Cada vez que pienso en los errores de las organizaciones refuerza en mayor medida la idea de que no existe empresa

perfecta, aun as con todas las especializaciones que haya sufrido. Y sin herir susceptibilidades me refiero especficamente a los aspectos subjetivos de las empresas; aspectos que pasan siempre desapercibidos.

LA PRODUCCION
REDUCIR LOS GASTOS

Muchos administradores toman la produccin (sea cual sea la actividad y giro de la organizacin llamaremos produccin al producto elaborado) como lo ms importante en la empresa, lgicamente es el motor que impulsa la actividad, sin embargo y aunque nos sorprenda; no es la panacea. El proceso productivo es responsable de la rentabilidad de una empresa y este mismo en la mayora de las veces es monitoreado por indicadores financieros. Pero cuando existe una empresa que tiene entradas econmicas pero que ha dejado de ser solvente, los administradores empiezan a revisar los indicadores financieros nuevamente para determinar si hay que hacer ajustes a los gastos de la empresa. En las empresas que presentan ramificaciones; una empresa que tiene derivados, la autoridad mxima es la que da la orden de reducir los gastos, y la hace llegar a cada una de las ramas de la organizacin. Sin embargo, y como es comn, todos se abocan a reducir gastos, a lo que el concepto de REDUCIR gastos significa para cada uno, si no se lograra este objetivo al final del ao se dar la misma instruccin de nuevo y esto empezara a verse como un espiral. Por qu? La autoridad mxima de la empresa da una instruccin general para una problemtica que ve detallada en una grfica, o en una cantidad, pero desconoce la razn por la cual la organizacin tiene este comportamiento. Los dems administradores de la organizacin tienen la responsabilidad de implementar medidas pero desconocen como hacerlo y se concretan a repetir la medida que les fue dada; Reduzcan gastos! Como es difcil ser juez y parte los administradores no pueden determinar que situaciones, actos o aspectos estn consumiendo ms de lo reglamentario. Es como si hay una fuga de agua en casa y haces todas las reparaciones del mundo, traes al mejor fontanero, cambias tubera y luego te das cuenta que todo el tiempo tenias abierta la llave del stano(pero como ah nunca bajas) nunca se te ocurri que eso era

El administrador que se encarga de reducir los gastos cuida los centavos y descuida los pesos en la mayora de los casos, no elimina a un proveedor que le da servicio porque es agradable, no compara precios, no estima presupuestos, no evala servicio, no analiza los gastos comunesSe acostumbra. Los gastos comunes consumen un porcentaje alto de la ganancia anual de la empresa son pequeos pero son innecesarios. Los administradores dan a manos llenas para hacer estos gastos comunes sin analizar su importancia, son artculos pequeos o de poco valor o artculos de alto costo que tienen que consumirse de manera permanente durante todo el ao y como hormigas van carcomiendo la ganancia de la empresa. Y no solo estos gastos, los grandes, si hay personal en una empresa encargado de tomar decisiones de gastos grandes y se equivoca, estos gastos son irrecuperables. Si se hace un anlisis del costo total de estos gastos al ao, debera hacerse una conversin de que se pudo comprar con este dinero; capacitacin, mejora de las instalaciones, ampliacin de un rea de trabajo, compensacin al personal sobresaliente, ampliacin de la cobertura de servicios. Quitarse la venda de los ojos es ver; las facturas de consumo poco crebles, los reportes risibles de gasolina, las compras superfluas, si se quita la venda de los ojos no existieran gastos que no fueran realmente necesarios.

LOS ASPECTOS SUBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN

DESEMPEO DEL PERSONAL

Un aspecto que afecta a la organizacin de manera silenciosa es todo aquello que no aparece en las graficas de control estadstico; los aspectos subjetivos. Para abordar este tema adoptaremos la palabra costumbre para que nos ayude a describir toda esta sintomatologa y posteriormente se har un ligue con la productividad. El primero de ellos se refiere al desempeo del personal; cada puesto debe estar bien definido en la organizacin, debe embonar perfectamente en un departamento y tener un listado de actividades especficas. Existen elementos en la organizacin que carecen de funcionalidad pero nos hemos acostumbrado a que estn ah que ya nos parecen indispensables. Los eternos reinan en las organizaciones, y no es el hecho de que se est en contra del personal que es leal a la empresa, si no en aquellos que estn en la empresa solo por atesorar econmicamente una antigedad cuando ya su trabajo no les motiva ni les importa. Estos empleados son cncer para la empresa en la mayora de los casos son renuentes al cambio y tejen telaraas de problemas en los equipos, crean conflicto y se la pasan contaminando el ambiente laboral.

En tiempo de crisis aun mantenemos estos empleados porque no queremos quitarle el sustento a su familia. En pocas ocasiones ingresamos actividades nuevas a su desempeo o exigimos mas esfuerzo provocando que vivan un marasmo permanente que paradjicamente es cmodo. Este tipo de personas cuestan a la empresa al ao una cantidad importante de dinero, y hablando de produccin en ellas hay perdida. Si se viera este aspecto subjetivo la organizacin podra enriquecer los puestos, elevar la eficiencia de su personal con una capacitacin que concuerde con anlisis de puesto y desempeo. Adems se tendra personal competitivo y estos puestos a su vez ser funcionales y mejor remunerados. Porque eso si, en todas las empresas hay elementos que dan el doble de esfuerzo, son emprendedores y funcionales, mas pasan desapercibidas por la organizacin en el aspecto econmico, alias los invisibles. Nos hemos acostumbrado a un tope de actividades que aceptamos asistentes en puestos que no son de necesidad, no en todos los puestos, pero si en la mayora, colocamos asistente a una persona que sabemos no podr sola, con la poca cantidad de trabajo, sin ver todos los tiempos muertos que existen en ese departamento, inflamos puestos, doblamos sueldos, sin exigir doblar esfuerzos. Hay un valor que difcilmente en el mbito laboral debemos olvidar: El valor agregado, los 15 minutos adicionales que el empleado puede brindar a la empresa, el favor adicional que completa su trabajo al servicio del cliente, los empleados hoy en da te atienden si es su horario, pero si es su hora de salida poca estima ponen en su servicio, es raro el que saca una moneda de su bolsa para completar su trabajo, el que es honesto de no pedir mas de lo que realmente por cuestin de viticos u otros ha gastado. El empleado honesto casi se ha extinguido y las empresas siguen pagndole mentiras a los empleados tramposos (gasolinas, comidas, etc.), estos que han sacado doble provecho de su trabajo, siendo este dinero una perdida importante al ao, otro ligue a la produccin. Otro aspecto relevante es la costumbre que tenemos de aceptar la conducta del personal como no modificable, decimos constantemente ante la mala conducta de nuestro personal en un servicio al cliente: Es que esta persona as es, no haga caso, es su modo de ser, lo que no comprendemos es que esta contratada para dar servicio independientemente de la complejidad de su carcter y es cierto, las personas tienen derecho a tener la personalidad que poseen, mas no estn disculpados por la conducta que exhiban en el servicio al cliente, no hay disculpa para un mal servicio, y perdemos clientes(internos o externos) solo porque hemos aprendido a tolerar este comportamiento. Las empresas cometen el error de proteger elementos en la organizacin, los favoritos aun existen en las organizaciones, sus errores son pasados por alto, cubiertos por otros, desapercibidas sus fallas cobran su sueldo cada fecha de raya. No se eliminan porque sus errores no llegan tan alto, provocan un clima laboral de injusticia pero sus nombres no son usados en debate porque estn protegidos.

LA NO REACCION Un aspecto subjetivo es la No reaccin ante un hecho inadecuado, ante una mala decisin, el evitar el problema, la negligencia de un departamento, de una persona, de quien sea que tuvo en su poder la decisin de actuar o no, por su posicin, por sus conocimientos Hay personal en las organizaciones que se la pasan evitando la fatiga, buscando permanentemente no meterse en problemas, no decir, lo peor no decidir. La No reaccin puede traernos una catstrofe, un gasto intil, una actividad estril, pero tenemos empleados en puestos claves de toma de decisiones, de reaccin, que siempre evaden su responsabilidad y que pasivamente se conducen silenciosamente cobrando su sueldo y en paz, para que no les exigamos cuentas, para no enemistarse con nadie y para que se les permita seguir estando sin estar. LAS PALABRAS Un problema que existe por aos en las empresas es cuando los administradores ante una mal accin, comportamiento o rendimiento de su personal por aos estn utilizando como solucin el uso de las palabras, el sentarse a hablar con sus empleados a exponerles la situacin, a sugerirles de manera casi pasiva que mejoren. Como los empleados saben que no pasa nada si siguen haciendo o dejan de hacer, no modifican. En un mundo de cambio como es el de ahora de Reaccin de bsqueda de alternativas, cuando las palabras ya no tienen efecto (quiz nunca lo tuvieron) hay que tomar una decisin hacia el empleado una sancin que realmente signifique y evaluar seriamente, utilizar indicadores adecuados que marquen la pauta de revisar la mejora, es decir parmetros objetivos, es distinto decirle al empleado: -Ya tienes aqu diez reportes de mal desempeo y no has mejorado, a hablar sin ton ni son. Debe de haber sanciones escalonadas para conseguir el efecto esperado, y no se habla de guillotinas, se habla de lo sensato, solamente. Porque como vas a rogarle a alguien a quien le pagas un sueldo que trabaje? Los patos le habrn tirado a las escopetas entonces.

ETIQUETAS En las empresas donde la vida laboral de cada empleado es larga ya hay Etiquetas o descripciones que se han obtenido a lo largo del tiempo, por ejemplo: Susanita Flores tiene 15 aos en la empresa y es empleada valiossima, muy organizada y eficiente

Lo que no saben es que Susanita Flores hace quince aos era una empleada jovial y eficiente no necesariamente sigue sindolo ahora, quizs si pero tal vez no, en el supuesto de que Susanita Flores es una persona que como todas enfrenta cambios diariamente, quizs ahora se volvi prepotente e idiosincrtica, todos los clientes se quejan de su mal genio, pero para la empresa sigue siendo Valiossima. Las capacidades cambian y mas cuando no se supervisan constantemente, los egocentrismos de tener mejor estatus tambin modifican en gran medida el desempeo, las empresas etiquetan al empleado y este ya tiene asegurada su racin econmica, la rutina de hacer lo mismo provoca en los empleados el marasmo, el subjetivismo y la negatividad (en la mayora de los casos), la empresa no toma en cuenta esto y pierde de vista aquel empleado que ha mejorado su desempeo. Olvida que lo que se otorgo a Susanita Flores como prestaciones, o favores extraordinarios se le otorg porque lo gan con su desempeo, pero el esfuerzo de ganrselo tendra que ser permanente, porque si actualmente el personal se queja de su mal servicio, entonces habra que drselo a Pedro Prez que se esfuerza sobremanera. Adems hay lagunas de conocimientos en algunos puestos donde el encargado de un rea, departamento o responsabilidad suponemos que sabe lo que debera, mas es tarde cuando nos damos cuenta que sus conocimientos son mezquinos. El conocimiento se adquiere en funcin de cambios y requerimientos externos y se difunde por todos los canales posibles, cuando la informacin se centraliza la empresa es como un rbol que se seca y no da frutos, la raz esta intacta pero las termitas de la ignorancia carcomieron todoLa No difusin del conocimiento es la principal razn de que una empresa se VAYA QUEDANDO ATRS.

VALORES Los valores se han ido deteriorando a lo largo del tiempo, el tener ms ocupa un mejor lugar en la mayora de las personas, para revivir nuestros valores deberamos SENSIBILIZARNOS incrementar los estmulos de motivacin que no cuestan como los reconocimientos, las palabras de aliento, el apoyo, la bsqueda de superacin en el personal como crecimiento. Hace tiempo un administrador que apenas tenia poco en una empresa (que era reconocida por ser fructfera y de las mejores en la comunidad) le dijo a sus empleados que sta estaba por cerrar, que se encontraba en una situacin de quiebre insostenible que solo haba dos opciones; cerraba o bien que ellos apoyaran con su esfuerzo por mas de dos meses aguantando su sueldo, para poder salir de ese momento difcil, pero se necesitaba de fe, de jornadas extenuantes y sobreesfuerzos, si decan que no, habra que liquidarlos inmediatamente y al hacer esto se corra el riesgo de no contar con recursos para comprar la materia prima.

Los empleados se quedaron atnitos, el sac dos hojas y las coloc un extremo cada una y les dijo, de lado izquierdo coloquen su nombre los que esperan el cierre y quieren irse, de este lado los que aceptan pelear por salvar nuestra empresa Se arremolin la mayora de ellos en la primer hoja, con asombro vio que los empleados que menos imaginaba estaban en el lado del quiebrePero vio del otro lado y haba pocos pero caras amables, que haban aprendido a querer a su empresa que les dola pensar que esta cerrara Despus se meti a su oficina y sali en una hora procurando encontrarlos antes de salir al lonche y les dijo: Yo soy nuevo aqu, pero tengo mucho tiempo de conocer las organizaciones, lo que les dije no es verdad, la empresa no cerrar, este es un ejercicio que hice para saber cuanto quieren su empresa, los que estn anotados aqu dan mas de s que lo que su sueldo les exige, porque aman a la empresa, los que estn de este otro, lo ven como negocio propio, yo empezare a trabajar con ustedes para lograr que quieran a su empresa a tal grado que cada error, cada gasto duela tanto como si fueran ustedes mismos, las empresas que se van a la quiebra son lugares improductivos pero tambin lugares donde se descuidaron los valores mas importantes. Las organizaciones son lo que los administradores hacen de ellas; los recursos, los puestos, el desempeo, los sueldos, la plantilla de personal, y todos los cambios deben ser monitoreados permanentemente para alcanzar la mejor eficiencia, que quiz nunca ser perfecta pero si productiva. PREPOTENCIA, A MAYOR PUESTO MAYOR PREPOTENCIA en algunos casos Uno no sabe de que manera, o como empez fulanito a creerse mas, dentro de la organizacin, era un empleado de temple normal, pero un da lo ascendieron de puesto, entonces como los globos creci su autoestima. Dicen que cuando uno se acepta se quiere y respeta, pero fulanito pas de una autoestima normal a una llamada Sobre-estima. Este estado se consigue cuando una persona modifica por completo su manera de darse a entender con los subordinados, ms no confundamos el hecho de que tenga que darse a respetar, estamos hablando de que empieza a pasar sobre los otros. Es el nico que puede gritarte y humillarte, que puede dejarte con el saludo en la boca, siempre camina altivo sobre los hombros de cualquier persona, es visceral en sus decisiones, se altera fcilmente y explota frente a quien tiene encima. Es inteligente y capaz eso lo hace estar en ese puesto, pero la humildad no va en su camino. Cuando se equivoca continuamente se cubre con sus superiores mostrando una actitud de comprendo y dentro de su rigidez muestra simpata para que su error sea perdonado. Pero cuando alguien que depende de l se equivoca es implacable y descarga toda la ira posible.

Esta actitud es comn en puestos jerrquicos altos, sin embargo y aunque parezca paradjico el dueo o los socios mayoritarios de una empresa suelen ser las personas mas agradables y sencillas que estos empleados que son empleados, alguien debera decirles que el trato al personal es lo mas importante, que saludar es mas que una cuestin de educacin, que en una empresa prestadora de servicios saludar y dar una buena cara es lo que nos redita nuestro salario. Alguien debera, pero quien? Si muchos estn bajo su mandoA excepcin de su jefe que con los compromisos que tiene no puede darse por enterado, ya que es imposible que Fulanito muestre esa actitud frente a l. LA SOLUCION Obtener una solucin implica ver los aspectos subjetivos de la organizacin, Cmo? Evaluando los indicadores que originan estos aspectos, como anlisis de desempeo, Deteccin de necesidades, anlisis de gastos REALES, deteccin de gastos no funcionales, listado de artculos, herramientas, o productos mas utilizados en el ao y bsqueda de cotizaciones o nuevos proveedores, lluvia de ideas, convocatoria por departamento para reducir gastos mostrando al final del ao cuanto hubo de ahorro con comparativas de un ao y otro para revisin. Con objetividad, equidad, sueldos acorde al desempeo y lo mas importante MONITOREO PERMANENTE Esto hara a las empresas realmente productivas. Es muy difcil para las empresas ser juez y parte, pero si las empresas no se evalan, no se despiertan, se renuevan y aceptan los cambios sin titubeos; la ganancia es mayscula y el objetivo se habr cumplido. Como hacer el trabajo? Hacer mediciones objetivas de los gastos actuales y describir todos los gastos que se van a eliminar por escrito y claramente con mediciones mensuales, articular actividades de puestos para determinar si son todas las manos necesarias.