Você está na página 1de 18

ORGANIZACIN

Qu es Organizacin? Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn. Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. Qu es Estructura Organizacional? La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organizacin cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia. Qu es el Departamento? El departamento es una o varias divisiones de la organizacin. Departamento es un rea bien determinada, una divisin o sucursal de una organizacin sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeo de actividades especficas.

1. DIVISIN DE TRABAJO: Es la delimitacin y agrupacin de actividades. Est relacionado con la divisin de grandes tareas en paquetes ms pequeos de trabajo que se distribuyen entre varias personas. 2. DEPARTAMENTALIZACIN: Es un agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades de trabajo significativas para coordinar numerosos puestos; todo para facilitar la rpida realizacin de los objetivos de la organizacin. 3. GRADO O TRAMO DE CONTROL: Se refiere al nmero de colaboradores inmediatos que dependen de un gerente.

DEPARTAMENTALIZACION
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. Agruparlas segn un orden jerrquico. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas. De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms usuales son: 1.- Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin principal.

2. Por producto: Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geogrfica o por Territorios: En este caso la departamentalizacin se realiza en base a las zonas geogrficas en las que se encuentra presente la empresa.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

TIPOS DE ORGANIZACIN La organizacin formal Es la determinacin de los estndares de interrelacin entre los rganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organizacin para lograr los objetivos. Caractersticas Bsicas De La Organizacin Formal Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. 6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno de los turn o os; cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras. Es la organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. Consta de escalas jerrquicas o niveles funcionales establecidas en el organigrama. Es racional Segn Taylor (defensor de este tipo de organizacin) la organizacin debe basarse en la divisin del trabajo y por consiguiente en la especializacin del obrero, pretendiendo una organizacin funcional super-especializada. Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad.

INFORMAL: Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organizacin formal. Este tipo de organizacin se puede observar en cinco niveles diferentes: . Organizacin Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre s. . Constituida en grupos mayores de opinin o de presin sobre algn aspecto particular de la poltica de la empresa . Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados ms o menos ntimamente. . Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente. . Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad; mientras ms especfico y menor campo de accin tenga un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza. 3.- Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. 4.- Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. 5.- Unidad de mando. Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe

Principios de la Organizacin
1.- Del objetivo. Toda y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa, la existencia de un puesto slo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. 2.- Especializacin.

asignarse un slo jefe, y que los subordinados no debern reportarse ms que a un slo jefe. 6.- Difusin. La obligacin de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relacin con el mismo. 7.- Amplitud o tramo de control.

Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. 8.- Coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, produccin, recursos humanos). 9.- Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. 10.- Del equilibrio En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicacin de los principios o tcnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa. 11.- De flexibilidad Mientras ms increbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organizacin, mejor podr sta cumplir con su propsito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. DISEO ORGANIZACIONAL El Diseo organizacional es un proceso en el cual se toman las decisiones para elegir la estructura organizacional adecuada para la estrategia de la

organizacin y el entorno en el cual los miembros de la organizacin ponen en prctica dicha estrategia. El diseo de las organizaciones es un proceso permanente debido a que cambian con el tiempo. ELEMENTOS PARA EL DISEO ORGANIZACIONAL Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematizacin. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerarqua. La organizacin como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificacin de funciones.

Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. MODELOS DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN 1.- ORGANIZACIN LINEAL Es la estructura ms simple y ms antigua, esta basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval. Caractersticas De La Organizacin Lineal Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquizacin de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos), muy defendida por Fayol en su teora clsica de la administracin. Tiene Lneas formales de comunicacin, nicamente se comunican los rganos o cargos entre s a travs de las lneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo. Centralizar las decisiones, une al rgano o cargo subordinado con su superior, y as sucesivamente hasta la cpula de la organizacin Posee configuracin piramidal a medida que se eleva la jerrquica disminuye el nmero de cargos u rganos. VENTAJAS
 Estructura sencilla y de fcil compresin.

 Delimitacin ntida y clara de las responsabilidades de los rganos

o cargos involucrados.
 Facilidad de implantacin.  Estabilidad considerable.  Es el tipo de organizacin ms indicado para pequeas empresas.

DESVENTAJAS
 La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden

conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organizacin lineal.


 No se responde de manera adecuada a los cambios rpidos y

constantes de la sociedad moderna.


 Esta basada en la direccin nica y directa, puede volverse

autoritaria.
 Enfatiza en la funcin de jefatura y de mando y la exagera, pues

supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.


 La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede

especializarse en nada (la organizacin lineal impide la especializacin).


 A medida que la empresa crece, la organizacin lineal conduce

inevitablemente a la congestin, en especial en los niveles altos de la organizacin.

 El departamento presta servicios y recomienda los candidatos

aprobados, y las secciones toman la decisin final con base en aquella recomendaciones. Aquel no puede obligar a los dems rganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de lnea, sino de staff, es decir, de asesora y prestacin de servicios especializados.
 Coexistencia de las lneas formales de comunicacin con las lneas

directas de comunicacin, se produce una conciliacin de las lneas formales de comunicacin entre superiores y subordinados.
 Separacin entre rganos operacionales (ejecutivos), y rganos

de apoyo (asesora), la organizacin lnea-staff representan un modelo de organizacin en el cual los rganos especializados y grupos de especialistas aconsejan a los jefes de lnea respecto de 2.- ORGANIZACIN DE TIPO LNEA-STAFF Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-c Caractersticas De La Organizacin Lnea-Staff
 Funcin de la estructura lineal con la estructura funcional, cada

algunos aspectos de sus actividades.


 Jerarqua versus especializacin, la jerarqua (lnea) asegura el

mando y la disciplina, mientras la especializacin (staff) provee los servicios de consultora y de asesora.
 Consultiva.

VENTAJAS
 Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el

rgano responde ante un solo y nico rgano superior; es el principio de la autoridad nica.

principio de la autoridad nica.

 Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los

daino cuando provoca acciones negativas o de sabotaje, pero tambin puede ser muy til.
 Dificultad en la obtencin y el mantenimiento del equilibrio

rganos de staff. DESVENTAJAS


 La organizacin lnea-staff presenta algunas desventajas y

dinmico entre la lnea y staff.

limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece.


 El asesor de staff es generalmente un tcnico con preparacin

profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la prctica. El asesor generalmente tiene mejor formacin acadmica, pero menor experiencia.
 El personal de lnea puede sentir que los asesores quieren quitarle

cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posicin.


 Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad

inmediata por los resultados de los planes que presenta.


 Dado que la asesora representa costos elevados para la empresa,

el personal de lnea siempre se preocupa por los resultados financieros de la contribucin del staff a las operaciones de la empresa, lo cual conduce a que los asesores presentan muchos planes e ideas para justificar su costo. Ese conflicto puede ser

3.- ORGANIZACIN FUNCIONAL Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especializacin de las funciones para cada tarea Caractersticas De La Organizacin Funcional
 Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el

 Prdida de la autoridad de mando: la exigencia de obediencia y la

imposicin de disciplina, aspectos tpicos de la organizacin lineal, no son lo fundamental en la organizacin funcional.
 Subordinacin mltiple: si la organizacin funcional tiene

problemas en la delegacin de la autoridad, tambin los presenta en la delimitacin de las responsabilidades.


 Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los

conocimiento. Ningn superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
 Lnea directa de comunicacin: directa y sin intermediarios, busca

diversos rganos o cargos son especializados en determinas actividades, tienden a imponer a la organizacin su punto de vista y su enfoque.
 Tendencia a la tensin y a los conflictos en la organizacin: la

la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.


 Descentralizacin de las decisiones: las decisiones se delegan a los

rivalidad y la competencia, unidas a la prdida de visin de conjunto de la organizacin pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagnicos creando conflictos entre los especialistas.
 Confusin en cuanto a los objetivos: puesto que la organizacin

rganos o cargos especializados.


 nfasis en la especializacin: especializacin de todos los rganos

a cargo. VENTAJAS
 Mxima especializacin.  Mejor suspencin tcnica.  Comunicacin directa ms rpida.  Cada rgano realiza nicamente su actividad especfica.

funcional exige la subordinacin mltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a quien informar de un problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades de orientacin y confusin en cuanto a los objetivos que deben alcanzar.

DESVENTAJAS

de proyecto a un grupo, que es experto en el campo de especializacin asignado al equipo.


 Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficiente para

reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organizacin una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada proyecto slo se le asigna la cantidad exacta de personas que se necesitan, se evita la duplicacin innecesaria.
 Una desventaja es que no todo el mundo de adapta bien al

sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos, 4.- organizacin MATRICIAL La estructura matricial, en ocasiones llamada sistema de mando mltiples. Una organizacin con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las grficas que anteceden. El segundo es una disposicin horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente deben contar con buenas habilidades interpersonales, ser flexibles y cooperativos.

comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS A.- Por su Forma: 1. Organigrama Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad; son las grficas ms usadas, fcilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarqua. El inconveniente que representa es que ese muy difcil indicar los puestos inferiores. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la Ventajas: Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas. Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal. Desventajas: Se produce el llamado "efecto de triangulacin", ya que, despus de dos niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse.

2.- Organigrama Horizontal. El nivel mximo jerrquico se representa a la izquierda, los dems niveles jerrquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer.

empresas dedicadas a brindar servicios de cultura, arte, etc o fines sociales.

Ventajas: Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin. Desventajas: Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco claros. 4.- Organigrama Circular. Est formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno constituye un nivel jerrquico. Usadas por Ventajas: Indican mejor la longitud de los niveles por do nde pasa la autoridad formal. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas: Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco claros. 5.- Organigrama Radial. Usada por las mismas organizaciones circulares

6. Organigrama Escalar. Consiste en sealar con diferentes sangras en el margen izquierdo los diferentes niveles jerrquicos. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas:

Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

B.- Por su contenido: 1.- Estructural.- Describe la estructura orgnica de la empresa.

3.- De personal.- Es el cual detalla en cada rectngulo del organigrama lo siguiente. a.- Nombre del puesto o cargo b.- Nombre de la persona que lo desempea c.- Cdigo del rango 2.- Funcional.- Es el cual describe el departamento y sus funciones principales. d.- Nmero de subordinados directos e.- Nmero de trabajadores a su cargo

c.- Por su finalidad comunicativa 1.- Sintetico.- Se le conoce tambin como global o general, en el cual se grfica los rganos ms importantes.

c.- Por su finalidad comunicativa 1.- Sintetico.- Se le conoce tambin como global o general, en el cual se grfica los rganos ms importantes.

2.- Analtico.- Se le conoce tambin como detallado, especfico, en el cual se grfica todos los rganos de la empresa.

 Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad

de cada cargo.
 Normalizar y controlar los trmites de los procedimientos  Adoctrinamiento al personal nuevo  Adiestramiento y orientacin al personal de servicio  Identificar los canales de comunicacin y de coordinacin.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES 1. Presentar una visin de conjunto de la organizacin. 2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa 3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. 4. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin y/o instrucciones sobre polticas, organizacin, funciones, procedimientos, etc. Que se consideran necesarios para la ejecucin de las actividades y tareas. FINALIDAD DE LOS MANUALES
 Depende de lo que se pretenda llevar a cabo

personal. 5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. 6. Funcionar como medio de relacin y coordinacin. 7. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes. LIMITACIONES DE LOS MANUALES Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse.

Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

Interesses relacionados