aos

Compras Proveedores

10 aos

Auditoria de Calidad

5 aos

Planeacin Y Estrategia Corporativa

Informes super

3 aos

Inversiones Presupuesto

5 aos

Normatividad

5 aos

Proyectos

5 aos

Hardware Tecnologa Software 456890'gh

Indefinido

Indefinido Indefinido

Actas 211 298 299 300 Correspondencia Direccin 301 302

Indefinido

Direccin

SSF

5 aos

5 aos

AREA Gestin Documental

NOMBRE DEL ARCHIVADOR Documentos de Entrega

CDIGO TIPO DOCUMENTO 260 219 220 214

DOCUMENTOS RELACIONADOS Remisiones de 03 y probatorios Contratos de mutuo Contratistas Manual de procesos Actas 01 Actas de asamblea 02 Actas de junta directiva 03 Actas de comit de seguimiento 04 Actas de grupo de trabajo Documentos varios Acuerdos Estatutos sociales Resoluciones Tecnico laboral Acadmico Informal Evaluacin Institucional Docente Informes de auditoria interna Memorandos Consecutivos Internos Inventarios Empresas en liquidacin Actas de baja Demandas Contestacin Excepciones Etapa probatoria Alegatos de conclusin Otros Sentencias Escrituras Certificados de tradicin Gravmenes Impuestos Actas de comit de direccin Superintendencia de subsidio familiar 01 Recomendaciones 02 Cuadro de acciones 03 anexos 04 avances Contraloria General de la Nacin 01 Resolucin de metologa 02 Informe final 03 Cuadro de accin 04 Anexos 05 Avances Documentos Legales 01 Certificado de existencia y representacinl legal 02 Estatutos 03 Reformas estatutarias 04 Actas Capitalizaciones 01 Proyecto 02 Autorizacin 03 Pago 04 Ttulo Informes 01 microcrditos 02 Empleos generados 03 Otros Actas Documentos Legales Conciliaciones laborales Comunicaciones Externas 01 Enviadas 02 Recibidas Comunicaciones Internas 01 Enviadas 02 Recibidas Derechos de peticin 01 Solicitud 02 Respuesta Requerimientos Juzgado 01 Requerimiento

CONSERVACION DOCUMENTO FISICO Destruir

Subdireccin de Servicios Sociales

Los corales

215

Devolver

CEDESARROLLO

Programas Cedesarrollo Docentes Cedesarrollo

Auditoria

Auditoria Interna

Expedientes

Inmuebles Actas

216 217 218 222 109 110 111 296 112 248 246 247 273 271 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241

1 ao 1 ao

10 aos 3 Aos

Indefinido

Indefinido 3 aos

242

4 aos

Planes de mejoramiento 243

4 aos

253 Jurdica Finamerica 254

255 Asosiacin Egresados Cedesarrollo 272 261 263 264

Indefinido Indefinido

265

Documentos Jurdicos

266

Indefinido

267

Documentos Jurdicos AREA NOMBRE DEL ARCHIVADOR CDIGO TIPO DOCUMENTO 267 DOCUMENTOS RELACIONADOS

Indefinido CONSERVACION DOCUMENTO FISICO

268

Recreacin y Tursmo

Recreacin

02 Respuesta Acciones de Tutela 01 Tutela 02 Respuesta 03 Fallo 256 Cotizaciones para clientes 257 Cartas de confirmacin - orden de servicio 258 Encuestas de satisfaccin 259 Consignaciones de clientes/ soportes de pago 284 Pedidos Recreacin y Turismo

5 aos

CONSERVACION ELECTRNICO

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

CONSERVACION ELECTRNICO Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

De acuerdo al TRD 1 ao Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

CONSERVACION ELECTRNICO

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

CONSERVACION ELECTRNICO Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

5 aos Indefinido

Indefinido

CONSERVACION Indefinido ELECTRNICO

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido

CONSERVACION ELECTRNICO Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido

Indefinido Indefinido

Indefinido

Indefinido CONSERVACION ELECTRNICO

Indefinido