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XXIII Encontro Nac. de Eng. de Produção - Ouro Preto, MG, Brasil, 21 a 24

XXIII Encontro Nac. de Eng. de Produção - Ouro Preto, MG, Brasil, 21 a 24 de out de 2003

Impactos da implantação do WMS: um estudo a partir da percepção dos funcionários de uma indústria têxtil de grande porte

Anatália Saraiva M. Ramos (UFRN) anatalia@ufrnet.br Ronaldo Lacerda de Melo (UFRN) ronaldo.lacerda@uol.com.br

Resumo

Este trabalho relata uma pesquisa conduzida em uma indústria têxtil de grande porte sobre o impacto da implementação de um Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS) na gestão da logística de distribuição, compreendendo sua interação com os recursos humanos que utilizam o sistema como ferramenta de trabalho. O caso estudado permitirá a análise das conseqüências da implantação de um novo sistema de informação, designado pela sigla WMS (Warehouse Management System), cujo foco é a automação dos processos logísticos. Palavras-Chave: Sistemas de informação, Sistema de Gerenciamento de Armazéns, WMS

1. Introdução

Os sistemas de informação e as mudanças nas tecnologias de informação apresentam maior potencial para impactar as organizações, em sua estrutura de gestão e na natureza dos negócios. É pressuposto que, em um ambiente de concorrência, as informações e o conhecimento são armas estratégicas para o sucesso das empresas.

A busca de otimização e de condução a uma mudança organizacional direciona as empresas

no sentido da implantação de sistemas de informação para obter vantagens estratégicas. Na área de Logística, o WMS vem se difundindo, provocando o aumento da importância de seu

papel nas operações das empresas e tornando-as mais competitivas.

A implantação do WMS é uma intervenção, com o objetivo de aumentar a eficácia e

eficiência do processo de estocagem e movimentação de materiais, melhorando, conseqüentemente, o serviço de atendimento aos clientes com a eliminação de falhas na expedição de produtos acabados.

O uso de equipamentos informatizados para ajudar os indivíduos nas suas tarefas e tomadas

de decisão é uma das ações empreendidas mais importantes quando se implementa esta tecnologia. Entretanto, resta o questionamento: qual o impacto desta tecnologia da informação no dia-a-dia de uma empresa? Embora seja reconhecido que o WMS gera inúmeros benefícios para as organizações, é relevante a investigação dos envolvidos diretamente no processo, que têm subsídios suficientes para julgar a eficiência do sistema e comprovar, na prática, o que realmente mudou no dia-a-dia.

Avaliando-se todos esses fatores, o objetivo do estudo foi avaliar os impactos, na percepção dos usuários, da implantação de um Sistema de Gerenciamento de Armazéns na gestão da logística de uma grande indústria. Este artigo integra parte de uma pesquisa realizada para dissertação de mestrado.

2. Referencial teórico

2.1. Logística: conceitos e objetivo

A Logística sempre foi uma característica essencial de toda atividade econômica, ainda que só

nos últimos anos tenha se tornado estrategicamente visível aos olhos das empresas.

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Tradicionalmente, a Logística se concentra no transporte, movimentação e armazenagem de materiais, com destaque mais para a função propriamente dita do que para o processo como um todo. Porém, as empresas devem tomar consciência da importância da Logística para o bom atendimento ao cliente. Nesse processo constante de modificação e atualização de atitudes e conceitos, em busca de eficiência e velocidade, a logística se tornou peça fundamental para que as empresas possam estar preparadas para os desafios da atualidade.

No contexto desse artigo, Logística é o processo de gerenciamento estratégico do fluxo de materiais e produtos acabados de uma empresa, com o objetivo de obter benefícios nas tarefas por ela desenvolvidas (DORNIER, 2000). De acordo com Ballou (1993), a Logística estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes, através de planejamento, organização e controles efetivos para as atividades de movimentação e armazenagem, que visam facilitar o fluxo de produtos. Uma terceira definição extraída da literatura é a de Bowersox e Closs (2001) que preconiza que a Logística é um esforço integrado com o objetivo de ajudar a criar valor para o cliente pelo menor custo total possível.

Os principais desafios do gerente de Logística são: a diminuição do hiato entre a produção e a demanda, de modo que os consumidores tenham bens e serviços quando e onde quiserem, e na condição física que desejarem; atender às necessidades dos clientes, facilitando as operações relevantes de produção e marketing e equilibrar as expectativas de serviços e os gastos, de modo a alcançar os objetivos do negócio.

Dentro deste cenário, as estratégias logísticas têm como suporte dois grandes objetivos:

reduzir o preço do produto no ponto de venda e elevar a qualidade do serviço de atendimento ao cliente.

2.2. As demandas do novo ambiente de negócios

No cenário de competição acirrada e de necessidade de operações globalizadas e integradas,

as empresas estão cada vez mais buscando a eficiência na gestão de seus recursos, sejam eles

humanos, físicos, financeiros e o próprio tempo. A área de distribuição, em particular, precisa de um bom nível de serviço logístico, que pode ser considerado como uma das formas de

assegurar a fidelidade do cliente.

O contexto atual das empresas e os impactos para a cadeia logística são descritos a seguir:

- Menos dispostos a carregar estoques, os clientes procuram fazer pedidos cada vez menores e com maior freqüência, forçando o estoque para trás na cadeia de suprimentos.

- Por estarem trabalhando com níveis de estoque mais baixos, os clientes demandam menores

tempos de resposta dos seus fornecedores aumentando a pressão por agilidade nos centros de

distribuição e armazéns, que passam a ter menor tempo entre o recebimento do pedido e sua expedição nas docas.

- As indústrias têm aumentado o número de itens de estoque - SKUs (stock keeping units)

para atingir nichos de mercado específicos. Variações nos tamanhos das embalagens de produtos comercializados no varejo aumentam o número de itens a serem controlados, processados e manuseados nos armazéns, implicando em diminuição da produtividade, maior necessidade de espaço e maiores custos administrativos (LACERDA, 1999).

- Também por trabalharem com baixos estoques, os pedidos recebidos incompletos ou errados

têm grande probabilidade de levar à falta de produtos e perdas de venda, levando a tolerância dos clientes a erros dos distribuidores a praticamente zero. E como agravante, considerando que os pedidos se tornam menores, de maior freqüência, o custo para corrigir os erros é muito maior.

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Este panorama descrito acima tem um impacto dramático para a gestão de armazéns. Poucos volumes têm de ser entregues com maior freqüência, com tempos de respostas mais curtos, para uma variedade significativamente grande de itens de estoque – SKUs (BERG e ZIJM, 1999). Fica claro que as instalações de armazenagem tradicionais, que possuem processos baseados em papel, operam com sistemas computacionais antiquados ou foram projetadas para maximizar a utilização do espaço, não a eficiência do fluxo físico, terão uma enorme dificuldade em atender a esses novos requisitos.

Tentando dar respostas mais precisas, rápidas, baratas e de qualidade a estas demandas, a Tecnologia da Informação vem ganhando espaço neste ambiente de competição, baseado na otimização do tempo. A logística aparece como fator primordial em nível estratégico, tático, operacional, e os sistemas de informações logísticas buscam viabilizar soluções completas e integradas para a plena gestão da cadeia logística.

A única forma de garantir eficiência nos processos de suprimento de produtos e materiais por

toda a cadeia de abastecimento, em tempo satisfatório para cada entidade da cadeia, no menor custo, nas condições de qualidade e competência esperada, está na combinação de duas

ciências: a Logística e a Tecnologia da Informação (MEDA, 2002).

2.3. Sistemas de armazenagem: uma tipologia e uma revisão

Um sistema de armazenagem refere-se à combinação de equipamentos e de políticas de operação utilizada em um ambiente de retirada e armazenamento de materiais. Existem quatro funções básicas de armazenagem: recebimento, estocagem, separação e expedição. Com relação ao nível de automação, podem ser distinguidos três tipos de sistemas de armazenagem: o sistema manual; o sistema automatizado e o sistema automático (que utiliza robôs) (BERG e ZIJM, 1999). Na empresa pesquisada, o sistema implementado é do tipo automatizado.

A implantação de sistemas automáticos, seja de movimentação de materiais seja de

gerenciamento da operação é, na verdade, uma reação às demandas de um novo ambiente de negócios, com clientes mais exigentes e competição acirrada, levando as empresas, muitas vezes, a implementar mudanças radicais nas estruturas de armazenagem e distribuição, como exposto no tópico anterior.

Conforme Martin (2002), a automação dos processos logísticos em uma central de distribuição (CD) torna-se fator indispensável para análise, de modo a manter a empresa competitiva no mercado, atendendo com eficiência e eficácia o elo primordial da cadeia de abastecimento: o cliente. O sistema de gerenciamento de armazéns – WMS vem ajudar a solucionar essa gama de problemas, através da convergência da Logística com a TI .

O WMS é definido por Banzato (1998) como um sistema de gestão de armazéns que otimiza

todas as atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informações)

dentro do processo de armazenagem, incluindo recebimento, inspeção, endereçamento, estocagem, separação, embalagem, carregamento, expedição, emissão de documentos e inventário, entre outras.

O principal objetivo desse software é melhorar a operacionalidade de um armazém,

almoxarifado, centro de distribuição ou qualquer processo de armazenagem necessário na cadeia de abastecimento, através do eficiente gerenciamento de informações e de recursos operacionais. As informações utilizadas são provenientes de transportadoras, da produção, do sistema integrado de gestão (ERP) da organização, dos clientes e/ou fornecedores. O WMS utiliza estas informações para receber, inspecionar, estocar, controlar, separar, embalar e expedir mercadorias da melhor forma possível.

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O sistema WMS (Warehouse Management System), na maioria dos casos, é um dos módulos

do sistema ERP, e é necessário para as necessidades empresariais no campo da Logística, particularmente na Movimentação e Armazenamento de Materiais. O sistema que dá suporte aos processos logísticos em um armazém executa várias rotinas, que são listadas a seguir.

1. Os pedidos chegam ao centro de distribuição através do ERP;

2. Um sistema para controle de estoque, subsistema do ERP (Magnus/Datasul), checa se os

itens estão disponíveis e, em caso positivo, dá baixa no estoque e emite as notas fiscais;

3. Os pedidos são preparados neste ponto e é definido como o caminhão será carregado;

4. O WMS encontra a localização exata de cada item dentro do depósito e determina como

eles serão recolhidos no menor tempo possível;

5. As instruções são transmitidas aos aparelhos sem fio dos funcionários, por

rádiofreqüência;

6. O funcionário separa o material que está registrado no seu coletor de dados, utilizando,

para tanto, um equipamento de movimentação (transpalete ou empilhadeira). Tudo é levado para a área de carregamento e, em seguida, colocado dentro do caminhão.

A Figura 1 procura ilustrar essas operações, acompanhando-as por números identificadores.

operações, acompanhando-as por números identificadores. Fonte: GUIZZO, 2001 Figura 1: Uso do WMS na movimentação

Fonte: GUIZZO, 2001

Figura 1: Uso do WMS na movimentação de mercadorias em um depósito

Contribuíram para a expansão dos sistemas WMS o amadurecimento das opções disponíveis no mercado, a evolução da tecnologia utilizada por esses pacotes (bancos de dados relacionais, processamento cliente/servidor, etc.) e algumas histórias de sucesso de empresas que os adotaram a partir de meados da década de 90.

Há uma tendência de sofisticação das operações de armazenagem. Isto já é observado em países onde o reconhecimento da importância da logística para a competitividade das empresas é uma realidade (LACERDA, 1999). No Brasil, torna-se cada vez maior o número de projetos de automação na armazenagem, desde os mais simples, envolvendo apenas sistemas de separação de pedidos, passando por transelevadores, até os mais sofisticados onde toda operação tem um mínimo de intervenção humana.

Exemplos de sistemas WMS existentes no mercado brasileiro são: o AUTOLOG da Techwork <http://www.techwork.com.br/projetos/wms/wms.htm>, DAS da Atis, o BANN da fabricante de mesmo nome <http://baan.com>, o Warehouse Boss da CA - Computer Associates <http://www.interbiz.cai.com>, o WMS Inovatech da Inovatech, o WAS da WA Consultoria em Informática <http://www.wa.com.br> e o Logix da Logocenter <http://www.logocenter.com.br>.

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Os fornecedores de soluções WMS normalmente oferecem sistemas que integram todos os aspectos de hardware, software e serviços relacionados. Os principais elementos que distinguem este nível dos outros são:

Funcionalidade de administração da mão-de-obra em tempo real;

Planejamento, acompanhamento e funcionalidade de administração da mão-de-obra ;

Comunicação integrada com o sistema ERP;

Desenvolvimento de software modular;

Controle do dispositivo de movimentação de material, pela integração com outros sistemas, como transportadores e veículos automaticamente guiados (AGVS);

Controle do equipamento de estocagem automatizado;

Total adequação da funcionalidade do armazém, pela otimização do desempenho das funções de armazenagem, como também aumento de funções de valor agregado, como processamento do pedido, controle de inventário e relatório de administração.

Revisão da literatura

No âmbito acadêmico nacional, a área Gestão de Armazenagem tem sido pouco enfocada como tema de pesquisa. Apenas cinco trabalhos científicos fazem menção ao sistema de gestão de armazéns (SILVA, 1995; CHIARINI, 1998; LACERDA, 1999; ALVES, 2000; DANTAS, 2000), de acordo com dados do Banco de Teses da Capes (www.capes.gov.br), compreendendo o período de 1997 a 2001. Em eventos científicos, tais como este Enegep, também foram observados poucos trabalhos nesta área, mostrando que é um tema que justifica uma pesquisa exploratória.

2.4. Impactos da implantação do Sistema de Gerenciamento de Armazéns

Apesar dos possíveis ganhos com a implantação do WMS estarem ligados diretamente à realidade da central de distribuição, pode-se mensurar, de imediato, benefícios como: maior acuracidade dos estoques; redução dos níveis de estoque; melhor acompanhamento na produtividade das equipes do armazém; redução dos tempos de recebimento, armazenagem, separação e carregamento de pedidos; maior agilidade no atendimento ao cliente; diferencial competitivo no mercado; redução de avarias; melhorias no ambiente de trabalho, principalmente no que tange a segurança do trabalho; redução de custos diretamente ligados a gestão dos processos logísticos da empresa (MARTIN, 2002).

Apesar de todas as vantagens, não se pode deixar de apresentar também algumas variáveis que influenciam o sucesso na automação e implantação do WMS em uma central de distribuição: investimento em equipamentos e treinamento; investimentos em infra-estrutura para suportar processos automatizados; reestruturação adequada dos departamentos ligados diretamente aos processos logísticos da empresa; atendimento satisfatório às necessidades da empresa; planejamento bem feito e acompanhamento por pessoas especializadas.

Na fábrica em questão, o sistema implementado já tem demonstrado que todos esses benefícios foram alcançados, ou seja, está comprovada a eficácia dessa TI. Isso se confirmou através da análise interna de performance. No entanto, fez-se necessário realizar uma pesquisa mais abrangente, onde fossem investigados os benefícios vislumbrados diretamente pelos usuários finais do sistema, em termos de impactos para o trabalho e para o trabalhador.

Para efeito deste artigo, foram considerados apenas alguns indicadores extraídos da pesquisa original. Serviço ao cliente; Desperdício de mão-de-obra; Qualidade do trabalho e Imagem interna do setor. Os resultados estão apresentados na seção 5 - Análise e discussão.

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3. A empresa do estudo de caso

Com atuação no mercado desde 1967, a indústria estudada faz parte de um grupo têxtil nacional, que possui uma produção integrada e verticalizada. Seus produtos finais são fios, tecidos planos, malhas, toalhas de banho, toalhas de mesa, lençóis, meias, cuecas e camisetas destinadas aos mercados interno e externo. A unidade fabril da pesquisa está localizada no estado do Rio Grande do Norte.

Diante de um processo de reestruturação estratégica, verificou-se que, com um novo perfil de clientela e os volumes de entrega elevados, a logística não poderia continuar a ser tratada como antes. O processo manual causava prejuízos, atraso nas entregas, desgaste interno e insatisfação dos clientes (HERRMANN & NASSAR, 2001). Em função disso, em setembro

de 2000, a primeira iniciativa da indústria foi a de reorganizar a logística, a qual passa a ter

importância estratégica para a empresa. Nesse novo contexto, o WMS foi indicada a ferramenta essencial para o impulso necessário ao processo e gradativamente foi sendo

implantado o sistema em todas as plantas industriais. Nesta unidade, o tempo de implantação

foi de apenas 3 meses.

Para conhecer o Centro de Distribuição da empresa, apresentam-se alguns dados. A área total

do depósito é de 12.096 m 2 , com um volume total de armazenamento de 17.072 m 3 . Há 23

ruas principais (corredores de A a W) e 2 ruas transversais. Em cada rua, há 3 níveis de estantes, com 1,88m de altura livre por nível. No total, existem 7.979 endereços, mas cabe ressaltar que o número de endereços por seção não é uniforme devido à variação de comprimento das ruas. Neste depósito, estão armazenados 2.613 diferentes itens de estoque.

4. Metodologia

A pesquisa é do tipo descritiva, de natureza exploratória. Do ponto de vista dos

procedimentos técnicos, a pesquisa é de Levantamento de dados (survey), visto que foram

feitas indagações diretamente aos respondentes. O método de pesquisa empregado é o estudo

de caso. O principal instrumento de coleta de dados utilizado foi o questionário, contendo

duas partes. A primeira coleta dados demográficos do usuário e outras variáveis relativas à

função desempenhada. Na segunda parte, foram colocadas assertivas em que o respondente marcava a sua opinião, de acordo com uma Escala Likert de nível de concordância.

No tocante à amostragem, o estudo é censitário, pois abrangeu toda a população. Todos os 41

(quarenta e um) funcionários do setor de logística da empresa estudada, dentre eles estão operadores de máquinas, auxiliares, supervisores, responderam ao questionário. Esses

trabalhadores são usuários finais do WMS. A pesquisa não aplicou o questionário para o nível

de

gerência. A coleta de dados foi feita em meados de abril, por um dos autores do artigo.

O

tratamento de dados foi feito utilizando-se o pacote estatístico SPSS. Para efeito deste

artigo, por questão de espaço, apenas a análise estatística descritiva foi utilizada.

5. Análise e discussão dos resultados

Serão apresentados, nesta seção, alguns resultados da pesquisa em dois tópicos: i) perfil dos respondentes; ii) impactos decorrentes da implementação do WMS, na percepção dos usuários.

Perfil dos respondentes

Conforme pode ser visto na Tabela 1, a maior parte dos funcionários está na faixa de 18 a 25 anos, é do sexo masculino, a maioria composta de auxiliares de seção, mais da metade tendo o ensino médio incompleto ou concluído. No que se refere ao conhecimento em Informática, tem-se poucos usuários com nível avançado. Quase 42% consideram-se conhecedores

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medianos, enquanto 44% não sabem usar ou têm conhecimento mínimo de tecnologia de informação.

Faixa etária

Percentual

18

a 25 anos

51,2%

26

a 30 anos

17,1%

31

a 35 anos

12,2%

36

a 40 anos

12,2%

Acima de 40 anos

7,3%

Função em exercício

Percentual

Auxiliar de seção

65,9%

Operador de máquina

17,1%

Supervisor

9,7%

Outros

7,3%

Grau de instrução

Percentual

Ensino fundamental (completo ou incompleto)

35%

Ensino médio (completo ou incompleto)

57,5%

Ensino superior completo

5%

Pós-graduação

2,5%

Nível de Experiência em Informática

Percentual

Desconhece

9,8%

Limitado

34,1%

Razoável

41,5%

Avançado

7,3%

Não responderam

7,3%

Obrigatoriedade do uso do sistema

Percentual

Sim

87,8%

Não

12,2%

Tabela 1 – Perfil dos respondentes

Impactos do uso do WMS

Os resultados da percepção dos funcionários à respeito dos impactos do sistema de gerenciamento de armazéns na fábrica pesquisa encontram-se na Tabela 2.

IMPACTOS

Discorda

Discorda

Indiferente

Concorda

Concorda

Não

totalmente

em parte

em parte

totalmente

respondeu

Melhoria do serviço ao cliente

2,4%

-

-

9,8%

78%

9,8%

Diminuição de desperdício de mão- de-obra

12,2%

4,9%

4,9%

14,6%

56,1%

7,3%

Incremento na qualidade do trabalho

2,4%

-

-

7,3%

80,5%

9,8%

Melhoria da imagem do setor internamente

4,9%

2,4%

4,9%

7,3%

70,7%

9,8%

Tabela 2 – Percepção dos respondentes quanto aos impactos do WMS

Conforme se observa, os impactos tenderam a ser percebidos como positivos. No entanto, com base nos percentuais encontrados, pode-se notar que o impacto relacionado com a “diminuição de desperdício de mão-de-obra” tem os maiores níveis de discordância. Esse resultado pode sugerir que ainda existam perdas por movimentações desnecessárias, principalmente no processo de separação de pedidos, onde é intenso o deslocamento entre a área de armazenagem e a área de preparação de pedido.

6. Conclusão

No ambiente altamente mutável no qual as empresas estão inseridas atualmente, é importante a busca de informações em um campo estratégico, que é junto aos funcionários, responsáveis

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diretos pelo sucesso ou fracasso na implementação de novos sistemas e tecnologias de informação.

Os resultados mostram que os usuários diretos do WMS, funcionários do setor de logística de uma grande indústria têxtil nacional, percebem o sistema de forma positiva, atestando os benefícios gerados pela implantação deste sistema de informação.

Com base no que já foi identificado e na perspectiva dos resultados do projeto, fica reconhecido que o WMS pode ser identificado como um instrumento que proporciona um diferencial competitivo, garantindo, por conseguinte, uma melhoria no desempenho geral das organizações que o adotam.

Como limitações do trabalho, pode ser mencionado o caráter transversal da pesquisa, como também a impossibilidade de generalização dos resultados para o setor como um todo, somente para a unidade do estudo de caso. Em face da crescente tendência do comércio eletrônico através da Internet nos processos de compra, a questão da integração dos sistemas de estoque e armazenamento é uma área promissora para ser pesquisa, em particular para o ambiente de negócios relacionados com a indústria têxtil.

Referências

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HERRMANN, Isadora & NASSAR, André Meloni. (2001) - COTEMINAS: o desafio da inserção no mercado externo. In: Marcos F. Neves e Roberto Scare (Org.). Marketing & Exportação. São Paulo : Atlas.

LACERDA, Leonardo. (1999) - Automação na armazenagem: desenvolvendo e implementando projetos de sucesso. Rio de Janeiro : COPPEAD/UFRJ. Disponível em : <http://www.cel.coppead.ufrj.br/fr-autom.htm>. Acesso em: 3 jul. 2002.

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<http://www.lticonsultoria.com.br/artigo_02_d.html>. Acesso em: 8 jul. 2002.

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<http://www.lticonsultoria.com.br/artigo_07_ma.html>. Acesso em: 8 jul. 2002.

SILVA, César Roberto Lavalle da. (1995) - O estágio de desenvolvimento da organização logística em empresas brasileiras: estudo de casos. 277p. Dissertação (Mestrado em Administração) - Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro.