Código: PR.

01
PROCEDIMENTO DA QUALIDADE Revisão: 00
Emitido em: 01/07/2020
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS
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1. OBJETIVO
Estabelecer formas e critérios para a elaboração, aprovação, emissão, alteração, distribuição
e arquivamento da documentação do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), assim como
estabelecer sistemática para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção
e disposição dos registros da qualidade.

2. DEFINIÇÕES
 Manual da Qualidade (MQ): Documento estratégico onde contém a descrição do
Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), servindo como uma referência permanente
para a implementação, manutenção e aplicação de melhoria contínua.

 Procedimento da Qualidade (PR): Documento no qual estarão descritas as rotinas

de trabalho atendendo aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade.

 Instrução de Trabalho (IT): Documento no qual estarão descritas as rotinas de

trabalho que complementam aos procedimentos da qualidade.

 Lista-Mestra: Relação de documentos pertinentes ao Sistema de Gestão da

Qualidade, identificando a revisão atual em que se encontram e controlam a
distribuição de documentos, a fim de evitar o uso de documentos não válidos e
obsoletos.

 Registro da Qualidade: São as evidências físicas ou eletrônicas estabelecidas e

mantidas para prover a conformidade com requisitos e da operação eficaz do Sistema
de Gestão da Qualidade.

 Identificação: É a forma de codificação ou denominação do registro.

 Armazenamento: Especifica o local / área onde são guardados os registros.

 Proteção: É a forma ou meio como são acondicionados os registros, podendo estar

em meio físico ou eletrônico.

 Recuperação: É a forma pela qual são organizados (no armazenamento) os registros,

visando o seu “resgate”, quando requerido, exemplos: alfabético, numérico ou
cronológico.

 Retenção: Define o tempo de guarda / retenção dos registros.

 Disposição: Define o que fazer com o registro após o término do tempo de retenção.

Elaboração Aprovação
Dhebora Fonseca Rodrigo Viegas

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3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES
Elaboração e aprovação de documentos:

Documento Elaboração Aprovação

MQ Controle de Qualidade Direção
IT Controle de Qualidade Direção
PR Controle de Qualidade Direção
FPR Controle de Qualidade -----

3.1.Direção (DIR)
 Aprovar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade;
 Aprovar os documentos operacionais do sistema de gestão da qualidade (IT, PR).

3.2.Controle de Qualidade (QUA)

 Elaborar as cópias controladas dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade;
 Atualizar lista-mestra de documentos (internos e externos);
 Distribuir os documentos controlados;
 Recolher e destruir as cópias dos documentos obsoletos;
 Arquivar documentos obsoletos originais;
 Distribuir cópias dos documentos de origem externa aos usuários, quando necessário;
 Consultar fontes emissoras de documentos de origem externa;
 Elaborar documentos do sistema de gestão da qualidade (MQ, PR e IT);
 Seguir todas as regras estabelecidas neste procedimento.

4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

Os Procedimentos seguem preferenciais, mas não obrigatoriamente, o formato abaixo:

4.1.Cabeçalho dos documentos do sistema de gestão da qualidade

Todo documento do Sistema de Gestão da Qualidade deverá ser elaborado conforme o
seguinte padrão:
O cabeçalho será fixo e repetido em todas as páginas, contendo os seguintes itens:

 Logo: Fixado no canto superior esquerdo;

 Categoria: Manual, Procedimento, Instrução de Trabalho, Formulário (MQ, PR, IT e
FPR);
 Titulo do Documento: Nome de identificação do documento, abaixo da categoria;
 Código: Fixado no canto direito, formado por sigla (MQ, PR e IT), seguido de número
sequencial com dois dígitos, separados por ponto; No caso dos formulários devem ter o
mesmo numero do PR que estar relacionada, seguida de número sequencial com um
dígito, separado por hífen;
 Revisão: Número sequencial onde consta a atual revisão do documento;
 Emissão: Data que o documento foi emitido para distribuição;
 Página: numeração do documento onde consta a pagina atual seguida do total de
páginas do documento.

4.2.Rodapé dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

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Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (MQ, PR, IT) deverão ser
elaborados com campo para identificação dos responsáveis pela elaboração e aprovação do
documento em sua primeira página.

Os formulários (FPR) deverão constar a identificação da área responsável pela sua

elaboração e/ou aprovação.

4.3.Codificação dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

A codificação dos Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade deverá seguir o
estabelecido abaixo:

AA.BB

Onde: AA será um campo alfabético: MQ para Manual da Qualidade, PR para Procedimento

da Qualidade e IT para Instrução de Trabalho.

Onde: BB será um campo numérico sequencial com dois dígitos por tipo de documento,
separado por um ponto.

Ex.: PR.01

4.4.Codificação dos formulários do Sistema de Gestão da Qualidade

A codificação dos formulários do SGQ deverá seguir o estabelecido abaixo:

CAA.BB-D

Onde: C será um completo do campo alfabético do documento relacionado: F para

Formulários da Qualidade

Onde: D será um campo numérico sequencial com um dígito para cada formulário criado,
separado por um hífen.

Ex.: FPR.01-1

4.5.Conteúdo dos dados do Sistema de Gestão da Qualidade

Documentos complementares aos procedimentos (formulários) terão sua formatação livre,
porém deverão ser aprovados e controlados quanto à sua revisão e emissão através de sua
inclusão na lista mestra de documentos.

5. CONTROLE DE DOCUMENTOS
5.1.Aprovação e Emissão de Documentos
Antes de sua emissão, os documentos são analisados criticamente, aprovados e reprovados
quanto à sua adequação por pessoal autorizado (ver tabela definida no item 3 deste
procedimento). O FPR.01-1 - Lista Mestra de Documentos identifica a situação da revisão
atual do documento, onde é estabelecida e prontamente disponível a fim de evitar o uso de
documentos não válidos ou obsoletos.

Este controle assegura que:

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a) As emissões / revisões pertinentes de documentos apropriados estão disponíveis em
seus respectivos locais de uso;
b) Os documentos permanecem legíveis e prontamente identificáveis;
c) As cópias controladas possuem controle de distribuição através da lista mestra;
d) O original de todo documento obsoleto é devidamente identificado como “obsoleto”
pela Administração, podendo ser armazenado ou descartado;
e) As cópias controladas dos documentos obsoletos são removidas prontamente do local
de uso;
f) Não poderão ser reproduzidas cópias não controladas dos documentos do SGQ,
exceto cópias para auditoria, que deverão ser destruídas depois de utilizadas;
g) Qualquer duplicação dos documentos do SGQ, por qualquer meio de cópia, deverá
ser previa e formalmente aprovada pela Diretoria, com indicação clara sobre
existência ou não de seu controle.
h) A distribuição dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade para as diversas
áreas será indicada através da lista mestra de documentos.

5.2.Alterações em Documentos
As alterações em documentos e dados são analisadas criticamente e aprovadas pelas
mesmas funções que realizaram a análise crítica e aprovações da versão anterior, salvo
prescrição em contrário.

Sempre que um documento for elaborado, cancelado ou revisado, deverá ser incluída a
identificação e a natureza da alteração no item “Controle de Revisões”, com exceção das
instruções de trabalho e a lista mestra de documentos, que será somente atualizada e
disponibilizada aos usuários.

5.3.Documentos de Origem Externa

Os documentos de origem externa que impactam nas atividades do Sistema de Gestão da
Qualidade serão inseridos na FPR.01-1 - Lista Mestra de Documentos, com a finalidade de
que sejam controlados quanto ao uso da versão correta.

O usuário, quando for utilizar um documento de origem externa, deverá verificar se consta no
FPR.01-1 - Lista Mestra de Documentos, conferindo sua versão ou emissão. Se a versão
não for correspondente, deverá solicitar cópia atualizada à Diretoria.

Se o documento não constar ou possuir revisão posterior à da lista mestra, encaminhar à

Diretoria para análise e inclusão no FPR.01-1 - Lista Mestra de Documentos.

Quando a área receber documento de origem externa e que envolva o SGQ, este deve
avaliar a necessidade da criação / revisão dos Documentos da Qualidade e informar à
Diretoria para gerar / atualizar o FPR.01-1 - Lista Mestra de Documentos e definir as áreas
envolvidas que devem receber cópia do documento.

Anualmente, serão consultadas as fontes emissoras de documentos de origem externa para

verificações da existência de novas versões. A evidência desta verificação será através da
atualização do FPR.01-1 - Lista Mestra de Documentos.

6. CONTROLE DE REGISTROS
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O controle é feito no próprio procedimento associado seguindo as diretrizes dos itens abaixo.
Para visão geral de todos os registro ver FPR.01-1 - Lista Mestra de Documentos

6.1. Identificação
A codificação dos formulários é conforme item 4.4 desde procedimento ou de acordo com
responsável das Áreas determinarem. A maneira de se identificar um registro é pelo Título
(nome) do formulário. Por exemplo:
COD.
IDENTIFICAÇÃO
FORMULÁRIO
Lista Mestra de
FPR.01-1
Documentos

6.2.Responsabilidade
É a Área responsável pela guarda do registro durante o tempo de retenção definido, por
exemplo:
COD.
IDENTIFICAÇÃO RESP
FORMULÁRIO
Lista Mestra de
FPR.01-1 QUA
Documentos

6.3.Armazenamento
Mídia (meio eletrônico ou físico) e local onde os registros devem estar armazenados: Os
registros em meio físico são armazenados em áreas identificadas e em armários ou
prateleiras identificáveis e mantidos organizados durante o tempo de retenção determinado.
Registros em meio eletrônico são mantidos em pastas eletrônicas na Nuvem (Owncloud)
identificada pelo nome, por exemplo:
COD. ARMAZENAMENTO
IDENTIFICAÇÃO RESP
FORMULÁRIO MIDIA LOCAL
Lista Mestra de
FPR.01-1 QUA Eletr. Nuvem
Documentos

6.4.Proteção
Os registros em meio físico são mantidos em ambiente coberto, protegidos de umidade ou
outros mecanismos que provoquem sua deterioração prematura.
Os registros eletrônicos são protegidos por meio de ‘’Back-up’’.
COD. ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO
IDENTIFICAÇÃO RESP
FORMULÁRIO MIDIA LOCAL MEIO ACESSO
Lista Mestra de
FPR.01-1 QUA Eletr. Nuvem Back-up QUA, DIR
Documentos

6.5.Recuperação
A pronta recuperação dos registros é facilitada pela indexação dos registros. Os registros
poderão ser armazenados em ordem alfabética, numérica ou cronológica ou uma
combinação dessas formas. Os Registros da Qualidade devem ser legíveis, claros e
coletados de acordo com o especificado no procedimento associado, de tal forma que sejam
prontamente identificáveis e recuperáveis.
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COD. ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇAO /
IDENTIFICAÇÃO RESP
FORMULÁRIO MIDIA LOCAL MEIO ACESSO INDEXAÇÃO
Lista Mestra de
FPR.01-1 QUA Eletr. Nuvem Back-up QUA, DIR Cronológica
Documentos

6.6.Tempo de retenção e disposição

Os registros serão mantidos pelo período mínimo de 2 anos, exceto se houver legislação
específica que defina periodicidade maior. Após o período de retenção a disposição dos
registros poderá ser feita por uma das seguintes formas: destruídos (picotados / deletados)
ou enviados para o arquivo morto. Quando requerido em contrato os registros serão
mantidos à disposição do cliente ou o seu representante pelo período acordado.
Os registros da qualidade são mantidos como evidência do atendimento aos
procedimentos, instruções de trabalho e outros documentos do SGQ, para demonstrar a
efetiva operação do Sistema da Qualidade.

Quando aplicável, os registros da qualidade (Certificado de Qualidade, Laudos, etc...)

provenientes de partes externas, por exemplo de fornecedores, também devem ser
controlados conforme este procedimento. Os registros da qualidade devem ser legíveis.

Nota 1: Após o preenchimento de um registro da qualidade, se houver necessidade de

modificar alguma informação, pode ser feita correção, riscando-se o dado ou informação
e, ao seu lado, deve ser registrado o novo dado ou informação. Ao lado da correção, o
Responsável deve colocar sua rubrica ou assinatura.

Nota 2: Os Registros da Qualidade fornecem evidências de que as atividades do Sistema de

Gestão da Qualidade foram implementadas. As evidências são analisadas criticamente e, se
os resultados obtidos não forem satisfatórios, deve ser indicada a ação corretiva gerada para
correção deste desvio.

7. CONTROLE DOS REGISTROS

COD. ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO RESP
FORMULÁRIO MIDIA LOCAL MEIO ACESSO / INDEXAÇÃO
FPR.01-1 Lista mestra de documentos QUA Física Sala QUA Pasta QUA/ DIR Cronológica

8. CONTROLE DAS REVISÕES

Revisão Natureza das Alterações Data
00 Liberação inicial 01/07/2020

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