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DOUTORES DO EXCEL
EBOOK:
DO BÁSICO AO AVANÇADO
MÓDULO1:
EXCEL BÁSICO
1. Dicas Iniciais
1.1. Deslocamento entre as Planilhas
O arquivo “0 – Doutores do Excel...” utilizado nesta parte do curso possui diversas planilhas que serão
utilizadas durante o treinamento.
2) Você também pode clicar com o botão direito do mouse em cima destas setinhas e uma lista de
todas as planilhas surgirá, facilitando a busca e deslocamento entre as planilhas
3) Por fim, para se deslocar entre as planilhas através do teclado, utilize os atalhos “Ctrl + PgDn” ou
“Ctrl+PgUp”
Isso acontece quando damos um duplo clique em cima do nome de uma guia!
Para corrigir, basta dar um duplo clique em cima do nome de alguma guia:
Ou então, clique com o botão direito em cima de uma guia e desmarque a opção “Minimizar a Faixa de
Opções”
2. Principais diferenças entre o Excel 2007 e as versões anteriores (XP, 2003 e 2000)
A versão do Office 2007 trouxe diversas mudanças conceituais sobre a utilização dos softwares do pacote,
principalmente em função da nova interface do usuário do “Microsoft Office Fluent”.
Além da mudança visual, encontramos também na versão 2007 do Excel algumas fórmulas novas (muito
interessantes) e diversas opções de formatações.
Não está no escopo deste tópico o detalhamento de todas as modificações entre as versões do Excel, porém,
é de extrema importância conhecer as principais alterações, uma vez que ainda existem no mercado muitos
usuários e empresas que utilizam o Excel 2000, 2003 e XP.
Assim, devemos tomar alguns cuidados na criação de planilhas com a versão 2007, pois algumas fórmulas e
formatações somente serão possíveis de visualizar na versão 2007 (mesmo salvando a planilha no formato
compatível com as outras versões).
Inserir: Nesta guia encontramos os “objetos” que podemos inserir em uma planilha, como por exemplo, Tabela
Dinâmica, Imagem, Formas, SmartArt, todos os tipos de Gráficos, entre outros.
Layout da Página: Esta é a guia que utilizamos para formatar a impressão das planilhas. Nela é possível alterar
a margem do papel, orientação (retrato ou paisagem), Quantidade de páginas de largura e altura, etc.
Fórmulas: Nesta guia está disponível a “biblioteca de fórmulas”, que organiza todas as fórmulas disponíveis
no Excel. Além disso, um botão bastante importante nesta guia é o “Gerenciador de Nomes” que será bastante
utilizado durante o curso.
Dados: Está disponível nesta guia algumas opções para tratar os dados, como “Validação de Dados” e
“Remover Duplicadas”, além das opções para inserir dados de outras fontes, como do Access, Web, etc.
Revisão: Utilizada quando finalizamos uma planilha e precisamos proteger, corrigir erros de ortografia, etc.
Exibição: É uma das mais importantes guias. Traz funções que alteram a forma de visualizar a planilha.
Desenvolvedor: por padrão, não vem habilitada no Excel. Somente deve-se habilitar para trabalhar com VBA
(linguagem de programação do Excel).
Dentro de cada guia encontramos os “grupos”, que serve para facilitar a organização dos comandos. Por
exemplo, na guia “Início” encontramos os grupos: “Área de Transferência”, “Fonte”, “Parágrafo”, “Estilo” e
“Edição”.
A “Faixa de Opções”, introduzida pela primeira vez no Excel 2007, foi aprimorada na versão 2010 e possui
algumas diferenças que estão listadas:
A volta do “Arquivo”: o botão “Arquivo”, que ficou amplamente divulgado nas versões anteriores à versão
2007 retorna a tona na versão 2010. Na versão 2007 este botão havia sido substituído pelo “Botão do Office”,
mas na versão 2010, ele voltou a ser chamado de “Arquivo”, que ao receber o clique, ingressará no “MODO
DE EXIBIÇÃO DO MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE”.
Assim como nas versões antigas (2000,2003, XP), o botão “Arquivo” tem função para salvar a planilha, abrir
uma planilha nova, imprimir, etc.
Na versão 2010 é possível inserir suas próprias guias ou grupos na faixa de opções, renomear ou alterar a
ordem das guias ou grupos.
3.3. MiniGráficos
A versão 2010 apresenta uma nova ferramenta “Minigráficos” que possibilita a criação de minigráficos dentro
das próprias células:
A ferramenta está disponível na guia “Inserir”. Para utilizá-la, selecione os dados que pretende criar os
minigráficos, e clique no mini gráfico desejado:
Ao clicar no minigráfico desejado, indique quais os dados que deseja analisar em seguida, o local que o mini
gráfico deve ser inserido:
3.4. Tabela
O objeto tabela foi especialmente desenvolvido para você criar listas, bancos de dados dentro do Excel. Existe
inúmeras vantagens quando você passa a armazenar seus dados no objeto tabela
Inserir >> Tabela
Página Inicial >> Formatar como Tabela
As principais vantagens quando você armazena seus dados em Tabela:
• Não deixa você repetir nome de cabeçalhos, o que seria um impeditivo para criar tabelas dinâmicas
• Não deixa você mesclar células, o que também seria um impeditivo para crair tabelas dinâmicas
• Coluna calculada: quando você insere uma fórmula, ele preenche automaticamente a fórmula para
todas as céluas da coluna
• Automatização quando uma nova linha é criada: ao criar uma nova linha, automaticamente, as colunas
que possuem fórmulas já vem com fórmulas, não precisa mais ficar copiando e colando suas fórmulas.
Essas são apenas algumas das vantagens em se utilizar tabela
A PowerPivot é uma ferramenta de BI (Business Intelligence) dentro do Excel. Com a PowerPivot é possível a
criação de relacionamentos entre tabelas de banco de dados distintos.
OBS: A ferramenta PowerPivot é um suplemento do Excel 2010, portanto, não vem instalada com o Excel 2010.
Para baixa-la, é preciso entrar no site da Microsoft: http://office.microsoft.com/pt-br/excel/baixar-o-
powerpivot-HA101959985.aspx
Salve uma pasta de trabalho no OneDrive para acessá-la em diferentes dispositivos, além de compartilhar e
colaborar com outras pessoas.
• OneDrive – Pessoal.
Podemos utilizar o recurso de análise rápida para gerar totais, médias, porcentuais, criarmos mini gráficos,
tabelas dinâmicas e formatações condicionais.
Para utilizar o recurso, selecione o intervalo de células desejado e clique no desenho que aparecerá no canto
inferior direito. Ou então, clique com o direito do mouse na opção análise rápida.
Precisamos dividir o endereço completo, em logradouro, endereço e número. Isto Seria uma tarefa
demorada caso não existisse este novo recurso.Agora basta digitar a primeira palavra no formato que deseja
( no logradouro digitamos “AV.”) e assim por diante. Veja:
Agora selecione o dado digitado separadamente, um de cada vez e acesse a guia dados/preenchimento
relâmpago:
Veja abaixo tabela que precisamos gerar um gráfico. Posicione o curso em alguma área da tabela e após isso
acesse a guia Inserir / Gráficos Recomendados
Este recurso também pode ser usado para gerar tabelas dinâmicas recomendadas.
Linha do Tempo
Data
jun - out de 2014 MESES
2014
MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ
A ferramenta é capaz de filtrar dados de uma tabela muito facilmente. Acontece que somente era possível
utilizar a ferramenta em uma tabela dinâmica.
Data Regiao
Na versão 2010, era necessário baixar um pacote de atualização para disponibilizar a ferramenta. Na versão
2013, não é necessário instalar nenhum tipo de atualização ou complemento.
Funcionalidade: em resumo, a PowerPivot consegue unir informações de diversas tabelas, quando for
possível criar relacionamentos entre as tabelas. Uma tabela dinâmica é gerada cruzando informações de
diversas tabelas.
TbCadastroProd TbCadastroVendas
CódProd Descrição Valor unitário CódProd Data da Venda Qtde
1 Mouse 10 1 01/09/2014 1
2 Teclado 15 1 02/09/2014 40
3 Computador 20 2 03/09/2014 2
4 Monitor 30 3 04/09/2014 25
5 Caneta 40 4 05/09/2014 4
1 27/09/2014 50
Veja que próximo exemplo, uma tabela que está crescendo para o lado foi transformada para crescer para
baixo, automaticamente, pelo Power Query
3.19. Ícones
A partir da versão 365, você consegue inserir Ícones que facilitam na hora de criar planilhas com Designs
mais profissionais
Dependendo das configurações de compartilhamento da sua empresa, é possível criar um link para sua
planilha, assim você pode compartilhar sua planilha com pessoas da sua empresa. Você precisa estar
conectado com seu onedrive
Na versão 2010:
Para criar uma nova planilha no Excel 2010 você deve acessar a guia “Arquivo”, onde surgirá o modo de
exibição “Backstage”:
Na vs 2007: Para criar uma nova planilha no Excel 2007 você deve acessar o botão do Office, clicar em “Novo”.
Para criar um novo documento em branco, na seção “Em branco e recentes”, selecione a opção “Pasta de
trabalho em Branco”. Em seguida, clique em “Criar” e uma nova planilha em branco será criada.
Vs 2010:
Vs 2007:
Um dos muitos modelos interessantes está na seção “Calendários” >> “Calendário de Vários anos”. Clique em
baixar e o calendário será transferido da internet para seu Excel:
Na versão 2013, ao clicar em salvar, você será direcionado para a tela “Salvar Como”, onde deve selecionar o
local a ser salvo.
Para salvar a planilha no computador, clique em “Computador”, e escolha entre as pastas recentemente
utilizadas ou então clique no botão “PROCURAR”
Nas versões 2010 e 2007, ao clicar em salvar, surgirá uma tela onde você irá nomear o arquivo e escolher a
extensão do mesmo:
• Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel: Salva arquivos que contém macros (programação
em VBA) com a extensão “xlsm”. A Microsoft separou arquivos com macros e sem macros pensando em
fornecer mais segurança aos usuários. Dessa forma, ao abrir um arquivo habilitado para macros o usuário já
sabe que o arquivo contém uma programação. A preocupação da Microsoft é relevante, uma vez que através
de programação é possível realizar diversos procedimentos automatizados que podem comprometer a
segurança do computador.
o O que é uma macro: uma “macro” nada mais é do que um código de programação gerado
através de uma gravação de cliques dados no programa. Todos os programas do Office
(Word, Excel, PowerPoint, Access) possibilitam a gravação macros.
o Para gravar uma macro, basta colocar para gravar, sair clicando nas opções desejadas e parar
de gravar. No início da gravação, você irá atribuir um atalho no teclado para esta macro, e
após digitar o atalho, todo os cliques gravados serão repetidos. Se você nunca gravou uma
macro, siga os procedimentos abaixo para entendemos o que é uma macro:
4) No campo “Tecla de atalho”, pressione “Shift” e digite “A” (Perceba que o atalho para
“buscar” essa macro será: “Ctrl + Shift + A”)
10) Pronto! Agora vamos parar a gravação. Na mesma aba “Exibição”, selecione “Macro” e
em seguida “ Parar Gravação”:
11) Para “rodar” a sua macro, digite o atalho “Ctrl + Shift + A” e veja que o mesmo passo a
passo será repetido, ou seja, o excel pintará a célula que estiver selecionada de amarelo,
formatará a fonte para negrito e vermelho:
12) Agora o seu arquivo contém uma macro e somente poderá ser salvo como tipo: “Pasta de
trabalho habilitada para macro”
• Pasta de Trabalho do Excel 97-2003: nesta opção, é possível salvar arquivos compatíveis com as
versões anteriores do Excel. Porém, conforme descrito nos itens anteriores, existem fórmulas que foram
disponibilizadas somente a partir da versão 2007. Assim, ao salvar arquivos compatíveis com versões
anteriores, essas novas fórmulas não estarão disponíveis nas versões anteriores, assim como novas
formatações e cores.
Com relação às “extensões”, o Excel recebe a extensão “xls”. A novidade do Office 2007 e 2010 é a letra “x”
no final. Portanto, se a planilha for salva na opção “Pasta de trabalho do Excel” receberá no final da sua
extensão o “x”, ficando “.xlsx”, assim como no Word, onde a extensão agora é “docx”:
A partir da versão 2007 a Microsoft disponibilizou a possibilidade de salvar arquivos em PDF ou XPS através
dos programas do Office.
Arquivos PDF são amplamente utilizados no ambiente corporativo, uma vez que permitem criar uma
“impressão” digital. Ou seja, é uma forma enviar uma visão do arquivo, como se fosse uma impressão no papel,
porém, visualizado diretamente no computador.
Os arquivos em PDF ou XPS não permitem a edição dos dados, somente a visualização (uma vez que imita uma
impressão).
A diferença entre PDF e XPS é que o primeiro é uma marca da empresa “Adobe” e o XPS é uma marca da
Microsoft. É necessário ter instalado no computador um “leitor” de arquivos PDF, sendo que um dos mais
famosos e gratuitos é o “Adobe Reader”. Já, a visualização dos arquivos XPS (marca Microsoft) é realizada
diretamente no Internet Explorer.
Para criar um arquivo, você pode escolher a opção “PDF” dentre os tipos de arquivos possível dentro da opção
“Salvar Como”, ou então:
Vs 2010:
Arquivo >> Salvar e Enviar >> Criar Documento PDF/XPS
Vs 2007:
Opção salvar em está no próprio botão do Office, dentro do “Salvar Como”:
Se esta opção não estiver habilitada, será necessário instalar um suplemento da Microsoft, disponível em
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=pt-br&FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-
b059-a2e79ed87041
Para encontrar este link no Google, digite: “pdf office 2007”
No exemplo acima, a fusão da coluna B com a linha 2 caracteriza a célula B2, e assim sucessivamente.
Observe que neste caso, como estamos selecionando o ponteiro do mouse é uma cruz “cheia”.
Porém, quando falamos exclusivamente de “Arrastar” é quando clicamos no canto inferior direito da célula e
o ponteiro do mouse fica diferente:
O conceito de “Arrastar” é bem mais completo do que o de selecionar. Este conceito será explorado nos
próximos tópicos. Uma das grandes diferenças é a possibilidade de criar listas: por exemplo, nas células H11 e
H12 da planilha “Selecionando Células”, arraste o mês de Fevereiro e veja o resultado:
Com o auxílio da tecla “Ctrl” do teclado e do mouse, é possível selecionar várias células ao mesmo tempo!
Tecla Ctrl: Seleciona um intervalo de células Seleção de células intervalores com o “Ctrl”
Ao selecionar diversas células, podemos, por exemplo, alterar a cor de preenchimento de todas as células
selecionadas ao mesmo tempo:
Há também possibilidade de selecionar LINHAS E COLUNAS INTEIRAS e com o auxílio do teclado, ao apertar a
tecla “Ctrl” e clicar sobre outras colunas conseguiremos selecionar diversas colunas (ou linhas) ao mesmo
tempo. ATENÇÃO: Clique primeiro na LETRA DA COLUNA ou no NÚMERO DA LINHA antes de apertar o CTRL:
Com as três linhas selecionadas (28, 30 e 32), caso seja alterada a cor de preenchimento de qualquer uma
delas, todas receberão a mesma cor:
Com as três colunas selecionadas, deixe o mouse sobre as colunas “D" e "E” para conseguir alterar a largura
da coluna “D” conforme segue:
Veja que após alterar a largura da coluna “D”, as outras duas colunas (“B” e “G”) também tiveram suas larguras
alteradas:
Alguns desses atalhos serão explicitados neste item por uma questão meramente didática. O primeiro deles
possibilita o deslocamento sobre as células.
Em uma planilha em branco, escreva na célula “B2” o nome “João” e na célula “G2” o nome “Maria”:
Agora, para se deslocar entre essas células, estando na célula “G2” aparte “Ctrl” + (seta para esquerda):
Veja que você será direcionado direto para a célula “B2”. Portanto, estando na célula “B2”, aperte “Ctrl” + →
(seta para direita):
Ou seja, com o auxílio da tecla “Ctrl” e com as setas do teclado, você consegue se mover sobre as células que
contém valores, ou então para extremidades de um conjunto de células que estão preenchidas, tal como na
tabela abaixo:
Estando na célula “D2”, ao apertar “Ctrl” + seta para baixo, você será direcionado direto para o “fim” desta
tabela, que será no “Computador”:
Por fim, no mesmo exemplo da tabela acima, caso não haja nenhuma célula preenchida até o fim da planilha
inteira, ao apertar novamente “Ctrl” + seta para baixo, você será direcionado para a última linha da planilha:
Com esses dois atalhos conseguimos nos deslocar pela planilha com extrema rapidez e facilidade.
Além desses, temos ainda outros dois atalhos que possibilitam o deslocamento, quais sejam:
No exemplo abaixo, estamos na célula C1, ou seja, coluna C e linha 1. Podemos observar em qual célula
estamos através da “Caixa de Nome”:
a) Caixa de nome
Na “Caixa de nome” é exibido o endereço da célula. Através dela podemos ir para uma célula
específica digitando o seu “endereço”. Por exemplo, se quiser ir para a célula “B2”, basta digitar “B2”
na caixa de nome e apertar “enter”:
A “caixa de nome” recebe esta descrição não por acaso, eis que é possível dar nomes específicos
às células através dela.
Imagine que você queira chamar a célula B3 de “total”. Para isso, basta ir até a célula B3 e digitar na
“caixa de nome” a palavra “total”:
Após apertar “enter” o nome “total” será conferido à célula B3. Agora, você poderá usar este nome
em fórmulas e também para se deslocar entre as células.
Após nomear uma célula, será possível se deslocar entre as células utilizando as opções dentro da caixa
de nomes. Por exemplo, clique em qualquer célula:
Esse deslocamento também funciona se você estiver em outras planilhas do mesmo arquivo. Clique
na planilha “Deslocando-se” e clique em qualquer célula:
OBS: a referência B3 nunca é perdida, porém, foi adicionado um nome a esta referência.
Gerenciador de Nomes
Para excluir um nome ou editá-lo, acesse a guia “Fórmulas” e a opção “Gerenciador de Nomes”:
b) Barra de Fórmulas
Em uma célula, podemos escrever um texto, inserir um número ou digitar uma fórmula.
Observe que o que está “escrito” na planilha é diferente do que está escrito na “barra de fórmulas”.
Ou seja, na planilha sempre veremos o resultado de uma fórmula, enquanto que na “barra de
fórmulas” veremos a fórmula que compõe o resultado.
Após digitar a fórmula e apertar “enter”, você visualizará na planilha o resultado da operação
matemática e, na barra de fórmulas, o conteúdo da fórmula:
Observe que é possível editar a fórmula na “barra de fórmulas” ou diretamente na planilha. Para isso,
dê um duplo clique com o mouse sobre a célula que pretende editar, ou aperte a tecla “F2” do teclado
sobre a célula que deseja editar:
9. Importância do ESC
O botão ESC deve ser utilizado sempre para desfazer uma digitação, sem a necessidade de utilizar o atalho
CTRL + Z (desfazer) ou a seta “desfazer” .
Na planilha “Importância do ESC” na célula destacada há uma fórmula: 5+5. Nesta mesma célula, escreva a
palavra “Excel” e antes de apertar “Enter” aperte “ESC”. Sua ação será cancelada!
Para criar vínculos entre células, basta inserir igual (=) e em seguida clicar em qualquer célula.
Por exemplo, na planilha “Introdução ao (=)” na célula C32 digite “=B30. Ao realizar este procedimento, tudo
o que você escrever na célula C32 será refletido na célula B30. Veja o exemplo:
OBS: Ao apertar o “=” e em seguida as setas do teclado, você consegue também selecionar células.
O uso do sinal de igual serve também para realizar operações matemáticas entre as células. Por exemplo, na
célula B41 digite “=” e faça a soma entra as células B40 e B39. Ao apertar “enter” o resultado da soma
aparecerá:
Para criar vínculos entre planilhas, basta inserir igual (=) e em seguida clicar em qualquer célula da planilha
desejada.
Pronto! O vínculo entre as planilhas foi estabelecido. Ao alterar o texto da célula C9 da planilha “Vinculo” o
mesmo texto estará também na planilha de origem.
Para criar vínculos entre arquivos repita a mesma ação usada no vinculo entre planilhas. Veja o exemplo
entre o arquivo do curso com o arquivo “LARANJA”:
No arquivo “0 – Doutores do Excel - Básico”, na planilha “Vínculo”, insira na célula “C14” o sinal de igual (=)
e em seguida selecione a célula A2 da planilha “Plan1” do arquivo “LARANJA” e aperte “enter”.
Veja que na barra de fórmulas irá aparecer o nome do arquivo “LARANJA”, o nome da Planilha “Plan1” e
também o nome da célula “A2” que você está vinculando.
Na planilha “Vinculo Nomes”, a tabela abaixo apresenta a quantidade vendida dos produtos no primeiro
trimestre:
Vamos criar três nomes: “total_celular”, “total_tv” e “total_dvd” para as células que possuem essas
informações, ou seja, “B6”, “C6” e “D6” respectivamente:
Atenção! Um nome não pode ser criado com “espaços” . Por esse motivo foi utilizado o “underline” (_) para
separar as palavras:
OBS: Todos os nomes criados ficam armazenados no “Gerenciador de Nomes” dentro da guia “Fórmulas”:
Agora, vamos criar uma tabela que irá conter somente as informações dessas células totalizadoras:
Dica: Para selecionar um nome que já surgiu na célula que você está digitando basta dar um duplo clique com
o mouse ou simplesmente selecionar com as setas do teclado e em seguida apertar “tab”.
Insira respectivamente nas células “B10”, “C10” e “D10” os nomes das células totalizadores:
Observe que na barra de fórmulas aparecerá o nome da célula que está fornecendo a informação.
Por fim, na célula “C12” some em uma célula somente as informações dos totais celular, tv e DVD:
Em suma, ao iniciar o texto em uma célula em Excel com o sinal de“=” você entrará no mundo da lógica,
contas e mágicas do Excel! Se prepare, pois sua vida começará a mudar a partir deste tópico!
• Soma (+)
• Subtração (-)
• Divisão (/)
• Multiplicação (*).
6+6
1+ ∗4
3
Resolvendo antes no “papel”, seguindo a lógica matemática, devemos primeiro resolver o que está na fração,
em seguida fazer a multiplicação e por fim, somar 1 ao resultado. Dessa forma, somaremos 6+6 (dividendo) e
dividiremos por 3 (divisor), que será 4. Depois, multiplicaremos o resultado por 4, que dará 16 e, por fim,
somaremos 1, resultando em 17.
Visando a correta solução da referida expressão matemática, precisamos priorizar as contas no Excel. Temos
que a expressão correta a ser inserida é: =1+(6+6)/3*4
Com isso, informamos que deve ser feito primeiro a soma dos 6, para em seguida continuar a realizar as contas
na lógica matemática.
Para inserir todas as informações possíveis na barra de status, clique com o botão direito do mouse em cima
da barra e selecione as opções que deseja visualizar:
A maioria das pessoas que estão aprendendo a trabalhar com planilhas e fórmulas do Excel somariam um a
um (=A2+B2+C2+D2+E2).
Imagine agora que você tenha que realizar uma conta que envolve mais de 100 células? Calma, não precisa se
desesperar. É para isso que as fórmulas servem, para suprir o trabalho dobrado e economizar tempo.
Na célula “E3”:
5) feche o parênteses;
6) Aperte “Enter”.
=SOMA(A2:E2): Indica que está sendo somado o intervalo das células A2 até E2.
Observação: sinal muito importante dentro das fórmulas executadas é o sinal de dois pontos (:) que carrega o
significado de “até”. Se escrevermos “A2:E2” significa dizer que estamos referenciando as células A2 até E2.
A fórmula de SOMA possibilita, também, somar diversos grupos de células, bastando apertar ponto e vírgula
para separar os grupos (intervalos) de células:
Atenção: para separar o grupo de somas a pontuação de ponto e vírgula (;) deve ser utilizada sempre, pois
ele possibilita a separação dos elementos necessários de cada fórmula. Neste exemplo dado, o sinal de ponto
e vírgula (;) é utilizado para separar os possíveis grupos que você deseja somar ao mesmo tempo.
Também é possível somar dados de um intervalo nomeado. Para isso, vamos criar um intervalo
“Pri_trimestre” que representa as células “B10” até “D10” da planilha “Vínculo Nomes”:
Com o intervalo criado, na célula “B22” da planilha “Fórmula SOMA”, vamos criar somar todo o intervalo,
bastando escrever a fórmula soma e o intervalo a ser somado:
13.Botão Autosoma
OBS: O botão autosoma está disponível na guia “Fórmulas” ou na guia “Página Inicial”:
A diferença principal entre as duas formas (Fórmula x Botão auto-soma) é que, escrevendo diretamente a
fórmula você poderá incluir mais intervalos. Por exemplo, imagine que você queira somar dois intervalos de
valores: somar o que está nas células A1 até A5 e o que está na célula B1 até a B5. Escrevendo diretamente a
fórmula, basta inserir =SOMA(A1:A5;B1:B5). Observe que para separar os intervalos foi utilizado o sinal de
ponto e vírgula.
Através do botão “autosoma” seria impossível conseguir fazer a mesma conta automaticamente.
Ao clicar na seta ao lado do botão autosoma, observe que uma lista de fórmulas é exibida:
Portanto, é possível selecionar outras fórmulas, como Média, Máximo, Mínimo, etc.
14.Formatação de Células
Na guia “Início” (“Página Inicial” Vs. 2010) do Excel estão as funcionalidades mais utilizadas pelos usuários. É
lá que encontramos um resumo das formatações:
2) Clicar nas “setinhas” disponibilizadas nos grupos “Fonte”, “Alinhamento”, etc na guia “Inicio”:
14.1. Bordas
Para aplicar as bordas, deve-se primeiro selecionar a tabela / células que serão formatadas.
Para conseguir criar bordas estilizadas, coloridas e pontilhadas, a melhor opção é acessar a tela “Formatar
Células” (Ctrl + 1) e clicar na guia “Bordas”
Nesta tela, você consegue editar o tipo da borda, inclusive, alterar a cor de uma borda. Por exemplo, para
inserir bordas pontilhadas e vermelhas em uma célula:
Ou seja, primeiro você seleciona o tipo da borda e a cor e, em seguida, informa em qual local da célula deseja
inserir estas bordas
Para alterar a altura de uma linha, siga o mesmo procedimento. Deixe o cursor entre uma linha e outra:
Muitas vezes, ao digitarmos um texto no Excel, percebemos que ele está ultrapassando a largura da célula:
A primeira opção que temos para resolver este problema é alterar o tamanho da largura da coluna:
DICA: para alterar automaticamente o tamanho da largura da coluna ou o tamanho da altura da linha, dê um
duplo clique entre as colunas que deseja alterar. Neste caso, o duplo clique deve ser dado entre a coluna “B”
e “C”:
Essa é a forma mais rápida para fazer com que um texto não ultrapasse o limite da célula. Porém, muitas vezes,
não podemos mexer na largura da coluna, pois essa alteração pode prejudicar, por exemplo, a área de
impressão da planilha.
Assim, existem mais duas ferramentas que otimizam este processo, que são:
Com essa funcionalidade, o Excel irá quebrar as linhas do texto automaticamente, de acordo com a largura da
coluna. Essa funcionalidade está disponível direto na barra de ferramentas:
Doutores do Excel – www.doutoresdoexcel.com.br
Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel
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www.doutoresdoexcel.com.br
Após selecionar esta funcionalidade, o texto da célula será quebrado, conforme a largura da coluna:
Com essa funcionalidade, o Excel irá diminuir o tamanho da fonte automaticamente, fazendo com o texto não
ultrapasse o limite da largura da célula. Esta funcionalidade somente se encontra disponível na tela
“Formatar Célula” (Ctrl + 1).
OBS: A seleção entre “Quebrar Texto Automaticamente” e “Reduzir para caber” são incompatíveis. Ou seja,
somente é possível selecionar uma ou outra:
Após clicar em OK, observe que o texto foi reduzido para que o mesmo se encaixe sobre o tamanho da largura
da célula:
Utilize o “Alt+Enter” se precisar inserir “itens” dentro das células, por exemplo:
Para mesclar a linha de uma tabela, deve-se selecionar as células a serem mescladas e clicar no botão
(Mesclar) da Barra de Ferramentas e selecionar a forma em que deseja mescla-las.
Se você deseja retirar a mescla basta clicar no mesmo botão e desfazer a mesclagem de células.
Mesclar através
Quando precisamos mesclar várias células que são independentes, podemos utilizar a opção “mesclar
através”, disponível dentro do botão “mesclar e centralizar”:
O Excel 2007 e 2010 permitem inserir alguns efeitos de preenchimentos bem interessantes:
Logo após, o conteúdo selecionado estará formatado de acordo com o escolhido como referência.
Geralmente, quando utilizamos o pincel, após selecionar as células que terão suas formatações copiadas,
clicamos somente uma vez no pincel. Dessa forma, a formatação é colada apenas uma única vez. Caso seja
necessário criar mais uma cópia desta formatação, precisamos repetir toda a ação novamente.
Para evitar a repetição de todo o procedimento, ao invés de clicar somente uma vez, dê um duplo clique no
pincel após selecionar as células que terão suas formatações copiadas.
Após clicar sobre a primeira célula que será formatada, o pincel não será “cancelado” possibilitando colar a
formatação por infinitas vezes:
Para formatar o tipo de número ou texto inserido em uma célula, selecione a célula que contenha o valor ou
texto a ser alterado e na aba “Início”, opte pela formatação que deseja inserir, pois nesta guia há diversos
atalhos para formatação de números:
Neste resumo é possível formatar com facilidade os dados, inserir separador de milhares: , aumentar as
casas decimais ou diminuir as casas decimais , etc.
Para formatar o número como “dinheiro”, podemos optar tanto pelo item “Moeda” ou “Contábil”:
Veja que utilizando o modo “Contábil” fica mais fácil a leitura dos números, principalmente, dos milhares e
centenas.
Outra diferença IMPORTANTE entre as duas formatações é que no “contábil”, os zeros são exibidos com um
“-“, e no “Moeda” são exibidos como “R$0,00”. Portanto, o contábil deixa a sua tabela mais limpa:
Porém para formatar os números com maior nível de detalhamento, é preciso a visualização da tela “Formatar
Células” (Ctrl + 1). Em “Formatar Células”, na aba “Número” ao selecionar, por exemplo “Número” a tela será:
Observe que nesta tela temos mais opções de formatação do que na guia “Início”. Por exemplo, para alterar a
formatação dos números negativos, utilize a tela “Números negativos”. Nesta tela, selecione a última opção
(vermelho com um traço):
Isso acontece, pois o Excel entendeu que você digitou um número muito grande: “Cento e vinte e dois bilhões,
duzentos e um milhões, quatrocentos e noventa mil e 1 real e quarenta e nove centavos”.
Assim já é possível visualizar integralmente o número, porém, por padrão, foi inserida automaticamente 2
casas decimais.
A formatação de CNPJ não vem como padrão no Excel. Porém, podemos cria-la na formatação personalizada.
Selecione a célula que está com o CPNJ escrito e entre em “Formatação de Célula” (Ctrl +1)
Na formatação “Personalizada”, cada número deve ser representado com um “0”. Tudo que não for número
deve estar entre aspas.
Após criada, a formatação estará disponível dentro do grupo “Personalizada” na tela “Formatação de
Célula”:
A formatação personalizada pode ser utilizada também para criar exibições “0h”, “0mts”, “0Km”, etc. Por
exemplo, imagine que você trabalhou 3 dias em um projeto, sendo 5 horas no primeiro, 6 horas no segundo
e 10 horas no terceiro dia.
Se você inserir 5h, 6h e 6h no Excel não será possível somar essas horas, uma vez que foi inserida junto a
letra “h”:
Nestes casos, insira somente os números nas células do Excel e formate-os como desejar. Neste caso, a
formatação deve ser 0”h”, conforme segue:
É daí que vem a expressão “zero a esquerda”, pois, numericamente, zero a esquerda não significa nada. Para
conseguir escrever este código com os dois zeros no início basta formatar este célula como “Texto”:
Ou então inserir o apostrofo no inicio do numero: que o Excel já interpretará com sendo
um texto, aceitando os “zeros” no início.
Este atalho funciona como um carimbo. Ou seja, após inserir, a data não é mais alterada. Porém, caso queira
exibir a data atualizada toda vez que abrir a planilha, utilize a fórmula HOJE.
A fórmula AGORA() traz a data e a hora jutos. Para exibir somente a hora, formate a célula como “HORA”:
No Excel, toda a DATA é um NÚMERO que está formatado como data. Por exemplo, insira a data que foi
Ao formatar, você visualizará na célula o número 41802. Para entendermos o que representa este número,
escreva o número “1” em uma célula e formate como “data”. Você chegará na data de 1/1/1900.
Agora, escreva “2” e formate também como data, e o valor será 2/1/1900.
Ou seja, cada número inteiro, o Excel aumenta um dia, sendo que no Excel, as datas começam em 1/1/1900,
logo a data de 31/12/1899 não existe para o Excel.
1) Quantos dias faltam: Se você quiser quantos dias faltam para acontecer algo, basta fazer uma
subtração entre a maior data (início das olimpíadas) e a menor data (data de hoje):
2) Descobrindo em que data irá acontecer um evento: Imagine que precisamos saber qual a data que
irá faltar 100 dias para as olimpíadas começar. Basta subtrair 100 dias da data do início das olimlíadas:
É muito comum o excel formatar datas como textos e textos como números.
Por exemplo, o número 100 formatado como “data” o excel retornará o resultado 09/04/1900.
Para editar a cor de guia das planilhas, basta clicar com o botão direito sobre a planilha que deseja alterar a
cor e selecionar “Cor da Guia”
Por exemplo, a tabela abaixo contém bordas, cores, formatação condicional, entre outras formatações. Para
apagar toda a tabela de uma só vez (incluindo as formatações), utilize o botão “Limpar Tudo”
• Recortar: Ctrl + X
• Copiar: Crtl + C
• Colar: Ctrl + V
a) Copiar fórmulas: O Excel trabalha de forma diferenciada ao copiarmos fórmulas. Veja este exemplo:
1) Neste primeiro exemplo, foi selecionada uma célula que contém o valor 10, ou seja, não há nenhuma
fórmula na composição deste valor. Como já estudado em tópico anterior, é possível identificar esta
composição através da barra de fórmulas:
Barra de
fórmulas
Voltando à célula B12, como esta é composta somente de números e não de fórmulas, ao copiar e
colar seu conteúdo, o Excel apresenta o resultado que já nos é esperado, ou seja, uma cópia do número
10:
Após colar, o resultado obtido será “0”. Ou seja, o que foi copiado e colado foi a fórmula que estava na célula
D12 e não o resultado da fórmula (veja a barra de fórmula).
Observe que a nova fórmula colada na célula D15 é: B15+C15, ou seja, fazendo uma “leitura” da fórmula,
observamos que estamos na quarta coluna da planilha (coluna D) e a fórmula está informando que somará o
resultado das células que se encontram nas 2 colunas antes da D (coluna B e C).
Se estamos copiando uma fórmula, o Excel entenderá que desejamos fazer a mesma fórmula em outro lugar!
Ou seja, o Excel copia o raciocínio que utilizamos na fórmula.
Assim, na célula “D15”, onde a fórmula foi colada, o Excel está fazendo a mesma coisa: somando os valores
das duas células ao lado. Ou seja, colamos a fórmula na coluna “D” correto? Duas colunas antes da coluna D é
a coluna C e B, correto? Como não temos nenhum nas células C1 e B1, o resultado da soma entre essas duas
células foi zero!
Inicialmente isso pode parecer confuso, mas é uma das inteligências do Excel. Observe como essa
funcionalidade trabalha a nosso favor sem ao menos percebemos:
Na tabela acima foi escrita uma fórmula para somar o resultado das células imediatamente acima da célula
onde foi inserida a fórmula, ou seja, a fórmula de SOMA foi escrita na célula C29, e a fórmula está somando as
células C24 até C28.
Se você deseja fazer a mesma conta para as demais colunas, não será necessário reescrever todas as
fórmulas! O Excel está preparado para copiar e colar fórmulas de uma maneira diferente, conforme descrito
no tópico acima! Ou seja, ele irá “alterar” as fórmulas para suprir nossa necessidade:
Viu como é simples! A explicação pode parecer confusa, mas na prática, essa é uma das mágicas do Excel.
b) Recortando fórmulas: Depois de entender a lógica que o Excel utiliza quando se copia fórmulas, a
funcionalidade de recortar ficará mais fácil.
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Conforme visto, ao copiar uma fórmula o Excel altera o conteúdo desta para se adaptar às necessidades do
usuário. Já no que diz respeito ao ato de recortar, além dessa alteração na fórmula não acontecer, o conteúdo
da fórmula é transferido para outro lugar, obedecendo a lógica da funcionalidade “recortar”, que deve ser
entendida com o “MOVER”:
Os exemplos para recortar devem ser realizados na tabela das colunas “I” até “K” da planilha “Copiar e
Recortar”.
Antes de começar, veja que a célula “K20” contém uma fórmula que soma as duas colunas anteriores:
Agora, recorte (Ctrl + X) o número “10” da célula “I12” e cole na célula “I15”?
Perceba que ao recortar, a célula “I12” é literalmente deslocada para a célula “I15”. A novidade é que as
fórmulas que referenciam esta célula também são alteradas. Perceba que a célula “K12” continua com
resultado “20”. Isso acontece, pois a fórmula que estava nesta célula foi alterada, pois a célula que ela estava
somando foi movida para outro local. Observe como a formulada célula “K12” está:
Agora, recorte este valor total da célula “K12” para e cole na célula “K18’:
Novamente, o valor (resultado) da fórmula não foi alterado. Para entender, lembre-se do conceito “MOVER”,
ou seja, a célula K12 foi movida para K18, portanto, neste caso, a fórmula não deve ser alterada:
Quanto se fala em “arrastar” quer dizer que vamos clicar na parte de baixo da célula, do lado direito e mover
o cursor. Ou seja, precisamos clicar no quadradinho que está no canto inferior direito da célula e arrastar:
Ao passar o mouse nesta parte da célula, o cursor do mouse assumirá a imagem de uma cruz.
1) Copiar e colar: é exatamente a mesma coisa de copiar e colar, ou seja, quando arrastamos estamos
copiando as células e colando para o local que estamos arrastando.
No exemplo abaixo, foi selecionada somente a célula que contem o número 2 e arrastada:
Neste exemplo, foi dada a lógica para o Excel 1 e 2, qual seja, somar UM número. Ao selecionar as duas células
com a sequencia lógica (1,2), o Excel entendeu que você quer seguir a mesma lógica (somar UM número).
Neste exemplo, foi dada a lógica para adicionar sempre 2 números (2,4,6...). A lógica dada ao Excel foi 2 e 4,
ou seja, somar sempre 2. Assim, se selecionarmos as células com a sequencia e depois arrastar a A2 até a A8,
o resultado será o apresentado a seguir:
Portanto, a funcionalidade de arrastar sempre irá funcionar após informar ao Excel qual é a lógica numérica
que você deseja.
Selecione as quatro células (0,1,0,2) e arraste para o lado direito até a coluna J.
Veja:
3) Lista de Sequencias : Além da lógica numérica, há listas sequencias com nomes. No Excel, existem 4 listas
padrões referentes aos meses e dias da semana:
• Mês Completo
• Mês Abreviado
• Dia da semana completo
• Dia da Semana abreviado
Após arrastar
Uma lista que não vem por padrão no Excel é o abecedário. Por exemplo, ao inserir a letra “A” e em seguida a
letra “B”, observe que o Excel, não continua este abecedário:
Clique em “Avançado” (1), role a página até o final Clique em “Mais Usados” clique em “Editar Listas
(2) e clique em “Editar Listas Personalizadas” (3) Personalizadas:
Também é possível acessar a opção “Editar Listas Personalizadas” através do botão “Personalizar Classificação”
Na tela que se abrir, clique em “Nova Lista”. Depois, escreva sua lista, sempre apertando “enter” para separar
os argumentos. Por fim, clique em “Adicionar” e depois em “OK”.
Agora, insira a letra “a” e arraste a célula. Veja que o abecedário será completado automaticamente:
No exemplo abaixo, observa-se uma tabela com valores unitários de produtos, quantidades vendidas e o valor
total. Observe, que a célula C8 apresenta uma fórmula SOMA(C2:C5), ou seja, ela está somando os valores
totais da tabela:
Veja que, se copiarmos a célula C8 (Vendas totais) para a célula C9, o resultado será R$8.635,00.
Isso aconteceu pois, ao copiarmos uma célula para baixo, o intervalo dentro da fórmula também foi alterado
uma célula para baixo, conforme visualização:
A forma correta de utilização do cifrão ($) é inseri-lo ANTES DA COLUNA (letras) e/ou ANTES DA LINHA
(números).
Inicialmente, vamos somente fixar as linhas da fórmula da célula “C8”:=SOMA(C$2:C$5). Na primeira célula,
ao inserir os cifrões e arrastar novamente a fórmula para baixo, veja que o resultado agora será é o mesmo:
Isso foi possível em decorrência de termos fixado na fórmula as linhas. Logo, se estamos arrastando para a
linha de baixo, o resultado da fórmula não será alterado.
Porém, se a fórmula que está na célula “C8” for arrastada para o lado direito (uma coluna), o resultado da
fórmula será zero:
Ou seja, como as colunas não estão fixas “=SOMA(C$2:C$5)”, ao arrastar a fórmula para o lado, o intervalo
será alterado para “=SOMA(D$2:D$5)”, pois agora a soma é referente a coluna “D” e não mais “C”.
Para que esta conta ainda continue puxando as informações do intervalo C2:C5 será preciso “travar” também
as colunas desse intervalo com o cifrão ($). A fórmula da célula “C8” precisa ser assim descrita:
=SOMA($C$2:$C$5)
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Agora, ao arrastar a fórmula (ou copiar e colar) para a direita (uma coluna), veja que o resultado ainda
continuará a ser R$10.636,00:
Atalho: A tecla “F4” insere os cifrões automaticamente quando estamos escrevendo ou editando uma fórmula.
Neste caso, deseja-se calcular o valor total para todas as quantidades, com base no valor unitário de R$2,33.
Multiplicando-se a quantidade pelo valor unitário, chegaremos no valor total. Porém, ao arrastar a fórmula
para todas as células, alguns erros acontecerão:
Veja que esta sendo multiplicado 9 quantidades pela célula “valor total”, resultando num erro de Valor, uma
vez que não é possível multiplicar um número por um texto.
Assim, neste exemplo, a célula “Valor unitário” deve ser sempre a base para a multiplicação. Ou seja, ao
arrastarmos a fórmula, essa célula não pode ser alterada. Por esse motivo, precisamos travar a célula B17.
Obs: Devemos travar a célula na primeira fórmula que fizemos, na célula “B20” em seguida arrastar para
todas as células
18.Colar Especial
A ferramenta “Colar Especial” é muito útil no Excel. Esta ferramenta somente se encontra disponível a medida
que copiamos algum dado, uma vez que seu objetivo é colar as informações.
Celular TV DVD
Jan 4023 234 392
Fev 2941 203 234
Mar 4021 124 103
Total 10985 561 729
OBS: Na linha totalizadora possuímos fórmulas que somam as três linhas superiores.
Conforme mencionado, para conseguir trabalhar com essa ferramenta, primeiramente você precisa copiar a
informação que deseja colar. Neste caso, inicie copiando a tabela inteira, em seguida, selecione uma célula
na qual deseja colar esta tabela:
Vamos exemplificar somente algumas funcionalidades desta ferramenta, uma vez que existem diversas opções
quando acessamos esta tela.
18.1. Valores
A opção “Valores” é responsável por colar somente os valores das células e possui 2 funcionalidades:
Observe que ao “colar especial valores”, somente os números serão colados, sem nenhuma fórmula:
Veja que a linha totalizadora agora não é mais uma fórmula, e sim, um número. Ou seja, a fórmula foi retirada:
Nas versões 2010 ou 2013, é possível acessar a opção “colar valores” através do botão direito do
mouse, sob opção:
Atalho na versão 2010 ou 2013 para “colar especial valores”: CTRL + V → CTRL → V
18.2. Formatos
A opção “Colar Especial Formatos” possui comportamento igual ao do “Pincel”, ou seja, somente cola a
formatação.
Neste exemplo, nossa tabela possui formatação de bordas e destaque no cabeçalho. A tabela abaixo, que só
possui os valores, receberá a mesma formatação (copar >> colar especial >> formatos):
Nas versões 2010 ou 2013, é possível acessar a opção “colar formatos” através do botão direito do
mouse, sob opção:
E veja o resultado:
18.4. Transpor
Esta é uma das mais importantes opções dentro da tela “Colar Especial”. O “transpor” permite transformar
tudo que é linha em coluna e coluna em linha.
Ao copiar este intervalo de células as quais estão escritas os meses e colar na célula “D2”, veja o que acontece:
Os meses das linhas foram transformados em colunas! Também é possível transformar colunas em linhas!
Selecione as colunas que estão com os meses e copie. Em seguida, cole especial valores no campo indicado:
A transposição também pode ser feita em uma tabela inteira. Por exemplo, utilizando a tabela dos exemplos
anteriores, ao copiar e colar valores, observe que tudo que era linha foi transformado em coluna e vice-versa:
Nas versões 2010 ou 2013, é possível acessar a opção “Transpor” através do botão direito do mouse,
sob opção:
18.5. Multiplicação
A opção “Colar Especial: Multiplicação” pode ser bastante útil quando precisamos transformar números que
estão formatados como texto em números.
Muitas vezes, ao exportar dados de um sistema SAP, MICROSIGA, etc há informações numéricas que são
extraídas em formato de texto, impossibilitando diversos cálculos lógicos.
Existem algumas maneiras para descobrir se as células estão formatadas como texto:
• Por padrão universal, tudo que é texto é alinhado à esquerda, e tudo que é número é alinhado à
direita:
Para transformar textos em números é necessário forçar uma conta matemática com a informação. Por
exemplo, multiplicar uma a célula por 1:
Forçando a multiplicação
Ao forçar uma conta, esta data será transformada em número . Em seguida, é só formatar este número com
o formato data como data:
Para conseguir fazer a conta em todas as colunas e transformar A PRÓPRIA COLUNA com um valor numérico,
vamos forçar uma multiplicação diretamente na coluna utilizando o opção “Colar especial Multiplicação”:
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Pronto, forçamos uma multiplicação em em todas as células, transformando os valores de texto em valores
numéricos, bastando em seguida formatar a coluna como data:
É possível editar a barra de ferramentas de acesso rápido e disponibilizar os botões e ações que mais
utilizamos no dia a dia.
Um exemplo bastante prático é disponibilizar a opção “Colar Especial Valores” nesta barra. Assim, ao copiar
algum dado, para colar especial valores, basta clicar no botão que já estará na barra.
Em seguida, na tela de opções, no campo “Escolher comandos em:” selecione “Todos os Comandos”
Imagine que você deseja ficar “indo e voltando” entre a célula “A6” da planilha “Ir para + selecionar especial”
(célula amarela) e a célula “C10” da primeira planilha “Diferenças 2007 e Anteriores”.
1) Na planilha “Ir para + selecionar especial”, aperte F5 e digite o primeiro endereço de referência,
célula A6 e clique em “OK”
Pronto! Agora basta apertar F5 e enter! A última célula selecionada estará guardada na tela “ir para”
DICA: se você utilizar nomes das células, também poderá se deslocar facilmente, bastando digitar o nome da
célula que deseja selecionar (após apertar F5).
1) Selecione as células
2) Digite “b”
3) Aperte CTRL + ENTER
2) No botão “Localizar e Selecionar”, clique sob a opção “Ir para Especial” (ou então, aperte F5 em
seguida clique em Especial)
Para isso:
Caso queira incluir mais de uma linha, selecione a quantidade de linhas que deseja inserir e repita a operação:
Para inserir colunas, o caminho é o mesmo. Selecione a coluna desejada e clique com o mouse do lado direito
e em seguida clique em “Inserir”:
Caso queira incluir mais de uma coluna, o processo é o mesmo apresentado para linhas, porém, deve-se
selecionar as colunas.
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Atalhos no teclado
Atalhos no teclado
Para ocultar uma ou mais colunas, clique na(s) letra(s) da(s) coluna(s) ou no(s) número(s) da(s) linha(s) que
deseja ocultar. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “Ocultar”.
Selecione as linhas e/ou colunas das extremidades das informações ocultas. Por exemplo, se as linhas 35 e 36
estão ocultas, para reexibir você deve selecionar as linhas 34 e 37, clicar com o botão direito do mouse em
cima desta seleção e escolher a opção “Reexibir”. Observe:
Reexibindo:
Caso deseja reexibir as colunas “C” e “D”, selecione as colunas “B” e “F”, clique acima das letras selecionadas
com o botão direito e clique em “Reexibir”.
Se você desejar inserir uma nova planilha, clique no botão posicionado no final da lista de planilhas:
Ou então clique com o botão direito do mouse em cima da aba. Uma barra de ações abrirá com a opção
“Inserir...”. Basta clicar na opção que automaticamente uma nova planilha aparecerá na guia.
Porém, atenção! Ao excluir uma planilha, a função “desfazer” não funcionará. Portanto, tenha certeza que
você quer realmente excluir, pois esta ação não poderá ser revertida!
O Excel inclusive informa que esta ação é irreversível com a seguinte mensagem:
Na versão 2013, para acessar a primeira ou a última planilha, clique sobre as setinhas com a tecla CTRL
apertada:
Nas versões 2010 e 2007 existem mais 4 setinhas, cuja as extremas selecionam a primeira e a última planilha.
Também é possível exibir uma lista vertical das planilhas contidas no arquivo para facilitar a busca de uma
planilha específica. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre as setinhas de deslocamento das
planilhas:
Perceba que o ponteiro do mouse receberá um sinal de “+”, indicando que esta planilha será copiada.
Se preferir, você também pode usar a funcionalidade “Mover ou Copiar”. Para isso, clique com o botão direito
do mouse sobre a planilha a ser copiada e selecione “Mover ou Copiar”.
Na próxima tela, você deverá deixar selecionada a opção “Criar uma Cópia”:
Para reexibir uma planilha é só repetir a ação selecionando a opção “Reebixir” e selecionar qual planilha
deseja reexibir (deve ser reexibida somente uma planilha por vez):
Com a planilha “Grupos de Planilha (1)” selecionada, aperte CTRL e clique sobre a planilha “Grupos de
Planilhas (2)”
Repare que no momento em que você clica sobre outra planilha aparece a palavra [grupo] na barra superior
(a qual aparece o nome do arquivo que está aberto):
Este comando possibilita que as ações realizadas em uma planilha sejam refletidas nas planilhas que estão
selecionadas dentro do [grupo]. Por exemplo, estando na planilha “Grupos de Planilhas (1)”, pinte a célula
“B12” destacada:
Após pintar, clique sobre a planilha “Grupos de Planilhas (2)” e observe que a célula “B12” da planilha “Grupos
de Planilha (2)” também já estará pintada:
Da mesma forma, se na planilha “Grupos de Planilhas (2)” você escrever seu nome, o mesmo acontecerá na
planilha anterior.
A funcionalidade ajuda a ganhar tempo no seu dia a dia, entretanto, utilize-a com moderação, pois o Excel não
emite nenhuma mensagem informando que você está trabalhando com planilhas agrupadas.
Por exemplo, ao apagar o conteúdo da célula “A1” de uma planilha agrupada, todos os conteúdos das células
“A1” das demais planilhas agrupadas serão também excluídos, sem que nenhuma mensagem apareça.
23.1. Como identificar que você está trabalhando com grupo de planilhas
Há duas formas de identificação de planilhas agrupadas:
Para executar o comando de classificação, é muito importante que, primeiramente, você selecione a tabela
inteira a qual estão armazenados os dados que queira classificar.
Com base na planilha do curso, imagine que você deseja organizar os dados da planilha “Dados de Venda” de
forma que, primeiramente, as Regiões estejam dispostas em ordem crescente seguida pela data da venda.
Comece selecionando todos as colunas as quais serão reordenadas. Em seguida, na guia “Início”, clique em
“Classificar e Filtrar” e selecione “Personalizar Classificação”
O menu de personalização será apresentado e você poderá selecionar a coluna que deseja organizar. No caso,
selecionamos a coluna de “Região” resultando na organização dos elementos por ordem crescente:
Se desejar organizar mais elementos é só voltar ao menu e optar pelo comando “Adicionar Nível”.
Abaixo um exemplo de duas colunas organizadas através deste comando, Regiões e Data da Venda:
25.Filtro
A função “Filtro” adicionará filtros a sua planilha facilitando assim a pesquisa de qualquer item dentro do seu
banco de dados.
Para utilizar o filtro, você precisa ter uma tabela preenchida sendo que a primeira linha desta tabela deve ser
um cabeçalho. Importante salientar que sua tabela não pode conter células mescladas, pois dessa forma o
filtro não funcionará corretamente.
Utilizando o Filtro:
A utilização do filtro mudou! Antes, na versão 2003, para selecionar um dado bastava clicar na seta do filtro
selecionar a informação desejada que a tabela já era filtrada. Agora, na versão 2007 é necessário
“deselecionar” todas as opções para em seguida selecionar o que deseja filtrar.
Você pode identificar facilmente se uma planilha está com filtros aplicados ou não. Atente-se a cor das linhas
de sua planilha! Se os números estiverem azuis, indica que a planilha contém filtros aplicados. Ou também,
um mini funil aparece na seta do cabeçalho que está filtrado:
Limpando os Filtros:
Para limpar o filtro, selecione novamente a opção “(Selecionar tudo)” para voltar com os dados que estavam
ocultos, ou clique sobre a opção :
Se mais de uma coluna estiver filtrada, é possível retirar todos os filtros de uma só vez, basta clicar no botão
“Limpar” ao lado do “Filtro” na guia “INÍCIO” e todas as informações estarão dispostas novamente.
Agora, na coluna onde as células foram pintadas (“E”), clique sobre o filtro e selecione “Filtrar por Cor”:
Por exemplo, na coluna “A” da Planilha “Dados de Vendas”, contém um texto (nome dos produtos). Assim, no
filtro desta coluna estará disponível a opção “Filtros de Texto”:
Na coluna “C” temos as quantidades vendidas. Portanto, é uma coluna que armazena “Números”, estando
disponível os “Filtros de Números” e suas opções:
Por fim, na coluna “F” estão as datas das vendas, estando disponível os “Filtros de Datas”, com diversas opções
muito interessantes:
• Congelar Linha Superior: ao apertar nesta opção, a primeira linha que você está visualizando na tela
será sempre congelada. Portanto, é uma opção bastante prática e rápida.
• Congelar Primeira Coluna: segue o mesmo conceito da anterior, porém, irá fixar a primeira coluna
visível.
• Congelar Painéis: essa opção será utilizada quando for preciso fixar uma linha específica e uma coluna
específica. Para isso, preste atenção no desenho que está nesta opção:
O desenho indica que, a partir da célula selecionada, tudo que estiver “atrás” (esquerda) e tudo que estiver
acima será congelado.
Assim, para deixar congelada ao mesmo tempo a primeira coluna (A) e a primeira linha (1), selecione a célula
“B2”.
Ou seja, a partir da célula “B2”, tudo que estiver “atrás” (coluna A) será congelado, assim como, tudo que
estiver acima será congelado, no caso, a linha 1.
Descongelando a Tela
Para descongelar a tela, basta selecionar novamente na guia “Exibição”, clicar na opção “Congelar Painéis” e
dentro desta opção já estará “Descongelar Painéis”:
A guia “Exibição” traz diversos botões que nos auxiliam muito! Podemos visualizar vários arquivos ao mesmo
tempo, organiza-los rapidamente na tela automaticamente, visualizar parte de um arquivo, salvar as formas
de visualização, retirar as linhas de grade, etc.
2010 2007
Este botão deixa o maior zoom possível (aumento de tela) nas células selecionadas. Está disponível também
ao lado deste botão a opção para voltar com zoom 100%.
28.5. Salvar a forma de exibição dos arquivos (somente versões 2007 e 2010)
Se você quiser trabalhar sempre com os dois arquivos abertos na posição seleciona no tópico anterior,
basta salvar este espaço de trabalho. Para isso, aperte o botão de mesmo nome:
Agora, para abrir os dois arquivos ao mesmo tempo, abra diretamente este arquivo salvo!
Após clicar neste botão, o arquivo já foi dividido. Para visualizar as duas telas juntas, utilize a opção
“Organizar Tudo”.
Para quem trabalha com 2 monitores, exibir o arquivo 1 na tela da esquerda e o arquivo 2 na tela da direita
era uma tarefa bem “chata” e difícil, pois seria necessário estender o Excel nas duas telas, depois dividir...
Bem complicado!
Na versão 2013, essa dificuldade já não existe mais. Ao abrir 2 arquivos, veja que temos como se fosse 2
Excel abertos ao mesmo tempo:
Assim, quem trabalha com 2 monitores ao mesmo tempo, a tarefa para exibir o arquivo 1 na tela da
esquerda e o arquivo 2 na tela da direita é muito fácil, bastando “arrastar” um para cada lado.
29.1. Localizar
Nesta tela, basta inserir o termo que você está procurando e clicar em “Localizar próxima”.
Utilize o botão “Localizar Tudo” para que seja exibida uma lista de todas as ocorrências encontradas. Aumente
o tamanho da janela para visualizar mais resultados de uma só vez:
Isto acontece porque o Excel procura o valor dentro da fórmula. Ou seja, neste exemplo, a fórmula que está
na coluna “Valor da Venda” é a multiplicação entre a quantidade x valor unitário “=C10*D10”. Portanto, não
está escrito na fórmula o número 153, sendo este o resultado da fórmula.
Será preciso então alterar o tipo de dado a ser examinado, de “fórmula” para “valores”, dentro de “Opções”:
Dica: Dentro de “Opções” também é possível alterar o campo “Em” para Pasta de Trabalho, assim o Excel
procurará o termo em todas as planilhas do arquivo, e não somente na planilha ativa!
29.3. Substituir
Na mesma tela, está disponível a aba “Substituir”:
Atenção ao usar essa opção, pois, por padrão, o Excel irá substituir todo o conteúdo da célula, conforme
exemplo:
Para substituir, inicie selecionando a coluna que deve receber a substituição, no caso a coluna “A”. Em seguida,
abra a tela “Localizar e Substituir” (Ctrl + l) e indique nos campos:
Localizar: “Dor”
Dorflex
DorflexFlex
Como nossa intenção era alterar somente os produtos “DOR”, deveríamos ter marcado a opção “Coincidir
conteúdo da célula inteira” dentro da aba “Substituir”.
Para corrigir, cancele a última substituição na seta “voltar” e repita o processo, mas dessa vez, com a
opção “Coincidir conteúdo da célula inteira” marcada:
30.Dicas de Impressão
Para conseguir imprimir de forma fácil e rápida sua planilha, há algumas ferramentas bem úteis para o nosso
cotidiano, dentre elas:
1) Normal;
2) Layout da Página;
3) Visualização da Quebra de Página .
Iniciaremos a explicação pelo modo de exibição “Layout da Página”, onde é possível visualizar a planilha como se o
Excel fosse uma tela do Ms. Word. Nesta tela vemos como a planilha será impressa e também podemos editar os
cabeçalhos de forma muito mais rápida:
Para sair da edição do cabeçalho, basta clicar em alguma célula de sua planilha.
Ainda falando sobre o cabeçalho, perceba que quando você clica dentro do cabeçalho, surge no canto superior
direito da planilha a guia “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé”, contendo uma subguia denominada “Design”., onde
você consegue editar o cabeçalho, inserir e editar uma imagem.
Para mudar a cor do texto, basta selecionar a guia “Inicio” e trocar a cor do texto como você já verificou
anteriormente.
Editando o cabeçalho será possível inserir, por exemplo, a data e hora que a planilha foi impressa. Para isso, na parte
superior esquerda, ao ingressar no cabeçalho, clique na guia “Desing” e em seguida em “Data Atual”:
Você também pode inserir o logo da sua empresa na parte esquerda do cabeçalho. Para isso:
Assim, para visualizar a imagem, basta clicar novamente sobre uma célula de sua planilha:
4) Observe que o logo ficou maior do que o cabeçalho. Assim, para editar esta imagem, clique sobre a imagem
e dentro das “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé”, e em “Design”, clique na opção “Formatar Imagem”:
6) Você também conseguirá editar de forma padronizada a cor da sua imagem. Geralmente, o logo deve ficar
um pouco “desbotado”. Para isso, dentro de “Formatar Imagem”, clique sobre a aba “Imagem”. Lá você encontrará
as opções de cores da sua imagem. Clique sobre a opção “Cor” e selecione “Desbotado”.
7) Para ver o efeito, não se esqueça de que você deve clicar sobre uma célula da sua planilha para sair da edição
do cabeçalho:
2) Após clicar no rodapé, na guia “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé”, dentro de “Design” clique sob a opção
“Número de Página;
3) Perceba que o Excel escreveu “&[Página]”. Para conseguir visualizar o número da página, clique sobre uma
célula da planilha:
Após clicar sob a opção “Numero de página”, digite “ de” e clique na opção “Numero de páginaS”
Na versão 2007, a opção “Visualização de Impressão” deve ser acessada através do botão do Office, na lista de opções
“Imprimir” :
Nesta tela você consegue ajustar de forma rápida a quebra de página. Noexemplo acima, perceba que há uma coluna
que está sendo impressa em outra página. Uma forma prática para ajustar esta impressão para somente uma página,
é arrastar a quebra de página para o canto direito da folha:
A “mágica” que o Excel faz é diminuir % do tamanho de impressão fazendo com que na impressão a fonte apareça
menor.
Na guia “Layout de Página” dentro da opção “Área de Impressão” clique em “Definir área de impressão”
Para alterar a orientação da sua folha de “retrato” para “paisagem”, na guia “Layout da Página”, clique sob
“Orientação” e selecione “retrato” ou “paisagem”:
Trata-se da possibilidade de configurar sua planilha para que o cabeçalho de sua tabela sempre seja impressa na
linha superior de cada folha. Para isso, na guia “Layout da Página” selecione “Imprimir Títulos”:
Na tela que se abrir, clique no campo “linhas a repetir na parte superior”. Agora, basta clicar sob a primeira linha de
sua planilha e apertar “OK”:
Pronto, ao visualizar a impressão, poderá notar que a primeira linha sempre será repetida em todas as páginas:
• Resumo dos principais atalhos (para Excel instalado no idioma Português – Brasil)
Atalho Função
Ctrl + X Recortar
Ctrl + C Copiar
Ctrl + V Colar
Ctrl + Alt + V Colar Especial
Ctrl + “+” Inserir linha/coluna
Ctrl + “-“ Excluir Linha/Coluna
Ctrl + N Negrito
Ctrl + S Sublinhado
Ctrl + I Itálico
Ctrl + 1 Tela Formatar Célula
TECLA DESCRIÇÃO
CTRL+SHIFT+$ Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses)
CTRL+SHIFT+! Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores
negativos.
CTRL+SHIFT+* Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas vazias).
Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro.
CTRL+SHIFT+" Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+Menos (-) Exibe a caixa de diálogo Excluir para excluir as células selecionadas.
CTRL+` Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha.
CTRL+' Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+6 Alterna entre ocultar objetos, exibir objetos e exibir espaços reservados para objetos.
CTRL+D Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo
selecionado nas células abaixo.
CTRL+F Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada.
SHIFT+F5 também exibe essa guia, enquanto SHIFT+F4 repete a última ação de Localizar.
CTRL+SHIFT+F abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada.
CTRL+H Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Substituir selecionada.
CTRL+K Exibe a caixa de diálogo Inserir Hiperlink para novos hiperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hiperlink para
os hiperlinks existentes que estão selecionados.
CTRL+R Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um
intervalo selecionado nas células à direita.
CTRL+B Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual.
CTRL+V Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível
somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula.
CTRL+ALT+V exibe a caixa de diálogo Colar Especial, disponível somente depois que você recortar ou
copiar um objeto, textos ou conteúdo de célula em uma planilha ou em outro programa.
CTRL+Z Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada.
CTRL+SHIFT+Z usa o comando Desfazer ou Refazer para reverter ou restaurar a correção automática
quando Marcas Inteligentes de AutoCorreção são exibidas.
Teclas de função
TECLA DESCRIÇÃO
TECLAS DE Move uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita na planilha.
DIREÇÃO CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de dados atual em uma planilha.
SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma célula.
CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna
ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula
preenchida.
SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a guia à esquerda ou à direita quando a Faixa
de Opções está selecionada. Quando um submenu está aberto ou selecionado, essas teclas de direção alternam
entre o menu principal e o submenu. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas
navegam entre os botões da guia.
SETA PARA BAIXO ou SETA PARA CIMA seleciona o próximo comando ou o comando anterior quando um menu
ou submenu está aberto. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas navegam para
cima ou para baixo no grupo da guia.
Na caixa de diálogo, as teclas de direção se movem entre opções em uma lista suspensa aberta ou entre opções
em um grupo de opções
SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista suspensa selecionada.
BACKSPACE Exclui um caractere à esquerda na Barra de Fórmulas.
Além disso, desmarca o conteúdo da célula ativa.
No modo edição de célula, ele exclui o caractere à esquerda do ponto de inserção.
DELETE Remove o conteúdo da célula (dados e fórmulas) das células selecionadas sem afetar os formatos de célula ou os
comentários.
No modo edição de célula, ele exclui o caractere à direita do ponto de inserção.
END Move para a célula no canto inferior direito da janela quando SCROLL LOCK está ativado.
Também seleciona o último comando no menu quando um menu ou submenu fica visível.
CTRL+END move para a última célula na planilha, na linha usada mais abaixo da coluna usada mais à direita. Se
o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto.
CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior direito).
Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de fórmulas da
posição do cursor até o final — isso não afeta a altura da barra de fórmulas.
ENTER Conclui uma entrada de célula da célula ou da Barra de Fórmulas e seleciona a célula abaixo (por padrão).
No formulário de dados, ele move para o primeiro campo no próximo registro.
Abre um menu selecionado (pressione F10 para ativar a barra de menus) ou executa a ação para um comando
selecionado.
Na caixa de diálogo, ele executa a ação do botão de comando padrão na caixa de diálogo (o botão com o
contorno em negrito, geralmente o botão OK).
ALT+ENTER inicia uma nova linha na mesma célula.
CTRL+ENTER preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual.
SHIFT+ENTER conclui uma entrada de célula e seleciona a célula de cima.
ESC Cancela uma entrada na célula ou na barra de fórmulas.
Fecha um menu ou um submenu, uma caixa de diálogo ou uma janela de mensagens aberta.
Também fecha o modo de exibição de tela inteira, quando esse modo está aplicado, e retorna ao modo de
exibição de tela normal para exibir novamente a faixa de opções e a barra de status.
HOME Move para o início de uma linha em uma planilha.
Move para a célula no canto superior esquerdo da janela quando SCROLL LOCK está ativado.
Seleciona o primeiro comando no menu quando um menu ou submenu fica visível.
CTRL+HOME move para o início de uma planilha.
CTRL+SHIFT+HOME estende a seleção de células até o início da planilha.
PAGE DOWN Move uma tela para baixo na planilha.
ALT+PAGE DOWN move uma tela para a direita na planilha.
CTRL+PAGE DOWN move para a próxima planilha na pasta de trabalho.
CTRL+SHIFT+PAGE DOWN seleciona a planilha atual e a próxima planilha na pasta de trabalho.
PAGE UP Move uma tela para cima na planilha.
ALT+PAGE UP move uma tela para a esquerda na planilha.
CTRL+PAGE UP move para a planilha anterior na pasta de trabalho.
CTRL+SHIFT+PAGE UP seleciona a planilha atual e a anterior na pasta de trabalho.
BARRA DE Em uma caixa de diálogo, executa a ação para o botão selecionado ou marca uma caixa de seleção.
ESPAÇOS CTRL+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma coluna inteira na planilha.
SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma linha inteira na planilha.
CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a planilha inteira.
ALT+BARRA DE ESPAÇOS exibe o menu Controle para a janela do Microsoft Office Excel.
MÓDULO2:
EXCEL AVANÇADO
O Excel está pronto para trabalhar com dados ESTRUTURADOS que são dados que crescem para baixo. Ou
seja, um novo registro deve ser cadastrado em UMA NOVA LINHA.
Se para um novo registro é necessário criar NOVAS COLUNAS, esse é um indicador que sua planilha está
DESESTRUTURADA.
Quais são as informações estão dispostas no RELATÓRIO? Descreva uma em cada linha
• Produto
• Meses
• Qtde Vendida
• 3
Se precisamos criar UMA NOVA COLUNA para registrar uma nova ocorrência, este formato está:
• DESESTRUTURADO
A principal ferramenta de análises do Excel, a Tabela Dinâmica, foi preparada para trabalhar com dados
estruturados. É dentro da Tabela dinâmica que você irá “desestruturar” os dados, pois você consegue criar
uma tabela desestruturada dentro da própria tabela dinâmica:
2. Introdução às Fórmulas
As Fórmulas no Excel determinam como deve ser calculado e/ou comparado o conteúdo de uma célula. Além
disso, as fórmulas automatizam e conferem dinamismo ao seu trabalho.
As fórmulas podem ser utilizadas para a realização de simples contas aritméticas ou até mesmo funções
estáticas.
Tomemos como exemplo a função SOMA que foi aprendida no módulo passado.
Lembre-se:
• Para todas as fórmulas, um “intervalo” tem um início e um fim, ou seja, célula inicial e célula final do
intervalo. Assim, por exemplo, o intervalo “A1:A40” significa: Célula “A1” até célula “A40”;
Portanto, após inserir o “=” e iniciar a digitação do nome da fórmula, automaticamente, um quadro aparece
com as fórmulas que iniciam com as letras correspondentes às digitadas:
Observe que não há necessidade de digitar todos os caracteres da fórmula, basta dar um duplo clique na
fórmula desejada e o Excel finalizará a digitação, inclusive abrindo os parênteses da fórmula.
Para selecionar uma fórmula que aparece no quadro com o teclado, selecione-a com as setas do teclado e em
seguida, aperte a tecla “TAB” e somente depois o “ENTER”
IMPORTANTE: se você não selecionar a fórmula desejada com a tecla “TAB” e apertar “ENTER” o excel não
finalizará a digitação, consequentemente, um erro será encontrado:
Essa ajuda é extremamente importante, pois é uma “cola” que informa os argumentos que a fórmula precisa
para funcionar. A parte negrita indica o argumento que deve ser inserido.
Por fim, você pode mover essa “ajuda”. Para isso, posicione o mouse em cima da ajuda até que o ponteiro
fique no formato de 4 setas:
Este tópico apresentará as funções de MÁXIMO, MÍNIMO e MÉDIA a fim de exemplificar a utilização de fórmulas em
uma planilha Excel.
MÁXIMO e MÍNIMO
As funções de MÁXIMO e MÍNIMO demonstram o maior e o menor valor de uma tabela ou intervalo de células.
3.1. MÁXIMO
Sempre inicie uma função com o sinal “=”. No espaço reservado para o “valor máximo” do “Valor de Venda”,
escreva MÁXIMO (com acento!), abra parênteses e clique sobre a coluna “Valor de Venda” (Coluna E) da
planilha “Dados de Venda”. A Fórmula deve ficar:
=MÁXIMO('Dados de Vendas'!E:E)
3.2. MÍNIMO
No espaço reservado para o “valor mínimo” do “Valor de Venda”, escreva MÍNIMO (com acento!), abra
parênteses e clique sobre a coluna “Valor de Venda” (Coluna E) da planilha “Dados de Venda”. A Fórmula deve
ficar:
=MÍNIMO('Dados de Vendas'!E:E)
3.3. MÉDIA
Com esta função, é possível se obter a Média aritmética. Continuando na planilha “Fórmulas Básicas” iremos
calcular o valor médio dos produtos vendidos.
Inicie a função com o sinal “=”, escreva MÉDIA, abra parênteses e selecione os itens a serem calculados. Veja
o resultado final:
Ao comprar um produto, o operador de caixa passa o código de barras do produto no caixa e na tela do
computador surgem diversas informações como: NOME DO PRODUTO, PREÇO, etc.
Neste simples exemplo está acontecendo a fórmula PROCV, pois o computador está procurando a informação
do CÓDIGO DE BARRAS em um banco de dados armazenado dentro do computador do caixa e puxando as
informações necessárias.
A primeira tabela consiste nos produtos que você tem em seu “Carrinho de Compras”. A segunda tabela é o
“Banco de dados do Supermercado”.
Antes de escrever a fórmula PROCV, vamos pensar o que o computador faz para puxar a informação do NOME
DO PRODUTO:
1) Ao passar um produto no caixa, o computador irá ler o CÓDIGO DE BARRAS (valor procurado)
2) Depois, ele vai procurar este CÓDIGO lá na no BANCO DE DADOS DO SUPERMERCADO (matriz tabela)
3) Depois que ele encontrar o código de barras nessa tabela, ele irá buscar a informação que está na
coluna ao lado (num_índice_coluna), que é o NOME DO PRODUTO.
1) O primeiro produto que você tem no seu carrinho possui o código de barras: 78900000
2) Para descobrir “NO OLHO” qual é o NOME DESTE PRODUTO, na tabela do supermercado, a primeira
coisa que fazemos é correr a visão sobre a coluna “código de barras” até encontrar o número:
3) Encontrado o código, basta olhar para a coluna do lado que iremos saber qual é este produto:
Vamos lá!
Precisamos informar 4 parâmetros na fórmula, sendo que os 3 primeiros são as mais importantes:
1) Valor_procurado:
Resposta) No nosso caso, queremos a informação do CÓDIGO DE BARRAS que está na célula ao lado.
Então, clique A2;
2) Matriz_Tabela:
Resposta) No nosso caso, a informação está na tabela do “banco de dados do supermercado”, então,
basta selecioná-la A PARTIR DA PRIMEIRA COLUNA (Célula G1 até I144)
3) Núm_índice_coluna:
O Excel pergunta) “Dentro desta tabela que você acabou de selecionar, qual é a coluna (em números)
que você quer puxar a informação? É a primeira, a segunda, a terceira???”.
Resposta) No nosso caso, queremos puxar a informação do NOME DO PRODUTO que está na segunda
coluna desta tabela. Então, basta digitar “2”
Importante! O número não é correspondente a letra da coluna e sim a quantidade de colunas que
selecionamos dentro da “matriz_tabela”
4) Procurar_intervalo
Resposta) No nosso caso, queremos uma correspondência exata, ou seja, se este código de barras
não estiver na tabela do supermercado, ou se o código estiver errado (já pensou você comprar um
desodorante e aparecer na computador “MICROONDAS”?), será necessário chamar a moça do
patins!!!
Então, em 99% dos casos que utilizaremos o PROCV você deverá usar “FALSO” (QUE TAMBÉM PODE
SER REPRESENTADO PELO NÚMERO “0”), que representa “Correspondência Exata”.
PRONTO, SUA FÓRMULA ESTÁ FINALIZADA. Basta apertar “ENTER” para ver o resultado:
Observe que a fórmula terá somente uma alteração, que é o NÚM_ÍNDICE_COLUNA, que deve ser alterado
para 3, pois a informação que estamos procurando está na terceira coluna, e não mais na segunda!
=PROCV(A2;G1:I144;3;FALSO)
Observação adicional: Para a fórmula PROCV funcionar, o valor_procurado deve estar presente na
matriz_tabela sempre na primeira coluna!
Na aba de “Dados de Vendas” há um espaço reservado para praticarmos a fórmula, da coluna K a coluna P:
A planilha “RELACIONAMENTOS” possui diversas tabelas que relacionam uma coisa na outra:
Nosso objetivo será inserir “puxar” as informações da planilha “RELACIONAMENTOS” para a planilha “Dados
de Venda”. Vamos descobrir:
FABRICANTE:
Doutores do Excel – www.doutoresdoexcel.com.br
Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel
138
www.doutoresdoexcel.com.br
Como vimos na explicação anterior, para o PROCV funcionar é necessário possuir um campo em comum entre
as duas tabelas.
Voltando na planilha “Dados de Venda”, veja que nós temos a informação “PRODUTO” na coluna “A”:
Assim como na planilha “RELACIONAMENTOS” nós também a listagem de todos os produtos e seus
fabricantes:
Ou seja, temos a informação PRODUTO nas duas tabelas! Então, é possível montar a fórmula PROCV, pois há
possibilidade relacionamento entre as duas tabelas através da informação “PRODUTO”.
Vamos iniciar então a fórmula para puxar o fabricante na célula “K2” da planilha “Dados de Venda”:
Valor_procurado:
A indagação que se deve fazer deste campo é “De quem você quer a informação?”.
Neste exemplo, procuramos o Fabricante DO PRODUTO. Sendo assim digite “A2”, pois o Produto de quem
queremos o Fabricante encontra-se nesta célula.
Matriz_tabela:
A questão que se deve ser indagada deste campo é “onde está a tabela com os dados dos fabricantes dos
produtos?”.
A seguir forneça o endereço da tabela clicando na aba “RELACIONAMENTOS”. Selecione o intervalo de “A1:B4”
e digite “;” para prosseguirmos.
Não se assuste com o sinal “!”, ele é apenas um divisor entre o nome da planilha selecionada e dos intervalos
das células.
Num_índice_coluna:
Esta é a parte mais importante da fórmula. A função indica o número da coluna que queremos puxar a
informação dentro da Matriz_tabela.
Importante! O número não é correspondente à letra da coluna e sim a quantidade de colunas que
selecionamos dentro da “matriz_tabela”
Analisando nossa “matriz_tabela”, precisamos da informação da coluna “B”, mas não digitaremos esta letra,
e sim o número ao qual a coluna corresponde (conforme a quantidade de colunas que selecionamos). Veja
que selecionamos somente 2 colunas:
[procurar_intervalo]
Conforme mencionado na explicação anterior, em 99% dos casos você utilizará o argumento “FALSO”, que irá
procurar uma correspondência exata ao valor procurado.
Aperte “enter” e você voltará para a aba de “Dados de Vendas”! Confira o resultado.
Arraste as fórmulas para todas as células abaixo e perceba que o seguinte erro ocorrerá:
Por exemplo, nesta fórmula estamos procurando o fabricante do produto que está na célula A8, até aí tudo
bem. Depois, estamos procurando este produto na tabela da planilha “RELACIONAMENTOS” nas células A7
até B10. É aqui que está erro. Vamos ver onde está este intervalo:
Veja que não há NENHUM DADO no intervalo da célula A7 até B10! O Excel está apresentando portanto o erro
“#N/D” que significa “não disponível”. Ou seja, não há nenhum disponível no intervalo selecionado.
Esse “deslocamento” aconteceu pois, por padrão, ao arrastarmos as fórmulas o Excel altera automaticamente
as fórmulas para “tentar” entender o que estamos querendo fazer.
A primeira opção, conforme visto em tópicos anteriores, basta fixarmos o intervalo dentro da fórmula com o
cifrão “$”. Nós precisamos fixar a fórmula da primeira célula, pois é a que está correta!
Ao invés de selecionar, na matriz_tabela, um intervalo específico de células (A1 até B4), selecionar a COLUNA
INTEIRA, de A até B:
DICA: Sempre que possível, selecione as colunas inteiras, pois dessa forma você já prevê que novos produtos
podem ingressar na sua “matriz_tabela”:
Agora, pratique o PROCV em todas as outras colunas restantes, sempre procurando as informações na planilha
“RELACIONAMENTOS”
4.2. SE (IF)
Juntamente com a ”PROCV” a “SE” é uma das fórmulas mais importantes do Excel. A função “SE” é responsável
por testar algo e escrever o resultado, conforme uma condição testada.
1) Teste Lógico
2) Valor se verdadeiro
3) Valor se falso
1) Pergunta
2) Resposta verdadeira
3) Resposta falsa
O primeiro exemplo que utilizaremos está na planilha “Dados de Venda”, nas colunas “Q” e “R”. Na coluna “Q”
iremos classificar as vendas que atingiram a meta do valor de vendas (vendas maiores do que R$500,00) e os
que não atingiram a meta (vendas menores do que R$500,00):
Assim, SE o valor da venda for maior que R$500,00, significa que o gerente desta venda atingiu a meta. Caso
contrário o gerente não atingiu a meta.
• Teste_lógico: É A PERGUNTA!
Um teste lógico, matematicamente falando, é sempre um comparativo entre duas coisas, por
exemplo:
No teste lógico, SEMPRE SERÁ COMPARADO DUAS INFORMAÇÕES, com o sinal de comparação dentre
eles.
Neste exemplo, iremos testar (perguntar) para cada registro de venda (cada linha da tabela) se o
valor de venda é maior do que a meta da empresa (R$500,00).
• Valor_se_verdadeiro
Após o teste lógico, deve-se inserir o resultado que queremos se o nosso teste for verdadeiro, ou seja é A
RESPOSTA VERDADEIRA PARA A PERGUNTA DO TESTE. Precisamos indicar neste argumento o que queremos
se o valor de venda for realmente maior do que 500. Vamos pedir para o Excel escrever “Meta Atingida”?
Atenção! Os textos escritos dentro de uma fórmula devem estar sempre entre aspas. Caso contrário, o Excel
interpretará que a instrução é uma nova fórmula.
Valor_se_falso
Basta escrever diretamente o valor para os casos em que a reposta à pergunta seja falsa.
Arraste a fórmula para os itens abaixo e repare que todas as condições surgirão.
Faça o mesmo teste para a próxima coluna “META - QUANTIDADE MAIOR QUE 300 UNIDADES”, onde devemos
testar se a quantidade vendida em cada venda atingiu a meta de 300 unidades. Caso seja maior do que 300
unidades, o gerente Atingiu a Meta, caso contrário o gerente “Meta não atingida”
Leitura: se o valor da quantidade deste registro de venda (célula C2) for maior do que 300, o gerente “Atingiu
a meta”, caso contrário, ele “Não atingiu a meta”.
Outro exemplo para fórmula SE: Classificação das idades (Maior ou Menor de Idade)
Suponha que em uma tabela você deva classificar os indivíduos que sejam maiores de idade (maior ou igual
que 18 anos) e menores de idade (menor que 18 anos).
Com a ajuda da fórmula “SE” será possível condicionar as respostas de acordo com as idades de cada um. SE
a idade for maior ou igual a 18 o indivíduo será maior de idade. Caso contrário essa pessoa será menor de
idade.
A planilha “SE – IDADES”, na célula “C2”, inicie com o sinal “=”, escreva SE (IF)
Perceba que é possível criar diversas perguntas para chegar nas mesmas respostas:
Ou seja, temos todas essas possibilidades corretas! Quem deve decidir é você!
Seguindo a sequencia do exercício anterior, a coluna “S” do arquivo “1 – Doutores do Excel...” está
perguntando: “ALGUMA META FOI ATINGIDA?”
Neste caso, temos que testar se a primeira meta foi atingida (valor de venda maior que R$500) OU se a
segunda meta foi atingida (quantidade maior que 300).
Portanto, vamos fazer este teste em uma única fórmula SE com o auxílio da fórmula OU.
Ao escrever a fórmula OU, veja que em sua ajuda aparece: “logico1, lógico2”... ou seja, é dentro da fórmula
OU que vamos inserir nossos 2 testes (se a coluna Q é igual a “meta atingida” ou se a coluna R é igual a meta
atingida)
Por fim, como informado, a fórmula OU deve ser utilizada, na maioria dos casos, dentro de uma fórmula SE.
Assim, a primeira parte da fórmula SE, que será inserida na coluna “S” deve ficar:
Para finalizar, devemos informar as respostas do nosso teste. Assim, já que a pergunta é “alguma meta foi
atingida?”, as respostas serão “sim” (caso nosso teste seja verdadeiro) e “não” (caso nosso teste seja falso).
Para responder a esta questão, precisamos analisar se na célula Q2 está escrito “meta atingida” E se na
célula S2 está escrito “meta atingida”.
Portanto, basta trocar a fórmula “OU” do exercício anterior para a fórmula “E”, uma vez que a condição é ser
meta atingida nas duas células (ser “meta atingida” numa e “meta atingida” na outra). O resultado deve ser:
Um exemplo bastante clássico é a utilização da fórmula “E” ou da fórmula “OU” dentro da fórmula SE, ou até
mesmo, a própria fórmula SE dentro de outra fórmula SE. Daí vem o termo “fórmulas aninhadas”
amos analisar o seguinte cenário: Na planilha “Dados de Venda” na coluna “T” devemos classificar a comissão
de cada gerente, conforme o valor da venda:
RESPOSTA NEGATIVA:
PERGUTA NOVAMENTE
Após fazer a primeira pergunta, e informar o valor se a resposta for verdadeira (valor de venda é menor do
que 500? Se sim, comissão de 1%), no “valor_se_falso” desta primeira fórmula SE deve ser inserido mais um
teste, para verificar se o valor de venda está entre 500 e 100.
É neste momento que entra a fórmula E (AND), pois será necessário testar AO MESMO TEMPO se o valor de
venda é maior que 500 e se o valor de venda é menor que 1000, para enfim informar a resposta positiva desta
segunda pergunta (comissão 2%) e a resposta negativa a essa pergunta (comissão 3%)
1) Se o valor de venda for menor ou igual a 500, o valor da comissão será de 1%. Diante disso, podemos
iniciar nossa fórmula com:
Note que esta nova condição SE deve testar AO MESMO TEMPO se o valor da venda é maior do que 500 e se
o valor da venda é menor ou igual a 1000.
Para conseguir fazer estes dois testes ao mesmo tempo, utilizaremos a fórmula E(...).
Quando estamos escrevendo um texto, nosso raciocínio pode ser explicitado da seguinte forma: “O gerente
para receber a comissão de 2% deve ter o valor total de vendas “maior que 500 E menor ou igual a 1000”.
No Excel, todavia, ao invés de inserirmos a fórmula “E” no meio do teste, devemos colocá-la no início do teste:
E(teste 1, teste 2, teste 3, etc).
Como vimos, um valor lógico é quando comparamos informações, por exemplo, 1 = 1. Com a fórmula E
podemos testar mais de uma informação ao mesmo tempo. Ou seja, é possível criar diversos testes lógicos
dentro da fórmula E(...).
Como o “E” é uma fórmula, você deve ir separando as condições a serem testadas com o sinal de ponto e
vírgula “;”. A fórmula deve ficar E(E2>500;E2<=1000)
Após inserir a fórmula E, fechar os parênteses e ir para o próximo argumento da fórmula SE, é necessário
indicar qual é a comissão do vendedor se de fato o valor de venda estiver entre 500 e 1000. Neste caso,
precisamos então inserir a comissão de 2%.
3) Agora precisamos inserir a última condição, que é o valor >1000. Vamos lembrar que na fórmula que
já foi criada até o momento, já criamos os cenários:
Note que não existe outro cenário possível a não ser >1000, uma vez que já criamos os outros dois, e também
não precisamos inserir qualquer outra situação.
Assim, ao inserir “;” após o “2%”, o Excel indicará que estaremos no argumento: valor_se_falso da segunda
fórmula SE.
Basta escrever portanto o último resultado possível, que será “3%”, ou seja, se nenhuma das outras condições
forem aceitas, o valor de venda só poderá ser >1000, assim, o resultado para esta comissão deve ser: “3%”.
Note que o excel está proponto uma correção, que é justamente os 2 parênteses das duas fórmulas SE que
criamos. Pode aceitar a correção!
4) Pronto! A fórmula está pronta para ser “arrastada” para testar todos os registros de vendas de sua
planilha
Nota: o conhecimento da fórmula SE + E não será em vão, pois em muitos casos, precisamos testar mais de
uma condição para realizar algum procedimento, são exemplos:
=SE(E2<200;1%;SE(E(E2>200;E2<=400);2%;SE(E(E2>200;E2<600);2%)...
É neste tipo de situação que podemos utilizar o PROCV com o último argumento como VERDADEIRO.
Neste momento, estamos indicando para que a fórmula procure um valor de correspondência aproximada
(VERDADEIRO) ou de correspondência exata (FALSO).
Nas explicações do PROCV dos capítulos anteriores, foi indicado que devemos usar o valor FALSO em 99% dos
casos. Na verdade, deve-se usar o FALSO quando estamos procurando valores de TEXTO (palavras).
Nós aprendemos o PROCV para procurar o fabricante do produto (um valor de texto, não número), para
procurar o frete da REGIÃO (um valor de texto, não número).
Neste próximo exemplo, nós iremos trabalhar com valores numéricos, possibilitando o uso do VERDADEIRO
no PROCV, acompanhe:
Na célula destacada em AMARELO vamos procurar o “VALOR A SER TESTADO” na tabela de comissões logo
acima.
Veja que NÃO TEMOS O VALOR DE R$500,00 NA TABELA, com isso, por padrão, a fórmula PROCV com o
valor FALSO NÃO FUNCIONARÁ:
Isso acontece, pois estamos tentando procurar uma correspondência exata (FALSO) e como vimos, o valor
500 não está na tabela.
Preencha a coluna “COMISSÃO BASE 2” (coluna U) da planilha “Dados de Venda” utilizando a fórmula PROCV,
relacionando o valor de cada venda com a mesma tabela da planilha “RELACIONAMENTOS” (colunas “Q” a
“S”):
Preencha agora a coluna “V” da planilha “Dados de Venda”, porém, utilizando o PROCV (VLOOKUP) com
verdadeiro (TRUE) no final. Será necessário criar a tabela de comissionamentos, conforme o tópico “SE + E”
do seu livro.
Imagine que nossa empresa criou uma promoção para zerar o frete nas vendas maiores que R$500,00. Todas
as vendas maiores que R$500,00 terão frete grátis. Porém, as vendas menores que R$500,00 continuam
pagando frete normal.
SE o VALOR DA VENDA for MAIOR que 500, o valor do frete é zero, caso contrário, vou PROCURAR o valor
do frete da REGIÃO.
Assim, neste caso, devemos iniciar testando se a venda é maior do que R$500,00, ou seja, vamos começar com
a fórmula SE.
=SE(E2>500;
Após fazer a “Pergunta”, vamos às respostas:
• Se SIM (se a venda for maior que 500): ZERAR O VALOR DO FRETE
• Se NÃO (se a venda for menor que 500): PROCURO O VALOR DO FRETE (COM PROCV)
Portanto, no argumento “Valor se Verdadeiro” da fórmula SE, insira o valor do frete grátis:
=SE(E2>500;0
Em seguida, após inserir ponto e vírgula (;), cairemos no “valor se falso” da fórmula SE. Ou seja, e se o valor
da venda for menor do que R$500,00? Neste momento, vamos pedir para o Excel procurar o valor do frete
com base na região da minha venda.
=SE(E2>500;0;PROCV(B2;RELACIONAMENTOS!N:O;2;FALSO))
Observação 1: perceba que não é necessário inserir “=” antes do PROCV, uma vez que o sinal de igual só
deve ser inserido uma vez para começar a fórmula.
Observação 3: como inserimos a fórmula SE e a fórmula PROCV, precisamos fechar o parênteses das duas
fórmulas no final.
6. Tabela Dinâmica
Uma das mais importantes ferramentas do Excel é sem dúvidas, a tabela dinâmica, que é uma ferramenta de
BI (business intelligence) disponibilizada dentro do Excel. Com esta ferramenta é possível cruzar informações
rapidamente para obter relatórios e análises sobre dados organizados em um banco de dados.
Por exemplo, imagine que você possua uma tabela com dados de vendas de vendedores provenientes de
diferentes regiões brasileiras. Se os dados estiverem organizados em formato de banco de dados será possível
facilmente analisar estes dados e descobrir qual região mais vendeu, ou qual vendedor obteve pior ou melhor
resultado.
II. O cabeçalho da sua tabela/banco de dados deve estar totalmente preenchido, não podendo conter
campos em branco. Caso contrário a tabela dinâmica nem poderá ser criada, sendo informada a
seguinte informação:
III. Sua tabela deve conter os dados digitados padronizados, ou seja, o Excel não irá entender que
“Dorflex” é igual á “DorfleS”, o que equivale dizer que uma palavra, acento, ou até mesmo um
espaço em branco digitado a mais será suficiente para que a tabela dinâmica identifique este como
um produto diferente.
No nosso exemplo, vamos criar a tabela dinâmica para descobrir qual produto obteve o maior faturamento
(mais vendido em termos de valores de venda).
3) Na tela que se abrir você verá que o intervalo (banco de dados) que será analisado já está selecionado:
4) Clique em “OK”
6) Observe como é importante o cabeçalho de sua tabela / banco de dados, pois todos os cabeçalhos
estão disponíveis no espaço “Lista de campos da tabela dinâmica”:
7) Por padrão, a tabela dinâmica é criada atrás da tabela do seu banco de dados, sob o nome “Plan1” (ou
Plan2, etc...)
1) Rótulos de linha: deverá ser inserido os campos que você deseja analisar a cada linha da tabela
dinâmica. Geralmente, os campos que possuem muitos cadastros diferentes ficam nas linhas;
2) Rótulos de coluna: deverá ser inserido campos que você deseja analisar em cada coluna. Geralmente,
os campos que não possuem muita informação repetida;
3) Valores: devem ser inseridos campos que são possíveis de serem calculados, por exemplo, em nosso
banco de dados podemos somar os valores de venda de determinado produto;
4) Filtro de relatório: depois de filtrada, a tabela dinâmica somente exibirá os dados pertinentes aos
campos que estão filtrados.
Dentro deste mundo de possibilidades, nosso objetivo será descobrir qual foi o produto que mais vendeu em
termos de valores de venda.
Para conseguir chegar nessa resposta, precisaremos somente arrastar o campo “produto” para o rótulos de
linha ou rótulos de coluna (veja que é possível arrastar os campos):
Perceba também que o Excel já resume quais são os dados que temos preenchidos nos campos que
selecionamos. Por exemplo, ao selecionar “Produto” o Excel já identifica e insere, sem repetição, os nomes
dos produtos.
Você pode inserir também o produto em “rótulos de coluna”. Veja que as informações são inseridas em cada
coluna.
Os campos “Rótulos de Linha” e “Rótulos de Coluna” se diferenciam, basicamente, em função dessas duas
dimensões. O Campo inserido em “Rótulos de Linhas” será exibido, item a item, sem repetição, em cada linha.
Da mesma forma acontecerá com o campo “Rótulos de Colunas”.
Campo: “Valores”:
No campo “Valores” devemos inserir tudo o que queremos que o Excel calcule. Por exemplo, quando falamos
em “soma” ou criar uma “contagem” de algum campo, devemos utilizar o campo “Valores” da tabela dinâmica,
pois é lá que o Excel consegue realizar as contas.
No nosso exemplo, o que precisamos que o Excel faça é soma todos os Valores de Venda relacionados produto
a produto. Como queremos somar os valores de vendas, precisamos inserir o campo “Valor da Venda” (que
se refere ao valor total das vendas na tabela “Dados de Vendas”) em “Valores”, conforme segue:
Perceba que o Excel inseriu “Contar de Valor da Venda”. Porém, o que precisamos na verdade é “Somar” os
valores do campo “Valor da Venda” para cada produto. Portanto, precisamos alterar a funcionalidade “Contar”
para a funcionalidade “Somar”. Para isso:
a) No item: “Contar de Valor da Venda”, clique na seta de opções e em seguida selecione “Configurações
do Campo de Valor...”
Perceba que está selecionado o cálculo “ContNúm”, ou seja: contar a quantidade de registros.
Entendendo esses três campos (Rótulos de Linha, Rótulos de Coluna e Valores) a tabela dinâmica passa a ser
uma brincadeira! Você vai arrastando as informações para os campos e o Excel faz o resto.
Ao formatar a coluna “B” ou as células que contém os valores de venda na tabela dinâmica estaremos
formatando as células do Excel e não o campo “Valor de Venda”. Ou seja, se este campo for “deslocado” para
outras colunas, será necessário reformatar as demais colunas.
Pronto! Dessa forma o CAMPO DA TABELA DINÂMICA será formatado E NÃO A COLUNA DO EXCEL
Dica: Você pode acessar a opção de “Formato do Número” clicando com o botão direito sobre o campo a ser
formatado e selecionando a opção “Formato do Número”:
Para isso, basta clicar com o botão direito em cima do campo que deseja ordenar. Neste caso, clique com o
botão direito em cima de qualquer registro do campo “Soma de Valor da Venda”, selecione “Classificar” e em
seguida “Classificado do Menor para o Maior”, conforme segue:
Se quiser, você poderá fechar essa tela, clicando no “X” superior direito da lista.
Perceba que após fechar esta tela, ao clicar na tabela dinâmica a lista não aparecerá mais.
Arraste o campo “Região” para “Rótulos de Coluna” (deixe o campo “Produto” em “Rótulos de Linha” e o
campo “Valor da Venda” em valores):
1) Como o campo produto está em “Rótulos de Linha”, significa que cada produto aparecerá em cada
linha.
2) Como a “Região” está em “Rótulos de Coluna”, significa que cada região aparecerá em cada coluna.
3) Para esses dois campos que inserimos (“Produto” e “Região”), estamos pedindo para a tabela dinâmica
somar os valores de venda:
Veja que fantástico! Com praticamente 3 cliques descobrimos qual a Região está faturando mais e dentro de
cada região, qual o produto que está trazendo mais retorno para a empresa!
Neste formato, é possível encontrar as mesmas informações, porém em um formato mais compacto, pois
todas as informações estão em uma coluna somente.
Observe que estamos “priorizando” a informação por produto, pois está sendo apresentado cada produto e o
resultado das vendas deste produto em cada região.
Se preferir, podemos inverter essa tabela facilmente, e trazer a informação por região. Ou seja, quanto
vendemos em cada região, e quanto de cada produto vendemos em cada região.
Para isso, basta inverter a ordem dos campos na tabela dinâmica, “levando” o campo “Produto” para baixo de
cada “Região”:
Veja o resultado:
Agora as regiões estão sendo priorizadas, quebrando a informação das vendas por produto em cada região.
Se novos dados surgirem ou forem atualizados na sua tabela / banco de dados será necessário atualizar sua
tabela dinâmica.
Acompanhe:
Observe que, conforme os campos que inserimos em nossa tabela dinâmica, descobrimos que vendemos
R$700,00 do “Dorflex” na região “NORDESTE”:
5) Altere a quantidade da linha 40 para 1000. Com isso, o valor de venda total do “Dorflex” na região
“NORDESTE” será de (3500+350) = 3850:
7) Será preciso atualizar a tabela dinâmica, para isso, clique em qualquer parte da tabela dinâmica com
o botão direito do mouse e selecione “Atualizar”:
Inicialmente, você tem duas opções para retirar o “(vazio)” do seu relatório (inicialmente pois no curso
“Especialistas” você aprenderá outras formas de retirar este campo):
Ao atualizar a tabela dinâmica, observe que a opção “(Selecionar Tudo)” está somente destacada, mas
principalmente, a região NORTE não está selecionada!
2) Para corrigir este problema, podemos utilizar a opção “Filtro de Rótulos” do campo da tabela
dinâmica, selecionando a opção “É diferente de...”
Em seguida, basta digitar (vazio) no campo. Perceba que deve ser escrito exatamente como aparece
na tabela dinâmica
Ao clicar em qualquer célula de uma tabela dinâmica perceba que surgirá uma guia chamada “Ferramentas de
Tabela Dinâmica” no canto superior direito do Excel:
6.14. Opções
Nesta guia estão disponíveis as opções avançadas da tabela dinâmica (nome da tabela, opções de atualizações,
opções de formatação, etc.), opções específica sobre o campo selecionado na tabela, classificação, atualização,
entre outros.
Neste curso você aprenderá a trabalhar nas opções mais importantes de forma que consiga gerar facilmente
relatórios analíticos no Excel, portanto, não serão explicadas todas as ferramentas possíveis nem todos os
detalhes de cada botão. Será estuado o principal para que você consiga desenvolver uma tabela dinâmica e
analisar dados de sua empresa / departamento.
OBS: você também pode acessar as opções da tabela dinâmica clicando com o botão direito do mouse dentro
da tabela dinâmica.
Nestas abas é possível alterar diversas configurações da tabela dinâmica. Vamos informar as principais.
No exemplo acima, alteremos uma região no banco de dados para “NORTE”. Note que, mesmo após excluir
esse dado do banco de dados, ele ainda estará disponível para seleção na tabela dinâmica mesmo após
atualizar a tabela dinâmica.
Para excluir os dados dos filtros da tabela dinâmica será necessário seguir os seguintes passos:
1) Na aba “Dados”, alterar a opção “Número de itens retidos por campo” de “Automático” para
“Nenhum”
Esta alteração fará com que, os dados que forem excluídos do banco de dados não estejam mais
disponíveis na tabela dinâmica. Por padrão, todos os dados que em algum momento já esteve no
banco de dados aparecerão para sempre na tabela dinâmica.
2) É possível desmarcar a opção “Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar”, pois como
vimos no curso básico, ao altera a largura de uma coluna estaremos prejudicando uma possível
impressão. Portanto, com essa opção DESABILITADA a tabela dinâmica não irá alterar a largura da
coluna ao atualizar os dados.
A tabelas dinâmicas sempre analisam uma tabela / banco de dados por vez.
Várias tabelas dinâmicas podem analisar um banco de dados, porém, não é possível que uma tabela dinâmica
analise vários banco de dados ao mesmo tempo.
Ao abrir uma planilha que possui mais de um banco de dados com diversas tabelas dinâmicas será necessário
onhecer qual é o banco de dados que está sendo analisado pelas tabelas dinâmicas:
Para descobrir a origem de dados de uma tabela dinâmica, dentro de “Opções” selecione o campo “Alterar
Fonte de Dados” dentro da barra de “Ferramentas da Tabela Dinâmica”
1) Após clicar em “Alterar Fonte de Dados”, você será direcionado para a tabela que está “alimentando”
a tabela dinâmica:
Além de descobrir a origem de dados da Tabela Dinâmica também é possível editá-lo e inserir novas colunas
da mesma tabela para serem analisadas.
As demais informações contidas na guia “Opções” estão distribuídas entre os tópicos, como por exemplo
“Atualização” e “Classificação”.
Vamos ao Exemplo:
Insira o campo “Região” dentro do quadrante “Filtro de Relatório”, “Produto” em “Rótulos de Linha” e faça a
soma dos Valores de venda em “Valores:
Ao fazer este movimento, perceba que o campo “Região” agora é uma opção de Filtro:
Aperte “OK” e perceba que a tabela dinâmica exibirá SOMENTE as informações referente às opções
selecionadas no filtro:
Você poderá inserir mais de um campo nos filtros. Por exemplo, além da Região, filtrar os dados também por
gerente. Para isso, bastaria “arrastar” o campo Gerente para “Filtro de Relatório”.
Veja que, diferentemente do Filtro (ferramenta filtro), as Datas na Tabela Dinâmica não aparecem “quebradas”
em anos e meses. Veja a diferença utilizando a ferramenta “Filtro” na aba “Dados de Venda”:
1) Inserir em duas colunas as informações sobre o “Mês” da venda e o “Ano” da mesma venda,
possibilitando desta forma a posterior utilização destas colunas nos filtros da tabela dinâmica;
2) Utilizar a opção “Agrupamento” de dados da tabela dinâmica
Para preencher o Mês e o Ano podemos utilizar as fórmulas MÊS() e ANO(), bastando inserir dentro dessas
fórmulas a DATA ao qual queremos extrair o mês e o ano:
Lembre-se que toda data no excel é um número inteiro. Portanto, no argumento “num_série” das fórmulas
MÊS e ANO basta inserir a data que estamos querendo saber as respectivas informações.
Agora, basta arrastar estas duas fórmulas para conseguirmos obter a informação dos meses e dos anos das
vendas:
Ao utilizar a fórmula CONCATENAR será necessário, além de lembrar o nome da fórmula, separar os
argumentos com o sinal de “;”, dificultando o entendimento.
Ao utilizar o caractere “&” (e comercial) basta ir indicando as informações e inserindo o “&” entre as mesmas.
Ou seja, o “&” SERVE PARA JUNTAR DIVERSOS CONTEÚDOS EM UMA ÚNICA CÉLULA.
Vamos utiliza-lo para juntar as duas informações Mês e o Ano em uma única célula na coluna “I”:
Veja que o ele realmente juntou tudo, mês e ano, um ao lado do outro e não ficou muito bom de entender a
informação.
Por esse motivo, vamos inserir a “/” para separar as informações. O conceito é:
1) Pegar o mês
2) Juntar com a barra
3) Juntar a barra com o ano
OBS: A barra deverá estar entre aspas “” para o excel entender que este caractere não será uma divisão!
Agora que temos o campo “MÊS_ANO”, atualize a tabela dinâmica e insira este campo (Mês e Ano) no “Filtro
de Relatório.
A fórmula utilizada será a “TEXTO” . Esta fórmula formata um valor numérico em um formato de texto, por
isso se chama texto.
Após indicar qual o número que iremos formatar, será necessário inserir entre aspas a formatação.
É possível utilizar 3 letras “mágicas”: “D” (dia), “M” (mês), e “A” (ano).
Para conseguir extrair o dia da semana de uma data, basta formatar a data desejada como “dddd”:
A opção para “Agrupar” somente está disponível aos campos que estão dispostos em “Rótulos de Linha” ou
“Rótulos de Coluna”.
Assim, para conseguir agrupar as datas, primeiramente, deve-se inserir o campo “DATA” em “Rótulos de
Linha”:
Sua tabela ficará bem feia! Mas não se preocupe, isso será momentâneo. Clique sobre uma data qualquer,
em seguida clique com o botão direito do mouse e selecione “Agrupar”:
Agora, será necessário atualizar o campo “Finalizar em”. Por padrão, o Excel insere neste campo a última
data encontrada no banco de dados. Porém, ao ser inserido novas vendas posteriores a 08/03/12 o Excel não
a agrupará automaticamente essas datas posteriores.
Para corrigir este problema, basta indicar uma data bem distante neste campo. Por exemplo: “03/12/2020”
Será possível utilizar estes campos em qualquer quadrante da sua tabela dinâmica: “Rótulos de linha”,
“Rótulos de Coluna” e “Filtros”.
A escolha entre o método 1 (criação manual da coluna Mês e Coluna Ano e fórmulas correspondentes) e
método 2 (agrupamento) deve-se ao fato de quais análises serão criadas e realizadas em sua tabela.
O fato de possuir as colunas do “mês” e “ano” diretamente no banco de dados possibilita a utilização
fórmulas avançadas, utilizadas em análises e criação de dashboards como por exemplo SOMASES, CONT.SES
que serão estudadas nos próximos tópicos.
6.18. Design
O Excel nos fornece diversas opções de Designs para Tabelas Dinâmicas. Para alterar o Design de uma Tabela
Dinâmica basta seguir os passos descritos abaixo:
1) Clicar em cima de uma tabela dinâmica para que a “Ferramentas da Tabela Dinâmica” surja:
3) Ao clicar em “Mais”, você visualizará diversos Designs. Escolha o que mais lhe agrada!
Dentro da guia “Design” é importante verificar o grupo “Layout” que está disposto no canto superior esquerdo:
6.18.1. Subtotais
Comece limpando todos os subtotais, clicando em “Não Mostrar Subtotais”. Veja que a tabela dinânica não
apresentará mais nenhum subtotal:
Para visualizar os subtotais novamente, escolha entre “Mostrar Todos os Subtotais no Final do Grupo” e
“Mostrar Todos os Subtotais no Início do Grupo”.
Existe a opção para inserir somente alguns subtotais, e não todos. Para isso, basta clicar com o botão direito
do mouse em cima do item que deseja ver o subtotal na tabela dinâmica e selecionar “Subtotal...”
Em uma tabela sem subtotais, veja como inserir somente os subtotais dos tremestes:
Para melhor visualizar a funcionalidade desta opção, insira o campo “Trimestres” para “Rótulos de Coluna”:
A tabela dinâmica vem automaticamente com os campos “Total Geral” destacados, observe:
A opção “Totais Gerais” permite retirar estes Totais gerais, ou exibi-los somente para “Colulas” ou somente
para as “linhas.
No campo “Rótulos de Linha” temos 3 campos: “Anos”, “Data”, “Produto”. Com isso, a tabela deve ficar:
Por padrão, a tabela dinâmica sempre é criada no “Formato Compacto”. Isso faz com que as informações
inseridas no campo “Rótulos de Linha” apareçam dentro da tabela dinâmica uma embaixo da outra, na mesma
coluna:
Vamos alterar então para opção Selecione agora a opção “Mostrar em Formato de Estrutura de Tópicos”:
Observe que nesta opção, os campos que estão inseridos em “Rótulos de Linha” aparecem em colunas
diferentes, facilitando de certa forma a visualização dos dados da tabela dinâmica. Além disso, a tabela
dinâmica “pula” uma linha para mostrar a próxima informação, conforme segue:
Se você quiser visualizar as informações sem pular esta linha, basta selecionar a opção “Mostrar em formato
de Tabela”:
A tabela ficará mais limpa, realmente em um formato de um novo banco de dados (tabela):
Por padrão, ao utilizar a opção “Formato de Estrutura de Tópicos”, ou “Formato de Tabela” as informações
que se repetem são ocultadas, para facilitar as informações, conforme destacado:
A partir da versão 2010, é possível que esses dados sejam exibidos, bastando para isso selecionar a opção
“Repetir Todos os Rótulos de Item” e os dados ocultos serão exibidos:
7. Gráficos Dinâmicos
Um gráfico Dinâmico nada mais é do que um gráfico que está “conectado” com uma tabela dinâmica, ou seja,
todas as alterações de dimensões, filtros e contas realizadas na tabela dinâmica serão exibidas e realizadas
também no gráfico de forma automática.
Para iniciar os estudos, com uma a tabela dinâmica criada (analisando dados da planilha “Dados de Vendas”),
vamos criar o gráfico mais simples que existe. Um gráfico de Pizza!
2) Depois, na barra de ferramentas, clique em “inserir”. Em seguida, selecione o tipo de gráfico que
deseja criar:
3) Vamos começar os estudos de Gráficos da forma mais simples possível. Comece selecionando o gráfico
de “Pizza” 2D:
4) Pronto! Você criou um Gráfico Dinâmico, ou seja, conectado a uma Tabela Dinâmica!
Vs. 2010:
Estão disponíveis os filtros diretamente no gráfico. São os Excel 2007
mesmos filtros disponíveis na Tabela Dinâmica
Excel 2007 - Painel Filtro da Tabela Dinâmica: Ao criarmos um gráfico dentro de uma tabela dinâmica surgirá
a tela “Painel Filtro da Tabela Dinâmica”. Este quadro pode ser fechado, pois todas as informações que
precisamos já estão disponíveis diretamente dentro da tabela dinâmica! Tanto é que este quadro já nem
aparece na versão 2010 do Excel!
Dica Sobre o Gráfico de Pizza: Este é um das melhores formas para apresentar resumos dos dados de UMA
VARÍAVEL! Ou seja, estamos analisando o resumo dos dados do campo “Produto”, com isso, o gráfico está
separando as vendas de cada produto dentro da pizza!
Vamos inserir mais uma variável (mais um campo). Na Tabela Dinâmica, Insira o campo “Região” em...
“Campos de Eixo...”:
Ao criar um gráfico dinâmico, se o gráfico estiver selecionado, os campos da tabela dinâmica serão
renomeados:
Essa troca de nomes irá ser muito útil, conforme será visto nos próximos tópicos!
Agora, com duas variáveis (Produto e Região), observa-se que o gráfico não está extremamente legível.
Isso acontece, pois o Gráfico de Pizza junta todos os campos em uma visualização.
Analisando a legenda do gráfico, entendemos que cada cor representa a junção dos campos (Produto e Região)
Portanto, quando se estiver trabalhando com mais de uma variável é recomendável trabalhar com outros tipos
de gráficos.
Dentro das empresas, os gráficos mais utilizados (além do gráfico de pizza) são os gráficos de Colunas. No
próximo tópico será informado como alterar um tipo de gráfico.
A informação fundamental: clique em uma parte em brando do gráfico para selecioná-lo. Dessa forma, o
gráfico inteiro será selecionado, possibilitando alterar as configurações gerais do gráfico, inclusive, move-lo,
entre outras opções.
Veja o estrago que fará ao gráfico se você clicar em cima das cores e tentar mover o gráfico:
Guia Layout Vs 2013 >> Observe que na versão 2013, não existe a guia “Layout”. Esta guia foi substituída pelo
botão “+” que aparece ao lado do gráfico, quando selecionado:
No tópico anterior, está sendo necessário alterar o tipo de gráfico de Pizza para um gráfico de Coluna. Para
isso, na Faixa de Opções, dentro da guia “Design” clique em “Alterar Tipo de Gráfico”:
Vs 2013
Vs 2007 e 2010
Também é possível alterar o tipo de gráfico clicando com o botão direito do mouse sobre o gráfico:
Neste curso serão analisadas as três primeiras opções referentes ao gráfico de Colunas:
Todas as outras opções do gráfico de Colunas é uma variação destas três opções.
1) Note que a primeira informação que está em “Campos de Eixos” é “Produtos”. Por esse motivo, os
produtos estão “Priorizados” no gráfico, e aparecem em baixo das regiões.
Em seguida, no “Campo de Eixos” está a informação “Regiões”. Ela será exibida no segundo nível do
gráfico.
Portanto, note que neste gráfico é possível analisar que o produto “Neusa” foi vendido em três regiões
destacadas abaixo:
Além de o gráfico ser atualizado automaticamente, é possível identificar, por exemplo, que na região
“NORTE” é vendido somente o produto “TYLENOL”, sendo que na Região “NORDESTE” são vendidos
dois produtos.
Retomando o conceito sobre Tipos de Gráficos, temos que foi selecionada a opção “Colunas
Agrupadas” e notamos que este efeito não está sendo apresentado no gráfico, pois, ao observar o
ícone desta opção (Colunas Agrupadas), observa-se que há duas colunas juntas, uma exatamente ao
lado da outra:
Para conseguir visualizar este efeito é preciso inserir qualquer informação no “Campos de Legenda”
da tabela dinâmica.
É por esse motivo que os nomes dos campos na tabela dinâmica são alterados ao selecionar o
gráfico.
Neste exemplo, é possível COMPARAR em qual região determinado produto está com maior
faturamento.
Se quiser COMPARAR Região a Região, talvez o mais indicado seria ter a “Região” no eixo do gráfico e
os “Produto” na legenda. Para isso, basta alterar as informações nos campos da tabela dinâmica:
Dica versão 2010: para fazer esta alteração automaticamente, na guia “Design” clique em “Alterar
Linha / Coluna”:
Agora é possível COMPARAR região a região, quais são os produtos mais vendidos em cada uma.
Note que não é possível descobrir de forma clara qual o faturamento total de determinada região.
Para chegar nesta informação seria necessário inserir uma coluna em cima da outra para concluir com
precisão o faturamento de terminada região.
Neste gráfico será possível somar o total faturado de determinada informação que estiver no campo
“Eixo” da tabela dinâmica.
Observe que neste gráfico é possível saber com exatidão quanto que determinada região faturou:
O gráfico de “Colunas 100% Empilhadas” não é um gráfico muito utilizado, mas deve ser
compreendido, pois possui um comportamento semelhante ao gráfico de Pizza onde neste
último as informações são distribuídas dentro de um círculo. A diferença será que no primeiro,
as informações serão distribuídas ao longo das colunas.
A leitura que se deve fazer deste gráfico é: Qual a proporção do faturamento em determinada
região?
Por exemplo, na região “NORDESTE” observa-se que 20% do faturamento vem do produto
“Dorflex” e 80% vem do produto “Neusa”
Os gráficos de 3D possuem um Layout interessante, mas devem ser usados com determinado
cuidado estético dentro das apresentações:
8. Formatação de Gráficos
Quando produzimos um gráfico é necessário adequá-lo de forma que os elementos e dados sejam visualizados
da melhor forma possível. A Doutores do Excel lhe dará dicas de como deixar o aspecto de seu gráfico mais
bonito e compatível com os padrões de mercado.
Após a seleção de um gráfico, uma aba nomeada de “Ferramentas de Gráfico” é apresentada na “Faixa de
Opções”:
Neste curso, será explicado com detalhes as duas primeiras sub-guias: “Design” e “Layout”, que são as mais
importantes!
8.1. Design
Além de possibilitar a alteração do tipo de gráfico, conforme visto no tópico anterior, esta guia é responsável
pelas cores do gráfico.
Neste exemplo, será utilizado um gráfico de “Colunas empilhadas” (2D) com as seguintes informações
na tabela dinâmica:
Ao clicar em “Design” logo abaixo pode ser o grupo “Estilos de Gráfico” com diversos esquemas de cores:
Vs 2013
Vs 2007 e 2010
Vs 2013
O Estilo 14 é bastante é comumente utilizado por apresentar um efeito de “alto relevo” nas
colunas. Para acessar é necessário clicar na setinha que abre mais opções de Estilos de gráfico
Vs 2007 e 2010
O mesmo estilo 14 da Vs. 2013 corresponde ao Estilo 26 das versões 2007 e 2010
• Título do Gráfico
• Título dos Eixos
• Legenda
• Rótulos de Dados
• Tabela de Dados
Na versão 2013, estas opções estão disponíveis no botão “+” que surge ao selecionar um gráfico.
Na versão 2007 e 2010, estas opções estão disponíveis na guia “Layout” dentro da guia “Ferramentas de
Gráfico Dinâmico”
8.2.1. Título
Há duas opções para inserir o título no gráfico: “Sobreposto” e “Acima”.
“Sobreposto”: O título será inserido sobre o gráfico. Esta não é uma boa opção.
“Acima do Gráfico”: é a mais indicada! Com um gráfico ainda sem título, clique nesta opção:
Vs 2013
Vs 2007 e 2010
DICAS IMPORTANTES:
1) AUTOMATIZAÇÃO DE LAYOUTS
Perceba que após clicar em “Acima do Gráfico” seu título deve ser dimensionado para aparecer
EXATAMENTE no meio do seu gráfico, e EXATAMENTE em cima do gráfico. Se isso não acontecer é
porque você moveu algum objeto dentro do seu gráfico. Ao mover os objetos dentro do gráfico e tirá-
los de sua posição original, esta automação não funcionará mais.
Veja que a tela abaixo apresenta o exato momento que um objeto (área de plotagem) está sendo
movida. É esse tipo de movimento que faz com que você perca a automação do layout:
Para fazer com que o gráfico volte a ter a automatização automática de layouts será necessário criar
um gráfico novamente.
Detalhe: para apagar um gráfico, basta selecioná-lo (clicar em uma parte em branco) e apertar a tecla
“Delete” do teclado.
Após clicar em “Acima do Gráfico” o título é criado com o nome “Título do Gráfico”.
Para alterar este campo, já com o título selecionado (não pode estar piscando...), basta escrever o
novo texto e apertar enter.
Vs 2013
Doutores do Excel – www.doutoresdoexcel.com.br
Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel
201
www.doutoresdoexcel.com.br
Vs 2007 e 2010
OBS: Sempre preste atenção na parte “laranja” dos desenhos, que sempre indicam o que você irá alterar
8.2.3. Legenda
Novamente, basta prestar atenção nos desenho que não será necessário nem ler a descrição de cada opção.
Basta ir selecionando a posição que deseja visualizar a legenda:
As opções de posição do rótulo dependem do tipo de gráfico selecionado. Por exemplo, em um gráfico de
colunas empilhada, as opções são:
Os “Rótulos de Dados” podem ficar bem difíceis de ler em um gráfico que contem muitas informações, ou se
o gráfico foi muito pequeno, por exemplo:
Veja que os números mais confundem do que explicam. Quanto isto acontecer, a opção é utilizar a “Tabela de
Dados”.
Além de exibir as informações numéricas, a tabela de dados pode ser acompanhada de uma legenda,
resolvendo 2 problemas de uma só vez: Rótulos e Legenda em um só lugar!
A tabela de dados ocupa um espaço relativamente grande no gráfico, portanto, seguem algumas opções
para melhorar a visualização do gráfico com uma tabela de dados.
DICA: Para aumentar a largura / altura do gráfico, clique sobre os três pontinhos que surgem nas
bordas, após selecionar o gráfico:
O gráfico ficará:
Doutores do Excel – www.doutoresdoexcel.com.br
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a. Clique em cima de um número da tabela de dados dentro do gráfico, até que 4 pontos
apareçam, indicando que você selecionou a tabela:
b. Clique na guia “Início / Página Inicial” e observe que as opções para edição da fonte estão
habilitadas:
Na guia “Analisar” na versão 2010 será possível retirar os campos de filtros que aparecem nos gráficos:
Clique na guia “Analisar” e em seguida em “Botões de Campos”, por fim em “Ocultar Tudo”
Para voltar a exibir estes dados, siga o mesmo procedimento, selecionando as opções que deseja visualizar.
Para isso, basta clicar com o botão direito sobre o objeto que deseja formatar e selecionar as opções, dentre
elas a mais importante, “Formatar... (nome do objeto):
A parte de formatação dos elementos do gráfico é um das principais alterações entre a versão 2013 e
anteriores (2007 e 2010). Enquanto que nas versões 2007 e 2010 todas as opções estavam disponíveis na
primeira tela (Preenchimento, Cor da Borda, Estilos de Borda, Sombra, Bordas Suaves e Brilhantes, Formato
3D e Alinhamento), Na nova versão, as opções de formatação foram agrupadas dentro de 3 botões (Linha de
preenchimento, Linha de Efeitos, Propriedades de Tamanho:
Dentro das formatações estará disponível a aba “Preenchimento” que é padrão em praticamente todos os
objetos dentro do gráfico.
Para isso:
1) Clique em uma parte em branco Gráfico com o botão direito e selecione a opção “Formatar Área do
Gráfico”:
• Preenchimento Sólido: irá pintar a cor de fundo do seu gráfico sem nenhum efeito.
• Preenchimento com imagem ou textura: Aqui que fica a coisa mais legal! Além de conseguir
inserir colocar uma imagem do seu computador (logo da empresa por exemplo) nós teremos
acesso ao “Clip-art” que consegue acessar imagens direto do Office.com:
Dentro do Clip-art (em todos os programas do Office) está disponível para todos os usuários do
pacote Office o banco de imagens do Office.com, com muitas opções de imagens fantásticas, de alta
definição!
Em qualquer versão do Excel, o primeiro a fazer é clicar com o botão direito do mouse em cima do
gráfico e selecionar “Formatar área do gráfico”.
2013
• Imagens do Office.com
• Pesquisar direto no Bing (site de procura da Microsoft)
• OneDrive Pessoal: acessar as pastas do seu Onedive
• Facebook: acessar suas fotos do facebook
• Flickr: acessar sua fotos do Flickr
2007 ou 2010
Na tela “Formatar Área do Gráfico”, selecione “Preenchimento” → Preenchimento com imagem ou
textura → Clip-art
Vamos procurar uma imagem de fundo no nosso gráfico de alguns remédios? Então, basta escrever
“Remédios” e apertar em “Ir”:
Agora é só escolher uma! Após escolher, clique em “OK”. A imagem será baixada da internet e irá
direto para o fundo do seu gráfico:
1) Clique com o botão direito em cima da área de plotagem e selecione “Formatar área de Platagem:
Vamos vincular o título do gráfico com a célula onde está escrito o ano que selecionamos no filtro da tabela
dinâmica, no caso a célula “B2”
1) Clique sobre o título do gráfico (mas não deixe o texto piscando, somente selecione):
2) Clique na barra de fórmulas, digite “=” e clique na célula B2 para fazer o link:
4) Altere o filtro da tabela dinâmica para o ano de 2011. Veja que o título do gráfico já será alterado.
Para conseguir escrever um texto e juntar este texto com outra célula é necessário utilizar o caractere “&”
conforme estudado nos tópicos anteriores.
Siga os passos:
2) Pronto, agora basta refazer os passos para vincular uma célula ao título do gráfico, porém agora
vamos vincular à célula C2.
O botão é habilitado para alterar diretamente a cor das colunas no gráfico. Basta clicar na
coluna desejada e selecionar a cor no “baldinho”:
OBS: Ao clicar sobre uma coluna, todas as outras da mesma cor já são selecionadas:
Também é possível editar a cor dos gráficos clicando com o botão direito do mouse sobre as colunas
pretendidas e selecionar a opção “Formatar Série de Dados...”
Dentro de “Formatar Série de Dados”, dentro de “Preenchimento” é possível alterar a cor, adicionar
“Preenchimento de Gradiente”, inserir imagens, etc.
Com os dados do produto “Neusa” selecionados, na grupo “Ferramentas de Gráfico Dinâmico”, dentro da
guia “Design” clique em “Alterar Tipo de Gráfico”:
2007 ou 2010:
Observe o resultado:
9. Segmentação de Dados
A partir da versão 2010 do Excel a Microsoft disponibilizou esta interessante ferramenta que é utilizada em
conjunto com a Tabela Dinâmica.
A segmentação de dados é um “filtro” da tabela dinâmica aprimorado. Com uma tabela dinâmica já criada, é
possível inserir a segmentação de dados por dois caminhos:
1) Após selecionar uma tabela dinâmica, na guia “Ferramentas da Tabela Dinâmica”, acesse “Opções” e
selecione “Inserir segmentação de dados”:
Ao clicar em “Segmentação de Dados”, uma lista de campos disponíveis será exibida. Há possibilidade de
selecionar vários itens desta lista.
Selecione o campo que deseja “segmentar” e veja que uma nova tabela é exibida com a lista de informações
relacionadas ao campo selecionado:
Ao selecionar uma opção, a tabela dinâmica será filtrada com base no campo selecionado.
9.1. Opções
Ao selecionar a segmentação de dados, a guia “Ferramentas de Segmentação de Dados” surge:
Dentro da guia “Opções” é possível alterar o Estilo de Segmentação de Dados” entre outras configurações.
Por exemplo, na tabela a seguir, observamos que o campo destacado está fazendo a soma do valor de venda
do produto “Dorflex” na região “CENTRO-OESTE” no ano “2011”:
Portanto, são fórmulas amplamente utilizadas na criação de formulários e Dashboards, que será um assunto
para o módulo “Formulários e Dashboards”.
Para que as fórmulas funcionem perfeitamente é necessário que os dados estejam organizados em formato
de “banco de dados”, conforme descrito no tópico da “Tabela Dinâmica”.
Por exemplo, na planilha utilizada no curso, na aba “Dados de Vendas” observa-se que temos 92 linhas
preenchidas:
Apesar de existirem 92 linhas preenchidas, a primeira linha da tabela é o cabeçalho. Portanto, temos 91
registros de vendas.
Selecione a aba “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”. A fórmula deve ser preenchida na célula C8:
Nesta fórmula, basta selecionar a coluna que queremos “contar” quantas células estão preenchidas.
3) Após selecionar a coluna, basta apertar “ENTER” que você voltará automaticamente para a planilha
de origem da fórmula.
Como previsto, chegamos no valor de 92 linhas preenchidas. Porém, como está sendo pedido o quantidade
de registros de venda não podemos esquecer que, como selecionamos o intervalo da coluna inteira (A:A)
está sendo contato também o texto cabeçalho.
É importante sempre observar a explicação que o Excel possui para cada uma das fórmulas. Essa explicação
surge no momento em que estamos digitando a fórmula no Excel.
Conforme a explicação, contaremos as células conforme uma determinada condição que forneceremos.
Aprendendo a fórmula CONT.SE todas as outras serão muito fáceis. Para funcionar, a fórmula CONT.SE precisa
somente de 2 informações.
Após escrever “=CONT.SE(“ e abrir “parênteses” observamos os 2 argumentos necessários para a fórmula:
2) No argumento “intervalo”, selecione a COLUNA que estão os dados que você vai querer contar. Como
estamos querendo contar a quantidade de vendas da REGIÃO sul, basta clicar na COLUNA que estão
todas as regiões e em seguida apertar ;(ponto e vírgula):
3) O próximo argumento será “critério”. SEMPRE, a pergunta a se fazer é: qual dado estamos querendo
contar dessa coluna que acabamos de selecionar? Como querendo saber quantos registros de venda
são da região SUL, basta escrever a palavra “SUL” (SEMPRE ENTRE ASPAS, POIS É UM TEXTO QUE
ESTAMOS ESCREVENDO DENTRO DA FÓRMULA, E NÃO UMA NOVA FÓRMULA):
Esta fórmula foi disponibilizada a partir Da versão 2007. Com ela é possível contar valores a partir de diversos
critérios. Observe a explicação da fórmula segundo o Excel:
...
Estes critérios são excludentes, ou seja, será contado somente o que faz parte de todos os critérios da fórmula
de uma só vez.
Para contar os “registros de venda da produto TYLENOL na região SUL” precisamos da fórmula CONT.SES, pois
temos dois critérios agora: produto e região.
No “intervalo_critérios1”, vamos inserir a COLUNA do PRODUTO (a ordem dos intervalos não interfere no
resultado da fórmula) exatamente como fizemos na CONT.SE:
E por último em “critérios2”, a informação que queremos contar da última coluna selecionada (REGIÃO), que
será “SUL”:
Após inserir o último argumento, deve-se apertar “enter” e conta estará finalizada:
11.Remover Duplicadas
O próximo exemplo da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES” contém um espaço para digitar o nome
da região na célula B18:
Na próxima fórmula a ser estudada no (SOMASE), a célula B18 será utilizada como critério, e, por enquanto, o
usuário pode escrever nesta célula livremente qualquer região que desejar, o que é um erro, pois, por
exemplo, nós não temos a região “NORTE” em nosso banco de dados.
Uma vez que o usuário poderá escrever somente as regiões que façam parte dos registros do banco de dados,
é necessário descobrir quais são essas as regiões que de fato estão em nosso banco de dados.
É com este exemplo que aprenderemos a ferramenta REMOVER DUPLICADAS, pois vamos retirar as
duplicidades da coluna “regiões” e descobrir quais são as regiões que fazem parte do nosso banco de dados.
3) A partir da versão 2007 é possível excluir todas as duplicidades de uma coluna com a ferramenta
“REMOVER DUPLICATAS”
5) Na tela que se abrir, observe que a opção “Meus dados contém cabeçalhos” está selecionada:
Pronto, o primeiro passo para conseguir fazer com que o usuário somente selecione as regiões que estão em
nosso “Dados de Venda” já foi criado.
OBS: Este passo-a-passo foi explicado didaticamente para conhecer a funcionalidade da ferramenta
“REMOVER DUPLICATAS”. Este não é uma ação essencial para conseguir criar uma validação de dados...
12.Validação de Dados
Agora que possuímos uma listagem com todas as regiões que estão em nosso banco de dados será possível
conhecer a ferramenta “VALIDAÇÃO DE DADOS”.
O comando de “Validação de Dados” restringe respostas ou dados a serem alocados em determinadas células.
Há possibilidade de inserir validações quanto ao tipo de dado a ser inserido na célula: deixar o usuário escrever
somente números inteiros, números decimais, somente datas, hora, mas principalmente, insere uma lista
de opções!
Este campo está livre para escrever qualquer texto. Porém, devemos limitá-lo a deixar escrever somente o
nome das regiões que estão na nossa planilha.
2) Clique na célula onde a validação será feita (Planilha “Contar e Somar com Condições”, célula B18):
5) No campo “Fonte” digite “=regiões” para puxarmos as informações do intervalo que acabamos de
criar:
Veja que agora, na célula “C18” surgiu uma seta, que ao clicar, fornece as mesmas informações do intervalo
recém criado: Regiões
Para esgotar o tema, dentro de validação de dados, é possível selecionar muitas opões para restringir as
informações que desejamos que sejam inseridas nas células:
Ainda dentro do assunto “Validação de Dados – Lista”, é possível digitar os textos das opções diretamente no
campo “Fonte”, ou então selecionar as células que possuem as informações desejadas, conforme segue.
Depois de selecionar “Lista”, no campo “Fonte” digite as opções sempre separadas por “;”.
Veja que, após selecionar alguma célula do intervalo “D2:D9”, surgem as opções de respostas:
Além de escrever as opções, como feito no exemplo acima, você também poderá selecionar a fonte de dados
da sua lista sendo outras células:
Dessa forma, inserindo dados nessas duas abas, ao clicar sobre a célula que está com a validação surgirá a
“Mensagem de Entrada” que foi editada. Observe, ainda, que se o usuário inserir algum dado que não faz
parte da “Fonte” da validação, surgirá o “Alerta de Erro”:
No tópico apresentamos somente a validação de “Lista”. Pratique os diversos tipos de “Validação de Dados”
como exercício.
Imagine que você deseja somar todos os “Valores de vendas” da região SUL, da planilha “Dados de Vendas”
na célula C17:
3) 1º Argumento “Intervalo”: exatamente igual ao que foi explicado na fórmula CONT.SE, é a COLUNA
que estão os dados da REGIÃO:
4) 2º Argumento “Critérios”: novamente, é o critério que estamos procurando dentro da coluna que
acaba de ser selecionada. Como selecionamos a coluna da REGIÃO em no argumento anterior, basta
indicar qual região queremos. Já que possuímos uma célula onde está escrita qual região queremos
(célula “B18” da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”), basta retornar à planilha e selecionar
esta célula:
5) 3º Argumento “intervalo_soma”: é o que se difere das fórmulas CONT. Aqui devemos pensar no
intervalo (na COLUNA) de valores que queremos somar, ou seja, matematicamente só podemos somar
números, assim, a coluna selecionada deve sempre conter números. Neste caso, queremos somar os
“Valores de Venda” (coluna E da planilha “Dados de Venda”):
Ao apertar “Enter”, retornaremos à planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES” já com a conta pronta:
Agora, como a “Validação de Dados” já foi definida na célula B18 para conter somente as regiões do nosso
banco de dados, altere para a região “CENTRO-OESTE” e veja que a o valor já será alterado:
Esta fórmula foi disponibilizada a partir do Excel 2007. Com ela é possível SOMAR valores a partir de diversos
critérios. Por exemplo, fazer a soma dos Valores de Venda que sejam do Gerente “X”, na região “Y”
Após selecionar a coluna a ser somada, deve-se seguir o mesmo conceito das fórmulas anteriormente
aprendidas:
Estes critérios são excludentes, ou seja, será somado somente o que faz parte de todos os critérios da fórmula
de uma só vez.
No exemplo da planilha modelo está sendo pedido a soma dos valores de venda da região selecionada e do
produto selecionado.
Antes de continuar, para facilitar e praticar, crie as validações de dados nos campos indicados:
1) O intervalo das regiões já foi criado no exemplo anterior, portanto, basta criar a validação com “fonte”
= regiões:
b. As células “A2:A4” possuem a lista dos produtos. selecione os produtos e renomeie este
intervalo para “produtos” na caixa de nome:
3) critério1: como critério desse intervalo que acaba de ser selecionado (COLUNA da REGIÃO) temos a
célula “B22” da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”:
4) intervalo_criterio2: o primeiro critério (região) já está selecionado. Nós temos dois critérios, que são
REGIÃO e PRODUTO, basta portanto selecionar os dados do critério “PRODUTOS”. Neste momento, a
fórmula está pedindo um “intervalo”, basta lembrarmos de “COLUNA” e selecionar a coluna do
segundo critério, ou seja, a coluna de todos os produtos:
5) intervalo2: Agora só falta indicar o produto que estamos querendo somar. Este produto está lá na
célula “B23” da planilha “CONTAR E SOMAR...”:
Resultado final:
Por exemplo, para conseguir contar quantas vezes na coluna “Quantidades” aparecem valores maiores que
“500”, insira a fórmula:
Caso você queira referenciar uma célula que contenha a informação e não mais o número dentro da própria
fórmula, será necessário pedir auxílio ao “&”, que JUNTA CONTEÚDOS DENTRO DE UMA FÓRMULA.
Na célula “C29”, insira a mesma fórmula CONT.SE porém seu argumento “Critério” deve ficar: “>”&B30
Veja que o sinal permanece entre aspas, porém, após o sinal de maior, foi utilizada a fórmula & possibilitando
puxar a informação da célula B30:
Para escrever datas nos critérios, insira os valores entre aspas, por exemplo, contar as vendas que ocorreram
no dia 1/1/12: =CONT.SE('Dados de Vendas'!F:F;"1/1/12")
A partir da versão 2007 do Excel, a Microsoft disponibilizou uma poderosa ferramenta denominada “Tabela” (Guia
Inserir → Tabela)
A ferramenta muda um pouco o conceito de trabalho no Excel, pois algumas rotinas foram automatizadas.
Conforme já estudado ao decorrer do curso “Avançado”, a melhor forma de utilizarmos as fórmulas e ferramentas
do Excel é trabalhar no conceito de “Banco de Dados”, onde:
A ferramenta “Tabela” surgiu para aprimorar a forma de se trabalhar com bancos de dados, automatizando
facilitando o preenchimento dos campos (colunas) e registros (linhas).
3) A tela que surgir (“Criar Tabela”) indica qual o intervalo que será transformado em tabela e se na nos dados
selecionados a primeira linha já é um cabeçalho:
Ao criar uma tabela, a primeira diferença que notamos é a formatação. Automaticamente, o cabeçalho é destacado
e as linhas recebem cores diferentes para facilitar a leitura e identificação de cada registro.
Seguindo a tendência do Office 2007/2010, ao clicar em qualquer linha/coluna de uma Tabela surge a guia
“Ferramentas da Tabela” e logo abaixo, a guia “Design”.
Dentro desta guia estão todas as ferramentas e possíveis edições de uma Tabela.
Ao criar uma tabela os filtros já são inseridos automaticamente uma vez que são de grande importância e facilidade.
Criar uma novo campo (coluna) ou novo Registro (linha) em sua Tabela é bem simples. Ao digitar uma informação
em qualquer célula na da primeira coluna em branco um novo campo já será criado e formatado:
OBS: O nome do campo (coluna) também é criado automaticamente, e sempre será diferente dos outros campos,
pois em uma Tabela (banco de dados) não podem existir campos iguais.
O mesmo acontece para as linhas. Ao digitar qualquer informação na primeira linha em branco automaticamente
um novo registro é identificado e a nova linha passa a fazer parte da Tabela:
Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer célula de uma Tabela e você encontrará as opções para
excluir a linha ou a coluna. Vamos excluir a coluna que foi criada no tópico anterior:
Trabalhando com Tabela, se há fórmulas em uma coluna pressupõe-se que essas fórmulas serão iguais para todos
os registros (linhas) da Tabela. Assim ao criar ou editar um campo (coluna) que contém fórmula, as fórmulas já serão
preenchidas / substituídas em todos os registros do campo da tabela.
Por exemplo, vamos criar um campo “Valor Total” na tabela abaixo que multiplicará o valor unitário pela
quantidade:
Ao fazer a multiplicação e apertar “ENTER” observe que todas as células deste campo (coluna) serão preenchidas:
Ao editar qualquer célula da coluna “Valor Total”, todas as outras células receberão a mesma alteração, da mesma
forma que a fórmula foi inserida acima.
No tópico anterior, criamos uma conta que multiplica duas células de uma Tabela. Você deve ter notado que o nome
de cada célula aparece de uma forma diferente do que estamos acostumados:
OBS: Na versão 2010 o termo “Tabela1[#Esta Linha]” foi alterado simplesmente por “@”
Cada campo (coluna) recebe o nome que está no cabeçalho de cada campo. Por esse motivo, na fórmula de cima já
aparecem os nomes “Valor Unitário” e “Quantidade”.
Cada tabela também possui um nome, que por padrão, recebe o nome de Tabela1, Tabela2, assim por diante.
Para alterar o nome de uma tabela, acesse a guia “Design” dentro da guia “Ferramentas da Tabela”. O Campo
“Nome da Tabela” é o primeiro no canto direito:
Estando dentro de uma tabela, para referenciar um campo (coluna) da mesma tabela, abra colchetes e uma lista
contendo todos os campos da tabela ativa surgirá:
Para referenciar uma linha específica, é necessário iniciar a digitação com o nome da tabela e em seguida, abrir
colchetes. Perceba que surgirá mais algumas opções além do nome de cada campo:
Se quiser referenciar algum campo desta linha, selecione a opção “Esta Linha”, em seguida, abra novamente os
colchetes para continuar:
Se conhecemos o nome de outra tabela que está no mesmo arquivo, será possível referenciar os campos desta outra
tabela, basta iniciar a digitação com o nome da tabela desejada.
Para isso, vamos criar uma tabela chamada “Produtores” em seguida, criar um relacionamento com a fórmula
PROCV, para inserir o Produtor de cada produto vendido.
Crie uma Tabela nos dados que estão na coluna “I” e “J”:
Com a tabela criada, vamos alterar o nome desta Tabela para “Produtores”:
2) Crie o relacionamento com o PROCV para procurar o produtor de cada produto vendido na tabela
“Produtores”:
a. Vs. 2007: =PROCV(Tabela1[[#Esta Linha];[Produto]];Produtores[#Tudo];2;FALSO)
b. Vs. 2010: =PROCV([@Produto];Produtores[#Tudo];2;FALSO)
Após terminar a fórmula “PROCV”, aperte ENTER e o resultado será inserido em todas as células deste campo.
Apesar dos nomes dos campos serem criados automaticamente, em diversas ferramentas, como por exemplo,
“Validação de Dados”, não será possível usar estes nomes como referência (Nome da Tabela + Campo), veja:
Ao inserir no campo “Fonte” a referência: “=Produtores[Produto]” o Excel retornou uma mensagem de erro,
destacada acima.
Em virtude desses e outros possíveis erros, ainda se faz necessária a criação de nomes. A criação de nomes é bem
rápida quando estamos trabalhando com tabelas.
Vamos criar um nome “Produtos” para o campo “Produtos” da tabela “Produtores” utilizando o botão “Definir
Nome”
1) Comece selecionando o campo da tabela. Para isso, passe o mouse em cima do cabeçalho, até que o
ponteiro assuma o formato de uma seta para baixo:
Este tipo de seleção é muito útil, pois automaticamente o campo da tabela é selecionado.
3) Na próxima tela, altere o campo “Nome” para “Produtos”. Perceba que o campo “Refere-se a:” já está
indicando o nome da tabela e o campo que selecionamos
Agora, com um nome dinâmico, vamos criar novamente uma “Caixa de Combinação” e a origem de dados
será o nome criado “Produtos”:
A guia “Design” dentro de “Ferramentas da Tabela” apresenta diversas opções rápidas de cores:
O grupo “Opções de Estilo da Tabela” possui interessantes opções. É possível destacar a primeira ou a última
coluna da tabela:
Também é possível selecionar a opção: “Linha de Totais”, que traz diversas opções de totais:
Com o botão “Resumir com Tabela Dinâmica” é possível analisar os dados de uma Tabela através de uma tabela
dinâmica. Esta é uma ótima opção, uma vez que, ao entrar novos dados em tua Tabela, basta “Atualizar” a tabela
dinâmica.
Utilizando este botão, a informação “Vazio” que sempre aparece quando criamos uma tabela dinâmica a partir da
seleção de colunas não aparecerá mais.
Para tirar a opção “Tabela” das células, clique no botão “Converter em Intervalo”.
• Transforme os “Dados de Venda (Tabelas)” em tabela. Não se esqueça de alterar o nome das tabelas
na guia “Design de Tabela”
• Transforme as tabelas da guia “RELACIONAMENTOS (Tabela PROCX ou PROCX)”
• Refaça as fórmulas dos exercícios realizados anteriormente, mas agora, utilizando as tabelas
• Aproveite para praticar!
17.PROCX
Sua empresa já utiliza o OFFICE 365? Se sim, vamos fazer o PROCX nas tabelas ao invés do PROCV.
Veja que na tabela “RELACIONAMENTOS (Tabela PROCX)” algumas tabelas estão “invertidas”.
Nestes 2 exemplos, não é possível puxar os dados do Supervisor através da região, nem o Gerente 2 através
da Região também.
Isso porque, essas informações se encontram atrás da chave de relacionamento e o PROCV não consegue
puxar as colunas anteriores (à esquerda da chave).
Por esse motivo vamos utilizar o PROCX, que é uma fórmula bem simples:
• Primeiro argumento (pesquisa_valor): é exatamente igual ao PROCV, é o valor de quem você está
busando a informação
• Segundo argumento (pesquisa_matriz): é a COLUNA que está a informação onde você está
procurando. Aqui é uma diferença entre o PROCV e o PROCX, pois no PROCV, a gente selecionava a
tabela inteira. Aqui, BASTA SELECIONAR A COLUNA onde deverá ser feita a busca do valor a ser
procurado no primeiro argumento.
• Terceiro argumento (matriz_retorno): é a COLUNA que você quer como resultado. E aqui é a grande
SACADA do PROCX se você comparar com o PROCV, porque aqui você consegue agora indicar qual é
a coluna que você quer puxar como resultado, bastando selecioná-la. Você não precisa mais
informar o número da coluna assim como você fez no PROCV.
Obrigatório
matriz_retorno A matriz ou intervalo a retornar
Obrigatório
[se_não_encontrada] Quando uma coincidência válida não é encontrada, retorna o texto
[if_not_found] que você fornece.
Opcional
Se uma combinação válida não for encontrada e [if_not_found] estiver
ausente, #N/A será retornado.
[modo_correspondência] Especificar o tipo de correspondência:
18.Formatação Condicional
A partir do Excel 2007 você poderá inserir diversas regras de formatação ao mesmo tempo para uma única
célula.
Sempre inicie a regra da formatação condicional selecionando as células que receberão as regras.
O Excel possui formatações específicas para células que contém números e para as células que contém textos.
Para formatar um texto, precisaremos utilizar a opção “É igual a...” conforme segue:
2) Na guia “Início” (2007) / “Página Inicial” (2010), selecione a opção “Formatação Condicional” no grupo
“Estilo”:
4) Estamos querendo formatar todos os registros da região “SUL”, portanto, na próxima tela basta
escrever SUL (sem aspas nem sinal de igual):
5) Observe que o Excel já possui pré-formatações. Por padrão, a primeira formatação selecionada sempre
será “Preenchimento Vermelho e Texto Vermelho Escuro”:
6) Aperte “OK” e procure as regiões SUL em seu banco de dados. Veja que elas já estarão formatadas:
7) Altere uma região “SUDESTE” para “SUL” direto no banco de dado e veja o resultado:
Vamos criar mais uma formatação condicional na coluna das regiões, porém, agora, vamos pintar de ROXO
com BRANCO as regiões “SUDESTE”:
2) Clique em: Formatação Condicional → Realçar regras das células → É igual a...
4) Veja que não existe a formatação “ROXO COM BRANCO” nas opções pré –configuradas. Portanto, será
necessário criá-la.
6) Na tela que se abrir, basta formatar do jeito que quisermos! Na aba “Fonte”, formate a cor da fonte
para branco:
8) Para finalizar, clique em “OK” e veja que todas as regiões “SUDESTE” estarão formatadas como
configuramos:
Nesta tela você conseguirá editar todas as regras, criar novas ou excluí-las, conforme os botões do cabeçalho:
5) Clique em “OK” em todas as outras telas, e veja que as regiões “SUDESTE” estarão formatadas com o
AZUL:
O Excel entendeu que “Qtde” é maior do que 200. Neste caso, precisamos apagar a regra da célula “C1”.
Deixe a célula “C1” selecionada. Em seguida, clique em formatação condicional seguido por “Limpar Regras” e
depois “Limpar Regras das Células Selecionadas”, conforme segue:
Vamos inserir uma formatação de “Barras de Dados” na coluna “E” (Valor da Venda):
As barras são preenchidas com base no valor mínimo e máximo encontrado no intervalo. Neste caso, nota-se
que a o valor mais alto é “7.500” e o valor mais baixo “30”. Com base nestes dois valores, o Excel irá preencher
a barra de dados proporcionalmente para todos os outros dados.
Se quiser fixar um valor máximo ou mínimo manualmente será necessário Editar esta regra (Formatação
Condicional → Gerenciar Regras → Editar Regra) e altera o “Tipo” para “Número” e defina manualmente os
valores mínimos e máximos:
A primeira opção informa que os valores mais altos serão pintados de verde e os mais baixos de
vermelho:
Já, a segunda opção informa que os valores mais altos serão pintados de vermelho e os mais baixos de
verde:
Esta opção é utilizada para demonstrar, por exemplo, quantidade de erros encontrados. Quanto menos,
melhor.
Observa-se também que toda a coluna ficou com a seta vermelha e somente a opção 5000 recebeu a seta
verde.
Isso aconteceu pois as setas são distribuídas proporcionalmente aos valores mais altos e mais baixos da
coluna selecionada.
Como o valor maior é 3000, as setas serão distribuídas proporcionalmente: 3000/3 = 1000 (por seta). A
proporção das setas será:
0 a aprox. 1000:
Também é possível editar os parâmetros dos conjuntos de icones. Caso queira alterar o parametro dos
conjuntos de icones, você poderá editar a regra. No exemplo abaixo, vamos configurar os seguintes
parâmetros:
De 0 a 100
De 101 a 200
Selecione a coluna “Qtdes” cuja formatação “conjunto de ícones” já está aplicada. Em seguida, acesse a
formatação condicional e “Geranciar Regras”:
Na próxima tela, selecione a regra “Conjunto de Ícones” em seguida, clique em “Editar Regra”
1) Como vamos definir números fixos para cada setinha, altere o “Tipo” para número
2) Em seguida, vamos começar com a regra da setinha “Verde”. Queremos que essa seta seja utilizada
para os valores Maiores que 200. Vamos inserir os parâmetros alterando o sinal e o número:
3) Configure a seta amarela para que a mesma esteja entre 101 e 200, ou seja:
4) A última seta (vermelha) será configurada automaticamente, conforme os parâmetros inseridos nas
setas verdes e amarela.
Imagine que queremos montar um relatório “bonito” indicando as vendas que atingiram e não atingiram a
meta.
No capítulo sobre a fórmula “SE”, foi inserida nas colunas “Q” e “R” as fórmulas que analisam se o valor de
venda e a quantidade atingiram as metas da empresa.
Nós vamos fazer novamente esta análise sobre a meta do “Valor de Venda” (R$500,00) em uma nova coluna,
porém, com uma alteração: se a meta for atingida, o resultado será 1, caso contrário, será 0. Dessa forma,
estamos transformando a análise sobre meta atingida / meta não atingida para números, para ser possível
utilizar a formatação condicional “Conjunto de Ícones”.
2) A fórmula SE deverá analisar ser o valor de venda de cada venda (coluna E) é maior do que 500. Se for,
o resultado será 1, caso contrário será 0:
Veja que todos os que atigiram a meta receberam quanto os que não atingiram .
Observe que serão exibidos somente os ícones, deixando o relatório mais limpo e visual. Também é
possível centralizar a coluna, para que os ícones sejam exibidos no meio da coluna.
Com este conhecimento será possível, por exemplo, pintar a linha inteira ao invés de pintar somente uma
célula.
5) Altere a célula W10 para 0. O resultado do teste da célula “Y10” deve alterar para FALSO
Portanto, ao igualar duas células, o Excel já indica se elas são iguais ou diferentes, através do resultado
VERDADEIRO ou FALSO.
Vamos ao passo a passo para conseguir pintar uma linha inteira, e não só a célula com a “Formatação
Condicional”.
3) Na tela que surgir, clique em: “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser
formatadas”:
4) Observe que no campo onde devemos inserir uma fórmula, o texto informa “Formatar valores em
que esta fórmula é verdadeira”. Ou seja, é aqui que utilizaremos o conceito aprendido sobre igualdade
entre duas informações. Como vimos, igualar duas informações no Excel retornará a resposta
VERDADEIRO (se forem iguais) e FALSO (se forem diferentes).
8) Retornando a tela, continue escrever a fórmula, igualando ao dia da seman que estamos querendo
formatar, no caso domingo. Não se esqueça que você está digitando uma fórmula, então escreva
domingo entre aspas, indicando que se trata de um texto:
9) Agora vem um dos passos mais importantes. Perceba que a célula J1 está entre sifrões ($) indicando
que a célula está totalmente travada (linha e coluna). PORÉM, A FORMATAÇÃO DEVE CORRER POR
TODA A COLUNA, ANALISANDO LINHA A LINHA SE É DOMINGO, POR ISSO, DEVE-SE RETIRAR O
SIFRÃO DA LINHA:
10) Agora, vamos formtar todos os “domingos” com preenchimento cinza? Clique no botão Formatar:
11) Na tela que se abrir, clique na aba “Preenchimento” e selecione a cor cinza:
14) O último passo é altera as colunas que devem receber esta formatação. Esta alteração deve ser
realizada no “Gerenciamento de Regras”: Selecione a Coluna dos dias da semana →Formatação
Condicional → Gerenciar Regra
15) Na tela de Gerenciamento, o camplo “Aplica-se a” deve ser alterado para as colunas “A:U” (que são as
colunas que possuem informações:
Para isso, será necessário manter o controle dos dados que constam na tabela para que não haja alterações
indevidas, o que pode ser conseguido com a utilização da ferramenta “Proteger Planilha”.
Você também conseguirá proteger seu arquivo inteiro, fazendo com que os usuários acessem os dados do
arquivo somente mediante a uma senha. É o que veremos a seguir.
Imagine que precisos enviar essa planilha para mais pessoas que precisarão preencher somente as
quantidades vendidas de cada produto. Ou seja, NENHUMA OUTRA INFORMAÇÃO PODE SER ALTERADA,
somente a quantidade.
Nestas situações, por mais claro que podemos deixar, sempre haverá alguém que irá tentar altera outas
informações.
Para proteger uma planilha, fazendo com que os usuários somente consigam atualizar os dados que estão
desbloqueados, na Barra de Ferramentas vá até a guia “Revisão” e localize o item “Proteger Planilha”.
Em seguida, aparecerá uma tela em que você fornecerá uma senha de segurança. Não é obrigatório o
fornecimento de senha para proteção!
Excelente! Todo a planilha foi protegida e qualquer pessoa que tentar efetuar alguma alteração se deparará
com a seguinte mensagem:
Esta mensagem irá surgir em qualquer célula que for alterada. Porém, conforme mencionado, precisamos que
os usuários alterem as células B2 até B5 que representam as quantidades:
Para fazer este ajuste será necessário DESBLOQUEAR as células da quantidade. A primeira coisa é retirar a
proteção que acabamos de colocar.
Vá até a aba “Revisão” da Barra de Ferramentas e clique em “Desproteger Planilha” e insira a senha (somente
se você tiver bloqueado com senha).
Com a planilha desprotegida, precisamos deixar as células da coluna “B” desbloqueadas, visto que ao proteger
a planilha, estas células devem ficar livre para edição.
Portanto, conceito do Excel para proteção de planilhas é: Inicialmente, todas as células da planilha estão
“bloqueadas” e ao “proteger” uma planilha, todas as células ficarão realmente “bloqueadas”. Portanto, é
necessário desbloquear as células que os usuários poderão editar antes de proteger a planilha.
2) A opção para desbloquear estas células estão na já conhecida tela “Formatar Células” (Ctrl + 1). Na
aba “Proteção”, você deverá “desbloquear” as células selecionadas:
Atenção ao texto que está nesta tela: “Bloquear células ou Ocultar fórmulas não terá nenhum efeito até você
proteger a pasta de trabalho...”.
Ao proteger a planilha novamente, as células das quantidades estarão livres para edição, e as demais colunas
estarão bloqueadas para edição.
Para isso, com a planilha DESPROTEGIDA, acesse a formatação das células que contém fórmulas:
Na aba proteção, habilite o campo “Ocultas”, cuja tradução mais correta seria “ocultar fórmulas”.
Ao PROTEGER a planilha novamente, veja que, ao clicar nas células da coluna “VALOR TOTAL” as fórmulas não
serão exibidas na barra de fórmulas:
No campo “Permitir que todos os usuários desta planilha possam:” você está selecionando o que ficará
habilitado para o usuário trabalhar quando a planilha estiver protegida.
Por padrão, esta tela sempre vem com as duas primeiras opções selecionadas, que indicam que os usuários
podem selecionar as células que estão bloqueadas e desbloqueadas.
Para verificar o efeito, desabilite a opção “Selecionar células bloqueadas”, ou seja, o usuário só poderá clicar
nas células que estão desbloqueadas:
Esta tela também permite deixar o usuário da planilha utilizar as tabelas dinâmicas. Para isso, a opção “Usar
relatórios de tabela dinâmica” deve ficar selecionada:
Perceba que você somente poderá selecionar as células que estão “desbloqueadas”:
Senha de gravação: Se o usuário não souber a senha, ele conseguirá visualizar o arquivo (somente leitura)
porém, não conseguirá salvar as alterações realizadas.
CUIDADO ao proteger um arquivo com senha, pois se você esquecer a senha, seu arquivo será perdido,. NÃO
HÁ COMO RECUPERAR UMA SENHA ESQUECIDA.
Clique no botão do Office e selecione “Salvar Como” selecione “Ferramentas” e, em seguida, selecione
“Opções Gerais”.
Esta tela apresenta, além das senhas para proteger o arquivo, duas opções interessantes:
Sempre criar Backup: a habilitar essa função, toda vez que o arquivo for salvo, um segundo arquivo será
mantido com última versão atualizada antes do último salvamento. Este arquivo é gerado
automaticamente dentro da mesma pasta em que o arquivo principal foi salvo, com a descrição “Backup”
antes do nome do arquivo:
Recomendável somente leitura: ao habilitar esta função, o usuário receberá a seguinte mensagem ao
abrir o arquivo:
Essa mensagem informa que o arquivo deve ser aberto como “somente leitura”. Ao clicar em “sim” o
arquivo será aberto nesse formato (Somente leitura) e nenhuma alteração poderá ser salva no arquivo
original.
Esta opção é altamente recomendável para arquivos que são salvos em uma rede corporativa e que
possuem função de consulta ou impressão de relatórios e formulários. Dessa forma, evita-se que o arquivo
seja salvo com informações não desejadas pelo administrador.
A célula que possui comentário fica com um “pontinho” vermelho do lado superior direito.
Para inserir/editar um comentário, basta clicar com o botão direito sobre a célula e selecionar opção
desejada:
Uma funcionalidade interessante nos comentários é a possibilidade de alterar a cor de fundo dos
comentários e principalmente, inserir imagens dentro da caixa de comentário.
A funcionalidade pode ser utilizada, por exemplo, para ser exibida a foto de produtos.
1) Você deve estar editando um comentário, clique com o botão direito em cima de uma célula que
possui um comentário e selecione “Editar Comentário”
6) Após selecionar a imagem e apertar “OK” para sair das telas, será possível redimensionar o
tamanho da imagem ajustando a altura e largura do comentário:
21.Inserir Formas
A partir do Office 2007 a Microsoft disponibilizou no pacote Office a opção “Formas” disponível na guia
“Inserir”:
Utilize a guia “Ferramentas do Desenho” para editar a forma, alterar o formato entre muitas outras
funcionalidades:
• Clique com o botão direito em cima da fórmula e selecione a opção Formatar Forma
• Em preenchimento, selecione “Imagem ou Textura”
• Clique em “Clip-Art”
• Pesquise a imagem!
Geralmente, o Hyperlink é inserido em uma forma, para que, ao clicar na forma, o usuário seja
direcionado para endereço (hyperlink) configurado.
Clique com o botão direito em cima da fórmula e selecione “Hyperlink” (atalho Ctrl+K) e a seguinte tela
se abrirá:
• Outras planilhas em um mesmo arquivo: para criar um link para outras planilhas no mesmo
arquivo, clique no botão “Colocar neste documento”. Na tela ao lado, no grupo “Referência de
célula”, selecione a planilha desejada
• Sites da Web: Clique na opção “Página da Web ou arquivo Existente” e no campo “Endereço:”
insira o endereço do site:
• Outros arquivos: clique na opção “Página da Web ou arquivo Existente”. Para selecionar uma pasta
dentro do seu computador, clique sobre o botão destacado abaixo:
Após inserir o Hyperlink, basta clicar na forma que a ação será executada!
Dentro de opções, selecione a “Avançado”, role a página de rolagem até encontrar o grupo “Opções de
exibição para esta pasta de trabalho” e desmarque a opção “Mostrar guias de planilha”
24.SmartArt
A partir da versão 2007 do pacote Office, a Microsoft disponibilizou uma poderosa ferramenta de Design
para criar organogramas e outras funcionalidades, disponível na guia “Inserir”:
Para editar o texto de uma forma, utilize a caixa “Digite seu texto aqui” ou digite o texto diretamente
dentro da forma:
Dentro da guia “Ferramentas SmartArt” que surge ao selecionarmos um SmartArt, está disponível o
grupo “Estilos de SmartArt”. Existem muitos modelos disponíveis!
Utilize também o botão “Alterar Cores” e veja como a ferramenta é rica nas opções
Para inserir ou excluir níveis e campos no “SmartArt”, trabalhe com o grupo “Criar Gráfico”,
principalmente com a opção “Adicionar Forma”:
25.Auditoria de Fórmulas
25.1. Avaliar Fórmula
Uma fórmula deu problema ou apresentou um valor de erro? Utilize a opção “Auditoria de Fórmulas”
para acompanhar passo-a-passo todos os cálculos realizados por uma fórmula e descobrir onde está o
problema! Utilize o botão “Avaliar Fórmula”
No exemplo abaixo, a tabela da linha 11 soma todos os valores gastos com propaganda de determinado
produto:
A célula D11 possui 3 fórmulas PROCV que somam o valor encontrado do produto selecionado.
Vamos utilizar o botão “Avaliar Fórmula” para fazer os cálculos passo-a-passo e descobrir onde está o
erro.
3) O que está sublinhado será o passo avaliado. Clique em “Avaliar” e acompanhe o resultado da
fórmula passo a passo.
Observe que a segunda fórmula PROCV resulta em um erro! Portanto, o erro está nesta parte da
fórmula!
Está alterando o valor de uma fórmula e quer visualizar o resultado de uma conta que depende desta
fórmula e está em outra planilha? Utilize a opção “Janela de Inspeção”, clique em “Adicionar inspeção” e
selecione a célula que deseja visualizar!
É possível analisar uma fórmula e verificar quais são as células precedentes (fornecem conteúdo à
fórmula analisada) com o botão “Localizar Precedentes”
Como a célula “E11” possui uma fórmula que puxa informações de outras células, vamos analisar quais
são essas células que precedem o resultado da fórmula analisada!
Para descobrir se uma célula fornece informação para alguma fórmula, utilizamos o botão “Localizar
Dependentes”
Veja que a célula A3 possui uma fórmula que depende de seu conteúdo.
BD DB CUPDATAANT COUPPCD
FIM...
Parabéns por ter completado o curso “Do Básico ao Avançado para o Mercado de Trabalho”