CLC4 – Comunicação nas Organizações

A gestão do tempo na atualidade

O que é a gestão do tempo?
A gestão do tempo faz com que utilizemos de forma mais organizada e eficiente o noss tempo, o que
permite que tenhamos, por exemplo, um período maior de descanso, já que teremos realizado as tarefas
num período mais curto.  E isto tem outras vantagens, como o aumento de produtividade e a redução do
stress, pois garante que aproveitemos melhor o nosso dia e, principalmente, ajuda a guiar as priorizações
das tarefas. 
A gestão de tempo é, assim, o equilíbrio entre as responsabilidades profissionais e a dedicação à vida
pessoal. Ao fazer uma boa gestão do tempo obtém-se uma boa gestão do trabalho, um menor esforço e
uma maior qualidade de vida.
Na verdade, muito do sucesso ou insucesso pessoal passa por uma correta gestão de um dos recursos
mais limitados e mais críticos de que dispomos nas nossas vidas: o tempo. Tomar decisões sobre o que fazer
ou não, quando fazer, como organizar o trabalho, quando trabalhar e quando descansar, como identificar,
delegar e gerir tarefas, ou como interagir com outros, é determinante para atingir bons resultados, para a
realização pessoal, para o bem-estar e, em última análise, para a felicidade.

O problema da gestão do tempo

As ferramentas e tecnologias para gestão de tempo e organização do trabalho de que dispomos
nunca foram tão poderosas e, no entanto, muitos são os que não conseguem lidar com as tarefas que lhes
são atribuídas e estão constantemente atrasados. As listas de tarefas e agendas “seguem-nos” para todo o
lado, em todo o tipo de dispositivos móveis ou fixos ligados à nuvem, mas nunca tantas tarefas foram
abandonadas, tantos prazos limites foram incumpridos e tantas pessoas falharam, por má gestão de tempo,
os objetivos a que se propuseram. Software, vídeos, cursos e livros sobre gestão de tempo estão disponíveis
em grande quantidade e, no entanto, são ineficazes. Quais os motivos que justificam esta situação? As
razões são variadas. Em primeiro lugar, as ferramentas e tecnologias, por si só, não podem resolver um
problema que é, essencialmente, organizativo. Podemos e devemos explorar as ferramentas existentes, tirar
partido das tecnologias, mas, se não o fizermos corretamente, estas só servirão para acentuar aquilo que é
evidente: a incapacidade para gerir o tempo. É como se dispuséssemos de um excelente computador com
ótimos programas para a execução de todo o tipo de tarefas, mas não o soubéssemos utilizar. O mesmo se
pode dizer de agendas, listas de tarefas, software dedicado e todo o tipo de “armas” para a gestão de
tempo. A (dura) realidade é que o que a maioria das pessoas sabe sobre gestão de tempo está,

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Elaborado por: Paula Gonçalves
simplesmente, errado. Uma boa estratégia de gestão de tempo conduz a uma boa agenda e, por sua vez,
uma boa agenda possibilita a implementação de uma estratégia de gestão de tempo adequada

Não somos máquinas

Pode dizer-se que a necessidade da gestão de tempo se fez sentir assim que as pessoas se
aperceberam de que o tempo é um bem limitado e que, através da utilização do tempo, se poderiam
produzir bens ou serviços com um determinado valor. Ou seja, poderíamos afirmar que a gestão de tempo
se iniciou com as primeiras formas de comércio, que remontam à pré-História. Foi, no entanto, com a
primeira e segunda revoluções industriais, no século XIX, que a máxima “Tempo é dinheiro” se generalizou e
que a gestão de tempo ganhou um papel crucial na nossa sociedade.
Não é surpreendente constatar que as últimas décadas têm sido aquelas em que se dá mais atenção
à gestão do tempo e, também, às formas de organização de trabalho, devido ao reconhecimento do valor
do trabalho na sociedade atual. Por conseguinte, não é de estranhar que nos últimos 50 anos tenham
surgido diversas estratégias de gestão de tempo – como, por exemplo, estratégias assentes na maximização
da eficiência, priorização de tarefas, multiplicação temporal, ou investimento temporal – cada vez mais
sofisticadas, cujo objetivo foi e é o de permitir a realização de mais e melhor trabalho em espaços de tempo
cada vez menores.
Contudo, apesar de, intrinsecamente, essas estratégias terem por objetivo a otimização da utilização
do tempo, o erro consiste na forma em que elas são utilizadas. Com efeito, todas essas estratégias têm
como objetivo único e exclusivo a máxima rentabilização do tempo. Ora, se isso é algo que é importante e
desejável no caso de trabalho realizado por máquinas – uma máquina que realiza mais trabalho por
unidade de tempo que outra é, naturalmente, melhor do que esta –, a verdade é que não somos máquinas
e, portanto, o nosso desempenho é afetado por outros fatores. É um grande equívoco pensar que as
pessoas se devem comportar como máquinas, com capacidade de trabalho ininterrupto e perfeitamente
constante. Esta é uma ideia da primeira revolução industrial, que ainda subsiste em muitos setores.
Também é um erro querer que máquinas se comportem como pessoas.
Porque não somos máquinas, o nosso desempenho não é independente da carga de trabalho que se
nos oferece. Independentemente da ou das estratégias de gestão de tempo que utilizemos, se a carga de
trabalho crescer demasiado, o desempenho degradar-se-á a ponto de entrarmos em colapso. Muita dessa
degradação decorre de não sermos psicologicamente imunes ao facto de sabermos que temos demasiado
trabalho por fazer, que se irá atrasando inevitavelmente até ao ponto de falharmos a sua execução
atempada. Isso tem um efeito não só no trabalho que não podemos realizar, mas, também, naquele que
temos em mãos. Além disso, quando a carga é elevada, temos tendência a aumentar o número de tarefas
que tentamos realizar simultaneamente, o que também causa grande ineficiência, pois leva a
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Elaborado por: Paula Gonçalves
períodos de trabalho de curta duração em cada tarefa e a grandes perdas de tempo na comutação entre
tarefas. A (dura) realidade é o que a maioria das pessoas sabe sobre gestão de tempo está, simplesmente,
errado

As pessoas são sistemas complexos

De facto, qualquer pessoa é um sistema complexo, onde se misturam a racionalidade com a
emotividade, pelo que é um erro querer organizar o trabalho e gerir o tempo, esquecendo um fator tão
importante no nosso comportamento como é o fator emocional. Esse fator manifesta-se em todas as
escolhas que fazemos no curto, médio e longo prazos, devendo ser incorporado em todas as decisões de
gestão de tempo.
A questão-chave no curto, médio e longo prazos é sempre: o que queremos atingir? Esta questão
pode formular-se de muitas maneiras, mas tem sempre a ver com a nossa ambição, com os nossos anseios
e angústias, com o nosso imaginário. É conveniente tentar traduzi-la em subquestões de natureza
aparentemente racional, mas não nos podemos esquecer que, na sua génese, está sempre algo que é
subjetivo.
Apesar disso – e porque necessitamos de ter algum controlo sobre o que fazemos e o que queremos
atingir – devemos adotar algumas práticas que aumentem a probabilidade de alcançarmos os objetivos. Ao
estabelecermos a duração e data de arranque de tarefas, queremos ter uma margem para lidar com
imprevistos, com riscos e com fatores emocionais. Queremos, também, minimizar perturbações no nosso
trabalho – tal como interrupções e urgências – para conseguirmos um maior controlo sobre os resultados.
Temos, ainda, que aprender a lidar com a execução de várias tarefas em “simultâneo”. Trata-se de
algo que é inevitável e fundamental nos dias de hoje e que, se for bem pensado e planificado, pode até
levar a ganhos de produtividade. Em qualquer caso, é um aspeto crítico, que exige extremo cuidado. Muito
do nosso sucesso ou insucesso pode passar pela forma em como lidamos com a simultaneidade de tarefas,
quer quando trabalhamos isoladamente, quer quando trabalhamos em equipa.
Um outro aspeto crucial para a produtividade é a organização geral dos períodos de trabalho e de
descanso ao longo do tempo. Os períodos de focagem são fundamentais para atingir bons resultados, mas
não menos importantes são os períodos de almofada, durante os quais lidamos com tarefas menos críticas
e menos exigentes, mas às quais não podemos fugir. De facto, estes períodos permitem um relativo
relaxamento e podem servir como investimento temporal para a realização de tarefas futuras. Por fim, os
períodos de trabalho e de descanso devem suceder-se de forma cíclica, por forma a permitir a recuperação
de forças e a maximização dos resultados atingidos durante o trabalho. Períodos durante os quais “não se
faz nada” são absolutamente essenciais para a existência de períodos em que “se faz muito”.

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 A estratégia de organização da agenda é, também, fundamental para o sucesso. Sem uma agenda
controlada não é possível ter bons resultados no curto, médio e longo prazos, e não é possível pôr em
prática qualquer abordagem eficaz para a gestão de tempo. Trata-se, de facto, de um ciclo: uma boa
estratégia de gestão de tempo conduz a uma boa agenda e, por sua vez, uma boa agenda possibilita a
implementação de uma estratégia de gestão de tempo adequada aos fins em vista. Associada a qualquer
agenda deve existir, complementarmente, uma lista de tarefas. A combinação dos dois mecanismos –
agenda e lista de tarefas – flexibiliza a gestão de tempo e otimiza os resultados. Dois aspetos de extrema
importância, pelo impacto que têm na nossa organização do trabalho e na implementação de qualquer
estratégia de gestão de tempo, são a participação em reuniões e a gestão de equipas e projetos. O fator que
estes dois aspetos têm em comum é o de envolverem várias pessoas em simultâneo. A gestão do tempo de
múltiplas pessoas tem um elevado potencial para ineficiências que, frequentemente, se propagam à
totalidade dos envolvidos, dada a sua interdependência. É nestas situações que a organização do trabalho
assume um caráter mais crítico.
Há, por fim, que ter em consideração o impacto do teletrabalho nas formas de gestão de tempo e
organização do trabalho. Em regime de teletrabalho passamos a dispor de mais tempo, pois eliminam-se os
tempos de deslocação de e para o local de trabalho. Este tempo adicional pode ser aproveitado para
reforçar qualquer dos períodos de trabalho – sejam eles períodos de focagem ou de almofada – ou os
períodos de descanso, o que se traduzirá em benefícios de produtividade. No entanto, não nos devemos
esquecer de que teletrabalho conduz também a uma série de desafios, cuja resposta reside numa ainda
mais criteriosa gestão de tempo.

Tecnologias e gestão do tempo

Falar em gerir o tempo é assunto dos tempos modernos e uma necessidade cada vez mais sentida
pelas famílias. Se antigamente a vida das pessoas de uma família estava definida (o homem trabalhava fora
para o sustento e a mulher em casa a tratar da lida doméstica e dos filhos), atualmente as coisas já não são
bem assim. Ambos trabalham fora e ambos dividem as tarefas caseiras pelos dois. E como a vida não é só
trabalho e casa, temos ainda o lazer e os amigos, e por vezes julgamos que o tempo não chega para isto
tudo.  
Por isso, surgiu a ideia de gerir o tempo. O que é gerir o tempo? Gerir o tempo é uma tarefa que
consiste numa forma de atingir o equilíbrio entre as responsabilidades profissionais e a dedicação à vida
pessoal. Ao fazer uma boa gestão do tempo obtém-se uma boa gestão do trabalho, bem como um menor
esforço e uma maior qualidade de vida.
Atualmente, as novas tecnologias da informação são indispensáveis devido ao avanço da sociedade e
da própria tecnologia. A nível institucional, as novas tecnologias de informação permitem uma
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Elaborado por: Paula Gonçalves
comunicação mais rápida e eficiente, uma maior rentabilidade no trabalho e uma maior troca de dados
entre os diferentes interlocutores. A nível pessoal, permite o acesso a informação imediata, trocar opiniões
com amigos, colegas ou familiares, participar em fóruns, fazer visitas virtuais a museus, efetuar compras e
pagamentos online, jogar ou fazer pesquisas dos mais variados temas, fazendo com que haja uma melhor
gestão do tempo.
Hoje em dia, é fácil fazer compras e ao mesmo tempo estar a arrumar a casa, basta ligar à Internet e
ir fazendo a encomenda. Para quê estar horas numa fila para fazer um pagamento qualquer de água, luz ou
renda, quando o pode fazer em qualquer máquina de multibanco ou mesmo através da Internet? Se
quisermos ir a um cinema, não é preciso sair para comprar um jornal ou ir mesmo ir in-loco. Para ver qual o
filme em exibição basta ir à Internet. Precisamos urgentemente de dar um recado a alguém que não está
comunicável por qualquer motivo? Envia-se uma mensagem escrita por telemóvel ou simplesmente
deixamos uma mensagem de voz no voicemail.
Trabalhar em casa para a empresa é hoje possível com o teletrabalho, podendo assim gerir o tempo
para que a vida profissional e a privada saiam simultaneamente beneficiadas. Por outro lado, se quiser
estudar mas não tem muito tempo para isso, poderá fazê-lo recorrendo a uma plataforma de e-learning;
estuda-se em qualquer lado, como se quiser e quando se quiser.
As novas tecnologias da informação não só possuem atualmente um papel importante na vida
coletiva e individual das pessoas, como lhes proporcionam os meios para facilitar e organizar as suas vidas,
contribuindo assim para uma melhor gestão do tempo. 
Abaixo, indicamos algumas tecnologias que vieram promover uma melhor gestão do nosso tempo.
 Internet das Coisas
A Internet das Coisas prevê a presença da Internet em todos os objetos da vida quotidiana, tanto das
pessoas como das empresas. Assim, eletrodomésticos, meios de transporte, roupas e até maçanetas ligados
à rede mundial fazem convergir para um único e inseparável mundo o digital e o físico. O princípio dessa
evolução, já arraigada no GPS e no smartphone, deu às empresas a habilidade de localizar e acompanhar
suas equipas de atuação externa em tempo real, permitindo que exerçam maior controlo e proporcionem
uma interação mais intensa.

 Drones
Os robôs aéreos não tripulados estão entre as grandes apostas das empresas para aumentar sua
produtividade. Controlados remotamente, eles têm ganho novas funções e aplicações, que hoje vão desde a
entrega de produtos a estabelecimentos comerciais e até residenciais (como é a expectativa das empresas
de delivery) ao uso no cinema e na TV para captar ângulos diferenciados, produzindo imagens
surpreendentes que antes teriam um custo muito mais alto de obtenção.
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Elaborado por: Paula Gonçalves
 Impressoras 3D
Especialmente no processo de criação de novos produtos, o uso de protótipos é uma etapa
extremamente importante para garantir o atendimento aos requisitos técnicos do projeto, além de
promover a identificação prévia de erros de execução e conceção. Nessa fase, é possível aprimorar um
produto ainda não lançado, medir a sua aceitação e testar o seu funcionamento, economizando com isso
tempo e recursos.

 Documentos eletrónicos
A ampliação das possibilidades de negócios traz como consequência a necessidade de se pensar em
novas estratégias de documentação, legalização e formalização. Hoje, uma empresa pode prestar serviços a
outra do outro lado do mundo sem que nem os gestores se conheçam pessoalmente.
A criação de documentos legais para controlo contábil e fiscal já é uma realidade. Compras pela
Internet, por exemplo, geram a emissão de notas fiscais eletrónicas, assim como empresas que prestam
serviços à distância geram a nota fiscal de serviços eletrónica.
Os benefícios da documentação eletrónica têm sido crescentemente reconhecidos pelas empresas e
contribuem muito para a otimização do tempo. Afinal, dotados de ampla validade jurídica, substituem com
eficiência máxima as rotinas de assinatura física de contrato pela validade da assinatura eletrónica.
Como já dissemos, a inovação tecnológica é uma grande aliada da gestão. Isso porque os seus
benefícios são inúmeros. Tome como exemplo alguns dos principais pontos positivos que uma empresa tem
ao abrir espaço para a inovação e tire as suas próprias conclusões:
o Diferenciar a empresa frente à concorrência;
o Aumentar a sua participação no mercado;
o Melhorar os lucros;
o Agregar valor a produtos e serviços;
o Ampliar a sua relação com novos mercados;
o Abrir as portas para novas parcerias;
o Melhorar o seu nível de conhecimento e habilidade técnica;
o Melhorar o seu posicionamento no mercado.

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Elaborado por: Paula Gonçalves
Aplicações de gestão do tempo
O dia tem 24 horas? Errado! Pode ter muitas mais, se souber organizar o seu tempo. Conheça a uma
lista de apps para gerir o tempo que o vão ajudar a “esticar” os seus dias. Um pouco de organização nunca
fez mal a ninguém e o facto de melhorar a sua gestão de tempo pode ajudá-lo a encontrar espaço para as
melhores coisas da vida. Tic, tac, tic, tac… comece a ler porque o tempo não espera por si.

 RescueTime
Colocámos a RescueTime em primeiro lugar na lista de apps para gerir o tempo… e não foi por acaso.
Encontre o equilíbrio ideal entre a sua vida pessoal e laboral. Com tantas distrações por essa internet fora, é
fácil perder o foco na tarefa principal. A RescueTime consegue medir o tempo que você passa em
determinado site ou programa, oferendo-lhe estatísticas da sua atividade.

 Pocket
A Pocket é uma app bastante interessante. Encontrou um artigo qualquer que lhe chamou a atenção
numa das suas incursões pela Internet ou até mesmo pelas redes sociais? E não pode parar naquele
momento para o ler? Então, guarde-o para mais tarde no seu pocket (bolso, em português). Quando
conseguir um pouco de tempo – no caminho para casa, por exemplo – tire-o do “bolso” e aproveite para o
ler.

 Toggl
Como é que podemos gerir bem o tempo se nem temos noção de quanto tempo perdemos em
determinadas tarefas? A Toggl vai ajudá-lo com essa tarefa… Esta app foi desenhada para que os
utilizadores possam perceber quanto tempo dedicam a isto ou aquilo. Pode adicionar as tarefas e os
projetos que quiser.

 Workflow
Colocar a Workflow numa lista de apps para gerir o tempo é dizer pouco sobre ela… Deveria era ser
colocada numa lista de apps para poupar tempo. E ser mencionada em primeiro lugar! Esta app permite
criar um pequeno atalho que executa várias tarefas ao mesmo tempo. Nós damos um exemplo! Imagine
que precisa de gravar um ficheiro de áudio, de fazer o upload do mesmo para a Dropbox e de copiar
o link para partilhar com quem quiser. Dá uma trabalheira, certo? A Workflow permite fazer isto tudo de
uma vez, com um simples toque num botão! E isto é só um exemplo. Imagine as possibilidades!

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Elaborado por: Paula Gonçalves