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Governo do Estado de Minas Gerais Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto

CARTILHA DO REGISTRO DE PREOS

2005

NDICE
I. O que o Sistema de Registro de Preos - SIRP?.... 5 II. Quais so as normas que regulamentam o SIRP? .. 5 III. Agentes do Registro de Preos ................................ 7 IV. Instrumentos do Registro de Preos ...................... 10 V. Quais so as variveis de um item de Registro de Preos?................................................................................ 13 VI. Qual a diferena entre as vigncias da Ata de Registro de Preos e dos Contratos celebrados pelos rgos Participantes? ...................................................... 14 VII. A Ata de Registro de Preos poder sofrer alteraes? E o contrato? .......................................................... 16 VIII. Qual o limite para o aumento do quantitativo? ............................................................................................ 18 IX. Como incluir um rgo No-Participante na Ata de Registro de Preos? .......................................................... 20

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X. O que o Direito de Preferncia do fornecedor? ............................................................................................ 24 XI. Quais so as hipteses em que o Registro de Preos dever ser adotado?.......................................................... 25 XII. Quais as vantagens de se utilizar o Registro de Preos? .............................................................................. 26 XIII. Quais so as desvantagens do Registro de Preos? ............................................................................................ 29 XIV. Quais so as fases do Registro de Preos .......... 30

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I. O que o Sistema de Registro de Preos - SIRP?


Conjunto de procedimentos para registro formal de preos relativos prestao de servios, aquisio e locao de bens, para contrataes futuras, realizado por meio de uma nica licitao, na modalidade de concorrncia ou prego, em que as empresas disponibilizam os bens e servios a preos e prazos registrados em ata especfica e que a aquisio ou contratao feita quando melhor convier aos rgos/entidades que integram a Ata.

II. Quais so as normas que regulamentam o SIRP?


O Sistema de Registro de Preos foi institudo pelo art. 15 da Lei federal n. 8.666/93, que dispe sobre normas gerais de Licitao e Contratao na esfera pblica. O dispositivo em referncia determina que: "Art. 15 As compras, sempre que possvel, devero: (...).

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II - ser processadas atravs de sistema de registro de preos; (...) 1 O registro de preos ser precedido de ampla pesquisa de mercado. 2 Os preos registrados sero publicados trimestralmente para orientao da Administrao, na imprensa oficial. 3 O sistema de registro de preos ser regulamentado por decreto, atendidas as peculiaridades regionais, observadas as seguintes condies: I - seleo feita mediante concorrncia; II - estipulao prvia do sistema de controle e atualizao dos preos registrados; III - validade do registro no superior a um ano. 4 A existncia de preos registrados no obriga a Administrao a firmar as contrataes que deles podero advir, ficando-lhe facultada a utilizao de outros meios, respeitada a legislao relativa s licitaes, sendo assegurado ao beneficirio do registro preferncia em igualdade de condies. 5 O sistema de controle originado no quadro geral de preos, quando possvel, dever ser informatizado.

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6 Qualquer cidado parte legtima para impugnar preo constante do quadro geral em razo de incompatibilidade desse com o preo vigente no mercado. (...)" No mbito do Estado de Minas Gerais, este dispositivo foi regulamentado pelo Decreto 43.652 de 12 de novembro de 2003, que dispe sobre o processo de Registro de Preos a ser adotado na esfera estadual. Recentemente, este Decreto foi alterado pelo Decreto 43.979, de 3 de maro de 2005, que modificou a redao do art. 4, possibilitando a prorrogao da Ata de Registro de Preos por at 12 meses.

III. Agentes do Registro de Preos


rgo Gestor: rgo ou entidade da Administrao Pblica responsvel pela conduo do conjunto de procedimentos do certame para registro de preos e gerenciamento da Ata de Registro de Preos dele decorrente. , geralmente, o rgo que possui maior capacidade tcnica para realizar todo o procedimento, seja por possuir melhor estrutura ou por estar habituado a

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realizar contrataes do objeto cujo preo se est registrando. rgo Interessado: rgo ou entidade da Administrao Pblica que foi convidado a participar do Registro de Preos e participa dos procedimentos iniciais, informando seu planejamento ao rgo gestor, no entanto, ainda no tem sua participao formalizada por meio do Termo de Adeso. rgo Participante: rgo ou entidade que participou dos procedimentos iniciais do SRP e formalizou sua participao por meio do Termo de Adeso e integra a Ata de Registro de Preos. A sua demanda prevista na Ata de Registro de Preos e o fornecedor tem o dever de entreg-la, caso haja necessidade da contratao. rgo No-Participante: rgo ou entidade que no est contemplado na Ata do Registro de Preos, portanto no tem sua demanda prevista no processo. Poder vir a participar do Registro de Preos se apresentar sua demanda ao rgo Gestor e este negociar o fornecimento do quantitativo levantado com o fornecedor, desde que este atenda s mesmas condies e no prejudique os demais rgos Participantes. Caso o fornecedor concorde em realizar o fornecimento, o rgo NoPartipante dever compor o Termo de Adeso e envi-

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lo ao rgo Gestor para que este junte o termo ao processo e possa alterar a Ata de Registro de Preos. O rgo No-Partipante, conforme 3, do art. 8, do Decreto 43.652/03, poder solicitar um quantitativo de at 100% do que foi registrado. Para trabalhar no sistema, o rgo ou entidade interessado ou participante do Registro de Preos dever designar servidores para operar o sistema nos seguintes perfis: Unidade Processadora: a unidade ou servidor do rgo interessado com competncia para coordenar e consolidar o planejamento interno do rgo. quem elabora, nos "Registros de Preo Com Levantamento", a planilha de levantamento do rgo, com os itens que o rgo tem interesse em ter os preos registrados, solicitando s unidades consumidoras, em seguida, o quantitativo para cada item da planilha. , tambm, quem compe o Termo de Adeso, informando os quantitativos definitivos do rgo interessado para os itens que sero registrados. Unidades Consumidoras: Unidades do rgo interessado que so subordinadas ao setor da unidade processadora. Exemplificando, seriam as regionais que possuem unidades de compras centralizadas, no entanto

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subordinadas unidade de compras central do rgo. Responsvel por preencher o quantitativo dos itens constantes da planilha de levantamento enviada pela unidade processadora. Unidade Aprovadora: a autoridade competente para verificar a regularidade das informaes apresentadas pela Unidade Processadora na composio da Planilha de Levantamento e do Termo de Adeso e aprov-las, encaminhando os termos, em seguida, para o rgo Gestor.

IV. Instrumentos do Registro de Preos


Planilha de Levantamento: a relao de itens que o rgo Interessado deseja que tenham seus preos registrados, enviando para o rgo Gestor j com o quantitativo de todas as suas Unidades Consumidoras consolidados. Planilha Consolidada: a relao dos itens que vo compor o Termo de Adeso e, possivelmente, iro para o edital de Registro de Preos, elaborada pelo

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rgo Gestor, a partir das propostas enviadas pelos rgos interessados nas Planilhas de Levantamento. Termo de Adeso: o documento pelo qual, o rgo Interessado efetiva a sua participao no Registro de Preo, selecionando, na Planilha Consolidada que acompanha o Termo de Adeso, os itens que deseja contratar futuramente e os respectivos quantitativos. por meio do Termo de Adeso que o rgo Interessado torna-se rgo Participante, passando a ter o quantitativo para os itens que aderiu contemplado no Edital e na Ata de Registro de Preos, garantindo, assim, a reserva daquele quantitativo para as futuras aquisies. Termo de Negativa de Adeso: o documento pelo qual o rgo Interessado informa ao rgo Gestor que NO ir participar do Registro de Preos, apresentando, obrigatoriamente, uma justificativa. Edital: o instrumento convocatrio da licitao para o Registro de Preos, em que se apresentam os itens que se deseja registrar os preos e todas as condies para participao no processo licitatrio e para as futuras contrataes. Pode ser um edital de Prego ou Concorrncia. Ata de Registro de Preos: o documento celebrado entre o rgo Gestor e os Fornecedores que

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registraram seus preos, vinculativo e obrigacional, com caracterstica de compromisso para futura contratao, no qual se registram os preos, os fornecedores, os rgos participantes e as condies a serem praticadas nas contrataes futuras, conforme as disposies contidas no instrumento convocatrio e propostas apresentadas. Contrato ou Instrumento Equivalente: o documento que estabelece o vnculo entre o fornecedor e o rgo Participante, por meio do qual o fornecedor se obriga a entregar o bem ou a prestar o servio contratado e a Administrao obriga-se a contratar o objeto da avena, pagando o valor respectivo por ele. Para que haja mais flexibilidade nas contrataes por Registro de Preos recomendado que se utilize os instrumentos equivalentes ao contrato, citados no art. 62 da Lei federal n. 8.666/93 (nota de empenho, autorizao de fornecimento, ordem de servio etc.), para se efetivar as aquisies. Isso porque, dessa forma, o rgo Participante poder usufruir automaticamente das alteraes realizadas na Ata de Registro de Preos pelo rgo Gestor, tal como uma alterao para restabelecimento do equilbrio econmico-financeiro ou uma reduo do valor para ajust-lo ao preo praticado no mercado, por exemplo.

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Alm disso, o rgo Participante no gera para si a obrigao de contratar todo o quantitativo solicitado, o que j ocorre no contrato.

V. Quais so as variveis de um item de Registro de Preos?


Os itens de Registro de Preos seguem a mesma especificao do Catlogo de Materiais e Servios CATMAS do SIAD, no entanto, os itens previstos no Catlogo podem, conforme as variveis agrupadas s especificaes, desdobrarem-se em itens diferentes. As variveis so as seguintes: Unidade de Aquisio: a unidade de medida utilizada para aquisio de itens de materiais, a forma como o fornecedor os disponibiliza para venda. Ex: caixas, blisters, KG, ML, frasco etc. Localidade: a cidade em que o fornecedor dever realizar a entrega do bem ou a prestao do servio. Periodicidade: a freqncia com que o fornecedor dever efetuar as entregas do bem ou a prestao do servio. Ex: diria, semanal, mensal, anual etc.

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Quantidade: a demanda apresentada para cada item de Registro de Preos. Pode ser o determinante para desmembrar o item em mais de um, quando o Gestor quiser possibilitar a concorrncia aos pequenos empresrios. Por exemplo, um item que tenha um quantitativo de 1.000.000 (um milho) pode ser desmembrado em 4 itens de 250.000 (duzentos e cinqenta mil), no entanto mantendo a mesma especificao e as mesmas variveis, quais sejam, unidade de aquisio, localidade e periodicidade. Ressaltamos que os itens de registro de preos podem figurar num mesmo processo licitatrio independente da linha de fornecimento a qual pertenam.

VI. Qual a diferena entre as vigncias da Ata de Registro de Preos e dos Contratos celebrados pelos rgos Participantes?
As vigncias da Ata de Registro e do contrato transcorrem de forma independente, entretanto o con-

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trato s pode ser firmado enquanto a Ata estiver vigente, porm pode se encerrar aps a expirao da validade da Ata. A Ata no acompanha o exerccio financeiro, tendo em vista que no apresenta nenhuma reserva oramentria no seu texto, e pode vigorar por at 1 (um) ano, podendo ser prorrogada por mais 12 (doze) meses quando se tratar de servios executados de forma contnua, nos termos do art. 1 do Decreto n 43.979/05, que alterou o art. 4 do Decreto n 43.652/03, incluindo, no que se refere regulamentao da prorrogao, a referncia ao 4 do art. 57 da Lei 8.666/93 , o qual transcrevemos a seguir: "4 Em carter excepcional, devidamente justificado e mediante autorizao da autoridade superior, o prazo de que trata o inciso II do caput deste artigo poder ser prorrogado em at 12 meses." J o contrato est adstrito ao exerccio financeiro, pois sua durao est vinculada vigncia dos respectivos crditos oramentrios, conforme dispe o caput do art. 57 da Lei federal 8.666/93, dispositivo este indicado no pargrafo nico do art. 4 do Decreto 43.652/03. Como exemplo, podemos citar uma situao em que a Ata firmada em junho/2005, sendo vlida por 1

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(um) ano. Os contratos podero ser firmados a partir de junho/2005, mas somente podero vigorar at o dia 31 de dezembro/2005, data ltima de validade dos crditos oramentrios, seguindo assim a regulamentao do art. 57 da Lei federal 8.666/93. Dessa forma, os contratos perdero a sua validade, mesmo a Ata continuando em vigor, j que esta pode ultrapassar o exerccio financeiro. De 1 de janeiro/2006 at o ms de junho/2006, novos contratos podero ser firmados, pois a Ata continuar vigente, podendo vigorar at 31 de dezembro/2006.

VII. A Ata de Registro de Preos poder sofrer alteraes? E o contrato?


O art. 12, do Decreto n. 43.652/03 dispe sobre a possibilidade de alterar a Ata de Registro de Preos, numa negociao entre rgo Gestor e fornecedor, nos termos da regulamentao do art. 65, da Lei federal n. 8.666/93, dispositivo que trata das alteraes nos contratos administrativos.

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Nesse sentido, a Ata de Registro de Preos poder ser aditada, por exemplo, para restabelecer o equilbrio econmico-financeiro, para aumentar o quantitativo registrado em at 25% (vinte e cinco por cento), hiptese em que o fornecedor dever acatar obrigatoriamente, e poder, ainda, sofrer apostilamentos nos termos do 8 do art. 65 da Lei 8666/93. A alterao na Ata de Registro de Preos independente da alterao dos contratos. Dessa forma, se o rgo Participante j houver formalizado um contrato com o fornecedor poca em que for realizada a alterao na Ata de Registro de Preos, a relao entre as duas partes no sofrer influncia das alteraes realizadas na Ata. Para que isso ocorra, uma das partes, rgo Participante ou fornecedor, dever solicitar a alterao do contrato para que se replique neste a alterao realizada na Ata. De outro lado, se for realizada uma alterao em qualquer contrato celebrado entre o Fornecedor e um dos rgos Participantes do Registro de Preos, a Ata de Registro de Preos no sofrer nenhuma influncia, a no ser que o rgo Gestor considere prudente realizar a mesma alterao na Ata. Para que haja maior flexibilidade nas contrataes por Registro de Preos recomendamos que sejam utiliza-

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dos os instrumentos equivalentes ao contrato, previstos no art. 62 da Lei 8.666/93, para se efetivar as aquisies. Isso porque, dessa forma, o rgo Participante poder usufruir, automaticamente, das alteraes realizadas na Ata de Registro de Preos pelo rgo Gestor, pois a cada emisso de nota de empenho, autorizao de fornecimento ou ordem de servio, o rgo Participante remeter s disposies constantes da Ata de Registro de Preos e as suas atuais alteraes.

VIII. Qual o limite para o aumento do quantitativo?


O quantitativo total registrado na Ata de Registro de Preos poder ser aumentado em 25% (vinte e cinco por cento), nos termos do 1, do art. 65, da Lei federal n. 8.666/93, conforme dispe o art. 12, do Decreto n. 43.652/03, devendo o fornecedor entregar o bem ou realizar o servio acrescido obrigatoriamente. Alm desse quantitativo, para os rgos Participantes, o Decreto n. 43.652/03 no traz nenhuma regulamentao. No entanto, esse diploma determina, no 3 do art. 8, que os rgos No Participantes

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podero solicitar um quantitativo de at 100% do que est registrado, desde que o fornecedor concorde em entregar o material ou prestar o servio. Assim, se aos rgos que no aderiram ao Registro de Preos no momento oportuno facultado solicitar at 100% dos quantitativos registrados, entendemos que a mesma faculdade e a mesma limitao deveriam ser aplicadas aos rgos Participantes, desde que se motive a solicitao do acrscimo e haja a concordncia do fornecedor. Alm disso, em razo do Direito de Preferncia do fornecedor cujo preo foi registrado, o rgo Participante no poder contratar com um fornecedor diferente a um preo igual ou maior do que o registrado. Como sabemos que a realizao do Registro de Preos com vrios rgos Participantes propicia o ganho de escala, alcanando descontos considerveis, dificilmente um rgo Participante, numa licitao isolada, conseguiria um preo melhor, encontrando-se numa situao sem soluo. Dessa forma, entendemos que possvel que os rgos Participantes solicitem aumentos no quantitativo at o limite de 100% do que est registrado, desde que haja a aquiescncia do fornecedor para entrega do bem ou prestao do servio, nas mesmas condies. Ressaltamos que todos os acrscimos de quantitativo, dentro dos 25% (vinte e cinco por cento) ou alm

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desse limite, devem gerar alteraes na Ata de Registro de Preos, formalizadas em Termos Aditivos, conforme regulamentao do art. 65 da Lei 8.666/93. A alterao na Ata de Registro de Preos somente no ser necessria quando se puder remanejar o quantitativo entre os prprios rgos Participantes.

IX. Como incluir um rgo No-Participante na Ata de Registro de Preos?


Os rgos No-Participantes do Registro de Preos (RP) integrantes da Administrao Pblica Estadual Direta, Autrquica e Fundacional, que pretenderem aderir Ata do Registro de Preos, devero observar os seguintes procedimentos: 1. Levantar a demanda interna do rgo de acordo com os itens registrados na Ata, para os quais tem interesse em aderir, considerando a vigncia do RP; 2. Encaminhar o levantamento ao rgo Gestor, solicitando a este que negocie com o fornece-

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dor a participao do rgo No-Participante no RP, nas mesmas condies, sem prejuzo para os demais participantes do RP. 3. Aps a aceitao do fornecedor, que dever ser formalizada por meio de ofcio e juntada ao processo, o rgo No-Participante dever entrar no Sistema Informatizado de Registro de Preos - SIRP, usando o perfil unid.processadora, posicionar o mouse sobre o menu Termo de Adeso e escolher a opo compor. 4. Selecionar os itens para os quais se pretende aderir e inserir para cada um deles os quantitativos respectivos, considerando a vigncia do RP. 5. Encaminhar para a Unidade Aprovadora o Termo de Adeso 6. A autoridade competente do rgo NoParticipante dever entrar no SIRP usando o perfil unid. aprovadora, posicionar o mouse sobre o menu Termo de Adeso e escolher a opo aprovar e, antes de aprov-lo, verificar se os dados esto corretos e se h previso de reserva oramentria que possibilite a contratao do quantitativo informado ao longo da vigncia do RP.

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7. Se os dados estiverem corretos, a autoridade competente do rgo No-Participante dever aprovar o Termo de Adeso, encaminhando-o ao rgo Gestor por meio do sistema. 8. A autoridade competente do rgo NoParticipante dever imprimir o Termo de Adeso, assin-lo e encaminh-lo ao rgo Gestor, para que este o arquive no processo. Os rgos Gestores que precisarem incluir os rgos No-Participantes do Registro de Preos (RP) na Ata do Registro de Preos devero observar os seguintes procedimentos: 1. Aps receber o levantamento do rgo NoParticipante, solicitar liberao de quota dos rgos Participantes, entrando no SIRP usando o perfil unid. gestora, posicionando o mouse no menu Acompanhamento e escolhendo a opo Solicitar Liberao de Quota; 2. Caso no haja nenhuma liberao de quantitativo pelos rgos Participantes, negociar com o fornecedor o quantitativo requerido, solicitando a este que manifeste por meio de ofcio a sua concordncia; 3. Caso ele no concorde, anexar o ofcio ao processo e comunicar ao rgo No-Participante a

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impossibilidade de sua adeso Ata de Registro de Preos; 4. Caso ele concorde, anexar o ofcio do fornecedor ao processo de RP; 5. Elaborar Termo Aditivo para alterar o quantitativo da Ata e incluir o novo rgo Participante; 6. Publicar Termo Aditivo; 7. Entrar no SIRP usando perfil unid. gestora, posicionar o mouse no menu Acompanhamento e escolher a opo Alterar Ata, Alterar Quantidade; 8. Comunicar ao rgo Participante a aceitao do fornecedor, solicitando-lhe que componha o Termo de Adeso; 9. Entrar no SIRP usando perfil unid. gestora, posicionar o mouse no menu Acompanhamento e escolher a opo Avaliar Novas Adeses; 10. Aprovar o Termo de Adeso; 11. Anexar o Termo de Adeso impresso e assinado ao processo; As operaes somente devero ser realizadas no Sistema Informatizado de Registro de Preos - SIRP quando indicadas.

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Os rgos de outras esferas federativas podero utilizar-se da Ata de Registro de Preos, solicitando ao rgo Gestor a negociao com o fornecedor da demanda desejada. Caso este aquiesa, o rgo No-participante dever formalizar sua contratao, que seguir de forma autnoma, numa relao direta entre contratado e contratante, sem a interveno, nem o gerenciamento do rgo Gestor.

X. O que o Direito de Preferncia do fornecedor?


Os rgos Participantes do Registro de Preos no esto obrigados a contratarem com o fornecedor cujos preos foram registrados. Sendo assim, desde que autorizados pelo rgo Gestor, aps anlise da justificativa apresentada, os rgos Participantes do Registro de Preos podero realizar outros processos licitatrios. Porm, caso encontrem preos iguais ou superiores aos preos registrados, o fornecedor constante da Ata de Registro de Preos poder reivindicar seu direito de preferncia no fornecimento do item, conforme art. 7 do Decreto n. 43.652/03.

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Concluindo, Direito de Preferncia o direito do fornecedor registrado em Ata de contratar com o rgo Participante, quando este tiver realizado novo processo licitatrio, aps o Registro de Preos, conseguindo, nesse novo certame, um preo igual ou superior ao do fornecedor registrado.

XI. Quais so as hipteses em que o Registro de Preos dever ser adotado?


O art. 2 do Decreto n. 43.652/03 estabelece as hipteses em que o Registro de Preos dever ser adotado preferencialmente. So elas: quando, pelas caractersticas do bem ou servio, houver necessidade de contrataes freqentes; quando for mais conveniente a aquisio de bens com previso de entregas parceladas ou contratao de servios necessrios Administrao para o desempenho de suas atribuies;

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quando for conveniente a aquisio de bens ou a contratao de servios para atendimento a mais de um rgo ou entidade, ou a programas de governo; quando pela natureza do objeto no for possvel definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administrao. Alm dessas hipteses, o diploma em comento traz a possibilidade de se realizar registro de preos para contratao de bens e servios de informtica, obedecida a legislao vigente, desde que devidamente justificada e caracterizada a vantagem econmica.

XII. Quais as vantagens de se utilizar o Registro de Preos?


Independe de previso oramentria
O Registro de Preos independe de previso oramentria. Isso porque no h a obrigatoriedade da contratao, portanto no h necessidade de se demonstrar a existncia do recurso. Essa comprovao s exigida para se efetivar a contratao, quando da efetivao da compra.

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Adequado imprevisibilidade do consumo


Esse procedimento de compra adequado imprevisibilidade de consumo, pois como no h a obrigatoriedade da contratao, a Administrao poder registrar os preos e, somente quando houver a necessidade, efetivar a contratao.

Propicia a reduo do volume do estoque


O Registro de Preos propicia a reduo de volume de estoque, pois a Administrao deve requisitar o objeto cujo preo foi registrado somente quando houver demanda, sem a necessidade de manter estoques. Estes ficaro a cargo do fornecedor, que deve estar preparado para realizar as entregas, na periodicidade determinada no edital, sempre quando os rgos participantes do Registro de Preos requisitarem.

Evita o fracionamento da despesa


O fracionamento de despesa evitado, pois o Registro de Preos exige que os rgos Participantes realizem um planejamento para o perodo de vigncia determinado. Dessa forma, os rgos Participantes devem levantar a sua demanda total e apresent-la ao

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rgo Gestor para que este a contemple no edital, e a licite, na modalidade devida.

Proporciona a reduo do nmero de licitaes


O Registro de Preos ainda proporciona a reduo do nmero de licitaes, pois um rgo Gestor realiza o certame para os demais rgos Participantes. Alm disso, como o perodo de vigncia do Registro de Preos poder ser de at 1 ano, prorrogvel por mais 12 meses em alguns casos, possivelmente se realizar um processo licitatrio por ano.

Agiliza as aquisies
Com o Registro de Preos as aquisies ficaro mais geis, pois a licitao j estar realizada, as condies de fornecimento estaro ajustadas, os preos e os respectivos fornecedores j estaro definidos. Sendo assim, a partir da necessidade o rgo Participante somente solicitar a entrega do bem ou prestao do servio e o fornecedor dever realizar o fornecimento conforme condies anteriormente ajustadas.

Economia de escala
Uma das maiores vantagens do Registro de Preos, quando este procedimento realizado com a participao

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de vrios rgos, a economia de escala que obtida em razo do grande quantitativo licitado. No entanto, importante ressaltar que para se alcanar tal economia fundamental que o planejamento da Administrao seja correto para no frustrar as expectativas dos fornecedores.

Transparncia
O Registro de Preos, como um procedimento que envolve vrios rgos, proporciona maior transparncia j que todos os seus procedimentos so monitorados por todos os agentes envolvidos e devem ser publicados para que todos tenham conhecimento. A Lei federal 8.886/93, por exemplo, exige que se faa publicaes trimestrais dos preos registrados, ampliando a transparncia do procedimento e proporcionando o acompanhamento dos preos por todos os cidados.

XIII. Quais so as desvantagens do Registro de Preos?


O fato do Registro de Preos no gerar a obrigatoriedade da contratao e a possibilidade dos preos fica-

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rem registrados por um perodo de at um ano, sem atualizao, contribuem para uma elevao do preo registrado, se comparado ao preo ofertado em uma licitao comum, em que a contratao assegurada. No entanto, esse aumento deve ser neutralizado pelo grande volume do quantitativo, que proporcionar a economia de escala. Sendo assim, o Registro de Preos no vantajoso quando o quantitativo muito pequeno ou quando o bem for de difcil padronizao, hiptese em que raramente se poder atender a todos os rgos da mesma forma, recaindo na primeira hiptese, a do quantitativo reduzido.

XIV. Quais so as fases do Registro de Preos


O processo do Registro de Preos composto de quatro etapas: planejamento, licitao, contratao e acompanhamento.

Planejamento
Definio do rgo gestor - Para se iniciar um processo de Registro de Preos para um determinado obje-

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to, o rgo interessado em gerenci-lo dever solicitar Diretoria Central de Aquisies e Contrataes - DCAC, pertencente SEPLAG, uma autorizao. A SEPLAG, ento, analisar se o rgo apresenta estrutura capacitada para o gerenciamento, alm do conhecimento tcnico requerido para o objeto cujo preo se pretende registrar. Aps a autorizao da SEPLAG, o rgo dever solicitar a liberao no Catlogo de Materiais para gerir o objeto cujo preo se pretende registrar. Convite - O rgo Gestor, ao criar um Registro de Preos dever convidar todos os rgos e entidades da Administrao Pblica, conforme determinao do inciso I, do 2 do ar. 3 do Decreto n. 43.652/03 Levantamento de demandas - Nos Registros de Preos com levantamento, aps o envio do convite pelo rgo Gestor aos rgos e entidades, estes podero entrar no sistema e compor suas planilhas com o levantamento da demanda de todo o rgo. Padronizao dos itens - Aps o recebimento das planilhas dos rgos e entidades espelhando as demandas respectivas, o rgo Gestor deve realizar a padronizao dos itens solicitados, para que haja somente uma especificao que atenda a todos.

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Nesta fase o rgo Gestor poder convocar os demais rgos interessados, para discutir com estes a melhor especificao. No entanto, ressaltamos que sempre dever ser observada a de melhor qualidade, visto que, pelo fato de se reunir o quantitativo de todos os rgo e entidades, o ganho de escala neutralizar a diferena de preo do produto de melhor qualidade, fazendo com que esse seja comprado por um preo at inferior ao ofertado pelos fornecedores nas licitaes individuais para produtos de qualidade mediana. Reunio com fornecedores - Aps a definio da especificao dos itens cujos preos sero registrados, o rgo Gestor dever convocar os fornecedores do ramo de negcios do objeto para poder dirimir dvidas acerca dos procedimentos do Registro de Preos e para discutir as estratgias que utilizar no edital, no que se refere formao de itens de registro de preos em funo das localidades, das unidades de aquisio e da periodicidade. Sendo assim, o rgo Gestor dever abordar as variaes de preos em funo de cada uma das variveis, para poder estruturar seu edital de forma a conseguir os melhores preos. Adeso - O rgo Gestor dever elaborar a planilha consolidada, considerando os itens propostos pelos rgos e entidades interessados nas planilhas de levantamento, a

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padronizao das especificaes e as definies surgidas aps a reunio com os fornecedores. Em seguida, dever encaminhar essa planilha consolidada para os rgos e Entidades, por meio do Termo de Adeso, para que estes formalizem sua participao no Registro de Preos e apresentem o seu quantitativo total que ser licitado e corresponder a sua quota na Ata do Registro e Preos. Esta dever ser consumida durante a vigncia do processo. Consolidao das demandas - O rgo Gestor, aps o recebimento de todos os Termos de Adeso dos rgos e entidades interessados, dever consolidar os quantitativos de cada ente para alcanar o quantitativo total que dever ser licitado. Em suma, esse procedimento consiste numa soma comum dos quantitativos apresentados por cada rgo e entidade, para os itens, cuja especificao e variveis sejam exatamente iguais. Elaborao do edital - De posse dos itens que devero ser licitados e, aps a escolha da modalidade apropriada, prego ou concorrncia, o rgo Gestor dever confeccionar a minuta do edital, atendendo s peculiaridades do Registro de Preos, e encaminh-la a sua Assessoria Jurdica, para anlise e aprovao.

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Licitao
Aprovao do edital - A fase de licitao inicia-se com a anlise e aprovao da minuta do edital pela Assessoria Jurdica do rgo Gestor. Esta verifica se h alguma incorreo e se houver, encaminha a minuta para o rgo Gestor para que proceda s alteraes. Sesso pblica - Aprovado o edital, publicado e transcorrido o prazo mnimo entre a publicao e a abertura da sesso pblica, o rgo Gestor dever realizar a sesso pblica na modalidade escolhida, prego ou concorrncia. importante ressaltar que na licitao para Registro de Preos no h a fase de adjudicao, por no se conferir a expectativa de direito a nenhum fornecedor, visto que uma das peculiaridades desse processo a no obrigatoriedade da contratao. Registro de Preos - No lugar da fase de adjudicao, acontece a fase de Registro, na qual identificado o fornecedor com o melhor preo e aqueles que aceitarem registrar o seu preo ao mesmo preo do primeiro colocado. Dessa forma, como resultado da licitao produzida uma tabela com os melhores preos e a ordem de classificao dos fornecedores cujos preos sero registrados.

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Elaborao da Ata de Registro de Preos - De posse da tabela com a classificao dos fornecedores, o rgo Gestor dever elaborar a Ata de Registro de Preos, seguindo o mesmo modelo da minuta que comps o edital. A Ata deve conter uma clusula listando todos os rgos Participantes do Registro de Preos, no entanto, estes no precisaro assin-la, visto que j formalizaram sua participao por meio do Termo de Adeso. Somente assinar a Ata o rgo Gestor e os fornecedores cujos preos foram registrados.

Contratao
Pedido de Compra - Aps a celebrao da Ata de Registro de Preos os rgos Participantes podem comear a efetivar suas contrataes, fundamentadas na Ata de Registro de Preos, na qual estaro presentes todas as condies para a efetivao da contratao. Dessa forma, os rgos Participantes, por meio das suas unidades requisitantes, devero fazer os seus pedidos de compra de forma desconcentrada, usando a opo especfica para Registro de Preos, dentro do SIAD. Processo de Compra - Os pedidos de compras de registro de preos do rgo participantes devero ser

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reunidos em um processo de compra para registro de preos, que dever ser realizado dentro do SIAD. Dessa forma, a unidade processadora do registro de preos do rgo Participante dever realizar a operao no SIAD, concentrando todos os pedidos de compras do seu rgo ou entidade, de forma a atender a periodicidade requisitada no edital, exigindo do fornecedor a entrega, somente no perodo ajustado. Aps a elaborao do pedido de compra, dever ser especificado o empenho. Neste momento, o SIAD se comunicar com o SIRP para inform-lo da contratao, armazenando neste sistema a data, o quantitativo por item e o rgo Participante que realizou a contratao, possibilitando a baixa do quantitativo. Formalizao da contratao - Seguindo as determinaes do art. 62 da Lei federal n. 8.666/93, aps a elaborao do processo de compra, a contratao dever ser efetivada. Esta ao poder ocorrer por meio da emisso de nota de empenho, autorizao de fornecimento, ordem de servio - instrumentos equivalentes ao contrato, segundo o diploma em referncia - ou por meio da celebrao de um contrato escrito, o qual dever seguir as mesmas disposies da Ata de Registro de Preos.

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Recomendamos a formalizao do contrato somente quando a Lei federal n. 8.666/93 assim o exigir, isso para que o rgo Participante possa usufruir automaticamente das alteraes realizadas na Ata de Registro de Preos pelo rgo Gestor, pois a cada emisso de nota de empenho, autorizao de fornecimento ou ordem de servio, o rgo Participante remeter s disposies constantes da Ata de Registro de Preos e as suas atuais alteraes, entretanto, quando o contrato for firmado, tais alteraes na Ata de Registro de Preos devero ser replicadas no contrato, visto que este cria uma relao jurdica direta entre o fornecedor e o rgo Participante.

Acompanhamento
Baixa no quantitativo - Aps a efetivao de cada contratao promovida pelo rgo Participante dever ocorrer a baixa no quantitativo total deste rgo, para que este no extrapole a quota indicada no Termo de Adeso. Essa baixa dever ser realizada via sistema, mas monitorada pelo rgo Gestor. Alteraes na Ata de Registro de Preos Compete ao rgo Gestor, durante toda a vigncia da Ata de Registro de Preos, promover as negociaes que forem necessrias com o fornecedor, intermediar nego-

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ciaes entre este, os rgos Participantes ou rgos No-Participantes. Sendo assim, as alteraes que se fizerem necessrias, no tocante ao reajuste de preos, ao reequilbrio econmico-financeiro, ao aumento de quantitativo, incluso de rgos No-Participantes e, aplicao de sanes aos fornecedores devero ser procedidas pelo rgo Gestor Pesquisa de mercado - Como o preo registrado poder vigorar por um prazo de at 12 meses, sendo possvel sua prorrogao por igual perodo em alguns casos, caber ao rgo Gestor realizar pesquisas de mercado peridicas, no mnimo a cada 3 (trs) meses. Isto, visando verificar se o preo est condizente com o praticado no mercado, para que o rgo Gestor tenha dados para solicitar a reduo dos valores, quando o mercado apresentar um preo menor que o registrado ou para rejeitar uma solicitao de reequilbrio econmico-financeiro quando o preo de mercado estiver equiparado ao registrado e, ainda, para aceitar o pedido de reequilbrio, quando o preo de mercado estiver superior ao registrado. Publicao trimestral - O 2 do art. 15 da Lei federal n. 8.666/93, determina que os preos registrados devero ser publicados trimestralmente na imprensa oficial. Este dispositivo tem como finalidade estabelecer

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o dever do rgo Gestor de dar publicidade aos preos registrados. No entanto, entendemos que tal finalidade pode ser cumprida com a disponibilizao, na internet, da Ata de Registro de Preos e suas alteraes, pois, dessa forma, amplia-se a divulgao, j que as informaes estariam disponveis por toda a vigncia da Ata de Registro de Preos e reduz-se os gastos da publicao em Dirio Oficial.

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Acio Neves da Cunha Governador do Estado de Minas Gerais

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO


Antonio Augusto Junho Anastasia Secretrio de Estado Renata Maria Paes de Vilhena Secretria Adjunta Fdua Hamdan de Matos Bayo Subsecretria de Gesto Jorge Santana de Jesus Diretor da Superintendncia Central de Recursos Logsticos e Patrimnio Renata Resende Coelho Diretora Central de Aquisies e Contrataes Elaborao Lauanda Ricaldoni Lima Nunes Avelar Luciana Palmeira Braga Ana Luiza Camargo Hirle Projeto Grfico Walkiria Guimares Mnica Maria Melillo Lima Diretoria de Planejamento Racionalizao e Informao

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