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Mala Direta

As vantagens da mala direta


A mala direta pode ser usada para criar documentos que so iguais na essncia, mas contm elementos exclusivos. Por exemplo, em uma carta anunciando um novo produto, o logotipo da empresa e o texto sobre o produto aparecero em cada carta, mas o endereo e a linha de saudao sero diferentes.

Com a mala direta, voc pode criar:


Um conjunto de etiquetas ou envelopes O endereo do remetente o mesmo em todas as etiquetas ou envelopes, mas o endereo de destino diferente para cada um. Um conjunto de cartas modelo, mensagens de email ou faxes O contedo bsico o mesmo em todos os faxes, cartas ou mensagens, mas cada um contm informaes especficas do destinatrio individual, como nome, endereo ou algum outro dado pessoal. Um conjunto de cupons numerados Os cupons so idnticos, exceto pelo nmero.

Criar cada carta, mensagem, fax, etiqueta, envelope ou cupom individualmente levaria horas. aqui que entra a mala direta. Com ela, tudo o que voc tem a fazer criar um documento contendo as informaes que se repetem em cada verso e adicionar espaos reservados para as informaes individuais. O Word cuida do resto.

Inicie o processo de mala direta


Para iniciar o processo de mala direta: 1. Inicie o Word. Um documento em branco aberto por padro. Deixe-o aberto. Se voc fech-lo, a etapa seguinte no funcionar. 2. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e Correspondncias e clique em Mala Direta. Observao No Word 2002, no menu Ferramentas, aponte para Cartas e Correspondncias e clique em Assistente de Mala Direta. 1

O painel de tarefas Mala Direta ser aberto. Usando os hiperlinks do painel de tarefas, voc poder navegar pelo processo de mala direta.

Etapa 1 da mala direta: Escolher um tipo de documento e o documento principal


A primeira etapa no processo de mala direta envolve duas opes. Primeiro, escolha o tipo de documento no qual voc deseja mesclar informaes. Em seguida, escolha o documento principal que voc deseja usar.

Escolher o tipo de documento no qual voc deseja mesclar informaes


O painel de tarefas Mala Direta aberto com uma pergunta sobre o tipo de documento mesclado que voc est criando. Depois que escolher, clique em Avanar na parte inferior do painel de tarefas.

Observao Se o suporte para fax estiver configurado no computador e se houver um fax modem instalado, voc tambm ter a opo Faxes na lista de tipos de documentos.

Escolher o documento principal que voc deseja usar


Se o documento principal (chamado documento inicial no painel de tarefas) j estiver aberto ou se voc estiver comeando com um documento em branco, clique em Usar o documento atual.

Caso contrrio, clique em Iniciar a partir de um modelo ou Iniciar a partir de um documento existente e localize o modelo ou documento que voc deseja usar.

Etapa 2 da mala direta: Conectar-se a um arquivo de dados e selecionar os registros


Para mesclar informaes exclusivas no documento principal, voc deve se conectar a (ou criar e se conectar a) um arquivo de dados em que essas informaes estejam armazenadas. Se voc no quiser usar todos os dados no arquivo na mesclagem, escolha os registros que deseja usar.

Conectar-se ao arquivo de dados


Nesta etapa do processo de mala direta, voc se conecta ao arquivo de dados em que as informaes exclusivas que deseja mesclar nos documentos esto armazenadas.

Se voc mantiver as informaes completas e atualizadas na sua lista de Contatos do Microsoft Office Outlook, esse ser um excelente arquivo de dados a ser usado para cartas ou emails enviados a clientes. Basta clicar em Selecionar nos contatos do Outlook no painel de tarefas e escolher a pasta Contatos. Se voc tiver uma planilha do Microsoft Office Excel ou um banco de dados do Microsoft Office Access que contenha as informaes sobre os clientes, clique em Usar uma lista existente e em Procurar para localizar o arquivo. 3

Caso voc ainda no tenha um arquivo de dados, clique em Digitar uma nova lista e use o formulrio que aberto para criar sua lista. A lista ser salva como um arquivo de banco de dados de endereamento (.mdb) que voc poder reutilizar. Observao Se voc estiver criando emails ou faxes mesclados, verifique se o arquivo de dados contm uma coluna para o endereo de email ou o nmero do fax. Voc precisar dessa coluna posteriormente no processo.

Escolher os registros no arquivo de dados que voc deseja usar


S porque voc se conecta a um certo arquivo de dados no significa que tem a obrigao de mesclar as informaes de todos os registros (linhas) desse arquivo no documento principal. Depois que voc se conectar ao arquivo de dados que deseja usar ou criar um novo, uma caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta ser aberta. Voc pode selecionar um subconjunto de registros para a mala direta classificando ou filtrando a lista.

Siga um destes procedimentos:


Para classificar os registros de uma coluna em ordem crescente ou decrescente, clique no ttulo dessa coluna. Para filtrar a lista, clique na seta ao lado do ttulo da coluna que contm o valor pelo qual voc deseja filtrar. Em seguida, clique no valor desejado. Ou, se a lista for longa, clique em (Avanado) para abrir uma caixa de dilogo na qual possvel selecionar o valor. Clique em (Em Branco) para exibir apenas os registros que no contm informaes ou (Preenchido) para exibir somente os registros que contm informaes.

Dica Aps filtrar a lista, voc poder exibir todos os registros novamente clicando na seta e em (Todos).

Desmarque a caixa de seleo ao lado de um registro para exclu-lo. Use os botes para selecionar ou excluir todos os registros ou para localizar registros especficos. 4

Dica Caso voc tenha criado o arquivo de dados como parte do processo de mala direta, o boto Editar ficar disponvel nessa caixa de dilogo. Voc poder alterar os registros se quiser atualizar o arquivo. Aps a escolha dos registros desejados, voc estar pronto para a prxima etapa.

Etapa da mala direta 3: Adicionar campos ao documento principal


Aps a conexo do documento principal a um arquivo de dados, voc estar pronto para adicionar campos que indicam onde as informaes exclusivas aparecero em cada cpia do documento que gerar quando mesclar. Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no arquivo de dados que corresponda a cada endereo ou elemento de saudao, talvez seja necessrio coincidir campos.

Adicionar campos
Se o documento principal ainda estiver em branco, digite as informaes que aparecero em cada cpia. Em seguida, adicione campos clicando nos hiperlinks no painel de tarefas. Os campos so espaos reservados que voc insere no documento principal nos locais em que as informaes exclusivas devero aparecer. Por exemplo, voc pode clicar nos links Bloco de endereo ou Linha de saudao no painel de tarefas para adicionar campos prximos parte superior de uma nova carta de produto, de modo que a carta de cada destinatrio contenha uma saudao e um endereo personalizado. Os campos aparecem no documento entre divisas, por exemplo, Bloco_de_Endereos.

Clique em Mais itens no painel de tarefas para adicionar campos que coincidam com uma das colunas no arquivo de dados. Por exemplo, o arquivo de dados pode incluir uma coluna chamada Observao Pessoal. Ao colocar um campo Observao Pessoal na parte inferior de uma carta modelo, voc pode personalizar ainda mais cada cpia. Voc pode personalizar at os envelopes adicionando um cdigo de barras postal se estiver usando a verso em ingls (EUA) do Word ou postagem eletrnica (se tiver um programa de postagem eletrnica instalado). 5

Coincidir campos
Se inserir um campo de bloco de endereos ou de linha de saudao no documento, voc receber uma solicitao para escolher o formato de sua preferncia. Por exemplo, a ilustrao mostra a caixa de dilogo Linha de Saudao que aberta quando voc clica em Linha de saudao no painel de tarefas. Use as listas em Formato da linha de saudao para fazer suas escolhas.

Se o Word no puder coincidir cada elemento de saudao ou endereo com uma coluna do arquivo de dados, os endereos e as linhas de saudao no sero mesclados corretamente. Para ajudar a evitar problemas, clique em Coincidir Campos. A caixa de dilogo Coincidir Campos ser exibida.

Os elementos de um endereo e saudao so listados esquerda. Os ttulos das colunas do arquivo de dados so listados direita. O Word procura a coluna que concide com cada elemento. Na ilustrao, o Word coincidiu automaticamente a coluna Sobrenome do arquivo de dados com Sobrenome. Mas o Word no pde coincidir outros elementos. Com esse arquivo de dados, o Word no pode coincidir Nome ou Endereo 1, por exemplo. Ao usar as listas direita, voc pode selecionar a coluna do arquivo de dados que coincide com o elemento esquerda. Na ilustrao, a coluna Nome agora coincide com Sobrenome, e a coluna Endereo coincide com Endereo 1. Tudo bem se Ttulo Honorfico, Empresa e Nome do Cnjuge no coincidirem, porque no so relevantes nos documentos sendo criados.

Quando terminar de adicionar e coincidir campos no documento principal, voc estar pronto para a prxima etapa.

Etapa 4 da mala direta: Visualizar a mesclagem e conclu-la


Quando terminar de adicionar campos ao documento principal, voc estar pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando a visualizao estiver satisfatria, voc poder concluir a mesclagem.

Visualizar a mesclagem
Voc pode visualizar os documentos mesclados e alter-los antes de concluir a mesclagem realmente.

Para visualizar, siga um destes procedimentos:


Percorra cada pgina do documento mesclado usando os botes Avanar e Anterior do painel de tarefas. Para visualizar um documento especfico, clique em Localizar um destinatrio. Clique em Excluir este destinatrio se voc no quiser incluir o registro visualizado. Clique em Editar a lista de destinatrios para abrir a caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta, na qual ser possvel filtrar a lista se voc encontrar registros que no queira incluir. Clique em Anterior na parte inferior do painel de tarefas para voltar uma ou duas etapas caso voc precise fazer outras alteraes.

Quando voc estiver satisfeito com os resultados da mesclagem, clique em Avanar na parte inferior do painel de tarefas. 7

Concluir a mesclagem
O que voc far agora depende do tipo de documento sendo criado. Caso esteja mesclando cartas, voc poder imprimi-las ou modific-las separadamente. Se voc optar por modific-las, o Word as salvar em um nico arquivo, com uma carta por pgina.

Independentemente do tipo de documento sendo criado, voc poder imprimir, transmitir, ou salvar todos ou apenas um subconjunto dos documentos. Dicas sobre emails Se voc estiver criando emails mesclados, o Word enviar as mensagens imediatamente aps a concluso da mesclagem. Portanto, depois de escolher as mensagens a serem enviadas, voc receber uma solicitao para indicar a coluna no arquivo de dados na qual o Word poder localizar os endereos de email dos destinatrios. Voc tambm dever digitar uma linha de assunto para a mensagem. Lembre-se de que os documentos mesclados salvos so separados do documento principal. uma boa idia salvar o prprio documento principal se voc tiver planos de us-lo para outra mala direta. Quando salva o documento principal, alm de seu contedo e campos, voc tambm salva sua conexo com o arquivo de dados. Na prxima vez em que abrir o documento principal, voc dever escolher se deseja que as informaes do arquivo de dados sejam mescladas novamente nesse documento principal.

Clique em Sim para abrir o documento com as informaes do primeiro registro mescladas. Se abrir o painel de tarefas (menu Ferramentas, submenu Cartas e Endereamento, comando Mala Direta), voc est na etapa Selecione os destinatrios. Clique nos hiperlinks no painel de tarefas para modificar o arquivo de dados de modo a incluir um conjunto diferente de registros ou para se conectar a outro arquivo de dados. Em seguida, clique em Avanar na parte inferior do painel de tarefas para prosseguir com a mesclagem. Se voc clicar em No, a conexo entre o documento principal e o arquivo de dados ser interrompida. O documento principal torna-se um documento padro do Word. Os campos so substitudos pelas informaes exclusivas do primeiro registro.

Imprimindo etiquetas de endereamento no Word


Todos os endereos de seus clientes esto em um arquivo de dados. Agora voc deseja colocar todos esses endereos em um conjunto de etiquetas de endereamento. Veja a seguir a melhor maneira de fazer isso, com algumas dicas interessantes ao longo do processo.

Etapa 1: configurar o documento principal de etiquetas


Voc sabia que iria criar etiquetas, por isso, provavelmente, j foi loja de suprimentos de escritrio. Voc trouxe uma caixa de folhas de etiquetas de um fornecedor como Avery, AOne ou Formtec. Cada folha tem um determinado tamanho e contm um determinado nmero de etiquetas com dimenses especficas. Para configurar o documento principal de etiquetas, necessrio coincidir as dimenses desse documento com as dimenses das etiquetas nas folhas compradas na loja de suprimentos de escritrio. Veja como configurar o documento principal de etiquetas: 1. Inicie o Word. 2. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e Correspondncias e clique em Mala Direta para abrir o painel de tarefas Mala Direta. 3. No painel de tarefas, em Selecione o tipo de documento, clique em Etiquetas. Em Etapa 1 de 6, na parte inferior do painel de tarefas, clique em Prxima: documento inicial. 4. Para configurar um novo documento principal de etiquetas, clique em Alterar o layout do documento. Por que Alterar o layout do documento? Quando voc abre o Word, um documento em branco se abre por padro. Esse documento padro no tem um layout de etiquetas. Se voc vai criar etiquetas, necessrio alterar o layout desse documento padro para um layout de etiquetas. 5. Em Alterar o layout do documento no painel de tarefas, clique em Opes de Etiqueta. 6. Na caixa de dilogo Opes de Etiqueta, voc tem vrias escolhas a fazer:

O tipo de impressora que voc est usando para imprimir etiquetas. 9

O fornecedor que produziu suas folhas de etiquetas. O nmero que corresponde ao nmero do produto listado na caixa de folhas de etiquetas. Observao E se o nmero de produto das folhas de etiquetas que voc comprou no coincidir com nenhuma das opes da caixa de dilogo Opes de Etiqueta? Ainda assim voc pode imprimir suas etiquetas; basta fazer uma personalizao. Em primeiro lugar, mea cuidadosamente as etiquetas na folha que voc tem, anote as medidas e e o nmero de etiquetas que cabem em uma nica folha. Em seguida, siga o processo descrito em Criar etiquetas de endereamento personalizadas, comeando com a etapa 4. 7. Quando tiver escolhido todas as opes de etiqueta desejadas, clique em OK. Um documento de etiquetas aberto com o ponto de insero intermitente na primeira etiqueta e voc est pronto para a prxima etapa. Observao Se o que surge na tela se parece com um documento normal em vez de etiquetas, talvez voc tenha ativado a opo de ocultar linhas de grade. No menu Tabela, clique em Mostrar Linhas de Grade para mostrar as linhas que indicam os limites das etiquetas. 8. Em Etapa 2 de 6, na parte inferior do painel de tarefas, clique em Prxima: selecione os destinatrios.

Etapa 2: conectar-se ao arquivo de dados


Se estiver criando etiquetas de endereamento, voc provavelmente est planejando uma correspondncia. Se estiver planejando uma correspondncia, voc provavelmente tem uma lista de endereamento que contm os nomes e endereos de clientes, empregados e outros destinatrios desejados. Essa lista de endereamento o que chamamos de "arquivo de dados". O objetivo desta etapa do processo conectar a esse arquivo de dados da lista de endereamento para poder obter os nomes e os endereos da lista para as etiquetas. Observao Se voc no tiver ainda um arquivo de dados de lista de endereamento configurado, continue lendo. Voc pode configurar um dentro do Word, conforme vai ver. O Word pode conectar vrios tipos diferentes de arquivos de dados (para ver uma lista completa, clique em um link na caixa Consulte tambm), para que a sua lista de endereamento tenha mais probabilidade de funcionar bem. Por exemplo, talvez voc tenha os nomes e endereos de destinatrios em uma planilha do Microsoft Excel, em uma tabela de dados do Microsoft Access ou em uma tabela configurada no Word. Ou talvez voc mantenha seu arquivo de Contatos do Microsoft Outlook atualizado especialmente para esse fim. Todas essas opes (e muitas outras) funcionaro bem. Para aprender muito mais sobre arquivos de dados e sobre como us-los em uma mala direta, clique em um link na caixa Consulte tambm. Observaes

Verifique como os nomes de destinatrios so configurados no arquivo de dados da lista de endereamento. Mesclar nomes do arquivo de dados nas etiquetas funcionar melhor se voc tiver nomes e sobrenomes em duas colunas diferentes. Os cdigos postais que comeam com um zero no mesclam corretamente com base em uma planilha do Excel, a menos que voc digite um apstrofo antes do zero inicial. O apstrofo no aparecer na clula da planilha ou na etiqueta; ele apenas far o zero funcionar.

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Para estabelecer uma conexo entre o documento principal de etiquetas e o arquivo de dados
No painel de tarefas Mala Direta, em Selecionar destinatrios, voc tem trs opes:

Usar uma lista existente Clique nessa opo se j tiver um arquivo de dados, como uma planilha do Excel, uma tabela de banco de dados do Access ou uma tabela do Word, que contenha os nomes e endereos dos destinatrios. Selecionar nos contatos do Outlook Clique nessa opo se desejar usar nomes e endereos da lista de Contatos do Outlook. Digitar uma nova lista Clique nessa opo se ainda no tiver um arquivo de dados que contenha os nomes e endereos dos destinatrios.

Clique em uma das seguintes opes para saber o que fazer depois. Usar uma lista existente 1. Em Usar uma lista existente, clique em Procurar para localizar o arquivo de dados da lista de endereamento. 2. Na caixa de dilogo Selecionar fonte de dados, localize o arquivo, selecione-o e clique em Abrir. 3. Se a caixa de dilogo Selecionar Tabela for exibida, clique na tabela ou na planilha que contm os nomes e endereos dos destinatrios. 4. A caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta exibida. Selecionar nos contatos do Outlook 1. Em Selecionar nos contatos do Outlook, clique em Escolher a Pasta Contatos. Se voc vir a caixa de dilogo Escolher Perfil, escolha o perfil que inclui a lista de Contatos desejada e clique em OK. 2. Na caixa de dilogo Selecionar a pasta Lista de Contatos, clique na pasta da lista de contatos que contm os nomes e endereos dos destinatrios e, em seguida, clique em OK. 3. A caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta exibida. Observao Se voc tiver problemas para estabelecer conexo com a lista de Contatos, obtenha ajuda clicando no link Caixa de resposta em Consulte tambm. Digitar uma nova lista 1. Em Digitar uma nova lista, clique em Criar. A caixa de dilogo Nova Lista de Endereos ser aberta. Em Inserir Informaes de Endereo, uma lista de categorias exibida, como Nome, Sobrenome e Linha de Endereo 1. O seu objetivo modificar essa lista para que ela corresponda s categorias de informao que voc deseja registrar sobre seus destinatrios. Por exemplo, embora a lista na caixa de dilogo contenha itens como Ttulo, Telefone Residencial e Endereo de Email, se preferir voc pode incluir apenas Nome, Sobrenome e informaes de endereo. 2. Para editar a lista de categorias, clique em Personalizar. 3. Na caixa de dilogo Personalizar Lista de Endereos, use os botes para adicionar, excluir ou alterar a ordem das categorias. Quando a lista estiver de acordo com o desejado, clique em OK. 11

4. 5. 6. 7.

Digite as informaes da primeira entrada na caixa de dilogo Nova Lista de Endereos. Clique em Nova Entrada para digitar as informaes da segunda entrada e assim por diante. Depois de digitar todos os destinatrios, clique em Fechar. Na caixa de dilogo Salvar Lista de Endereos, digite um nome para o arquivo e clique em Salvar. 8. A caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta exibida. Dicas

Por padro, se voc no alterar o local, o arquivo de dados da lista de endereamento ser salvo na pasta Minhas Fontes de Dados na pasta Meus Documentos. Esse um local conveniente. Se futuramente voc quiser criar um novo conjunto de etiquetas usando o mesmo arquivo de dados, o Word automaticamente procurar, em primeiro lugar, o arquivo na pasta Minhas Fontes de Dados. Se voc quiser fazer incluses ou alterar o arquivo de dados que acabou de criar, existem duas alternativas. Voc pode abrir o arquivo no Access e modific-lo. Ou pode fazer alteraes no arquivo dentro do Word durante o processo de criao da mala direta. Percorra as etapas no painel de tarefas Mala Direta at chegar a Selecionar destinatrios. Clique em Usar uma lista existente e clique em Procurar. Abra o arquivo de dados da lista de endereamento que voc criou. Na caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta, clique em Editar. A caixa de dilogo Personalizar Lista de Endereos se abre e voc pode alterar categorias e adicionar novas entradas, entre outras opes.

A caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta oferece a oportunidade de filtrar ou classificar as entradas do arquivo de dados. Por exemplo, talvez voc queira criar uma correspondncia apenas para clientes com um determinado CEP ou de determinada cidade. Ou talvez voc deseje criar etiquetas para uma correspondncia dirigida a funcionrios que ingressaram na empresa no ano passado. Se voc quiser criar etiquetas para todos os destinatrios do arquivo de dados, no necessrio fazer nenhuma classificao ou filtragem, basta clicar em OK para prosseguir. Se voc no quiser imprimir etiquetas para todos os destinatrios do arquivo de dados, siga um ou todos os procedimentos a seguir antes de clicar em OK:

Para excluir um destinatrio, clique na caixa de seleo no incio da linha do destinatrio para desmarc-la. Para classificar as linhas em ordem ascendente ou descendente de acordo com as informaes de uma determinada coluna (por exemplo, se voc quiser criar as etiquetas em ordem alfabtica por sobrenome), clique no ttulo da coluna. Para filtrar a lista de acordo com critrios especficos (por exemplo, todas as pessoas que moram na regio de um determinado CEP), clique na seta ao lado do ttulo da coluna. Quando voc clica na seta, exibida uma lista similar seguinte:

Clique em (Tudo) se voc filtrou a lista anteriormente e agora deseja incluir todas as entradas novamente. 12

Clique no valor pelo qual deseja filtrar a lista. Nesse exemplo, a coluna CEP contm apenas dois cdigos exclusivos. No caso de seu arquivo de dados, a lista de entradas exclusivas provavelmente seria muito maior. Clique em (Em Branco) para filtrar a lista apenas pelas entradas que estiverem em branco. Clique em (Preenchidos)para filtrar a lista apenas pelas entradas que estiverem preenchidas. Clique em (Avanado) para abrir a caixa de dilogo Filtrar e Classificar, onde voc pode restringir a pesquisa de acordo com critrios mais complexos. Por exemplo, voc pode restringir a lista a trs CEPs ou duas cidades. Observao Qualquer alterao de filtro ou classificao que voc fizer na caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta no afetar o arquivo de dados original. Depois de fechar a caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta, voc ver campos de Prximo Registro em todas as etiquetas em seu documento inicial. No os exclua. Eles no aparecero em suas etiquetas impressas e so importantes na prxima etapa do processo. Em Etapa 3 de 6 na parte inferior do painel de tarefas, clique em Prxima: prepare as etiquetas para deslocar-se at a prxima etapa.

Etapa 3: adicionar espaos reservados e informaes que permanecem inalterados


Nessa etapa do processo, voc adiciona contedo ao documento principal de etiquetas. Esse contedo inclui:

Informaes que sero idnticas em cada etiqueta Por exemplo, talvez voc deseje um logotipo corporativo em cada etiqueta. Basta digitar ou colocar essa informao diretamente no documento principal de etiquetas. Informaes, como o endereo do destinatrio, que so exclusivas de cada etiqueta Voc no pode digitar informaes que so exclusivas de cada etiqueta em um documento principal de etiquetas. Em vez disso, voc adiciona espaos reservados, ou campos, ao documento principal de etiquetas. Esses campos correspondem a categorias (colunas) em seu arquivo de dados de endereos de correspondncia. Ao concluir a mala direta na prxima etapa do processo, as informaes de cada linha no arquivo de dados substituem os campos para criar um conjunto de etiquetas exclusivas.

Veja como um documento principal de etiquetas pode ficar com uma imagem e um campo nele inseridos:

Clique em uma das seguintes opes para saber o que fazer depois. Adicionar uma imagem Nestas etapas, presume-se que voc tem o arquivo da imagem que deseja usar armazenado em seu computador. Seu documento principal de etiquetas deve estar aberto com o ponto de insero intermitente na primeira etiqueta. 1. No menu Inserir, aponte para Imagem e clique em Do Arquivo. 13

2. Na caixa de dilogo Inserir Imagem, localize o arquivo, selecione-o e clique em Inserir. A imagem aparece no lado esquerdo da etiqueta. No se preocupe em adicionar a imagem em qualquer uma das outras etiquetas. Isso ser realizado quando voc atualizar todas as etiquetas. 3. Se voc tiver que redimensionar a imagem, arraste uma das alas de redimensionamento dos cantos. 4. No menu Formatar, clique em Imagem e clique na guia Layout. 5. Em Disposio do texto, clique em Quadrado. Em Alinhamento horizontal, clique em Esquerda e clique em OK. Clique na primeira etiqueta para que o ponto de insero aparea exatamente direita da imagem adicionada e voc est pronto para adicionar campos. Adicionar campos de espaos reservados Para as etiquetas de endereamento, voc ter, muito provavelmente, que adicionar apenas um campo ao documento principal de etiquetas: um campo Bloco de Endereo. Observao Se desejar saber mais sobre como adicionar um cdigo de barra postal ou uma postagem eletrnica, clique em um link em Consulte tambm. Nesse momento, examine por alguns segundos o painel de tarefas Mala Direta. Observe a lista de links em Prepare as etiquetas. Clicar em um desses links adiciona um campo ao documento principal de etiquetas. Alm disso, observe a seo no painel de tarefas denominada Replique as etiquetas com o boto grande em que est escrito Atualizar todas as etiquetas.

Para adicionar campos de espaos reservados


1. Certifique-se de que o ponto de insero est na primeira etiqueta, na posio onde voc deseja adicionar um campo de endereo. No painel de tarefas Mala Direta, clique em Bloco de Endereo. Se existir um exemplo de texto de endereo na etiqueta, selecione esse texto. 2. Na caixa de dilogo Inserir Bloco de Endereo, escolha o que deseja incluir no bloco de endereo. Clique em Coincidir Campos. Na caixa de dilogo Coincidir Campos, os elementos do bloco de endereo so listados esquerda e as categorias (ttulos de colunas) do arquivo de dados so listadas direita. Para que os endereos de seu arquivo de dados sejam exibidos corretamente nas etiquetas, cada elemento do bloco de endereo precisa coincidir com uma coluna do arquivo de dados. Se alguns desses elementos aparecerem com (no correspondente) direita e no com um nome de coluna, clique na seta na caixa onde est escrito (no correspondente) e, em seguida, clique no nome da coluna correta na lista que aparece. 3. Ao terminar de fazer a coincidncia, clique em OK e, em seguida, clique em OK novamente. Um campo de Bloco de Endereo aparece na etiqueta. 4. No painel de tarefas Mala Direta, em Replicar etiquetas, clique em Atualizar todas as etiquetas. O campo Bloco de Endereo (juntamente com a imagem, se voc adicionou alguma) automaticamente replicado em todas as outras etiquetas. Voc est pronto para visualizar suas etiquetas. 14

Etapa 4: visualizar as etiquetas mescladas e concluir a mesclagem


(Essas informaes so abordadas na prxima demonstrao.) Ao clicar em Prxima: visualize suas etiquetas na parte inferior do painel de tarefas Mala Direta, as informaes do arquivo de dados substituem os campos de espao reservado nas etiquetas. Voc poder ver diretamente se os endereos esto sendo exibidos de maneira correta. Voc tambm pode clicar nos botes da seta dupla do painel de tarefas para percorrer as pginas de etiquetas ou pode clicar em Localizar um destinatrio para localizar uma etiqueta especfica.

Observao Enquanto voc percorre as pginas de etiquetas para visualiz-las, o que acontece na tela pode desorient-lo. Digamos que voc esteja comeando na primeira etiqueta no canto superior esquerdo da pgina. Ao clicar no boto com dupla seta direita, voc se move horizontalmente na pgina at alcanar a etiqueta na borda direita da pgina. Em seguida, voc se movimenta uma linha para baixo at a etiqueta na borda esquerda da pgina, e assim por diante. Na tela, porm, a etiqueta que voc est visualizando no momento sempre acaba parecendo que est no canto superior esquerdo da pgina. Isso apenas uma convenincia de visualizao. As etiquetas, na verdade, no se deslocaram pela pgina nem fizeram qualquer outra coisa misteriosa.

Algumas situaes que podem precisar de conserto

Elementos de endereo ausentes Se no vir todos os elementos de um endereo, talvez voc precise coincidir um ttulo de coluna do arquivo de dados com um elemento de um bloco de endereo. Clique no link Anterior na parte inferior do painel de tarefas Mala Direta. Clique com o boto direito no campo Bloco de Endereo na primeira etiqueta e, em seguida, clique em Editar Bloco de Endereo no menu de atalho. Na caixa de dilogo Inserir Bloco de Endereo, clique em Coincidir Campos. Na caixa de dilogo Coincidir Campos, certifique-se de que cada elemento que voc est usando da lista esquerda tem um ttulo de coluna correspondente direita. Se aparecer (no correspondente) em oposio a algum elemento importante, clique na seta na caixa em que se l (no correspondente) e clique no nome da coluna correta na lista que aparecer. Clique em OK e, novamente, em OK. Destinatrios no planejados Se as etiquetas tiverem sido criadas para alguns destinatrios que voc no deseja incluir nessa correspondncia, clique em Editar a lista de destinatrios no painel de tarefas Mala Direta para abrir a caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta e, em seguida, filtrar a lista de destinatrios. 15

Destinatrios ausentes Se apenas um subconjunto dos registros (linhas) do arquivo de dados tiver mesclado nas etiquetas, clique em Editar a lista de destinatrios no painel de tarefas Mala Direta para abrir a caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta. Verifique se voc no filtrou por acidente a lista de destinatrios. Clique na seta no ttulo da coluna de cada categoria que no deseja filtrar e, em seguida, clique em (Tudo) na lista. Se voc no tiver filtrado de alguma maneira a lista de destinatrios, verifique o arquivo de dados para ter certeza de que ele est organizado corretamente. A maioria das etiquetas est em branco Se voc v apenas uma etiqueta com endereo e o restante das etiquetas em branco, provavelmente voc esqueceu de uma pequena etapa quando estava organizando o contedo em seu documento principal de etiquetas. Na parte inferior do painel de tarefas de Mala Direta, clique em Anterior: organizar suas etiquetas. No painel de tarefas, em Replicar etiquetas, clique em Atualizar todas as etiquetas para copiar os campos que voc adicionou na primeira etiqueta para todas as outras etiquetas da folha. Em seguida, clique em Prxima: visualize suas etiquetas para retornar etapa anterior.

Quando estiver satisfeito com a aparncia das etiquetas, clique em Prxima: conclua a mesclagem na parte inferior do painel de tarefas Mala Direta

Etapa 5: imprimir as etiquetas


Na etapa Concluir a mesclagem do processo, voc est pronto para imprimir as etiquetas. Existem duas alternativas. possvel:

Clique em Imprimir no painel de tarefas Mala Direta para imprimir as etiquetas.

Faa isso se estiver satisfeito com as visualizaes e pronto para imprimir as etiquetas finais.

Clique em Editar etiquetas individualmente no painel de tarefas Mala Direta para criar um novo documento com todas as etiquetas mescladas nele.

Faa isso se desejar revisar as etiquetas mais detalhadamente antes de imprimir as etiquetas finais ou se desejar fazer alteraes de personalizao em etiquetas especficas. Quando estiver satisfeito com as etiquetas, voc poder imprimi-las a partir desse documento. Imprimir as etiquetas Criar um novo documento de etiquetas e imprimir as etiquetas

Alguns problemas que voc pode encontrar ao imprimir

Os campos so impressos no lugar das informaes Se voc vir campos em suas etiquetas impressas (como Bloco de Endereo), no lugar de valores para esses campos, talvez seja necessrio alterar a configurao. No menu Ferramentas, clique em Opes. Na guia Imprimir, verifique se a caixa de seleo Cdigos de Campo em Incluir no documento est desmarcada. Os resultados impressos no coincidem com a visualizao Se o resultado impresso no coincidir com o que aparece na visualizao, muito provavelmente voc est usando um driver de impressora ultrapassado ou danificado. Voc pode baixar os drivers de impressora mais recentes do site do fabricante da sua impressora.

Antes de fechar o documento principal de etiquetas


Voc acabou de ter o trabalho de configurar um documento principal de etiquetas e conect-lo a um arquivo de dados de lista de correspondncia. Salvando o documento principal de etiquetas, voc pode 16

preservar o esforo empreendido e tornar mais fcil e rpido criar um conjunto de etiquetas na prxima vez que precisar. Ao salvar um documento principal de etiquetas, voc salva a conexo do documento ao arquivo de dados. Na prxima vez que abrir o documento, voc ver uma mensagem dizendo que as informaes de um arquivo de dados sero includas no documento. Clique em Sim para continuar. Se usou uma lista de Contatos do Outlook como arquivo de dados, voc ver a caixa de dilogo Selecionar Lista de Contatos. Selecione a pasta da lista de Contatos qual se conectou originalmente e clique em OK. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e Correspondncias e clique em Mala Direta. O painel de tarefas Mala Direta se abre na etapa Selecione os destinatrios, onde voc pode escolher o arquivo de dados ao qual deseja se conectar.

Se desejar usar o mesmo arquivo de dados sem filtrar ou classificar, basta clicar em Prxima: prepare as etiquetas e continuar o processo de criao da mala direta. Se desejar filtrar ou classificar a lista de destinatrios com base no arquivo de dados para criar um novo conjunto de etiquetas, clique em Editar a lista de destinatrios. Se desejar mesclar informaes de destinatrios de um arquivo de dados diferente, clique em Selecionar uma lista diferente.

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