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ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DEL LITORAL

Escuela de Diseo y Comunicacin Visual

Utilidades de Word

Carolina Velsquez Castillo

01/01/2011

Tabla de Contenido
CAPTULO I...........................................................................1

APRENDIENDO A UTILIZAR WORD.........................1

a.

Cmo crear una tabla de contenido?..................................1

a)

Creando marcadores............................................................5

b)

ndices de contenido.............................................................6

CAPTULO 2..........................................................................8

FICHA CORRESPONDENCIA Y LAS SECCIONES.......8

c)

Enviar una carta a varios destinatarios................................8

a. Origen de datos desde un documento.......................8
b. Origen de datos desde Excel...................................13
c. Origen de datos desde Access (origen de datos

predeterminado).......................................................................17

d)

Secciones y sus utilidades..................................................22

CAPTULO 3........................................................................24

FICHA INSERTAR.................................................24
e)

Insertando diferentes objetos.............................................24

a. Imagen..................................................................24
b. Imagen prediseada...............................................25
c. Ecuacin (crear una ecuacin)................................25
d. Smbolos...............................................................26
e. Formato de las imgenes u objetos.........................27

NDICE.................................................................................A

ndiceTabla

de Ilustraciones

VENTANA 1.............................................................................................................................1
VENTANA 2.............................................................................................................................1
VENTANA 3.............................................................................................................................2

2
VENTANA 4.............................................................................................................................2
VENTANA 5.............................................................................................................................3
VENTANA 6.............................................................................................................................3
VENTANA 7.............................................................................................................................4
VENTANA 8.............................................................................................................................4
VENTANA 9.............................................................................................................................4
VENTANA 10............................................................................................................................5
VENTANA 11............................................................................................................................5
VENTANA 12............................................................................................................................5
VENTANA 13............................................................................................................................6
VENTANA 14............................................................................................................................6
VENTANA 15............................................................................................................................6
VENTANA 16............................................................................................................................7
VENTANA 17............................................................................................................................8
VENTANA 18............................................................................................................................9
VENTANA 19............................................................................................................................9
VENTANA 20..........................................................................................................................10
VENTANA 21..........................................................................................................................10
VENTANA 22..........................................................................................................................11
VENTANA 23..........................................................................................................................11
VENTANA 24..........................................................................................................................12
VENTANA 25..........................................................................................................................12
VENTANA 26..........................................................................................................................13
VENTANA 27..........................................................................................................................13
VENTANA 28..........................................................................................................................14
VENTANA 29..........................................................................................................................14
VENTANA 30..........................................................................................................................15
VENTANA 31..........................................................................................................................15
VENTANA 32..........................................................................................................................16
VENTANA 33..........................................................................................................................16
VENTANA 34..........................................................................................................................17
VENTANA 35..........................................................................................................................17
VENTANA 36..........................................................................................................................18
VENTANA 37..........................................................................................................................19
VENTANA 38..........................................................................................................................19
VENTANA 39..........................................................................................................................20
VENTANA 40..........................................................................................................................20
VENTANA 41..........................................................................................................................21
VENTANA 42..........................................................................................................................21
VENTANA 43..........................................................................................................................22

1
VENTANA 44..........................................................................................................................22
VENTANA 45..........................................................................................................................23
VENTANA 46..........................................................................................................................24
VENTANA 47..........................................................................................................................24
VENTANA 48..........................................................................................................................25
VENTANA 49..........................................................................................................................25
VENTANA 50..........................................................................................................................26
VENTANA 51..........................................................................................................................26
VENTANA 52..........................................................................................................................27
VENTANA 53..........................................................................................................................27
VENTANA 54..........................................................................................................................28

Error: Reference source not found

Captulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Captulo I
APRENDIENDO A UTILIZAR WORD
Microsoft Word es un procesador de texto que nos ayuda a realizar muchas
actividades, la mayora de las veces lo utilizamos para escribir textos pero sirve para
numerosas cosas ms, a continuacin algunas de las utilidades de Word:

a. Cmo crear una tabla de contenido?

Para crear una tabla de contenido primero podemos aplicar estilos a nuestro texto.
Para hacerlo seguimos los siguientes pasos:
1. En la ficha INICIO, en la seccin ESTILOS, Word nos brinda algunos para

utilizar, sin embargo, nosotros podemos modificarlos de acuerdo a nuestro

gusto haciendo clic derecho sobre un estilo y escogiendo la opcin modificar o
si no simplemente hacemos clic izquierdo en el estilo predeterminado que mas
nos guste.

Ventana 1

2. Seleccionamos el ttulo al que le queremos cambiar el estilo y luego hacemos

clic sobre el estilo que deseamos.

Ventana 2

Captulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

3. Los pasos para modificar un estilo es el siguiente:

Hacemos clic derecho sobre un estilo, luego de esto, nos aparecer un
men.

Ventana 3

Hacemos clic en la opcin modificar y se nos mostrar un panel que nos

permitir modificar el estilo a nuestra manera.

Ventana 4

En este panel encontraremos opciones para cambiar el nombre del estilo,

la fuente, el tamao de fuente, poner en negrita, cursiva, subrayado, etc.
Tambin hay otra opcin llamada formato la cual nos abrir un men con
ms opciones como aplicar bordes a un titulo, numeracin, etc.

Captulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Ventana 5

Despus de haber realizado los cambios que deseamos para nuestro nuevo
estilo le damos clic en aceptar.
1. Luego de darle estilos a cada uno de los ttulos nos dirigimos a la ficha

REFERENCIAS y hacemos clic en TABLA DE CONTENIDO.

Ventana 6

2. Podemos escoger las tablas de contenido predeterminadas en Word as como

tambin podemos insertar una tabla de contenido con un nuevo formato. Para
esto le damos clic a la opcin INSERTAR TABLA DE CONTENIDO y se
nos abrir una ventana donde nos permitir modificar su formato.
1

Captulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Ventana 7

3. Luego de haber hecho los cambios necesarios le damos clic en aceptar y se

nos generar la tabla de contenido. Es importante que el cursor est ubicado en

el lugar donde queremos que vaya la tabla de contenido.

Ventana 8

4. Para actualizar la tabla de contenido despus de hacer aplicado ms ttulos

damos clic izquierdo en la tabla y pulsamos la tecla F9 y sta nos mostrar un

mensaje.

Ventana 9

5. Damos clic en la opcin actualizar toda la tabla para de esta manera actualizar

todos los cambios que hemos hecho.

3

Captulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

a) Creando marcadores
1. Selecciono una palabra del texto escrito y vamos a la ficha INSERTAR y le

damos clic a la opcin MARCADOR.

Ventana 10

2. Nos mostrar una pantalla la cual nos permitir ponerle nombre al marcador,

luego de escribirle un nombre le damos clic a la opcin AGREGAR para que

guarde la palabra como marcador.

Ventana 11

3. Con la combinacin de teclas Ctrl + I nos mostrar una pantalla en la cual nos

permitir escoger la opcin de marcador y nos mostrar todos los marcadores

que hayamos creado, seleccionamos el que queramos y nos llevar donde se
encuentra dicho marcador.

Ventana 12

Captulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

a) ndices de contenido
1. Primero hay que seleccionar una palabra en nuestro texto.
2. Luego en la ficha REFERENCIAS hacemos clic en la opcin MARCAR

ENTRADA.

Ventana 13

3. Nos aparecer una pantalla donde nos permitir poner una referencia cruzada

como por ejemplo un sinnimo o el significado de la palabra seleccionada.

Despus de ingresar los datos hacemos clic en aceptar.

Ventana 14

4. Para insertar ndice ubicamos el cursor en la hoja que vamos a insertar el

ndice y en la ficha REFERENCIAS le hacemos clic a la opcin INSERTAR

NDICE.

Ventana 15

5. Aparecer una ventana que nos mostrar el estilo del ndice que podemos usar.

Captulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Ventana 16

6. Despus de escoger el formato que deseemos le damos clic a la opcin

aceptar. Se crear automticamente el ndice en la hoja seleccionada.

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Captulo 2
FICHA CORRESPONDENCIA Y LAS SECCIONES
La ficha correspondencia sirve para poder enviar una carta a varios
destinatarios sin la necesidad de tener que cambiarle el nombre a cada
carta o rellenarla de nuevo, si no que, Word automticamente a partir de
una base de datos ya sea de Word mismo, de Excel o de Access rellena los
campos sin necesidad de llenarlo por uno mismo ahorrndonos mucho
tiempo.

b) Enviar una carta a varios destinatarios

a. Origen de datos desde un documento
1. Primero realizamos una tabla desde la ficha INSERTAR, y llenamos
la tabla con los datos que queremos que vaya en la carta y
guardamos el documento, sta va a ser nuestra base de datos
desde un documento de Word,

Ventana 17

2. Escribimos la carta en otro documento sin llenar con nombres sino

solo con una gua (ej.: Nombre:) ya que vamos a hacer que Word
a travs de la base de datos rellene esos campos.
3. Para guiarnos podemos utilizar el asistente el cual lo encontramos
en la ficha CORRESPONDENCIA y hacemos clic en la opcin INICIAR
2

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA y luego en la opcin PASO A

PASO POR EL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA, y
nos aparecer un men en el lado derecho de nuestro documento.

Ventana 18

4. Luego de que aparezca este men seguimos los pasos que nos
indica. Le damos clic en la opcin siguiente y en el segundo paso
seleccionamos la opcin utilizar el documento actual para trabajar
con la carta anteriormente escrita, le damos clic a siguiente.

Ventana 19

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

5. En la opcin seleccionar destinatarios hacemos clic en la opcin

utilizar una lista existente y examinamos para buscar el documento
que creamos anteriormente que contiene la tabla con los datos a
ingresar en nuestra carta.

Ventana 20

6. Nos aparecer un cuadro donde nos mostrar los datos que

ingresamos a la tabla anteriormente escrita, la cual nos mostrar
opciones que podemos utilizar como por ejemplo FILTRAR la cual
nos sirve para segn un patrn determinado colocar solo los de
ttulo de Ingeniero u otros en la carta que queremos enviar.

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 21

7. Continuamos con el siguiente paso que es escribir la carta,

ubicamos el cursor en la lnea donde ira el ttulo de la persona y
hacemos clic en la opcin MS ELEMENTOS nos mostrar un listado
donde podemos escoger la opcin ttulo y luego insertamos.
Repetimos este proceso con los dems campos de nuestra tabla.

Ventana 22

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

8. Para agregar la lnea de saludo damos clic en la opcin lnea de

saludo de la ficha CORRESPONDENCIA y nos mostrar la siguiente
pantalla:

Ventana 23

9. En este cuadro podemos elegir cmo queremos que sea nuestra

lnea de saludo, luego de escoger una le damos clic en aceptar.
10.Le damos clic al siguiente paso del asistente que es la opcin vista
previa de las cartas y observamos que en la ficha correspondencia
se nos activa la opcin vista previa de resultados la cual nos
permitir ver el resultado de las cartas ya con los campos
asignados.

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 24

11.En la ficha INSERTAR en el cuadro VISTA PREVIO DE RESULTADOS

tenemos la opcin de seguir con una flecha para observar que
estn todas las personas a las que quiere que le llegue la carta.

Ventana 25

12.En la opcin editar cartas individuales del asistente de

correspondencia nos permite combinar en un nuevo documento
todas las cartas, esto nos crear un documento aparte.

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 26

13.Nos mostrar un cuadro en el cual podemos seleccionar las hojas

del documento que queremos combinar en un nuevo documento.

Ventana 27

b. Origen de datos desde Excel

1. Al igual que en el origen de datos desde un documento primero realizamos la

tabla en Word y luego la copiamos en Excel, guardamos el libro, o si se desea

se realiza la tabla directamente desde Excel.
2. Escribimos la carta en otro documento sin llenar con nombres sino solo con

una gua ya que vamos a hacer que Word a travs de la base de datos, en este
caso el origen de datos desde Excel, rellene esos campos.
3. Podemos utilizar el asistente y para esto nos ubicamos en la ficha
correspondencia y hacemos clic en la opcin iniciar combinacin de
8

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

correspondencia y luego en la opcin paso a paso por el Asistente para

combinar correspondencia, y nos aparecer un men en el lado derecho de
nuestro documento.

Ventana 28

4. Luego de que aparezca este men seguimos los pasos que nos indica para
realizar la combinacin de correspondencia. Le damos clic en la opcin
siguiente y en el segundo paso seleccionamos la opcin utilizar el documento
actual para trabajar con la carta anteriormente escrita, le damos clic a
siguiente.

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 29

5. En la opcin seleccionar destinatarios hacemos clic en la opcin utilizar una

lista existente y le damos clic en examinar para buscar el libro de Excel que
contiene la tabla con los datos a ingresar en nuestra carta, nos mostrar una
pantalla en la cual tenemos que seleccionar la hoja del libro en la que est
escrita la tabla. Luego de seleccionar la hoja le damos clic en aceptar.

Ventana 30

6. Nos aparecer un cuadro donde nos mostrar los datos que ingresamos a la

tabla anteriormente escrita, la cual nos dar opciones que podemos utilizar
como por ejemplo FILTRAR la cual nos sirve para segn un patrn
determinado colocar solo los de ttulo de Ingeniero u otros en la carta que
queremos enviar.

10

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 31

7. Despus de esto continuamos con el siguiente paso que es escribir la carta,

ubicamos el cursor en la lnea donde ira el ttulo de la persona y hacemos clic

en la opcin ms elementos la cual nos mostrar un listado donde podemos
escoger la opcin ttulo e insertamos. Repetimos lo mismo con los dems
campos.

Ventana 32

11

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

8. Para agregar la lnea de saludo damos clic en la opcin LNEA DE SALUDO

de la ficha CORRESPONDENCIA y nos mostrar la siguiente pantalla:

Ventana 33

9. En este cuadro nos mostrar las opciones para elegir de cmo queremos que

sea la lnea de saludo, luego de escoger una le damos clic en aceptar.

10. Le damos clic al siguiente paso del asistente que es la opcin vista previa de
las cartas y observamos que en la ficha correspondencia se nos activa la
opcin vista previa de resultados la cual nos permitir ver el resultado de las
cartas ya con los campos asignados.

12

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 34

11. En la ficha insertar en el cuadro vista previo de resultados tenemos la opcin

de seguir con una flecha para observar que estn todas las personas a las que
quiere que le llegue la carta.

Ventana 35

12. En la opcin editar cartas individuales del asistente de correspondencia nos

permite combinar en un nuevo documento todas las cartas, esto nos crear un
documento aparte.

c. Origen

de

datos

desde

Access

(origen

de

datos

predeterminado)
1. As como realizamos el origen de datos desde un documento y desde Excel,

procedemos a realizar una tabla en Word, la llenamos con los datos que
queremos que vaya en la carta y guardamos el documento pero esta vez en la
opcin de guardar la guardamos como archivo de Access (extensin MDB).

13

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

2. Luego escribimos la carta en otro documento sin llenar con nombres sino solo

con una gua ya que vamos a hacer que Word a travs de la base de datos de
Access rellene esos campos.
3. Podemos utilizar el asistente y para esto nos ubicamos en la ficha

correspondencia y hacemos clic en la opcin iniciar combinacin de

correspondencia y luego en la opcin paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia, y nos aparecer un men en el lado derecho de
nuestro documento.

Ventana 36

4. Luego de que aparezca este men seguimos los pasos que nos indica para

realizar la combinacin de correspondencia. Le damos clic en la opcin

siguiente y en el segundo paso seleccionamos la opcin utilizar el documento
actual para trabajar con la carta anteriormente escrita, le damos clic a
siguiente.

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Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 37

5. En la opcin seleccionar destinatarios hacemos clic en la opcin utilizar una

lista existente y le damos clic en examinar para buscar el documento que
contiene la tabla con los datos a ingresar en nuestra carta.

Ventana 38

6. Nos aparecer un cuadro donde nos mostrar los datos que ingresamos a la tabla
anteriormente escrita, la cual nos mostrar opciones que podemos utilizar como por
ejemplo filtrar la cual nos sirve para segn un patrn determinado colocar solo los de
ttulo de Ingeniero u otros en la carta que queremos enviar.

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Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 39

7. Despus de esto continuamos con el siguiente paso que es escribir la carta,

ubicamos el cursor en la lnea donde ira el ttulo de la persona y hacemos clic

en la opcin ms elementos la cual nos mostrar un listado donde podemos
escoger la opcin ttulo e insertamos. As mismo con los dems campos que
tenemos en nuestra tabla.

Ventana 40

8. Para agregar la lnea de saludo damos clic en la opcin lnea de saludo de la

ficha correspondencia y nos mostrar la siguiente pantalla:
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Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 41

9. En este cuadro nos mostrar las opciones para elegir de cmo queremos que
sea la lnea de saludo, luego de escoger una le damos clic en aceptar.
10. Le damos clic al siguiente paso del asistente que es la opcin vista previa de

las cartas y observamos que en la ficha correspondencia se nos activa la

opcin vista previa de resultados la cual nos permitir ver el resultado de las
cartas ya con los campos asignados.

Ventana 42

17

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

11. En la ficha insertar en el cuadro vista previo de resultados tenemos la opcin

de seguir con una flecha para observar que estn todas las personas a las que
quiere que le llegue la carta.

Ventana 43

12. En la opcin editar cartas individuales del asistente de correspondencia nos

permite combinar en un nuevo documento todas las cartas, esto nos crear un
documento aparte.

c) Secciones y sus utilidades

Las secciones nos ayuda a mantener nuestro documento ordenado de manera que
nos facilite la bsqueda de informacin. Como por ejemplo, dividir los captulos
por secciones, colocar la portada, ndice, tabla de contenido en una seccin
diferente, etc..
Los pasos para realizar una seccin son los siguientes:
1. Colocamos el cursor en el principio de la hoja de nuestro documento, vamos a

la ficha DISEO DE PGINA y le damos clic a la opcin SALTOS DE

PGINA.

Ventana 44

18

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

2. Nos mostrar diversas opciones para las secciones, escogemos en la parte de

SALTOS DE SECCIN la opcin PGINA SIGUIENTE para as crear una

seccin que en este caso ser la seccin 2 ya que la primera hoja siempre es la
seccin 1.
3. En la parte inferior de nuestro documento podremos observar que Word nos
mostrar el nmero de seccin en la que estamos trabajando.

Ventana 45

4. En cada seccin podremos insertar encabezados y pie de pgina as como

tambin numeracin que ser diferenciada de las otras secciones.

19

Captulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

20

Captulo 3

Ficha Insertar

Captulo 3
FICHA INSERTAR
Nos permite insertar imgenes desde el ordenador, imgenes prediseadas, formas,
wordart, grficos, ecuaciones, etc. A continuacin se explica cmo utilizar estas
opciones.

a) Insertando diferentes objetos

a. Imagen

Word posee una galera de imgenes predeterminada las cuales se puede

utilizar, pero tambin se puede incorporar imgenes propias y que se
encuentran ubicadas en algn lugar de su computador. Para esto realizamos los
siguientes pasos:
1. Primero ubicamos el cursor en el lugar donde desea insertar la imagen, hay

que tomar en cuenta no colocar el cursor donde haya texto, hay que dar
ENTER despus de un texto antes de insertar la imagen.
2. Damos clic en la ficha INSERTAR, y en el grupo ILUSTRACIONES,

seleccionamos la opcin IMAGEN.

Ventana 46

3. Se abrir un cuadro de dilogo en el cual procedemos a buscar la imagen

que deseamos.

Ventana 47

21

Captulo 3

Ficha Insertar

a. Imagen prediseada

La galera de imgenes prediseadas presenta imgenes de diferentes

categoras. Algunas de stas son tecnologa, trabajo, educacin, salud, etc. A
continuacin los pasos para insertar imgenes prediseadas:
1. Ubicamos el cursor en el lugar que queremos insertar la imagen.
2. Luego en la ficha insertar hacemos clic en la opcin insertar imgenes
prediseadas.

Ventana 48

3. Se nos abrir un cajn con imgenes en el lado derecho de la hoja de Word, en

la cual en el cuadro buscar colocamos el nombre de la categora que

deseamos.

Ventana 49

4. Hacemos clic en una de las imgenes para insertarla en el documento.

Podemos insertar varias imgenes en un mismo documento segn la categora

que escojamos.
b. Ecuacin (crear una ecuacin)

Podemos tambin insertar ecuaciones en nuestro documento, incluso crear una

que no est predeterminada. Para insertar una ecuacin realizamos lo siguiente:

22

Captulo 3

Ficha Insertar

1. En la ficha INSERTAR hacemos clic en la opcin ECUACIN para escoger

una ecuacin predeterminada por el programa.

Ventana 50

2. Hacemos clic en cualquier ecuacin que queramos insertar. Tambin podemos

escoger la opcin INSERTAR NUEVA ECUACIN la cual nos mostrar un

men con distintas operaciones matemticas.

Ventana 51

3. Escogemos la operacin matemtica que queremos insertar en el documento y

le damos clic.
x=-bb2-4ac2a

c. Smbolos

En la ficha INSERTAR tenemos la opcin de insertar diferentes smbolos

predeterminados por Word. A continuacin la manera de hacerlo:
1. Primero vamos a la ficha INSERTAR y hacemos clic izquierdo en la opcin

SMBOLO para que nos muestre los smbolos que tiene el programa.

23

Captulo 3

Ficha Insertar

Ventana 52

2. Si queremos otros smbolos hacemos clic en la opcin ms smbolos, sta nos

va a mostrar un cuadro donde aparecern ms smbolos para elegir.

Ventana 53

3. Luego de esto hacemos clic en el smbolo que queremos y pulsamos insertar,

podemos cambiar de smbolos en la opcin fuente abriendo la pestaa.

4. Por ltimo cuando hayamos terminado de colocar los smbolos que deseemos
damos clic en la opcin cerrar.

d. Formato de las imgenes u objetos.

Se les puede dar formato a las imgenes u objetos. En la ficha FORMATO la

cual se habilita solo cuando insertamos una imagen, nos muestra varias
opciones como: poner la imagen en lnea con el texto, cuadrado, transparente,
estrecho, etc.
24

Captulo 3

Ficha Insertar

Ventana 54

25

Captulo 3

Ficha Insertar

ndice