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Rolling Forecasting

Niels Pflaeging, BBRT & MetaManagement Group

Projeo com Rolling Forecasting: Aumentando Flexibilidade e Agilidade do Planejamento e Antecipando Riscos
Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 1

Agenda

Rolling Forecasting

Diferenas fundamentais entre forecasting e oramento tradicional Como fazer o forecasting funcionar - entender o papel e os desafios da ferramenta Contribuio do rolling forecasting no modelo de gesto Beyond Budgeting Cases brasileiros e internacionais

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

O processo tradicional oramentrio na prtica

Cpula: Cpula: Metas pouco definidas Metas pouco definidas eepremissas premissas Alto grau de Alto grau de formalizao (planos comformalizao (planos complexos/detalhados) Planejamento plexos/detalhados) Planejamento extenso bottom-up extenso bottom-up Reforamento das Reforamento das metas Top-down metas Top-down

Reviso de plano/ oramento

Rolling Forecasting

Alteraes Alteraes de premissas de premissas

Negociao ou Negociao ou manipulao central manipulao central

Repeties (iteraes)

Consolidao Consolidao Aprovao Aprovao

Fonte: Niels Pflaeging

durao: 4-5 meses


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Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

O princpio bsico do plano oramentrio tradicional e dos processos envolvidos: promovendo a hierarquia centralizada e os contratos

fixos de desempenho
Viso Metas e guidelines estratgicos Definir metas Alinhar incentivos Concordar sobre aes Alocar recursos Coordenar planos Oramento Controlar desempenho Incentivos (vs oramento)
Fonte: BBRT Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 4

Problemas financeiros Demora demais Rapidamente desatualizado Agrega pouco valor Problemas estratgicos
600 500 400 300 200 100 0 198419861988199019921994199619982000 Source: Chem Systems Petrochemical Industry Profitability Index in W Europe

ficar no caminho

Rolling Forecasting

Problemas comportamentais

A viso analtica: funes comuns do planejamento oramentrio.

Definio eegesto Definio gesto de metas de metas

Gesto de Custos Gesto de Custos

Projeo ee Projeo planejamento planejamento

Vnculo com aa Vnculo com estratgia estratgia

Rolling Forecasting

Ferramenta Ferramenta multifuncional multifuncional Planejamento Planejamento Oramentrio Oramentrio

Coordenao ee Coordenao alinhamento alinhamento

Motivao ee Motivao remunerao varivel remunerao varivel

Alocao eeliberao Alocao liberao de Recursos de Recursos

Controle eeReporting Controle Reporting

Fonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 5

O plano oramentrio tradicional sofre de graves falncias inerentes e impede a melhoria mesmo em organizaes que implementaram ferramentas avanadas.
Sistemas de Informao e Rolling Forecasts Causa distoro Causa distoro da informao da informao Conceitos de Valor ao acionista Promove decises Promove decises aacurto prazo curto prazo

Customer Relationship Management

Manipula metas Manipula metas de vendas de vendas

Oramentos: Oramentos: promovem promovem controle controle central central

Foca em compaFoca em comparaes internas raes internas

Benchmarking

Rolling Forecasting

Foca em deparFoca em departamentos, no tamentos, no em atividades em atividades Activity-Based Management

Contratos oraContratos orament. dominam ment. dominam sobre estratgia sobre estratgia Balanced Scorecard

Oramentos se mantidos - so uma barreira


Fonte: BBRT Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 6

O papel das ferramentas: aplicadas para dar suporte ao modelo gerencial e para criar sinergias entre si, sem gerar conflitos
Budgeting
centralizado Fornece vises mltiplas do negcio, Fornece vises mltiplas do negcio, atravs de reporting integrado de atravs de reporting integrado de desempenho desempenho Alinha estratgia eeaes em cada Alinha estratgia aes em cada nvel dentro da organizao nvel dentro da organizao Alinha estratgia, definio de metas Alinha estratgia, definio de metas eetomada de decises com aacriao tomada de decises com criao de valores para os acionistas de valores para os acionistas Viso Alinha uso de recursos eetrabalho Alinha uso de recursos trabalho com criao de valor ao cliente com criao de valor ao cliente

Mngmt. Information Systems Mngmt. Information Systems

Beyond Budgeting
descentralizado

Balanced Scorecard Balanced Scorecard

Value Based Management Value Based Management

fixo

Activity Based Management Activity Based Management Rolling Forecasts Rolling Forecasts

adaptativo

Framework de Devoluo

Rolling Forecasting

Plano estratgico Oramento anual ficar no caminho Controle (vs oramento) Incentivos(vs oramento)
Fonte: BBRT

Fornece viso contnua do mais Fornece viso contnua do mais provvel futuro desenvolvimento, sem provvel futuro desenvolvimento, sem vnculo com ooatual perodo fiscal vnculo com atual perodo fiscal Compara desempenho eeprticas Compara desempenho prticas com oomelhor de outras organizaes com melhor de outras organizaes

Benchmarking Benchmarking

Processos adaptativos de gerenciamento

Outras: Re-engenharia de processos, CRM, Remunerao,...


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Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

Case: Borealis separando a gesto de desempenho das projees


financeiras
De: Para: Balanced Scorecard Indicadores financeiros/ Gesto de no-financeiros desempenho mais ampla Oramento financeiro

Rolling Forecasting

Outras funes do planejamento oramentrio


Fonte: Borealis, 2001

Rolling Forecast 5 trimestres para frente Projees Consolidado, poucos melhores com detalhes menos recursos sem vnculo ao ger. de desempenho

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

Case: a petroqumica dinamarquesa Borealis iniciou em 1997 o processo de implementao do Beyond Budgeting, substituindo sucessivamente a
ferramenta oramento.
Alinhamento estratgia-aes, medio de Balanced Scorecard Indicadores financeiros/ desempenho no-financeiros Vnculo com estratgia Objetivos fin. relativos ao mercado

Rolling Forecast atualizao trimestral 5 trimestres para frente sem vnculo ao ger. de Forecasting desempenho

Rolling Forecasting

Planejamento: Def. de objetivos Forecast anual fin. & medio Oramento Entendim. limitado Alocao anual de custos de recursos Controlando custo fixo ABM/custeio de produtos Custeio por cliente ou processo Melhoria no entendimento de custo Gerenc. de Investimentos Reporting de tendncias e 5 trim. para frente Decises descentralizadas, case by case Molduras quando necessrio
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Fonte: Borealis, 2001

Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging

A mudana para realizar a organizao descentralizada Times gerenciam os seus prprios negcios, dentro de definies claras
Quais so as nossas metas? Qual a nossa estratgia? Quais so os criadores chaves de valor? Quais so os nossos indicadores chaves de desempenho? Que iniciativas novas devemos iniciar? Quais os recursos que precisamos? Qual a nossa previso atual? Estamos melhorando adequadamente? As nossas iniciativas esto obtendo resultados? Precisamos mudar a capacidade? Os nossos custos esto dentro das margens de tolerncia? Precisamos ajustar os recursos?

Matriz Matriz

Define objetivos Define objetivos estratgicos ee estratgicos metas financeiras; metas financeiras; desafia eemonitora desafia monitora desempenho desempenho

Ciclo estratgico de prazo mdio (reviso anual)

Rolling Forecasting

Sistema de informao Fast Actuals vs. perodos anteriores Benchmarks e tabelas de liga internas Rolling Forecasts Tendncias, e mdias rolling Controles de Indicadores (KPI)

Ciclo operacional de curto prazo (reviso trimestral rolling)

Conceito do management review mensal/trimestral >Voltado ao futuro; focado no aprendizado estratgico; lderes como coach e suporte
Fonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 10

Exemplo - Aplicao do planejamento como processo trimestral, com 5 trimestres de forecast rolling.

Reporting acompanhando o histrico (realizado)


1.Trim. 1.Trim. Actuals Actuals 1 2 3 2.Trim. 2.Trim. Actuals Actuals 4 5 6 3.Trim. 3.Trim. Actuals Actuals 7 8 9 4.Trim. 5.Trim. 4.Trim. 5.Trim. Actuals Actuals Actuals Actuals 10 1112 13 14 15

Previso cenrio mais provvel (aqui: sempre 5 trimestres) Reviso Reviso Reviso Reviso Novo Reviso Reviso Reviso Reviso Novo
1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. 1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112 13 14 15

Rolling Forecasting

Forecast atual Forecast anterior Visualiza tendncias de indicadores importantes (realizados e futuros!) Oferece imagem atual, objetiva do futuro provvel
Fonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 11

Elementos do reporting mensal e dos Management Reviews, no caso da Borealis


Reporting via Scorecard (atualizao mensal) Reporting via Scorecard (atualizao mensal)
Aprendizado Processos Finanas Mercado Comentrio Sobre desempenho e concorrncia

Reporting financeiro Reporting financeiro (atualizao mensal) (atualizao mensal)


Cost Cost Center Center [ou Item] [ou Item] ... ... ... ... Ms Ms atual atual ... ... ... ... mesmo Ano atual rolling % variao mesmo Ano atual rolling % variao ms do Acumulado 12 meses versus ms do Acumulado 12 meses versus ano anterior ano anterior ano anterior ano anterior ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Rolling Forecasting

Impede nfase de excees; ressalta tendncias e necessidade de ao Sem necessidade de reviso anual Somente acompanhamento macro de custos

Rolling Forecast (atualizado trimestralmente) Rolling Forecast (atualizado trimestralmente)


Mostra tendncias para indicadores importantes Imagem objetiva do provvel futuro
Fonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 12

8 trim. Actuals

5 trim. Forecast

1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. 6.Trim. 7.Trim. 8.Trim. 1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. 1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. 6.Trim. 7.Trim. 8.Trim. 1.Trim. 2.Trim. 3.Trim. 4.Trim. 5.Trim. Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Actuals Forecast Forecast Forecast Forecast Forecast

Uma das tcnicas mais reconhecidas para melhoria de planejamento, o Rolling Forecasting ainda pouco explorado nas empresas.

Para evitar conflitos de interesse, deve ser usado para gerar uma viso do desenvolvimento mais provvel, e no como ferramenta de definio de metas Utilizado desta maneira se torna uma importante ferramenta de gesto de riscos! Deve ser utilizado basicamente para: finanas corporativas, planejamento de Cash-Flow, e necessidades locais (produo, logstica, marketing, ...) Pode ser implementado como processo colaborativo, envolvendo as respectivas reas responsveis (marketing, vendas, logstica, financeiro, ...), mas o melhor envolver o mnimo de pessoas! Comparado com o oramento tradicional, deve ser substancialmente simplificado! Deve se restringir a poucos detalhes e informaes chaves Aumenta conscincia para resultados trimestrais e ao longo prazo (importante para empresas de capital aberto)

Rolling Forecasting

Fonte: Niels Pflaeging Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 13

Premissas do processo de Rolling Forecasting, na Borealis

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Para planejamento financeiro e de impostos no nvel corporativa, e por entidade jurdica Sem elemento de definio de metas somente voltado ao resultado mais provvel Atualizado trimestralmente, mostrando sempre os prximos 5 trimestres Utilizao mnima de recursos, focando em menos detalhes Participao de poucas pessoas Elaborao sem vnculo com a hierarquia organizacional Fontes Utilizando sempre a fonte mais objetiva de informao Benefcios: Olhando constantemente 1 ano para frente Sempre incorpora as premissas mais recentes internas e externas Elimina conflito entre forecasting e definio de metas Previso melhor (mais exata), com muito menos recursos!

Rolling Forecasting

7.

Fonte: Borealis, 2001 Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 14

Case: diferentes ciclos de Forecasting na Volvo

Complexidade/ Recursos necessrios


Perguntas (exemplos): Perguntas (exemplos): Demanda atual Demanda atual Promoes Promoes

Perguntas (exemplos): Perguntas (exemplos): Comportamento clientes Comportamento clientes Tendncias econmicas Tendncias econmicas

Perguntas (exemplos): Perguntas (exemplos): Posicionamento Posicionamento Poltica de modelos Poltica de modelos

Rolling Forecasting

Forecast mensal de 3 meses

Forecast trimestral de 1 ano

Forecast anual de 4 anos

Forecast estratgico anual de 10 anos

Horizonte
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A proposta de Beyond Budgeting: Para inovar na rea de gerenciamento de desempenho e planejamento corporativo, preciso uma soluo radical.

Beyond Budgeting no meramente uma idia negativa que rejeita o planejamento oramentrio. Em vez disso, uma idia positiva que usa a abolio do oramento como gatilho para melhorar o processo inteiro de gesto. Abolir o oramento fora uma investigao mais profunda e mais ampla de como as organizaes deveriam ser gerenciadas.

Rolling Forecasting

Charles T. Horngren, Littlefield Professor of Accounting, Emeritus, Stanford University

Fonte: extrato do prefixo de Beyond Budgeting, a ser publicado pelo Harvard Business School Press, cedo em 2003 Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 16

O diagnstico online do modelo de gesto [www.beyondbudgeting.org]

Rolling Forecasting

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O oramento: amplamente reconhecido como um problema nas organizaes. Membros do Beyond Budgeting Round Table (1998-2002)
ABB ABC Technologies Accenture ACCO Europe AC Nielsen Adaytum Alstom Anheuser Busch Armstrong-Laing Arthur Andersen Ascom Barclays Banco BG Transco Boots The Chemists BP/Burmah Castrol BT Cadbury Schweppes CIMA Coors Brewers (Bass) De Beers Deloitte & Touche Deutsche Bank DHL Diageo UDV eNiklas Ernst & Young European Bank (EBRD) Halifax Hammond Suddards Housing Associations IBM Business Consulting Interbrew Kingfisher KPMG Consulting HP Bulmer Mars Mencap National Power Navigant Consulting Novartis Parker Hannifin Pentland Group Port of Tyne Authority ProDaCapo Royal Mail Rugby Group Sainsburys Schneider Electric Siemens Sight Savers International SKF Southco Standard Life TPG (TNT Post Group) Texas Instruments Thames Water UBS United Engineering Forgings Valmet Corporation (Metso) Unilever West Bromwich Building Soc. Whitbread ...
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Rolling Forecasting

Fonte: BBRT

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Estratgias para utilizar o BBRT: Conceito do BBRT para


apoiar empresas a avaliar, implementar e se beneficiar do modelo de gesto Beyond Budgeting
Empresas/Organizaes

Criando Criando conscincia conscincia

Construindo Construindo um case um case

Aprendendo Aprendendo com outros com outros

Kick-off Kick-off

Implementando Implementando oomodelo modelo

Rolling Forecasting

1. Informao pblica Matrias/livros Conferncias/ cursos www.bbrt.org

3. Associao 2. Case de mudana com o BBRT(-B) workshops Lessons learned pblicos Pesquisa do BBRT Ferramenta Encontros do diagnstica BBRT www.beyondbud Network geting.org internacional

4. Suporte estratgico In-house workshops Cases individuais de mudana Viso

5. Suporte de consultoria desenho processos devoluo evoluo

BBRT (Internacional/Brasil) Empresas de consultoria e IT


Fonte: BBRT Palestra na 5a conferencia Plano Oramentrio, 20/08/2003 Apresentao: Niels Pflaeging 19

Algumas fontes para pesquisa sobre Beyond Budgeting


Pesquisa em portugus: Quem precisa de oramentos?, de Hope, J./Fraser, R., em: Harvard Business Review, Fev. 2003 Newsletter e Website Beyond Budgeting no Brasil: www.nielspflaeging.com Livro Beyond Budgeting e Better Budgeting, de Niels Pflaeging, a ser publicado no 2o semestre de 2003 Eventos Seminrio Beyond Budgeting: dias 12/13 de novembro, So Paulo (organizado pelo IBC) Seminrio Beyond Budgeting & Balanced Scorecard: dia 27 de novembro, So Paulo (organizado pela Symnetics) Para pesquisa em ingls: Beyond Budgeting, de Hope, J./Fraser, R., Harvard Business School Press, 2003 Beyond Budgeting Round Table (BBRT) - matrias, pesquisas; opes para participar na iniciativa BB: www.bbrt.org & www.beyondbudgeting.org Juergen Daum New Management Concepts for a New Era - matrias e links www.juergendaum.com/bb.htm
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Rolling Forecasting

Contatos Niels Pflaeging & BBRT

Email: Web:

mail@nielspflaeging.com www.nielspflaeging.com

Rolling Forecasting

BBRT via Web: www.bbrt.org Diagnstico: www.beyondbudgeting.org

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