Classeur des Accompagnateurs de projets bois nergie

Dmarche-type en Rhne-Alpes

De A Z, le droulement dun projet bois nergie

Dmarche-type en Rhne-Alpes Place respective des associations et des prestataires

Le montage dun projet bois-nergie sorganise schmatiquement en quatre grandes tapes : 1. Lmergence du projet. Rsultat de la stratgie de communication mise en uvre par divers moyens dans le cadre du plan bois-nergie, principalement lchelle locale ou dpartementale, lide dun projet bois-nergie se manifeste. Cette ide peut alors tre confirme par une analyse dopportunit pour en valider la pertinence ou surmonter dventuelles rticences. Si la motivation du matre douvrage est dj acquise, et si le projet apparat plausible, au vu des informations runies et lexprience de ralisations similaires, il est possible de passer demble ltape suivante : ltude de faisabilit. 2. Ltude de faisabilit. Elle vise dfinir le projet sous ses divers aspects (technique, conomique, juridique, administratif, approvisionnement, dveloppement local, environnement,) et emporter dfinitivement la dcision. 3. La ralisation de la chaufferie est ltape suivante. Elle comprend aussi le montage juridique et financier, et la mise en place de la filire dapprovisionnement. 4. Le dmarrage des installations est ltape finale, qui inclut un suivi actif et ractif de la premire anne de fonctionnement. Le retour dexprience sur les premires installations ralises en Rhne-Alpes a montr : la ncessit daccompagner les porteurs de projets dans les phases dtude et de ralisation, tant que la filire bois-nergie sera mergente, pour prvenir des contrerfrences, lintrt dassurer un suivi minimum des conditions de mise en service des petites et moyennes installations, pour avoir la certitude de leur bon fonctionnement. En outre, ce suivi alimente un retour dexpriences particulirement prcieux pour les nouveaux projets bois-nergie.

Il convient toutefois de souligner que cet accompagnement nest pas strictement et systmatiquement obligatoire, mme sil apparat fort souhaitable. Certains matres douvrage et prestataires privs peuvent, dores et dj, avoir suffisamment dexprience en bois nergie pour concevoir et mettre en service des chaufferies au bois-nergie, sans justifier un accompagnement rapproch. Cest dailleurs une volution qui est recherche pour la maturit de cette filire terme.

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Aussi, en parallle cette politique daccompagnement et de suivi de projets par les associations dans le cadre du plan bois-nergie 2000-2006, le dispositif Rhne-Alpes prvoit des actions de formation auprs des prestataires privs qui ralisent les tudes de faisabilit ou assurent la matrise duvre des installations. Il est galement prvu de soutenir des matres douvrage (notamment les offices HLM) dans leur politique interne dapprentissage sur lintgration des nergies renouvelables dans les oprations de rnovation ou construction immobilire. Pour chacune des tapes identifies ci-dessus, le classeur prsente des fiches dtailles qui permettent laccompagnateur dobtenir plus de renseignements. Le schma de la page ci-contre reprend ces tapes et liste les fichiers et outils (annexes) correspondants.

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REPERES CHRONOLOGIQUES POINTS CLEFS

FICHES
1) Emergence de lide
N1 Analyse dopportunit (AO) N1a N1b N1c N1d N2a N2b N2c N2d N2e N3a N3b N3c

ANNEXES
Ratios investissement Ratios fonctionnement Exemples dAO Tableur plan bois AO Cahiers des charges pour EF Note de synthse Exemple dEF Lettre de demande de subvention Tableur plan bois EF Cahier des charges supervision dpartementale (ADEME) Contrat dapprovisionnement priv Contrat dapprovisionnement public Rfrentiel AFAC Prix des combustibles Tableur plan bois filire dAppro CCTP approvisionnement rseau Hangar de stockage Dchiqueteuses Tableau de correspondances nergie Cahier des charges matrise duvre Convention association - matre douvrage Lettre de demande de subvention Suivi des ralisations Contrat dexploitation Dlgation de service public Rgie Vente de chaleur Contrat de surveillance de la chaufferie Cahier des charges contrat de maintenance Ratios analyse conomique Rvision des prix Analyse conomique RRA Facturation Cendres Suivi du cot dexploitation Suivi des installations collectives Modle de document plan bois Contacts utiles

Analyse dopportunit

N2

Etude de faisabilit (EF)

Prsentation Dcision
N3 Approvisionnement (A)

2) Etude de faisabilit
Cahier des charges Validation pr-rapport Dcision

N3d N3e N3f N3g N3h N3i N3j

Montage du dossier
N4 Ralisation N4a N4b

3) Ralisation des travaux

Montage juridique et financier
N5 Montage juridique N4c N4d N5a N5b N5c N5d N5e N5f

Mise en place approvisionnement

Rception des installations

4) Gestion des installations

Suivi anne 1

N6

Economie de projet

N6a N6b N6c N7a N7b N8a N8b N8c N8d

N7

Premire anne

N8

Suivi annuel et outil plan bois

POINT CLEF bien matriser par laccompagnateur

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1 EMERGENCE DU PROJET : LES GRANDS PRINCIPES Le plan bois-nergie prvoit des actions de communication pour faire connatre ce type dnergie renouvelable auprs du plus grand nombre de matres douvrage potentiels : collectivits, particuliers et entreprises. Ces actions de communication compltent celles mises en uvre par les Espaces Info Energies (EIE) de faon plus gnrale. De manire assez classique dsormais, ces actions comprennent la ralisation de journes techniques, confrences-dbats, prsence dans des salons ou foires, visites dinstallation, rdactionnels dans la presse, mailings cibls, contacts directs, etc. Lobjectif recherch est toujours le mme : faire sortir lide dun projet bois-nergie, de prfrence le plus en amont possible de la dcision (phase programme ), dans une opration donne de construction ou rnovation immobilire (logements, maisons de retraite, hpitaux, tourisme, centres denseignement,) ou pour une activit productive (agriculture, industrie,). Pour valider cette ide, ou surmonter dventuelles apprhensions ou rticences de la part des dcideurs, le plan bois-nergie Rhne-Alpes propose de raliser une analyse dopportunit. Il sagit dune vrification pralable des principales conditions de faisabilit dun projet boisnergie, et dune mise en valeur de ses divers enjeux, compte-tenu des caractristiques du projet envisag. Cette tape conditionne la russite future et la bonne dfinition dun projet bois nergie. ATTENTION tout systmatisme ! Dans le cas favorable o le matre douvrage est dj intress par lide de raliser une chaufferie-bois, il est possible de passer sans attendre ltape suivante et de lancer une tude de faisabilit. Une certaine validation pralable peut cependant tre utile, mais sans quune vritable analyse dopportunit soit formellement ralise. Cette vrification permet dans le mme temps de prciser les grandes lignes du projet et de mieux dfinir le cahier des charges de ltude de faisabilit. Les principaux objectifs dune analyse dopportunit sont :

dfinir lintrt gnral du projet et ses enjeux afin de donner au matre douvrage les arguments pour porter le projet, dcrire les quipements et la nouvelle organisation pour la collectivit, estimer lconomie du projet, identifier avec le matre douvrage les difficults lies ce projet et les points importants ou clarifier lors dune tude de faisabilit, bien clarifier la marche suivre.

Chaque projet comporte son lot de difficults : techniques, organisationnelles, conomiques, juridiques... Laccompagnateur dispose dassez peu de temps pour raliser ce conseil (deux jours environ). Aussi, pour la dfinition technico-conomique du projet, des ratios existent et doivent tre utiliss. De mme, il faut puiser dans le portefeuille de chaufferies en service celles qui se rapprochent du projet pressenti pour les indiquer en exemple. En complment, des visites peuvent tre organises dans des chaufferies-bois pour montrer une ralisation en grandeur relle et ddramatiser , si cela est ncessaire, la difficult redoute ou la fiabilit suppose insuffisante de ce type dopration.

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Cette analyse devra donc faire lobjet de rencontres avec le matre douvrage. Elle aboutit la prsentation orale et la remise dun document crit qui servira de base ltude de faisabilit. Dans le cas de projets individuels ou de petits collectifs, lanalyse dopportunit pourra directement dboucher sur des devis dinstallateurs si le projet est pertinent (voir classeur AGEDEN : Petites chaudires automatiques ). Si le projet napparat pas plausible, lanalyse dopportunit doit dboucher sur une remise en question des hypothses retenues par le porteur de projet, conduisant soit un abandon, soit une rorientation sur des bases nouvelles. En cas de dsaccord sur la poursuite du projet entre le matre douvrage et lassociation, les partenaires du plan bois doivent en tre informs. Un registre des analyses dopportunit doit tre tenu, avec une colonne indiquant le sens de la conclusion : favorable, dfavorable, discuter (cf. Fiche 1 : Analyse dopportunit) 2 ETUDE DE FAISABILITE : LES GRANDS PRINCIPES Cette tape doit permettre au matre douvrage de prendre une dcision quant la ralisation de son quipement. Dans le cas de btiments existants, ltude de faisabilit fait partie des tudes de programmation dun projet. Une fois ltude termine, celle-ci est verse au dossier de consultation pour la slection de la matrise duvre (voir 3 suivant : Ralisation). Dans le cas de btiments construire, il nest pas possible de raliser une vritable tude de faisabilit au stade programme : trop dlments sont encore inconnus. Une tude plus succincte peut nanmoins tre faite (du type analyse dopportunit ) pour alimenter le programme et fixer les grandes lignes (Estimation des besoins, puissance, consommation de bois, implantation, autonomie du silo, type de bois combustible, enveloppe dinvestissement,). Cette tude succincte alimente le programme de construction du btiment et est porte la connaissance de la matrise duvre. Il lui reviendra alors dhonorer la commande en tudiant le projet de chaufferie-bois en cot global, comparativement dautres choix nergtiques si cela est demand. Les honoraires de matrise duvre ne sont pas financs directement par lADEME et la Rgion, mais font partie des postes ligibles de lassiette des travaux de la chaufferie-bois (honoraires dingnierie). Dans ce cas de figure (btiments neufs), le rle de lassociation relve de laccompagnement dopration (voir 3 suivant : Ralisation).

Une tude de faisabilit comprend : la dfinition technique du projet (rseau chaufferie et leur gestion), la dfinition de lapprovisionnement et sa gestion, une analyse conomique : les investissements, le compte dexploitation prvisionnel, la dfinition du ou des montages juridiques possibles, une organisation bien identifie avec le matre douvrage, un planning des tapes suivantes.
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Ces lments techniques, conomiques et juridiques sont produits par un prestataire (BET Fluides), ou un groupement de prestataires (si plusieurs comptences sont mobiliser), sur la base dun cahier des charges sappuyant sur le modle propos par lADEME. Les divers scnarios tudis sont compars une ou plusieurs situations nergtiques de rfrence (fuel, gaz, lectricit,). Le choix du prestataire fait lobjet dune consultation, voire dun appel doffres, mme si ce nest pas strictement obligatoire dans le cas de projets privs (entreprises notamment). A la demande du matre douvrage, lassociation peut laccompagner de la faon suivante : rdaction du cahier des charges de la consultation des BET et listage des prestataires possibles (au minimum trois BET), organisation de la consultation avec analyse des propositions, suivi de ltude et avis sur les documents produits, avis sur lorganisation la plus pertinente retenir, fourniture de donnes prcises sur les pistes envisageables pour lapprovisionnement en bois du projet. A lissue de ltude, lassociation validera la rdaction dune note de synthse claire et argumente, ralise par le BET, destination du matre douvrage et des financeurs. Elle servira de support de communication pour la prise de dcision. Dans le cas particulier dun conseil municipal ou communautaire, un soin particulier doit en effet tre apport la prsentation des rsultats : clart, concision et pertinence sont de mise. La note de synthse servira aussi de document support pour le dossier de demande de subventions pour la ralisation des travaux. Cet accompagnement nest pas confondre avec une assistance matrise douvrage (AMO), mission qui relverait alors dune prestation par un professionnel qualifi. Le BET reste le responsable principal de ltude et le garant des rsultats. Lassociation donne ses conseils au matre douvrage uniquement pour lui communiquer lexprience acquise dans des projets similaires et lui transmettre un avis impartial extrieur sur le projet qui se dessine au vu des documents produits. Si le projet qui se dessine risque daboutir une contre rfrence pour des raisons techniques, laccompagnateur doit informer les financeurs des drives du projet. (cf. Fiche 2 : Etude de faisabilit) (cf. Fiche 3 : Approvisionnement) 3 DE LA DECISION
A LA REALISATION DE LINSTALLATION

: LES GRANDS PRINCIPES

Cette tape est la concrtisation du projet de chaufferie-bois. Elle comprend les actions suivantes : 1. montage financier et demandes de subvention 2. consultation et choix de la matrise duvre 3. consultation et choix des entreprises 4. suivi de la conception et des travaux 5. montage juridique si ncessaire (crer et faire signer les contrats) 6. mise en place de la filire dapprovisionnement et signature des contrats de fourniture
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Dans le cas dune collectivit, une consultation ou un appel doffres est ncessaire pour le choix de la matrise duvre. Il nest pas conforme au code des marchs publics de reprendre sans consultation le prestataire ayant ralis ltude de faisabilit, mme si cette pratique est frquemment observe. Dans le cas de gros projets, une assistance matrise douvrage peut tre utile. Dans le cas dun petit projet collectif priv, il nest pas toujours fait appel une matrise duvre. Le devis de plusieurs entreprises peut suffire lancer le projet (voir classeur AGEDEN : Petites chaudires automatiques ), si une analyse dopportunit ou un prdiagnostic a t pralablement ralis. Cette tape peut prendre plus dun an, voire plusieurs annes, entre les dlais lgaux de consultation, les petits problmes lis la ralisation, les dlais administratifs (permis de construire, demandes de subvention). A la demande du matre douvrage, lassociation peut laccompagner de la faon suivante : rdaction du cahier des charges pour le choix de la matrise duvre, avis sur les choix techniques proposs par la matrise duvre dans les tudes de conception (APS, APD, Projet, DCE), aide au montage des dossiers de subvention, suivi des runions de chantier et avis sur les dispositions arrtes (compte-rendu des runions de chantier), vrification du parfait achvement des travaux (importance de ltape finale de rception des ouvrages), mise en place de lapprovisionnement en bois de la chaufferie avec signature du contrat dapprovisionnement.

Dans le cas dune gestion dlgue, lassociation peut galement accompagner le matre douvrage dans la consultation pour la procdure de dlgation de service public. Dans le cas de vente de chaleur, lassociation peut aussi accompagner le matre douvrage dans le montage administratif et juridique ncessaire, sans toutefois interfrer avec lventuelle intervention dun cabinet spcialis, si le projet est dune certaine envergure ou complexit. De faon gnrale, lassociation doit veiller ne jamais empiter sur les prrogatives de prestataires dment missionns - par contrat avec la matrise douvrage - pour la ralisation de lopration. Ces prestataires, couverts par une assurance professionnelle, engagent leur responsabilit dans la russite de linstallation. Dans le strict respect du principe ci-dessus, lassociation donne ses conseils au matre douvrage uniquement pour lui communiquer lexprience acquise dans des projets similaires et lui transmettre un avis impartial extrieur sur le projet qui se concrtise au vu des documents produits ou des visites de chantier. Les financeurs doivent tre alerts en temps utile si les conseils donns par lassociation sur des points essentiels ne sont pas suivis deffet. (cf. Fiche 4 : Ralisation) (cf. Fiche 5 : Montage juridique) (cf. Fiche 6 : Economie)
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4 LE SUIVI DE LA MISE EN ROUTE ET DE LA PREMIERE ANNEE DE FONCTIONNEMENT Une chaufferie bois ncessite une attention particulire pendant la premire anne de fonctionnement. Cest en gnral durant la premire anne que lon rgle 90 % des problmes de jeunesse dune installation, et il y en a toujours. A lexprience des ralisations passes, quatre points apparaissent importants : faire excuter les ventuelles finitions ou les modifications ncessaires au bon fonctionnement de linstallation, dans les dlais contractuels prvus, par lintermdiaire du matre duvre, mettre en place un suivi, une maintenance ou une gestion de la chaufferie, soit par un responsable comptent (form par lentreprise ayant fourni la chaudire) et motiv (exemple : employ communal pour les visites journalires, installateur chauffagiste pour les visites mensuelles ou trimestrielles), soit par des entreprises spcialises, rdiger un document qui prcise qui fait quoi , valid collectivement : lus et services techniques ou personnel municipal, en accord avec la socit de maintenance ou le chauffagiste pour les petites installations, vrifier le bon fonctionnement de la filire dapprovisionnement, et ladquation du couple chaudire-combustible. Dans le cas de petites chaufferies, des documents simples de suivi dexploitation peuvent tre proposs. Il est souhaitable que le fournisseur de combustible sinscrive dans la dmarche de certification de service confiance AFAQ, mise en uvre en Rhne-Alpes avec FIBOIS Drme-Ardche et FIBRA (Interprofession Rhne-Alpes du bois). A la demande du matre douvrage, lassociation peut laccompagner de la faon suivante : rdaction du cahier des charges pour le choix de lexploitation, aide et avis sur lanalyse des offres, proposition de documents simples de suivi, avis sur le bon fonctionnement de la chaufferie et les ventuels ajustements souhaitables, bon fonctionnement de la filire dapprovisionnement (vrification de la qualit du service et du combustible), montage dune action de communication sur la chaufferie mise en service (porte ouverte, contact presse, invitations,). Au del de la premire anne de mise en service, il apparat souhaitable que lassociation conserve un contact minimal avec le matre douvrage, afin de connatre les ventuels problmes, de mettre jour les donnes descriptives essentielles, et davoir un retour dexprience sur le fonctionnement technique et lexploitation de linstallation. (cf. Fiche 7 : 1re anne de fonctionnement) (cf. Fiche 8 : Suivi annuel)
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EN RESUME
LISTE des POINTS importants bien matriser lors de laccompagnement dun projet Sept points-clefs ressortent : 1) la qualit (crite et orale) du rendu de lanalyse dopportunit, 2) la dfinition du cahier des charges de ltude de faisabilit, 3) la validation du travail du BET (pertinence technico-conomique du projet), 4) le processus de dcision du matre douvrage par rapport la ralisation ventuelle, 5) le montage juridique et financier, notamment si vente de chaleur, 6) lorganisation logistique du projet (livraison appro), 7) la rception des installations et le suivi de la premire anne de fonctionnement.

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5 ACTIONS DANS LE CADRE DU PLAN BOIS Le travail daccompagnement seffectue dans un cadre appel communment le Plan bois et soutenu financirement et politiquement par lADEME, la Rgion Rhne-Alpes et certains conseils gnraux. Cest dans ce cadre que sont financs, en partie ou en totalit : les missions de sensibilisation sur le territoire, les missions daccompagnement des matres douvrage, les suivis dpartementaux des filires dapprovisionnement, les conseils approfondis, les tudes de faisabilit, les travaux dinvestissement (chaufferies, approvisionnement), certains audits sur des chaufferies en difficult, les actions structurantes (certification AFAQ, sessions de formation, journes techniques, comits de pilotage rgionaux et dpartementaux,).

Afin de permettre ces partenaires davoir une vision claire de la situation sur le terrain et de rendre compte de cette politique, il est impratif de pouvoir restituer linformation de manire claire et utilisable. Aussi des outils de suivi annuel voir historique sont indispensables dans le cadre des comits de pilotage dpartementaux et concernent : les conseils approfondis ou analyses dopportunit ralises et en cours, les tudes de faisabilit ralises et en cours, les demandes de subventions en cours ou futures, ltat des lieux de la filire approvisionnement, les ralisations en cours de dcision, diffres, les ralisations en cours, le suivi des chaufferies ralises, la trame du rapport annuel dpartemental.

Des documents de suivis sont donc prsents dans ce classeur.

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