Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
AIDF ELETRNICA
MARO / 2005
AIDF ELETRNICA
Autores:
? ? ? ? ? ? ? Devanir Zuliani Edson Braz Francisco Sobreira Netto
Equipe Tcnica:
Edna Alexandre Imarui Torcolachi Luiz Gonzaga M. Vilhena Valdir Saviolli
Geraldo Alckmin
Secretrio da Fazenda:
3.2
3.3
3.4
Dentre os vrios produtos previstos no projeto do Posto Fiscal Eletrnico, em fevereiro de 1998, a implantao da AIDF Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais Eletrnica, agregando os mdulos 1) ECF Emissor de Cupom Fiscal Eletrnico; 2) SEPD Sistema Eletrnico de Processamento de Dados; e 3) Credenciamento de Grficas que confeccionam impressos fiscais (AIDF Eletrnica 1 fase), o indicativo do cumprimento de 100% da meta estabelecida pela CAT Coordenadoria da Administrao Tributria para o projeto. O mdulo AIDF Eletrnica prev o redesenho do processo antigo e a criao de uma nova sistemtica de controle do uso de documentos fiscais com a substituio da AIDF em papel por servios eletrnicos distncia, via Internet. De maneira simplista, pode-se dizer que a AIDF e o Pedido de Uso de ECF so autorizaes solicitadas pelo contribuinte junto ao fisco, que poder deferir ou no mediante as anlises pertinentes. A AIDF Eletrnica autoriza o contribuinte, com a concordncia da grfica por ele contratada, a confeccionar impressos de documentos fiscais. O Pedido de Uso/Cessao de Uso de ECF autoriza o contribuinte a utilizar, alterar ou cessar o uso de ECF, em substituio Nota Fiscal de Venda a Consumidor, no seu estabelecimento. Em pesquisas realizadas nos Postos Fiscais do estado de So Paulo, nos anos de 1997 a 1999, constatou-se que o documento AIDF, nos moldes atuais, demandava cerca de 13% de todo o tempo despendido em servios por funcionrios envolvidos no atendimento a contribuintes no estado. Aps 2002, com a implantao de vrios servios no Posto Fiscal Eletrnico, com destaque para a Deca Eletrnica, a Nova Gia Eletrnica e o ECF Eletrnico, estes nmeros passaram a mais de 50% do tempo total de atendimento em servios colocados disposio do pblico nos Postos Fiscais. Com a implantao deste novo produto espera-se que este nmero seja reduzido para menos de 10% do tempo total de atendimento. Como pressuposto bsico exigido pela CAT, alm da sistematizao dos processos hoje existentes, o projeto AIDF objetiva a realizao de uma reengenharia de todos os processos envolvidos nessas autorizaes. Ao final, espera-se atingir os seguintes objetivos: a) simplificar as obrigaes fiscais relativas aos documentos AIDF, ECF e Pedido de uso de processamento de dados; b) dotar a Sefaz-SP de informaes sistematizadas, referentes aos trs documentos, hoje inexistentes; c) criar procedimentos que impossibilitem fraudes ligadas solicitao de impresso de documentos fiscais.
AIDF ELETRNICA
A AIDF Eletrnica, uma vez implantada, trar os seguintes benefcios para o: 1.1. Contribuinte de ICMS, pela:
?simplificao do cumprimento da obrigao acessria ?regras claras e uniformes para autorizao em todo o estado ?padronizao no atendimento ?diminuio do nmero de grficas irregulares ?rapidez na liberao e validao da AIDF ?possibilidade de consultas sobre o andamento do pedido via Internet
1.2. Fisco, com a:
grficos
?reduo do custo de administrao do ICMS ?otimizao da relao fisco x contribuinte ?implantao de controles automatizados de consistncias ?cruzamento de informaes de contribuintes com estabelecimentos ?inibio de fraudes na autorizao da AIDF no setor grfico
AIDF
?maior segurana nas relaes com o cliente (contribuinte) e o fisco ?diminuio do tempo despendido no processo de autorizao da ?inibio de fraudes no setor grfico ?disseminao do conhecimento tcnico tributrio e concientizao
da responsabilidade profissional daqueles que confeccionam impressos fiscais Cabe ainda lembrar que este sistema vir facilitar o trabalho de cerca de um milho de contribuintes do ICMS ativos; aproximadamente trs mil empresas grficas no estado de So Paulo e outras 500 estabelecidas em outros estados; bem como agilizar o trabalho administrativo fiscal em cerca de 125 postos fiscais no estado de So Paulo.
AIDF ELETRNICA
AIDF ELETRNICA
A verso do sistema de AIDF Eletrnica que ser implantado no contempla o pedido de AIDF de: ? formulrio de segurana; ? impressos no previstos mediante Regime Especial; ? produtor rural; ? contribuintes de outra UF; ? nota fiscal conjugada com conhecimento de transporte. na legislao, autorizados
Figura 1
Este menu apresenta as opes do sistema disponveis aos CONTRIBUINTES e GRFICAS. Siga adiante para conhecer as s instrues relativas ao funcionamento de cada uma das opes.
AIDF ELETRNICA 3.1 Cadastro 3.1.1 Histrico de AIDF ? Utilize esta opo para o cadastro da LTIMA AIDF de cada modelo, srie, e subsrie se houver, relativa ao impresso fiscal utilizado (ou em uso) pelo estabelecimento.
Figura 2
? Nesta primeira tela (figura 2), digite as informaes solicitadas e clique em Requisitar para dar andamento. ? Mesmo que tenha respondido Sim pergunta, no cadastro de histrico no ser necessrio indicar quais so os estabelecimentos usurios dos impressos. ? Para efetuar o primeiro pedido eletrnico de AIDF obrigatrio efetuar o cadastro de histrico e efetuar a declarao de encerramento do histrico. ? Aps declarado o encerramento ou a inexistncia de histrico, somente o Posto Fiscal poder alter-lo mediante requerimento do contribuinte. ? A seqncia da numerao dos impressos fiscais objetos de pedido de AIDF ser calculada a partir da numerao informada no cadastro de histrico.
AIDF ELETRNICA
Figura 3
10
AIDF ELETRNICA ? As informaes para preenchimento do formulrio devero ser extradas da AIDF em papel. ? Repita o processo at que tenha sido cadastrada a ltima AIDF de cada modelo, srie, e subsrie se houver. ? Preencha as informaes nesta tela, confira na tela seguinte e na ltima tela imprima o comprovante de cadastro de histrico.
IMPORTANTE: ? Ver no ANEXO 1 regras e combinaes do sistema relativas aos modelos de documentos fiscais aplicveis ao pedido de AIDF e ao cadastro de histrico.
3.1.2 Encerramento de Histrico ? Utilize esta opo efetuar a Declarao de Encerramento ou Inexistncia de Histrico. ? O sistema apresenta a declarao de acordo com o histrico cadastrado no sistema.
Figura 4 ?
Se houver AIDFs cadastradas nos histrico (figura 4), apresenta a Declarao de Encerramento de Histrico.
11
AIDF ELETRNICA
Figura 5
? Se no houver AIDFs cadastradas nos histrico (figura 5), apresenta a Declarao de Inexistncia de Histrico. 3.1.3 Pedido de AIDF
Clique na opo Pedido AIDF disponvel no menu (figura 1) para iniciar a operao.
12
AIDF ELETRNICA
Figura 6
? Preencha ou selecione os campos da tela inicial do formulrio do pedido de AIDF. ? O sistema efetuar automaticamente algumas verificaes, que podero impedir o andamento do pedido at que sejam sanadas. As principais verificaes so: ? Se a grfica indicada est credenciada para produzir o tipo de impresso selecionado; ? Se o contribuinte est regular perante o Fisco, inclusive quanto a entrega de GIA e Declarao do Simples; ? Se o contribuinte j efetuou a Declarao de encerramento ou inexistncia de histrico. obrigatrio efetuar a declarao antes do primeiro pedido de AIDF; ? Caso o processo de emisso selecionado tenha sido Eletrnico, o sistema apresenta na tela seguinte para seleo somente os modelos de documentos fiscais que j possuam previamente o Pedido ELETRNICO de Uso de SEPD Sistema Eletrnico de Processamento de Dados; ? Caso o pedido de AIDF seja para impressos que sero utilizados para mais de 1 (um) estabelecimento, o sistema obrigar o contribuinte a FORMAO DE GRUPO antes do pedido de AIDF.
13
AIDF ELETRNICA
Figura 7
? Selecione o modelo desejado, a srie, e subsrie se houver. ? Os modelos de documentos fiscais disponveis para o contribuinte no formulrio eletrnico variam em funo do grupo da CNAE-Classificao de Atividade Econmica, da CNAE ou da CNAE - Fiscal especfica do contribuinte, de acordo com o Anexo 2;
14
AIDF ELETRNICA ? Os campos srie e subsrie so personalizados de acordo com as regras aplicveis aos modelos de documentos fiscais (Anexo 1) e com o cadastro de histrico do contribuinte.
?
Pedido de AIDF normal (uso dos impressos fiscais exclusivamente pelo estabelecimento solicitante)
15
Figura 8
16
AIDF ELETRNICA
? Preencha a quantidade de impressos fiscais desejada. ? O sistema preenche automaticamente o campo quantidade de vias pela quantidade padro, que pode ser modificada de acordo com as necessidades do contribuinte. ? Selecione as Observaes aplicveis ao pedido de AIDF. ? Na tela seguinte confira atentamente se todas as informaes constantes do formulrio eletrnico correspondem ao preenchido e escolhido nas telas anteriores. ? Na ltima tela imprima o comprovante de Pedido de AIDF.
Pedido de AIDF centralizado (uso dos impressos fiscais pelos estabelecimentos participantes do grupo)
17
Figura 9
18
AIDF ELETRNICA
? Preencha a quantidade de impressos fiscais desejada. ? No quadro Grupo Distribuio distribua os impressos fiscais entre os estabelecimentos participantes do grupo, informando a quantidade atribuda a cada estabelecimento e a seqncia inicial (no obrigatria a distribuio para todos os estabelecimentos). ? As trs observaes relativas aos campos que sero impressos pelo Sistema Eletrnico de Processamento de Dados do contribuinte so automaticamente selecionadas pelo sistema. ? O sistema preenche automaticamente o campo quantidade de vias pela quantidade padro, que pode ser modificada de acordo com as necessidades do contribuinte. ? Selecione as demais Observaes aplicveis ao pedido de AIDF. ? Na tela seguinte confira atentamente se todas as informaes constantes do formulrio eletrnico correspondem ao preenchido e escolhido nas telas anteriores. ? Na ltima tela imprima o comprovante de Pedido de AIDF. IMPORTANTE: ? Acompanhe o andamento de seu pedido de AIDF por meio da opo CONSULTA: Pedido AIDF ; ? O Fisco poder autorizar a AIDF com proposta de reduo da quantidade de impressos solicitados. Caso isso ocorra o contribuinte poder concordar com a reduo proposta, reduzir ainda mais a quantidade proposta pelo Fisco, ou rejeitar o pedido de AIDF, por meio da opo CONSULTA: Pedido AIDF , ou ainda comparecer no Posto Fiscal de sua jurisdio para esclarecimentos; ? O nmero da AIDF s gerado quando a grfica dar o aceite no pedido de AIDF por meio da opo CONFIRMAO: Confeco de AIDF . ? O pedido de AIDF de contribuinte enquadrado no SIMPLES PALISTA ser homologado automaticamente pelo sistema.
19
AIDF ELETRNICA ? Utilize esta opo para formar grupo constitudo por estabelecimentos da mesma empresa (mesmo CNPJ base). ? necessrio possuir grupo formado para efetuar o pedido de AIDF centralizado.
Figura 10
? Na primeira tela informe a IE ou CNPJ do estabelecimento centralizador, nesta tela (figura 10) selecione o modelo, srie, e subsrie se houver. ? Qualquer estabelecimento da empresa poder ser centralizador. ? Uma empresa poder formar diversos grupos de acordo com o seu interesse, cada grupo ser formado especificamente para determinado modelo, srie, e subsrie se houver. ? Leia atentamente as instrues contidas na parte inferior da tela sob o ttulo IMPORTANTE. ? O sistema s apresenta para seleo os modelos de documentos fiscais que o estabelecimento centralizador possua previamente o pedido eletrnico de SEPD-Sistema Eletrnico de Processamento de Dados. ? A caixa de seleo da srie e subsrie so montadas de acordo com as regras aplicveis aos documentos fiscais (Anexo 1) e histrico do contribuinte. FAZESP - ESCOLA FAZENDRIA DO ESTADO DE SO PAULO
20
AIDF ELETRNICA
FORMAO DE GRUPO
Figura 11
? Nesta tela selecione os estabelecimentos da empresa que participaro do grupo que est sendo formado.
21
AIDF ELETRNICA
Figura 12
? Nesta tela (figura 12) efetue a confirmao dos estabelecimentos selecionados na tela anterior. ? O comprovante de Formao de Grupo estar disponvel para impresso na ltima tela. ? Aps finalizar a operao, o estabelecimento centralizador j poder efetuar o pedido de AIDF centralizado.
22
3.2.1 Histrico AIDF ? Utilize esta opo para alterar ou excluir cadastro de histrico. alguma AIDF constante do
Figura 13
? Selecione a AIDF que deseja alterar. ? Caso deseje efetuar a excluso, selecione a AIDF que deseja excluir e siga as instrues contidas nas telas seguintes.
23
AIDF ELETRNICA
Figura 14
? Efetue as alteraes desejadas. ? Todos os campos so habilitados para alterao, exceto o CNPJ da grfica. ? Siga as instrues das telas seguintes e na tela final imprima o Comprovante de Histrico de AIDF Observaes: FAZESP - ESCOLA FAZENDRIA DO ESTADO DE SO PAULO
24
AIDF ELETRNICA
? Em caso de ocorrncia de erro na informao do CNPJ da grfica, efetue a excluso da AIDF. ? Aps o contribuinte declarar o encerramento de histrico, sua alterao s poder ser efetuada pelo posto fiscal de vinculao do contribuinte mediante requerimento.
AIDF ELETRNICA ? Utilize esta opo para efetuar a alterao de dados ou para excluso do pedido de AIDF.
Figura 15
? Selecione o pedido de AIDF que deseja alterar. ? Caso deseje efetuar a excluso, selecione o pedido de AIDF que deseja excluir e siga as instrues contidas nas telas seguintes. ? Aps a AIDF ser gerada (confirmada pela grfica), s poder ser cancelada mediante requerimento, em papel, dirigido ao Posto Fiscal de vinculao do contribuinte, nos termos da legislao vigente.
Observaes: ? O pedido de AIDF s permanece disponvel para alterao pelo contribuinte enquanto no colocado sob o status Em Anlise pelo Fisco. ? Devido a homologao automtica, os contribuintes enquadrados no Simples Paulista s podem efetuar a excluso do pedido de AIDF, no existe a possibilidade de alterar os dados do pedido de AIDF.
26
AIDF ELETRNICA
ALTERAO PEDIDO DE AIDF
Figura 16 27
AIDF ELETRNICA ? Efetue as alteraes desejadas. ? Siga as instrues das telas seguintes e na tela final imprima o Comprovante de Alterao de Pedido de AIDF.
Observao: ? Tratando-se pedido de AIDF centralizado, na ocorrncia de alterao da quantidade de impressos solicitados, ser necessrio efetuar a reduo ou aumento das quantidades atribudas aos estabelecimentos participantes de grupo.
3.2.3 Redistribuio de Impressos ? Utili ze esta opo para redistribuio dos impressos fiscais, relativo a determinada AIDF, entre os estabelecimentos participantes do grupo.
28
AIDF ELETRNICA
Figura 17
29
AIDF ELETRNICA
Figura 18
30
AIDF ELETRNICA ? Efetue a redistribuio dos impressos fiscais entre os estabelecimentos relacionados (figura 18). ? Siga as instrues das telas seguintes e na tela final imprima o Comprovante de Redistribuio de Impressos Fiscais.
3.2.4 Incluir Estabelecimento ? Utilize esta opo para incluir um ou mais estabelecimentos em um grupo formado.
31
AIDF ELETRNICA
Figura 19
? Informar a IE ou CNPJ do estabelecimento centralizador na tela inicial. ? Selecionar o(s) estabelecimento(s) a ser(em) includo(s) no grupo (figura 19). ? Siga as instrues da tela seguinte e na tela final imprima o Comprovante de Incluso de Estabelecimentos no Grupo.
32
AIDF ELETRNICA ? Utilize esta opo para excluir um estabelecimento de um grupo formado.
Figura 20
? Informar a IE ou CNPJ do estabelecimento centralizador na tela inicial. ? Se o estabelecimento que ser excludo do grupo possuir impressos em branco, o sistema ir direcionar o usurio para a opo: Redistribuio de Impressos, antes de permitir a sua excluso. ? Se o estabelecimento que ser excludo do grupo no possuir impressos em branco, o sistema apresenta a relao dos participantes do grupo para que seja escolhido o estabelecimento a ser excludo. ? Siga as instrues das telas seguintes e na tela final imprima o Comprovante de Excluso de Elementos do Grupo.
Utilize esta opo para trocar o estabelecimento centralizador por outro estabelecimento do grupo.
33
AIDF ELETRNICA
Figura 21
? Informar a IE ou CNPJ do estabelecimento centralizador na tela inicial. ? Selecionar o novo estabelecimento centralizador entre os participantes do grupo (figura 21). ? Siga as instrues da tela seguinte e na tela final imprima o Comprovante de Troca de Centralizador.
34
AIDF ELETRNICA 3.3 Confirmao (exclusiva da grfica) 3.3.1 Confeco de AIDF Utilize esta opo para confirmar que pretende confeccionar o impresso fiscal objeto do pedido de AIDF. ? A AIDF ser gerada no momento da confirmao da grfica.
35
AIDF ELETRNICA
Figura 22
? Para iniciar, clicar na opo CONFIRMAO: Confeco de AIDF (figura 1). ? Na tela inicial, informar a IE da grfica.
36
AIDF ELETRNICA
?
Em seguida, o sistema apresenta a tela (figura 22) com a relao dos pedidos de AIDFs (dados resumidos) pendentes para a grfica efetuar a confirmao. Escolher a AIDF desejada e clicar em Detalhe.
37
AIDF ELETRNICA
Figura 23
? Confira cuidadosamente se as informaes do pedido de AIDF esto de acordo com o combinado entre as partes interessadas (convm lembrar que FAZESP - ESCOLA FAZENDRIA DO ESTADO DE SO PAULO
38
AIDF ELETRNICA o Fisco poder autorizar o pedido de AIDF com reduo da quantidade solicitada pelo contribuinte). ? Efetue a Confirmao ou Rejeio do pedido de AIDF. ? Aps a confirmao, a AIDF gerada s poder ser cancelada mediante requerimento, em papel, dirigido ao Posto Fiscal de vinculao do contribuinte, assinado pelo responsvel pela grfica, ou pelo contribuinte, ou por ambos.
Figura 24
? Na ltima tela, imprima o Comprovante de Confirmao de Confeco e a AIDF devidamente formatada (figura 24).
AIDF ELETRNICA
Utilize esta opo para comunicar a entrega dos impressos fiscais ao contribuinte.
40
AIDF ELETRNICA
Figura 25
41
AIDF ELETRNICA
? Para iniciar, clicar na opo CONFIRMAO: Comunicao de Entrega (figura 1). ? Na tela inicial, informar a IE da grfica e, se desejar, a IE do contribuinte. ? O sistema apresenta uma tela com a relao dos pedidos de AIDFs (dados resumidos) pendentes para a grfica confirmar a entrega dos impressos fiscais. Escolher a AIDF desejada e clicar em Detalhe. ? Na tela seguinte (figura 25), selecionar a data correspondente a entrega dos impressos fiscais e informar o nmero da nota fiscal. ? Na ltima tela, imprima o Comprovante de Comunicao de Entrega e a AIDF devidamente formatada. 3.4 Consulta 3.4.1 Histrico de AIDF Utilize esta opo para consultar o cadastro de histrico do contribuinte. ? Esta opo tambm pode ser utilizada para alterar os dados do histrico, desde que ainda no tenha sido declarado o encerramento ou a inexistncia de histrico.
42
AIDF ELETRNICA
Figura 26
? Informe na tela inicial a IE ou CNPJ do contribuinte solicitante. ? O sistema apresenta uma relao com dados resumidos das AIDFs cadastradas no histrico (figura 26). ? Clicar em Detalhe para visualizar a AIDF desejada.
43
AIDF ELETRNICA
Figura 27
? Esta tela (figura 27) apresenta os dados de uma AIDF cadastrada no histrico. ? Enquanto no for declarado o encerramento de histrico, as AIDFs podero ser alteradas ou excludas pelo contribuinte. Aps a declarao, s poder ser alterada pelo Posto Fiscal de vinculao, mediante requerimento, em papel, do contribuinte interessado. FAZESP - ESCOLA FAZENDRIA DO ESTADO DE SO PAULO
44
AIDF ELETRNICA IMPORTANTE: Para maiores detalhes sobre Alterar ou Excluir AIDF, consulte a opo ALTERAO: Histrico AIDF . (item 3.2.1) 3.4.2 Pedido de AIDF Utilize esta opo para consultar AIDF e o andamento (status) dos pedidos de AIDF e ainda para confirmar (dar o aceite) os pedidos de AIDF autorizados pelo posto fiscal com reduo de quantidade. ? Esta opo tambm pode ser utilizada para excluir o pedido de AIDF, ou para alterar os dados do pedido de AIDF, desde que ainda no tenha sido colocado sob status Em anlise pelo posto fiscal.
Figura 28
45
AIDF ELETRNICA ? Informe na tela inicial a IE ou CNPJ do contribuinte solicitante. ? O sistema apresenta uma relao contendo a relao das AIDF, dos pedidos de AIDF em andamento e inclusive dos pedidos de AIDF que eventualmente possam estar aguardando a confirmao do contribuinte (figura 28).
Figura 29
46
AIDF ELETRNICA
? Clique em Detalhe (figura 28) para visualizar o pedido de AIDF que est com status Aguardando confirmao do contribuinte. ? O sistema apresenta o pedido de AIDF para que o contribuinte possa Aceitar ou Rejeitar (figura 29). ? O contribuinte poder aceitar a Quantidade Mxima Autorizada pelo fisco 5000 ou ainda poder reduzi-la no campo Quantidade Requerida, e seguir adiante para confirmar a operao. ? Se resolver rejeitar a quantidade imposta pelo fisco, clique em Rejeitar e seguir adiante at completar a operao.
IMPORTANTE:
1.
2.
Em caso de confirmao (aceite) de pedido centralizado, o contribuinte ter que obrigatoriamente redistribuir a quantidade menor de impressos fiscais entre os estabelecimentos participantes do grupo. O contribuinte tambm poder solicitar no posto fiscal de sua vinculao, por meio de requerimento com a exposio de motivos, que seja mantida a quantidade original de impressos objeto do pedido de AIDF.
47
AIDF ELETRNICA
Figura 30
? Clique em Imprimir (figura 28) para visualizar a AIDF gerada e devidamente formatada.
IMPORTANTE
48
AIDF ELETRNICA
1. (O AIDF s gerada no momento em que a grfica, por meio da opo Confirmao: Confeco de AIDF confirma que pretende confeccionar os impressos e a AIDF passa para o status Aceita pela Grfica).
3.4.3 Grupo Utilize esta opo para consultar os grupos formados para determinado CNPJ base.
Figura 31
? Informe o CNPJ base da empresa na tela inicial. ? O sistema apresenta a relao dos grupos formados com destaque para modelo, srie e subsrie de documento fiscal IE e final do CNPJ do estabelecimento centralizador (figura 31).
49
AIDF ELETRNICA
Figura 32
Clique em Detalhe (figura 31) para visualizar as informaes relativas aos participantes do grupo para determinado modelo / srie / subsrie (figura 32).
50
51